Codice Etico

NORDICONAD
CODICE ETICO E DI
AUTOREGOLAMETAZIONE
Lettera del Presidente:
Fin dalla fondazione, i nostri predecessori si sono impegnati a gestire nella
maniera più efficace e produttiva l’attività imprenditoriale, al fine di creare
valore per i Soci attraverso una ottimale soddisfazione dei Consumatori.
A distanza di tanti decenni, Nordiconad si è evoluta dal ruolo di grossista
- che costituisce tuttora il core business - a quella di gruppo
polifunzionale, sviluppandosi e consolidandosi nel tessuto economico,
sociale e culturale .
In tutte le fasi di questa sua crescita, il Gruppo ha perseguito, quale
proprio obiettivo, quello dell’impegno sociale, ritenuto un vero e proprio
investimento cui è tenuto il mondo dell’impresa, nella convinzione che la
competitività si deve indissolubilmente accompagnare non solo alla
sensibilità etica, ma anche al coinvolgimento sociale e al rispetto
dell’ambiente.
Nel recente contesto di crescente attenzione alla Corporate Governance,
oltre alla creazione di un modello organizzativo, societario e di Gruppo,
adeguato a gestire in maniera sempre più efficace il rischio d’impresa,
riteniamo ora necessario, da un lato, formalizzare e, dall’altro, diffondere
a tutti i nostri interlocutori, un documento che illustri i principi di
deontologia cui ispiriamo da sempre la nostra attività, alle quali il presente
Codice si applica.
Il Gruppo intende intrattenere con tutte le parti con cui ha relazioni,
rapporti improntati al rispetto dei principi del presente Codice e, nel
richiamarsi ad un ideale di cooperazione, auspica che queste, a loro volta,
li facciano propri e li seguano.
Alla base di questo documento vi è un impegno di lungo termine, che si
affianca e dà fondamento etico alla strategia e agli obiettivi economici di
Nordiconad e dei propri soci.
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CODICE ETICO
Introduzione
L’orientamento all’Etica e l’assunzione di Responsabilità Sociale sono per
un’Impresa in primo luogo una scelta culturale, sentita e percepita
individualmente dagli Organi Sociali, dai Soci e dal management
aziendale, come guida nelle prassi quotidiane di gestione di ciascun
settore di attività e di relazione con i propri portatori di interesse: i Soci, i
dipendenti, i consumatori e più in generale, verso l’intero contesto civile
ed economico in cui la stessa opera.
Solo in questo caso l’Etica può essere assunta come principio guida,
norma morale prima che legale, che orienta ogni pratica ed azione rivolte
a tutti coloro che sono coinvolti o che hanno un interesse diretto o
indiretto nell’attività dell’impresa.
Queste le ragioni che motivano l’adozione di un Codice Etico da parte di
Nordiconad: rispondere in modo adeguato alle richieste di un mercato in
evoluzione sempre più competitivo, ma in coerenza con principi e valori ai
quali aderiamo.
Le regole contenute nel presente documento hanno come presupposto il
rispetto di ogni norma di legge, con particolare riferimento ai contenuti del
D.Lgs. 231/2001 e l'adozione di una condotta eticamente corretta ed equa
da parte di tutti gli Esponenti Aziendali e di tutti coloro che, a qualsiasi
titolo, operano per la Cooperativa e le Società del Gruppo, anche solo
occasionalmente.
Ambito di applicazione del Codice Etico
Al rispetto del presente Codice, pertanto, sono tenuti gli Organi Sociali, il
management e i prestatori di lavoro di tutte le Società del Gruppo.
Nordiconad, in quanto Capogruppo, si farà promotrice verso se stessa e le
altre Società del Gruppo, nonché presso gli Associati, i fornitori e tutti
coloro con cui la Cooperativa si rapporta, della divulgazione e
dell’applicazione delle presenti norme comportamentali, pur nel rispetto
dell’autonomia delle singole entità giuridiche.
Nordiconad considera, quali suoi interlocutori privilegiati, i seguenti
soggetti: Soci, lavoratori, consumatori, fornitori, movimento cooperativo,
Consorzio Nazionale Conad, comunità, sindacati dei lavoratori e delle
imprese, Pubblica Amministrazione.
Soci: costituiscono la proprietà sociale della Cooperativa e sono il punto di
riferimento dell’attività della Cooperativa in quanto detentori della
relazione con i consumatori nonché i principali fruitori dei servizi da essa
erogati, anche tramite le Società del Gruppo.
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Partecipano al governo della Cooperativa secondo quanto previsto dallo
Statuto sociale e dal Regolamento interno.
Lavoratori: sono una componente essenziale. Il loro impegno,
competenza, professionalità e benessere, sono decisivi per il
raggiungimento della missione sociale e quindi per soddisfare al meglio le
esigenze e i bisogni dei Soci, dei consumatori e delle comunità.
Consumatori: sono tutti coloro potenzialmente interessati ad acquisire
beni e servizi dalla rete di vendita dei soci e da quella gestita direttamente
e ai quali la Cooperativa si rivolge. Il soddisfacimento delle loro esigenze e
la salvaguardia dei loro diritti è l’obiettivo primario dei nostri Soci e della
Cooperativa.
Fornitori: sono i partner commerciali con i quali Nordiconad collabora,
nell’interesse reciproco, per soddisfare i bisogni dei Soci e dei
consumatori.
Sistema Conad: è l’insieme delle cooperative, dei consorzi, delle società
e degli organismi associativi che fanno capo ad Ancd (Associazione
nazionale cooperative tra dettaglianti).
Comunità: è l’insieme dei territori e delle persone con i quali il Gruppo
Nordiconad e i Soci aderenti operano ed entrano in contatto e verso cui
indirizzano interventi di carattere economico e sociale.
Sindacati: in quanto Organismi rappresentativi dei lavoratori e delle
imprese, costituiscono gli interlocutori con i quali la Cooperativa si
relaziona per ciò che riguarda l’applicazione dei contratti nonché la
gestione delle normative di tutela degli interessi, sia dei lavoratori che
delle imprese, in un’ottica di valorizzazione del lavoro nell’attività
dell’impresa.
Movimento cooperativo: è rappresentato dall’insieme del mondo
cooperativo nazionale ed internazionale ai quali Nordiconad aderisce,
condividendone obiettivi, finalità e attività.
Pubblica Amministrazione: è l’insieme dei soggetti Istituzionali (locali,
nazionali e dell’Unione Europea) con cui Nordiconad si relaziona nello
svolgimento delle proprie attività sociali ed imprenditoriali.
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PARTE I
Valore, missione, valori
I Soci, Nordiconad, le società del Gruppo orientano le proprie scelte
strategiche e pongono alla base della loro attività la centralità della
persona e del territorio, con la creazione di valore sostenibile per i Soci e
per tutti gli stakeholder con i quali sono in relazione, secondo i seguenti
principi:
Visione
“Essere i migliori nella relazione con il consumatore”
Missione
“Creare valore per l’impresa, con la professionalità dei nostri Soci, con la
qualità dell’organizzazione, con la distintività della nostra rete attraverso
l’ascolto dei nostri consumatori”.
I nostri valori
Ascolto
L’ascolto e la conoscenza del consumatore sono il punto di partenza di
ogni nostro progetto e di ogni nostra decisione
Partecipazione
La partecipazione ci rende tutti protagonisti delle scelte, responsabili dei
risultati, attori del cambiamento
Qualità della vita
Vogliamo migliorare la qualità della vita dei nostri consumatori attraverso
la qualità dei servizi e dei prodotti, affidandoci alla nostra profonda
attenzione sociale
Solidarietà
Essere solidali con i più deboli è un dovere di tutti, vogliamo dare ai nostri
consumatori l’opportunità di poterlo fare anche attraverso di noi
Rispetto
Il rispetto delle idee e delle persone ispira ogni nostra relazione e ogni
nostra azione
Professionalità
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E’ la nostra capacità di rispondere ai bisogni del consumatore con le nostre
competenze, maturate dall’esperienza e costantemente rinnovate
Appartenenza
E’ la condivisione della visione, che nasce dalla partecipazione e
dall’identificazione nei valori di Nordiconad e del sistema a cui appartiene
Coerenza
Vogliamo orientare ogni nostro sforzo per realizzare la missione, per
mantenere le promesse, per soddisfare le aspettative.
Orientamento al cambiamento
Abbiamo la voglia e il coraggio di cambiare per coltivare le nostre idee,
per realizzare i nostri sogni
Innovazione
Ci piace avere nuove idee, specie se queste ci consentono di vincere la
sfida competitiva
PARTE II
Principi etici e morali
Correttezza, lealtà ed onestà
In quanto agente economico, Nordiconad svolge un ruolo sociale nel
contesto in cui opera, in coerenza con i principi etici propri della natura di
Cooperativa che la guidano.
Nordiconad, direttamente, tramite le Società del Gruppo e indirettamente,
tramite i Soci, si impegna a rispettare e far rispettare le leggi vigenti nel
territorio in cui svolge la propria attività economica, nonché i principi etici
di correttezza, lealtà e onestà, ponendo in essere ogni strumento e
procedura necessaria a tale fine.
Democrazia e Partecipazione
Nordiconad promuove la partecipazione democratica dei Soci all’esercizio
della proprietà sociale e al controllo sulle attività dell’impresa. Questo
avviene sia negli Organi statutariamente definiti, sia nelle altre sedi della
partecipazione istituite.
Imparzialità
Nordiconad e le società del Gruppo, nell’ambito delle attività svolte, delle
relazioni e dei comportamenti, si impegnano a prevenire ed evitare
vantaggi o svantaggi arbitrari nei confronti di Soci, consumatori,
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lavoratori, fornitori, Istituzioni e Amministrazioni pubbliche locali e
nazionali, e ogni forma di discriminazione e pregiudizio.
Mutualità
Nordiconad ha scopo mutualistico senza fini di speculazione privata, e
fonda il rapporto con i propri Soci sul principio della reciprocità ed equità
nello scambio del valore sociale ed economico prodotto.
La Cooperativa, attraverso la ricchezza prodotta dalla propria attività,
consente l’erogazione di benefici per i Soci, ne garantisce la difesa e lo
sviluppo, fornendo loro, direttamente o attraverso le Società del Gruppo,
servizi di varia natura a supporto della gestione dei punti di vendita.
Nel rispetto dei principi di mutualità ed uguaglianza, Nordiconad favorisce
l’inserimento di nuovi Soci, ammettendo chiunque ne faccia richiesta, nel
rispetto delle regole previste dallo Statuto e senza alcuna discriminazione
di sesso, razza, religione, nazionalità, orientamenti culturali e politici.
Autonomia
Nordiconad, le Società del Gruppo ed i Soci aderenti si impegnano a
tutelare la propria autonomia, adottando modelli di comportamento
ispirati all’interesse dei propri Soci e in generale degli stakeholders di
riferimento, e a sviluppare azioni e comportamenti coerenti con i propri
Valori e la propria Missione.
Concorrenza leale
Nordiconad e le Società del Gruppo (i) assicurano al mercato, ai Soci ed
alla comunità in genere, pur in un contesto di piena concorrenza e
competitività tra imprese, una trasparenza completa su tutte le attività la
cui gestione e responsabilità dirette dipendono da Nordiconad e dalle
Società del Gruppo; (ii) stigmatizzano il ricorso a comportamenti illegittimi
o comunque scorretti per raggiungere i propri obiettivi economici, oltre a
mettere in atto procedure utili ad evitare il rischio di commettere azioni di
questo tipo; (iii) si impegnano a promuovere una competizione leale, e a
salvaguardare l’interesse degli operatori del mercato, dei consumatori e di
tutti gli interlocutori in generale.
Efficienza ed efficacia
Nordiconad e le società del Gruppo si impegnano a migliorare
costantemente l’efficacia e l’efficienza dei processi aziendali.
Gli obiettivi economici vengono perseguiti da Nordiconad e dalle Società
del Gruppo attraverso la predisposizione e il rispetto di piani, la ricerca di
alti livelli qualitativi e della convenienza di prodotti e servizi, improntando
ogni azione ai parametri dell’attenzione al cliente, dell’innovazione e
dell’esperienza acquisita, tramite l’adozione di soluzioni volte a coniugare
la soddisfazione delle esigenze dei Soci e dei consumatori con l’efficienza
ed economicità della gestione.
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Tutela della sicurezza, dell’integrità e della salute
Nordiconad e le società del Gruppo mettono in atto tutte le azioni volte a
proteggere valorizzare e tutelare la dignità e l’integrità fisica e morale
delle persone, in particolare con ambienti e luoghi di lavoro adeguati a
garantire la sicurezza e la salute dei dipendenti.
Tutela della privacy e trattamento delle informazioni
Nordiconad e le Società del Gruppo adottano tutti gli strumenti e le
modalità necessarie per assicurare la riservatezza dei contenuti delle
banche dati e degli archivi personali e si adoperano affinché siano
osservati gli adempimenti previsti dalle attuali normative in materia di
privacy.
Ferme restando le esigenze di riservatezza richieste dalla conduzione delle
attività, le Società del Gruppo, consapevoli dell’importanza che
un’informazione corretta sulle proprie attività riveste per la comunità in
genere, assumono la trasparenza come modello di comportamento
complessivo. Nordiconad e per essa le società del Gruppo informano i
terzi, nel rispetto dei criteri di correttezza, chiarezza e parità di accesso
all’informazione.
Allo stesso modo i Soci, i dirigenti ed i lavoratori sono tenuti a rispettare la
riservatezza delle informazioni che fanno parte del patrimonio del Gruppo.
Tutela dei consumatori
Nordiconad e le società del Gruppo perseguono eccellenza e competitività,
offrendo ai propri soci ed ai consumatori prodotti e servizi di qualità
destinati a soddisfare le loro molteplici esigenze e aspettative. Questa
ricerca si realizza mediante:
- la professionalità delle risorse umane impiegate dal Gruppo, dei Soci e
dei loro dipendenti, volta a garantire una risposta immediata, qualificata e
competente, in linea con la visione del Gruppo e dei Soci di “Essere i
migliori nella relazione con il consumatore”;
- il monitoraggio costante delle richieste e dei cambiamenti della propria
clientela, attraverso la conoscenza e l’ascolto della stessa;
- la capacità di innovazione e l’orientamento al cambiamento, unite
alla profonda attenzione sociale, mirano ad elevare gli standard qualitativi
dei servizi e dei prodotti. Nordiconad è altresì impegnata ad applicare le
norme in materia di tutela dei consumatori, di disciplina dell’informazione
e di pubblicità dei prodotti e servizi offerti.
Valorizzazione delle risorse umane
Per Nordiconad la centralità della persona e il pieno riconoscimento della
sua dignità sono valori imprescindibili, pertanto tutela e valorizza tutte le
risorse umane del Gruppo, i Soci e i loro dipendenti quale patrimonio
essenziale da preservare e valorizzare nel tempo.
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Qualità, professionalità e senso di appartenenza delle risorse umane
sono una componente distintiva di Nordiconad; di qui lo stimolo costante
finalizzato a creare, mantenere e qualificare il lavoro.
È dunque interesse del Gruppo promuovere schemi organizzativi,
procedure ed azioni atte a garantire comportamenti improntati: al
rispetto della personalità e della dignità di ciascun individuo; alla
valorizzazione dello spirito di iniziativa, nel rispetto dei limiti delle sfere di
responsabilità di ciascuno; alla definizione di ruoli, responsabilità, deleghe
e disponibilità di informazioni idonee a far sì che ciascun membro
dell’organizzazione possa assumere le decisioni che gli competono
nell’interesse dell’impresa.
Tutela del marchio e dell’immagine aziendale
Nordiconad e le Società del Gruppo orientano i propri comportamenti, alla
tutela
del
marchio
CONAD
e
dell’immagine
aziendale,
nella
consapevolezza che la buona reputazione e la credibilità costituiscono
irrinunciabili valori immateriali del Sistema Conad, e vigila che ciascun
destinatario del presente Codice nell’attuazione delle diverse funzioni, non
attui comportamenti che possano ledere l’immagine dell’azienda e del
marchio, in violazione di tale principio.
Valorizzazione dei rapporti con le comunità
Nordiconad mantiene con le pubbliche Autorità locali relazioni ispirate alla
piena e fattiva collaborazione e alla trasparenza, nel rispetto delle
reciproche autonomie, degli obiettivi economici e dei valori contenuti in
questo Codice.
I Soci, Nordiconad, le società del Gruppo considerano con favore e, se del
caso, forniscono sostegno a iniziative sociali, culturali ed educative
orientate alla promozione della persona e al miglioramento delle sue
condizioni di vita.
Compatibilmente con la propria natura imprenditoriale ed economica e con
le connesse esigenze di una gestione economicamente efficiente, nelle
scelte effettuate, Nordiconad ed i propri Soci tengono in considerazione la
rilevanza sociale del servizio di distribuzione, rispondendo ai bisogni della
collettività, anche nelle sue componenti più deboli.
Tutela ambientale
Nella convinzione che la qualità della vita non possa prescindere anche
dalla salvaguardia dell’ambiente che ci circonda, Nordiconad e le Società
del Gruppo impiegano responsabilmente le risorse, fissando quale
frontiera d’azione il concetto di sviluppo sostenibile, misurandosi
attraverso le regole del contenimento dell’impatto ambientale delle proprie
attività e del rispetto delle generazioni future, in un costante confronto
aperto e collaborativo su tale tema con le Amministrazioni pubbliche locali.
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PARTE III
Criteri di Condotta
1) I Soci
I Soci, quali imprenditori associati, al fine di perseguire un obiettivo di
sviluppo delle loro imprese, sono l’origine e la storia di Nordiconad,
l’interlocutore privilegiato, il partner con cui la Cooperativa, anche
attraverso le società del Gruppo, sviluppa un flusso di scambio di servizi
basilari. Nordiconad e le Società del Gruppo si impegnano a garantire loro
le migliori condizioni che il mercato propone al fine del soddisfacimento
delle esigenze dei loro consumatori.
Nordiconad e le Società del Gruppo sono impegnate a garantire parità di
trattamento per tutti i Soci, evitando comportamenti di favore nei
confronti di chicchessia.
Il modello di governance della Cooperativa si fonda sul principio di guida
partecipata, in cui i Soci sono “protagonisti delle scelte, responsabili
dei risultati e attori del cambiamento”. La concreta partecipazione di
tutti i Soci è garantita da Nordiconad attraverso:
il Consiglio di Amministrazione, Organo di governo della
Cooperativa;
- essere parte attiva in tutte le altre sedi della partecipazione e
svolgere un’azione di controllo e garanzia reciproci sull’agire
corretto delle parti coinvolte;
- il principio di rotazione degli incarichi.
E’ interesse prioritario di Nordiconad valorizzare i propri Soci e le loro
aziende, attuando una politica imprenditoriale che assicuri loro un
adeguato ritorno economico, attraverso l’ottimizzazione delle risorse
disponibili, nonché la crescita di competitività e solidità del Gruppo.
Pertanto, nel rispetto delle inclinazioni e delle attitudini personali,
garantisce a ciascun Socio la possibilità di crescere e di acquisire
competenze professionali specifiche, e promuove lo sviluppo della
imprenditorialità attraverso progetti economici e finanziari a supporto e
percorsi formativi appositamente creati, sia per la corretta gestione dei
punti vendita e delle società, sia per la creazione, lo sviluppo e il
mantenimento, all’interno della Cooperativa, di un gruppo dirigente
qualificato, preparato e motivato.
Chi esercita funzioni di governo in Nordiconad e, più in generale, tutti i
Soci della Cooperativa, agiranno perseguendo il beneficio diretto ed
indiretto dell’organizzazione e dei Soci cooperatori, astenendosi dallo
sfruttare
a proprio
vantaggio
la
superiorità
informativa
che
istituzionalmente possiedono.
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La conoscenza, condivisione e attuazione dei valori cooperativi sono
presupposto basilare del Socio che aderisce a Nordiconad. Pertanto la
Cooperativa si impegna a creare condizioni di accesso paritario alle
informazioni, attraverso mezzi adeguati, e a monitorare il grado di
soddisfazione dei Soci rispetto ai servizi erogati, nonché il loro livello di
coinvolgimento nella vita e nelle attività della Cooperativa.
2) I Consumatori
Nordiconad finalizza la propria attività al soddisfacimento dei bisogni dei
Soci e dei consumatori, orientando le proprie attività ad una costante
ricerca di efficienza, secondo le direttrici della sicurezza del prodotto, della
qualità del servizio, della difesa del potere d’acquisto, ricercando il giusto
equilibrio “qualità-prezzo” dei prodotti.
Nordiconad si adopera per rispondere alle diverse esigenze dei
consumatori, offrendo servizi efficienti, diversificati e costantemente
aggiornati; garantendo un’offerta adeguata anche rispetto a particolari
esigenze alimentari e di tutela della salute.
Salubrità e sicurezza dei prodotti sono imperativi per Nordiconad, che
garantisce l’osservanza di tutte le norme legislative vigenti in materia,
effettuando i relativi controlli e le necessarie azioni integrative.
Nel rispetto del principio di trasparenza, Nordiconad si impegna a fornire
al cittadino/consumatore informazioni esaustive e tempestive sulle
caratteristiche, funzioni e prezzi dei servizi e dei prodotti offerti,
attraverso una comunicazione non ingannevole e rispettosa dei diritti delle
persone, in particolare dei minori.
Nordiconad si impegna altresì a proporre e a fornire ai propri Soci aderenti
e ai consumatori servizi innovativi e opportunità, nell’ottica di migliorare
gli effetti della concorrenza sul mercato in particolari settori di largo e
generale consumo.
Tramite il Bilancio Sociale, Nordiconad si impegna a rendicontare l’impatto
economico, sociale ed ambientale della propria attività verso il
cittadino/consumatore.
3) I Fornitori
Nordiconad si approvvigiona sui propri mercati di riferimento ricercando la
qualità, il miglior prezzo e l’eccellenza del servizio.
Nordiconad e le Società del Gruppo chiedono ai fornitori il rispetto degli
standard qualitativi richiesti, nonché l’ottemperanza alle normative in
materia igienico-sanitaria e sicurezza; la sottoscrizione e il rispetto di
appositi protocolli integrativi per alcune categorie di prodotti; la tutela
delle categorie deboli impiegate nei processi produttivi; il rispetto e la
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salvaguardia dell’ambiente e, nei limiti delle competenze loro riconosciute,
vigilano sull’osservanza e conformità a tali principi.
Non dovrà essere precluso ad alcun potenziale fornitore, in possesso dei
requisiti predefiniti, la possibilità di competere e collocarsi a monte del
flusso di lavoro di Nordiconad, in base ai criteri di trasparenza,
imparzialità, correttezza. Ogni fornitore verrà valutato secondo criteri di
oggettività.
Nordiconad opera per salvaguardare e valorizzare la produzione agricola e
agroalimentare italiana nonché i prodotti tipici e locali, contribuendo allo
sviluppo dei territori nei quali è presente. Allo stesso tempo è impegnata a
promuovere i prodotti del commercio equo e solidale, in particolare quelli
provenienti da organizzazioni cooperative e sociali sia italiane che
straniere.
Nordiconad si impegna ad adottare criteri di conferimento degli incarichi
professionali ispirati a principi di competenza, economicità, trasparenza e
correttezza, valutando altresì l'integrità morale e professionale dei
professionisti di volta in volta coinvolti.
Nordiconad invita e sollecita i propri fornitori al rispetto del presente
Codice.
4) Le Risorse umane
L’eccellenza nella relazione con il consumatore è la missione di
Nordiconad. Un obiettivo che passa necessariamente attraverso la
professionalità delle persone: quelle che lavorano nella rete di vendita e
quelle impiegate presso la struttura centrale. Sono le persone che,
attraverso la professionalità e la capacità di collaborare tra loro, danno
vita ad un servizio e un’offerta qualificata, idonei a soddisfare i bisogni dei
clienti.
Nordiconad e le società del Gruppo sono pertanto impegnate a selezionare
e mantenere personale particolarmente qualificato.
Pari opportunità di accesso al lavoro sono garantite a tutti i dipendenti,
sulla base delle specifiche qualifiche professionali, inclinazioni personali e
capacità di rendimento, senza alcuna discriminazione o pregiudizio di tipo
culturale e politico, sindacale, religioso, razziale, di lingua e di sesso, nel
rispetto di tutte le leggi, dei regolamenti e delle direttive in vigore: questo
viene garantito sia in fase di selezione del personale, che nella valutazione
dei percorsi di carriera.
Il Gruppo Nordiconad e i Soci aderenti rifiutano ogni forma di lavoro
irregolare e di sfruttamento minorile, e qualsiasi azione che violi in
qualche modo la dignità e l’integrità psico-fisica della persona.
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Nordiconad e le Società del Gruppo garantiscono ai lavoratori la libertà di
associazione e riconoscono il diritto alla contrattazione collettiva;
riconoscono il ruolo dei sindacati quali rappresentanti dei lavoratori e si
impegnano a mantenere con essi relazioni di reciproco rispetto e
autonomia.
Ciascun dipendente o collaboratore si impegna ad adempiere alle attività
legate al proprio ruolo con diligenza e lealtà, all’utilizzo responsabile dei
beni aziendali, alla massima riservatezza su dati ed informazioni acquisite
nell’esercizio della propria funzione nonché ad evitare quelle situazioni
portatrici di conflitti di interesse reali o apparenti con l’azienda.
Anche attraverso gli associati, Nordiconad si impegna altresì a
promuovere all’interno dei punti vendita il rispetto della normativa vigente
in materia di sicurezza e salvaguardia della salute, degli ambienti di
lavoro.
Nordiconad e le società del Gruppo riconoscono l’importanza della
Comunicazione Interna, quale strumento di condivisione delle informazioni
istituzionali e veicolo motivazionale nei confronti del Personale.
5) La Comunità
Nordiconad unitamente ai suoi Soci è parte integrante delle comunità nelle
quali è presente e punto di riferimento per i cittadini e, a tale scopo,
stabilisce relazioni e rapporti di collaborazione/partnership con le
Istituzioni, gli Enti e le associazioni espressioni della società civile sul
territorio.
Si impegna altresì a restituire alla comunità parte di ciò che da questa
riceve, nella convinzione che “essere solidali con i più deboli è un
dovere di tutti”.
Realizza questo obiettivo:
- contribuendo in modo diretto al sostegno di associazioni benefiche
che operano nel territorio, tramite forme di sponsorizzazione o
elargizioni liberali;
- attraverso le iniziative realizzate dai Soci;
dando l’opportunità ai consumatori di farlo attraverso la
Cooperativa, mediante progetti di sostegno umanitario.
Nella scelta delle iniziative a cui dare sostegno, Nordiconad seguirà i criteri
dell’effettiva utilità sociale dei progetti, il profilo morale e la serietà dei
promotori, privilegiando comunque interventi destinati alle fasce sociali
più bisognose, con particolare riferimento all’infanzia, verificando
l’effettiva e corretta destinazione dei fondi e la conformità ai requisiti
sopra indicati delle associazioni coinvolte.
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Nordiconad collabora con le istituzioni scolastiche nella progettazione e
realizzazione di progetti educativi che contribuiscano a divulgare la
consapevolezza critica sui modelli di consumo soprattutto tra le nuove
generazioni, elevandone le conoscenze e sviluppandone il senso critico.
6) La Pubblica Amministrazione
Nordiconad ritiene necessario e utile instaurare relazioni, nel pieno
rispetto dei ruoli e delle funzioni, con Amministrazioni dello Stato, Enti
pubblici, Enti e Amministrazioni locali, Organizzazioni di diritto pubblico,
Rappresentanze politiche, Concessionari di lavori pubblici o di pubblici
servizi e soggetti privati ai quali si applica la disciplina pubblicistica.
Nordiconad intende esercitare un’idonea attività di controllo preventivo
atta ad impedire che avvengano comportamenti, anche da parte di
collaboratori che agiscono in nome e per conto di Nordiconad, che possano
configurare fenomeni di corruzione di pubblico ufficiale.
Nel rispetto del principio di trasparenza Nordiconad si impegna a dar conto
con chiarezza dei benefici pubblici della propria attività e chiede alla
Pubblica Amministrazione di poter partecipare a programmi nazionali e
locali di interesse fornendo proposte e supporto conoscitivo quando
possibile. Più in generale si impegna a fornire comunicazione efficace,
trasparente e veritiera in merito al suo operato con la Pubblica
Amministrazione.
7) Il Sistema Conad
Nordiconad considera il Sistema Conad, nelle sue articolazioni economiche
e associative, lo strumento comune per potenziare l’efficacia dell’azione
mutualistica delle cooperative tra dettaglianti, ed è pertanto un valore
fondamentale
ed
una
condizione
necessaria
per
soddisfare
congiuntamente le aspettative dei Soci e dei consumatori.
Nordiconad partecipa in modo attivo alla valorizzazione del Sistema
Conad, in tutte le sue componenti, pertanto si impegna a garantire la
massima partecipazione negli organismi che lo compongono, fornendo il
proprio contributo, ricercando unitarietà nelle decisioni e collaborando in
modo fattivo, mettendo a disposizione le proprie risorse e professionalità
nel perseguimento degli obiettivi comuni.
8) Il Movimento Cooperativo
Nordiconad giudica di importanza fondamentale il ruolo del movimento
cooperativo in Italia e degli organismi di rappresentanza che ne guidano
l’attività. La Cooperativa aderisce a Legacoop, ed è impegnata a sostenere
le strategie di sviluppo del modello cooperativo in tutti i settori della vita
economica e sociale del Paese e a promuovere processi di collaborazione
imprenditoriale fra i diversi settori cooperativi.
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A parità di condizioni, Nordiconad privilegerà i rapporti con le imprese del
mondo cooperativo e riconosce grande valore al ruolo dell’Alleanza
Cooperativa Internazionale ed è impegnata a sostenerne l’attività di
diffusione dei valori e dei modelli imprenditoriali cooperativi in tutto il
mondo.
9) I Mass media
I rapporti con gli organi di informazione sono intrattenuti esclusivamente
dalla funzione a ciò deputata. Tutti gli interventi di comunicazione devono
essere preventivamente autorizzati. I dipendenti che dovessero comparire
ad incontri, riunioni o manifestazioni pubbliche sono tenuti a farlo a titolo
esclusivamente personale e, comunque, non potranno utilizzare il nome o
il marchio Conad, salvo apposita autorizzazione.
PARTE IV
Modalità di attuazione e controllo
Nordiconad e le Società del Gruppo si impegnano all’implementazione di
apposite procedure, regolamenti e istruzioni volte ad assicurare che i
valori fin qui affermati siano rintracciabili nei comportamenti concreti di
ciascuna di esse e di tutti i rispettivi dipendenti e collaboratori,
prevedendo appositi sistemi di sanzione delle eventuali violazioni (rif.
Modello Organizzativo)
Nordiconad intende sviluppare il principio della responsabilità in capo a
ciascun destinatario del controllo, nonché della conformità della propria
attività ai principi del Codice e ad ogni norma o procedura aziendale.
Nordiconad vuole altresì, in ogni contesto in cui opera, darsi un assetto di
controllo adeguato: a questo scopo viene diffuso a tutti i livelli aziendali
un efficiente sistema di controllo interno, la cui responsabilità è ascrivibile
ai seguenti organismi:
Commissione Etica
E’ composto da Soci, di provata indipendenza di giudizio, eletti dal
Consiglio di Amministrazione, ed agisce sulla base di un proprio
regolamento interno.
Funzione fondamentale della Commissione Etica è quella di garantire,
tramite verifiche e accertamenti e sentendo anche le parti coinvolte, il
rispetto e l’applicazione del Codice Etico e di Autoregolamentazione,
coordinandosi altresì con l’Organismo di Vigilanza relativamente ad aspetti
di cui al D.Lgs. 231/2001.
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Responsabile Etico
E’ nominato dalla Commissione Etica, sulla base di requisiti precisi:
esperienza significativa e conoscenza maturata della Cooperativa e del
Gruppo; professionalità, serietà e autorevolezza riconosciute, competenza
e sensibilità sui temi della Responsabilità Sociale e sulle tematiche legate
all’etica d’impresa.
Funzione del Responsabile Etico è quella di supportare l’attività della
Commissione Etica.
Rapporto etico
E’ il documento redatto dalla Commissione Etica, con la collaborazione del
Responsabile
Etico,
che
fornisce
rendicontazione
dettagliata
dell’applicazione del Codice nell’ambito della Cooperativa e, più in
generale, del Gruppo.
Organismo di Vigilanza e Controllo
E’ l’organismo a cui espressamente l’art. 6 del D.Lgs. 231/01 conferisce “il
compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli, e di
curare il loro aggiornamento” .
Si tratta di un organismo dotato di autonomi poteri di iniziativa e di
controllo la cui istituzione, all’interno della società, costituisce condizione
essenziale per conferire natura esimente al Modello Organizzativo della
società stessa, in quanto Organo tenuto a sorvegliare e controllare
l’attuazione del Modello stesso fin dal suo momento originario potendo
essere, peraltro, chiamato a rispondere del proprio operato in caso di
commissione di reati da parte delle funzioni apicali della società.
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CODICE DI AUTOREGOLAMENTAZIONE
PARTE I
Rapporti con i soci
Principi. Sviluppo di nuova imprenditorialità.Tutela del patrimonio.Criteri di
ammissione, recesso ed esclusione. Interessi dei Soci. Interessi
dell’universo dei soci in quanto stakeholder.
Principi
Come già enunciato nella prima parte del presente Codice Etico e di
Autoregolamentazione, i Soci sono la ragione ed il punto di riferimento
dell’attività di Nordiconad la quale, unitamente alle società del Gruppo, si
impegna a fornire, ai Soci medesimi, gli strumenti che consentano loro di
essere i migliori nella relazione con i consumatori nel rispetto della parità
di trattamento nonché di tutti quei principi che costituiscono il
presupposto necessario per garantire la più ampia partecipazione dei Soci
alla vita associativa di Nordiconad.
Il principio di parità sancito dall’art. 2516 c.c. si estrinseca nel
riconoscimento di sostanziale equità di condizioni di approvvigionamento
dalla Cooperativa in relazione alla compatibilità dimensionale e
concorrenziale delle imprese dei Soci ammesse.
Nordiconad, costituita da Soci imprenditori indipendenti, si articola in un
complesso di relazioni dirette ed indirette regolate contrattualmente e a
norma di legge in relazione ai diversi momenti e profili della vita
associativa:
•
•
•
rapporti tra Soci e Nordiconad;
rapporti indiretti per il tramite
Cooperative ed il Conad Nazionale;
rapporti delle Cooperative tra loro;
degli
Organi
delegati
delle
in un contesto interdipendente di relazioni formali ed informali orientate
alla tutela del consumatore, allo sviluppo ed al consolidamento
competitivo delle società Socie, nel presupposto della salvaguardia del
principio di mutualità.
Nello spirito del principio di mutualità, i rapporti di Nordiconad e delle
società del Gruppo con i Soci cooperatori e con il Conad Nazionale stesso
sono improntati a principi di legalità, parità di trattamento,
rappresentatività,
informazione,
condivisione
e
composizione
programmata degli interessi.
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Il principio di informazione, si esplica nella periodica elaborazione e
discussione dei Piani Strategici, industriali e finanziari elaborati dagli
Organi delegati della Cooperativa, nella rendicontazione sull’andamento
della gestione e delle sue prevedibili evoluzioni. Tale principio è attuato
mediante congruenti e periodici canali informativi, formali e/o informali,
verso tutti i Soci, al fine di garantirne una paritetica e diffusa conoscenza
delle iniziative sociali e delle nuove opportunità di partecipazione alle
iniziative di sviluppo commerciale sul territorio o in ambito nazionale.
Esso si esplica altresì mediante la pubblicazione e diffusione del Bilancio
sociale inerente i rapporti con la comunità sociale, politica, amministrativa
e imprenditoriale nell’ottica della partecipazione allo sviluppo economico e
al presidio della qualità dei consumi alimentari nel contesto territoriale di
riferimento.
Il principio di condivisione nasce dall’esigenza di rendere compatibile
l’attività di Nordiconad e delle società del Gruppo con l’interesse
economico e lo sviluppo del progetto imprenditoriale della generalità dei
Soci in relazione allo sviluppo dimensionale della moderna grande
distribuzione.
Esso comporta l’elaborazione, comunicazione e discussione di decisioni
strategiche attinenti gli indirizzi della grande distribuzione, i partners,
l’accumulo di risorse per l’attuazione di adeguati investimenti nei moderni
canali distributivi, necessari allo sviluppo e al consolidamento di
Nordiconad e della rete associata.
Il principio di composizione degli interessi costituisce lo spirito al quale
Nordiconad ed i Soci si ispirano nella gestione delle questioni di carattere
economico attinenti l’attività commerciale e lo sviluppo del Gruppo
Nordiconad, nel rispetto della dimensione, vocazione e interesse
imprenditoriale di ciascun Socio.
Sviluppo di nuova imprenditorialità
I Soci cooperatori riconoscono l’importanza dello sviluppo di nuove forme
di imprenditorialità e del ricambio generazionale che è alla base della
continuità di Nordiconad.
Tutela del patrimonio
I Soci imprenditori, Nordiconad e le società del Gruppo riconoscono il
carattere di contiguità e complementarietà dei relativi interessi
patrimoniali. Essi pertanto si impegnano nella tutela del proprio
patrimonio e nella gestione dei rischi che possono creare nocumento.
Individuano le funzioni responsabili e adottano pertanto le azioni di risk
management e, ove necessario, le forme assicurative più appropriate per
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la tutela del patrimonio immobiliare e mobiliare, delle partecipazioni, dei
crediti, del magazzino e degli altri asset aziendali.
Criteri di ammissione, recesso ed esclusione
Lo Statuto ed i Regolamenti sociali Nordiconad, in conformità al Libro V,
Titolo VI del codice civile regolano in particolare i criteri di ammissione, i
casi di recesso ed esclusione dei Soci.
Interessi dei Soci
I Soci imprenditori sono i principali portatori di interesse in Nordiconad e
nelle società del Gruppo e, pertanto, deve esserne tutelata l’integrità del
patrimonio investito, la qualità e il costo degli approvvigionamenti e
assicurata l’efficacia e l’economicità della catena distributiva.
Interessi dell’universo dei Soci in quanto stakeholder
In relazione al carattere di contiguità di tutte le cooperative del Sistema
Conad, gli stessi Soci sono portatori di interessi anche in tutte le
Cooperative associate a Conad. Tali interessi, possono essere lesi da
qualunque evento attenga alla reputazione del Sistema nel suo complesso
in termini di etica, legalità, tutela dei consumatori, affidabilità finanziaria e
marchio commerciale.
Rapporti con i consumatori e controllo qualità
Qualità degli approvvigionamenti. Conformità al D.Lgs 206/05 parte IV,
sicurezza e qualità. Conformità al D.Lgs 206/05 parte II, educazione ed
informazione pubblicitaria
Nordiconad ed i Soci imprenditori sono congiuntamente impegnati a
garantire adeguati standard di qualità dei prodotti offerti in vendita,
conformemente alle disposizioni legislative vigenti in materia di
responsabilità sulla tutela dei consumatori.
Per i prodotti recanti il marchio CONAD, Conad Nazionale negozia con i
fornitori adeguati protocolli di controllo qualità, in applicazione dei quali
attua una periodica vigilanza mediante ispezioni della catena produttiva e
selettiva, nonché analisi di laboratorio campionarie periodiche e ricorrenti.
Nordiconad adotta compliance programme di controllo qualità per le
forniture locali e i dettaglianti associati assicurano che l’igiene dei locali e
il trattamento e la conservazione dei prodotti messi in vendita siano
conformi alle norme di legge.
Il personale dipendente dei punti vendita associati e/o gestiti da società
del Gruppo Nordiconad è chiamato costantemente a migliorare la propria
preparazione professionale mediante la partecipazione a corsi di
formazione e a dare risposte confacenti alle esigenze conoscitive della
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clientela, fornendo ogni assistenza utile per
consapevoli in termini di prezzi, qualità e salubrità.
assumere
decisioni
Nordiconad effettua periodicamente indagini a campione sulla qualità
percepita dai consumatori al fine di migliorare la soddisfazione dei loro
bisogni e le proprie performance aziendali nonché quelle dei propri
associati e, nei limiti del possibile, si impegna a interloquire con le
associazioni di consumatori a più larga rappresentatività in merito alle
istanze da queste manifestate.
Conformità al D.Lgs 206/05 parte IV, sicurezza e qualità
Tutti i prodotti destinati ai consumatori devono essere immessi sul
mercato in conformità alle norme nazionali e comunitarie in materia e
devono evidenziare nella loro presentazione eventuali elementi di rischio
per la salute e la sicurezza dei consumatori stessi laddove non
immediatamente percepibili.
Nordiconad è dotata di tutti gli strumenti organizzativi ed operativi
necessari per la prevenzione dei rischi derivanti dall’uso o consumo dei
prodotti destinati al mercato. In particolare:
• è in grado di garantire la conservazione, sicurezza e igiene dei prodotti;
• è organizzata per intraprendere senza indugio tutte le misure necessarie
per evitare rischi conclamati ( es. il ritiro del prodotto dal mercato,
controlli a campione sui prodotti commercializzati, ecc);
• cura e conserva tutta la documentazione atta a garantire senza indugio
la rintracciabilità dei prodotti (art. 104 punto c) D.Lgs. 206/05) distribuiti.
Conformità al D.Lgs 206/05 parte II, educazione ed informazione
pubblicitaria
Nordiconad vigila sull’osservanza delle norme che regolano modalità e
contenuti dell’informazione al consumatore.
In particolare monitora che:
• tutti i prodotti posti in vendita contengano sull’etichetta le informazioni
minime richieste all’art. 6 parte II del D.Lgs. 206/05 (categoria
merceologica, provenienza, dati del produttore, materiali impiegati/
ingredienti, data di scadenza, metodi di lavorazione, istruzioni e/o
precauzioni d’uso);
• le indicazioni contenute sull’etichetta siano chiare e leggibili ed in lingua
italiana;
• oltre al prezzo di vendita sia indicato il prezzo per unità di misura
qualora diverso.
In relazione alle informazioni e comunicazioni di natura pubblicitaria
attuate da Nordiconad in qualunque modo esse siano effettuate, sono
utilizzate forme di comunicazione chiare e semplici evitando di ricorrere a
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pratiche elusive e comunque scorrette. In particolare, Nordiconad assicura
che:
• la comunicazione sia chiaramente riconoscibile come pubblicitaria, anche
nella sua percezione grafica;
• l’informazione non sia ingannevole in relazione alle caratteristiche, alla
disponibilità, natura, provenienza dei prodotti, ai risultati del loro utilizzo,
ai prezzi dei prodotti pubblicizzati;
• eventuali confronti comparativi relativi a prodotti che soddisfino gli stessi
bisogni siano facilmente verificabili e non ingenerino confusione sul
mercato con altri prodotti/marchi concorrenti, né siano denigratori degli
stessi.
Rapporti con i fornitori
Rapporti con i fornitori locali dei prodotti per la vendita. Rapporti con i
fornitori nazionali dei prodotti per la vendita.
Rapporti con i fornitori locali dei prodotti per la vendita
I fornitori locali costituiscono a tutti gli effetti stakeholder di Nordiconad
con cui realizzare un rapporto interattivo e sinergico.
Nordiconad, nella selezione degli interlocutori commerciali, terrà in debita
considerazione la capacità dell'impresa fornitrice di garantire e adeguare
gli standard di sicurezza ed igiene dei prodotti, la loro qualità, la
puntualità delle forniture e i prezzi dei beni e dei servizi richiesti in
rapporto alla concorrenza.
Nordiconad richiede ai propri fornitori sia italiani che esteri il rispetto delle
normative a tutela dei lavoratori e dell’ambiente.
Rapporti con i fornitori nazionali dei prodotti per la vendita
I criteri di selezione di Conad Nazionale nella scelta dei fornitori sono
orientati alla diffusione, gradimento e convenienza dei prodotti, alla
reputazione del marchio, al rispetto delle norme a tutela dei consumatori e
all’affidabilità dell’impresa in termini di continuità e puntualità degli
impegni assunti.
I fornitori di prodotti commercializzati con marchio CONAD sono
selezionati in base a protocolli che ne disciplinano l’accreditamento,
prevedono verifiche periodiche di gradimento del prodotto e includono le
clausole e le modalità di controllo qualità e di verifica delle misure
adottate a norma di legge a tutela dei consumatori.
Rapporti con i dipendenti
Gestione Risorse Umane. Doveri dei dipendenti Nordiconad. Organizzazioni
sindacali dei lavoratori
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Gestione Risorse Umane
La valorizzazione delle risorse umane rappresenta una delle principali
attenzioni etiche delle imprese competitive e al tempo stesso garantisce
continuità generazionale, sviluppo e capacità innovativa. Nordiconad
dedica, pertanto, una particolare attenzione alla selezione e formazione
delle nuove leve.
In particolare, Nordiconad è impegnata ad attuare programmi sia nei
confronti dei propri dipendenti che nei confronti dei dipendenti dei propri
associati, che riguardano:
• formazione di base per la gestione dei punti vendita,
• formazione marketing finalizzata all’adeguamento dei format ai
cambiamenti del mercato o dei consumatori,
• formazione tecnico/pratico per accrescere le competenze degli addetti ai
punti vendita,
• formazione pre-apertura, in caso di aperture di nuovi punti vendita, che
consiste in stage e tirocini per le singole mansioni presso punti vendita
preesistenti,
• viaggi di aggiornamento professionale presso altri punti vendita nonché
all’estero presso altre catene distributive,
• formazione tecnico/pratico per accrescere le competenze di tutti gli altri
dipendenti non addetti ai punti di vendita sulla base delle specifiche
funzioni da loro svolte.
Doveri dei dipendenti Nordiconad
Fermo restando quanto previsto dalla Legge, dallo Statuto sociale, dal
Regolamento e dalla normativa interna, nonché dalle norme contrattuali
vigenti, il personale dipendente, nell'espletamento del proprio servizio:
impronta i propri comportamenti alla osservanza dei principi di tutela e
rispetto della persona umana, alla lealtà, alla correttezza nei rapporti
personali e a logiche operative rivolte all'integrazione e collaborazione
interfunzionale, alla responsabilizzazione delle persone, allo spirito di
squadra e al rispetto dei rapporti gerarchici e funzionali al fine di
perseguire gli obiettivi aziendali;
evita di porre in essere operazioni in conflitto d'interesse, informando
tempestivamente il diretto superiore di eventuali relazioni di parentela,
diretta o indiretta e/o rapporti personali, intercorrente con controparti con
le quali sta per avviare o gestire rapporti d'affari per conto di Nordiconad o
altre società appartenenti al Gruppo;
tratta con assoluta riservatezza dati, notizie ed informazioni di cui viene
in possesso evitandone la diffusione o l'uso a fini speculativi propri o di
terzi, e in ogni caso salvaguardando i principi di lealtà, correttezza e
trasparenza innanzi richiamati. Le informazioni aventi carattere riservato
possono essere rese note, nell'ambito degli uffici Nordiconad, solo nei
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riguardi di coloro che abbiano effettiva necessità di conoscerle per motivi
di lavoro e nell’assoluto rispetto della legge sulla privacy;
dimostra nei rapporti con qualsiasi interlocutore, con cui viene in
contatto per motivi di lavoro, doti d'integrità morale, evitando
comportamenti che possano mettere in dubbio tale sua qualità;
protegge e custodisce i valori e i beni che gli sono stati affidati e
contribuisce alla tutela del patrimonio aziendale in generale, evitando
situazioni che possano incidere negativamente sull'integrità e sicurezza di
detto patrimonio;
evita di utilizzare a vantaggio personale, o comunque a fini impropri,
risorse, beni o materiali di Nordiconad;
si
astiene
dal
richiedere,
direttamente
o
indirettamente,
raccomandazioni ed ogni altro trattamento di favore in contrasto con i
principi fissati nel presente Codice Etico e di Autoregolamentazione.
Nordiconad si aspetta ed auspica che ogni dipendente, nell'ambito delle
proprie mansioni e nell’ambito delle proprie competenze, sappia:
distinguersi per propositività e proattività
accrescere con ogni mezzo la propria preparazione e professionalità
saper far tesoro delle proposte di miglioramento provenienti dagli altri
colleghi
contribuire alla crescita professionale dei propri collaboratori
prendere decisioni ed assumere rischi secondo logiche di sana e
prudente gestione, assicurando l'utilizzo economico ed efficiente delle
risorse nel rispetto della legge e della normativa interna, nonché il
corretto utilizzo delle procedure e del sistema del controllo dei rischi
considerare il risultato aziendale come una propria responsabilità,
motivo di soddisfazione e frutto del lavoro di gruppo
saper cogliere come opportunità di miglioramento i reclami e/o le
segnalazioni della clientela volti a suggerire miglioramenti dei prodotti o
dei servizi.
Tutto il personale è tenuto altresì a dare tempestiva informazione al
proprio superiore quando:
sia a conoscenza di violazioni di norme di legge o regolamenti o del
presente Codice Etico e di Autoregolamentazione in ambito aziendale;
sia a conoscenza di omissioni, trascuratezza o falsificazione nella tenuta
della contabilità o nella conservazione della documentazione su cui si
fondano le registrazioni contabili;
sia a conoscenza di eventuali irregolarità o malfunzionamenti relativi
alla gestione e alla vendita dei prodotti, nella certezza che nessun tipo di
ritorsione verrà posta in essere nei suoi confronti.
Organizzazioni sindacali dei lavoratori
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Il dialogo con il sindacato rappresenta una assicurazione dei diritti e delle
tutele di ogni lavoratore ed uno stimolo per l'azienda nella direzione del
costante miglioramento della posizione lavorativa dei propri dipendenti.
I rapporti con i sindacati nazionali ai fini del rinnovo del contratto
collettivo di lavoro sono intrattenuti da ANCD.
I rapporti con i sindacati locali sono intrattenuti con la massima
trasparenza e indipendenza, dalle funzioni preposte al fine unico di
approfondire tematiche di proprio interesse e di promuovere in modo
trasparente le proprie posizioni.
Rapporti con la Pubblica Amministrazione, Enti Locali e
Rappresentanze Politiche
Nordiconad intrattiene direttamente e/o soprattutto tramite le proprie
controllate rapporti con le Amministrazioni dello Stato, Enti pubblici, Enti e
Amministrazioni locali, Organizzazioni di diritto pubblico, Rappresentanze
politiche, Concessionari di lavori pubblici o di pubblici servizi e soggetti
privati ai quali si applica la disciplina pubblicistica, in relazione alle
esigenze amministrative connesse all’ampliamento della rete di vendita e
all’attività commerciale.
Nordiconad è, altresì, consapevole dell’interdipendenza delle proprie
attività con i sistemi socio-economici locali e nazionali e con le loro
rappresentanze politiche che, indipendentemente dai loro orientamenti,
attuano indirizzi dell’economia, di tutela ambientale e urbanistica, di
creazione di adeguate infrastrutture, di miglioramento della viabilità, dei
parcheggi e di collegamenti logistici tra comunità.
In relazione a tali interessi, di cui è legittima ed esplicita portatrice,
Nordiconad è partecipe dei progetti politici sulle tematiche nazionali e
locali di interesse fornendo, ove ne abbia l’opportunità, proposte e
supporto conoscitivo.
I comportamenti degli Organi Sociali e dei dipendenti Nordiconad nei
confronti della Pubblica Amministrazione devono ispirarsi alla massima
correttezza ed integrità ed in ottemperanza al rispetto della legge e della
corretta pratica commerciale.
Nel caso specifico della effettuazione di una gara con la Pubblica
Amministrazione si dovrà, pertanto, operare nel rispetto della legge e
della corretta pratica commerciale.
Si rifiutano, pertanto, logiche di condizionamento delle decisioni della
controparte, in ogni forma, espresse o attuate, volte ad influenzare
indebitamente decisioni in favore di Nordiconad e/o del Gruppo o a
richiedere od ottenere un trattamento di favore.
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E' altresì vietato dare corso ad eventuali richieste da parte di personale
della Pubblica Amministrazione tendenti a subordinare decisioni ed atti in
favore di Nordiconad o di terzi in generale in cambio di riconoscimenti di
qualsiasi genere, così come è vietato proporre riconoscimenti sotto
qualsiasi forma a personale della Pubblica Amministrazione per gli scopi
appena citati nonché per qualsivoglia ragione. Al verificarsi di episodi di
specie, o di tentativi più o meno espliciti, è dovere del personale
dipendente darne tempestiva informazione al proprio diretto superiore.
I rapporti con le Pubbliche Amministrazioni sono tenuti dagli esponenti
aziendali allo scopo designati. Tutta la documentazione che riassume le
procedure attraverso cui Nordiconad o le società del Gruppo sono entrate
in contatto con Pubbliche Amministrazioni allo scopo di ottenere permessi,
licenze, benestari di rilievo o quant’altro per l’attività d’impresa deve
essere debitamente raccolta e conservata.
Se Nordiconad utilizza un consulente o un soggetto terzo per essere
rappresentato nei rapporti verso la Pubblica Amministrazione, nei
confronti di tale soggetto si applicano le stesse direttive impartite ai
dipendenti. Nordiconad non dovrà farsi rappresentare nei rapporti con la
Pubblica Amministrazione da un soggetto terzo quando si possono creare
conflitti d’interesse.
Rapporti con la Comunità
Nordiconad consapevole del grande valore dell’attività svolta dalle
strutture del Terzo Settore e del no-profit, intrattiene relazioni con
associazioni di promozione sociale, Onlus, cooperative sociali e ogni altra
forma solidale a livello locale, nazionale e internazionale, al fine di
sostenerne e incoraggiarne l’attività e promuoverne i principi senza
distinzione di religione, razza e appartenenza politica. Ove ritenuto
opportuno fornisce contributi e sponsorizzazioni per sostenere iniziative
proposte dalle stesse o promuoverle direttamente.
Nordiconad promuove e partecipa inoltre ad eventi locali (manifestazioni
fieristiche, sportive e artistiche, convegni e seminari), anche con
sponsorizzazioni, servizi gratuiti e assistenza a favore della Comunità di
riferimento.
Tutti i rapporti di sponsorizzazione dovranno essere regolati tramite
documentazione giustificativa dell’attività svolta.
Rapporti con il Sistema Conad
Nordiconad, in quanto associata CONAD, riconosce la cogenza delle
delibere assembleari e consiliari di Conad Nazionale e i diritti di controllo
ad essa riservati a norma dello Statuto, degli Accordi di Programma e del
Contratto di Mandato.
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Nordiconad, fornisce, altresì, la massima partecipazione, nelle varie
commissioni intercooperative da questa organizzate, mettendo a
disposizione le proprie risorse umane, al fine di perseguire obiettivi
comuni, su specifiche materie di varia natura, tra le varie Cooperative.
Rapporti con il Movimento Cooperativo
Nordiconad, aderisce alla Lega delle Cooperative, organo deputato dal
Ministero delle Attività Produttive ad effettuare i controlli di natura
ispettiva, previsti espressamente dal D.Lgs. n. 220 del 2 agosto 2002 sulle
cooperative, al fine di verificare anche attraverso l’analisi della gestione
amministrativo-contabile, la natura mutualistica dell'ente, verificando
l'effettività della base sociale, la partecipazione dei soci alla vita sociale ed
allo scambio mutualistico con l'ente, la qualità di tale partecipazione,
l'assenza di scopi di lucro dell'ente, nei limiti previsti dalla legislazione
vigente, la legittimazione dell'ente a beneficiare delle agevolazioni fiscali,
previdenziali e di altra natura nonché di accertare la consistenza dello
stato patrimoniale.
A tale scopo, Nordiconad fornisce la massima collaborazione al fine di
permettere agli incaricati della Lega delle Cooperative il regolare e
puntuale svolgimento di tali attività.
Rapporti con la stampa e comunicazioni esterne
I rapporti con gli organi di informazione sono intrattenuti esclusivamente
dalla funzione a ciò deputata dalle norme interne. Tutti gli interventi di
comunicazione devono essere preventivamente autorizzati. I dipendenti
che dovessero comparire ad incontri, riunioni o manifestazioni pubbliche
sono tenuti a farlo a titolo esclusivamente personale e, comunque, non
potranno utilizzare il nome o il marchio Conad, salvo apposita
autorizzazione.
Omaggi e regalie
Omaggi e atti di cortesia e di ospitalità verso amministratori locali, pubblici
ufficiali e pubblici dipendenti non sono consentiti, da parte di dipendenti
Nordiconad, se non quando siano di modico valore e comunque tali da non
compromettere l’integrità o la reputazione di una delle parti e da non
poter essere comunque interpretati, da un osservatore esterno, come
finalizzati ad acquisire vantaggi in modo inappropriato.
Allo stesso modo non è possibile accettare, da parte di dipendenti
Nordiconad, compensi, omaggi o trattamenti di favore di valore più che
simbolico da soggetti con i quali si intrattengono rapporti connessi
all’espletamento del proprio rapporto di lavoro dipendente.
Al verificarsi di uno di questi eventi, il dipendente/collaboratore dovrà
darne immediata comunicazione al proprio diretto superiore.
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PARTE II
Corporate Governance
In materia di Corporate Governance d’impresa è vitale la necessità di
armonizzare gli interessi degli stakeholder primari, di definire poteri di
gestione e modalità di governance operativa congruenti, di adottare
adeguati e periodici strumenti informativi verso la proprietà e di
garantirne il diritto di controllo diretto e indiretto bilanciando i vincoli
organizzativi che ne conseguono con l’esigenza di snellezza operativa e
con costi di gestione sostenibili.
Nella realtà di un sistema di cooperative operante su tutto il territorio
nazionale, l’interdipendenza tra le stesse comporta altresì la necessità di
armonizzare la Governance a livello superiore di sistema nazionale, senza
ledere l’autonomia d’impresa e contemperando gli interessi di cui ciascuna
di esse è portatrice con quelli delle altre.
In virtù delle solide basi normative di riferimento che regolano la
cooperazione e in relazione al complesso di accordi tra Nordiconad e
Conad Nazionale la Corporate Governance di Nordiconad si configura quale
sistema ottimale di management, che con costi di controllo contenuti è in
grado di conoscere e contemperare gli interessi dei Soci cooperatori e
stakeholder nel rispetto dei valori della libera concorrenza e della
cooperazione.
Nordiconad riconosce e condivide quali valori portanti per la realizzazione
di tale irrinunciabile finalità:
1. la contiguità e la complementarietà del proprio operato agli interessi
economici dei propri Soci;
2. il bilanciamento dei poteri di indirizzo strategico e dei poteri delegati
3. la regolamentazione dei potenziali conflitti di interesse
4. l’importanza della governance operativa e dei sistemi di controllo
interno
5. il rispetto della libera concorrenza
6. l’elevata valenza dei controlli esterni e interni a Nordiconad.
Quadro regolatorio di riferimento
Quadro normativo.
Quadro normativo
Il Libro V Titolo VI c.c. configura i requisiti e le modalità per l’esercizio
dell’attività cooperativa.
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In tema di Governance, sul presupposto dell’elevato valore morale dello
spirito cooperativistico, rilevano tutte le garanzie poste dal legislatore a
tutela del principio della mutualità e della partecipazione alla gestione da
parte dei Soci.
Specificamente rilevano le procedure dettate in materia di ammissione di
nuovi Soci, il diritto di recesso, la regolazione dei casi di esclusione, il
diritto al voto capitario, la facoltà dei ristorni commerciali e la prevalente
destinazione dell’utile a scopi mutualistici.
Nordiconad, il cui capitale è posseduto interamente dai soci imprenditori,
attraverso il proprio Statuto, il Regolamento ed il Contratto di
somministrazione delinea la missione di coordinamento strategico di
approvvigionamento e di distribuzione; statuisce le condizioni di
associazione e l’obbligo all’uso del marchio e dei canali di vendita e
sancisce, in caso di trasferimento a terzi, il diritto di prelazione sulle
aziende di proprietà dei soci, al fine di assicurare l’integrità del patrimonio
commerciale e operativo di Nordiconad.
In particolare, il Contratto di somministrazione assicura l’uniformità del
contratto associativo su basi standard condivise e configura pertanto tratti
propri di tutela degli interessi dei Soci in tema di sviluppo, integrità e
reputazione del marchio CONAD.
Poteri istituzionali e poteri delegati
Assemblea dei soci. Consiglio di Amministrazione. Organi delegati e
deleghe.
Assemblea dei soci
Il diritto di voto capitario conferisce all’Assemblea dei Soci cooperatori
Nordiconad un reale momento partecipativo alla Governance aziendale.
Tutti i Soci infatti sono imprenditori dettaglianti, informati sulle strategie
aziendali, partecipi della vita sociale, direttamente e immediatamente
coinvolti dagli esiti dell’efficacia, efficienza ed economicità della gestione
del Gruppo Nordiconad.
L’approvazione del bilancio societario con la proposta di destinazione
dell’utile d’esercizio nelle diverse forme di dividendo e destinazione a scopi
mutualistici o a riserva indivisibile per lo sviluppo, costituisce un evento
centrale della vita sociale di Nordiconad che offre l’opportunità di valutare
con cognizione di causa l’operato degli Organi delegati.
La nomina degli Amministratori costituisce il momento partecipativo più
significativo della vita sociale.
Ad entrambi gli eventi, gli Organi delegati annettono importanza
fondamentale, garantendo il diritto di informazione dovuto a norma di
legge e favorendo la più ampia partecipazione sociale.
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Consiglio di Amministrazione
La nomina del Consiglio di amministrazione, costituito prevalentemente da
Soci imprenditori, è attuata secondo un procedimento trasparente che
garantisce all’Assemblea un’adeguata e tempestiva informazione sulle
caratteristiche personali e professionali dei candidati alla carica, nonché un
progressivo rinnovo della composizione del Consiglio medesimo.
A ragione della composizione a prevalente partecipazione di soci
imprenditori, impegnati quotidianamente nella gestione dei punti vendita
di proprietà, il Consiglio di amministrazione, fermo restando il divieto di
attribuzione di alcuni poteri riservati dalla legge al plenum consiliare,
conferisce ad uno o più Organi delegati tutti i poteri necessari per la
gestione ordinaria del Gruppo Nordiconad.
Nel conferimento dei poteri ordinari si evita la concentrazione di cariche in
una sola persona - salvo adeguati contrappesi - e si osserva la
separazione dei ruoli tra Presidente e Amministratore Delegato, inteso il
primo nella sua funzione istituzionale di garante della legittimità dello
svolgimento delle delibere consiliari e il secondo come amministratore che
in virtù delle deleghe ricevute è il principale responsabile della gestione.
Al Consiglio compete in ogni caso l’esame e l’approvazione dei piani
strategici, industriali e finanziari della società. La visione imprenditoriale
dei Soci cooperatori che partecipano al Consiglio assume pertanto
carattere di centralità e continuità nella Governance di Nordiconad
realizzandosi così quel concorso ideale dei fattori di informazione,
competenza, consapevolezza e aggiornamento sull’andamento degli affari
sociali necessario per attuare il controllo di merito sui risultati dell’ azione
degli Organi delegati.
Al Consiglio compete altresì la decisione in merito agli investimenti
immobiliari destinati al potenziamento della rete commerciale e
strumentali all’attività di core business, nonché le decisioni relative
all’acquisizione di società o rami d’azienda necessari alla crescita
dimensionale della Struttura commerciale.
Organi delegati e deleghe
La gestione della grande distribuzione organizzata comporta un
coordinamento operativo continuo e l’assunzione di decisioni quotidiane
che presuppongono catene di comando corte e flessibili. Il potere per la
gestione operativa è pertanto normalmente affidato all’Amministratore
Delegato.
Al Presidente oltre alla citata funzione di garante è attribuito il mandato
fiduciario di referente dell’Organismo di Vigilanza ex D.Lgs 231/01.
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Ai Consiglieri che nella circostanza non si trovino in situazioni di conflitto
di interesse ex art. 2391 del c.c. possono essere conferite deleghe ad acta
per la conduzione di specifici affari o per il compimento di determinati atti
sociali.
Analoghi poteri possono essere conferiti a Dirigenti o a funzionari
Nordiconad in relazione alla loro competenza, esperienza e ruolo.
All’Amministratore Delegato sono affidati tutti i poteri esecutivi necessari
per la gestione aziendale nel quadro del piano strategico deliberato dal
Consiglio. Possono altresì essere affidati la realizzazione degli investimenti
patrimoniali per lo sviluppo commerciale, l’acquisto di rami d’azienda e
l’acquisizione di partecipazioni strategiche. In tal caso l’Amministratore
Delegato relaziona periodicamente al Consiglio di Amministrazione in
modo puntuale sulle operazioni effettuate in esito alle deleghe ricevute.
Compete all’Amministratore Delegato ai sensi dell’art. 2381 c.c. curare
altresì che l’assetto organizzativo, amministrativo e contabile della società
sia adeguato alla natura e alla dimensione dell’impresa.
Interessi degli Amministratori
A norma dell’art. 2391 c.c., l’amministratore deve dare notizia agli altri
amministratori e al collegio sindacale di ogni interesse che, per conto
proprio o di terzi abbia in una determinata operazione della società.
Compete al Consiglio, in caso di compimento dell’operazione motivare le
ragioni e la convenienza dell’operazione.
L’applicazione pedissequa di tale norma in un sistema quale quello di
Nordiconad fondato sulla cooperazione tra imprenditori dettaglianti
comunque virtualmente interessati ad ogni operazione del Gruppo
Nordiconad rischierebbe, anche in assenza dell’abuso di veti incrociati, di
condizionare fortemente l’operatività aziendale.
Nordiconad pertanto, a tutela della propria operatività, riconosce che le
situazioni in cui può ravvisarsi un reale e significativo interesse degli
amministratori nelle operazioni sociali, potenzialmente conflittuale con gli
interessi del Gruppo Nordiconad, riguardino specificamente le operazioni
di acquisto o vendita di immobili strumentali, di acquisto o vendita di rami
d’azienda e/o di quote di controllo di aziende commerciali, quando gli
stessi detengono direttamente o indirettamente interessi rilevanti nella
proprietà acquisita o venduta.
Nordiconad ravvisa inoltre che la proprietà di punti vendita, sia in forma
diretta che tramite società di capitali, da parte dell’Amministratore
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Delegato configuri una latente situazione di interesse in tutte le operazioni
sociali e ne esclude l’ammissibilità.
Sistema di governance operativa e di controllo interno
Quadro delle missioni aziendali. Procedure di attribuzione di poteri
operativi. Controllo di gestione. Organizzazione della funzione contabile.
Gestione delle risorse finanziarie. Sicurezza informatica
Nordiconad, adotta un sistema di governance operativa ispirato ai
seguenti principi e criteri:
tutti
i
processi
omogenei
aventi
rilevanza
in
termini
gestionali/amministrativi siano ricondotti ad un unico responsabile di
riferimento collocato formalmente in organigramma con esplicite
missioni, responsabilità e deleghe assegnate
l'organizzazione sia tale da garantire chiarezza delle gerarchie,
coordinamento, monitoraggio e rendicontazione delle attività svolte
le deleghe e le procure siano coerenti con le missioni assegnate e
commisurate al perseguimento degli obiettivi aziendali nei termini
della corretta gestione e dell'osservanza di norme e regolamenti
sia osservato il principio della separazione delle funzioni incompatibili
a ciascun dirigente e funzionario competano, oltre al coordinamento
delle attività relative alla missione assegnata, la valutazione e
gestione dei rischi inerenti, la misurazione delle performance, il
reporting per linea gerarchica, la valorizzazione, valutazione e
supervisione del personale assegnato, la cura e salvaguardia degli
asset gestiti.
Procedure di attribuzione di poteri operativi
I poteri operativi attribuiti dall’Amministratore Delegato e ai
Dirigenti/Responsabili sono tali da configurare in linea di principio:
un’organizzazione adeguata alla adozione delle iniziative e di tutti gli
atti di gestione aventi rilevanza esterna o interna necessari al
perseguimento degli obiettivi aziendali e congruente con le
responsabilità assegnate al soggetto
un fattore di prevenzione (mediante la definizione dei limiti e la
qualificazione dei poteri assegnati a ciascun soggetto), dell’abuso dei
poteri funzionali attribuiti
un elemento di incontrovertibile riconducibilità degli atti aziendali
aventi rilevanza e significatività esterna o interna alle persone fisiche
che li hanno adottati.
Tale sistema, che configura primariamente il complesso delle
responsabilità spettanti a dirigenti/funzionari nel contesto dell'attività di
core business, comporta necessariamente margini di discrezionalità propri
dell’azione manageriale.
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La discrezionalità implicita nel potere attribuito deve essere in ogni caso
tale da risultare oggettivamente circoscritta, oltre che dalle norme di
riferimento e dal contenuto formale e sostanziale degli accordi con terzi,
anche dal quadro complessivo di coerenza definito dalle strategie e dagli
obiettivi aziendali enunciati e condivisi, dalle metodologie operative
consolidate nella storia aziendale e dalle prassi di settore più comuni
adottate normalmente da Nordiconad nella conduzione degli affari sociali.
Il sub-sistema di procure e deleghe è formalizzato in un organigramma,
corredato da note esplicative relative a missioni, responsabilità, poteri,
controlli, risk management e reporting.
Controllo di gestione
Il Sistema di Controllo di Gestione (SCG) costituisce un sistema
strutturato e integrato di informazioni e processi utilizzato dal
management Nordiconad a supporto dell’attività di pianificazione, gestione
e controllo.
Nordiconad considera presupposti irrinunciabili per un efficace utilizzo del
SCG:
• la corretta definizione degli scenari futuri a supporto delle decisioni
strategiche in tema di sviluppo territoriale e investimenti,
• la coerenza (congruenza) tra organizzazione aziendale, strategie e
risorse umane
• l’obiettiva valutazione delle performance correnti in relazione agli
obiettivi, agli andamenti storici e al budget.
In tale contesto, il SCG contempla indicatori di performance centrati sui
fattori critici di successo e di rischio (KPI ovvero key performance
indicators) che costituiscono la base quantitativa rispetto alla quale il
management misura le prestazioni e assume le decisioni conseguenti per
la massimizzazione dei risultati.
Organizzazione della funzione contabile
Il comparto amministrativo contabile rappresenta un presidio centrale
della governance operativa ed appare pertanto necessario assicurarne un
adeguato dimensionamento qualitativo e quantitativo.
Esso si configura quale insieme di ruoli, competenze, strumenti
informatici, regole, processi e funzioni tali da garantire la tempestiva e
corretta rilevazione dei fatti di gestione in conformità alla normativa
vigente e agli accordi di carattere commerciale/operativo con le
controparti.
In particolare, con riferimento alle operazioni aventi natura gestionale, il
sistema attua in via informatica o manuale il controllo e il rispetto dei
limiti dei poteri conferiti e la conformità delle operazioni ai contratti e agli
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accordi in essere assumendo rilevanza fiduciaria senza sconfinare in
margini di discrezionalità impropri.
Gestione delle risorse finanziarie
Nordiconad focalizza storicamente le sue prospettive di profitto e sviluppo
sulla redditività del core business.
A tutela del Gruppo e dei Soci, Nordiconad persevera nell’esperienza
storica di una politica finanziaria articolata sui seguenti criteri:
pianificazione finanziaria degli investimenti a lungo e a breve
focalizzata sulla gestione e sui rischi del cash flow commerciale
politiche dei ristorni, dei dividendi e degli accantonamenti a riserva
straordinaria indivisibile commisurata alla adeguatezza delle risorse
finanziarie necessarie alla crescita prevedibile delle imprese e del
capitale
politica delle acquisizioni orientata al cash flow generabile dalle
aziende target piuttosto che ai valori economico/patrimoniali o al
teorico avviamento commerciale
politica di investimento delle disponibilità finanziarie in titoli (o altri
strumenti finanziari) a basso rischio e ampio mercato.
Essa adotta pertanto in materia finanziaria un sistema di delega dei poteri
coerente con i suddetti enunciati.
Sicurezza informatica
Nordiconad è caratterizzata da un uso diffuso di IT a supporto dei processi
gestionali e amministrativi.
In tale contesto, la sicurezza dei dati e degli accessi, in quanto fattore di
rischio, costituisce un elemento irrinunciabile di governance operativa e
quindi è oggetto di rivisitazione periodica da parte dei responsabili al fine
di tutelare la privacy, la confidenzialità, la riservatezza e la integrità dei
dati delle informazioni e del patrimonio informatico nel suo complesso.
Rispetto della libera concorrenza
Non rientra nello stile Nordiconad adottare comportamenti, commenti e
giudizi negativi nei riguardi dei concorrenti, privilegiando, invece, il leale
confronto sulla qualità e convenienza dei prodotti e dei servizi offerti.
Nordiconad riconosce il valore della libera concorrenza quale tutela dello
sviluppo del settore e del consumatore.
Nordiconad, pertanto, è impegnata alla massima osservanza delle leggi e
adotta comportamenti collaborativi con le Autorità preposte. Riconosce in
particolare l’obbligo di comunicare preventivamente all’’Authority della
concorrenza e del mercato ex L. 10 ottobre 1990, n° 287 le intese e le
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acquisizioni in corso al fine di prevenire il determinarsi di abusi di
posizione dominante o di restrizione della libera concorrenza.
Controlli interni e esterni al sistema
Vigilanza. Conad Nazionale. Collegio sindacale. Società di revisione e
controllo contabile.
Nordiconad riconosce l’elevata valenza dei controlli esterni ed interni allo
stesso Gruppo Nordiconad.
Vigilanza
Nordiconad adotta ogni indirizzo del Ministero delle attività produttive in
merito alla Vigilanza sulle società Cooperative ex d.lgs 202/02 agevolando
l’attuazione dei ricorrenti accertamenti in merito all’esistenza dei requisiti
mutualistici.
Collegio sindacale
Nordiconad riconosce la rilevanza legale del ruolo del Collegio sindacale, la
necessaria trasparenza dei criteri di nomina, nonché l’esigenza del rispetto
delle cause di ineleggibilità e di decadenza dettate dalla norma.
Richiedono ai componenti insediati elevati requisiti morali, professionali e
personali, indipendenza, operatività e autorevolezza nello svolgimento dei
compiti ad essi assegnati dalla legge.
Società di revisione e Controllo Contabile
Nordiconad ravvisa l’importanza della revisione e del controllo contabile a
cui è tenuta in forza della Legge Nr. 59 del 31 gennaio 1992 e dal codice
civile, quali garanzie della veritiera e corretta rappresentazione della
situazione economica, patrimoniale e finanziaria delle società e quale
supporto nella valutazione dei rischi inerenti i sistemi di controllo.
Richiedono alla società designata l’adozione di adeguati modelli di risk
management interni, un approccio professionale basato sui rischi (risk
approach), competenza nel settore, professionalità, organizzazione e
indipendenza nello svolgimento del mandato assegnato.
PARTE III
Osservanza del Codice Etico e di Autoregolamentazione
Comportamenti censurabili. Ruolo dei CdA di Nordiconad e dell’Organismo
di Vigilanza ex D.lgs 231/01. Diffusione del Codice Etico e di
Autoregolamentazione. Formazione. Modifiche al Codice Etico e di
Autoregolamentazione. Commissione Etica. Responsabile Etico. Rapporto
Etico.
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Comportamenti censurabili
I destinatari del seguente Codice Etico e di Autoregolamentazione sono
tenuti a riferire tutte le informazioni utili su eventuali carenze nei controlli,
comportamenti censurabili o fondati sospetti di mala gestio ai propri
superiori diretti che a loro volta, dovranno far pervenire tali notizie ai
propri direttori di funzione i quali, qualora ne ricorrano i presupposti
dovranno informare l’Organismo di Vigilanza.
Ruolo dei CdA di Nordiconad e dell’Organismo di Vigilanza ex D.lgs 231/01
L’Organismo di Vigilanza ex D.lgs 231/01 ha, tra gli altri, il compito di:
approfondire e verificare il contenuto del Codice Etico e di
Autoregolamentazione, al fine di segnalare al Presidente del CdA
competente la necessità di adeguamenti alla evoluzione delle leggi;
supportare operativamente i soggetti che ne fanno richiesta, tra cui la
Commissione Etica, nella interpretazione e attuazione del Codice
Etico e di Autoregolamentazione e del Modello Organizzativo, quali
strumenti di riferimento costante del corretto comportamento da
tenere durante lo svolgimento della propria attività;
verificare, controllare e segnalare al Presidente del Consiglio di
Amministrazione i casi di violazione delle norme scritte, in modo che
si possa provvedere nel caso di infrazioni all’adozione delle misure
opportune;
verificare che i soggetti che segnalano comportamenti non conformi
al Codice Etico e di Autoregolamentazione, siano tutelati da pressioni,
ingerenze, intimidazioni e ritorsioni e se del caso informarne
immediatamente il Presidente del Consiglio di Amministrazione;
redigere una relazione annuale per il Presidente che ne riferisce al
Consiglio di Amministrazione in merito allo stato del processo di
attuazione del Codice Etico e di Autoregolamentazione.
L’inosservanza delle norme contenute nel Codice Etico e di
Autoregolamentazione comporta l’applicazione di una delle misure
elencate nel sistema disciplinare.
Diffusione del Codice Etico e di Autoregolamentazione
Il Codice Etico e di Autoregolamentazione sarà portato a conoscenza di
ogni componente del Consiglio di Amministrazione e del Collegio
sindacale, nonché di tutti i Soci, di tutti i dipendenti e di tutti coloro che
instaurano rapporti con il Gruppo Nordiconad, mediante apposite attività
di informazione e comunicazione (es. per i dipendenti la creazione di
apposita sezione di intranet aziendale; per i collaboratori consegna di
copia del documento o l’inserimento di apposita clausola contrattuale, e
genericamente per tutti gli stakeholder esterni la pubblicazione su
internet, ecc).
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Formazione
La funzione del personale predispone un piano di formazione per la
comprensione dei principi, delle procedure e dei comportamenti espressi
nel Codice Etico e di Autoregolamentazione. Lo stesso deve prevedere
diversi livelli di formazione in relazione al ruolo aziendale dei partecipanti.
Modifiche al Codice Etico e di Autoregolamentazione
Il Codice Etico e di Autoregolamentazione va visto come strumento
suscettibile di modifiche ed integrazioni in funzione dei mutamenti esterni
e/o interni all’azienda, al fine di garantire coerenza tra quanto enunciato e
i comportamenti da tenere.
Commissione Etica
Ai fini di una corretta applicazione e del rispetto del Codice Etico e di
Autoregolamentazione, Nordiconad ha costituito una Commissione Etica
composta da 5 a 12 Soci di provata indipendenza di giudizio, che agisce
sulla base di un proprio regolamento interno.
La Commissione Etica viene determinata ed eletta dal Consiglio di
Amministrazione e fa riferimento al Consiglio di Amministrazione sulle
decisioni in merito a violazioni del presente Codice.
Dura in carica tre anni, e i membri possono essere eletti per un massimo
di tre mandati consecutivi.
La Commissione si riunisce almeno una volta ogni sei mesi e
periodicamente, relaziona al Consiglio di Amministrazione.
La Commissione Etica è preposta ai seguenti compiti:
- esprime parere sulle segnalazioni di comportamenti in violazione o
presunte al Codice (pervenute alla Commissione stessa o al
Responsabile Etico). Si impegna ad effettuare le dovute verifiche ed
accertamenti, ed eventualmente a sentire le parti coinvolte. In caso
di accertata violazione del Codice, la Commissione, entro 60 giorni
dal ricevimento della segnalazione, si impegna a proporre il relativo
provvedimento sanzionatorio al Consiglio di Amministrazione, che
delibererà in merito. Nel caso di violazioni accertate al Codice da
parte di Soci, il Consiglio di Amministrazione può decretarne in
ultima istanza l’esclusione, oppure emanare provvedimenti
disciplinari.
- Garantisce massima riservatezza sull’identità (fatti salvi gli obblighi
di legge) di tutti coloro che segnalano violazioni al Codice (mediante
l’apposito indirizzo di posta elettronica), e vigila a tutela di eventuali
comportamenti discriminatori.
- opera di concerto con l’Organismo di Vigilanza appositamente
costituito per quanto attiene agli aspetti relativi al D.Lgs. 231/2001.
- redige, con il supporto del Responsabile Etico, il Rapporto Etico
annuale che rendiconta le attività svolte per la diffusione,
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-
-
l’implementazione e il rispetto del Codice, che sottopone al
Consiglio di Amministrazione.
collabora con la funzione interna preposta alla redazione del
Bilancio Sociale del Gruppo, verificandone la coerenza con i principi
del Codice.
Cura la revisione periodica del Codice, eventuali modifiche o
integrazioni.
Responsabile Etico
Il Responsabile Etico è nominato dalla Commissione Etica e svolge
principalmente i seguenti compiti:
- Riceve le segnalazioni sulle presunte violazioni al Codice e le riporta
alla Commissione preposta, contribuendo ad effettuare le opportune
verifiche.
- Supporta la Commissione Etica nel monitoraggio del rispetto del
Codice, nell’attività di implementazione e revisione, nella redazione
del Rapporto Etico e del piano di comunicazione e formazione.
Rapporto Etico
Si tratta del documento che dovrà essere redatto dalla Commissione Etica
e che in particolare dovrà riportare eventuali violazioni alle norme, azioni
positive intraprese, integrazioni, e verifica la coerenza delle suddette
norme con le azioni intraprese e rispetto agli obiettivi programmatici
contenuti nel presente Codice Etico e di Autoregolamentazione.
Viene redatto annualmente e presentato al Consiglio di Amministrazione.
Nordiconad si impegna a darne ampia diffusione, avvalendosi, nel caso,
anche di un documento di sintesi.
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