IL TEAMWORK: LE REGOLE E LE CARATTERISTICHE DEL LAVORO DI
UNA SQUADRA E DI UNO STAFF
Un'organizzazione è essenzialmente composta da gruppi e rappresenta l'espressione
della vita di relazione, non solo dei gruppi formalizzati, ma anche di quelli informali, nati
spontaneamente all'interno di uno spazio organizzato. L'organizzazione può essere vista come
un sistema di rapporti tra individui e migliorare l'organizzazione significa rendere le persone
più consapevoli delle proprie capacità e di quelle degli altri, in un continuo processo diretto allo
sviluppo delle doti e delle qualità personali.
Il lavoro di gruppo è come un'attività finalizzata al raggiungimento di un obiettivo,
realizzata attraverso lo svolgimento di un compito, ed organizzata attraverso modalità quali
tempi, metodi, risorse, a condizione di un certo clima e comunicazione. In un lavoro di gruppo,
in un clima di collaborazione, facilmente emergono negoziazioni verso obiettivi, metodi, ruoli,
idee, decisioni. In un clima anche collaborativo si trovano però spesso conflitti tra persone,
capacità, culture differenti, stili di comunicazione o decisione.
In sintesi si può definire un gruppo come un insieme più o meno numeroso di persone
con una percezione comune della loro unità, legati da una interdipendenza reciproca, che si
trovano, per un certo periodo e in un dato luogo, mossi da un senso di appartenenza al
gruppo, dal momento che condividono valori, norme, ruoli, dichiarati ed accettati. Tutti quanti,
più o meno consapevolmente, orientati ad una meta e spinti da una comune necessità.
Un gruppo di lavoro, un team, al contrario è un insieme limitato di persone,
consapevoli della struttura che li unisce, che in più di un semplice gruppo hanno il senso della
motivazione, raggiunta attraverso la negoziazione, mirando ad interessi, obiettivi e compiti,
scelti e/o a loro assegnati, in cui si sentono professionalmente impegnati.
Il passaggio da un gruppo ad un team comprende dunque un aumento della
consapevolezza da parte del gruppo verso obiettivi compiti e ruoli, nuovi vincoli di tempo e di
relazioni tra i membri del gruppo, maggior senso di appartenenza ed interdipendenza.
Gli elementi essenziali per la costituzione di un team partono dunque dagli obiettivi ed
i metodi da seguire, nonché i ruoli da condividere. E' fondamentale trovare un individuo,
all'interno del gruppo, che sia in grado di coordinare il lavoro del team, sviluppare una buona
comunicazione, il tutto in un clima che faciliti lo sviluppo delle capacità personali.
Lo sviluppo di un team dunque si ottiene incrementando capacità e competenze
specifiche, affrontando attività che permettano di costituire, definire e condividere obiettivi,
metodi e ruoli reciproci, in un clima collaborativo vitalizzato da una buona comunicazione ed
orientato a risultati comuni. Una particolare attenzione va data allo sviluppo delle capacità di
integrazione, attraverso la gestione delle differenze reciproche e dei conflitti eventuali.
Un team non è costituito una volta per tutte, la sua vita è strettamente collegata alla
continua verifica dei suoi processi operativi e relazionali, attraverso il lavoro stesso e la sua
organizzazione.
E' fondamentale per un team abbracciare la logica del processo di come
avvengono le cose, piuttosto che la logica del perché o del chi ha la colpa di eventuali
insuccessi. Solo attraverso l'analisi del come è possibile correggersi e trovare nuove soluzioni.
Per un team definire un obiettivo significa costruire un futuro, non ancora
conosciuto, ma attuabile, partendo da un presente conosciuto che permette la realizzazione di
tale obiettivo.
L'obiettivo in sé è l'espressione stessa del team, in esso è possibile riconoscere
elementi del passato professionale e relazionale delle persone che ne fan parte, attraverso
comportamenti, conoscenze, nonché attitudini e qualità da loro dimostrate; ma al contempo si
può valutare il presente del team, nei suoi piani, attraverso le soluzioni, i risultati, nonché
nuove relazioni interne od esterne al gruppo.
Ma ciò che più da espressione al lavoro del team è la realtà futura prospettata
attraverso nuove capacità, soluzioni e strumenti espressi.
La definizione dell'obiettivo, da parte del team, passa attraverso tre elementi
fondamentali: la conoscenza, il confronto la negoziazione.
La conoscenza è rivolta all'unità del team e considera le capacità professionali,
espresse dai membri dell'equipe , e le qualità personali risultanti da ognuno. Va poi analizzata
la situazione in cui ci si trova ad operare, il problema da sviluppare, nonché le risorse ed i limiti
che ci si trova ad avere al momento. Come ultimo elemento da conoscere vi è l'organizzazione
nella quale il team si trova ad operare, coi suoi obiettivi, le sue strategie, la cultura emergente
con la quale ci si trova a confrontarsi.
Ed è proprio il confronto il secondo elemento da considerare nel definire un buon
obiettivo per il team; il confronto è rivolto alle conoscenze specifiche e professionali dei singoli
individui, nonché ai dati conosciuti riguardanti il problema affrontato.Il confronto va poi esteso
alle modalità comunicative, alle decisioni ed agli obiettivi che ognuno si trova ad avere
all'interno del team.
La negoziazione è il momento nel quale viene selezionato l'obiettivo da perseguire,
vengono integrati gli obiettivi individuali e si finalizzano le risorse al risultato che ci si attende.
L'obiettivo va poi definito in termini di risultati, attraverso la conoscenza, il confronto e
la negoziazione; va costruito su fatti e dati osservabili da tutti i componenti; va adeguato alle
risorse e potenzialità del gruppo, perseguibile attraverso l'uso delle risorse che il gruppo ha
verificato di possedere.
L'obiettivo è uno dei fattori costitutivi del team, per questo è direttamente influenzato
ed influenza la dinamica del gruppo, la motivazione dei membri del team è strettamente legata
alla scelta degli obiettivi, così da permettere al gruppo di soddisfare il bisogno di perseguire
una meta.
Fondamentale è trovare compatibilità tra i bisogni dell'individuo e quelli del team, la
stima, l'autostima, l'identità, la sicurezza, i bisogni del gruppo, con il raggiungimento degli
obiettivi, il senso di appartenenza, ed i bisogni del compito che l'equipe ha da raggiungere,
predisponendo tempi risorse e mezzi.
In altre parole la motivazione dei singoli a lavorare in team è strettamente
collegata all'aspettativa di veder soddisfatti i propri bisogni, l'obiettivo deve divenire
l'elemento di traduzione e collegamento tra la realizzazione dei singoli, le ambizioni
del gruppo e l'adempimento degli impegni verso l'organizzazione.
Solo condividendo gli obiettivi i singoli membri alimenteranno lo spirito di gruppo che
si tradurrà nel perseguimento di una meta da parte del team.
Il senso di appartenenza al gruppo svolge due funzioni: differenzia da un lato il gruppo
dagli altri gruppi e dall'organizzazione; dall'altro lato alimenta la vita interna del gruppo
aumentando il senso di interdipendenza.
I più comuni metodi da sviluppare per un gruppo di lavoro sono legati al metodo di
discussione, attraverso il quale si sviluppano, con l'analisi, la conoscenza e il confronto; ed al
metodo di decisione, con il quale si avanza nel percorso e nella scelta degli obiettivi,
sviluppando le potenzialità del team, fino al metodo della verifica, attraverso il quale si
pianificano i tempi e si valuta l'efficacia degli strumenti utilizzati.
Un metodo efficace, per il lavoro di un team, deve essere definito in fase di
costituzione del gruppo, dunque essere discusso e condiviso dai componenti del gruppo, deve
essere dotato di strumenti efficaci, e guidato da una logica che attivi le capacità e le
competenze dei singoli, nonché verificato in base a criteri di efficacia ed efficienza.
Condividere un metodo di lavoro in un gruppo significa rinunciare in parte
alle proprie modalità di lavoro, ai tempi, ai propri strumenti e passare ad accettare
una strada comune per il gruppo, si deve aver fiducia nelle capacità proprie ed altrui,
nonché tollerare, durante il lavoro, l'incertezza nel percorrere strade non conosciute.
Se il metodo diviene una strada da percorrere per il gruppo, questa scelta comporta
l'accettazione di norme comuni. Ciò porta il singolo a fare le spese di una dipendenza dal
gruppo di appartenenza, nonché una ulteriore dipendenza dall'organizzazione e dagli impegni
che il gruppo si è preso.
Solo con la condivisione di modalità precise d'intervento sarà possibile superare le
difficoltà della scelta di un metodo comune, è fondamentale in questo che ci sia fiducia e
sicurezza verso gli strumenti di lavoro da utilizzare.
Il metodo di lavoro rende un pò tutti più uguali, livella le persone, così che
ognuna per differenziarsi dovrà impegnarsi comunque in prima persona
contribuendo così al raggiungimento dei risultati da ottenere.
Il ruolo è quell'insieme di caratteristiche e comportamenti che ci si aspetta da colui
che, all'interno di un gruppo, occupa una certa posizione, il ruolo individuale è la chiave di
lettura di un team.
Il comportamento, legato ad un ruolo, tenuto da un individuo all'interno del proprio
gruppo di appartenenza dipende dalla conoscenza che la persona ha del ruolo stesso, in
secondo luogo dalla motivazione che possiede a capire un certo "clima" e le sue regole;
sicuramente il ruolo è legato alla consapevolezza, di ognuno, verso le proprie capacità e
risorse, nonché del modo di relazionarsi con gli altri.
Il ruolo ha un aspetto di funzione, legato strettamente al compito specifico svolto, ed
un aspetto di relazione, cioè a dire interazione ed integrazione con gli altri membri del gruppo.
Un ruolo va assegnato all'interno di un team solo dopo che si sono censite le
funzioni chiave da coprire, a quel punto ogni ruolo assegnato, all'interno di un team,
deve risultare coerente con l'insieme e verso gli altri ruoli.
Una buona scelta del ruolo da tenere deve permettere di valorizzare le qualità
personali ed essere contemporaneamente in sintonia con il ruolo che gioca il team all'interno
dell'organizzazione.
I ruoli risultano poi interdipendenti, dipendono dagli altri ruoli a livello interattivo;
sono legati alle aspettative, alle motivazioni, nonché ai sentimenti di chi ricopre un certo ruolo;
i ruoli possono essere formali se sono assegnati e stabiliti dall'organizzazione e/o dal gruppo,
oppure informali quando nascono spontaneamente all'interno delle dinamiche del gruppo.
In sintesi per quanto riguarda la scelta dei ruoli, in un team che risulti efficace, questi
dovrebbero essere definiti e chiariti nel momento di costruzione del team e nei momenti di
verifica, logicamente non devono risultare dei doppioni all'interno dei ruoli stabiliti.
I ruoli vanno piuttosto assegnati in base a capacità e competenze dei singoli ed alle
caratteristiche del compito in relazione agli obiettivi da perseguire.
Ancora una volta è importante sottolineare l'importanza di chi guida tali esperienze: la
figura del leader è una figura chiave per l'organizzazione di un team di lavoro, solo da una
buona organizzazione di tale lavoro è possibile cogliere la differenza tra un semplice gruppo di
lavoro ed un team professionalmente preparato.
