Rev01
Sistema di Gestione della
Responsabilità Sociale – SA 8000
Verbale di riesame
Data 01/06/07
Pagina 1 di 5
VERBALE DI RIESAME DELLA DIREZIONE
DATA: 23/11/07
LUOGO: Belluno
PARTECIPANTI: Severino Speranza; Sonia Scattolin; Raffaella Mendolia in qualità di
consulente esterna
Al fine di condurre correttamente ed in modo completo il RD, viene riportato l’elenco degli elementi in
ingresso ed in uscita dello stesso, secondo quanto previsto nella procedura PRO_05_01 Riesame della
Direzione
ELEMENTI DA ANALIZZARE
-
i risultati di verifiche ispettive da parte dell’Ente indipendente di Certificazione
i risultati di verifiche ispettive interne
le segnalazioni di N.C. da parte di tutte le parti interessate
i risultati delle verifiche effettuate sui fornitori ed i questionari restituiti compilati dai fornitori
i questionari di soddisfazione interna compilati dai dipendenti
modifiche al sistema
ELEMENTI IN USCITA
.
.
.
.
.
.
.
eventuali azioni correttive, i relativi tempi di attuazione e le risorse necessarie, in base alla gravità
della non conformità riscontrata
eventuali azioni di miglioramento
verifiche interne
verifiche sui fornitori
obbiettivi da raggiungere nel corso dell’anno
modalità, tempi e contenuti delle azioni di comunicazione da intraprendere
pianificazione della formazione per il personale
Premessa
Il presente riesame viene ha lo scopo di analizzare lo stato di applicazione del sistema di
responsabilità sociale SA8000, il percorso fatto il raggiungimento o meno degli obiettivi di
partenza e la definizione di ulteriori piani di miglioramento.
Si segnala in particolare che a partire dal questa estate per la sede di Cortina è stato
attivato un servizio di trasporto privato per alcune dipendenti che hanno maggiori difficoltà
a raggiungere il luogo di lavoro: una persona è stata incaricata di effettuare ogni mattina il
giro per accompagnare le dipendenti alla Casa di Riposo. Tale agevolazione comporta un
contributo simbolico alle spese di benzina pari al costo del biglietto del trasporto pubblico,
che viene trattenuto dalla busta paga della dipendente.
582843359
Rev01
Sistema di Gestione della
Responsabilità Sociale – SA 8000
Verbale di riesame
Data 01/06/07
Pagina 2 di 5
ELEMENTI DA ANALIZZARE:
1. verifiche ispettive dell’ente di Certificazione
In data 27.06.07 è stata eseguita una verifica di Mantenimento Certificazione del Sistema
SA8000 da parte dell’Ente Bureau Veritas.
Dalla verifica non sono emerse non conformità ma solo alcune osservazioni che sono
state opportunamente trattate. In particolare: è stato modificato il modulo utilizzato per la
presentazione delle dimissioni, aggiungendo uno spazio in cui inserire la motivazione;
sono stati specificati nel sito web aziendale tutti i riferimenti per eventuali segnalazioni e
richieste di informazioni da parte delle parti interessate circa il sistema SA8000; circa
l’inserimento di una sintesi dei risultati degli indicatori prestazionali, per motivi tecnici e
organizzativi non è stato possibile completare tale azione perchè il sito deve essere
riaggiornato, pertanto si prevede di concluderla nel 2008. E’ stata recuperata la linea guida
predisposta per il servizio di pulizie ed è in fase di conclusione la sua traduzione in
spagnolo, la linea guida del servizio invece deve essere ancora tradotta. L’indicatore
“Agevolazione comprensione comunicazione” è stato opportunamente integrato, (vedi
piano di miglioramento). In particolare oltre all’affiancamento specifico delle persone
straniere effettuato all’assunzione e alla predisposizione dei corsi, si è deciso di inserire la
conoscenza della lingua italiana come aspetto della valutazione dei requisiti di ciascun
profilo professionale (vedi modulo specifico). E’ stata fatta formazione sulla sicurezza a
tutto il personale, è in via di completamento l’integrazione del DVR con le squadre
antincendio e primo soccorso. E’ stata individuata una modalità per la raccolta di dati circa
l’indicatore per il rischio di burn out, che verrà monitorata nel 2008.
2. verifiche ispettive interne
In base ad alcuni aggiornamenti del sistema e alle segnalazioni effettuate dall’ente si è
deciso di effettuare una nuova verifica interna sulla gestione documentale e l’applicazione
del sistema presso la sede centrale e la sede operativa di Cortina, che si è tenuta il 21 e
25 giugno. Dalla verifica è emersa una non conformità e alcune raccomandazioni: Il
Documento di valutazione dei rischi che non era a disposizione in verifica è stato
582843359
Sistema di Gestione della
Responsabilità Sociale – SA 8000
Rev01
Verbale di riesame
Data 01/06/07 Pagina 3 di 5
recuperato; il modulo MOD_ASS.PERS.01 è stato modificato in base alle necessità e
distinguendo tra documenti consegnati al dipendente e ricevuti (rev03). Presso la sede di
Cortina, per sopperire all’inadempienza della struttura ospitante in materia di HACCP è
stata effettuata formazione in materia di igiene alimentare a tutto il personale addetto alla
mensa e vengono applicate delle linee guida di riferimento. I superminimi sono ad oggi
attribuiti in base al livello per il personale addetto all’assistenza, per gli impiegati il criterio
deve essere ancora formalizzato, pertanto questa azione verrà riproposta per il 2008.
L’ultima osservazione riguardante l’insegnamento dell’italiano dipendenti stranieri è stata
ripresa dalle segnalazioni dell’Ente di certificazione e pertanto si rimanda a quanto detto
sopra e al piano di miglioramento.
La prossima verifica interna è prevista per giugno 2008.
3. segnalazioni di non conformità dalle parti interessate
non sono state ricevute segnalazioni dalle parti interessate, nè non conformità.
4. Risultati verifiche fornitori e questionari dei fornitori
Il sistema di monitoraggio dei fornitori è stato modificato integrandolo con la valutazione
fornitori per il Sistema Qualità. Tutti i fornitori sono stati inseriti nel modulo “Mappatura
fornitori” per il calcolo del rischio di violazioni dei requisiti SA8000, in base alla tipologia di
servizio/prodotto, alla zona di provenienza e ai dati disponibili sull’azienda. Tale modulo
permette di
controllare anche l’invio della documentazione ai fornitori e le risposte
ricevute. I dati raccolti
in questo documento vengono presi in considerazione per la
valutazione annuale dei fornitori critici predisposta per il sistema Qualità e per la
pianificazione delle verifiche di seconda parte. Al momento sono state effettuate 2
verifiche presso l’autofficina Castelli e l’azienda produttrice di lavatrici industriali
Grandimpianti, scelti in base alla disponibilità alla verifica e al grado di rischio riscontrato il
base alla valutazione riportata nella scheda “mappatura fornitori”. Le verifiche hanno avuto
esito positivo in entrambi i casi, non essendo state riscontrate non conformità. I referenti
aziendali sono stati informati degli esiti tramite comunicazione scritta.
582843359
Sistema di Gestione della
Responsabilità Sociale – SA 8000
Rev01
Verbale di riesame
Data 01/06/07 Pagina 4 di 5
E’ in fase di valutazione l’estensione del monitoraggio dei fornitori alle cooperative
partecipanti al Consorzio, considerati partners molto critici, che forniscono al consorzio
servizi. Esse verranno inserite nel piano delle verifiche, si prevede di coinvolgerne almeno
2 nel primo semestre 2008, 2 nel secondo semestre 2008 e le restanti nel semestre
successivo.
5. Valutazione sul clima aziendale
Per la valutazione del clima aziendale vengono utilizzati dei questionari da somministrare
al personale, e analizzate eventuali segnalazioni e non conformità. I questionari sono stati
somministrati a giugno 2007 e non è stata riscontrata la necessità di renderli più frequenti.
Per l’analisi dei risultati si rinvia al riesame precedente.
6. Modifiche al sistema
Dopo le modifiche apportate nel primo semestre 2007, il sistema non ha subito altre
variazioni sostanziali.
La politica formalizzata a novembre 2006 risulta adeguata e in linea con i principi del
Consorzio.
ELEMENTI IN USCITA:
1. Azioni correttive, risorse e tempi di realizzazione
non sono state individuate azioni correttive, per le azioni per il raggiungimento obiettivi si
rinvia al piano di miglioramento.
2. Piani di Miglioramento
L’aggiornamento degli obiettivi del Sistema in merito ai requisiti della norma SA8000 e la
pianificazione delle attività per il loro raggiungimento sono previsti vengono effettuate
annualmente. Semestralmente viene effettuata una raccolta dati per la verifica del grado di
realizzazione delle azioni previste. E’ stato aggiornato il piano 2007. Per il 2008 alcuni
obiettivi e indicatori sono stati ricalibrati, vedi piano 2008 in allegato.
582843359
Rev01
Sistema di Gestione della
Responsabilità Sociale – SA 8000
Verbale di riesame
Data 01/06/07
Pagina 5 di 5
E’ stato inserito un indicatore relativo al rischio burn out.
3. Pianificazioni
Sono stati aggiornati i piani delle verifiche ispettive (interne e sui fornitori) e della
formazione, comprendendo gli aspetti del Sistema SA8000 (vedi allegati).
Si prevede per quanto possibile di proseguire con l’integrazione dei due sistemi Qualità e
SA8000 del consorzio.
Azioni di comunicazione: è stato aggiornato il sito del consorzio inserendo alcune
modifiche suggerite in sede di verifica. I documenti sulla pianificazione e monitoraggio del
sistema sono a disposizione in azienda. L’organizzazione dell’incontro per presentare la
certificazione del Consorzio alle parti interessate è difficilmente realizzabile a causa degli
continui impegni del Consorzio, si ritiene comunque mantenere questo progetto in
aggiunta ad altre azioni di comunicazione.
Anche la previsione di unificare i contratti di riferimento per il personale, trasformando i
presenti contratti riferiti al CCNL del commercio a quello delle cooperative sociali non è
stata attuata, in quanto ancora in valutazione con lo studio commercialista.
4. Elementi in uscita dal Riesame
Riassumendo, il Riesame ha prodotto i seguenti elementi in uscita, contenuti nel presente
Verbale:
aggiornamento del Piano di Miglioramento allegato
aggiornamento del piano delle Verifiche Ispettive Interne
aggiornamento del piano di formazione
Belluno, 23 novembre 2007
Il Presidente del Consorzio
Severino Speranza
582843359
