PALMARÈS FEDERCASA

EDILIZIA POPOLARE
275 •276
RIVISTA TRIMESTRALE DI ARCHITETTURA E URBANISTICA
ANNO
XLIX
PALMARÈS FEDERCASA
BRESCIAROMAANCONANOVARAPERUGIAFERRARAVICENZATORINOBOLOGNA
EDIZIONI EDILIZIA POPOLARE
SPED. IN ABB. POSTALE 45%
ART. 2 COMMA 20/B
LEGGE 662/96
FILIALE DI ROMA
FEDERCASA FEDERAZIONE ITALIANA PER LA CASA ADERENTE ALLA CISPEL
FEDERCASA PALMARÈS 2003
Vincitore
ACER BOLOGNA
Palmarès 2003
Strumenti per la gestione del patrimonio immobiliare
86
Copernico.
Sistema
integrato
di gestione
immobiliare
Dal know-how
dell’azienda
uno strumento
competitivo
al servizio di gestori
e utenti
I Copernico è un sistema integrato di gestione
immobiliare realizzato per dare una risposta concreta e tangibile alle mutevoli esigenze innovative
e informative dell’ACER di Bologna nella sua complessa attività. Impiegato dalle società del gruppo
dell’ACER per la gestione della manutenzione e
dell’edilizia residenziale pubblica, interessa le diverse attività aziendali: dalla gestione degli immobili ai servizi che ruotano attorno al rapporto contrattuale con gli utenti.
Per illustrare gli aspetti più innovativi e strategici
di Copernico è necessario partire dalla scelta,
operata nel 1999 dall’allora IACP, di optare per la
progettazione interna e per il valore aggiunto che
essa contiene; una sfida con la quale lo IACP ha
dimostrato di essere un’azienda dinamica pronta
ad affrontare il cambiamento istituzionale che si
profilava.
La necessità di competere sul mercato, che nel
1999 era una previsione e ora è una concreta
realtà, è stata la principale motivazione che ha
spinto l’ACER a progettare internamente, pur avvalendosi di qualificate consulenze, il sistema informativo anziché acquisire un pacchetto pronto. Una
scelta di questo tipo consente infatti di ottenere un
vantaggio in termini di competitività in quanto
mette a frutto l’esperienza e le conoscenze maturate all’interno dell’azienda, permettendo di trova-
Progettato e sviluppato per gestori immobiliari
che richiedono un’elevata competitività sul mercato
e la capacità di essere costantemente allineati
con i continui aggiornamenti normativi
e organizzativi, Copernico consente un’elevata
flessibilità e pone al centro dell’attenzione
il rapporto contrattuale con l’utente
testo di Giorgina Sallioni, Gigliola Schwarz e Sabrina Ujcic
OPERATORE
ACER Bologna
Azienda Casa Emilia-Romagna della
Provincia di Bologna
PRODOTTO
Copernico, Sistema integrato di gestione
immobiliare
CARATTERISTICHE
INTERSCAMBIO CON SISTEMI ESTERNI
Architettura decentrata client/server
Unico database relazionale senza
ridondanze
Completa interoperabilità con soggetti
esterni tramite l’uso della rete Internet
Interfaccia utente avanzata
COPE RNI CO
Manutenzione
Calcolo del canone
Emissione del la bolletta
Archivio
patrimonio immobiliare
Archivio utenz a
Sicurezza
e analisi dei dati
Condomini e servizi comuni
Controllo di gestione
Ge stione de lla morosità
Verifica reddito
Validazione
autocertificaz ioni
Funzionalità di filtro, stampa, estrazione
Pagamento delle imposte
Gestione contratti
Funzionalità avanzate per l’ottimizzazione
dei gruppi di lavoro
Requisiti di sicurezza Decreto legislativo
196/2003
MODULI
Contratti/Utenza
Patrimonio immobiliare
Manutenzione immobili
Rendicontazione
Condomini
Bollettazione
ACCESSO A BANCHE DATI
PROGETTO E REALIZZAZIONE
ACER Bologna, Divisione Informatica
Federcasa Servizi Srl
COLLABORAZIONI
ACER Manutenzioni Spa
ACER Servizi Srl
Anagrafe Tributaria
Archivio INPS
Ufficio del Registro
INIZIO PROGETTAZIONE
1998
REALIZZAZIONE SISTEMA
2001
REFERENTE
Ermanno Tarozzi
Direttore Generale
ACER Bologna
Piazza della Resistenza, 4
40122 Bologna (BO)
edilizia popolare 275/276
87
88
re soluzioni ad hoc a specifici problemi e un equili-
Il nuovo sistema informativo si fonda su un’archi-
informazioni: inserimento di tutti gli elementi ne-
Palmarès 2003
Strumenti per la gestione del patrimonio immobiliare
brio fra contesto formativo, pratiche, tecnologie e
tettura decentrata (server e client); è realizzato con
cessari per la sottoscrizione del contratto e per la
modo di vedere le cose. Inoltre, il sistema, nascen-
le tecnologie più moderne (database Microsoft SQL
gestione degli adempimenti amministrativi-conta-
do dal cuore stesso dell’azienda ed essendo ema-
Server, Microsoft Visual basic 6 e NET); è struttura-
bili connessi; registrazione telematica dei contratti
nazione della sua cultura, non incontra particolari
to in un unico database relazionale senza ridon-
di locazione; storicizzazione della composizione
problemi di diffusione ed è, allo stesso tempo, dif-
danze, compatibile con qualsiasi altra piattaforma;
dei nuclei familiari, dei redditi, degli entrati e degli
ficilmente imitabile. Si potrebbe obiettare che que-
prevede una completa interoperabilità con soggetti
usciti, delle disdette, del cambio alloggio, del
sto vantaggio dura finché gli altri concorrenti non
esterni (società di scopo, ditte di manutenzione,
cambio gruppo; analisi della morosità.
imitano la tecnologia, e ciò può essere vero, tutta-
CAF, INPS, anagrafe tributaria) tramite la rete Inter-
Modulo Patrimonio. Il secondo modulo storicizza i
via è sicuramente vero che non si possono imitare
net; è dotato di modulo di sicurezza parametrizza-
dati patrimoniali con particolare attenzione al
le capacità e lo stile del gruppo che applica la stra-
bile su privilegi di ogni singolo utente; è interfaccia-
censimento dello stato manutentivo e a informa-
tegia, qui sta il vero vantaggio competitivo.
bile con qualunque ambiente ed è concepito per la
zioni di carattere fiscale di tutte le unità immobi-
Copernico nasce dal cuore dell’azienda che ne è
storicizzazione completa dei dati in linea.
liari e relative pertinenze.
anche la proprietaria: è stato realizzato da un grup-
Progettato e realizzato per gestire rilevanti quan-
Modulo Manutenzione. Il terzo modulo concerne
po di lavoro formato da un responsabile di proget-
tità di informazioni - relative a unità immobiliari,
la gestione di tutti i tipi di manutenzione immobi-
to, da un responsabile dello sviluppo software, da
utenti, canoni, manutenzioni, gestioni condomi-
liare: appalti, prezziari, ditte di manutenzione,
programmatori qualificati e da esperti applicativi
niali, bollettazioni, rendicontazioni - ha spostato il
budget di spese. Mediante il call center dell’Uffi-
che hanno condotto l’analisi, progettato e svilup-
focus dall’unità immobiliare al rapporto contrat-
cio relazioni con il pubblico, che gestisce le chia-
pato il software. La presenza di risorse interne all’a-
tuale con il cittadino/utente per ottenere il miglior
mate, è possibile fissare gli appuntamenti e i so-
zienda, che detengono il know-how necessario,
rapporto qualità-efficienza.
pralluoghi dei tecnici. Gli ordini di intervento sono
consente di effettuare modifiche direttamente nel
poi commissionati alle ditte esecutrici, le quali
sistema gestionale e di procedere ad aggiorna-
Articolazione
provvedono direttamente, tramite Internet, all’in-
menti continui del software.
Copernico è articolato in sei moduli: Contratti/Uten-
serimento delle spese ed alle proposte di contabi-
Gli utenti di Copernico sono stati coinvolti fin dal-
za, Patrimonio, Manutenzione, Rendicontazione,
lizzazione. L’operatore tecnico effettua i controlli
la fase iniziale di analisi: sono state sottoposte a
Condomini e Bollettazione. Una struttura di questo
a cui segue l’emissione degli ordini ai fornitori e
critica le modalità di lavoro in uso e il sistema
tipo consente l’espansibilità del sistema a seconda
delle fatture ai clienti.
informativo che le supportava, per identificare le
delle necessità che emergono di gestire specifiche
Grazie allo scambio con il sistema contabile, è
cause del gap esistente fra procedure, supporti
aree o business.
possibile seguire in tempo reale l’andamento del-
tecnologici adottati e servizio finale fornito. Una
Modulo Contratti/Utenza. Il primo modulo analiz-
l’attività, attraverso la rilevazione degli interventi
partecipazione dal basso che si è rilevata poi vin-
za tutti i dati relativi al rapporto contrattuale tra
manutentivi a preventivo e a consuntivo garan-
cente nel momento del cambiamento.
l’azienda e l’utenza con l’immissione delle relative
tendo l’aggiornamento continuo dei budget.
Modulo Rendicontazione. Il quarto modulo ri-
scono il core business dell’azienda ai fini della suc-
no in tempo reale il database, sono visibili da tutti
guarda la gestione di qualunque tipologia di servi-
cessiva analisi per il controllo di gestione e/o di
gli utilizzatori del sistema informativo e costitui-
zi (verde, ascensori, acqua, termico, elettrico, par-
supporto alle decisioni. Rappresenta, inoltre, un
scono la base sulla quale altre persone, diverse da
ti comuni, ecc.) e attraverso la gestione dei centri
valido strumento di Office Automation e di velo-
quella che ha immesso il dato, possono assumere
di imputazione e delle spese da rendicontare por-
cità degli scambi per conseguire gli obiettivi di un
decisioni o compiere atti conseguenti.
ta alla fatturazione annuale dei servizi a rendicon-
miglioramento nella qualità del servizio erogato e
Nello stesso tempo si sono adottate altre tecnolo-
to ai fruitori degli stessi, siano essi singoli utenti o
di un contenimento dei costi.
gie dell’informazione di tipo Groupware (inten-
condomini decentrati.
L’adozione di Copernico ha reso possibile la rior-
dendo con tale termine un software espressamen-
Modulo Condomini. Il quinto modulo interessa la
ganizzazione delle attività aziendali secondo il
te progettato per supportare l’attività lavorativa di
gestione dell’intero iter condominiale: in qualità
modello per processo, ovvero attribuendo la prati-
gruppi di persone) che hanno rafforzato la scelta
di amministratore di diritto e/o di fatto, con fun-
ca, dall’inizio alla fine alla stessa persona. In tal
di aumentare i canali orizzontali di comunicazione
zioni di controllo di altri amministratori condomi-
modo, non solo si sono ottimizzati i tempi di eva-
per facilitare un coordinamento flessibile: la rete
niali, consente di gestire un condominio in tutti i
sione della pratica, ma si è consentito agli addetti
Intranet, la posta elettronica, la trattazione infor-
suoi aspetti giuridici e contabili. È strutturato co-
di allargare le proprie conoscenze e competenze,
matica dei documenti. Tutte queste tecnologie
me un modulo separato da Copernico che può in-
grazie a un lavoro più vario e intelligente e a una
estendono la comunicazione orizzontale, produ-
teragire con sistemi diversi.
maggiore responsabilizzazione, creando così pro-
cendo un abbassamento della gerarchia, – laddove
Modulo Bollettazione. Il sesto modulo esamina la
fessionalità più facilmente intercambiabili.
una serie di operazioni sono mediate dalla tecno-
bollettazione ovvero l’emissione di una fattura
Anche nei confronti dell’utente si è ottenuto un
logia dell’informazione, – ma nel contempo au-
trasparente e chiara. Tale modulo consente lo
risultato importante: l’utente, infatti, per avere
mentano la visibilità, la trasparenza del lavoro e,
scambio con Postel o con altri sistemi di stampa e
notizie sulla propria pratica si rivolge a un unico
rendendo più veloci gli scambi, abbassano i costi.
spedizione delle fatture, la gestione avanzata de-
interlocutore. In tal modo il cliente ha la percezio-
Infine, il coinvolgimento del personale fin dalla fa-
gli incassi e una visione storica di tutte le fatture
ne di un servizio personalizzato e, inoltre, una
se iniziale di analisi è stata una scelta vincente in
nonché della situazione inerente ciascun utente. È
maggiore velocità nell’erogazione del servizio tro-
quanto i dipendenti, sentendosi attori del cambia-
possibile inoltre riprodurre la fattura in qualunque
va riscontro nell’espressione di un maggior livello
mento e partecipandovi attivamente, hanno ben
momento ed analizzare tutte le causali di addebi-
di soddisfazione.
accettato questo nuovo strumento di lavoro, che
to verificandone la congruità.
La scelta di un sistema informativo ad architettura
aumenta il livello di produttività e permette un
decentrata favorisce i processi di responsabilizza-
controllo dell’attività svolta.
Risultati
zione grazie al decentramento dell’elaborazione
Un’ultima notazione riguarda la diffusione di Co-
Copernico non è solo un sistema per la gestione
dell’informazione al livello in cui questa si crea: in
pernico nell’ambito delle aziende del settore, con
di dati, ma è pensato per offrire alla direzione il
tal modo ogni utente è responsabile del dato im-
numerose delle quali sono stati sottoscritti con-
più ampio dettaglio di informazioni che costitui-
messo e della sua qualità. I dati immessi aggiorna-
tratti di utilizzazione del sistema informativo.
edilizia popolare 275/276
89