GESTIRE PER PROGETTI LE ATTIVITA’ DI MARKETING
L’associazione statunitense “Project Management Institute” definisce il lavoro per
progetti “una combinazione di uomini, risorse e fattori organizzativi, riuniti
temporaneamente, per raggiungere obiettivi unici, definiti e con vincoli di
tempo, costo, qualità e risorse”.
La gestione “per progetti” è frutto di una significativa evoluzione del pensiero
organizzativo e trova una immediata spendibilità nel marketing.
Le attività di marketing sono tradizionalmente connotate dalla promozione di un
prodotto-servizio che il cliente apprezza e valuta. Il prodotto è la parte tangibile di
un progetto che decreta - inevitabilmente - il successo del prodotto stesso.
La migliore risposta alla gestione dell’innovazione verso prodotti e servizi di successo
è il Project Management: esso focalizza i principi e le modalità che devono essere
seguiti per realizzare con competenza progetti che abbiano un impatto
sull’organizzazione aziendale, sulla soddisfazione del cliente e mantengano alta la
competitività sul mercato.
Tutti i progetti hanno caratteristiche comuni:
Sono unici: ogni progetto ha la sua unicità, i tentativi di ripetere il successo di
un progetto sono spesso imitazioni (il prodotto finale è simile all’originale)
Prevedono un’analisi del contesto e dei rischi progettuali (rapporto
costi/benefici economici, visibilità)
Esplicitano le opportunità
Esplicitano obiettivi e contenuti
Hanno un Project Manager che individua le competenze necessarie e
attribuisce le responsabilità
Hanno risorse assegnate: risorse economiche, persone, spazi e strutture
Sono pianificati in attività (piano di lavoro)
Hanno un’inizio e una fine. Definire i termini temporali di un progetto ci aiuta
a investire al meglio le risorse assegnate
Dispongono di strumenti di controllo per gestirne l’avanzamento
Sono soggetti a verifica e validazione.
Possiamo immediatamente valutare la completezza dei nostri progetti: se una o più
voci non sono presenti corriamo il rischio di partire con un piano di lavoro non
precisamente definito, e in fase di realizzazione dovremo recuperare le informazioni
mancanti (es. alcuni costi non preventivati possono modificare il rapporto
costo/benefici).
La progettazione delle attività di marketing deve tenere in considerazione in modo
preliminare questa filosofia gestionale che richiede di pianificare, organizzare e
coordinare le risorse nello svolgimento di attività tra loro correlate e finalizzate al
raggiungimento di un obiettivo pre-definito in presenza di condizioni di rischio e di
vincoli.
Valore aggiunto della gestione per progetti è la costituzione di gruppi di lavoro
interfunzionali che contribuiscono alla realizzazione delle attività pianificate; il
coordinamento da parte di un Project Manager (capo-progetto); le responsabilità
distribuite nelle diverse fasi di attuazione.
Una gestione efficace ed efficiente di un progetto richiede un approccio metodologico
organizzato per fasi, teso al raggiungimento degli obiettivi prefissati.
COSTRUZIONE DI UN PROGETTO
1- Scelta ed impostazione del progetto
2- Identificazione delle esigenze della
committenza, dei vincoli-risorse del
contesto
3- Definizione degli obiettivi e dei
contenuti del progetto
4- Valutazione del rischio di progetto, dei
fattori critici di successo, del grado di
realizzabilità (cost estimating)
PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO
Definizione
risorse
economiche
(budget di
progetto)
Individuazione
risorse e
assegnazione
delle
responsabilità
(team di
progetto)
Quanto costa
Chi lo deve fare
Con quali
competenze
Esplicitazione
degli obiettivi
Che cosa deve
essere fatto
Pianificazione
tempi di
realizzazione /
attività
(diagramma di
Gantt)
Come deve essere
fatto
Quando si deve
fare
Controlli e
verifiche
di progetto
Come e cosa
verificare
REALIZAZIONE DEL PROGETTO
SODDISFAZIONE DEL
CLIENTE
Validazione
del progetto
Figura 1 Dalla costruzione alla pianificazione di un progetto
La fase di pianificazione di un progetto è delicata e complessa, il Project Manager deve
riuscire a “scomporre” il progetto secondo uno schema strutturato.
Gli obiettivi del progetto definiti prima della pianificazione devono essere esplicitati in
modo chiaro e devono essere comprensibili, misurabili, realistici e comuni a tutte le
persone coinvolte nel progetto.
Un obiettivo ben definito rappresenta un punto di riferimento anche di fronte alle
decisioni più critiche.
Fissati gli obiettivi occorre identificare le attività da svolgere per realizzare il progetto
e le macro-attività vengono scomposte in attività semplici.
Un’utile strumento di supporto per gestire questa fase è il diagramma di Gantt che
consente di pianificare le attività, i tempi di realizzazione, le responsabilità per
verificare in itinere il rispetto degli stessi.
Questo strumento dà valore al gruppo di lavoro, in quanto prevede la
rappresentazione di diverse attività ed è quindi preferibile che venga predisposto e
condiviso con i colleghi di progetto.
La costruzione del diagramma passa attraverso quattro step: i primi tre costituiscono
il piano di lavoro, il quarto produce il piano di verifica.
1.
2.
3.
4.
Si
Si
Si
Si
determinano tutte le attività necessarie per il raggiungimento degli obiettivi.
stabilisce il limite temporale finale del progetto.
stabilisce il limite temporale previsto per ciascuna attività.
verifica il tempo impiegato per ciascuna attività
A fianco di ogni attività occorre indicare il responsabile della realizzazione della stessa.
Il diagramma di Gantt consente una contemporanea visualizzazione delle attività, sia
sequenziale che in parallelo, dei soggetti coinvolti, della tempistica, delle verifiche.
Un’ulteriore applicazione dello strumento può essere individuata in fase di
elaborazione del budget, nonché in fase di rendicontazione delle risorse impiegate.
All’interno di un piano complesso, composto da diversi progetti, è preferibile per
ognuno di essi costruire il relativo Gantt.
Progetto:
Project Manager:
Team di progetto:
Obiettivi del progetto:
tempo
Cliente:
Gennaio
Febbraio
attività
a
verifica
b
c
d
Figura 2 Piano di lavoro – Diagramma di Gantt
Marzo
responsabile
Contemporanea alla pianificazione è l’individuazione delle risorse impegnate nel
progetto – persone, attrezzature, spazi e strutture – e l’assegnazione delle
responsabilità.
Le competenze delle persone impegnate sono fondamentali ma non assicurano il
successo del progetto se gli aspetti gestionali non sono presidiati. A volte si
sottovalutano le difficoltà che si incontrano nel far collaborare le persone soprattutto
se sono abituate a lavorare con regole e procedure diverse. E’ inevitabile che durante
la realizzazione del progetto si abbiano variazioni con trasferimenti di persone da
un’attività ad un’altra.
Unitamente è possibile stilare un budget di progetto con i costi attribuibili alle
diverse attività. I costi sono costituiti dai compensi erogati alle persone coinvolte nel
progetto, che normalmente rappresentano una buona percentuale dei cosi complessivi
e da altri investimenti, definiti in base alle risorse previste.
Il Project Manager non si limita alla fase di pianificazione, egli monitora e controlla le
stato di realizzazione e avanzamento del progetto.
L’attività di controllo evidenzia le deviazioni dal piano di lavoro al fine di attuare
azioni di ri-progettazione per non disattendere gli obiettivi prestabiliti; è importante
analizzare le cause che hanno portato ad eventuali scostamenti dalla pianificazione.
I controlli devono essere pianificati e periodici e possono portare ad azioni di
miglioramento riguardanti:
•
•
•
•
la
la
la
la
ridefinizione dei carichi di lavoro;
ridistribuzione delle risorse;
ridefinitone della tempistica delle attività;
riduzione delle aspettative.
I controlli coinvolgono il manager e i componenti del team di progetto.
La metodologia del Project Management consente di monitorare l’avanzamento dei
progetti per raggiungere nel tempo e al costo stabilito, con le risorse disponibili, gli
obiettivi definiti e la soddisfazione del cliente senza perdere di vista quindi l’efficacia
delle azioni di marketing e la loro efficienza in fase realizzativa.
Loretta Nava
COMITES s.r.l
[email protected] - www.comites.mi.it
