California Department of Insurance

Caso di successo
SBM
California Department
of Insurance
Il CDI elimina la documentazione cartacea grazie all’automazione
dei processi aziendali di Micro Focus.
Panoramica
Analogamente al resto degli Stati Uniti, il CDI
(California Department of Insurance) è stato
influenzato dalla recessione e da una crisi
finanziaria che ha colpito tutto lo stato, minimizzando i budget e riducendo le spese. Per
l’agenzia di protezione dei consumatori più
grande della California, ciò ha significato fare
di più con meno e trovare un modo per regolamentare più di 1.500 aziende di assicurazioni
e 300.000 broker e agenti allocando le spese
del 2010 con budget inferiori rispetto al 2005.
La sfida
Per raggiungere i propri obiettivi, il CDI sviluppò un piano strategico che prevedeva iniziative importanti tali da realizzare tagli al budget,
aumentare l’efficienza e massimizzare le risorse. L’agenzia intendeva soddisfare meglio
le esigenze degli stakeholder e del pubblico,
“L’intero processo è stato talmente
semplificato che affidarsi solo
all’elenco di controllo ora è anche
meno stressante. Adoro le e-mail
che arrivano dopo, in cui si dice
cos’altro è rimasto da inviare! Siete
l’unico stato in grado di realizzare
tutto ciò: straordinario.”
STEPHANIE GERVAIS
Starmount Life Insurance Company
ponendo le basi per un continuo miglioramento
dei processi.
Obiettivo chiave fu la creazione di operazioni
informatizzate, per migliorare l’efficienza e ridurre gli sprechi, eliminando le transazioni manuali. Il CDI aveva necessità di trasferire le sue
intere attività in un sistema elettronico basato
sui workflow, nonché semplificare i processi
aziendali.
Panoramica
UNA VALANGA DI PROCESSI CARTACEI TALI
DA RIEMPIRE UN’INTERA STANZA
Servizi finanziari
L’obiettivo dell’informatizzazione aveva una vasta portata e rappresentava una sfida alquanto
complessa. Il CDI emetteva ogni anno circa
1.200 licenze per le società di assicurazione
e ogni singola licenza doveva essere esaminata dai suoi legali, dagli analisti finanziari e dal
personale investigativo in varie sedi diverse, da
San Francisco a Los Angeles e Sacramento.
L’approvazione delle licenze aveva visto la necessità di spostare fisicamente i documenti da
una città all’altra, comportando un processo di
revisione seriale, in quanto il personale di ogni
dipartimento aveva a che fare con migliaia di
pagine di materiale cartaceo.
Inoltre, tutte le società di assicurazione erano
tenute a inviare al CDI, in formato cartaceo, i
documenti finanziari, come i rendiconti fiscali
annuali e trimestrali, le schedature supplementari della California e i rinnovi annuali. Il pagamento dei canoni veniva effettuato tramite
assegni, che richiedevano un’ulteriore elaborazione manuale.
Settore
Ubicazione
California
La sfida
Il CDI aveva necessità di trasferire le sue intere
attività in un sistema elettronico basato sui
workflow, nonché semplificare i processi aziendali.
Soluzione
Utilizzare SBM per convertire i processi cartacei
relativi alle domande in un sistema online,
consentendo agli utenti di caricare le schedature in
formato elettronico in tempi nettamente inferiori.
Risultati
+ Processo di invio di domande in formato non
cartaceo, ma elettronico, per supportare le società
di assicurazione
+ Tempi di gestione migliorati, incremento della
precisione e dell’efficienza nell’elaborazione delle
domande
+ Riduzione dell’utilizzo di carta per le società di
assicurazione e per il CDI
+ Riduzione dei costi associati alla gestione e
all’archiviazione della carta
Caso di successo
California Department of Insurance
Questi processi che prevedevano l’utilizzo di
molte attività manuali e grande quantità di
carta erano dispendiosi in termini di costi e
tempi, oltre ad essere poco efficienti. Il CDI ha
stimato che la quantità di carta utilizzata nel
proprio sistema di elaborazione manuale è pari
a oltre un milione di pagine o a 2.000 risme di
carta, tanto da riempire un’intera stanza.
Soluzione
L’iniziativa di informatizzazione intendeva trasformare le attività aziendali del CDI tramite
l’impiego di tecnologie importanti tali da incrementare l’efficienza e massimizzare le risorse.
“Avevamo la necessità di automatizzare l’intero sistema di compilazione e di invio dei
pagamenti, per semplificare le nostre attività,
offrendo, al contempo, un servizio migliore ai
nostri clienti”, ha affermato Christie Borchin,
Chief Information Officer del CDI.
Il CDI voleva un sistema in grado di adattarsi
alla propria architettura aziendale esistente
e fornire, al contempo, una piattaforma tale
da automatizzare altri processi aziendali. La
tecnologia doveva essere di comprovata validità, con implementazioni riuscite in ambienti
simili. Inoltre, il CDI desiderava una soluzione
in grado di essere supportata internamente
grazie alle competenze esistenti dei suoi team,
senza doversi affidare a consulenti esterni per
ricevere un’assistenza continuativa.
2
Il CDI ha collaborato con Serena Software
(ora parte di Micro Focus) e con Delegata per
sviluppare e implementare OASIS, il sistema
di assistenza online per le richieste delle società di assicurazione, che ha semplificato
l’elaborazione elettronica di tutte le transazioni aziendali. OASIS si basa sulla soluzione
Micro Focus® Business Process Management
(BPM), Micro Focus SBM, offrendo un modello
di dati configurabile, che ha consentito il riutilizzo dei componenti, il supporto dei servizi
futuri e l’aggiunta di applicazioni.
SBM ha convertito i processi cartacei relativi
alle domande in un sistema online, consentendo agli utenti di caricare le schedature in
formato elettronico in tempi nettamente inferiori. OASIS adesso funge da portale unificato
per consentire alle società di assicurazione di
inviare domande, pagamenti e altre transazioni
in formato elettronico tramite il sito del CDI,
semplicemente utilizzando il portale, anziché
compilando manualmente una domanda in triplice copia per poi spedirla per posta.
Risultati
La completa automazione di tutti i processi ha
consentito di risparmiare oltre 1 milione di fogli
di carta. Attualmente, è possibile inoltrare al
CDI fino a 1.200 domande ogni anno tramite
il sistema. Inoltre, da febbraio 2010, il CDI ha
ricevuto quasi 1.500 schedature relative ai dati
finanziari in formato elettronico, per un totale
di oltre 27.000 documenti, risparmiando così
circa 1,5 milioni di fogli di carta.
Prima dell’adozione di OASIS, i processi cartacei relativi alle domande occupavano all’incirca l’83 percento del tempo del personale di
supporto nell’ufficio degli affari interni o legale.
Oggi, OASIS consente al personale del CDI di
assistere i dipartimenti legale e finanziario con
attività più dirette e importanti, piuttosto che
sprecare tempo prezioso per gestire i materiali
cartacei. Si prevedono guadagni in termini di
efficienza del personale già solo nel dipartimento legale pari a quasi 2,5 anni. SBM ha
offerto al CDI un approccio rapido e iterativo
per implementare ulteriori soluzioni basate sui
processi, capitalizzando, in tal modo, i propri
investimenti. Le funzionalità di riutilizzo dei
processi di SBM hanno consentito al CDI di
implementare altri 37 tipi di schedature, dal
lancio del sistema nel febbraio 2009.
Serena Software e Delegata hanno collaborato con il CDI per formare gli utenti interni,
mentre il CDI ha commercializzato OASIS direttamente ai richiedenti, in modo da istruire
i potenziali utenti del sistema. L’interfaccia è
stata semplice da imparare e gli utenti autorizzati del CDI ora possono modificare i processi
o crearne di nuovi, per soddisfare rapidamente
i mutevoli requisiti del CDI.
“Avevamo la necessità di automatizzare l’intero
sistema di compilazione e di invio dei pagamenti,
per semplificare le nostre attività, offrendo,
al contempo, un servizio migliore ai nostri clienti”.
CHRISTIE BORCHIN
Chief Information Officer
CDI
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