6.2.2
I supporti tecnologici: i sistemi integrati o ERP
È nell’ambito dell’evoluzione delle tecnologie informatiche e telematiche che nascono e
si sviluppano i sistemi integrati o ERP. ERP, acronimo di Enterprise Resource Planning, sta
a indicare un insieme di pacchetti software standard le cui applicazioni coprono le esigenze
informative delle varie funzioni aziendali (produzione, distribuzione, amministrazione,
personale, R&D, marketing ecc.), assicurando massima integrazione informativa fra i cicli
aziendali operativi e quelli amministrativi.
Enterprise Resource Planning (ERP) insieme di pacchetti software standard le cui
applicazioni coprono le esigenze informative delle varie funzioni aziendali,
assicurando massima integrazione informativa fra cicli operativi e amministrativi.
Altre definizioni dell'ERP si trovano in De Marco, 2000; Amigoni, Beretta, 1998 (“Gli
sono soluzioni applicative il cui fine prevalente è quello, da un lato, di codificare la
maggior parte possibile di conoscenze manageriali e, dall’altro, di annullare le distanze
spazio-temporali tra i diversi luoghi e tempi di generazione e impiego dell’informazione”);
Ravagnani, 2000 (“un sistema integrato [...] che rappresenta una tecnologia complessa,
intrusiva, e nel contempo flessibile durante la progettazione e rigida nella fase di utilizzo”);
Cerruti, 1999 (“pacchetti di software gestionale che supportano, attraverso moduli dedicati,
i diversi processi operativi e gestionali dell’impresa, dal ciclo attivo dell’ordine alla
schedulazione della produzione, dall’amministrazione del personale al reporting
direzionale”).
ERPs
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Anna Maria Arcari, Programmazione e controllo, McGraw-Hill, 2010, ISBN 6169-3
Figura 6.4 Configurazione di un pacchetto ERP: moduli settoriali e intersettoriali. Fonte: AA.VV., L’impresa
agile, SAP A.G., 2005.
Nella Figura 6.4 si vede come al centro del pacchetto ERP si posizionino i moduli
(informativi) dedicati a supportare i cicli operativi, ovvero le operazioni tipiche dell’azienda.
In un'impresa automobilistica, per esempio, tali moduli supportano le attività di pianificazione
ed esecuzione del ciclo operativo di approvvigionamento, produzione e distribuzione; per
un’azienda di erogazione dell’energia elettrica comprenderebbero quelli per la
programmazione di allacciamenti, manutenzioni, dismissioni e la tariffazione dei consumi.
Questi moduli offrono soluzioni che variano a seconda del settore in cui opera l’azienda
(verticalizzazioni settoriali).
A lato dei moduli di supporto al business, ma strettamente integrati con essi, si collocano
quelli relativamente generici e infrasettoriali, che supportano l’amministrazione e la direzione
d’impresa. Questi ultimi costituiscono l’infrastruttura tecnologica del sistema delle
informazioni amministrative, sistema che presidia la produzione di informazioni economiche
per l’esterno e per la direzione d’azienda.
All’estremità della rappresentazione del pacchetto ERP si collocano idealmente i sistemi
che estendono l’informatizzazione all’ambiente in cui opera l’azienda, come il ciclo di vita
del prodotto – dalle fasi di concezione e progettazione alle fasi di post vendita e di assistenza
–, le catene di approvvigionamento elettronico o tradizionale, le relazioni con il cliente ecc.
Gli ERP sono le soluzioni informatiche che sostituiscono le tradizionali architetture
software di tipo legacy. Questi ultimi non sono altro che software prodotti internamente dalle
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aziende attraverso soluzioni altamente personalizzate, ma altrettanto costose e non
necessariamente integrate.
Prima dell’introduzione dei sistemi ERP, nelle aziende era frequente osservare la
convivenza di più software con relativi data base, sia nell’area amministrativa, sia nelle aree
operative. Nei termini della Figura 6.4 è come se ciascuno dei moduli rappresentati venisse
gestito da un software diverso. Così nell’area amministrativa, tipicamente, esisteva un
software dedicato alla tenuta della contabilità generale, un altro era destinato alla tenuta
della contabilità analitica, un terzo veniva utilizzato a supporto della redazione del budget e
dell’analisi delle varianze, un quarto era impiegato per la redazione del reporting gestionale
e così via. Nell’area operativa le informazioni operative tipicamente coesistevano in diversi
sistemi: i sistemi di programmazione della produzione, i sistemi di supporto all’attività di
vendita (statistiche di vendita) e così di seguito.
La mancanza di integrazione dei sistemi software nell’area amministrativa e tra l’area
amministrativa e quelle operative, oltre che allungare enormemente i tempi di produzione
delle informazioni economiche, limita la qualità e l’integrità delle stesse.
L’integrazione del sistema informativo, che connota i sistemi i sistemi ERP (Ampollini,
2000), è il risultato del passaggio avvenuto nell’arco di pochi decenni, dalla disponibilità di
sistemi separati tra loro a sistemi collegati e, successivamente, agli attuali sistemi integrati
(McFarlan et al., 1982).
Dal punto di vista operativo, si osserva (Scapens et al., 1998) che i sistemi ERP riassumono
in alcune caratteristiche funzionali l’attributo dell’integrazione. Dal punto di vista della
funzionalità amministrativa e del sistema di produzione delle informazioni economiche, le più
rilevanti risultano essere l’unicità della base dati, la configurabilità del sistema e la modularità
dell’applicazione.
Per quanto attiene all’unicità della base dati, secondo la logica di integrazione di questo
tipo di sistemi, i prodotti, i clienti, i fornitori, i materiali, i centri di costo, i conti e altre
dimensioni di raccolta ed elaborazione delle informazioni devono essere definiti in maniera
univoca e omogenea in tutti i moduli del sistema.
La caratteristica di configurabilità di un sistema ERP si riferisce, invece, alla struttura dei
pacchetti standard propria di questo tipo di sistemi. Ogni azienda cioè, nel rispetto della logica
del sistema, lo può configurare in relazione alle proprie specificità a livello di architettura
informatica, struttura organizzativa e routine operative (Ampollini, 2000). Tale è l’attributo
che qualifica la flessibilità di un sistema ERP. La configurazione del sistema si sostanzia, in
definitiva, nella definizione di regole che indirizzano i flussi informativi al suo interno e
definiscono il vocabolario per rendere operativo il linguaggio in esso incorporato. Non si
tratta solo di inserire gli archivi di sistema; occorre introdurre una descrizione della struttura
organizzativa e dei processi aziendali e definire le modalità (tempi, collegamenti ecc.) con cui
le diverse procedure operative devono essere svolte (Davenport,1997).
Ultima caratteristica, non sicuramente per importanza, è la modularità delle applicazioni. I
sistemi integrati che sono disponibili sul mercato sono infatti modulari, ovvero composti da
un insieme di sottosistemi applicativi, ciascuno dei quali è posto a presidio di aree funzionali
e operative specifiche. La struttura modulare di un sistema ERP si sviluppa in modo
gerarchico, rispetto a livelli la cui estensione e profondità differenzia le varie soluzioni
applicative. Alla base di tale struttura è comunque sempre possibile riconoscere una
segmentazione che individua i fondamentali cicli operativi e copre le principali aree
funzionali del sistema organizzativo d’impresa. La caratteristica della modularità, oltre ad
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aumentare le potenzialità di innovazione del sistema, assicura ampi gradi di libertà in sede di
implementazione operativa, sia perché consente di scegliere le funzionalità da introdurre sia
perché permette di adottare un percorso di copertura via via maggiore delle varie aree
aziendali. Questa strategia, se da un lato riduce i rischi che la revisione del sistema operativo
comporta, dall’altro pone problemi di collegamento con i sistemi tra loro disomogenei,
minando i benefici derivanti dall’integrazione informativa, che risulta compromessa da una
realizzazione solo parziale.
A questo proposito è importante ricordare che l’introduzione di un ERP in azienda
comporta implicazioni di diversa natura (Agliati, 1996) a livello di:
•
•
•
dimensione strutturale del sistema amministrativo;
dimensione di processo del sistema amministrativo;
dimensione organizzativa del sistema amministrativo.
Con riferimento alla dimensione strutturale del sistema amministrativo, la conseguenza
più importante dell’introduzione di un sistema ERP è costituita dalla progressiva e sempre più
completa integrazione dei sistemi contabili con la strutturazione di un unico sistema, di
ispirazione patrimoniale anglosassone, adeguato sia alle necessità di informativa esterna per il
bilancio sia alle necessità interne di controllo direzionale.
In secondo luogo, con riguardo alla dimensione di processo, in presenza di una forte
dispersione e responsabilizzazione delle attività amministrative presso le funzioni operative,
l’introduzione di un sistema ERP impone un’altrettanto forte attività di coordinamento da parte
della funzione di amministrazione e controllo attraverso la centralizzazione dei principi di
funzionamento del sistema, in modo da standardizzare le procedure amministrative all’interno
dell’organizzazione aziendale.
Da ultimo, anche se non di minore importanza, i cambiamenti nella dimensione
organizzativa della funzione amministrativa è la conseguenza inevitabile delle modificazioni
intervenute nelle altre due dimensioni. L’introduzione in azienda di un sistema ERP, infatti,
non ha come sola conseguenza la modifica dei contenuti professionali delle persone facenti
parte della funzione, ma si riflette anche sulle modalità di svolgimento di singole attività
amministrative e, soprattutto, sul modo in cui queste interagiscono con i processi di tipo
operativo.
Alla luce di quanto descritto si comprende come questi sistemi costituiscano un vero e
proprio salto di qualità rispetto alle soluzioni legacy (tradizionali) e si caratterizzino non solo
per i benefici, ma anche per la loro complessità che, per essere gestita adeguatamente,
richiede un’attenta attività di pianificazione e di implementazione.
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