ERP e controlli automatici

Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali
Sistemi ERP e controlli automatici
ERP e controlli automatici
Obiettivi della sessione
Al termine di questa sessione sarete in grado di:
• Descrivere gli obiettivi di un sistema ERP.
• Elencare alcuni ERP diffusi.
• Comprendere perché i clienti implementano gli ERP.
• Elencare rischi chiave insiti nei sistemi ERP.
• Spiegare cosa si intenda per controlli configurabili.
• Comprendere alcuni dei controlli automatici più comuni
Slide 2
Sistemi IT e teorie organizzative
o Organizzazione funzionale
o sviluppo di sistemi applicativi specifici coerenti con l’ottica organizzativa;
o 1980: Porter (La strategia competitiva)
o approccio “trasversale” per processi
o adozione di sistemi applicativi orientati ai processi (superamento dell’ottica
funzionale)
o obiettivo: maggiore efficacia nell’utilizzo delle risorse (nei rapporti fra unità
funzionali all’interno dell’azienda e fra l’azienda e terze parti – es. fornitori);
o ERP: Enterprise Resource Planning (pianificazione delle risorse aziendali);
o gestione applicativa di processi aziendali: sovrapposizione vs ridefinizione;
o sistemi applicativi gestionali come evoluzione dei sistemi applicativi contabili.
Slide 3
ERP e controlli automatici
Cos’è un ERP?
É un sistema IT che consente alle aziende di gestire e supportare le loro
operazioni, inclusi:
• acquisti
• finanza
• fornitori
• relazioni con i clienti
• risorse umane
Gli ERP possono fornire e soluzioni “end to end”, che processano le
transazioni chiave di business e possono monitorare la performance del
business in termini di dipendenti, clienti, prodotti venduti e acquistati.
Slide 4
ERP e controlli automatici
Caratteristiche di un ERP
• sistema complesso: approccio per processi
• modulare: possibilità di utilizzo dei soli moduli necessari;
• visibilità dei dati all’intera organizzazione: operazioni on-line
• unicità del dato: unicità del database di riferimento e unico DBMS
• architettura client/server: ripartizione e efficiente allocazione dei carichi di
calcolo - scalabilità;
• altamente configurabile / customizzabile
• possibile utilizzo multi-aziendale
•include funzioni di supporto al processo decisionale
Slide 5
Modulare
SD
MM
FI
CO
R/3
PP
AM
BASIS
QA
COMPONENTS
OC
PM
HR
IS
PS
Scalabilità
Low End
High End
Operating
UNIX
UNIX
UNIX
UNIX
Systems
Windows NT
Windows NT
Windows NT
Windows NT
Max. Number
of Users
40
100
400
1000 +
ERP e controlli automatici
E’un ERP?
Slide 8
ERP e controlli automatici
E’un ERP?
UNIX
Slide 9
ERP e controlli automatici
E’un ERP?
Slide 10
ERP e controlli automatici
Il mercato degli ERP
Slide 11
ERP e controlli automatici
Caratteristiche degli ERP più diffusi
SAP
SAP è decisamente un ERP ed è il più diffuso al mondo. SAP è una compagnia tedesca,
collegata con solidi processi e controlli. Pur essendo molto complesso da implementare è il leader
di mercato tra gli ERP. SAP ha conquistato tale posizione grazie a grandi organizzazioni
multinazionali; gran parte delle aziende manifatturiere utilizzano SAP.
ORACLE
Oracle è il secondo ERP più diffuso al mondo dopo SAP; è cresciuto considerevolmente negli
ultimi 5 anni soprattutto nel mercato delle aziende medie. È possibile trovare molte aziende
tecnologiche, di intrattenimento e di utilities che utilizzano Oracle Financials.
Oracle è anche il maggior fornitore di Database al mondo. Quando Oracle afferma che sono
presenti nel 90% delle organizzazioni è grazie ai suoi database.
Oracle ha acquisito Peoplesoft, che è un altro ERP particolarmente forte nel fornire sistemi di
supporto per le risorse umane, paghe e personale. Nonostante SAP domini il mercato degli ERP
bisogna sottolineare che Oracle ha più nuove implementazioni nel mondo rispetto a SAP; due
ragioni principali sono la facilità di utilizzo e l’economicità di Oracle rispetto a SAP.
Slide 12
ERP e controlli automatici
Caratteristiche degli ERP più diffusi (segue)
Microsoft Dynamics
Questo prodotto si chiamava in origine Navision: ora è conosciuto come Microsoft Dynamics.
Rappresenta il tentativo di Microsoft di entrare nel mercato degli ERP e di competere con SAP e
Oracle.
JD Edwards
È molto buono per i clienti del settore manifatturiero ma su una scala più piccola rispetto a SAP.
JDE è stato acquistato da Peoplesoft qualche anno fa, quindi al momento è di proprietà di Oracle.
Oracle ha realizzato che le soluzioni da lui proposte non erano particolarmente forti nella gestione
dei processi di magazzino, HR e gestione cliente, richiedendo quindi ulteriore sviluppo. Le
acquisizioni hanno fornito proprio questo: JDE dal lato del magazzino, Peoplesoft per le risorse
umane e Siebal per il costumer relationship management (CRM). Oracle ha quindi lanciato un
nuovo prodotto, Oracle Fusion, che combina il meglio di tutti questi sistemi.
Slide 13
ERP e controlli automatici
Caratteristiche degli ERP più diffusi
SAGE
Sage è ora un ERP, anche se tradizionalmente era solamente un pacchetto contabile. Ha
introdotto diversi moduli addizionali che fanno sì che ora sia classificato come ERP (Version
SAGELINE 500).
Le versioni precedenti come SAGE Line 50 e Sage Line 100 non sono ERP. Si tratta di pacchetti
contabili base che possono essere utilizzati da imprese di piccole dimensioni.
Slide 14
ERP e controlli automatici
Perchè le aziende implementano gli ERP?
•Migliore ambiente di controllo
•Accesso alle informazioni di management prima non disponibili attraverso un
mix di applicazioni
•Riduzione dei costi
•Integrazione nell’organizzazione
•Un singolo sistema di supporto al posto di sistemi più piccoli e numerosi
•Adeguamento regolamentare
Slide 15
ERP e controlli automatici
Criticità dei sistemi ERP
• Accettazione del business
• Conoscenze e addestramento degli utenti
• Scarso reporting
• Complessa gestione della sicurezza
• Complesso processo di change management
Slide 16
ERP e controlli automatici
Rischi tipici con gli ERP
• Altamente configurabile, quindi non si ha un’implementazione
standard
• (falsa) percezione di un’integrazione completa tra i conti
• Segregazione dei compiti inadeguata
• Eccessiva presenza di registrazioni contabili manuali
• Capacità di manipolazione dei dati da un ERP (End user
computing)
Slide 17
ERP e controlli automatici
Controlli configurabili
• Gli ERP vengono installati con migliaia di impostazioni
configurate sulle necessità del business;
• Molte di queste impostazioni supportano il controllo del flusso di
transazioni alla contabilità generale, per assicurare il rispetto del
CAVR;
• I controlli chiave configurabili richiedono la validazione durante
la revisione del processo di business;
• Necessità di apposite procedure di change management;
Ai controlli configurabili si contrappongono quelli cd. “inerenti”
propri di un ERP e non disattivabili
Slide 18
ERP e controlli automatici
E’ un controllo configurabile?
•Il Finance Manager approva tutti gli acquisti sopra $500
all’interno di Oracle.
Slide 19
ERP e controlli automatici
E’ un controllo configurabile?
•Il Finance Manager approva tutti gli acquisti sopra $500
all’interno di Oracle.
VERO
Slide 20
ERP e controlli automatici
E’ un controllo configurabile?
•Peoplesoft calcola automaticamente un salario mensile partendo
dal salario annuale inserito.
Slide 21
ERP e controlli automatici
E’ un controllo configurabile?
•Peoplesoft calcola automaticamente un salario mensile partendo
dal salario annuale inserito.
FALSO
Slide 22
ERP e controlli automatici
E’ un controllo configurabile?
•JDE non consente l’inserimento in periodi contabili precedenti.
Slide 23
ERP e controlli automatici
E’ un controllo configurabile?
• JDE non consente l’inserimento in periodi contabili precedenti.
FORSE
Slide 24
ERP e controlli automatici
Processo Acquisti e pagamenti
• Procedure di acquisto automatizzate attraverso l’acquisto online
• Funzionalità di approvazione online
• Funzionalità integrata di ricezione e fatturazione
• Matching delle fatture
• Gestione automatizzata dei pagamenti
• Report standard per revisionare transazioni e la manutenzione
dei dati fissi
Slide 25
Il processo acquisti e pagamenti
Esempio di controlli ERP – Termini di pagamento (JD
Edwards)
Slide 26
Il processo acquisti e pagamenti
Esempi di controlli ERP – Regole di tolleranza per il 3-way
matching (JD Edwards)
Slide 27
Il processo acquisti e pagamenti
Esempi di controlli ERP – Integrity report for AP to GL update
(JD Edwards)
Slide 28
ERP e controlli automatici
Processo ricavi ed incassi
•Gestione automatizzata degli ordini
•Schemi di pricing e di sconto integrati
•Ordini sospesi – manuali e automatizzati
•Selezione automatizzata dei prodotti/magazzino da prendere
•Approvazione on line per le rettifiche
•Fatturazione e aggiornamento automatico dei registri contabili
•Standard reports per revisionare le transazioni e la
manutenzione dei dati fissi
Slide 29
Considerazioni ERP
Controlli configurabili – Ordini sospesi
Slide 30
Processo Paghe e Personale
• Il ciclo payroll non è sempre inserito nel sistema ERP
• Gestione dei ruoli ai fini di riduzione del rischio di frode
• Integrazione tra il modulo HR (Human Resources) e il modulo
Paghe e personale
• Employee Self-help
• Controllo degli accessi e segregazione dei compiti:
Finanza / HR / Paghe e personale / Dipendenti
• Controllo dei pagamenti
Slide 31
Considerazioni ERP
Controlli configurabili
Slide 32
Considerazioni ERP
Controlli configurabili
Slide 33
ERP Basics
Conclusioni
• Ambiente estremamente complesso
• Importanza delle verifiche nell’anno di transizione
• I test di ITGC da soli non sono sufficienti per fare affidamento su
un sistema ERP
• Elevato numero di rischi chiave che è necessario mitigare
• Necessità di comprendere la configurazione dei controlli
Slide 34
Domande?
Slide 35