Caso di successo SBM California Department of Insurance Il CDI elimina la documentazione cartacea grazie all’automazione dei processi aziendali di Micro Focus. Panoramica Analogamente al resto degli Stati Uniti, il CDI (California Department of Insurance) è stato influenzato dalla recessione e da una crisi finanziaria che ha colpito tutto lo stato, minimizzando i budget e riducendo le spese. Per l’agenzia di protezione dei consumatori più grande della California, ciò ha significato fare di più con meno e trovare un modo per regolamentare più di 1.500 aziende di assicurazioni e 300.000 broker e agenti allocando le spese del 2010 con budget inferiori rispetto al 2005. La sfida Per raggiungere i propri obiettivi, il CDI sviluppò un piano strategico che prevedeva iniziative importanti tali da realizzare tagli al budget, aumentare l’efficienza e massimizzare le risorse. L’agenzia intendeva soddisfare meglio le esigenze degli stakeholder e del pubblico, “L’intero processo è stato talmente semplificato che affidarsi solo all’elenco di controllo ora è anche meno stressante. Adoro le e-mail che arrivano dopo, in cui si dice cos’altro è rimasto da inviare! Siete l’unico stato in grado di realizzare tutto ciò: straordinario.” STEPHANIE GERVAIS Starmount Life Insurance Company ponendo le basi per un continuo miglioramento dei processi. Obiettivo chiave fu la creazione di operazioni informatizzate, per migliorare l’efficienza e ridurre gli sprechi, eliminando le transazioni manuali. Il CDI aveva necessità di trasferire le sue intere attività in un sistema elettronico basato sui workflow, nonché semplificare i processi aziendali. Panoramica UNA VALANGA DI PROCESSI CARTACEI TALI DA RIEMPIRE UN’INTERA STANZA Servizi finanziari L’obiettivo dell’informatizzazione aveva una vasta portata e rappresentava una sfida alquanto complessa. Il CDI emetteva ogni anno circa 1.200 licenze per le società di assicurazione e ogni singola licenza doveva essere esaminata dai suoi legali, dagli analisti finanziari e dal personale investigativo in varie sedi diverse, da San Francisco a Los Angeles e Sacramento. L’approvazione delle licenze aveva visto la necessità di spostare fisicamente i documenti da una città all’altra, comportando un processo di revisione seriale, in quanto il personale di ogni dipartimento aveva a che fare con migliaia di pagine di materiale cartaceo. Inoltre, tutte le società di assicurazione erano tenute a inviare al CDI, in formato cartaceo, i documenti finanziari, come i rendiconti fiscali annuali e trimestrali, le schedature supplementari della California e i rinnovi annuali. Il pagamento dei canoni veniva effettuato tramite assegni, che richiedevano un’ulteriore elaborazione manuale. Settore Ubicazione California La sfida Il CDI aveva necessità di trasferire le sue intere attività in un sistema elettronico basato sui workflow, nonché semplificare i processi aziendali. Soluzione Utilizzare SBM per convertire i processi cartacei relativi alle domande in un sistema online, consentendo agli utenti di caricare le schedature in formato elettronico in tempi nettamente inferiori. Risultati + Processo di invio di domande in formato non cartaceo, ma elettronico, per supportare le società di assicurazione + Tempi di gestione migliorati, incremento della precisione e dell’efficienza nell’elaborazione delle domande + Riduzione dell’utilizzo di carta per le società di assicurazione e per il CDI + Riduzione dei costi associati alla gestione e all’archiviazione della carta Caso di successo California Department of Insurance Questi processi che prevedevano l’utilizzo di molte attività manuali e grande quantità di carta erano dispendiosi in termini di costi e tempi, oltre ad essere poco efficienti. Il CDI ha stimato che la quantità di carta utilizzata nel proprio sistema di elaborazione manuale è pari a oltre un milione di pagine o a 2.000 risme di carta, tanto da riempire un’intera stanza. Soluzione L’iniziativa di informatizzazione intendeva trasformare le attività aziendali del CDI tramite l’impiego di tecnologie importanti tali da incrementare l’efficienza e massimizzare le risorse. “Avevamo la necessità di automatizzare l’intero sistema di compilazione e di invio dei pagamenti, per semplificare le nostre attività, offrendo, al contempo, un servizio migliore ai nostri clienti”, ha affermato Christie Borchin, Chief Information Officer del CDI. Il CDI voleva un sistema in grado di adattarsi alla propria architettura aziendale esistente e fornire, al contempo, una piattaforma tale da automatizzare altri processi aziendali. La tecnologia doveva essere di comprovata validità, con implementazioni riuscite in ambienti simili. Inoltre, il CDI desiderava una soluzione in grado di essere supportata internamente grazie alle competenze esistenti dei suoi team, senza doversi affidare a consulenti esterni per ricevere un’assistenza continuativa. 2 Il CDI ha collaborato con Serena Software (ora parte di Micro Focus) e con Delegata per sviluppare e implementare OASIS, il sistema di assistenza online per le richieste delle società di assicurazione, che ha semplificato l’elaborazione elettronica di tutte le transazioni aziendali. OASIS si basa sulla soluzione Micro Focus® Business Process Management (BPM), Micro Focus SBM, offrendo un modello di dati configurabile, che ha consentito il riutilizzo dei componenti, il supporto dei servizi futuri e l’aggiunta di applicazioni. SBM ha convertito i processi cartacei relativi alle domande in un sistema online, consentendo agli utenti di caricare le schedature in formato elettronico in tempi nettamente inferiori. OASIS adesso funge da portale unificato per consentire alle società di assicurazione di inviare domande, pagamenti e altre transazioni in formato elettronico tramite il sito del CDI, semplicemente utilizzando il portale, anziché compilando manualmente una domanda in triplice copia per poi spedirla per posta. Risultati La completa automazione di tutti i processi ha consentito di risparmiare oltre 1 milione di fogli di carta. Attualmente, è possibile inoltrare al CDI fino a 1.200 domande ogni anno tramite il sistema. Inoltre, da febbraio 2010, il CDI ha ricevuto quasi 1.500 schedature relative ai dati finanziari in formato elettronico, per un totale di oltre 27.000 documenti, risparmiando così circa 1,5 milioni di fogli di carta. Prima dell’adozione di OASIS, i processi cartacei relativi alle domande occupavano all’incirca l’83 percento del tempo del personale di supporto nell’ufficio degli affari interni o legale. Oggi, OASIS consente al personale del CDI di assistere i dipartimenti legale e finanziario con attività più dirette e importanti, piuttosto che sprecare tempo prezioso per gestire i materiali cartacei. Si prevedono guadagni in termini di efficienza del personale già solo nel dipartimento legale pari a quasi 2,5 anni. SBM ha offerto al CDI un approccio rapido e iterativo per implementare ulteriori soluzioni basate sui processi, capitalizzando, in tal modo, i propri investimenti. Le funzionalità di riutilizzo dei processi di SBM hanno consentito al CDI di implementare altri 37 tipi di schedature, dal lancio del sistema nel febbraio 2009. Serena Software e Delegata hanno collaborato con il CDI per formare gli utenti interni, mentre il CDI ha commercializzato OASIS direttamente ai richiedenti, in modo da istruire i potenziali utenti del sistema. L’interfaccia è stata semplice da imparare e gli utenti autorizzati del CDI ora possono modificare i processi o crearne di nuovi, per soddisfare rapidamente i mutevoli requisiti del CDI. “Avevamo la necessità di automatizzare l’intero sistema di compilazione e di invio dei pagamenti, per semplificare le nostre attività, offrendo, al contempo, un servizio migliore ai nostri clienti”. CHRISTIE BORCHIN Chief Information Officer CDI www.microfocus.com Micro Focus Italia +39 02 366 349 00 Micro Focus Sede centrale Regno Unito +44 (0) 1635 565200 www.microfocus.com 168-IT0219-001 | S | 02/17 | © 2017 Micro Focus. Tutti i diritti riservati. Micro Focus e il logo Micro Focus, tra gli altri, sono marchi di fabbrica o marchi registrati di Micro Focus o delle sue controllate o consociate nel Regno Unito, negli Stati Uniti e in altri Paesi. Tutti gli altri marchi appartengono ai rispettivi proprietari.