Organizzazione delle informazioni: cercare o trovare?

Organizzazione delle informazioni: cercare o trovare?
In breve:
Svariati studi dimostrano che il 30% e oltre dell’orario di lavoro viene sprecato nella
ricerca d’informazioni.
Le cause sono molteplici:

aumento del flusso delle informazioni

aumento dei mezzi tecnologici di comunicazione (telefono, fax, e-mail, onlinecommunities, ecc.)

crescente numero di documenti (burocrazia)

responsabilità, processi e linee guida per l’archiviazione poco chiari (o non
Autore:
percepiti)
Christian Riegler
Le conseguenze per un’azienda sono piuttosto pesanti:

ingenti costi interni

perdita di qualità a causa di tempi lenti di reazione

attriti interni e frustrazione crescente tra il personale
A dispetto dei fatti, che evidenziano un enorme potenziale di miglioramento, fino a ora
questo settore è stato affrontato dai dirigenti in maniera marginale, se non addirittura
trascurato. La ragione di questo si cela a sua volta in una serie di motivazioni, di cui
ne segue una selezione:

Bibliografia/fonti
i dirigenti combattono su svariati fronti. Quando perdono quote di mercato,
devono lottare per l’acquisizione di ogni singolo ordine, le banche stanno con
il fiato sul collo. Chi trova l’energia e il tempo di occuparsi, per esempio, di una
maggiore efficienza del settore amministrativo?

ci si abitua al modus operanti esistente (ma non efficiente) e non si percepisce
quest’aspetto come un vero e proprio problema (“non vi sono gravi
ripercussioni”)
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
non si è ancora eseguita un’effettiva valutazione dei potenziali di
miglioramento che, pertanto, si sottovalutano

il problema non è concretamente percepito dai dirigenti, perché non ne sono
colpiti in prima persona (in fondo, hanno collaboratori che effettuano le
ricerche per loro)

un effettivo miglioramento della situazione richiede cambiamenti organizzativi
che, come tutti sappiamo, si scontrano con delle resistenze. Per superarle
sono, dunque, necessari coraggio, impegno, determinazione e, talvolta, anche
caparbietà. Perché, quindi, sottoporsi a tutto ciò, se non è strettamente
necessario?

spesso viene affrontato un solo aspetto del problema, dove il bisogno
d’intervento è estremo. Un esempio può essere l’introduzione di un semplice
sistema DMS, in cui la normale archiviazione nei raccoglitori, la gestione delle
e-mail, ecc. restano invariate e l’utente può continuare a decidere in
autonomia dove riordinare i documenti e con quale frequenza. La ricerca,
dunque, continua…

il tema “gestione delle informazioni” è gravoso per il sistema informatico. I
dirigenti sono spesso reticenti nel delegare completamente tale questione al
reparto EDP. Senza un concetto generale e obiettivi chiari, non si ottengono
risultati: la gestione delle informazioni è riservata al capo!
Quindi, che fare?
Fortunatamente, la situazione non è priva di vie d’uscita: la cosa più importante, in
questo caso, è una soluzione che tenga conto dei 3 livelli seguenti:
Livello 1
Persone e cultura
Comportamento e atteggiamento
Livello 2
Struttura e processi
Procedure e responsabilità
Livello 3
Strumenti
Soluzioni software
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Modalità operativa
A) Trasformare la questione in un “problema del capo”
B) Adottare una visione generale (evitare soluzioni isolate!)
C) Elaborare un concetto completo
D) Selezionare la soluzione EDP più adeguata
E) Creare un team operativo efficiente
F) Verificare periodicamente i risultati (controlling sul progetto)
Dopo un’adozione corretta delle migliorie, voi (e il vostro personale) non dovrete più
porvi due domande:

dove salvo queste informazioni?

dove ritrovo l’informazione salvata?
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