Equitalia S.p.A.
Servizi di implementazione e manutenzione
del nuovo Sistema Informativo Corporate
Sistema ERP Dynamics AX
Allegato 2 – Metodologia e Fasi Progettuali
Sommario
1.
Introduzione ........................................................................................................................ 3
2.
Avvio del progetto ............................................................................................................... 5
3.
Pianificazione delle fasi ....................................................................................................... 5
4. Macro Analisi e Analisi di dettaglio dei processi e disegno della soluzione, Disegno della
soluzione Applicativa.................................................................................................................. 6
5.
Macro Analisi implementativa e progettazione .................................................................... 7
6.
Definizione delle interfacce, Creazione delle interfacce temporanee e definitive ................. 8
Interfacce temporanee ............................................................................................................. 8
Interfacce permanenti .............................................................................................................. 9
7. Definizione delle modalità di caricamento dei dati di avvio, anche attraverso migrazione dei
dati dai sistemi preesistenti. ....................................................................................................... 9
8.
Presa in carico Sistema NAV e Presa in carico del Modulo HR Dynamics AX ...................10
9.
Implementazione dei moduli applicativi ..............................................................................10
10.
Testing ...........................................................................................................................11
Prove di portata ......................................................................................................................11
Modalità conduzione test e responsabilità................................................................................12
Requisiti delle risorse HW e SW, dati e documentazione ...........................................................12
Criteri di accettazione Test utente (UAT) ...................................................................................13
Criteri di accettazione DAT e prestazioni...................................................................................13
11.
Collaudo .........................................................................................................................13
Collaudo di fase ......................................................................................................................14
Collaudo Finale .......................................................................................................................14
Collaudo in esercizio ...............................................................................................................15
12.
Attività e output previsti per la formazione e formazione utenti .......................................16
Supporto per l’erogazione di formazione agli utenti interni dell’applicativo .................................16
Il piano di formazione ..............................................................................................................18
13.
Go live e rilascio in esercizio ..........................................................................................18
Supporto Tecnico Specialistico ................................................................................................19
1. Introduzione
Per l’attivazione di ogni Modulo è necessario effettuare una serie di attività, produrre
documentazione e costituire gruppi di lavoro che collaborino con il Fornitore. I Gruppi di Lavori
si intendono costituiti dal personale Equitalia e dal personale del Fornitore nel rispetto dei ruoli e
delle responsabilità esplicitate nel capitolato tecnico.
In questo documento vengono descritte nel dettaglio le attività del progetto con indicazione della
relativa documentazione da produrre. In breve:
Attività
Deliverable atteso
Ripetitività
Avvio del progetto
Documento di Progetto
Una Tantum
Pianificazione delle Fasi
Piano di progetto
Una Tantum
Macro
Processi e requisiti funzionali
Una Tantum
Requisiti sul Reporting
In
Analisi
dei
processi e disegno della
soluzione
questo
caso
si
evidenzia la necessità
di
produrre
documentazione
specifica per singolo
modulo
soggetta,
comunque,
ad
aggiornamenti
e
revisioni successive.
Macro
implementativa
Analisi
e
Requisiti non funzionali e progetto di dettaglio,
Una Tantum
con relativa pianificazione e milestone
progettazione
Definizioni
Interfacce
delle
Disegno architetturale delle interfacce, con
Una Tantum
rappresentazione
In
integrazione
delle
modalità
di
questo
caso
si
evidenzia la necessità
di
produrre
documentazione
specifica per singolo
modulo
comunque,
soggetta,
ad
aggiornamenti
e
revisioni successive.
Definizione
delle
Analisi della migrazione (elenco banche dati
Una Tantum
modalità di caricamento
da migrare, modalità di migrazione)
In
dei dati di avvio, anche
Piano di ripresa dati con relative milestone
evidenzia la necessità
questo
caso
attraverso migrazione dei
di
dati
documentazione
dai
sistemi
preesistenti
si
produrre
specifica per singolo
modulo
soggetta,
comunque,
ad
aggiornamenti
revisioni successive.
Presa
in
carico
Documento di Analisi Applicativa
Una Tantum
dell’Applicazione
(Dynamics NAV)
Dynamics NAV
Presa
in
carico
del
Documento di Analisi Applicativa
Modulo HR Dynamics
Modulo HR Dynamic AX
AX
Analisi di dettaglio dei
Disegno
di
dettaglio
dei
processi
processi e disegno della
parametrizzare per singolo modulo
da
Per ciascun modulo
soluzione
Disegno delle Soluzione
Documento di Analisi Applicativa
Applicative
Area di Reporting
Creazione
Per ciascun modulo
Interfacce
Disponibilità interfacce in ambiente di test
Per ciascun modulo
Interfacce
Disponibilità interfacce in ambiente di test
Per ciascun modulo
Piano di test
Per ciascun modulo
temporanee
Creazioni
permanenti
Implementazione
fase
dei
applicativi
per
moduli
Realizzazione
dei
moduli
applicativi
in
ambiente di test
Realizzazione di aree di Reporting
Migrazione dati
Caricamento dati
Piano di Migrazione
Per il modulo
Analisi di dettaglio
Dynamics NAV
Definizione della struttura dati da importate
Modulo Logistica
(Documento di analisi dati)
Testing
Esito Esecuzione piano di test, in ambiente di
Per ciascun modulo
sviluppo
Collaudo di Fase
Esecuzione piano di test di fase in ambiente
Per ciascun modulo
e
di collaudo
Collaudo Finale integrato
Accettazione utente finale
Per ciascun modulo
Attività e output previsti
Piano di formazione
Per ciascun modulo
Ambiente di formazione, alimentato con i dati
Per ciascun modulo
per la formazione
Formazione Utenti
utili alla formazione
Feedback dei corsi
Go live di fase e rilascio
Manuale di esecrabilità
Per ciascun modulo
in esercizio
2. Avvio del progetto
L’attività iniziale di progetto è rappresentata dal Kick-off di progetto, in cui il Fornitore riceve
tutta la documentazione di progetto prodotta da GdL Equitalia inerente tutte le informazioni
relative all’inizializzazione del progetto, all’impostazione di un project plan, alla definizione di
una strategia comune e dell’ambito di interesse, nonché l’elenco dettagliato dei processi e tutto
quanto utile al Fornitore per espletare gli step preliminari all’attività di analisi dei processi e
disegno della soluzione, nonché dell’implementazione stessa.
3. Pianificazione delle fasi
Ai fini della gestione e del controllo dello stato di avanzamento del progetto, l’aggiudicatario
dovrà produrre mensilmente un rapporto di stato di avanzamento lavori corredato dal Piano
della Qualità e dal Piano di Lavoro aggiornato in relazione all’evoluzione delle attività di
realizzazione del sistema (attività concluse, in corso e ripianificate).
Nello specifico, il “Piano di Qualità” dovrà contenere la struttura del ciclo progettuale di sviluppo
specificando obiettivi e responsabilità delle principali attività, con il dettaglio della classe di
rischio ed i requisiti di qualità (sulla base dello standard ISO), oltre alle fasi metodologiche da
effettuare e la documentazione da produrre in ogni fase. Invece, il “Piano dei Lavori” dovrà
contenere tutte le informazioni relative alle fasi necessarie alla realizzazione del progetto, con la
specifica delle attività e tempistiche di realizzazione (preferibilmente mediante diagramma di
GANTT), sia per le attività specifiche dell’area/modulo, sia per le attività di carattere progettuale.
La compilazione di tali documenti certificano, ai fini contrattuali, gli obblighi formalmente assunti
dal Fornitore, ed accettati da Equitalia, su stime e tempi di esecuzione delle attività e sulle
relative date di consegna concordate (scadenze).
4. Macro Analisi e Analisi di dettaglio dei processi e disegno della soluzione,
Disegno della soluzione Applicativa
Per l’attività di impianto del progetto di adozione del Sistema ERP Dynamics AX si chiede, al
Fornitore, l’utilizzo della metodologia Sure Step, in quanto quest’ultima rappresenta la tecnica
che Microsoft utilizza per definire i processi di implementazione software nell’ambito dei progetti
Dynamics. Inoltre, tale metodologia ci consente di gestire l'intero ciclo di vita del progetto,
l’avvio, lo sviluppo, l’implementazione, l’ottimizzazione ed infine l’eventuale aggiornamento alla
versione successiva.
L’analisi del processi ed il disegno della soluzione prevede l’esecuzione in diversi step:
Con lo step di analisi dei requisiti raccolti da Equitalia, il Fornitore ha modo di analizzare nel
dettaglio tutte le esigenze che originano l’implementazione del sistema ERP Dynamics AX, in
quanto moduli e funzionalità del sistema devono essere aggiornati in base alle necessità di
Equitalia.
Il gruppo di lavoro deve provvedere alla pianificazione e alla preparazione del nuovo progetto
da realizzare tramite i seguenti passaggi:
•
•
•
definizione degli obiettivi, tramite l’indicazione dettagliata delle esigenze e dei risultati
che si vogliono raggiungere;
definizione della strategia d’implementazione, tramite chiarimenti sull’ambito
dell’implementazione, definizione dell’organizzazione del progetto, degli impegni rilevanti
e l’assegnazione delle risorse;
definizione della sequenza delle implementazioni, tramite indicazione progressiva delle
attività da eseguire e indicazione della priorità sulle singole implementazioni.
Il gruppo di lavoro, che provvede a svolgere tale attività, deve esser formato da soggetti
appartenenti al Gruppo di Lavoro congiunto tra Equitalia e Fornitore.
Con lo step di ANALISI il Fornitore effettua lo studio della documentazione dei processi
aziendali fornita andando a confrontare, ove necessario, lo stato attuale dei processi (AS IS) ed
il funzionamento desiderato (TO BE). Con il primo (AS IS), nella fase iniziale d’impianto,
Equitalia visiona e condivide con il Fornitore eventuali report e dati disponibili per capire quali
sono le funzionalità native del sistema ERP Dynamics AX che consentiranno di ottenere almeno
gli stessi risultati dei sistemi in dismissione; nei casi d’implementazione, tale fase rappresenta la
base per l’individuazione delle modifiche al sistema da effettuare a carico del Fornitore.
Con il secondo (TO BE) viene definito quale dovrà essere il nuovo funzionamento dei processi
in oggetto. Nello specifico, in questa fase si prevede:
•
la definizione delle esigenze connesse ad interventi informatici, ed in particolare a:
analisi delle esigenze relative ai processi operativi e di controllo, ai cambiamenti
normativi, ai requisiti contabili e finanziari ed ad altri elementi amministrativi ed
operativi che richiedano la realizzazione o il cambiamento dei sistemi informatici;
analisi degli obiettivi, dei rischi e degli impatti organizzativi, contabili, ecc.., e
degli interventi informatici richiesti da Equitalia;
•
la definizione e pianificazione delle esigenze di interventi informatici su specifiche aree o
su singole funzioni interne ad Equitalia, ivi compresa l’analisi delle dipendenze tra
progetti diversi.
Le informazioni necessarie per questo step verranno raccolte principalmente al kick off di
progetto nonché tramite discussioni di gruppo per far emergere ogni esigenza e rilevare
eventuali problematiche connesse. In questo step la documentazione è fondamentale per avere
una visione chiara e globale sui cambiamenti da effettuare.
Una volta che la macroanalisi dei processi e il disegno della soluzione per singolo modulo,
vengono approvate da Equitalia, il Fornitore procederà alla seconda fase che è rappresentata
da un’analisi di sempre maggior dettaglio della soluzione proposta fino ad avere tutte le
informazioni necessario all’implementazione del Sistema ERP Dynamics AX.
5. Macro Analisi implementativa e progettazione
L’attività di analisi implementativa e progettazione è il punto di riferimento per la fase di
realizzazione, infatti in questa fase vengono esaminate nel dettaglio le possibili soluzioni in base
alle esigenze esposte da Equitalia. Infatti, nella fase di analisi implementativa e quindi di
progettazione, Equitalia, in collaborazione con il Fornitore, spiega le analisi AS IS e TO BE e gli
eventuali gap emersi, in modo da condividere con l’aggiudicatario della gara come Equitalia
intende utilizzare il sistema ERP Dynamics AX per supportare le aree d’interesse.
Nella fase d’impianto, oltre alle attività di seguito descritte, sarà necessario svolgere un
approfondimento sui sistemi in dismissione e valutata l’eventualità di migrazioni, la cui
procedura di esecuzione sarà concordata direttamente con il Fornitore.
Ogni modulo verrà attivato con le funzionalità originarie previste da Microsoft insieme alle
implementazioni che Equitalia concorda con la società aggiudicataria della gara.
L’analisi implementativa e la progettazione prevedono le seguenti attività di analisi:
•
AS IS: presuppone la conoscenza approfondita del funzionamento attuale dei processi
dell’area d’interesse ed, in particolare, prevede: l’analisi dell’assetto tecnologico attuale,
il censimento delle attività in essere e delle fonti informatiche attive e/o in dismissione. In
base agli input iniziali, il personale di Equitalia redige il documento AS IS. Sulla base di
questo documento, il Fornitore analizza quanto fornito e costruisce la base per le attività
successive;
•
TO BE: partendo dal documento AS IS e dal disegno del funzionamento desiderato per i
processi oggetto della gara, il Fornitore costituisce la base progettuale per effettuare una
prima valutazione tecnico organizzativa e funzionale del progetto. Particolare importanza
viene attribuita alla traduzione in specifiche funzionali e tecniche delle esigenze raccolte
dagli utenti comprensive di interviste utili a rilevare problematiche relative ai sistemi
esistenti;
• GAP ANALYSIS: partendo dall’insieme dei processi del AS IS e del TO BE, Equitalia e il
Fornitore dovranno analizzare le funzionalità native del sistema ERP Dynamics AX con
le esigenze rilevate nelle fasi precedenti, sia a livello tecnico\funzionale che
organizzativo. In questa fase dovranno essere valutati sia i GAP tra i processi AS-IS e le
nuove esigenze funzionali che quelli tra queste ultime e i processi standard previsti da
AX.
Al termine dell’analisi verranno mappati i processi nello standard del sistema ERP e redatto un
documento riepilogativo dell’analisi.
La documentazione relativa a questa attività dovrà essere redatta dal Fornitore, in
collaborazione con Equitalia, e firmata da quest’ultima per validazione. L’analisi implementativa
del sistema ERP Dynamics AX viene effettuata dal gruppo di lavoro congiunto in tempi e fasi
progettuali strutturate.
Il gruppo di Lavoro congiunto dovrà essere formato da personale specializzato con le
competenze funzionali/applicative, tecniche e sistemistiche (per i dettagli consultare l’allegato
“Figure Professionali”). Di fondamentale importanza è la creazione di team inter funzionali fin
dalle attività di analisi e definizione del problema/esigenza.
In questo momento, Equitalia chiede al Fornitore l’erogazione di supporto specialistico per
effettuare studio ed analisi delle esigenze nel modo più idoneo e performante possibile.
6. Definizione delle interfacce, Creazione delle interfacce temporanee e
definitive
Il Fornitore, una volta analizzati i processi aziendali as is e to be, nonché aver evidenziato i gap
analisys, ha il compito definire le interfacce che, per tempi e modalità potranno essere di
carattere temporaneo o definitivo a seconda del tipo di uso che Equitalia intende riservare ai
sistemi interconnessi.
Una volta approvati da Equitalia, potranno procedere all’implementazione delle interfacce
temporanee e definitive.
Interfacce temporanee
Il nuovo sistema ERP Dynamics AX dovrà interfacciarsi, per il periodo pari alla durata delle fasi
di implementazioni così come indicato nella “tabella fasi”, con i sistemi dedicati già esistenti in
azienda o in corso di acquisizione. Si riporta l’elenco delle applicazioni con cui il nuovo ERP
dovrà colloquiare:
-
Dynamics NAV
Tagetik
L’interfacciamento con tutti i sistemi sopra indicati dovrà avvenire preferibilmente mediante
approcci di instaurazione degli scambi basati su Webservices o laddove possibile tramite
accesso diretto a tabelle in database (staging o appartenenti al data model ERP).
Interfacce permanenti
Il nuovo sistema ERP Dynamics AX dovrà interfacciarsi, in maniera permanente, con i sistemi
dedicati già esistenti in azienda o in corso di acquisizione. A titolo di esempio e non esaustivo si
riporta l’elenco di alcune applicazioni con cui il nuovo ERP dovrà colloquiare:
-
Active Directory
Piteco
Mainframe
Sistema payroll
Sistemi di gestione della sicurezza aziendale
Intranet aziendale (sviluppata su Sharepoint)
Portale trouble ticketing (eventuale integrazione da valutare)
Sistema protocollo Informatico
L’interfacciamento con tutti i sistemi sopra indicati dovrà avvenire preferibilmente mediante
approcci di instaurazione degli scambi basati su Webservices o laddove possibile tramite
accesso diretto a tabelle in database (staging o appartenenti al data model ERP).
Inoltre dovrà essere prevista la realizzazione di un’interfaccia utente (dashboard applicativa)
dalla quale l’utilizzatore potrà accedere in maniera diretta a tutte le informazioni, contenute nel
nuovo sistema ERP Dynamics AX o negli applicativi ad esso interfacciato necessarie allo
svolgimento delle proprie mansioni.
7. Definizione delle modalità di caricamento dei dati di avvio, anche
attraverso migrazione dei dati dai sistemi preesistenti.
Il panorama applicativo di Equitalia, come indicato anche nel capitolato tecnico, è eterogeneo.
Ciò significa che, ad oggi, sono presenti applicativi che devono essere dismessi e i cui dati
dovranno confluire all’interno del Sistema ERP Dynamics AX. Per questi applicativi, Equitalia
fornirà il dettaglio dei dati da importare sul Sistema.
Sarà cura del Fornitore identificare, proporre e documentare il set dati base di dati che intende
proporre per l’inserimento sul Sistema ERP Dynamics AX nonché le modalità e i tempi di
migrazione delle precedenti banche dati sul Sistema.
A valle dell’approvazione di Equitalia della proposta del fornitore, questo si predisporrà alla
migrazione e caricamento dei dati sul sistema ERP Dynamics AX.
8. Presa in carico Sistema NAV e Presa in carico del Modulo HR Dynamics
AX
Entro 4 mesi dalla stipula del contratto è richiesta al Fornitore la presa in carico del sistema
Dynamics NAV, mentre entro 12 mesi è prevista la presa in carico del Modulo HR Dynamics
AX.
9. Implementazione dei moduli applicativi
Con la presente gara, Equitalia chiede all’aggiudicatario di implementare il sistema ERP
Dynamics AX con funzionalità ad hoc al fine di perfezionare i moduli attivi con le caratteristiche
che consentano ad Equitalia di efficientare la gestione dei processi di Contabilità, Pianificazione
e Controllo di Gestione, Logistica, Acquisti, etc.
Nel Capitolato Tecnico vengono previste le peculiarità per lo sviluppo e la manutenzione del
software. Infatti, tali attività saranno articolate in obiettivi, ognuno dei quali assimilabili ad un
progetto con finalità, risorse e durata definite, la cui esecuzione è suddivisibile in fasi, secondo
metodologie e cicli di sviluppo da concordare di volta in volta in funzione delle dimensioni, della
criticità e della tipologia di modulo da implementare.
Le implementazioni dei moduli applicativi dovranno rispondere a dei requisiti di base, quali:
•
•
evitare sovrapposizione al software standard del prodotto, in modo che futuri upgrades
del sistema non vadano a sovrascrivere il software custom
avere
flessibilità
nella
soluzione
offerta,
con
possibilità
di
aggiungere/modificare/nascondere campi descrittivi e funzionalità alle maschere
applicative, senza modifica del software ma tramite intervento della struttura interna
competente
In questo momento viene effettuata la configurazione vera e propria, partendo dall’utilizzo
dell’ambiente di test, per poi trasportare le parametrizzazioni negli ambienti successivi fino a
quello di Produzione. Vengono eseguite le modifiche al sistema ERP Dynamics AX emerse
nell’attività di analisi.
10. Testing
Le attività di testing si estendono dall'implementazione e distribuzione del progetto attraverso la
fase di funzionamento. Le attività per la creazione, l'aggiornamento o l'esecuzione di script di
test saranno discusse durante le fasi di progettazione, sviluppo e distribuzione.
Le attività di Testing in fase di progettazione includono:
•
•
•
•
•
Conduzione dei test di funzionalità della soluzione standard
Valutazione dei risultati
Sviluppo delle implementazioni necessarie alla configurazione degli script di test
Identificazione degli scenari di test dei processi
Creazione di script di test per il codice personalizzato (per unit test e test di funzione)
Le attività di controllo in fase di test includono le seguenti prove:
Test di funzionalità – Stand-alone test della configurazione del sistema, eseguita dal
fornitore durante il processo di configurazione;
Esecuzione di unit test – Stand-alone prova della modifica sistema (codice
personalizzato), effettuato dal fornitore durante lo sviluppo;
Funzione test – Testing effettuato sui dati proprietari dagli utenti chiave di Equitalia
nello sviluppo di fase prima o durante i test di integrazione
Test di integrazione – Integrated test dei processi eseguito dagli utenti chiave del
Fornitore e di Equitalia. Questa forma del test si concentra sui processi di business toend tra cui sviluppo, interfacce, relazioni e integrazioni di sistemi esterni.
Verifica delle prestazioni test dei processi di business e di integrazione. Questo
processo si concentrerà sul volume alto-transazionale che è anticipato durante i periodi
di picco. Questo processo aiuterà a convalidare che le prestazioni del sistema soddisfi i
requisiti di business.
Accettazione utente finale test (UAT) sarà il collaudo finale eseguito dagli utenti
chiave di Equitalia prima della disconnessione di sistema. Gli utenti finali selezionati per
eseguire l'UAT dovranno ricevere una formazione adeguata prima dell'inizio dell'UAT.
Prove di portata
Quanto riguarda l'approccio, presupposti e responsabilità nell'ambito dell'attività di cross-fase
dovranno essere effettuati i seguenti:
•
•
•
•
•
Test del trattamento livello di transazione Microsoft Dynamics AX nelle fasi di Test.
Test di scenari di Business-to-end identificato come stringhe di Test di un culmine di
script di test.
Test che utilizza un campione rappresentativo dei dati di ingresso tipi di record.
Test di Microsoft Dynamics AX configurato visualizzazioni e modifiche di interfaccia.
Test di codice personalizzato sviluppato, sviluppato dal team di consegna di progetto.
•
•
•
Test di integrazioni personalizzate sviluppate con sistemi legacy dal team di consegna
del progetto.
Test delle prestazioni sistema soluzione Microsoft Dynamics dal team di progetto, come
esso si riferisce a processi di business.
Documentazione dei risultati di prova nei documenti di script di test.
Modalità conduzione test e responsabilità
•
•
•
•
•
•
E’ in carico al Fornitore la conduzione del progetto di testing e tutte le fasi ad esso
correlato in stretto coordinamento con il team di Equitalia.
E’ in carico al team di risorse definito da Equitalia documentare e finalizzare – sotto la
guida del Fornitore - gli script UAT durante la fase di progettazione del progetto.
Eventuali modifiche agli script UAT dovranno seguire il processo di Change
Management.
È essenziale che Equitalia mantenga la proprietà di tutte le attività di testing deliverable.
Dove richiesto, il Fornitore metterà a disposizione un congruo numero di risorse per
facilitare l'esecuzione delle prove.
Equitalia consegnerà l'UAT Test Scripts/casi prima della fase di sviluppo.
Equitalia è competente per l'organizzazione e l'esecuzione del test di accettazione
utente e registrazione difetti in difetto identificati.
Equitalia sarà responsabile dell'accettazione dell'utente finale.
Il team di progetto è responsabile per il testing e la convalida dei rilasci di nuove funzioni in un
ambiente di produzione e relativa consegna per gli utenti finali.
Qualsiasi modifica applicata sul sistema sarà testata diverse volte nel corso dello sviluppo e
della distribuzione. Ogni collaudo di fase dovrà disporre di dati di test specifici, criteri e
parametri di riferimento definiti. Il test sarà esercitato con dati accuratamente selezionati che
rappresenta anche una sezione di informazioni aziendali elaborate da Equitalia.
Requisiti delle risorse HW e SW, dati e documentazione
Per l'esecuzione del processo, integrazione, accettazione di dati, prestazioni e test di
accettazione utente sarà utilizzato un apposito ambiente di test. Sull’ ambiente di TEST sarà
utilizzata un'istanza di prova di Microsoft Dynamics AX integrato ai sistemi legacy.
Secondo la pianificazione del progetto non dovrà esserci alcuna sovrapposizione tra le attività di
migrazione, integrazioni e operazioni di test.
I tracciati dati specifici per la conduzione dei test saranno forniti tramite l'integrazione con
sistemi legacy secondo la strategia di migrazione dei dati. Equitalia sarà responsabile di fornire i
dati dei test per l'esecuzione degli script prima dell'inizio dei processi di integrazione,
accettazione di dati, prestazioni e test di accettazione utente.
Sarà a cura di Equitalia predisporre la documentazione necessaria all’esecuzione degli script di
prova utile gli utenti durante l'esecuzione del processo e relative prove di integrazione. La
stessa documentazione, opportunamente personalizzata, potrà essere utilizzata durante i test di
accettazione utente (UAT).
Criteri di accettazione Test utente (UAT)
Tutti gli esiti dei test, con le relative informazioni sulla presenza di errori, saranno conservate
all'interno dei relativi documenti di Script di Test. L’eventuale presenza di errori sarà classificata
a seconda della tipologia di gravità riscontrata e comporterà la sospensione di tutte le attività di
testing fino alla risoluzione dell’anomalia.
Criteri di accettazione DAT e prestazioni
Le relazioni di testing potranno evidenziare uno del seguito errori:
•
•
•
Non-conformità con la struttura dei metadati (campo dati contenente altri formati
(esempio lettere anziché numeri);
Database difettoso o danneggiato (campi incompleti; presenza di record ripetuti, campi
dati obbligatori lasciati vuoti, etc..)
Assenza di alcuni record/informazioni persi a seguito di migrazioni.
Qui di seguito vengono invece descritti i tipi di criteri di accettazione delle prestazioni tecniche di
sistema. I valori di tali criteri saranno decisi in fase di progetto previa consultazione con il team
di Equitalia:
Tempo di risposta: ad esempio, il catalogo dei prodotti deve essere visualizzato in
meno di “tot” secondi.
Throughput: ad esempio, il sistema deve supportare 25 transazioni di registrazione
fatture al secondo.
L'utilizzo delle risorse: ad esempio, l'utilizzo del processore non deve superare la
soglia del 75%.
11. Collaudo
Facendo riferimento alle attività in carico al Fornitore riportate nel paragrafi precedenti, il
collaudo di fase ha lo scopo di decidere se avviare o meno in esercizio le funzionalità
implementate nella fase. Il Collaudo in Esercizio ha lo scopo di certificare l’effettivo
funzionamento del sistema in esercizio.
Al fine di disporre di un supporto (tecnico e funzionale) immediato nelle fasi iniziali dell’esercizio
delle funzionalità realizzate in ciascuna fase, il Fornitore dovrà predisporre il servizio di
affiancamento utenti, cui si aggiungono le attività previste nell’Elemento “Help-Desk”.
L’Affiancamento Utenti ha lo scopo di rendere disponibile una figura professionale di tipo
analista funzionale che possa supportare gli utenti finali nell’uso delle funzionalità più
complesse del sistema. La durata minima dell’Affiancamento Utenti sarà diversa in funzione
delle diverse fasi del Progetto e verrà indicata nei paragrafi successivi.
Il Collaudo Finale ha lo scopo di concludere la fase di implementazione e considerare
completamente in esercizio tutte le funzionalità.
Collaudo di fase
Il Collaudo di Fase verrà richiesto dal Fornitore, previa presentazione di un dettagliato piano di
collaudo (test cases e programmazione delle attività). Equitalia potrà approvare il piano o
richiedere la sua integrazione.
L’esecuzione del Collaudo di Fase avverrà a cura di Equitalia e/o di soggetti da essa incaricati.
Il Fornitore supporterà Equitalia e/o i soggetti da essa incaricati, per tutto il periodo relativo al
Collaudo di Fase, con personale qualificato.
Il Fornitore si farà carico di risolvere tutte le anomalie riscontrate in modo che le attività di
collaudo possa essere completate nel più breve tempo possibile.
Il completamento del Collaudo di Fase verrà documentato attraverso un apposito verbale
firmato da entrambe le parti, redatto in 2 copie cartacee e in 1 copia in formato elettronico di tutti
i manuali, sia tecnici che operativi, che serviranno al corretto uso del sistema, in tutti i suoi
aspetti, articolazioni e componenti.
I criteri di completamento del Collaudo di Fase sono i seguenti:
- Nessuna anomalia bloccante
- Massimo 5 anomalie non bloccanti
- Altri parametri definiti da Equitalia in fase di pianificazione del collaudo
Quando Equitalia avrà accettato il risultato del Collaudo di Fase, il Fornitore e potrà procedere
con l’installazione e configurazione del sistema in produzione. Il Collaudo di Fase non potrà
avere esito positivo se ad Equitalia non saranno state consegnate le copie richieste.
Collaudo Finale
Il Collaudo Finale ha lo scopo di concludere la fase di implementazione e considerare
perfettamente in esercizio tutte le funzionalità.
Il Collaudo Finale potrà essere richiesto dal Fornitore solo se non si sono verificati errori
bloccanti e non bloccanti negli ultimi 30 giorni lavorativi.
Il completamento del Collaudo Finale viene documentato attraverso un apposito verbale firmato
da Equitalia.
I criteri di completamento del Collaudo sono i seguenti:
-
Nessuna anomalia bloccante
Nessuna anomalia non bloccante
Il Collaudo Finale non potrà avere esito positivo se ad Equitalia non saranno state consegnate 2
copie cartacee e 1 copia in formato elettronico di tutti i manuali, sia tecnici che operativi,
aggiornati allo stato di fatto del sistema, che serviranno al corretto uso del sistema, in tutti i suoi
aspetti, articolazioni e componenti.
Collaudo in esercizio
Il Collaudo in Esercizio ha lo scopo di certificare l’effettivo funzionamento del sistema in
esercizio.
Il Collaudo in Esercizio avverrà non prima di 3 mesi dalla data di Go-Live di Fase e verrà
considerato superato se negli ultimi 30 giorni lavorativi di esercizio saranno verificate le
seguenti condizioni:
-
Nessuna anomalia bloccante
Massimo 2 anomalie non bloccanti
Il Collaudo in Esercizio verrà richiesto dal Fornitore, previo rispetto delle condizioni indicate. Il
completamento del Collaudo in Esercizio viene documentato attraverso un apposito verbale
firmato da Equitalia.
Il Collaudo in Esercizio è previsto per tutte le fasi indicate del progetto.
Il Fornitore assume la responsabilità e l’onere di concludere positivamente i Collaudi di Fase e
di Esercizio nei tempi indicati. Tali tempi dovranno essere coerenti con il progetto di
implementazione concordato ad avvio Progetto. I Collaudi di Esercizio sono da considerarsi
propedeutici al Collaudo Finale.
12. Attività e output previsti per la formazione e formazione utenti
Si intende l’insieme delle attività necessarie all'acquisizione da parte delle diverse tipologie di
utenti delle competenze necessarie a svolgere la normale operatività secondo tempi e livelli di
efficienza almeno uguali a quanto attuato prima della sostituzione del prodotto.
Tali attività verranno effettuate con modalità formativa di tipo “diretta” e/o a “cascata” e
dovranno essere pianificate sia in fase pre che post go live.
Il servizio di formazione richiesto si compone delle seguenti principali componenti:
•
•
•
•
Predisposizione materiale per la formazione
Si richiede, in sede di offerta tecnica, una proposta di elaborazione da parte del
Fornitore di un piano di addestramento di massima basato sull'integrazione di
metodologie didattiche differenti (addestramento in aula, training online, comunità
professionali) in funzione delle caratteristiche dei destinatari, della loro numerosità.
Secondo le esigenze di Equitalia al go-live dei vari moduli del Sistema ERP- Dynamics
AX il Fornitore dovrà erogare giornate di corso per gli utenti interni nonché predisporre la
documentazione discente nonché supportare Equitalia nella definizione del modello di
erogazione della formazione dei relativi obiettivi/risultati attesi e altresì nella
preparazione e valutazione delle schede/test e o questionari.
Per le attività di predisposizione della documentazione di cui sopra, Equitalia stima un
impegno complessivo di 58 giornate.
Supporto per l’erogazione di formazione agli utenti interni dell’applicativo
Le sessioni di addestramento dovranno essere svolte presso la sede di Equitalia S.p.A., Via
Grezar, 14 - Roma.
Gli utenti target dell’attività di formazione a cui il piano deve rivolgersi sono:
•
il personale di Equitalia in possesso di utenza per l’accesso ai singoli moduli del Sistema
ERP- Dynamics AX che effettueranno successivamente una formazione a cascata per
gli altri utilizzatori. Qui di seguito la specifica degli utenti da formare in aula suddivisi per
tipologia di area:
Processo
Controllo di
gestione e
contabilità
analitica
ContabilitàCiclo Passivo
e Attivo
FORMAZIONE DIRETTA
Utenti
Utenti
Enterprise
Functional
Utenti
Task
10
6
n.a
20
20
n.a
•
Acquisti
10
12
n.a
Logistica
10
16
n.a
gli utenti Enterprice, Task e Functional di Equitalia con competenze tecnologiche evolute
che si occuperanno della gestione infrastrutturale e applicativa del sistema.
Qui di seguito sono rappresentate il numero di sessioni formative e le relative giornate da
effettuare per ogni singola sessione da realizzare in aula con un limite massimo di utenti pari a
10 per sessione per ogni modulo realizzato.
FORMAZIONE DIRETTA
Processo
Controllo di
gestione e
contabilità
analitica
ContabilitàCiclo Passivo
e Attivo
Acquisti
Logistica
Area formazione utenti Enterprise
Area formazione
utenti Functional
Utenti
Task
Sessioni
Giornate
Sessioni
Giornate
1
7
1
3
n.a
2
10
2
4
n.a
1
8
1
3
n.a
1
5
2
2
n.a
Pertanto il totale delle giornate previste per la formazione è pari a 58. Occorre prevedere inoltre
un numero di 7 giornate per la predisposizione dei materiali utili allo svolgimento delle sessioni
formative (presentazioni, slide, video, etc).
SI precisa che il profilo del formatore dovrà essere di tipo “Analista funzionale ERP Senior”
In ogni caso in tutto il periodo di transitorio di 2 mesi successivi al go live di ogni singolo
modulo, dovrà essere disponibile un nucleo di supporto rapido per fronteggiare eventuali
difficoltà nell’utilizzo delle nuove soluzioni minimizzando eventuali ripercussioni negative sulla
normale operatività.
I formatori dal Fornitore devono conoscere il sistema e la realtà dove viene applicato, essere
persone comunicative, che sappiano interagire con l’utente finale rispettandone il ruolo.
Le attività previste sono per la formazione sono:
1.
Pianificazione dei percorsi formativi in funzione degli obiettivi di formazione e della
popolazione da coinvolgere
2.
Definizione di un piano di erogazione completo della formazione che tenga conto delle
indicazioni presenti nella tabella precedente riportata
3.
Progettazione e personalizzazione dei corsi di formazione
4.
Predisposizione e aggiornamento continuo, per tutta la durata del contratto, dei manuali
di gestione e dei manuali utente che verranno usati a supporto delle attività di addestramento
ed in autonomia dagli utenti
5.
Erogazione di corsi di formazione e di aggiornamento, progettati specificatamente o
disponibili a catalogo
6.
Tutoraggio (in aula o a distanza)
Il piano di formazione
Il piano di massima dovrà tenere in conto i seguenti aspetti:
•
•
•
•
Orientativamente le sessioni potranno comprendere da 10-15 persone come target
Le sessioni non potranno durare più di 3 giorni per settimana
Ogni persona potrà partecipare ad una sessione per settimana salvo eccezioni che
valuterà direttamente Equitalia
Le sessioni dovranno essere composte in modo da garantire il presidio e l’operatività
degli uffici
A fronte del rilascio di ogni modulo, i corsi dovranno essere erogati nell’arco temporale di due
mesi, secondo un piano di dettaglio che sarà fornito da Equitalia e comunque sempre in
prossimità del rilascio. La tempistica, nel caso di formazione a cascata dovrà essere compatibile
con il piano di formazione da svolgersi a cura di Equitalia direttamente dagli utenti.
13. Go live e rilascio in esercizio
Facendo riferimento alle attività in carico al Fornitore riportate nel paragrafi precedenti, il
collaudo di fase ha lo scopo di decidere se avviare o meno in esercizio le funzionalità
implementate nella fase. Il Go-Live è l’effettiva messa in esercizio delle funzionalità previste
nella Fase che hanno superato con esito positivo il collaudo, previa installazione, configurazione
e predisposizione di quanto necessario.
Il rilascio in Esercizio ha lo scopo di certificare l’effettivo funzionamento del sistema in esercizio.
Al fine di disporre di un supporto (tecnico e funzionale) immediato nelle fasi iniziali dell’esercizio
delle funzionalità, il Fornitore dovrà predisporre il servizio di affiancamento utenti, cui si
aggiungono le attività previste nell’Elemento “Help-Desk”. L’Affiancamento Utenti ha lo scopo di
rendere disponibile una figura professionale di tipo analista funzionale che possa supportare gli
utenti finali nell’uso delle funzionalità più complesse del sistema
Il rilascio in esercizio determina conclusa la fase di implementazione e considera
completamente in esercizio tutte le funzionalità.
Supporto Tecnico Specialistico
Il servizio di Supporto Specialistico comprende l’attività di studio e di analisi in ambito tecnico ed
amministrativo che di norma non modificano la baseline del sistema. Tale servizio tecnico
riguarda principalmente i servizi professionali per l’esercizio e l’evoluzione di ambienti
elaborativi.
Il supporto specialistico e sistemistico comprende le seguenti attività:
•
•
•
•
supporto specialistico all’assistenza per le applicazioni in esercizio su problematiche di
alto livello;
trasferimento di know-how ad Equitalia su caratteristiche funzionali e tecniche oggetto
della fornitura;
supporto specialistico all’uso dei prodotti software;
supporto specialistico alla predisposizione di relazioni tecniche per studi di fattibilità, alla
redazione di documenti di architettura, all’individuazione dei requisiti di sistema, alle
valutazioni.
