CAPITOLO 1
2011
la Guida
per la presentazione dei progetti
Che
cos’è
un
Progetto
1
Guida per la Presentazione dei Progetti
Bando 2011
1. CHE COS’È UN PROGETTO
1.1. Le caratteristiche di un progetto
1.2. Il ciclo di vita del progetto
1. CHE COS’È UN PROGETTO
Nel corso degli ultimi anni si è sempre più diffusa la cultura della progettazione e la
pratica di “lavorare per progetti” anche nel volontariato. Ciò è dovuto al fatto che anche
le organizzazioni non profit sentono la necessità di adottare tecniche di gestione efficienti
e realizzare progetti di successo rispettando i vincoli di tempo, budget e qualità. Inoltre,
l’adozione da parte di diversi enti pubblici e privati (Commissione Europea, Stato, Governi
locali, Fondazioni) di procedure standardizzate orientate a sostenere singoli progetti,
anziché le attività ordinarie delle organizzazioni, ha favorito l’introduzione di tecniche e
metodi di gestione di progetti in tutte le fasi, dal loro avvio alla loro chiusura.
1.1. Le caratteristiche di un progetto
Con il termine progetto si intende una sequenza si attività delimitate da un inizio e una fine,
vincolate dal tempo, dalle risorse, dai risultati
specifici prestabiliti. Infatti, un progetto ha
Definizione di progetto
Un progetto è un’impresa complessa,
risultati e prodotti determinati, tempi entro
unica e di durata determinata, rivolta al
i quali le attività devono essere concluse e
raggiungimento di un obiettivo chiaro e
delimitate risorse per completare le attività.
predefinito mediante un processo contiI progetti possono essere grandi o piccoli,
possono impegnare piccoli gruppi di persone
o un team numeroso, possono essere condotti
in maniera formale o informale, possono
essere realizzati dalla sola organizzazione
proponente o da un insieme di partner.
nuo di pianificazione e controllo di risorse
differenziate e con vincoli interdipendenti
di costi - tempo - qualità.
(R.D. Archibald, Project management.
La gestione di progetti e programmi
complessi, Franco Angeli, Milano, 2004).
Indipendentemente da questo, va ricordato che tutti i progetti condividono alcuni elementi
principali che li caratterizzano:
la temporaneità: un progetto ha sempre un inizio ed una fine prestabiliti e quindi una
durata;
l’unicità e specificità dell’obiettivo: un progetto produce un risultato / prodotto unico;
l’impegno di ben determinate risorse (persone, tempo, soldi) che sono state
specificatamente assegnate al progetto;
lo sviluppo secondo fasi proprie che costituiscono il ciclo di vita del progetto: ideazione,
pianificazione, realizzazione e chiusura;
l’impiego di un team di persone;
l’alta adattabilità alle situazioni complesse e dinamiche in cui viene attuato: la
realizzazione di un progetto procede, infatti, seguendo fasi di monitoraggio e
adattamento in base all’eventuale necessità di apporre delle modifiche, per assicurare
il raggiungimento dell’obiettivo.
6
Guida per la Presentazione dei Progetti
Bando 2011
Il successo di un progetto si misura in termini di tempo, risorse, risultati: esso sarà
considerato positivo se sarà stato realizzato entro i termini previsti, se saranno bastate le
risorse disponibili e se avrà conseguito i risultati desiderati.
1.2. Il ciclo di vita del progetto
Ogni progetto si distingue per gli obiettivi che si propone, per i prodotti e i risultati che mira
a conseguire, per il contesto in cui si colloca, per i tempi e le risorse ad esso assegnati,
per l’identità degli attuatori e dei destinatari.
Ciò nonostante, tutti i progetti seguono un percorso strutturato in fasi distinte e successive
che prendono il via dall’idea iniziale di sviluppare un prodotto, un servizio e si concludono
con la loro realizzazione: il ciclo di vita del progetto.
In generale esistono quattro fasi principali in ciascun progetto: l’ideazione, la pianificazione,
la realizzazione, la chiusura.
CICLO DI VITA DEL PROGETTO
L’ideazione
È la fase in cui si delineano le caratteristiche principali del progetto: a partire da un’idea, si
determinano gli obiettivi, i destinatari, il piano di lavoro, i prodotti, i risultati attesi, i partner,
i tempi, i luoghi e le risorse.
La fase di ideazione si conclude quando gli aspetti principali del progetto sono delineati
e condivisi dal team di progetto. Questa fase parte da un’idea e si conclude con un
documento, la scheda progetto, che riassume il contesto del progetto, i suoi elementi
costitutivi e una prima stima delle risorse necessarie per realizzarlo. A questo punto si può
procedere verso la fase di pianificazione.
7
Guida per la Presentazione dei Progetti
Bando 2011
La pianificazione
A partire dalla scheda di progetto è possibile dettagliare la struttura, la strategia, il
processo e le risorse necessarie alla realizzazione del progetto. La pianificazione è la
fase in cui l’idea del progetto viene analizzata in ogni suo aspetto per indicare il piano
chiaro e definitivo delle attività, descrivere il suo svolgimento temporale, definire il team
di progetto, stabilire il budget preventivo. Il risultato finale di questa fase è la descrizione
in dettaglio del progetto che costituirà il punto di riferimento per la sua realizzazione.
La realizzazione
Questa fase segna il passaggio dalla definizione teorica del progetto alla sua attuazione
pratica. La realizzazione si configura come un processo di attività finalizzate a rispettare
il piano previsto e a controllare che gli obiettivi del progetto vengano conseguiti. Durante
questa fase, vengono compiute le attività previste dal progetto che avranno come scopo
la realizzazione dei prodotti e dei servizi.
Alcune di queste attività sono continue, altre ripetitive. Ad esempio, le attività di gestione,
comunicazione, monitoraggio e valutazione di un progetto partono contemporaneamente
al suo avvio e si estendono per tutta la sua durata. Queste sono attività comuni a tutti
i progetti indipendentemente dai loro contenuti. Altre invece, si sviluppano solamente
per una porzione del progetto e sono parte costituente della sua specificità e della sua
originalità.
La chiusura
Si possono distinguere due chiusure: la consegna dei prodotti, servizi realizzati e la
chiusura amministrativa del progetto.
Quest’ultima fase spesso viene trascurata o osservata solo per obblighi contrattuali. Invece,
la verifica finale riveste un ruolo cruciale e rappresenta una vera e propria ricapitolazione
dell’intero percorso fatto. In base ai risultati di tale verifica finale, si potrà decidere se il
progetto ha raggiunto i risultati auspicati, che cosa si dovrebbe eventualmente modificare
per meglio adeguare il progetto alla realtà o per estenderlo ad altri contesti.
È la fase in cui si capitalizza il lavoro svolto per il futuro. Si potrebbe dire che una chiusura
ben gestita del progetto è un’ottima apertura per nuovi progetti. In questo modo si chiude
il ciclo di un progetto, passando dalla chiusura di un progetto all’ideazione di un altro.
8
