Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Vers. 0.94.5 www.sinx.it - 1 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Indice generale Prefazione...................................................................4 Perchè Sinx................................................................................5 GNU General Public License / ita-eng(originale).....................6 Preparazione del server – Installazione dei serventi..................7 Installazione dei serventi..................................................7 Preparazione del server – Server preimpostato........................10 SME-Server....................................................................10 Preparazione del Server............................................................11 Preparazione del Server..................................................11 Requisiti del server.........................................................13 Preparazione presso un provider....................................14 Preparazione del server - Note sugli utenti..............................15 Utenti del programma.....................................................15 Anagrafica ...............................................................................16 Inserimento e ricerca anagrafiche...................................16 Ricerca Associati............................................................17 Importanza dell'anagrafica..............................................18 Rubrica...........................................................................19 Fatturazione .............................................................................20 Gestione delle fatture......................................................20 Contabilità: Ricevuta Fiscale...................................................22 Cancellazione, Modifica ed inserimento Ricevuta Fiscale ........................................................................................22 Contabilità: Prima Nota ..........................................................24 Cancellazione, Modifica ed inserimento Prima Nota.....24 Contabilità: Conto economico ................................................26 Contabilità: Stato Patrimoniale ...............................................27 Contabilità: Rendiconto Economico...............................28 www.sinx.it - 2 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Contabilità: Chiusura anno sociale..........................................30 Moduli .....................................................................................31 Compilazione e scaricamento Moduli............................31 Calendario appuntamenti.........................................................32 Gestione delle date e di appuntamenti............................32 E-Mail .....................................................................................33 Invio E-Mail...................................................................33 Uso del programma..................................................................34 Consigli utili per iniziare ad usare il programma...........34 Barra Superiore...............................................................35 Contabilità......................................................................35 Sostenere Sinx................................................................36 Glossario..................................................................................37 www.sinx.it - 3 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Prefazione “Le associazioni del volontariato animano la solidarietà, la partecipazione e l'integrazione sociale, operando al servizio delle persone in difficoltà. E' una realtà in grado di proporre e progettare insieme alla politica e all'Amministrazione il cambiamento senza chiedere nulla in cambio.” tratto da: http://www.noprofit.org Questa è la motivazione che ha spinto a realizzare questo software, scritto con lo scopo principale di aiutare chi lavora e gestisce un'Associazione. Infatti, anche se generalmente non se ne tiene conto, gestire un'Associazione significa dedicare risorse ed energie al di fuori delle proprie realtà lavorative e spendere del tempo per una struttura che ha le medesime esigenze di gestione aziendale. Al tempo stesso, fare parte di un'Associazione di volontariato non comporta riconoscimenti economici, ma esclusivamente morali e sopratutto una crescita sociale e culturale; per questo non ritengo corretto vendere ad un'Associazione un prodotto utile e necessario per il corretto svolgimento delle proprie attività alla pari di un qualsiasi ente commerciale; non è eticamente né moralmente corretto. Se, invece, si da all'Associazione la possibilità ed i mezzi per operare con serenità, ecco che tutto rientra correttamente nella filosofia del no-profit, ovvero: non un fare qualcosa per un proprio ritorno economico, ma per il bene ed il progredire socio-culturale collettivo. La filosofia del Software libero si sposa perfettamente con quella del volontariato e del no-profit ed ecco perchè, nonostante il tempo e le fatiche che questo software è costato e costerà, ho preferito rilasciarlo adottando una licenza libera, anzi, la licenza libera per eccellenza; la GNU-Gpl. www.sinx.it - 4 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Perchè Sinx Il nome “Sinx” è derivato da una serie di ragionamenti e circostanze: Volevo seguire la tipica tradizione Hacker che predilige un nome derivante da un acronimo ricorsivo e, inizialmente, avevo pensato di scrivere il gestionale basandomi su xoops, noto motore per la creazione di siti dinamici; idea che si è rivelata alquanto difficoltosa e non vantaggiosa dal punto di vista del tempo, portandomi a realizzare che forse, scrivere il software tutto da zero potrebbe portare dei vantaggi a medio-lungo termine, altrimenti non possibili; Uno su tutti, l’indipendenza da aggiornamenti e rettifiche altrui, ma anche maggiore conoscenza del software e, non nego, maggiore soddisfazione. Da qui il nome Sinx: Sinx-is-not-xoops rispettando quindi la tradizione hacker e contemporaneamente monito per ricordarmi che non sempre la via apparentemente più semplice è in realtà la migliore. Spero che questo software in abbinamento a questo manuale che considero ed è parte integrante del programma, possano dare un aiuto in più a tutte quelle persone che operano nobilmente nel campo del volontariato e del noprofit. Link Linkutili: utili: http://www.noprofit.org http://www.noprofit.org http://www.gnu.org/licenses/gpl-3.0.html http://www.gnu.org/licenses/gpl-3.0.html http://www.sinx.it http://www.sinx.it http://wiki.contribs.org/Main_Page http://wiki.contribs.org/Main_Page www.sinx.it - 5 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione GNU General Public License / itaeng(originale) La GNU General Public License è una licenza per software libero. Il testo ufficiale della licenza è disponibile all'URL http://www.gnu.org/licenses/gpl.html, mentre all'URL http://www.softwarelibero.it/gnudoc/gpl.it.txt è disponibile la traduzione non ufficiale in italiano. Viene spesso indicata con l'acronimo GNU GPL o (quando non c'è il rischio di confondersi con un'altra "General Public License") semplicemente GPL. La GNU GPL è stata scritta da Richard Stallman nel 1989, per distribuire i programmi creati dal Progetto GNU. È basata su una licenza simile usata per le prime versioni di GNU GPL permette all'utente libertà di utilizzo, copia, modifica e distribuzione; a partire dalla sua creazione è GNU Emacs. Contrapponendosi alle licenze per software proprietario, la diventata una delle licenze per software libero più usate. Sinx Sinxèèun unsoftware softwarelibero liberorilasciato rilasciatosu sulicenza licenzaibera. ibera. Nel Nelcrearlo crearloeegestirlo gestirlosisièèspeso spesocomunque comunquedel deltempo tempoeedelle dellefatiche, fatiche,èèstato statoinstallato installatosu su una unamacchina, macchina,sisièècreato creatoun unsito sitoinincui cuichiunque chiunquepuò puòandare andareaavedere, vedere,provare provareililsoftware software eescaricarselo; scaricarselo;èèstato statorealizzato realizzatoquesto questomanuale, manuale,anch'esso anch'essoinincostante costantemiglioramento miglioramentoee sviluppo. sviluppo. Per Perquesto questose sevivièèpossibile, possibile,anche anchecome comesegno segnodidiapprezzamento, apprezzamento,potete potetefare fareuna una donazione che, per quanto poco, aiuta e incoraggia a sviluppare e migliorare donazione che, per quanto poco, aiuta e incoraggia a sviluppare e migliorareililsoftware. software. Un Unaiuto aiutopotete potetedarlo darloanche anchesegnalando segnalandodifficoltà difficoltàoosuggerendo suggerendofunzioni funzionioomigliorie; migliorie; anche ancheuna unasemplice semplicefrase frasedidisostegno sostegnoèècomunque comunqueun unaiuto aiutomorale. morale. Tutto Tuttoaiuta! aiuta! www.sinx.it - 6 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Preparazione del server – Installazione dei serventi Generalmente Generalmentelalaprocedura proceduraseguente seguentenon nonèènecessaria necessariaininquanto, quanto,qualsiasi qualsiasi provider che fornisce il servizio di spazio web e database ha già provider che fornisce il servizio di spazio web e database ha giàiisistemi sistemi configurati. configurati. Queste Questeindicazioni indicazionisono sonoutili utiliaachi chidesidera desideracrearsi crearsiun unserver serverweb webnella nellapropria propria sede sede Installazione dei serventi In questo capitolo si vogliono dare delle indicazioni sull'installazione dei vari software serventi per creare un server LAMP basandosi su un sistema Debian (che comprende di conseguenza i derivati come ubuntu ecc.) NB: Questa sezione è stata presa da: http://www.tuxmind.altervista.org/? p=544 Iniziamo installando il server Mysql: $$sudo sudoapt-get apt-getinstall installmysql-server-5.0 mysql-server-5.0mysql-client-5.0 mysql-client-5.0 Dopo di che creiamo l’account di root per il database con il comando: $$mysqladmin mysqladmin-u -uroot rootpassword password www.sinx.it - 7 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Digitiamo la Password e diamo Invio. Per controllare che tutto sia andato a buon fine digitiamo: $$mysql mysql-u -uroot root-p -p“miapwd” “miapwd” Sostituendo con “miapwd” la password scelta precedentemente. Se tutto è andato a buon fine ora ci trovaremo nella console di mysql con la quale poi potremo interagire con i vari database…digitiamo “exit” e procediamo con la successiva installazione: Php5 Diamo il comando: $$sudo sudoapt-get apt-getinstall installphp5 php5php5-common php5-commonphp5-dev php5-devphp5-mysql php5-mysql Dopo di che installiamo il vero e proprio server Apache con il comando: $$sudo sudoapt-get apt-getinstall installapache2 apache2apache2-mpm-prefork apache2-mpm-preforklibapache2libapache2mod-php5 mod-php5 Inseriamo il modulo Php in Apache… $$sudo sudoa2enmod a2enmodphp5 php5 Riavviamo il server e abbiamo finito! $$sudo sudo/etc/init.d/apache2 /etc/init.d/apache2force-reload force-reload Dovremo poi trovare un sito che ci fornisca un host gratuitamente… infatti se lasciamo così ad ogni nuova connessione l’indirizzo da digitare sul browser sarà diverso e comunque sarà sempre formato da il nostro indirizzo ip! Parecchio difficile da ricordare! Per questo trasformeremo l’indirizzo ip in uno del tipo tuxmind.no-ip.org (esempio). Quindi registriamoci al sito www.no-ip.org creando un account free, dal pannello di controllo selezioniamo Host/redirects e poi Add. Compiliamo la sezione Host Name scrivendo il nome che vogliamo dare al nostro sito e poi clicchiamo su Create Host. www.sinx.it - 8 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Dopo questo dovremo installare il client no-ip sul nostro server in modo che ad ogni connessione venga aggiornato l’ip: $$sudo sudoapt-get apt-getinstall installno-ip no-ip Dopo di che configuriamo il programma dando da terminale: $$sudo sudono-ip no-ip-C -C Inseriamo le impostazioni che abbiamo specificato prima nel nostro account sul sito no-ip e abbiamo terminato… Digitiamo nel browser l’indirizzo scelto (”quello che mi pare”.no-ip.org) per vederci apparire la pagina del nostro server! www.sinx.it - 9 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Preparazione del server – Server preimpostato SME-Server Un alternativa molto valida per ottenere un server lamp pronto e funzionale è quella dell'utilizzo di distribuzioni già preimpostate per l'utilizzo come server. Una di queste, già collaudate per questi utilizzi è sme-server http://wiki.contribs.org/Main_Page Il sistema deriva da Red Hat, viene rilasciato con licenza GPL; questa è la presentazione del server che si trova nel wiki: SME SMEServer Serverèèun'avanzata un'avanzatadistribuzione distribuzioneindirizzata indirizzataall'uso all'usonelle nellepiccole piccoleeemedie medie imprese che incorpora le più comuni applicazioni server già preconfigurate imprese che incorpora le più comuni applicazioni server già preconfigurateee funzionanti. funzionanti. Sono Sonoinoltre inoltredisponibili disponibilisvariate svariatefunzionalità funzionalitàaggiuntive aggiuntivechiamate chiamate'contribs' 'contribs' sviluppate sviluppatedalla dallacomunità. comunità.E' E'rilasciato rilasciatocon conlicenza licenzaGPL GPLed edèèliberamente liberamente utilizzabile, utilizzabile,una unapiccola piccoladonazione donazioneèèmolto moltoapprezzata apprezzataed edutile utilealalproseguimento proseguimento dello sviluppo. dello sviluppo. Maggiori informazioni si possono trovare nei link sopraindicati. Approfondimenti in merito all'installazione dei software necessari per l'utilizzo di Sinx non riguardano questo manuale, ma si è comunque voluto dare un aiuto ulteriore per la corretta installazione. www.sinx.it - 10 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Preparazione del Server Preparazione del Server La preparazione del server richiede una certa conoscenza e capacità informatiche basilari alla pari di un'installazione e pubblicazione di un sito web dinamico come possono essere joombla, xoops o phpnuke. Non è necessaria invece alcuna conoscenza di programmazione anche se, per un corretto settaggio del software, è indispensabile andare ad editare alcuni file interni, ma, in quei casi, è sufficiente seguire le indicazioni che vengono date nel presente manuale e anche all'interno dei file stessi. Ci sono vari modi per preparare il server, il più usato all'interno dei server web dei gestori del servizio è l'utilizzo di phpMyAdmin, un sistema visuale ben strutturato, tuttavia, qui di seguito, vengono riportati i comandi per la preparazione tramite terminale all'interno del server, quindi, come prima cosa, bisogna accedere al server; una soluzione consigliata è quella dell'utilizzo di ssh come vettore: ssh [email protected] dove 'utente' è l'utente amministratore o gestore del server e dominio.server è, appunto, il nome di dominio da puntare, in alternativa è possibile inserire l'indirizzo ip (pubblico o privato a seconda che il server sia in locale o remoto). Entrare con l'utente root o l'utente con i permessi per creare database di mysql; es: mysql -u root -p Da Mysql, creare il database (es.: nome del database “gestionale”): CREATE DATABASE gestionale; Creare le tabelle copiando il file db_gestionale.txt Creare l'utente per l'uso del database ed assegnargli i permessi: CREATE,GRANT SELECT,INSERT,DELETE,UPDATE www.sinx.it - 11 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione ON gestionale.* TO 'administrator'@'localhost' IDENTIFIED BY 'adminpassword'; Uscire dall'utente root ed utilizzare l'utente appena impostato. Mysql -u administrator -p Entrare nel database: use gestionale; Creare l'utente amministratore per il login del software INSERT INTO utenti(utente, nome, pswd) VALUES('nome_utente', 'admin', MD5('password')); ATTENZIONE: nome_utente si inserisce un user a scelta, come per password, ma admin non è modificabile, pena il mancato login Ora entrate nel file dati_db e inserite i dati appena impostati: $host=”localhost”; //Hostname $username=”administrator”; // Mysql username $password=”adminpassword”; // Mysql password $db_name=”gestionale”; //Nome del Database Ora è possibile aprire il Browser e puntare il dominio dove risiede Sinx. Per approfondimenti, vedere le pagine man di ssh, per gli utenti windows è possibile scaricarsi il software libero 'putty' http://www.chiark.greenend.org.uk/~sgtatham/putty/ Approfondimenti su MySql: http://www.mysql.it/ www.sinx.it - 12 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Requisiti del server La configurazione del server per installare Sinx è la tipica configurazione LAMP: • Linux • Apache • MySql • Php Sinx non necessita di configurazioni particolari dei sistemi, per cui, si consiglia l'installazione delle ultime versioni stabili dei vari serventi con conseguente configurazione rivolta sopratutto alla sicurezza. www.sinx.it - 13 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Preparazione presso un provider Nella maggior parte dei casi, si utilizzano i servizi di spazio web e database dei provider web; in questo caso non ci sono configurazioni particolari da effettuare se non quella di: – copiare i file di Sinx sulla cartella web – Recuperare i dati di accesso al database (utente, password e nome del db) ed inserirli nel file di sinx denominato “dati_db.inc” – Avviare la procedura d'installazione di Sinx La procedura d'installazione si avvia aprendo il proprio broswer web ed inserendo l'indirizzo ove risiede Sinx aggiungendo “/Install” all'indirizzo es.: http://www.percoso.it/Install La procedura prevede tre step; nel primo si formeranno e popoleranno le tabelle del database (questo in genere comporta alcuni momenti di attesa), e l'inserimento del primo utente amministratore. Il secondo step prevede l'inseriomento dell'immagine dell'Associazione che deve essere di 60px in formato png e nominata “logo.png” L'ultimo step richiede i dati dell'associazione che possono essere anche modificati successivamente. Terminata l'installazione, il programma si reindirizzerà direttamente sulla schermata di login. E' consigliabile ai fini della sicurezza, eliminare la cartella “Install” una volta terminata l'installazione www.sinx.it - 14 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Preparazione del server - Note sugli utenti Utenti del programma Il software utilizza due livelli di utenza: admin e limitato. L'utente admin ha i permessi in qualsiasi link del software, mentre l'utente limitato viene bloccato e reindirizzato nella pagina principale se tenta un accesso in aree non consentite. Nel menù alcuni pulsanti sono limitati all'utente amministratore. Lo scopo di queste limitazioni è quello di poter dare la possibilità di utilizzo del software anche a utilizzatori con minori responsabilità, e, nel contempo, evitare l'utilizzo scorretto da parte di questi ultimi. L'utente amministratore è l'unico che ha i permessi di aggiungere utenti utilizzatori, e può decidere a quale livello possono operare. ATTENZIONE: gli utenti che utilizzano il software non hanno alcuna attinenza con l'utente per l'utilizzo del database configurato durante l'installazione. Il concetto multiutente La multiutenza ha la comodità di rendere il software più flessibile, in quanto si può dare a più persone il permesso di utilizzarlo, rendendolo quindi più flessibile e, al tempo stesso, mantenere una gerarchia e quindi una sicurezza del programma. Un software utilizzato in rete come Sinx, ha un ulteriore vantaggio in quanto più utenti possono accedervi anche contemporaneamente, ed ognuno con i relativi permessi. www.sinx.it - 15 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Anagrafica Inserimento e ricerca anagrafiche Le prime voci del menù riguardano l'inserimento e la ricerca dell'anagrafica. Questa è divisa in: • Anagrafica Fondatori • Anagrafica Associati • Altri Per Fondatori si intendono quelle figure principali dell'Associazione quali il presidente, i revisori dei conti ecc., coloro che hanno fondato l’Associazione. Gli associati possono essere divisi anche questi per categorie come per esempio: gli ordinari, i sostenitori ecc. Infine gli Altri riguarda quelle persone, realtà o altre Associazioni, che in qualche modo hanno a che vedere con le attività dell'Associazione come possono essere gli sponsor, ospiti di convegni ecc. Quando si inserisce un nuovo record, si consiglia prima di verificare se le Funzioni degli associati e la tipologia degli associati sono state regolarmente inserite; in caso è meglio provvedere prima all'inserimento di queste ultime voci, per poi inserire le anagrafi degli associati. Per inserire le funzioni e le tipologie di associati si utilizzano i relativi pulsanti presenti nel menù di destra colore grigio Dalla versione 0.93.4 nelle schermate di inserimento anagrafico, è possibile inserire anche l'immagine dell'associato, in questo modo, nel momento in cui si visualizza la scheda associato, oltre a tutte le informazioni che lo riguardano, si ha anche un'informazione visiva del medesimo. www.sinx.it - 16 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Nel caso in cui si decidesse di non inserire immagini, il programma automaticamente assegna un'icona standard. Alcune voci sono fondamentali per l'anagrafica come il nome e la funzione dell'Associato, queste voci sono obbligatorie e si distinguono perchè di colore rosso e con un asterisco; se non vengono compilate, il programma da una schermata di errore. Sotto le caselle per la compilazione ci sono alcuni suggerimenti che aiutano nella compilazione della scheda Ricerca Associati Anche la ricerca è suddivisa in Fondatori, Associati, Contatti utili; ed è possibile effettuarla tramite nome per tutte e tre le categorie, tramite funzione per la categoria dei fondatori e tramite tipologia di associato per gli associati. Nella ricerca per nome di fondatori ed Associati, nel caso in cui nella casella combinata non si specifica alcuna lettera dell'alfabeto, si visualizzerà il listato completo. Se viene selezionata una lettera, vengono visualizzati esclusivamente i nomi che iniziano per quella lettera specifica. Nella lista, vengono visualizzate solo le informazioni principali degli associati, se si desidera avere ulteriori informazioni di un associato specifico, è possibile farlo utilizzando la scheda associato presente in fondo al listato. Si specifica il numero identificativo dell’associato desiderato ed in questo modo si ottiene tutto ciò che è stato registrato al riguardo, oltre che l’anagrafica, si ottengono anche le informazioni di ricevute pagamenti effettuate dall’Associazione verso l’associato. Sempre dalla scheda associato, sarà quindi possibile cancellare o modificare i vari parametri anagrafici dello stesso. www.sinx.it - 17 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Importanza dell'anagrafica L'anagrafica è un elemento importante per un sistema gestionale: oltre ad avere la possibilità di trovare velocemente i recapiti, permette di inquadrare con precisione le attività che l'Associazione svolge, il tutto con un sistema centrale e quindi senza perdita di dati o doppie informazioni registrate in svariati sistemi. www.sinx.it - 18 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Rubrica Dalla versione 0.93 di Sinx, è stata inserita la voce Rubrica che permette una visualizzazione istantanea di tutti gli associati e le loro principali informazioni: nome e cognome, indirizzo, email, recapiti telefonici e data di nascita. La voce rubrica è pensata sopratutto per la necessità di visualizzare velocemente i dati per un contatto riducendo al massimo opzioni di ricerca e filtraggi altrimenti svolti dalla funzione ‘ricerca’ del menù. Per permettere una ricerca immediata, i nomi sono suddivisi proprio come una rubrica cartacea, tramite alfabeto. www.sinx.it - 19 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Fatturazione Gestione delle fatture La voce Fattura permette di creare e gestire le fatture dell'Associazione. La schermata principale riprende la medesima impostazione delle altre schermate con una visualizzazione a scendere che inizia con la Stampa delle fatture effettuate. Stampa Fatture In Stampa Fatture effettuate è sufficente inserire il numero della fattura da stampare utilizzando la casella combinata e premere sul pulsante "Stampa Fattura". In automatico, la fattura viene preimpostata con la carta intestata dell'Associazione. Registra Incasso Fattura La voce Registra incasso Fattura è impostata in modo che, nel momento in cui l'associazione incassa effettivamente quanto gli spetta secondo una fattura emessa, l'incasso viene registrato in prima nota e, selezionando la voce corretta, nel conto economico. I passaggi sono i seguenti: • Si specifica la voce del conto economico dove verrà inserito l’incasso • Si specifica il numero di fattura incassata utilizzando la casella combinata • Si specifica se l'incasso va in cassa (soldi contanti, assegno ecc.) oppure direttamente in banca (bonifico, transizione elettronica ecc.) www.sinx.it - 20 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione • Infine si preme il pulsante "Registra Incasso" Automaticamente il totale della fattura viene registrato come incasso in primanota e vengono ricalcolati i totali della stessa; in più viene anche aggiornata la voce del conto economico sommando il nuovo incasso. E’ importante quindi che all’interno del database sia già stata inserita la voce corretta del conto economico dell’Associazione Compilazione Fattura Per la compilazione della fattura, si procede in questo modo: • Nella casella di testo, si inserisce il numero della fattura • In seguito nella casella combinata si specifica il cliente tenendo presente che il cliente deve essere precedentemente registrato nella sezione dell'anagrafe altrimenti non viene inserito in lista • Si compilano i campi sottostanti formati da descrizione, quantità, Prezzo unitario e iva in percentuale e senza inserire il simbolo % Fatto questo, si preme il pulsante "Registra Fattura" per la registrazione Nel caso si abbia la necessità di inserire più voci nella stessa fattura, è sufficiente ripetere l'operazione facendo attenzione ad inserire lo stesso numero di fattura e lo stesso cliente. In questo modo, le voci vengono accodate ed i totali ricalcolati in automatico. Visualizzazione Fatture In questa sezione è possibile visualizzare la fattura completa con i dati inseriti ed i totali. Si specifica quale fattura si vuole visualizzare utilizzando la casella combinata e si preme il pulsante "Visualizza Fattura" Infine, in fondo alla pagina, è possibile visualizzare un listato delle fatture effettuate. www.sinx.it - 21 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Contabilità: Ricevuta Fiscale Cancellazione, Modifica ed inserimento Ricevuta Fiscale La schermata delle ricevute fiscali si presenta nello stesso stile di tutto il software, con le funzioni impostate nel seguente ordine: Stampa, cancella, modifica, inserisci, visualizzazione. Tutte le modifiche si basano sull'id della ricevuta; per stampare si inserisce l'id nell'apposita casella, il software intesta e ordina la ricevuta dopodiché basta lanciare il comando di stampa dal menù del browser. Stesso principio anche per il comando 'Cancella', mentre per effettuare la modifica di una ricevuta, oltre ad inserire l'id, è necessario specificare quale campo si vuole modificare ed inserire la nuova voce, tutto nelle specifiche caselle. Per inserire una nuova ricevuta, la data viene inserita automaticamente; se la data odierna non è quella in cui si desidera registrare la ricevuta, è possibile specificarla facendo attenzione ad inserirla nella modalità corretta: gg-mmaaaa. Sempre nell’inserimento della ricevuta, è importante specificare la voce in cui Sinx andrà ad operare nel conto economico; quindi, anche in questo caso, prima di registrare una ricevuta, è importante accertarsi dell’esistenza della voce corretta nel conto economico; in caso contrario è essenziale prima inserire tale voce. Questa voce è importante in quanto, oltre a collegare la ricevuta al conto economico, permette anche la precompilazione automatica del rendiconto annuale Il nome dell’Associato viene preso dal database dell'anagrafica, quindi è indispensabile che il nominativo venga prima inserito nella sezione delle www.sinx.it - 22 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione anagrafiche di Sinx. Infine, si inserisce il valore ricevuto nella casella 'Euro' e la causale. Nel momento in cui si registra la ricevuta, viene aggiunta in automatico una voce nella prima nota nella sezione di "entrata cassa" e ricalcolati i totali analogamente all’incasso fattura e, come tale, viene anche aggiornato il conto economico dell’Associazione Lo stesso vale nel caso in cui si modifica o cancella una ricevuta. Riepilogando, Riepilogando,ogni ognivolta voltainincui cuisisiregistra registrauna una ricevuta, automaticamente il software ricevuta, automaticamente il softwarelalainserisce inserisce ininprima-nota prima-notacassa, cassa,ininconto contoeconomico economicoeequindi quindi lalaregistra nella precompilazione registra nella precompilazionedel delrendiconto rendiconto annuale. annuale. www.sinx.it - 23 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Contabilità: Prima Nota Cancellazione, Modifica ed inserimento Prima Nota La pagina per l'inserimento della Prima Nota si presenta con il seguente ordine: La prima sezione riguarda la cancellazione della singola nota; per cancellare una voce si inserisce il numero id della nota e si preme -Cancella-. Il calcolo della Prima Nota viene rifatto automaticamente. La seconda sezione riguarda la modifica di una singola voce della Prima Nota; è possibile modificare sia la descrizione che il valore. Per modificare una voce, si indica in numero id della voce da modificare; nella casella "Campo" si indica quale voce modificare (Data, descrizione, dare o avere); nella casella "Nuovo Record" si scrive la nuova voce. La terza sezione riguarda l'inserimento di una nuova voce, la data è inserita automaticamente oppure è inseribile manualmente nella casella a fianco, facendo attenzione al formato che deve essere gg-mm-aaaa. Come per la ricevuta, anche in questo caso è importante specificare la causale in cui si fa riferimento per il conto economico. La casella "Operazione" indica la descrizione della voce; infine si seleziona il tipo di movimento che verrà effettuato utilizzando una delle quattro opzioni a disposizione: entrata o uscita cassa; entrata o uscita banca. In fondo alla pagina c'è indicata la lista completa della prima nota in ordine di data e il calcolo automatico dei totali con il disavanzo. Stampa e salvataggio prima nota www.sinx.it - 24 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Per stampare la prima nota, è presente un link all'inizio della pagina stessa che rimanda ad una pagina compilata con l'intestazione dell'Associazione e la tabella completa della Prima nota. Nello stesso modo &grave possibile fare il salvataggio dell file in formato pdf indicando invece della stampante la voce: "Stampa su file" ed indicando il nome ed il percorso del file. www.sinx.it - 25 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Contabilità: Conto economico Come per tutte le voci viste fin’ora, anche la pagina del conto economico è formata dalle funzioni di stampa, azzeramento, cancellazione voce e modifica della singola voce. Essendo queste uguali alle precedenti, non verranno ulteriormente spiegate. L’inserimento di una nuova voce del conto economico permette di inserire già un valore di base; se il valore è nullo, la voce è comunque richiesta, non può essere vuota; in questo caso si inserisce il valore 0. IlIlconto contoeconomico economicoèèilildocumento documentodidibilancio bilancioche, che,contrapponendo contrapponendoi icosti costied edi iricavi ricavididicompetenza competenza del delperiodo periodoamministrativo, amministrativo,illustra illustraililrisultato risultatoeconomico economicodella dellagestione gestionedel delperiodo periodoconsiderato; considerato; misurando, misurando,ininquesto questomodo, modo,l'incremento l'incrementoooilildecremento decrementoche cheililcapitale capitalenetto nettoaziendale aziendaleha hasubito subito per pereffetto effettodella dellagestione. gestione. InInparticolare, particolare,ililconto contoeconomico: economico: --individua individuatutti tuttii ifattori fattoriche chehanno hannopartecipato partecipatoalalciclo ciclogestionale gestionaleeecostituisce costituisceuna unaverifica verificadidicome come hanno hannocontribuito contribuitoalalrisultato risultatod'esercizio d'eserciziolelevoci vocidello delloStato Statopatrimoniale; patrimoniale; --permette permetted'individuare d'individuarei irisultati risultatiparziali parzialididitutte tuttelelefasi fasigestionali gestionaliinincui cuipuò puòessere esserescomposta scomposta l'attività l'attivitàdell'impresa; dell'impresa; --permette permettedidiindividuare, individuare,ininvia viadidiprima primaapprossimazione, approssimazione,leleresponsabilità responsabilitàdidiciascun ciascundirigente dirigente (responsabili (responsabilididifunzione). funzione). Tratto Trattoda dahttp://it.wikipedia.org/wiki/Conto_economico http://it.wikipedia.org/wiki/Conto_economico Una nota molto importante da segnalare è il fatto che, nel momento in cui si inserisce una voce in prima nota o si emette fattura o ricevuta, l'importo si carica automaticamente anche nella voce assegnata del conto economico; è implicito quindi, sottolineare che all'inizio dell'uso del gestionale è consigliabile inserire le voci principali del conto economico anche se a valore zero, in modo da poter già operare in contabilità www.sinx.it - 26 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Contabilità: Stato Patrimoniale Nell'ordinamento italiano, lo stato patrimoniale è uno dei documenti che, ai sensi dell'art. 2423 c.c. comma 1 del codice civile, compongono il bilancio d'esercizio. Il modulo “Stato Patrimoniale”, al contrario del conto economico, non è collegato alla contabilità per cui le voci vengono inserite direttamente, non sono influite e non influiscono gli altri moduli. Nella pagina dello stato patrimoniale, si trova sempre la classica struttura di Sinx per stampare, modificare, inserire e visualizzare le proprie voci Lo Stato patrimoniale è a sezioni contrapposte, a sinistra vi è l'attivo e a destra il passivo. Lo schema segue quello previsto dall'articolo 2424 per le società per azioni che, per effetto del richiamo di cui all'art. 2217 si applica alla generalità delle imprese. www.sinx.it - 27 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Contabilità: Rendiconto Economico La L.266/91 (art.3 comma 3) stabilisce che nell'atto costitutivo o nello statuto delle Organizzazioni di volontariato devono essere previsti: • - l'obbligo di formazione del bilancio; • - le modalità di approvazione dello stesso da parte dell'Assemblea degli aderenti. La norma non indica schemi precostituiti ma si limita a richiedere che dal bilancio risultino i beni, i contributi o i lasciti ricevuti. Tale documento, oltre ad essere obbligatorio per legge, risponde all'esigenza di trasparenza e di pubblicità nei confronti di tutti i soggetti che vengono a vario titolo in contatto con l'organizzazione, è il principale strumento per dimostrare l'attività svolta ed è necessario perche l'organizzazione possa mantenere la qualifica di Ente non commerciale e godere delle agevolazioni fiscali previste. • • • Il bilancio va approvato dall'Assemblea nei tempi previsti dallo Statuto e pertanto va necessariamente accompagnato da copia del verbale di approvazione da parte della Assemblea, datato e sottoscritto dal legale rappresentante. Il rendiconto economico andrà accompagnato da una relazione o cd. rendicontazione sociale. Numerose previsioni normative, quali ad esempio, gli obblighi di rendicontazione dell'utilizzo dei fondi del cinque per mille, richiedono che il rendiconto economico sia affiancato e integrato con una rendicontazione sociale. Attraverso tale documento l'organizzazione potrà fornire indicazioni utili al fine di: - Evidenziare i tratti essenziali del servizio "istituzionale" svolto; - Analizzare sommariamente la capacità di lavoro in rete sul territorio; - Mostrare l'impegno per sostenere e valorizzare il patrimonio umano, quale risorsa prioritaria, coinvolto nell’organizzazione: volontari, dirigenti e sostenitori. www.sinx.it - 28 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Si ricorda anche l'obbligo di tenere separati rendiconti delle singole raccolte pubbliche di fondi, imposto dall’art. 8 del D.lgs 460/97, e ribadito dalla Circolare n. 59 del 31 ottobre 2007. La somma dei risultati delle singole raccolte fondi, andrà naturalmente a costituire la più ampia voce di bilancio "raccolte fondi". • • • • Al bilancio dell'organizzazione di volontariato vanno, pertanto, sempre allegati i seguenti documenti: 1. Verbale di approvazione del rendiconto da parte dell'Assemblea dei soci; 2. Relazione sociale; 3. Eventuali rendiconti e relazioni illustrative delle singole raccolte fondi effettuate; 4. Eventuale rendiconto della destinazione del cinque per mille ricevuto. Sinx predispone il modulo già con i presunti totali calcolati; sarà compito dell'associazione verificare e completare il modulo per poi quindi archiviarlo nel formato preferito. Stampa Stampasu suSinx. Sinx. Sinx predispone Sinx predisponelelepagine paginedidistampa stampacon conl'intestazione l'intestazionedell'Associazione dell'Associazioneeei isuoi suoidati dati principali. principali. Per Perarchiviare archiviareeestampare stamparesisiutilizza utilizzalalafunzione funzionedel delproprio propriobrowser browserweb, web,iningenere generesituata situata sul sulmenù menùFile/Stampa. File/Stampa. Dalla Dallapagina paginadidistampa stampaèèpossibile possibiledecidere decideredidilaciare laciarelalastampa stampaalla allapropria propriastampante stampante oppure oppuredidicreare creareun unfile file(in (ingenere generepdf) pdf)tramite tramiteililcomando comando“Stampa “Stampasu suFile” File” www.sinx.it - 29 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Contabilità: Chiusura anno sociale Dalla versione 0.93.6 di sinx è stato introdotto il modulo di chiusura anno sociale, presente nel menù con l'omonimo pulsante di colore rosso nella sezione di contabilità. Premendo il pulsante l'utente si trova nella schermata che permette, tramite altri due pulsanti, di chiudere l'anno associativo; il primo pulsante crea una versione salvabile e stampabile del libro soci, e di tutta la contabilità comprendente prima nota, ricevute, fatture, conto economico e stato patrimoniale. Premendo il secondo tasto si ottiene l'azzeramento della contabilità e di tutti gli indici contabili permettendo quindi la ripresa dell'anno contabile da zero. Una volta effettuato l'avvio del nuovo anno associativo, l'utente deve preoccuparsi di inserire le voci di apertura del conto economico, stato patrimoniale e prima nota, per esempio, se in prima nota, alla chiusura dell'anno associativo c'è un attivo di 1000,00€, l'utente deve inserire come prima voce in prima nota il disavanzo di 1000,00€ da anno precedente, quindi continuare con le nuove voci. www.sinx.it - 30 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Moduli Compilazione e scaricamento Moduli All'interno del programma è possibile sfruttare alcuni moduli precompilati che verranno progressivamente implementati nel tempo. Per la compilazione dei moduli ci sono due possibilità: nel primo caso vengono inseriti i campi richiesti, si seleziona il modulo dalla lista dei moduli a disposizione, quindi si preme il pulsante "invia". Il modulo viene precompilato con intestazione dell'associazione e pronto da stampare sfruttando il comando di stampa del proprio browser. In alternativa è possibile aprire i moduli precompilati in pdf cliccando sul link "Files e Immagini" situato sotto il pulsante "Invia". Si aprirà una schermata con la lista dei moduli caricati nel programma. I moduli in pdf risiedono nella cartella Download dove è possibile aggiungere i propri moduli creati utilizzando il modulo files e immagini presente con il pulsante omonimo. Le Leestensioni estensioni IImoduli moduliinseriti inseritiininSinx Sinxsono sonostati staticreati creaticon conOpen OpenOffice; Office;essendo essendoSinx Sinxstesso stessoun un software libero, esso ubbidisce alla licenza Gnu-gpl e quindi non utilizza software libero, esso ubbidisce alla licenza Gnu-gpl e quindi non utilizzaalcun alcun file filediditipo tipoproprietario. proprietario. Chi Chiutilizzasse utilizzassesoftware softwareproprietario proprietariocome comeper peresempio esempioMs-Office Ms-Officesisipuò può ritrovare ritrovaremoduli modulinon nonleggibili. leggibili. SiSiprecisa precisache chequesto questonon nonèèaacausa causadell'adozione dell'adozionedidisistemi sistemiliberi, liberi,bensì bensìl'inverso l'inverso ininquanto quantosono sonoiisoftware softwareproprietari proprietariaanon nonvoler voleradeguarsi adeguarsiall'uso all'usodidiformati formati standard. standard. www.sinx.it - 31 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Calendario appuntamenti Gestione delle date e di appuntamenti In Sinx è possibile gestire gli appuntamenti dell'Associazione. La schermata principale si presenta con il calendario del mese attuale. Se ci sono degli appuntamenti già registrati, i giorni sono evidenziati con colore arancio; per visualizzare l’appuntamento, è sufficiente premere sopra al numero del giorno. Si aprirà una schermata con la tipica formattazione di Sinx dove è possibile cancellare l’evento, modificare l’evento ed in fondo visualizzare l’evento o la lista eventi di quel determinato giorno. La voce modifica, oltre a modificare un evento esistente, permette di aggiungerne uno nuovo; sarà sufficiente in questo caso, premere il pulsante “nuovo” al posto di “modifica”. Dalla schermata principale del calendario, nel caso in cui non ci siano appuntamenti registrati, i giorni del calendario hanno la stessa colorazione di un qualsiasi link; premendo su uno di essi, si aprirà la schermata per registrare un nuovo appuntamento con la data preimpostata. In alto a sinistra del calendario è possibile scorrere i vari mesi dell’anno. www.sinx.it - 32 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione E-Mail Invio E-Mail Da Sinx l'Associazione può spedire e tenere archiviate le mail spedite. Sinx da la possibilità di decidere se spedire una mail inserendo l'indirizzo manualmente, oppure utilizzando uno degli indirizzi registrati in anagrafe; in più permette un invio multiplo a tutti gli associati o solamente al direttivo. I riceventi nell'invio multiplo non visualizzano gli indirizzi altrui Se si vuole, è possibile salvare la mail vistando il check "Salva Mail"; la mail verrà registrata nel database e aggiunta nella lista visualizzabile premendo il pulsante sottostante. E' Importante sottolineare che alcuni provider bloccano l'invio multiplo di email nel caso in cui queste superino un numero eccessivo di invii. In questo caso, anche se Sinx invia correttamente le mail, queste ultime non arrivano a destinazione senza dare avviso del mancato recapito. Se si decide di utilizzare questo servizio come invio di Newsletter, si consiglia di tenere conto di questa nota IlIlservizio servizioe-mail e-mailintegrato integratoininSinx Sinxnon nonèèun unclient clientdidiposta postaelettronica elettronicacon contutte tuttelelefunzioni funzioniche che quest'ultimo quest'ultimoha. ha. L'utilità del sistema permette un rapido invio di mail senza aprire ulteriori software, e di avere L'utilità del sistema permette un rapido invio di mail senza aprire ulteriori software, e di avere archiviate archiviatelelemail mailall'interno all'internodidiun undatabase, database,ma manon nonsostituisce sostituisceininpieno pienoun unclient clientdidiposta postaelettronica. elettronica. www.sinx.it - 33 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Uso del programma Consigli utili per iniziare ad usare il programma Una volta installato e settato il programma, siete pronti per l'uso. Questa sezione vuole essere una guida di massima per agevolare l'utente ad un uso corretto, limitandosi a dare delle indicazioni e consigli sull'uso di Sinx. Una volta famigliarizzato con il software, i primi dati che è consigliabile verificare e personalizzare, sono: • Funzioni degli Associati • Tipo di Associati Per Funzioni degli Associati, si intendono le varie cariche o nomine che vengono date ai principali rappresentanti dell'Associazione, come per esempio, il presidente, il vicepresidente, il revisore dei conti ecc.; mentre per Tipo di Associati, si intendono le varie tipologie che un'Associazione può dare ai propri Associati, come per esempio il socio sostenitore, il socio ordinario o straordinario ecc. E'E'importante importanteinserire inserireprima primadiditutto tuttoleleanagrafi anagrafiininquanto quantolalacontabilità contabilitàeelalamaggior maggiorparte partedelle delle funzioni funzionifanno fannocomunque comunqueaacapo capodidiuna unapersona personaregistrata registratanell'anagrafe nell'anagrafedel delsoftware. software. Una volta inseriti questi primi dati, è possibile inserire le anagrafi degli associati. www.sinx.it - 34 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Barra Superiore La barra superiore di Sinx è stata strutturata in modo da avere sempre a prima vista alcune informazioni importanti quali: • La tipologia del software stesso • Il livello di utente in cui ci si è loggati • Data e ora (che si aggiornano ad ogni cambio di pagina) • La versione del software che si sta utilizzando In più, cliccando sul logo, si viene sempre reindirizzati alla pagina principale di Sinx e, alla propria destra, è sempre presente il pulsante per uscire dal software. Contabilità Tutti i moduli contabili di Sinx sono collegati tra di loro: quando si emette una fattura o ricevuta, queste vengono registrate anche in primanota, in conto economico e nella precompilazione del rendiconto annuale. In più le emissioni di ricevute/quietanze e fatture agli associati, vengono registrate anche nella scheda dell'associato stesso, questo per creare un quadro completo dell'attività dell'associato Le fatture vengono registrate solo nel momento in cui si registra l'incasso fattura. www.sinx.it - 35 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Sostenere Sinx La gestione e progressione di un software richiede tempo e un certo investimento; quindi un aiuto è sempre gradito. Per dare la possibilità a chiunque di dare un contributo, è stata creata una rete di servizi e utilità. E' possibile dare un semplice contributo economico andando sul sito www.sinx.it e premere sul pulsante “donazione”; è possibile aiutare nella progressione del software semplicemente mandando consigli o segnalazioni all'indirizzo di posta [email protected]; l'acquisto del software permette di avere anche un'assistenza on-line ufficiale per un periodo di 30 giorni; è possibile anche acquistare prodotti di marketing con il logo del software come la maglietta o il capellino che si trovano anch'essi sul sito di Sinx. Anche il solo scaricamento del software aiuta, perché più persone utilizzano il gestionale, più si riesce a indirizzarlo sulle esigenze che un'Associazione ha. Registrandosi sul sito, si ha in automatico una web-mail che permette di fare e ricevere comunicazioni direttamente, senza intermediari con l'autore del programma. Quindi, qualsiasi modo decidiate di adottare, GRAZIE PER IL VOSTRO CONTRIBUTO!! www.sinx.it - 36 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Glossario Database: In informatica, il termine database, banca dati o base di dati, indica un archivio dati, o un insieme di archivi, in cui le informazioni in esso contenute sono strutturate e collegate tra loro secondo un particolare modello logico (relazionale, gerarchico, reticolare o a oggetti) e in modo tale da consentire la gestione/organizzazione efficiente dei dati stessi grazie a particolari applicazioni software dedicate DBMS: In informatica, un Database Management System (abbreviato in DBMS) è un sistema software progettato per consentire la creazione e la manipolazione (da parte di un amministratore) e l'interrogazione efficiente (da parte di uno o più utenti) di database (ovvero di collezioni di dati strutturati), per questo detto anche "gestore o motore del database", e ospitato su architettura hardware dedicata oppure su computer. I DBMS svolgono un ruolo fondamentale in numerose applicazioni informatiche, dalla contabilità, alla gestione delle risorse umane e alla finanza fino a contesti tecnici come la gestione di rete o la telefonia. PhpMyAdmin: è un'applicazione PHP libera che consente di amministrare in modo semplificato database di MySQL tramite un qualsiasi browser. L'applicazione è indirizzata sia agli amministratori del database, sia agli utenti. Gestisce i permessi prelevandoli dal database MySQL. Php: (acronimo ricorsivo di "PHP: Hypertext Preprocessor", preprocessore di ipertesti; originariamente acronimo di "Personal Home Page"[1]) è un linguaggio di programmazione interpretato, originariamente concepito per la programmazione Web ovvero la realizzazione di pagine www.sinx.it - 37 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione web dinamiche. L'interprete ha una licenza open source e libera (ma incompatibile con la GPL). Attualmente è utilizzato principalmente per sviluppare applicazioni web lato server ma può essere usato anche per scrivere script a riga di comando o applicazioni stand-alone con interfaccia grafica. Xoops: XOOPS è un content management system (CMS) che permette agli amministratori di creare facilmente siti web dinamici. È un potente strumento per lo sviluppo di piccole e grandi comunità virtuali. È scritto in PHP e utilizza database come MySQL. XOOPS è rilasciato sotto i termini della GNU General Public License (GPL) ed è libero di essere utilizzato, modificato e ridistribuito sotto licenza GPL. www.sinx.it - 38 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione Sinx è liberamente disponibile sotto licenza GPLv3 (GNU General Public License) Questo software NON HA ALCUNA GARANZIA. Se hai dei suggerimenti o vuoi partecipare più o meno attivamente allo sviluppo del software, se vuoi dare un contributo o essere aggiornato con tutte le novità di Sinx, consulta il sito http://www.sinx.it oppure manda una mail a [email protected]. www.sinx.it - 39 - [email protected] Sinx: Sinx is not Xoops – Manuale uso e installazione www.sinx.it - 40 - [email protected]