Introduzione ai software gestionali

Introduzione ai
software gestionali
Corso
Gestione dei flussi di informazione
1
Integrazione informativa nelle aziende
Problemi:
• frammentazione della base informativa aziendale
• crescente complessità organizzative
• incertezza e variabilità ambientale
Spinta verso lo sviluppo di sistemi ERP in grado di
realizzare una gestione integrata di dati ed informazioni
rispetto alla dimensione di processo, con drastico
aumento del volume delle informazioni disponibili e della
capacità di trattarle ed elaborarle.
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Periodo
Strumento
Perimetro
Fine ’70/’80
MRP – Material requirement planning
Magazzino-produzione-acquisti
Fine ’70/’80
CRP – Capacity requirement planning Pianificazione capacità
produttiva
’80
MRP II – manufacturing Resources
Planning
Acquisti-produzione-vendita.
Collegamenti con il sistema
contabile direzionale
’90
ERP – Enterprise Resource Planning
Acquisti-produzione-vendita,
ampliamento alle funzioni di
supporto (amministrazione,
gestione del personale, qualità,
logistica)
2000
ERP estesi
Estensione dei confini delle
operazioni aziendali a monte
(fornitori) ed a valle (clienti) lungo
la filiera: soluzioni SCM e CRM
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Sviluppo dei software gestionali in Italia
4 livelli di automazione corrispondenti ad altrettanti stadi di sviluppo
dei sistemi informativi aziendali
1) Elaborazione automatica dei dati limitata limitata all’area
amministrativo-contabile: emissione automatica di fatture ed altri
documenti, contabilità generale, contabilità IVA, contabilità
clienti/fornitori ed altre rilevazioni elementari (paghe e contributi,
rilevazione presenze);
2) Elaborazione automatica dei dati in sviluppo verso le funzioni
commerciale e di produzione: gestione degli ordini da clienti,
gestione del magazzino, distinta base di produzione, contabilità
industriale e così via;
3) Elaborazione automatica dei dati diffusa ed integrata nelle diverse
aree della gestione corrente anche ai fini di controllo direzionale;
4) Elaborazione automatica sia dei dati interni che esterni a supporto
dei processi decisionali e di controllo strategico (Light ERP)
(Fonte: Marchi, 2003)
4
Caratteristiche dei sistemi ERP
1.
2.
3.
4.
5.
Logica per processi
Modularità
Unicità del Database
Elaborazione online/real time
Architettura client/server
5
Logica per processi – Definizioni di processo
Davenport (1993)
Un insieme di attività strutturate e misurate progettato per
produrre uno specifico output per un particolare cliente o
mercato… un processo è così uno specifico ordine logico
dato alle attività lavorative nel tempo e nello spazio, con
un inizio, una fine, e con un input e output chiaramente
identificati: una struttura per agire
Lynch R.L. e Cross Sistema operativo aziendale come l’insieme delle funzioni
K.F. (1991)
e delle sequenze di attività (ovunque ubicate
nell’organizzazione) richieste per implementare una data
strategia aziendale e fornire un prodotto o un servizio al
cliente
Lorino P. (1995)
Un insieme di attività legate l’una all’altra da flussi di
informazione (o di materia conducente informazione: il
flusso di prodotti in officina è un flusso fisico, di materiali,
ma questi materiali sono conducenti informazioni)
significativi e la cui combinazione permette di ottenere un
output importante per l’azienda
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Logica per processi – Richiami teorici
Ottica strategica: il processo come luogo di sfruttamento
e di sviluppo ulteriore di risorse e competenze
Ottica organizzativa: governo delle interdipendenze
organizzative, luogo di apprendimento e strumento di
orientamento al cliente
Ottica economica: processo come modello di consumo
delle risorse (logica activity) e chiave per la misurazione
multi-dimensionale delle prestazioni aziendali
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Vantaggi dell’impostazione del software per processi
Minore immissione di dati nel sistema
Trasparenza e facilità di ricerca dell’origine dei dati
Sviluppo di conoscenza interfunzionale delle
operazioni
Verticalizzazioni sui settori (ad es. SAP Business
Solutions Map)
Attenzione: nell’implementazione del sistema nascono
problemi di adattamento tra modelli (business blueprint di SAP)
e realtà aziendali. Soprattutto per le PMI, è necessario un trade
off tra rinuncia alle specificità aziendali e acquisizione di nuove
competenze nella ri-configurazione dei processi aziendali
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Gestione per processi
Caso Centro traduzioni
9
10
Struttura modulare ed integrazione dei SIG
AZIENDA
Produzione
Magazzino
Acquisti
Vendite
Tesoreria
CONTABILITA’
Cespiti
Controllo di gestione
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Architettura di un sistema ERP
DataBase
Management
System
2. Query
3. Record
Application
Server
1. Input (validato)
4. Output
Postazioni di lavoro (Client)
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Differenze tra sistemi ERP e sistemi ERP Light
Presenza di un business model
Tipologia di imprese che installano il
software: implementatori vs VAR
Assenza di parametrizzazione
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Ciclo di vita del SIG
Analisi del fabbisogno informativo e del sistema
informativo esistente
Valutazione delle alternative e scelta del
software
Definizione progetto
Implementazione e customizing
Test e rilascio
Manutenzione
Rinnovo
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Variabili determinanti le esigenze informative
Esterne:
Tecnologiche
Economiche
Legislative
Interne:
Scelte
operative
Scelte dimensionali
Scelte organizzative
Scelte strategiche
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Valutazione delle alternative e scelta del
software
Soluzioni:
Triplice valutazione:
Pacchetto
Vendor
Offerta
-Package
-Applicazioni custom/verticali
-Produzione interna
-Modulari
complessiva
-Cross
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Definizione del progetto
Soggetti coinvolti:
Steering committee
Project manager
Gruppi di lavoro interfunzionali
Consulenti esterni
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Ridefinizione business
Grado di
trasforma
zione del
business
Ridisegno network
BPR
Livelli rivoluzionari
Integrazione interna
Utilizzo locale
Livelli evolutivi
Ampiezza dei benefici
Venkatraman 1994
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Modello di Venkatraman/1
Stadi non rivoluzionari
Utilizzo locale: soluzioni stand alone, relative
ad aspetti amministrativi e funzionalità
tecniche con impatto limitato sui processi,
volte a riduzioni di costi e/o accelerazioni di
risposte ai clienti.
Integrazione interna: riguarda applicazioni che
realizzano un’interfacciamento tecnico ed
operativo tra diverse aree gestionali.
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Modello di Venkatraman/2
Stadi “rivoluzionari” solitamenti connessi ad
implementazioni ERP
Ridisegno
dei processi di business: introduzione di
nuovi strumenti e contastualmente revisione dei
processi operativi
Ridisegno dei network (business network redisign):
ridisegno dei processi e del sistema di relazioni con
altre organizzazione (ad es. fornitori e distributori).
Ridefinizione del business: rinnovamento delle
modalità di servizio/prodotto offerte ai clienti.
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Il giusto punto di incontro tra adeguamento del SIG ai processi preesistenti e la
re-ingegnerizzazione dei processi funzionale all’adozione del SIG
Scelta del software
conseguente alle
scelte di disegno dei
processi gestionali
Rischio di non
trovare soluzione
informatiche
appropriate alla
configurazione
prescelta
Scelta di ridisegno dei
processi conseguente
alla scelta del sofware
Rischio che i
cambiamenti
imposti
dall’adozione del
software non si
rivelino
appropriati alla
strategia
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Implementazione e customizing
Struttura hardware
Middleware di interfaccia tra software preesistenti e nuovi software e tra database ed
applicazioni
Il caso B. - L’azienda attiva nella distribuzione di articoli sanitari
installa SAP per la contabilità ed Arscolor per gli ordinativi.
Successivamente si accorge che le soluzioni non consentono il
trasferimento automatico dall’una all’altra degli elenchi clienti e
fornitori (tratto dal Sole24Ore)
Trasferimento dati in nuovi DB
Addestramento del personale (key user)
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La formazione del personale
Elementi da valutare:
Cultura
informatica, intesa come attitudine ed
interesse per la tecnologia;
Competenze informatiche di base;
Competenze professionali specifiche, utilizzo
appropriato dei singoli moduli ERP da parte degli
operatori;
Competenze tecniche da parte dei coloro che si
occupano di gestione dei sistemi informativi.
Una percentuale molto alta di fallimenti o disfunzioni è legata alla
sottovalutazione degli aspetti legati alla gestione del
cambiamento nel modo di svolgere le operazioni e nella
formazione degli utenti finali. Può essere utile individuare dei key
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user.
Test e rilascio
Inizia
a formazione del personale avvenuta e avviene
solitamente ad inizio esercizio
Manutenzione
Manutenzione
correttiva (ad es. aggiornamento
tabelle IVA)
Manutenzione incrementativa (ad es. estensione
copertura funzionale)
Rinnovo
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Valutazione delle funzionalità
Affidabilità
Mantenimento livello di prestazioni, soglia di tolleranza a guasti,
salvaguardia dei database, controlli su inserimenti ed accessi
Sicurezza
Protezione da intrusioni, salvaguardia della privacy.
Portabilità/Manutenibilità
Adattamento a piattaforme hardware e sistemi operativi
Scalabilità
capacità di sopportare improvvisi aumenti di carichi di lavoro
Copertura
Possibilità di estensione funzionale successiva all’acquisto
Flessibilità
Livello di parametrizzazione possibile
Usabilità
Brevi tempi di apprendimento, disponibilità di manuali operativi
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Caratteristiche tecniche funzionali
Gestione multi-aziendale
Multi-utenza
Possibilità di gestire più applicazioni
Multi-currency
Capacità di accesso simultaneo al database di più utenti
Multi-tasking
Possibilità di gestire più aziende
Possibilità di gestire valori monetari in più valute, effettuando
conversioni in automatico
Esplorazione multidimensionale dei dati
Possibilità di effettuare simulazioni
Reporting avanzato
Possibilità per l’utente di costruire report personalizzati
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Indice di qualità del software
Si attribuisce un punteggio (ad es. da 1,
cui corrisponde un giudizio di sufficienza,
a 4, giudizio ottimo) per le qualità
funzionali e le caratteristiche tecniche e si
calcola un indice consistente nella
proporzione tra punteggio conseguito e
punteggio massimo conseguibile:
Q(tot) = Q(r) / Q(max)
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Valutazione economica: i costi
Ciclo di vita
Costi diretti
Costi indiretti
Start up
Licenza
Hardware
Installazione
Formazione del personale
Consulenze esterne
Customizing
Ridisegno processi
Funzionamento
Manutenzione
Aggiornamenti
Rischi di inefficienze
Rischi di
malfunzionamento
Rinnovo
Consulenze
Scarsa qualità delle
informazioni
Inefficienze
Conversione e
trasferimento dati
Studi di fattibilità interni
TCO
Total Cost of
Ownership
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Valutazione economica: i benefici
Impatti dell’IT su ricavi, costi e risultato è
indiretto
Spesso di manifesta in termini di
miglioramento delle condizioni produttive:
Efficienza
amministrativa
Tempi
Reporting
efficace
Riduzione di personale
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Difficoltà di valutazione dei benefici
Manifestazione nel lungo periodo
Servono strumenti di rilevazione delle
performance di processo idonei che
dovrebbero essere disponibili prima
dell’implementazione del software.
Difficile scorporare i benefici ottenuti dal
ridisegno dei processi da quelli ottenuti da
software in sé.
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