Organizzazione del Progetto

 Minimaster in PROJECT MANAGEMENT
IMPOSTAZIONE E
ORGANIZZAZIONE
DEL
PROGETTO
Giovanni Francesco Salamone
Corso Professionale di Project Management secondo la metodologia IPMA (Ipma Competence Baseline) – Giovanni Francesco Salamone
Competenze Tecniche
IMPOSTAZIONE E
ORGANIZZAZIONE
DEL
PROGETTO
( ICB 3 - “Elemento” 1.06 )
Giovanni Francesco Salamone
Ottobre 2009
Corso Professionale di Project Management secondo la metodologia IPMA (ICB - IPMA Competence Baseline) - Giovanni F. Salamone
2
Agenda
1.
Organizzazione di
Progetto o Programma
2.
Le Strutture Organizzative
3.
Ruoli e Responsabilità del
Project Manager
4.
Il Project Team
5.
Portafoglio Manager
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3
Organizzazione Progetto o Programma
Peculiarità:

Essere strettamente correlata agli
Obiettivi del Progetto

Unica ed a tempo determinato

Modificabile rapidamente, durante
il Ciclo di Vita del Progetto
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4
Cosa s’intende per Organizzazione Progetto ?

Gruppo di persone e infrastrutture
opportunamente organizzate in termini
gerarchici, relazionali, di responsabilità

Focalizzazione sugli scopi specifici per i
quali il Gruppo è stato costituito

L’Organizzazione di Progetto riguarda
definizione / adeguamento Ruoli,
Struttura Organizzativa, Risorse
in accordo con gli Obiettivi del Progetto
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Progettazione Organizzazione di Progetto
Occorre tenere in stretta considerazione:

I Condizionamenti che derivano dagli
aspetti Culturali ed Ambientali

Obiettivi Prioritari del “Business”

Il tipo di Contratto e le Caratteristiche del
Cliente

Dislocazione Unità Organizzative coinvolte
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Agenda
1.
Organizzazione di
Progetto o Programma
2.
Le Strutture Organizzative
3.
Ruoli e Responsabilità del
Project Manager
4.
Il Project Team
5.
Portafoglio Manager
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Struttura Gerarchico-Funzionale
Fuoco sul Know-how !
Direzione Generale
R&D/Ingegneria
MKT/Commer.
Produzione
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Assistenza ai Clienti
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Struttura a Matrice
Fuoco sul Progetto !
FUNCTIONAL MANAGERS
PROJECT
MANAGERS
R&D/Ingegneria
MKT/Commerciale
Produzione
PROJECT A
PROJECT B
PROJECT C
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Struttura a Matrice e sue Evoluzioni
FUNZIONI
PROGETTI
PROGETTI
SERVIZI
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Matrice di Project Management

Le modalità organizzative adottate dalle Aziende per la
“Gestione per Progetto” sono molto diverse a secondo
del Settore di appartenenza e del grado di evoluzione
organizzativa raggiunto

Un parametro che consente di “Catalogare” le varie
tipologie di organizzazione è rappresentato dal
Grado di Autorità Formale Delegata

Le molteplici soluzioni organizzative si rappresentano
con la
“Matrice di Project Management”
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Matrice di Project Management
Organizzazione
per Funzioni
100%
Organizzazione
per Progetti
0%
Organizzazione
a Matrice
Dipendenza
Gerarchica dalle
Unità Funzionali
Matrice
Debole
Dipendenza
Gerarchica dal
Capo Progetto
Matrice
Forte
0%
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100%
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Scenari Organizzativi
Le modalità organizzative della “Matrice di Project
Management” vanno dal caso in cui :

Lo stesso Direttore Generale opera, di fatto, anche
come Project Manager

La Direzione nomina un Project Manager al quale
non vengono assegnate deleghe o leve particolari
(Il Project Manager esercita la sua funzione al
meglio tramite la pianificazione del lavoro, il
coordinamento e la comunicazione tra i Team)
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Modello Organizzativo “per Funzioni”
PUNTI DI FORZA
 Crescita del Know-How specialistico della Funzione
 Stabilità della struttura organizzativa
 Sicurezza per il personale
 Immagine stabile nel mercato
PUNTI DI DEBOLEZZA
 Nelle iniziative multifunzionali ciascun ente ha una
responsabilità limitata (responsabilità complessiva solo
al “Top Management”)
 Ciascun ente “ottimizza e perpetua” se stesso
 Rigidità al cambiamento
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Modello Organizzativo “per Progetto”
PUNTI DI FORZA
 Attitudine ad adattarsi rapidamente alle nuove esigenze
mercato/clienti
 Flessibilità al cambiamento organizzativo tramite la creazione
di strutture temporanee
 Responsabilizzazione chiara di uomini ed enti su un obiettivo
finale completo “Quote to Cash”
PUNTI DI DEBOLEZZA
 Mancanza dei “riferimenti stabili” per il personale
(manager compresi)
 Cambiamento sostanziale nell’approccio al lavoro, nelle
modalità e nella “Cultura”
(Pianificazione integrata e condivisa, Visibilità continua
sull’operato di tutti, Coinvolgimento in problemi più ampi..)
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Considerazioni sui Modelli Organizzativi
 La Struttura Gerarchico - Funzionale poco adatta per
aziende di Dimensioni Grandi o Medie che operano in
un contesto turbolento, molto dinamico o in forte
evoluzione
 La Gestione per Progetti rappresenta la risposta alle
esigenze di flessibilità e adattamento ai bisogni di un
mercato con elevata competitività
 Le piccole/medie imprese, nella fase di crescita,
possono avere problemi e difficoltà al cambiamento:
da Organizzazione Gerarchico - Funzionale ad una
Organizzazione per Progetti
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Agenda
1.
Organizzazione di
Progetto o Programma
2.
Le Strutture Organizzative
3.
Ruoli e Responsabilità del
Project Manager
4.
Il Project Team
5.
Portafoglio Manager
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Ruolo del Project Manager
 GESTIONE DEL PROGETTO AL FINE DI
RAGGIUNGERE GLI OBIETTIVI FISSATI
DAL CONTRATTO O
STABILITI DALL’AZIENDA
 IL PROJECT MANAGER È IL PUNTO DI
RIFERIMENTO UNICO DEL PROGETTO,
SIA ALL’INTERNO DELL’AZIENDA
SIA VERSO L’ESTERNO
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Responsabilità del Project Manager
 Realizza il Progetto nel rispetto dei termini contrattuali
coordinando le diverse tipologie di risorse a disposizione
 Assicura che i singoli piani operativi siano adeguati per
raggiungere gli obiettivi fissati, con particolare attenzione ai
risultati economici e finanziari
 Risponde del Progetto assegnatogli sia all’azienda che al cliente
 Gestisce e controlla le attività sviluppate all’interno dell’azienda
e quelle assegnate all’esterno, con particolare attenzione
all’insorgere di criticità e conflitti
 Individua, in anticipo, le situazioni che possono pregiudicare il
raggiungimento degli obiettivi assegnati e, se necessario,
propone alla Direzione possibili alternative
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Compiti del Project Manager
In Sintesi:





ORGANIZZARE
PIANIFICARE
GESTIRE
CONTROLLARE
DECIDERE
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Agenda
1.
Organizzazione di
Progetto o Programma
2.
Le Strutture Organizzative
3.
Ruoli e Responsabilità del
Project Manager
4.
Il Project Team
5.
Portafoglio Manager
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Struttura organizzativa del Project Team
 La Struttura Organizzativa del Gruppo di Progetto è
funzione del tipo, delle dimensioni, delle
caratteristiche del progetto e dell’organizzazione
dell’Azienda
 Il “Project Team” include tutti coloro che
partecipano alla definizione di tutti i programmi
operativi ed allo sviluppo del Progetto
 La composizione e la struttura organizzativa del
“Project Team” può variare durante il Ciclo di Vita
del Progetto
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Attività nella Fase di Avvio del Progetto (1)
1. Individuazione dei Contenuti, Responsabilità, Costi
tramite il processo di scomposizione del Progetto:
“Cosa”
Work Breakdown Structure (WBS)
“Chi“
Organization Breakdown Structure (OBS)
“Quanto” Cost Breakdown Structure (CBS)
2. La definizione di un “Compito” include:
- Descrizione sintetica del lavoro da svolgere
- Input richiesti
- Output e correlazioni con gli altri “Compiti “
- Vincoli (condizioni contrattuali, ...)
- Obiettivi specifici da ottenere (Deliverables)
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Attività nella Fase di Avvio del Progetto (2)
3. L’assegnazione delle Responsabilità viene definita
in funzione della struttura organizzativa prevista
(OBS)
 Pianificazione “di alto livello” che definisce la
sequenza delle principali attività del Progetto
 “Kick-off Meeting” a cui partecipano il Project
Manager, i Team del Progetto, i Responsabili delle
Funzioni, la Direzione
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Matrice delle Responsabilità
CONTENUTO DEL PROGETTO
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STRUTTURA ORGANIZZATIVA
WBS
OBS
“COSA”
WORK PACKAGE
“CHI”
UNITA’ ORGANIZZATIVA
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LE STRUTTURE DI PROGETTO
MATRICE A TRE DIMENSIONI
CBS
 “CHI”
UNITÀ ORGANIZZATIVA E
PERSONA RESPONSABILE
WBS
BS
O
IL PUNTO DEFINISCE
 “CHE COSA”
CONTENUTO DEL
“WORK PACKAGE”
 “QUANTO”
COSTI ASSOCIATI AL
“WORK PACKAGE”
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Deleghe e Informazioni
Il Project Manager, oltre alla definizione dei
Ruoli e delle Responsabilità, deve procedere
nella fase iniziale a:
 Stabilire le Interfacce e le Deleghe per ogni
Componente del Project Team
 Definire le modalità con cui devono Circolare le
Informazioni ed i rapporti interni tra i
Componenti del Project Team, all’interno ed
all’esterno dell’Azienda
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Gestione del Gruppo di Progetto
Il Project Manager, deve :
 Pianificare e gestire le riunioni
 Comunicare al Project Team la situazione
generale,
le strategie, le decisioni, …
 Adeguare l’Organizzazione del Project Team in
funzione delle necessità operative che si
manifestano nel corso del “Ciclo di Vita” del
progetto
 Valorizzare le risorse, incrementare le
conoscenze, migliorare l’efficienza e l’efficacia del
Gruppo di Progetto
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Il Project Office
 Il Know-how aziendale delle metodologie di base di Project
Management risiede, spesso, nel Project Office
 Le professionalità tipiche del Project Office dipendono
molto dalle caratteristiche del Progetto.
Le più frequenti sono:
Planner e Cost Controller
 Il personale del Project Office viene assegnato al Progetto
(a tempo pieno o per un periodo di tempo adeguato alle
necessità di gestione)
 Il personale del Project Office lavora in stretto contatto con
il Project Manager e con le persone coinvolte nel Progetto
(collabora alla conduzione ed al controllo delle attività
gestionali del Progetto)
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Agenda
1.
Organizzazione di
Progetto o Programma
2.
Le Strutture Organizzative
3.
Ruoli e Responsabilità del
Project Manager
4.
Il Project Team
5.
Portafoglio Manager
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I PRINCIPALI LIVELLI DI
COORDINAMENTO, GESTIONE E CONTROLLO
NELLE AZIENDE CHE OPERANO PER
PROGETTI:



PROGETTO
PROGRAMMA
PORTAFOGLIO PROGETTI
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Progetto
 Impegno temporaneo volto a realizzare un prodotto
o un servizio “unico”
 Sforzo complesso, di durata definita, la cui
realizzazione richiede un insieme elevato di attività
tra loro correlate ed interdipendenti, eseguite da più
organizzazioni, con obiettivi, piani temporali e
budget ben definiti
 Caratteristiche del Progetto:
- Processo realizzativo non ripetitivo
- Obiettivi prefissati
- Limitato nel tempo
- Disponibilità limitata di risorse
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Programma
 I “Programmi” comprendono un
insieme di Progetti tra loro correlati e
gestiti in modo coordinato
 I “Programmi” sono caratterizzati da
ben definiti intervalli temporali di
esecuzione
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Portafoglio Progetti
 L’insieme di Programmi e Progetti avviati in
azienda viene comunemente definito
“Portafoglio Progetti”
 Il “Portafoglio Progetti” è costituito da Progetti e
da Programmi aventi caratteristiche operative,
economiche e gestionali di diverso tipo: costo,
benefici, tempi, dimensioni, importanza strategica
e/o geografica, ...
(Progetti non omogenei e non necessariamente
correlati tra loro)
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Organizzazione Portafoglio Management
La Organizzazione che si occupa della Gestione del
“Portafoglio Progetti” è simile alla Organizzazione
Permanente
 Comporta attività prevalentemente di gestione
organizzativa ed economica
 Il “Portafoglio Progetti” si articola in un insieme di
Programmi e/o Progetti affidati a Project Manager, che
rispondono direttamente al “Portafoglio Manager”
 Nel “Portafoglio Progetti” c’è un flusso continuo di
Progetti e di Programmi: entrano nel momento che
vengono approvati, escono quando sono stati
completati
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Portafoglio Manager
 Il “Portafoglio Manager” è responsabile della
gestione del “Portafoglio Progetti”
 Riporta all’Alta Direzione le informazioni di tipo
strategico del “Portafoglio” gestito al fine di
supportare l’Azienda nelle decisioni strategiche
 L’abilità del “Portafoglio Manager” è di saper
gestire in modo ottimale l’insieme dei progetti in
accordo con le politiche e le strategie aziendali
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DALLA STRATEGIA AL PROGRAMMA / PROGETTO
Strategie "Corporate"
- Settori di Business
- Politiche industriali
Strategia ”Impresa"
- Know-how
- Mercati
- Portafoglio Progetti
Piano
Programmi
Mom.Dec.1
OK Nuova Iniziativa
Fase
INIZIALE
Time to
Knowledge
Piano
Progetti
Mom.Dec.2
Time to Needs
Mom.Dec.3
Ok Sviluppo Pr. e
Impegno Commerciale
Fase di
STUDIO / DEFINIZ.
Front End Process
Piano
Finanziario
Mom.Dec.4
OK avvio
Processo Prod.
Rilascio Prodotto
Fase di
SVILUPPO / RILASCIO
Product Realization Process
Fase di
PRODUZIONE/FORNITURA
Deployment, Maintenance, Support
Time to Product
Time to Customer
Time to Market
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PROGETTO - PROGRAMMA - PORTAFOGLIO PROGETTI
Portafoglio
Programma
Progetto
Programmi
Progetti
Progetti - Iniziative
Progetto
Insieme di Programmi e Iniziative,
non necessariamente correlate,
con forte valenza strategica
Insieme di Progetti correlati con
finalità ed obiettivi comuni
Progetti con obiettivi diversi
gestiti singolarmente
Competenze di Project Management
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