R - W W W . T E L E S A . ORG

Il Laboratorio e la
Professione
La Gestione del
progetto
Padova
25 - 26 settembre 2009
M. Iside Bruschi
REGIONE VENETO
AZIENDA ULSS
18
ROVIGO
Il Project Management è un sistema che utilizza
ed applica conoscenze di tipo ingegneristico
per la semplificazione di attività lavorative
particolarmente complesse che richiedono la
contemporanea
partecipazione
di
professionalità, conoscenze e tecnologie anche
fortemente diversificate.
Queste nuove tecniche e strumenti presi “a
prestito” dal mondo imprenditoriale si stanno
sviluppando in ambito sanitario soprattutto
grazie
al
cambiamento
rappresentato
processo di aziendalizzazione.
(seconda Riforma Sanitaria DLvo 502/92 e 517/93)
dal
Il Project Management trova applicazione
nelle imprese di ingegneria e impiantistiche,
per la realizzazione di impianti, attrezzature,
opere civili ecc.;
nelle aziende di produzione e di servizi, per la
progettazione e lo sviluppo di nuovi prodotti;
in ogni azienda, per la conduzione di progetti
interni di varia natura, quali:
•
cambio di sede,
•
apertura di una filiale,
•
installazione di un nuovo sistema
informativo,
informativo
•
preparazione di una fiera,
•
riorganizzazione,
•
reingegnerizzazione dei processi,
•
progetti di miglioramento.
Definizione di PM
“Un piano, uno schema, un’impresa che si
svolge secondo un programma”
Concise Oxford Dictionary
Definizione di PM
Studio relativo alle possibilità di attuazione
o di esecuzione di qualche cosa.
sinonimi: idea, disegno, piano, programma
Piano o proposito più o meno definito.
sinonimi: idea, disegno, programma
Il complesso dei disegni relativi a un’opera da
realizzare.
Dizionario
DEVOTO OLI della lingua italiana
Definizione di PM
Il termine deriva dal latino proiectum, participio
passato del verbo proicere, letteralmente
traducibile con gettare avanti; il che spiega
anche l'assonanza etimologica dei verbi italiani
proiettare e progettare.
Definizione di PM
“Un insieme di attività tra loro correlate e
interdipendenti, volte al raggiungimento di un
obiettivo preciso, con un limite di tempo
determinato, un budget di risorse stabilite, che
vengono avviate alla ricerca di un aumento di
valore per l’azienda o per il soddisfacimento
delle esigenze del cliente.”
1999
Definizione di PM
“Uno sforzo complesso, di regola di
durata inferiore ai tre anni, comportante
compiti interrelati, eseguiti con obiettivi,
schedulazioni e budget ben definiti.”
Russel D. Archibald 1994
Definizione di PM
secondo gli istituti internazionali
di Project management
“Uno sforzo temporaneo sostenuto
per creare un prodotto o servizio unico”
PMI – Project Management Insitute – USA 1996
Definizione di PM
secondo gli istituti internazionali
di Project management
“Una organizzazione temporanea, per la
realizzazione di un processo unico di
complessità medio/alta il cui obiettivo è la
creazione di un oggetto tangibile o nontangibile”
IPMA – International Project Management Association - Europa
Definizione di PM
secondo gli istituti internazionali
di Project management
“Uno sforzo temporaneo sostenuto
per creare un prodotto o servizio
unico”
unico
“Una organizzazione temporanea,
temporanea per la
realizzazione di un processo unico di
complessità media/alta il cui obiettivo è la
creazione di un oggetto tangibile o nontangibile”
tangibile
Definizione di PM
L'International Standards Organization (ISO)
ha iniziato nel novembre del 2007
lo sviluppo di un nuovo standard internazionale
per il project management,
che sarà pronto nel settembre 2010.
ISO 21500 - “la nuova norma dell’ISO per il Project Management”
Nozioni fondamentali:
•
Programma
iniziativa a lungo termine implicante più di un
progetto
Compito
sforzo a breve termine eseguito per costruire un
progetto
•
Processo
insieme di attività che partendo da un input
permettono di raggiungere un determinato output
Un progetto è caratterizzato da:
•
•
•
•
•
•
•
un obiettivo da raggiungere
un momento di inizio
una durata
un momento di conclusione
attività da svolgere
risorse da impiegare
•
specifiche responsabilità
costi (preventivi e consuntivi)
•
attività non ripetitiva
Creazione/Trasformazione/Miglioramento
Livello B
rc
e
p
s
or
o
Livello A
progetto
REGIONE VENETO
AZIENDA ULSS 18
ROVIGO
Finalità di Project Management
•
integrare gli obiettivi generali e parziali
•
responsabilizzare tutti gli attori coinvolti
•
considerare in modo realistico il progetto
durante tutto il suo ciclo di vita
•
valutare in itinere l’andamento dl progetto
•
evidenziare situazioni critiche e proporre
soluzioni in tempo
•
prevedere l’evoluzione futura del progetto
Project Manager
(Responsabile del Progetto)
realizzare il risultato
prendere posizioni rivolte al raggiungimento
degli obiettivi
conseguire gli obiettivi economici
avvertire i superiori sulle difficoltà insuperabili
chiudere il progetto se risulta non raggiungibile
Ciclo di vita del progetto
PMI.it
Ciclo di vita del progetto :
Fase di concetto
evidenza del problema
scelte strategiche
intervento
Fase di definizione
progetto di massima (studio fattibilità)
negoziazione con committente
Ciclo di vita del progetto :
•
Fase di impostazione
(messa in opera del progetto)
titolo
obiettivo generale, obiettivi specifici
azioni
condizioni organizzative
indicatori di risultato
Ciclo di vita del progetto :
•
Fase di implementazione
(fase vera e propria del progetto)
gestione del personale
sistema di reporting
Fase di valutazione
valuta la concordanza o gli eventuali scostamenti
da quanto stabilito
•
Fase di capitalizzazione
stabilizza i risultati ottenuti per produrre reddito
Piano del progetto :
• Obiettivi di progetto (COSA FARE)
Elenco e descrizione degli obiettivi
•
•
•
•
•
S
M
A
R
T
semplici
misurabili
accettabili
rilevanti
tempificabili/tracciabili
− individuazione degli indicatori sia di OUTPUT
che di OUTCOME
Piano del progetto :
• Attività da svolgere (COME FARE)
vengono evidenziate le attività (Work
Breakdown Structure - WBS)
specificato come e quando devono essere
svolte e chi ne è responsabile
viene elaborato un elenco delle risorse
materiali necessarie alle realizzazione
esempio di WBS
TITOLO DEL PROGETTO
Sottobiettivo da
raggiungere
Sottobiettivo da
raggiungere
Attività da
svolgere
Compito
Attività da
svolgere
Compito
Sottobiettivo da
raggiungere
Attività da
svolgere
Compito
Attività da
svolgere
Compito
Piano del progetto :
• Strumenti di supporto in questa fase
− PERT, evidenzia il cammino critico
− GANTT, definisce inizio e fine delle attività
− MATRICE COMPITI RESPONSABILITA’
definisce il responsabile per ogni pacchetto
di attività in termini di tempo, costo e qualità
Obiettivo
generale
Definizione risultati
1. Obiettivo specifico
Tempificazione
attività
Attività
A
A
indicatore
2. Obiettivo specifico
B
B
indicatore
3. Obiettivo specifico
C
C
indicatore
Tempo
Pianificazione dei tempi
Diagramma di GANTT
Diagramma di PERT
Durata dell’attività
c
2
1
a
d
1
x
Evento
iniziale
3
b
3
4
Percorso critico
3
e
3
f
2
y
Evento
finale
Pianificazione delle responsabilità
Matrice Responsabilità
Direzione
aziendale
Respons.
di progetto
Controllo di
gestione
1. Ricognizione attività svolte nel 2008
c
R
2. Rendicontazione intermedia anno 2008
c
c
3. Individuazione dei responsabili di progetto
Program.
e sviluppo
Qualità
R
c
c
c
R
c
R
c
R
4. Definizione progetti aziendali 2009-2010
R
5. Integrazione progetti con budget 2009
c
6. Integr. progetti con piani settoriali 2009
c
7. Approvazione DG dei progetti
Respons.
programmi
settoriali
c
c
R
c
8. Svolgimento attività progettuali 2009
R
9. Monitoraggio 1° semestre 2009
c
c
R
10. Monitoraggio 2 ° semestre 2009
c
c
R
11. Rendicontazione intermedia anno 2009
c
c
R
c
c
c
c
13. Eventuale ridefinizione dei progetti
R
c
c
14. Integrazione progetti con budget 2010
c
R
c
R
c
12. Riesame della direzione
R
15. Integr. progetti con piani settoriali 2010
16. Approvazione DG dei progetti ridefiniti
c
c
c
R
c
17. Svolgimento attività progettuali 2010
R
18. Monitoraggio 1 ° semestre 2010
c
C
R
19. Monitoraggio 2 ° semestre 2010
c
c
R
20. Rendicontazione finale 2008-2010
c
c
R
c
Piano del progetto :
• Competenze necessarie (QUALI CAPACITA’)
vengono definite dettagliatamente le
professionalità, in quanto il team di progetto
deve essere composto non da operatori
disponibili ma da persone in possesso dei
requisiti professionali richiesti
Piano del progetto :
• Definizione e assegnazione (CHI FA COSA)
vengono individuati degli operatori in
possesso delle caratteristiche richieste
• Scheduling del progetto (QUANDO SI FA)
− determinazione esatta di tempi, strumenti
utilizzati (PERT e GANTT)
GANTT
Piano del progetto :
• Definizione e assegnazione risorse
(QUANTO COSTA)
comporta la definizione del piano economico
e delle risorse necessarie
Pianificazione delle risorse
Pianificazione delle risorse
Valori in euro
Capitoli di
spesa
I anno
II anno
III anno
Totale
Attività 1
30.000
30.000
30.000
90.000
Attività 2
25.000
5.000
5.000
35.000
Attività 3
15.000
15.000
15.000
45.000
TOTALE
170.000
Pianificazione delle risorse
Piano dei costi
Piano del progetto :
• Sistema di controllo (COME
VERIFICARE)
prevede la serie di controlli che
devono essere impiegati durante lo
svolgimento del progetto e nella sua
fase finale
Piano del progetto :
Comunicazione di progetto
− Interna al progetto:
riunioni, incontri, trasmissione di documenti
− Esterna al progetto:
identificazione dei destinatari delle
informazioni, riunioni, incontri, trasmissione
di documenti (report, mail, ecc.)
ecc
Piano del progetto :
• Aspetti di attenzione e modalità di
soluzione dei problemi
(ANALISI DEI FATTORI DI RISCHIO)
− importante evidenziare le criticità di progetto
ed i fattori di rischio che possono influire
sullo sviluppo del progetto; variabili che
dovranno sempre essere monitorate
Tipologie di rischio :
Possono essere suddivisi in due
macrocategorie
rischi interni più evidenziabili e controllabili
dal Project Manager
rischi esterni sfuggono a questo controllo
Processo di Gestione dei Rischi

Condotte in sede di
pianificazione iniziale
IDEAZIONE

QUANTIFICAZIONE

PIANIFICAZIONE

CONTROLLO
Stesura di un elenco e
descrizione delle
tipologie di eventi che
potrebbero verificarsi
Valutazione quantitativa
su frequenza
dell’evento e su ricadute
sul progetto
Azioni correttive per
contrastare le minacce
dovute all’evento e
favorire le opportunità
Fase che perdura
l’intero arco del
progetto. Attuazione di
azioni preventive
Perché
i progetti
FUNZIONANO ?
•
obiettivi chiari e definiti
•
coinvolgimento dell’utente finale
•
risorse adeguate
•
aspettative realistiche
•
supporto della direzione
•
team motivato
•
pianificazione/programmazione/controllo
•
comunicazione
•
leadership
Perché
i progetti
NON
FUNZIONANO ?
•
obiettivi poco chiari e definiti
•
mancanza di coinvolgimento dell’utente finale
•
mancanza di risorse
•
aspettative irrealistiche
•
mancanza di impegno esplicito della direzione
•
cambiamenti nello scopo del progetto
•
pianificazione/programmazione/controllo
scorrette
•
non serve più
•
mancanza di gestione dei flussi informativi
•
project manager “fantasma”
Alcuni dati sui processi
Sforamenti medi:
medi
costo
+ 189 %
tempo + 222 %
Progetti CANCELLATI
40 %
prima del loro completamento
Progetti PROBLEMATICI
34 %
• fuori budget
• in ritardo
• con risultati inferiori al previsto
Progetti VINCENTI
nei tempi
nei costi
con i risultati previsti
26 %
Standish Gruop International, 1999
Chiusura di un progetto
Non è una data,
ma una serie di attività pianificate fin
dall’inizio della progettualizzazione
Chiusura di un progetto
•
Identificare le attività residue post progetto
•
Completamento della documentazione
•
Stesura report finale da sottoporre ad
approvazione del committente
•
Riunione del Team progetto e della
committenza
•
Scioglimento del Team
•
Trasferimento del sapere alla organizzazione
base
•
Chiusura amministrativa
Conclusioni
Il porsi obiettivi, il raggiungimento di risultati, la
responsabilizzazione del personale e la
condivisione dei traguardi raggiunti, può essere
elemento motivante per il personale operante
all’interno dei servizi sia del pubblico che del
privato sociale.
sociale