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IL PROJECT MANAGEMENT • • • • • • Scopi e campi di applicazione La pianificazione del progetto Le tecniche di pianificazione del progetto Le tecniche di pianificazione dei tempi La gestione e il controllo del progetto Strumenti per il p.m. DEFINIZIONE DI PROJECT MANAGEMENT • Il P.M. è un sistema gestionale volto a raggiungere determinati risultati attraverso uno sforzo organizzato e l’impiego efficace delle risorse necessarie. • Si realizza attraverso un processo continuo di pianificazione e controllo DEFINIZIONE DI PROGETTO • È una “impresa” temporanea rivolta al raggiungimento di un obiettivo • È uno sforzo complessivo, che ha un inizio e una fine • È una iniziativa originale e non ripetitiva E’ CARATTERIZZATO DA: • Un obiettivo da raggiungere • Un inizio – pianificato – una durata – pianificata – una conclusione – pianificata • Attività da svolgere • Risorse da impiegare • Specifiche responsabilità • Costi preventivi e consuntivi • Tempi preventivati e tempi effettivi DOVE TROVA APPLICAZIONE • • • 1. 2. 3. 4. Nelle imprese di ingegneria e impiantistica Nelle aziende di produzione e servizi In TUTTE le aziende per la conduzione di progetti come: Cambio di sede Installazione di un nuovo sistema informativo Riorganizzazione Progetti di miglioramento….. Mercato che chiede capacità di gestire progetti complessi in tempi rapidi • Pianificare costi e tempi – con margini accettabili • Controllare l’avanzamento • Reagire tempestivamente • Gestire più progetti o gestire la sovrapposizione • • • • • • • • METODO PER SUPERARE LE CAUSE RICORRENTI DI GESTIONE POCO EFFICACE Obiettivi poco realistici ( ottimistici ) Pianificazione imprecisa Risorse insufficienti Responsabilità non individuate Procedure poco chiare Controllo carente Conflitti tra i soggetti coinvolti Obiettivi mutevoli LO SFORZO DI PIANIFICAZIONE Deve iniziare dalle primissime fasi del progetto: 1. Le decisioni prese nelle prime fasi sono quelle che hanno maggiore influenza sullo svolgimento del progetto 2. L’accelerazione di un progetto in ritardo comporta maggiori costi 3. I costi aumentano esponenzialmente LE PRINCIPALI FASI Si articola in 2 fasi fondamentali : 1. PIANIFICAZIONE • Avviamento • W.b.s. – struttura di scomposizione del progetto • Pianificazione dei costi, dei tempi, delle prestazioni tecniche • Pianificazione multi progetto LE PRINCIPALI FASI Si articola in 2 fasi fondamentali: 1. CONTROLLO • Controllo dei tempi, dei costi, delle finanze • Valutazioni e decisioni al termine di ogni fase, per approdare alla fase successiva • Reporting • Valutazione finale del progetto FORME ORGANIZZATIVE PER IL P.M. • ORGANIZZAZIONE PER FUNZIONI:tipica dei casi in cui i progetti sono poco frequenti • ORGANIZZAZIONE A MATRICE: in cui alle funzioni si sovrappongono responsabilità di progetto orizzontali; tipica dei casi in cui sono frequenti • PER PROGETTI: tipica dei casi in cui l’attività è costituita unicamente da progetti ORGANIZZAZIONE A MATRICE • Interseca responsabilità “verticali” con responsabilità “orizzontali”. • È necessario equilibrare esigenze, responsabilità e priorità tra obiettivi di funzione con quelli di progetto QUINDI • Il Project Manager deve stabilire “cosa” e “quando” e i Responsabili di funzione “chi” e “come” , entro obiettivi di tempo e di costo, utilizzando le risorse necessarie REALTA’ COMPLESSE, RUOLI MOLTEPLICI • Direzione generale: stabilisce i progetti, le risorse, valuta periodicamente • Responsabili di funzione: mettono a disposizione risorse umane, mediando tra propri obj e obj del progetto • Team di progetto : struttura temporanea • Project manager: responsabile del progetto REQUISITI DEL PROJECT MANAGER • Esperienza nel settore e conoscenze tecniche • Capacità relazionali per la creazione del team • Capacità di persuadere e di imporsi • Capacità di risolvere i conflitti • Capacità di comunicare • Capacità di costruire relazioni REQUISITI DEL PROJECT MANAGER • Capacità di decidere considerando le esigenze degli individui • Capacità di capire e rispettare le persone in funzione delle circostanze • Capacità di usare il “potere” per premiare o punire • Capacità organizzative • Conoscenza delle metodologie • Flessibilità e spirito di adattamento SITUAZIONI CONFLITTUALI Possono essere ridotte o superate attraverso: • Prevenzione basata su pianificazione e controllo di avanzamento • Chiara definizione di responsabilità • Informazione tempestiva sull’avanzamento • Collegialità nelle decisioni importanti • Pronto intervento nelle situazioni di crisi SCOMPOSIZIONE DEL PROGETTO • W.b.s.:aiuta a scomporre il progetto nei diversi compiti necessari • Si inizia con la costruzione di un “albero” per descrivere il progetto • Lo si scompone nelle fasi principali di realizzazione • si assegna la responsabilità per ciascun compito • Si aggiorna in caso di variazioni Nuovo Impianto Progettazione Lavorazioni di officina Rilievi Impianto di condizionamento Taglio/piegatura canali Gruppo refrigerante Taglio/piegatura tubi Montaggio tubi Calcoli Verniciatura tubi Coibentazione tubi Disegni Spedizione Montaggio canali Progetto di massima Riesame del progetto Quadro elettr./cablaggi Messa in funzione Collaudo Addestramento DEFINIZIONE DEL BUDGET Il budget stabilisce i costi previsti e comprende: 1. Costi diretti, attribuibili ai singoli compiti ( progettazione, lavorazione, installazione, trasporti etc ) 2. Costi indiretti, attribuibili all’intero progetto ( coordinamento, garanzie, penalità,commissioni etc ) RISERVA OPERATIVA DEL BUDGET PIANIFICAZIONE DEI TEMPI È importante stabilire le tempistiche dei diversi compiti per : 1. Allocare le risorse le risorse nei tempi in cui sono richieste 2. Consentire al team di lavorare con efficacia 3. Consentire il controllo continuo dell’avanzamento PREVEDERE UNA RISERVA OPERATIVA DEFINIRE EVENTI CHIAVE 1. 2. 3. 4. Gli eventi chiave identificano: I momenti di completamento di parti significative I momenti in cui avvengono – eventuali – passaggi di responsabilità I principali traguardi I punti intermedi di controllo IL PIANO • CHE COSA?Quali obiettivi? Con quali fasi intermedie? • QUANDO? IN QUANTO TEMPO? • QUANTO COSTA? • CHI? Numero ideale • CHIUSURA? PIANIFICAZIONE FINANZIARIA • Il piano finanziario è basato sull’analisi dei flussi di cassa, cioè dei costi da sostenere e sulle entrate previste, secondo quanto stabilito dal budget • Evidenzia l’esposizione finanziaria nel corso del progetto • L’esposizione dovrebbe essere strutturata posticipando le spese più consistenti PIANIFICAZIONE DEI TEMPI GANTT: primo strumento per razionalizzare: sviluppato negli anni ’20 • Definire la programmazione di un progetto immettendo le azioni e le relative durate. • Impostare relazioni sequenziali fra le azioni , in modo da controllare gli effetti della modifica della durata di un'attività sulle date di inizio e fine di altre attività e sulla data di fine del progetto. Assegnare personale e altre risorse alle azioni. • Verificare lo stato di avanzamento dei lavori confrontando le date programmate con le date effettive di inizio e fine e controllando la percentuale di completamento di ogni attività Program Evaluation ReviewTechnique • Nasce negli anni ’50 in ambito militare • Tecnica di pianificazione che consiste nella precisazione di un grafico i cui nodi rappresentano attività da svolgere • Rappresenta le relazioni tra le parti del progetto CONTROLLO • • • • • • • Controllo di avanzamento Riunioni di valutazione di avanzamento Controllo dei tempi Controllo dei costi Controllo prestazioni tecniche Azioni correttive reporting CHIUSURA DEL PROGETTO • Completamento dei compiti • Aggiornamento finale della documentazione tecnica • Consegna formale con collaudo e accettazione formale • Scioglimento del team • Pagamento IL P.M. HA LA RESPONSABILITA’ DELLA CHIUSURA
