VERBALE RIESAME DELLA DIREZIONE PER LA
RESPONSABILITA’ SOCIALE
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DEL 06/06/16
Odg: analisi della situazione e delle novità intercorse dal precedente Riesame per la
Responsabilità Sociale del 30/05/14
Presenti: Tiziana Grassi; Stefano Mancini; Michele Abati
DOCUMENTI ESAMINATI ED ALLEGATI
- Verbale di riesame per la Responsabilità Sociale del 20/05/15;
- Piano di miglioramento per la SA8000 allegato al Bilancio SA8000;
- Bilancio Sociale SA8000 2013-2015;
- Rapporto di audit interno del 25/05/16;
- Rapporti di audit da parte dell’Ente di certificazione del 16/05/2014;
- Registro delle NC;
- Registro delle ACP;
- esito dei monitoraggi e delle misurazioni dei processi aziendali (allegati al riesame da All.1 a
All.7).
SITUAZIONE GENERALE
Nel 2015 il fatturato Elmas ha avuto una riduzione prevista già dalla fine del primo semestre di
circa il 19%. Nel corso del 2015 sono stati ridotti alcuni costi per poter gestire il calo del fatturato
sopra indicato.
Nel 2015 sono state ottenute le certificazioni 14001 e 18001 e già nel primo semestre 2016
superata la rivalutazione annuale delle stesse. L’azienda adottato il Codice di comportamento per
ottemperare la normativa prevista dal Dlgs 231/2001, continua il mantenimento con l’incarico ad
un ente esterno dei controlli del sistema.
Continuano regolarmente nel 2016 tutti gli audit interni per le certificazioni ottenute. Già iniziate
con cadenza mensile dal 2016 le riunioni generali e/o tecniche importanti per uno scambio
tecnico professionale delle esperienze di tutti i tecnici con le varie aree, favorendo la
comunicazione sempre importante da far veicolare, evitando situazioni di incomprensione ed
attriti.
Concluso il progetto di Internazionalizzazione negli Emirati Arabi ed in Albania, non ha portato
per ora a nessun concreto lavoro.
Il momento economico resta ancora molto difficile, ancora una ripresa vera e propria non si è
sentita. Continuiamo a partecipare a Gare d’appalto essendo iscritti ai vari portali (Poste Italiane,
Mepa, Start); abbiamo terminato con soddisfazione importanti lavori di installazione di impianti
allarme –videosorveglianza nel Nord Italia, oltre a impianti postali sia a Nord che a Sud Italia.
SISTEMA DI GESTIONE E DOCUMENTAZIONE
Il Sistema della Responsabilità Sociale continua ad essere applicato in modo regolare e corretto.
Viene riconfermata anche per quest’anno la Politica per la Responsabilità Sociale, emessa il
25/10/2010 risultando a tutt’ oggi adeguata.
Deciso di non unire il sistema SA 8000 con quello ISO 9001, quindi non sono state effettuate
modifiche ne ai Manuale né alle Procedure.
OBIETTIVI PER IL 2016-2017: Mantenere sempre alta l’efficienza e l’efficacia del Sistemi SA
8000, come anche tutti gli altri che l’azienda ha e sta acquisendo.
RILIEVI ENTE 2015
L’esito della Verifica Ispettiva Esterna del maggio 2015 non ha rilevato alcun suggerimento,
osservazione e NC.
RILIEVI SA8000: nessuno.
PROCESSO AUDIT INTERNI
RESPONSABILE DEL PROCESSO: Tiziana Grassi
DATI: Programma di Audit 2015 e 2016, registrazioni (liste di riscontro) degli Audit del 2016.
ANALISI DEI DATI: Per quanto riguarda il 2015-2016, gli Audit sono stati realizzati nel come
pianificato, della Responsabilità Sociale.
Come emerge dal Piano V.I.I e Rapp.V.I.del 20/05/16, il sistema continua ad essere applicato in
modo sistematico e la Direzione ne promuove lo sviluppo e l’applicazione in ogni occasione.
Per quanto riguarda il 2016, il Piano di V.I.I è già stato emesso.
OBIETTIVI PER IL 2016-2017: Continuare a monitorare il livello di efficacia ed efficienza del
Sistema di Gestione e continuare a sensibilizzarne il personale.
AZIONI DA INTRAPRENDERE: Continuare ad effettuare con regolarità gli Audit Interni,
coinvolgendo tutti i processi e le funzioni aziendali.
PROCESSO DI GESTIONE NC, AC, AP
RESPONSABILE DEL PROCESSO: Tiziana Grassi
DATI: rapporti di NC, AC, AP relativi a 2015 e 2016, “Allegato al Riesame n°7 – NC”
ANALISI DEI DATI per SA8000: Continua ad essere presente la cassettina nella ex stanza del
caffè dove lasciare eventuali reclami o segnalazioni sui principi SA8000. La cassettina è
regolarmente controllata ed il suo utilizzo è periodicamente ricordato durante le
riunioni/comunicazioni di sensibilizzazione.
Il 25/03/15 è stata aperta una NC interna per mettere a fuoco e sensibilizzare una clima più
sereno tra le aree. E’ stata chiusa con esito positivo il 10/01/16.Si ricorda la cassetta dei reclami
ora nell’area bacheca ingresso ditta.
E’ stata predisposta una scheda di autovalutazione in modo da analizzare le aspettative del
personale e verificare che i canali di comunicazione e di chi risponde a chi/cosa siano chiari.
OBIETTIVI PER IL 2016-2017 Mantenere efficace ed efficiente il processo di rilevamento e
gestione di NC, AC, AP.
AZIONI DA INTRAPRENDERE: Proseguire le attività di sensibilizzazione del personale, anche
attraverso i periodici incontri, che dovranno essere ripresi.
PROCESSO DI GESTIONE RISORSE UMANE E FORMAZIONE
RESPONSABILE DEL PROCESSO: Tiziana Grassi
DATI: Organigramma, Piano di formazione 2015/2016, Schede del personale
ANALISI DEI DATI: Nel corso del 2015/2016 l’organico di Elmas è rimasto uguale considerando
la diminuzione di 2 unità assunte direttamente coperte da due assunzioni interinale e tirocinio che
sicuramente si trasformerà in un contratto a lungo termine.
Al momento in azienda sono presenti tre figure con Agenzia interinale di cui una part time.
Elmas continua a rendersi disponibile ad ospitare stagisti e tirocinanti inviati da scuole pubbliche
e/o aziende della città. Un tirocinante Tramite Progetto Regione Toscana è stato inserito come
apprendista.
Tutte le nuove risorse sia personale interno che tirocinanti/stagisti, vengono formati ed informati
con particolare riferimento alle procedure dei Sistemi di Gestione ed alla sicurezza sui luoghi di
lavoro, al regolamento interno, alla privacy, alle procedure di emergenza. Per la suddetta
formazione vengono redatti gli attestati e le relative registrazioni come da procedure, a cui si
rimanda per ulteriori dettagli.
Le schede del personale sono aggiornate sul server, non più cartacee.
Ai primi del 2016 sono state distribuite delle schede di autovalutazione per dare la possibilità ad
ognuno di mettere in evidenza le proprio aspirazioni all’interno dell’azienda e verificare che tutti
abbiano chiaro l’organigramma e a chi rispondono. Ancora non ci sono rientrate tutte le schede.
Solleciteremo.
OBIETTIVI PER IL 2016-2017: Rafforzare ed ampliare le competenze del personale sia tecniche
che relative ai Sistemi di Gestione ed alle procedure della Sicurezza. Completare l’analisi delle
schede di autovalutazione tecnico professionale del personale.
AZIONI DA INTRAPRENDERE: Continuare con il Piano di Addestramento pianificato e
verificando l’effettivo apprendimento dei contenuti da parte del personale.
PROCESSO ACQUISTI
ADDETTO AL PROCESSO: Filippo Petreni
DATI: Elenco SA8000 fornitori Qualificati, Schede fornitori “Allegato al Riesame n°5 – Ordini”.
ANALISI DEI DATI: Dai dati analizzati non si rilevano criticità con i fornitori. Anche le ditte con le
quali abbiamo appalti sono fornitori da noi conosciuti, alcuni di zona, selezionati secondo la
normativa Iso e la normativa SA8000. Le richieste di autocertificazioni di impegno alla norma SA
8000, verso i fornitori continuano ad essere inviate e sollecitate. Aumentate le richieste verso
nuovi fornitori del 32.03%. Rapporto tra invii e risposte è del 65.84%.
Aggiornata l’autocertificazione d’impegno per rispettare la normativa prevista dal Dlgs 231/2001
con il rigo 9 per l’utilizzo di lavoratori extracomunitari con regolare permesso di soggiorno.
Sensibilizzata la resp.le di sollecitarne le risposte in tempi brevi dal ns. invio.
OBIETTIVI PER IL 2016-2017: Continuare a mantenere l’efficienza del processo di gestione dei
fornitori
AZIONI DA INTRAPRENDERE: Sollecitarne le risposte in tempi brevi dal ns. invio per riuscire in
tempi stretti a completare il registro.
PROCESSO GESTIONE SICUREZZA
RESPONSABILE DEL PROCESSO: Tiziana Grassi
DATI: DVR, Registro infortuni, Schede di formazione del personale
ANALISI DEI DATI:
Prosegue ormai da tempo il rapporto con il Medico competente Dottor Russo e con l’Ing. Di
Banella, nominato RSPP Esterno.
Il DVR, aggiornato al 25/05/15, risulta al momento adeguato alle esigenze aziendali. In vista della
certificazione Ohsas già dato incarico al RSPP di rielaborarlo, sarà pronto per metà Luglio 2015.
Effettuate le prove di emergenza in data 09/02/16..
Il 02/02/15 è stata effettuata la periodica riunione del Sistema di Prevenzione e Protezione con a
cura del RSPP Ing. Di Banella, con il medico Dott. Russo e tutto il personale.
Sono state inoltre effettuati incontri con RSPP e medico il 09/02/16
Per quanto riguarda la formazione, nel corso del 2015-2016, sono stati eseguiti i corsi per i
lavoratori di durata variabile in base alle mansioni svolte (generale sicurezza luoghi di lavor, PLE,
muletto).
Ottenuta la certificazione 14001, con la formazione di tutto il personale.
Ottenuta la certificazione 18001, con la formazione di tutto il personale.
Mail del 16/04/15, incontro del 28/03/15 per sensibilizzare il personale alle certificazioni.
OBIETTIVI PER IL 2016-2017 Mantenere elevati gli standard di sicurezza aziendale
AZIONI DA INTRAPRENDERE:
Completare l’implementazione del Sistema di Gestione della Sicurezza per ottenere la
certificazione;
Continuare con le attività di formazione ed aggiornamento del personale in materia di salute e
sicurezza sui luoghi di lavoro;
Effettuare periodicamente le prove di emergenza;
Effettuare la periodica riunione del Sistema di Prevenzione e Protezione.
PROCESSO DI COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA
RESPONSABILE DEL PROCESSO: Tiziana Grassi
DATI: Verbali di riunione periodiche, comunicazioni via email al personale ed ai fornitori, bacheca
aziendale.
ANALISI DEI DATI:
Tutte le certificazioni ed in particolare la SA8000 sono ben presenti su tutti i documenti aziendali.
Pubblicato il bilancio sociale 2015 nel sito aziendale.
Continua l’impegno della Direzione nei confronti della sensibilizzazione degli stackholder sui
principi della SA8000, con particolare attenzione al personale ed ai fornitori.
Abbiamo dato incarico a consulente esterno il rifacimento del sito aziendale, tuttora in corso.
Continua il collegamento del sito con facebook, se pur dovrebbe essere maggiormente tenuto
attivo.
La comunicazione interna è inoltre garantita da:
- riunioni periodiche per area e generali che dovranno comunque essere sistematiche e mensili;
-comunicazioni via mail (sistema che risulta al momento essere il più efficace per raggiungere
tutto il personale), anche se talvolta possono innescare dei malintesi che dovrebbero essere
limitati;
- affissione di comunicazioni in Bacheca, da poco tempo valorizzata anche come spazio-ingresso
ditta.
Tali comunicazioni riguardano principalmente: stato del Sistema SA8000, manuali e procedure,
certificazioni, Politiche Aziendali, Regolamento interno, Organigramma, n. utili, orari,
provvedimenti e sanzioni, contratto collettivo di lavoro, ecc.
ALTRI STACKHOLDER ED INTERAZIONI
Continua il rapporto diretto con le scuole di Empoli istituto Tecnico e Ragioneria per ospitare
stage scolastici e i tirocini in collaborazione anche con le agenzie di formazione locali.
Quest’anno in occasione della ricorrenza del 40° anno di inizio attività, abbiamo già dato il via
ad un importante progetto di borsa di studio che inizia nel 2016 e continuerà per i prossimi 5 anni,
al miglior studente che si è evidenziato nel percorso scolastico dalla prima alla quinta classe
presso l’ITI Ferraris di Empoli nel corso di studio di Elettronica. Pensiamo così a valorizzare
l’impegno, lo studio e la cultura nei ns. giovani studenti e futuri cittadini.
La Direzione continua a mantenere l’impegno nel sostenere le varie associazioni locali sportive,
di volontariato e di istruzione (Istituti scolastici), se pur riducendone i valori, causa il momento
economico critico, consapevole dell’importanza delle loro attività in supporto di giovani e bambini.
OBIETTIVI PER IL 2016-2017: Mantenere attiva e funzionale la comunicazione verso l’esterno e
verso l’interno. Attivare maggiore e sistematica visibilità della ns. azienda nel Web.
AZIONI DA INTRAPRENDERE: Riunioni/comunicazioni periodiche con il personale, rifacimento
del sito aziendale.L’azienda cerca di continuare a fare colloqui per eventuali inserimenti di nuovo
personale, sia per la parte commerciale, sempre da ampliare per poter intercettare nuovi clienti,
con prodotti sempre più nuovi ed efficienti.
OBIETTIVI DA PRECEDENTI RIESAMI
RIESAME RESPONSABLITA’ SOCIALE del 30/05/14
- Mantenere aggiornati il sito internet ed il profilo facebook per ottenere una maggiore visibilità verso l’esterno e divulgare i
principi della normativa sa 8000; CONTINUO
Aggiornare l’elenco dei fornitori e richiedere/sollecitare le autocertificazioni; CONTINUO
Continuare la sensibilizzazione del personale e dei fornitori sui principi dell’SA8000; CONTINUO
Ottenere la certificazione OHSAS 18001:2007; Raggiunto
Continuare a sostenere le associazioni locali che offrono un servizio di educazione e sostegno sociale e sportivo sia ai
ragazzi che alle famiglie; IN CORSO
- Continuare ad ospitare stage di giovani che hanno effettuato corsi di formazione nel territorio Empolese; CONTINUO
-
- Continuare il coinvolgimento del personale nelle iniziative aziendali e pianificare le riunioni interne per aree.
CONTINUO
