1.1. Cos’è un manuale organizzativo
Il manuale organizzativo è uno strumento che l’impresa predispone per garantire una visione di
insieme e nel contempo di dettaglio dell’organizzazione aziendale.
Di solito, il manuale organizzativo include due componenti fondamentali:
l’organigramma che rappresenta le relazioni organizzative tra le posizioni aziendali e
fornisce le basi per stabilire i vari livelli di supervisione e la distribuzione delle
responsabilità;
l’elenco delle “job description”, che descrive in dettaglio il contenuto delle varie posizioni
aziendali in termini di finalità, responsabilità e relazioni organizzative e costituisce la base
su cui costruire i sistemi di gestione delle Risorse Umane.
La visione d’insieme è pertanto garantita dagli organigrammi, mentre le job description
corrispondenti forniscono una visione di dettaglio delle posizioni presenti in azienda.
Va infine precisato che sia l’organigramma aziendale che le job description sono indipendenti dal
titolare delle posizioni organizzative.
1.2. Perché realizzare un manuale organizzativo
Possedere un manuale organizzativo con organigrammi e job description strutturate in modo da
descrivere le relazioni formali dell’azienda e il contenuto della varie posizioni nell’organizzazione
può essere utile per finalizzare alcune attività:
1.
Recruiting: il manuale organizzativo consente all’azienda di precisare con maggiore
chiarezza i requisiti di ruolo e le competenze da ricercare sul mercato delle professioni e
quindi rendere più efficace la ricerca;
2.
Definizione della politica retributiva: il manuale organizzativo permette di valutare il peso
di ciascun ruolo aziendale e determinare con maggiore facilità l’equità interna, effettuare
benchmarking esterni ed impostare una politica retributiva coerente con una posizione
specifica;
3.
Supporto in fase di inserimento dei neoassunti: può essere d’ausilio ai manager di linea
nell’illustrare ai nuovi assunti il ruolo atteso, le relazioni organizzative, le responsabilità e
le attività da svolgere;
4.
Valutazione delle performance e sviluppo: è la base che permette di migliorare il dialogo
tra supervisori/manager e collaboratori. Aiuta a pianificare con maggiore chiarezza gli
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Capitolo 1 . Il manuale organizzativo
IL NUOVO MANUALE ORGANIZZATIVO
obiettivi della posizione, a fornire le necessarie informazioni per gestire la prestazione, a
dare feedback sulla prestazione, a definire le azioni di coaching e sviluppo;
5.
Gestione delle relazioni tra i collaboratori: la formalizzazione dei contenuti delle posizioni
e la presenza di job description supporta i capi nella definizione delle responsabilità di
ciascun collaboratore, evitando incomprensioni;
6.
Gestione della sicurezza: soprattutto in alcune aree specifiche, la formalizzazione di
organigrammi e job description aiuta i responsabili ad evidenziare, gestire e presidiare
alcune aree di rischio assegnando la responsabilità ad opportune posizioni;
7.
Impostazione di programmi di formazione e sviluppo: organigrammi e job description
sono utili strumenti per valutare eventuali gap formativi. Infatti, una modifica nelle
responsabilità può richiedere un piano formativo a supporto;
8.
Ulteriori utilizzi: definizione dei piani di sostituzione, tavole di rimpiazzo, piani di carriera
pluriennali, analisi statistiche sull’occupazione in generale e sulla dinamica salariale.
Se da un lato il manuale organizzativo rappresenta uno strumento indispensabile per i sistemi di
gestione delle risorse umane, dall’altro la sua realizzazione e il suo mantenimento possone essere
fortemente “time consuming”. A tal proposito, il suggerimento per chi si appresta a realizzare un
manuale organizzativo è di ricercare un buon compromesso tra semplicità dello strumento e tempi
e costi di realizzazione.
Di seguito evidenziamo pregi e difetti del manuale organizzativo:
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