Numeri, computer e servizi a sostegno della ricerca

VIAGGIO DENTRO AIRC
Missione possibile / 4
In questo articolo:
area gestione e controllo
ufficio IT
servizi generali
Numeri, computer e servizi
a sostegno della ricerca
La generosità dei 4,5 milioni di sostenitori,
delle imprese e delle scuole che sostengono AIRC
si traduce in un patrimonio economico e di dati
che viene gestito quotidianamente con la stessa
grande trasparenza che caratterizza tutto il lavoro
dell’Associazione
N
a cura della REDAZIONE
on ci sono solo arance e azalee e campagne di comunicazione dirette a vecchi e
nuovi soci. Nella grande e
complessa macchina rappresentata da AIRC hanno un ruolo di
primo piano anche attività che, almeno
a prima vista, potrebbero sembrare lontane dalla missione dell’Associazione,
ovvero il sostegno dei ricercatori e dei
loro progetti per combattere il cancro:
l’amministrazione finanziaria, la gestione dei fondi e degli acquisti e i servizi informatici. Le aree dell’Associazione che
incontriamo oggi lavorano in modo trasversale con tutte le componenti
di AIRC, fornendo un supporto e un aiuto costante con l’obiettivo primario di garanti-
re che tutto ciò che arriva dai donatori
venga organizzato e gestito nel modo
migliore.
Parola d’ordine
è trasparenza
“Una volta la gestione finanziaria
di AIRC era molto più semplice e aveva cadenza semestrale: la liquidità raccolta veniva investita a brevissimo termine per poi finanziare i progetti di ricerca e le borse di studio approvati dal
Consiglio direttivo. Oggi invece, grazie
alle generose donazioni, ci troviamo a
gestire un patrimonio rilevante che ha cambiato completamente lo scenario”. Esordisce
così Renato Ceccarini, dirigente
GESTIONE
dell’area am-
E CONTROLLO
DEI FONDI
RACCOLTA FONDI
E COMUNICAZIONE
ministrazione di AIRC, che spiega come lo spirito che anima il lavoro dell’Associazione sia presente anche a livello
di fatture, resoconti e bilanci. Grazie a
una gestione da sempre attenta anche
alla reputazione, si è arrivati negli anni a un equilibrio tra le risorse disponibili e quelle impegnate, un’impresa non
semplice ma di successo grazie a una
gestione attenta, oculata e diversificata
di consistenti somme di denaro. E il bilancio di esercizio annuale è uno degli
esempi più lampanti della trasparenza
che sta alla base di AIRC e del suo operato. “Il lettore del nostro bilancio può, in
un colpo d’occhio, seguire l’andamento di ogni iniziativa di raccolta fondi realizzata nell’anno e confrontare i proventi netti con quanto realizzato l’anno
prima” spiega Ceccarini, che poi prosegue: “Può sembrare poco, ma in realtà è
un passo nella direzione giusta verso un
obiettivo che noi abbiamo ben chiaro:
rendere comprensibile e fruibile a tutti il bilancio, sia quello legale sia quello sociale, che da anni pubblichiamo sul
nostro sito”.
Pianificare
con attenzione e seguire
le procedure
“Facciamo le gare persino per comprare le matite” si lamentano bonariamente dagli uffici. “Certo che le facciamo e tutti i passaggi devono seguire per
filo e per segno le procedure concordate” ribatte sempre con il sorriso Anna
Tortora, a capo dell’Unità pianificazione e controllo degli acquisti – o PICA
(ribattezzato Pikachu dai colleghi, con
tanto di Pokémon che fanno capolino
da
ciascun computer dell’ufficio)
– che ha il compito di controllare che chiunque stia
utilizzando i fondi AIRC per
un acquisto lo faccia secondo le procedure uffiEROGAZIONE
ciali stabilite in preceDEI FONDI
denza e approvate dal
Consiglio. “Il nostro ufficio
non ha alcun potere deci-
Da sinistra: Manuela Marconi,
Marco Varisco, Raffaella De Zen,
Carlotta Marzano, Lina Crisopulli,
Azzurra Robbioni, Mattia Beraldo
sionale, ma funge da supervisore e da
garante che i fondi per gli acquisti siano utilizzati nel modo più corretto”
spiega la responsabile, sottolineando
come questa impostazione sia ulteriore
garanzia di neutralità. E quando si parla di acquisti lo si fa a 360 gradi, includendo un vero e proprio esercito di articoli, che vanno dalle arance da distribuire nelle piazze per raccogliere fondi
ai computer per gli uffici o al servizio
di stampa per Fondamentale. “Il nostro
lavoro di costante supervisione serve a
garantire il servizio migliore al giusto
prezzo nella più completa trasparenza” continua Tortora. Una trasparenza e una puntigliosità che si ritrovano
anche in altre mansioni svolte dall’ufficio, come per esempio la pianificazione degli acquisti basata sulla raccolta
e la valutazione di tutti i dati disponibili prima dell’approvazione finale da
parte del Consiglio. “Siamo talmente
pignoli che giustifichiamo anche ogni
singolo spostamento dal budget originale per tenere traccia di tutte le modifiche di spesa e delle ragioni che le hanno causate” conclude la responsabile.
Milioni di soci,
miliardi di dati
A volte è già complesso gestire una
rubrica telefonica di lavoro, figuriamoci quanto può essere complesso gestire
le informazioni relative a oltre 11 milioni di anagrafiche, senza contare i volontari, le aziende finanziatrici, i fornitori eccetera. Raffaella De Zen, responsabile del servizio IT/DB (information
technology / database) è la regista che,
assieme ai suoi collaboratori, aggiorna e tiene sotto controllo questa enorme mole di dati. “Sono miliardi di informazioni che arrivano da canali anche
molto diversi tra di loro e che alla fine
devono essere incasellate in modo corretto per renderle davvero utili e per rispettare la privacy di chi le ha fornite”
racconta Raffaella. Il servizio IT è una
struttura estremamente complessa che
si è creata negli ultimi 10 anni e che è
in continua evoluzione per tenere testa ai cambiamenti che quotidianamente si presentano in questo settore. Basti pensare per esempio alle diverse forme di pagamento presenti sul mercato:
“
LA BUONA
GESTIONE SI VEDE
DAI COSTI
C
”
ome si fa a capire se un’associazione gestisce bene i propri
fondi? La risposta è in una serie
di indici specifici che danno un’idea
dell’ammontare dei costi di gestione
sul totale dei costi. “L’80 per cento dei
fondi raccolti è destinato allo scopo
istituzionale, alla missione dell’Associazione, come avviene solo nei casi di
gestione più virtuosa nelle organizzazioni non profit italiane e internazionali. A questa percentuale, si aggiungono
un 13 per cento di investimenti per
generare la raccolta fondi e un 6-7 per
cento è rappresentato dai costi del
personale e del supporto generale”
spiega Ceccarini, ricordando il grande
contributo del 5 per mille al raggiungimento di tali numeri. Maggiori saranno
le entrate derivanti dal 5 per mille –
frutto di 50 anni di storia e della fiducia
che il Paese ha dimostrato di tributare
ad AIRC – maggiore sarà la percentuale dedicata allo scopo istituzionale.
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VIAGGIO DENTRO AIRC
“
I CONTROLLI
NON FINISCONO
MAI
L
”
e procedure messe in campo
internamente dagli uffici che
controllano la gestione dei
fondi e degli acquisti sono molto
accurate, ma rappresentano solo
la punta dell’iceberg. “Accanto ai
nostri continui e accurati controlli,
ci sono anche quelli a campione che
una società di revisione esegue ogni
semestre” spiega Anna Tortora,
precisando che questa società
esterna riceve tutta la documentazione sugli acquisti da controllare
e verifica che la procedura sia stata
seguita correttamente. Discorso
molto simile anche per quanto
riguarda l’amministrazione e la
gestione finanziaria dell’associazione. “Il bilancio viene validato da una
società di revisione esterna, tutte
le procedure di controllo interno
sono soggette a revisione e vengono
tenuti sotto stretto controllo anche
i progetti di ricerca finanziati” dice
Renato Ceccarini. A campione, vengono estratti periodicamente alcuni
progetti sottoposti ad audit sulla
corretta gestione dei fondi assegnati al ricercatore da parte di una
società terza. “Con il tempo ci siamo
dotati – e continuiamo a muoverci
in questa direzione – di un sistema
di giudizio esterno che rappresenta
un fiore all’occhiello per la nostra
Associazione, in favore della trasparenza e del corretto utilizzo dei fondi
che raccogliamo” conclude.
ciascuna nuova modalità crea i presupposti per sviluppare applicazioni e sezioni nuove del database da integrare a
quelle già esistenti. Oppure ai dati anagrafici doppi o non corretti che possono arrivare per errore fino al database finale e che si possono poi tradurre in un
flusso non corretto di informazioni. In
pratica ci siamo preoccupati – e continuiamo a farlo – di concentrare in un’unica banca dati tutte le informazioni
che arrivano dai canali esterni: call center, web, piazze e altro ancora” spiega la
responsabile. E non finisce qui: dal database generale partono dati preziosi per
un secondo database, utilizzato dall’Unità Analisi di marketing per le proprie
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attività di verifica sull’andamento delle
campagne di raccolta fondi.
Non chiamateli
solo “costi”
Per poter funzionare al meglio, tutti gli ingranaggi della struttura devono incastrarsi perfettamente tra di loro e devono anche potersi muovere con
agio e senza attriti. Entra in gioco a questo punto l’Unità Servizi generali, che
si occupa di attività non direttamente
legate ai soci e ai sostenitori AIRC, ma
garantisce che tutto il personale che lavora in Associazione lo faccia nelle migliori condizioni possibili. “In un certo
Da sinistra:
Simona Broglia, Manuela Goglio,
Renato Ceccarini, Antonio Caravello,
Giuseppina Palermo, Maria Garofalo.
Assente nella foto: Anna Tortora.
senso siamo l’olio che fa girare gli ingranaggi” spiega Azzurra Robbioni, a capo
dell’Unità grazie alla quale tutti i dipendenti AIRC – circa un centinaio – possono avere una sede efficiente in cui lavorare, un centralino che smista le chiamate, ma anche una scrivania e una sedia, oltre a fornire loro la necessaria assistenza tecnico-informatica quotidiana.
“Lavoriamo per creare le migliori condizioni perché tutti i colleghi possano lavorare al meglio. Possiamo dire metaforicamente che sgomberiamo gli ostacoli e creiamo percorsi. Garantiamo infatti l’efficienza organizzativa, assistiamo
i vertici, contribuiamo alla formazione
e alla crescita professionale di ogni collega” dice la responsabile. A un primo e
superficiale sguardo questo ufficio potrebbe sembrare solo un costo, ma si
tratta ancora una volta di un servizio
indispensabile per il raggiungimento dell’obiettivo finale del sostegno alla ricerca. Senza queste infrastrutture molte attività dell’Associazione non
sarebbero possibili. E poi, a conti fatti, tali costi incidono per una percentuale davvero minima – attorno al sei
per cento – sul bilancio finale a fronte
di un servizio che permette a una grande associazione come AIRC di lavorare
a pieno ritmo.