Capitolo III - Sistemi informativi

Il sistema informativo aziendale
Il sistema informativo aziendale è l’insieme di
risorse umane + procedure + risorse hardware e software
che in azienda supportano l’acquisizione, l’elaborazione,
l’archiviazione, la trasmissione, la pianificazione e il controllo delle
informazioni
Sistema informativo > hardware e software
Esiste un sistema informativo informale basato su contatti personali,
relazioni, voci di corridoio
sistema informativo formale basato su procedure formalizzate e
dettagliate
manuale
automatizzato
Sistema informativo ≠ Sistema informatico
Caratteristiche degli ERP
(Enterprise Resource Planning)
• Modularità dell’applicazione: predisposizione di
moduli funzionali che possono essere implementati
autonomamente in relazione alle esigenze
specifiche di ogni azienda.
• La presenza di un business model.
• Unicità del database per tutte le applicazioni,
evitando problemi di aggiornamento dei dati.
Caratteristiche degli ERP
(Enterprise Resource Planning)
“One shop stop” oppure “best of breed”
In base alla funzione:
Moduli ” cross-industry ”  per esempio i moduli per la
contabilità.
Moduli ” industry ” pacchetti per la specifica funzione
considerata ”.
Moduli ” extended ”  non appartengono alla versione di
base; per esempio i CRM e i supply chain management
(SCM).
Ulteriori caratteristiche degli ERP
LA MODELLABILITA’: possibilità di attivare determinate
funzionalità e fornire al sistema parametri di base che possono variare
da azienda in azienda e in funzione del processo adottato
(parametrizzazione dei processi)
L'INTEGRABILITÀ: offrono un'interoperatività sia interna, tra i vari
moduli, sia esterna, con gli applicativi di altri attori (in un'architettura orientata ai
servizi (SOA),
LA FLESSIBILITÀ: capacità di adattarsi facilmente alle mutate
condizioni aziendali.
LA LOCALIZZAZIONE: disponibilità di lingue e normative fiscali
diverse
IL REPORTING: rendere semplice l'interrogazione dei dati negli
archivi, data l’unicità della base dati
LA SICUREZZA: utilizzo di sistemi di protezione nella gestione di
dati e di tracciatura delle modifiche su campi sensibili in modo da
garantire la loro riservatezza e integrità e la verifica di consistenza in
caso di Audit.
Il mercato degli ERP
Può essere classificato in due grandi categorie:
• il software proprietario riguarda gestionali con il codice
sorgente chiuso, che non consente l’apporto di modifiche
e/o la personalizzazione da parte dell'utente, pur offrendo
garanzie di assistenza e aggiornamento
• il software open source, permette all'utente di cambiare il
codice per adattarlo alle proprie esigenze
Limiti e rischi dei sistemi ERP
Nel breve periodo:
 Capacità di adattamento al modo di lavorare dell’impresa, con il
rischio di irrigidire i processi operativi
Nel lungo periodo:
scelta paragonabile all’outsourcing, con il rischio di perdere
competenze distintive e di incorrere in partner (software house)
inaffidabili/incapaci. Tuttavia, ciò consentirebbe di garantire
l’allineamento del sistema informativo alle esigenze del business
sfruttando l’evoluzione del settore dell’information technology
Tecnologia, organizzazione e strategia
L’impatto tecnologico
L’impatto sulla gestione
Modello di Venkatraman
L’impatto sull’organizzazione
L’impatto sull’organizzazione
I processi che vengono considerati per ridisegnare l’assetto
organizzativo dell’azienda sono i:
• Processi primari, che creano direttamente valore per il
cliente come per es. lo sviluppo dei prodotti, la comunicazione al
mercato, il ciclo attivo dell’ordine, la gestione della supply
chain, i servizi post-vendita
• Processi manageriali, che presidiano il coordinamento
complessivo delle attività come la pianificazione strategica, il
controllo di gestione e lo sviluppo delle risorse umane;
• Processi di supporto, che assicurano servizi di utilità come il
sistema informativo, l’amministrazione del personale, i servizi
generali e l’assistenza legale.
ERP, procedure organizzative e workflow
I sistemi ERP comportano un’evoluzione delle procedure attraverso
un processo di:
- Standardizzazione: la sequenza e i contenuti delle diverse
operazioni da svolgere devono essere codificati nel software. Può
non rappresentare un fattore di rigidità se è possibile usare,
nell’ambito dell’applicativo informatico, situazioni differenziate
quanto a complessità, valori economici e destinatari finali
- Formalizzazione dei compiti e dei ruoli che tende ad aumentare
in base a una precisa codificazione di cui necessitano gli
applicativi informatici per operare. Ciò non rappresenta una
rigidità se l’applicativo consente all’utente di modificare con
facilità alcune impostazioni predefinite senza ricorrere a
programmatori specializzati
ERP, procedure organizzative e workflow
L’introduzione dei sistemi ERP, pur comportando una maggiore
standardizzazione e formalizzazione delle procedure lavorative, può
rappresentare uno stimolo per l’impresa a delegare e concedere
maggiori margini di autonomia al personale operativo.
Consentono di codificare più processi alternativi gestendo in modo
flessibile un numero piuttosto ampio di eccezioni.
Ad esempio:
- La procedura degli approvvigionamenti può prevedere ex ante che
vengano concesse delle specifiche autorizzazioni prima
dell’emissione dell’ordine; se l’importo della transazione dovesse
essere limitato è sufficiente la sola richiesta dell’interessato;
- La procedura di gestione degli ordini dei clienti può prevedere di
bloccare quelli che presentano condizioni commerciali differenti
rispetto a quanto deciso dalla direzione vendite, oppure altre
eccezioni.
ERP, procedure organizzative e workflow
La flessibilità dei sistemi ERP è attribuibile prevalentemente alla
presenza di workflow nell’ambito dei diversi moduli operativi, che
consente di sequenziare la documentazione in funzione delle
priorità o dei tempi di attesa.
Nel momento in cui il documento verrà elaborato è in grado di
indicare, secondo determinate routine, le autorizzazioni e i passi
successivi che si dovranno compiere, segnalando eventuali
anomalie o situazioni urgenti.
Esempi di workflow:
• gestione prestiti
• ordini acquisto
• valutazione personale
• fogli orari settimanali
• approvazione richieste
• rimborso assicurativo
Funzionalità di un workflow
Work routing: specifica le fasi di sviluppo dell’elaborazione di una
pratica. Una volta completata una certa fase invia automaticamente
la documentazione ad una fase successiva secondo quanto previsto
dal programma.
I criteri si basano sull’esito dell’elaborazione (approvato, respinto,
da integrare), oppure sul contenuto del documento (importo o
tipologia del cliente).
Work prioritizing: definizione dei parametri oggettivi per
l’espletamento dei procedimenti: elencazione in base a priorità
(ordine di arrivo o altri parametri di urgenza), per es. classi di
materiali da acquistare o della categoria dei clienti da servire.
Funzionalità di un workflow
Work tracking: capacità di seguire costantemente lo stato di
avanzamento delle fasi di un procedimento. In caso di stagnazione
in una posizione oltre il tempo stabilito, il programma comunica
all’operatore e al suo responsabile lo slittamento in corso.
Messaggistica: trasferimento di informazioni e notifiche, relative ai
punti precedenti, attuato attraverso posta elettronica che può
interfacciarsi con sistemi diversi dall’ERP aziendale.
Cloud Computing
Offre soluzioni innovative per gestire molteplici attività con
efficienza e flessibilità.
Insieme di risorse hardware e software che favoriscono l’utilizzo e
l’erogazione di software oltre alla possibilità di conservare e di
elaborare grandi quantità di informazioni via Internet.
Tale modello di servizi online è reso possibile da una condivisione
massiccia di risorse ICT
Si distinguono tre livelli di
servizi di Cloud Computing
in base ad un livello
crescente di complessità:
• Infrastructure as a Service
(IaaS)
• Platform as a Service
(PaaS)
• Software as a Service
(SaaS)
IaaS
Consiste nell’utilizzare una infrastruttura flessibile messa a
disposizione dal provider per eseguire la propria
applicazione, a fronte di un costo commisurato al
consumo.
L’utente deve occuparsi della gestione del sistema
operativo, dell'eventuale middleware, della parte di
runtime e dell’applicazione stessa.
Tra i fornitori di questa tipologia di servizi, il più popolare
attualmente è Amazon.
PaaS
(include anche IaaS)
Il provider fornisce anche il sistema operativo, il
middleware e l’ambiente runtime adeguati ad eseguire
l’applicazione. Applicazione che è l’unica attività di cui è
responsabile l'utente insieme alla definizione del modello
(numero e dimensione dei server, datacenter,
caratteristiche del networking, ecc.) da utilizzare per
l’esecuzione dell’applicazione.
Tra i fornitori di tali servizi il più popolare da citare è
Windows Azure (fornisce agli sviluppatori potenza di
calcolo e storage per ospitare, scalare e gestire
applicazioni web su internet attraverso i data center
Microsoft.
SaaS
Offre applicazioni che possono essere usate direttamente
dall’utente senza una pre-installazione in locale usando
un browser e una connessione internet.
Per esempio Gmail e Google Maps
Per tali servizi deve pagare un diritto (in termini di licenza
o canone di affitto) per l’utilizzo di un’applicazione messa
a disposizione dal provider.
Vantaggi
-
Non si devono effettuare upgrade del software in caso di aggiunta
di nuove funzioni o se dovessero essere eliminati dei problemi
-
È possibile accedere ai propri documenti e condividerli da
qualunque computer connesso alla rete
-
Possibilità di collaborazione tra team geograficamente distanti
-
In caso di crash del proprio computer, i documenti non vengono
eventualmente persi perché sono comunque disponibili sul server.
-
Vengono ridotti o addirittura eliminati i costi fissi, le componenti
hardware/software, i costi del personale per la gestione dei
sistemi, ecc.
Ulteriori vantaggi
-
Costi pay per use
-
I servizi altamente flessibili, sviluppati da professionisti affermati
e competenti, che vengono continuamente aggiornati ed innovati
Svantaggi
- Si deve disporre di una connessione internet dotata di
una banda adeguata
- Dal momento che tutti i dati si trovano su un server
remoto, non è possibile avere un controllo completo,
anche se si può ovviare effettuando regolari copie di
backup
- I dati essendo visibili ed utilizzabili da terzi, possono
venire utilizzati da soggetti che non agiscono sempre in
buona fede
- Difficoltà di migrazione dei dati in caso di un
avvicendamento del gestore dei servizi cloud
Obiettivi e sfide future
- Incremento dei sistemi di sicurezza per la tutela della
privacy e dei dati
- Incremento di forme di collaborazione tra le diverse
aziende che forniscono servizi «Cloud»
- Incremento qualitativo e quantitativo dei servizi offerti,
in termini di velocità, affidabilità e grado di
personalizzazione
- Fissare regole e codici comuni che devono essere
adottati dai diversi produttori