Processo di gestione relativo al Progetto
Pianificazione e Struttura del piano di Progetto
Contenuti / Obiettivi di apprendimento della sezione:
La Struttura del Piano di progetto (PSP) è una parte della pianificazione del progetto. La creazione di
un progetto che prevede singoli pacchetti di lavoro è fondamentale nel programma di finanziamento
nonché nell'attuazione del progetto.
Nel collegare pianificazione di progetto e budget, i partecipanti imparano a sviluppare pacchetti di
lavoro al di fuori dalla bozza di progetto. I processi di lavoro sono indipendenti e fattibili. Nel corso di
questo sviluppo, i requisiti sono sempre messi in relazione con le peculiarità della amministrazione
locale. Il fattore tempo e la pianificazione delle risorse necessitano di particolare attenzione nella
pubblica amministrazione.
Con la conclusione di questa sezione, i partecipanti completano un esercizio di gruppo. Un Gantt è
elaborato sulla base della bozza di progetto. L'insegnante insiste sulle necessità di una esatta
pianificazione. Tutti gli approcci sono trattati e discussi nel gruppo.
Con l'aiuto del Gantt, i partecipanti potranno assegnare gli elementi di bilancio in modo più esplicito e
il più corretto possibile tenendo conto delle categorie di costo che verranno trattate nella prossima
sezione del corso. Si noti che i grafici GANTT sono parte obbligatoria di ogni domanda di
finanziamenti UE.
informazioni allegate
Lamina 1
Obiettivi del progetto
Una retrospettiva riguardante le caratteristiche di obiettivi è stato fatto nella diapositiva 1. Le
definizioni di obiettivi nascono dal singolo progetto, così come le mappe del progetto. Inoltre, gli
obiettivi sono armonizzati con le esigenze e le peculiarità della pubblica amministrazione.
Idealmente gli obiettivi descrivono i risultati futuri. Gli obiettivi sono raggiunti attraverso adeguati criteri
o soluzioni.
Requisiti degli obiettivi
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Misurabilità: Gli obiettivi devono essere formulati in modo tale che sia possibile definire a
priori il risultato e comprendere se l’obiettivo viene raggiunto. Adeguati indicatori di
gestione devono essere scelti.
Fattibilità: gli obiettivi non devono essere irrealistici o oltre l'area di competenza del
progetto. Se, obiettivi del progetto dovessero essere esigenti, una riformulazione
realistica è premessa.
Completezza: Tutti gli obiettivi essenziali dovrebbero essere noti per garantire
un'implementazione secondo il piano.
Attualità: gli obiettivi devono essere in linea con la situazione attuale e con lo stato attuale
delle conoscenze. L'adattamento degli obiettivi del progetto alla situazione contingente
avviene naturalmente.
Struttura del piano di progetto
Lamina
2/3
Strutturando gli elementi della mappa di progetto in unità accoppiate, un più alto grado di
strutturazione può essere raggiunto. In connessione con i programmi di finanziamento dell'UE, il
termine inglese work breakdown structure (WBS- struttura di suddivisione del lavoro) può
eventualmente essere spesso trovato.
Nel corso dello sviluppo, prevedibili e controllabili unità saranno create nella struttura del progetto
elaborato. Le attività secondarie e pacchetti di lavoro sono definiti nella loro totalità. Pacchetti di lavoro
pratici sono successivamente definiti in fase di costruzione.
approccio top-down
Questo approccio è spesso utilizzato, se esistono già esperienze con progetti simili o se i contenuti del
progetto previsto sono per lo più noti.
la scissione di tutto il progetto in sub unità o sotto compiti
se necessario, la divisione in ulteriori sotto-attività
definizione delle priorità
approccio bottom-up
L'approccio bottom-up è appropriato per i progetti con un alto grado di innovazione.
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raccolta di tutte le attività che occorrono o che sono necessarie nel progetto
i rapporti sono analizzati e sintetizzati in pacchetti di lavoro
le attività secondarie sono sviluppate in struttura ad albero
le attività sono controllate in completezza e unicità
I pacchetti di lavoro (WP) contengono tutte le attività del progetto che sono formate da attività
secondarie fattibili. I pacchetti di lavoro sono processi di lavoro completi e chiusi in sé stessi. Ecco
perché ogni pacchetto di lavoro può essere gestito separatamente.
I pacchetti di lavoro dovrebbero essere gestibili e autosufficienti. Anche l'assegnazione delle relative
responsabilità dovrebbe essere presa in considerazione di questo aspetto. Così come ogni altra fase,
la struttura del piano di progetto (PSP) deve essere accuratamente creata.
La PSP è punto di partenza della programmazione, della sequenza, della pianificazione delle risorse e
dei costi. La PSP è anche importante per la gestione del rischio. Di conseguenza, la PSP deve essere
attentamente pianificata.
Esempi di Aree di applicazione del PSP:
Pianificazione e sequenziamento: I pacchetti di lavoro sviluppati del PSP sono la base
della “lista del fare”, per il piano di rete e il diagramma “Gantt”. Il WP sono efficaci anche
per le liste di funzionamento.
Pianificazione delle risorse: Con l'aiuto dei pacchetti di lavoro, le risorse possono essere
pianificate. In combinazione con la programmazione e con il sequenziamento, tale
informazione è obbligatoria.
Pianificazione dei costi: una pianificazione ottimale dei costi è il risultato di una perfetta
pianificazione delle risorse.
Pianificazione del rischio: grazie ai pacchetti di lavoro, conclusioni, approfondimenti e
anticipazioni possono essere stabiliti. Rischi legati ad aspetti personali, tecnici o operativo
possono essere rivelati e quindi cancellate o ridotti. Ancora una volta si può vedere,
l'importanza di un corretto uso di un PSP.
Approccio e visualizzazione AP
3
Lamina
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La 4° diapositiva visualizza il processo finora analizzato e contribuisce a individuare il punto in cui si è
arrivati. Allo stesso tempo, le connessioni tra le singole fasi diventano chiare. Come risultato,
ambiguità e dipendenze diventano visibili. Le fasi non possono essere considerate o trattate
separatamente l'una dall'altra. Infatti, gli effetti ei rapporti devono sempre essere legati.
Revisione: sviluppo di pacchetti di lavoro da uno schema iniziale del progetto idea / progetto:
esiste una prima idea di progetto
specificazione dell’idea di progetto
finalizzazione dell’idea (o delle idee), nella mappa del progetto
contenuti di progetto correlati
identificazione dei pacchetti di lavoro
specificazione e strutturazione di pacchetti di lavoro
designazione e assegnazione delle competenze / responsabilità
o
il
Inserimento: informazioni sulla rielaborazione delle competenze / responsabilità
per WP
competenze dei potenziali partner
precedente esperienza dei partner in altri progetti (UE)
disponibilità a lungo termine dei partner (risorse umane)
eventualmente anche reputazione e raccomandazioni
esperienze proprie già acquisite: partner affidabili, la qualità dei contributi di lavoro,
"simpatia" e la volontà di cooperare
trasferimento
di
tutti
i
punti
nell’asse
temporale
del
progetto
Normalmente, il coordinamento del progetto, vale a dire la gestione del progetto viene dettagliata nel
primo WP. Ricordiamo che la flessibilità è d’obbligo in tema di: cambiamenti nella idea del progetto,
interventi da parte dei partner o da parti interessate.
opportuna realizzazione della pianificazione del progetto
Per quanto riguarda la definizione, l’opportuna realizzazione include tutti i processi di lavoro (WP). In
tal modo, i processi dipendenti dalle fasi di lavoro sono presentati nella classificazione
Elementi di presentazione sono:
•
•
•
•
inizio e termine del pacchetto di lavoro (se necessario, appuntamenti)
durata del processo individuale
Tempi di buffer
tappe per determinare importanti risultati o prodotti intermedi
o
4
inserimento: tappe
•
Le tappe sono di grande importanza per la realizzazione di un progetto. Segnano sia un
obiettivo che la localizzazione temporale del progetto. Le tappe consentono una riflessione su
di sé e possono essere significativi per adattamenti, decisioni e cambiamenti futuri. Le tappe
mostrano le caratteristiche degli strumenti di metodi di motivazione, di guida e di gestione.
•
Le tappe hanno un nome specifico, una chiara responsabilità e una data. Risultati e prodotti
sono ugualmente identificabili.
Forme di presentazione per orizzonti temporali
I grafici a barre sono ideali per la visualizzazione dei processi e dei tempi
un “Gantt” include tutti i settori del lavoro, le tappe e le responsabilità
liste “del fare” dotate di responsabilità forniscono scopi per fasi di lavoro e priorità 1
Reti illustrano il collegamento tra pacchetti di lavoro (dipendenze
Ora, i partecipanti possono analizzare il proprio piano di lavoro individuale attraverso un lavoro di
gruppo. Nella seconda fase, i WP saranno resi operativi. Priorità e cronologia dei lavori sono fatti. I
traguardi sono fissati. I risultati possono essere presentati in un di Gantt.
1
5
Eimer, Dr. Ulrich: Projektstruktur- und Arbeitsplanung, p. 4-18
