4 La Business Intelligence a supporto del Controller
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IL CONTROLLO DI GESTIONE CORSO AVANZATO A cura di dottor Alessandro Tullio Studio di Consulenza dottor Alessandro Tullio Docente: dottor Alessandro Tullio Corso Canalgrande 90 – 41100 Modena – Tel. 059.4279344 / Fax 059.241901 / e-mail: [email protected] SISTEMI INFORMATIVI DIREZIONALI: metodologia di progetto e nuovo ruolo del Controller Sistema Informativo È costituito dall’insieme delle informazioni utilizzate, prodotte e trasformate da un’azienda durante l’esecuzione dei processi aziendali, dalle modalità in cui esse sono gestite e dalle risorse, sia umane, sia tecnologiche, coinvolte. • Non va confuso con il sistema informatico, che indica la porzione di sistema informativo che fa uso di tecnologie informatiche e automazione. Il nuovo ruolo dei S.I. • Il ruolo dei sistemi informativi è radicalmente cambiato dai primi anni ’70 ad oggi a causa dell’aumento esponenziale dei dati operazionali. • I S.I. si sono trasformati da semplici strumenti per migliorare l’efficienza dei processi a elementi centrali dell’organizzazione aziendale in grado di rivoluzionare la struttura dei processi aziendali. • Il massiccio utilizzo di tecniche di analisi dei dati aziendali ha reso il sistema informativo un elemento strategico per la realizzazione del Business. • Il ruolo dei S.I. è passato da passivo strumento per la registrazione delle operazioni a fattore decisivo per l’individuazione di elementi critici dell’organizzazione e di potenziali aree di Business. Sistema informativo Insieme di 1. • strumenti, • risorse • Procedure che consentono la gestione delle informazioni aziendali. Gestione informazioni Informazione • Il dato diviene informazione quando “è in grado di modificare la nostra percezione del mondo”; • “L’informazione è un messaggio che riduce l’incertezza”; • Occorre distinguere le informazioni rilevanti da quelle che non lo sono e, soprattutto, saperle aggregare in un sistema informativo, in modo che possano trasformarsi in valore; • Ci serviamo dell’informazione, ma aspiriamo alla conoscenza. La missione dei S.I. : valore aggiunto Dati Informazioni Conoscenza Decisioni Sistema Informativo Aziendale Può essere definito come una serie di elementi interconnessi che Raccolgono Ricercano Elaborano Dati Trasformandoli in Informazioni utili Memorizzano Distribuiscono Per supportare le attività decisionali e di controllo di un’azienda La tecnologia non è più la sfida maggiore: La sfida è usare l’informazione in modo intelligente Business + Intelligence Sistemi informativi e controllo di gestione S.I. per … International Accounting Standards S.I. per … La creazione e la comunicazione del valore Sistemi Informativi per il Controllo di Gestione S.I. per … Tecniche Avanzate di Controllo S.I. per … La Balanced Scorecard S.I. per … Il Business Plann S.I. per … La gestione delle Risorse Umane S.I. per … Analisi dei Costi S.I. per … Il Reporting S.I. per … Il Sistema di Budget IL REPORTING Sistema di Reporting: INFORMAZIONI STRUTTURATE PER LA COMUNICAZIONE INTERNA/ESTERNA Processo di Reporting: INSIEME DI ATTIVITA’ DI RACCOLTA, SELEZIONE, ELABORAZIONE, FORMALIZZAZIONE E COMUNI – CAZIONE DELLE INFORMAZIONI Struttura dei Report: INSIEME DI DOCUMENTI INFORMATIVI ELABORATI CON PERIODICITA’ DAL SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE IL PROCESSO DI REPORTING • Il reporting e la lettura e la verifica dei risultati • La struttura dei sistemi di Reporting • Finalità del Reporting • L ’implementazione di un sistema di Reporting strategico • L ’analisi degli scostamenti e l’individuazione delle cause e delle responsabilità • L ’importanza della comunicazione dei Report • L ’analisi Economica e Finanziaria degli scostamenti Il Reporting Economico FASI: • Riunione Coordinamento mensile • Presentazione del P&L a margine di contribuzione • Analisi per singolo responsabile dei risultati di competenza, analisi delle cause e stato Azioni di Miglioramento tramite Dashboard (cruscotto) Rapporti di controllo su budget definizione degli obiettivi misurazione delle prestazioni budget co.ge co.an confronto reporting azione correttiva analisi degli scostamenti nessuna azione Lo schema generale Integrazione Sistemi Informazioni e Strumenti Informatici Modelli di Simulazione INFORMAZIONI PER IL CONTROLLO DI GESTIONE RILEVANZA SELETTIVITA’ CARATTERI DEL REPORTING TEMPESTIVITA’ ACCURATEZZA Un esempio: - analisi delle determinanti di conto economico: il Margine di Contribuzione analisi degli scostamenti ricavi margine di contribuzione varianti di margine costi variabili (del venduto) reddito operativo varianti di reddito operativo costi fissi varianti di ricavo • prezzi • volumi di vendita • mix di vendita varianti di costi variabili • costi unitari • volumi di produzione • rendimento dei fattori varianti di costi fissi • di produzione • di vendita • amministrativi • generali Azienda multiprodotto volume di vendita programmato a prezzi standard - volume di vendita effettivo a prezzi standard volume di vendita Scostamento = programmato a mix netto di volume standard a prezzi standard volume di vendita effettivo a mix standard prezzi standard Scostamento = lordo di volume volume di vendita effettivo volume effettivo di Scostamento di a mix standard - vendita a mix effettivo = mix a prezzi standard a prezzi standard Scostamento di = prezzo volume di vendita effettivo a mix effettivo a prezzi standard volume di vendita a - mix effettivo a prezzi effettivi Determinanti del Margine di Contribuzione Prezzi ricavo Prezzi costo Rendimenti Ricavi Medi Unitari Costi Medi Unitari Mix produzione/ vendita Margine di contribuzione medio unitario Volumi produzione/ vendita Margine di contribuzione complessivo Conto Economico Marginalistico …quali “leve” posso utilizzare per aumentare la redditività? Attenzione: non basta apprezzare uno scostamento occorre capirne le cause! Perché si è manifestata una differenza? Chi è il responsabile di tale differenza? Come è opportuno intervenire? I principi del Kaizen Il Kaizen è un processo quotidiano il cui scopo è il miglioramento dell’efficienza produttiva soprattutto attraverso la umanizzazione del posto di lavoro: • Disegnando la linea produttiva ed i processi ad essa collegati seguendo le esigenze del lavoratore; • La progressiva eliminazione del lavoro pesante e/o ripetitivo (“muri") con ampio ricorso a processi automatizzati; • La formazione continua del personale attraverso processi di riqualificazione tecnologica e stages di apprendimento dedicati; • L’addestramento del personale all’utilizzo del metodo scientifico per trovare ed eliminare gli sprechi (“muda"); • Il coinvolgimento e l’identificazione del personale con la vision aziendale. Secondo l’approccio Kaizen, l’umanizzazione del posto di lavoro, ad ogni livello e coinvolgendo qualunque processo aziendale, comporta un aumento della 1. produttività: “l’idea è quella di nutrire le risorse umane dell’azienda elogiandole ed incoraggiandole alla partecipazione delle attività legate alla Qualità” Studio di Consulenza dottor Alessandro Tullio La Business Intelligence per il Controllo di gestione Corso Canalgrande 90 – 41100 Modena – Tel. 059.4279344 / e-mail: [email protected] Più tempo per le decisioni Il ciclo temporale delle decisioni Tempo per raccogliere le informazioni Tempo per prendere le decisioni Storicamente: 80% Storicamente: 20% Spesso delegato a personale inferiore Fatto personalmente ai livelli inferiori di management Relativamente breve Confusione tra attività decisionale e raccolta informazioni CRITICITA’ OPERATIVE DELLE AZIENDE DIFFICOLTA’ A REPERIRE I DATI DATI SPESSO DISCORDANTI NON TUTTE LE PERSONE SANNO ESTRARRE I DATI PERDITA DI TEMPO NEL PRELEVARE I DATI DIFFICOLTA’ AD ELABORARE DELLE PREVISIONI ……………….. SOLUZIONE: POCHI NUMERI, MA BEN ORGANIZZATI CHE AIUTINO LA DIREZIONE A PRENDERE DECISIONI CON TEMPESTIVITA’ Si definisce un percorso… Definizione di un percorso Obiettivo /successo Capacità di correggere la rotta Conoscenza dei suoi attori Stakeholders Verifica periodica dei risultati Conoscenza delle dinamiche Conoscenza della rete Capacità di analisi Definizione degli strumenti Definizione di una Strategia Conoscenza degli strumenti La Business Intelligence a. ricerca intelligente di dati, b. produzione e analisi in “tempo reale relativo” di informazioni e conoscenza c. tramite l’integrazione di molteplici funzionalità (BI tools): Reporting, query, OLAP, simulazione, modelling, mining, cruscottiscorecards, e applicazioni (Business Analytics) di analisi di processi e attività funzionali o di settore, di budgeting, di previsione, predizione, di scenario analysis, di ottimizzazione, ecc. d. per il supporto di processi di controllo e di decisione di manager e professional di qualunque livello aziendale e. si “appoggia” generalmente su sistemi di Datawarehousing o Repository di dati non strutturati I 5 stili della Business Intelligence • Le organizzazioni di successo riescono a sfruttare al massimo il proprio patrimonio di dati grazie alla tecnologia della business intelligence. • I primi strumenti di data-warehousing e di supporto alle decisioni hanno fatto conoscere alle aziende la potenza e i vantaggi dell’accesso ai dati aziendali e dell’analisi. • La tecnologia BI si è evoluta a partire dalle richieste sempre maggiori da parte degli utenti fino a supportare cinque diversi modelli, stili, applicativi. • I cinque stili rappresentano lo spettro completo delle funzionalità BI richieste per supportare le necessità di controllo, reporting e analisi di tutti gli utenti business. I 5 stili della Business Intelligence Scorecard e Dashboard Reporting Aziendale Sistema Alerting Analisi avanzata e Predittiva Analisi OLAP Scorecard e Dashboard Scorecard e Dashboard forniscono, un un solo colpo d’occhio, informazioni immediate sulle prestazioni di tutta l’azienda. Queste informazioni sono utilizzate da manager e quadri che necessitano di una visione generale delle prestazioni di business e che traggono enormi vantaggi dalla visualizzazione tempestiva e immediatamente comprensibile di dati strategici sia di tipo finanziario che operativo Dashboard I Dashboard forniscono una rappresentazione per immagini delle prestazioni dell’intera organizzazione. fonte: www.biztool.it Reporting Aziendale • Il reporting aziendale porta la business intelligence alla portata di tutti, fornendo informazioni dettagliate ai responsabili delle decisioni nell’impresa. • I singoli individui a tutti i livelli organizzativi e funzionali, insieme ai fornitori e ai clienti, si affidano a sistemi di reporting aziendale potenti e flessibili, che presentino i dati nel modo più utile per svolgere le operazioni quotidiane. • È lo stile prevalente della BI, che comprende una vasta gamma di funzionalità di reporting proveniente direttamente da ERP, CRM,etc. Analisi OLAP • L’OLAP costituisce la forma più semplice di analisi, consentendo a chiunque di navigare e analizzare sottoinsiemi intercorrelati di dati, o “cubi”, con un semplice clic del mouse. • Gli utenti possono analizzare i dati utilizzando funzioni OLAP standard, come page-by, pivot, sort, filter e drill up/down per sfogliare una serie di viste di report, L’analisi OLAP offre agli utenti un accesso di base al data-warehouse, in contrasto con le funzionalità di analisi più avanzate richieste da utenti e analisti esperti. OLAP On Line Analitical Processing Aggregazione di dati su piu’ dimensioni per facilitare la navigazione Data Mining Il Data Mining è un processo di esplorazione di grandi quantità di dati storici alla ricerca di sequenze nascoste e informazioni utili per fare previsioni utilizzando analisi statistiche, tecniche di modellazione e tecnologie di database. BIG DATA NUOVA FRONTIERA DELLE CONOSCENZE AZIENDALI E DELLA CULTURA MANAGERIALE 1. RISOLVERE NUOVI PROBLEMI AZIENDALI: - dal mondo fisico-scientifico e R&D (medico-farma, clima-eventi naturali, geologia, smart grid, …) - al mondo del management aziendale (strategie future, ottimizzazione dei processi core, analisi mercati e clienti, …) 2. Mix diversi di Velocità, Volumi e Varietà 3. Dati storici, correnti, in tempo reale, futuri 4. Potenziamento della BI, mettendola in grado di supportare la sempre crescente quantità di dati al fine di organizzare dati ed eseguire query su migliaia di miliardi di record in pochi secondi BIG DATA Riflettere nuovamente sui DATI (interni ed esterni) come risorsa aziendale, come asset informativo La curva di esperienza nell’impiego dei dati in azienda: 1° fase: dati Financial (ufficiali e strutturati) Esperienze e velocità comunque diverse (es. redditività di cliente) 2° fase: dati non Financial (più o meno ufficiali e strutturati) Il passaggio dal trattamento dei dati “financial” ai “non financial” è fondamentale, ma è ancora faticoso (es. si vedano i casi di Balanced Scorecards, KPI non financial, etc.) 3° fase: dati non strutturati generare abitudine e capacità nel trattamento di dati qualitativi, soft e in forma non numerica (testuale, grafica, video, audio, …), generati da fonti interne (email, documenti dematerializzati, …) ed esterne (web log, social data, web content, …) 4° fase: dati con mix crescenti di Volumi, Velocità (di generazione, raccolta, elaborazione e fruizione) e Varietà (fonti e formati) -> Big Data Studio di Consulenza dottor Alessandro Tullio Il CASO AZIENDALE: Tools di Business Intelligence e Applicazione di Business Analytics (azienda produzione di beni) Relatore: dottor Alessandro Tullio Corso Canalgrande 90 – 41100 Modena – Tel. 059.4279344 / Fax 059.241901 / e-mail: [email protected] Studio di Consulenza dottor Alessandro Tullio Il CASO AZIENDALE: Tools di Business Intelligence e Applicazione di Business Analytics (azienda di servizi) Relatore: dottor Alessandro Tullio Corso Canalgrande 90 – 41100 Modena – Tel. 059.4279344 / Fax 059.241901 / e-mail: [email protected]
