Ebridge Centri di Costo e Ricavo
Il nuovo modulo di Contabilità Centri di costo della linea contabile Bridge, in seguito
denominata Cdc, consente la rilevazione dei costi e dei ricavi per destinazione (centri di
costo e/o commesse) allo scopo di:
- rilevare
- analizzare
- dimostrare
- interpretare
i costi sostenuti dall’azienda nello svolgimento della propria attività.
Infatti la rilevazione delle spese sostenute e la loro imputazione ai diversi centri di costo o
ricavo consentono di:
- controllare il rendimento e l’economicità di funzionamento dei diversi settori aziendali;
- verificare gli scostamenti tra preventivi e consuntivi;
- sintetizzare l’andamento della gestione e controllarne lo svolgimento.
Il modulo è predisposto per l’inserimento autonomo delle registrazioni, oppure può essere
alimentato automaticamente direttamente dalle scritture provenienti da p.nota. I movimenti
automatici oltre che da Prima Nota possono essere acquisiti, tramite appositi collegamenti,
dai seguenti moduli:
- Procedura paghe, per ricevere i costi, suddivisi per centro di costo, dei dipendenti;
- Procedura cespiti, dalla quale ricevere la registrazione delle quote di ammortamento;
ancora da sviluppare
- Fatturazione e Parcellazione , per ricevere i dati per la rilevazione dei ricavi
Secondo la logica della Cdc emerge che le voci di costo, decise dall’operatore in fase di
pianificazione, rappresentano la base dell’analisi del modulo Cdc, e sono l’unico elemento
riconducibile ai codici del piano di conti, per la rilevazione automatica dei costi e dei ricavi.
Le voci di costo (di spesa) si differiscono dai codici conto del Piano dei conti della Coge, in
quanto rappresentano la realtà operativa della struttura aziendale, mentre i codici del
Piano dei conti Coge hanno lo scopo di rilevare i dati ai fini fiscali e civilistici.
In particolare le voci di costo e di ricavo, rappresentano il dettaglio, per tipologia o per
natura, delle diverse risorse o fattori produttivi impiegati dall’azienda nello svolgimento
della propria attività.
Ogni voce di costo e/o di ricavo, dovrà essere associata ai centri di costo di riferimento per
la ripartizione del costo o ricavo.
.
Il centro di costo ha pertanto la finalità di rilevare contabilmente l’unità organizzativa che
ha consumato quella determinata risorsa. Ad ogni centro di costo, inoltre, può essere
associata una commessa come ulteriore analisi del dato economico.
Le registrazioni sulla Cdc, riguardanti la rilevazione dei costi e di ricavo, possono
avvenire direttamente dal modulo Cdc o dalla Prima Nota, quest’ultime possono essere di
tipo:
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-
automatico, ossia l’utente che ha correttamente configurato tutti i parametri richiesti,
alla conferma della registrazione di Prima nota viene in automatico agganciato al
movimento Cdc, con tutti i dati preinpostati.
-
Transitoria, ossia le registrazione di Prima nota dal Coge transitano alla prima nota
cdc, attraverso una fase di acquisizione.
Le diverse modalità, di registrazione dei movimenti sulla procedura Cdc, sono dovute alle
diverse esigenze aziendali, in quanto come spesso accade nelle aziende le figure che
gestiscono la Coge e la Cdc sono diverse, in quanto l’operatore Coge finalizza le
registrazioni ai fini contabili e fiscali mentre chi gestisce la Cdc si occupa di analizzare al
massimo dettaglio le voci di costo sostenuti ai fini aziendali.
Le fasi che caratterizzano la procedura Cdc, sono:
-
Definizione del Piano dei centri di costo
-
Individuazione Voci di costo e di ricavo
-
Raggruppamento Voci di costo e di ricavo
-
Commesse
-
Periodi
-
Ripartizione centri di costo e di ricavo (modalità di riparto)
Piano dei conti della Cdc
Come detto le voci di costo e di ricavo devono rappresentare, al necessario dettaglio, la
realtà operativa della struttura aziendale ed individuare in modo univoco cosa rilevare. In
particolare le voci di costo rappresentano il dettaglio, per tipologia o per natura, delle
diverse risorse o fattori produttivi impiegati dall’azienda nello svolgimento della propria
attività.
Abbiamo detto che il Piano dei conti Cdc, per le sue finalità non ha lo scopo di prevedere
una gestione di più livelli come per la struttura del Piano dei conti Co.ge., in quanto i dati
numerici si limitano a transitare nel modulo Cdc per poi essere collocati più propriamente
sui centri di costo o di ricavo.
Pur tuttavia è opportuno (ma non necessario) ai fini di un’analisi riepilogativa delle voci
omogenee, gestire i Raggruppamenti
esempio:
Gruppo 5 - Raggruppamento “RICAVI”
5.1000 Ricavi software
5.1001 Ricavi editoria
5.1002 Altri Ricavi
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Gruppo 2 - Raggruppamento “Editoria”
2.18 Carta riciclata
2.19 Carta non riciclata
2.20 Inchiostri
2.21 colle
Gruppo 6 – Raggruppamento “ Costo del personale “
6.2 Impiegati
6.3 Collaboratori
6.6 Dirigenti
Collegamento tra COGE. e Cdc.
Il collegamento tra la Coge e la Cdc è realizzato sulla base del sistema “duplice
contabile”, utilizzando il sistema del tutto autonomo rispetto alla Coge.
Abbiamo quindi due contabilità separate ma integrate tra di loro tra i singoli conti di costo e
ricavo in uso nella Coge. e le voci di costo e ricavo previste nel piano dei conti di Cdc.
Ogni operazione, attinenti i conti Coge. di natura economica costi e ricavi, deve essere
referenziata in contabilità centri di costo tramite un’apposita registrazione.
Alla Prima nota Cdc, si può accedere direttamente o indirettamente da uno dei moduli
collegati (gen,sem.pro).
Tale collegamento consente di riprendere i dati di costo e ricavo in Cdc. per consentire poi
l’allocazione ai vari centri di costo/commesse di destinazione.
Il collegamento tra la Coge e Cdc avviene pertanto solo se nella registrazione di prima
nota risultano registrati dei conti nei quali è indicato la voce di costo/ricavo
Per ogni conto viene generato un movimento analitico con i relativi centri di costo
/commesse di destinazione.
La registrazione Cdc. è suddivisa in tre sezioni distinte: testa e righe.
La prima comprenderà gli elementi riconducibili alla p.nota Coge (n. documento, data
documento, cod cliente /forn se trattasi di fattura). La seconda riprende i conti predefiniti
nella PN che risultano agganciati alla procedura Cdc con i relativi importi. La terza rileverà
le voci di costo parametrizzati nel codce conto. Tale parametrizzazione risulterà
modificabile qualora la % di impostazione risultano diverse.
Per rendere possibile il collegamento tra Coge e Cdc, è necessario compilare nei
parametri azienda la sezione Centri di Costo e Ricavo, nei quali impostare alcuni dei
parametri per l’elaborazioni dati in Cdc
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Gestione Raggruppamenti: tramite questa funzione si ha la possibilità di creare dei
Raggruppamenti all’interno dei quali poter classificare i vari centri di costo e ricavi
dell’azienda. L’utente quindi, deve prima creare i diversi raggruppamenti, tramite apposita
tabella, e poi indicare, all'interno dei movimenti, il raggruppamento di riferimento;
Gestione Commesse: la selezione della casella consente l'attivazione della "Gestione
Commesse" anche nelle movimentazioni dei centri di costo e Ricavo;
Gestione Periodi: l'attivazione della "Gestione Periodi", permette di impostare delle
percentuali di ripartizione variabili nel tempo definendo i Periodi di validità;
Collegamento movimenti da Immissione Prima Nota: la selezione della casella
consente di effettuare un collegamento diretto ai movimenti dei Centri di Costo e Ricavo
durante l'immissione dei movimenti di Prima Nota (in fase di registrazione);
Data ultima generazione movimenti: il campo in esame contiene la data dell'ultima
registrazione di Prima Nota per la quale è stato generato anche il corrispondente
movimento dei centri di costo e ricavo (Metodo Transitorio, prima menzionato). Il campo
viene aggiornato in automatico dal programma di "Creazione movimenti da Prima Nota".
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Impostazione conti
Nei lavori di servizio, presente nella procedura Cdc, attraverso questa funzione, si ha
modo di selezionare solo parte dei codici del Piano dei conti che interessa parametrizzare
per il collegamento alla procedura Cdc, escludendo pertanto tutti quei conti che non
interessa analizzare ai fini della rilevazione dei costi di produzione, tipo cassa, banche,
clienti fornitori ecc.
Sono attivi dei filtri del tipo economico o patrimoniale che agevolano la selezione.
Il pulsante F3 consente di attivare la funzione Trova utile per la ricerca dei conti
Come si può notare il simbolo nella Colonna Stato, corrispondente ad alcuni conti, ha il
significato che il conto risulta scelto e parametrizzato in funzione dei Cdc.
Gestione tabelle procedura Cdc
Centri di costo
Dovranno essere inseriti i centri di costo che compongono la struttura dell’azienda e su cui
gravano i costi e i ricavi di produzione da analizzare di ciascuna area.
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Voci di costo e di ricavo
Vanno elencati in dettaglio tutte le voci riferiti ai costi di produzione e di ricavo da
assegnare ai più centri di costo.
Ogni voce è caratterizzata dai seguenti elementi:
Tipologia
Identifica il tipo di operazione, "Costo" o "Ricavo", da associare alla voce di
riferimento.
Classificazione
Identifica il tipo di classificazione, "Diretta" o "Indiretta", da associare alla voce di
riferimento.
Categoria
Identifica la categoria di appartenenza della voce di riferimento, Fisso, Misto,
Variabile
Periodo
La tabella servirà per indicare una diversa modalità di ripartizione della spesa. Es.
riscaldamento, lavori stagionali e quanto altro possa influire sulla rilevazione dei costi e
ricavo in maniera rilevante.
Ripartizione centri di costo e di ricavo.
Questa funzione è la più importante e rappresenta la modalità di ripartizione della spesa/
ricavo del conto di contabilità coge alla struttura Cdc, indicando i riferimenti: Centro di
costo, Voce costo e/o ricavo, Raggruppamento, l’eventuale commessa e per ultimo la
modalità di ripartizione, Parametro e/o percentuale della spesa/ricavo.
Tabelle di Base
Causali Movimentazioni
La tabella, in parte precaricata, consente di registrare l’immissione dei movimenti sulla
procedura Cdc.
Vengono richiesti le seguenti impostazioni:
Richiesta cliente:
- va selezionato con C o con F, quando nel movimento si intende avere come riferimento
il conto Cliente e/o Fornitore
- Tipo operazione: Incremento / Decremento
Associazione centri di costo/Ricavo Paghe e Contabilità
Per la procedura Paghe è importante la fase di parametrizzazione dei centri di costo della
procedura Paghe con quelli di contabilità. La parametrizzazione non richiede ulteriori
dettagli in quanto di facile usabilità.
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Registrazioni movimenti Cdc
La procedura consente di utilizzare canali diversi di registrazione delle operazioni delle
voci di spesa/ricavo:
- Da immissione movimenti sulla procedura
- Da prima nota Coge (diretta)
- Da prima nota Coge (indiretta) attraverso la funzione Creazione movimenti da P.nota
- Da Procedura paghe, rilevazione Costi e Salari
- Da fatturazione e parcellazione
- Dai Beni Strumentali
Attraverso questo meccanismo l’utente è libero di impostare le registrazioni secondo le
proprie esigenze organizzative aziendali. Importante da notare che generalmente la
contabilità per Cdc richiede l’immediata registrazione dei costi e ricavi mentre la
contabilità ha tempi di registrazione più ampi, in quanto le annotazioni in prima nota
avvengono all’atto della registrazione dei documenti, che di sicuro è tardiva rispetto a
quella di incidenza dei costi e ricavi sulla Cdc.
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Registrazione manuale
Attraverso questa fase l’utente mette in correlazione i conti con le voci di costo o di ricavo
da imputare ai più centri di costo. L’immissione dei movimenti prevede una sezione di
testa, nella quale vengono definiti i parametri contabili del tipo
Importante da notare la possibilità di frazionare il costo per periodo (da mese a mese),
questo servirà di aiuto all’operatore qualora intende frazionare il costo in più periodi. Altra
particolarità è quella di definire se il movimento è Effettivo o Previsionale, utile in caso di
ordini a fornitori, comunque da considerare ai fini delle contabilizzazioni.
Ovvio come in tutte le altre procedure è dato modo di inserire qualsiasi elemento di
qualsiasi tabella, così come la rivisitazione delle impostazioni già effettuate, tipo le
percentuali di ripartizione della spesa.
I dati del cliente e/o del fornitore possono essere omessi solo se nella causale non è reso
selezionabile, così come il numero e data del documento, mentre è sempre indispensabile
l’indicazione del codice del piano dei conti da cui rilevare i costi di competenza.
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Da rilevare che in immissione manuale dei movimenti il programma rende comunque
selezionabili tutti i conti, non solo quelli impostati per il collegamento. Importante però che
l’importo indicato corrisponde a quello ripartito nella sezione Ripartizione.
Da P. nota Coge
L’aggangio alla prima nota Cdc, avviene solo se nei parametri azienda è selezionato il
campo “Collegamento movimenti da Immissione prima nota, in considerazione ai soli conti
resi predisposti per la rilevazione dei costi e ricavo.
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La selezione della causale, servirà per completare le scritture sulla contabilità Cdc.
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Es. registrazione con concatenamento
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Nell’esempio il conto 41/10/8 non è selezionato come gestione Centri di costo
Dalla procedura Cdc, Creazione movimenti di prima nota, il programma renderà accessibili
le registrazioni che interessa considerare ai fini delle movimentazioni Cdc, proponendo i
dati di ripartizione predefiniti.
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Movimento Cdc
Ad ogni codice conto potremo vedere la composizione della ripartizione associata.
Si nota che il conto 41/10/8 non è presente in quanto escluso dal riporto nei Cdc.
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Da notare che anche in Variazione P.nota è possibile agganciare la movimentazione CDC
ad essa collegata per apportarvi le opportune variazioni.
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Variazione Movimenti
Dalla procedura Cdc, consente un’ampia modalità di selezione per la ricerca delle
registrazioni inserite che interessa modificare o annullare
Stampa di controllo
Vengono elencate le movimentazioni comprese in un range Data o Numero riferimento.
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Creazioni movimenti da P.nota
Vengono riprese tutte le operazioni, le registrazioni non già riprese o collegate al modulo
che però hanno come impostazione codici conti selezionati per la gestione dei centri di
costo
È possibile selezionare le registrazioni per data o per numero, in questo modo si ha la
possibilità di attingere le sole informazioni che interessa agganciare sulle movimentazioni
Cdc
Per le causali non ancora parametrizzate per il collegamento alla Cdc, il programma
richiederà la causale di registrazione da utilizzare sulla prima nota Cdc, tale causale
risulterà registrata nella causale contabile e utilizzata per l’acquisizione di successive
movimentazioni.
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Inoltre per quei conti, non associati a nessuna ripartizione, il programma renderà
obbligatori l’indicazione dei parametri di ripartizione della spesa
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Attraverso la funzione Imposta ripartizione, si dovrà procedere alla specifica di ripartizione
Solo a completamento della parametrizzazione il programma procederà alle scritture dei
movimenti su Cdc.
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Collegamenti
Da modulo beni strumentali
Calcolo automatico Ammortamenti
Il programma è stato aggiornato per la generazione automatica dei movimenti nella
procedure Cdc, tale collegamento è reso possibile selezionando l’apposita casella
“Generazione automatica movimenti Centri di costo”, resa gestibile solo con
selezione Calcolo definitivo e collegamento alla contabilità, selezionando poi la
causale dei movimenti Cdc.
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Da modulo parcellazione
E’ stata implementata la funzione di contabilizzazione delle parcelle, che attraverso
la selezione della casella “Genera i movimenti dei centri di costo/ricavo”, consente
le registrazioni dei movimenti nel modulo Cdc,
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Da modulo fatturazione
E’ stata implementata la funzione di contabilizzazione delle fatture, che attraverso la
selezione della casella “Genera i movimenti dei centri di costo/ricavo”, consente le
registrazioni dei movimenti nel modulo Cdc,
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Da modulo Paghe
Rilevazioni costi e salari per centri di costo
Anche questo programma, è stato aggiornato per poter registrare nei movimenti centri di
costo la rilevazione dei costi e salari rilevabili dalla procedura paghe. E’ da considerare
che la gestione costi e salari già prevede una sua suddivisione dei centri di costo,
pertanto, prima di procedere all’acquisizione, è necessario parametrizzare i centri di costo
della procedura paghe con quelli del modulo Cdc. Tale parametrizzazione è presente nel
modulo Cdc, Tabelle di Base, “Associazione centri di costo gestione del personale /
contabilità”.
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Elaborazioni Cdc
Interrogazioni/Stampe schede Costi/Ricavo
Consente di rilevare in maniera dettagliata e/o riepilogativa le informazioni registrate nel
modulo, particolari filtri e ordinamenti consentono di rilevare dettagliatamente le
informazioni che si interessa analizzare.
Oltre alla scheda sintetica (consigliabile) è prevista la situazione analitica dei costi,
comunque selezionabile anche dalla scheda sintetica.
Le impostazioni vengono memorizzate per essere riproposte nelle successive
elaborazioni.
Solo se selezionata la scheda sintetica, sarà possibile impostare eventuali livelli opzionali
(Raggruppamento e commessa), impostando l’ordine dei livelli per l’esposizione dati.
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effettuando l’interrogazione per centro e voce di costo/ricavo, per ogni centro di
costo e di ricavo viene visualizzato l’elenco delle voci movimentate;
effettuando l’interrogazione per sottoconto, viene dettagliato come ogni sottoconto è
stato ripartito sui centri e sulle voci di costo e di ricavo;
effettuando l’interrogazione per commessa, viene visualizzato l’elenco dei centri e
delle voci di costo e di ricavo movimentati per ogni commessa.
È possibile scegliere se esporre soltanto i dati previsionali, soltanto quelli effettivi oppure
entrambi se nella precedente passo di wizard non è selezionato il campo “Costi e ricavi in
sezione contrapposte”.
In quest’ultimo caso, è possibile valutare eventuali scostamenti tra il budget previsto
all’inizio della gestione ed i costi/ricavi effettivamente sostenuti. Inoltre, è possibile
scegliere di esporre contemporaneamente i dati relativi a due periodi diversi.
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Sezione contrapposte
Importante
L’utilizzo del pulsante destro del mouse su qualsiasi voce di costo e/o di ricavo, consente
di dettagliare le movimentazioni della voce selezionata, oppure di attivare la funzione
“Comprimi” o di “Espandi” e “Stampa”.
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