IL PROJECT MANAGEMENT
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Scopi e campi di applicazione
La pianificazione del progetto
Le tecniche di pianificazione del progetto
Le tecniche di pianificazione dei tempi
La gestione e il controllo del progetto
Strumenti per il p.m.
DEFINIZIONE DI PROJECT
MANAGEMENT
• Il P.M. è un sistema gestionale volto a
raggiungere determinati risultati attraverso
uno sforzo organizzato e l’impiego efficace
delle risorse necessarie.
• Si realizza attraverso un processo
continuo di pianificazione e controllo
DEFINIZIONE DI PROGETTO
• È una “impresa” temporanea rivolta al
raggiungimento di un obiettivo
• È uno sforzo complessivo, che ha un inizio
e una fine
• È una iniziativa originale e non ripetitiva
E’ CARATTERIZZATO DA:
• Un obiettivo da raggiungere
• Un inizio – pianificato – una durata –
pianificata – una conclusione – pianificata
• Attività da svolgere
• Risorse da impiegare
• Specifiche responsabilità
• Costi preventivi e consuntivi
• Tempi preventivati e tempi effettivi
DOVE TROVA APPLICAZIONE
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Nelle imprese di ingegneria e impiantistica
Nelle aziende di produzione e servizi
In TUTTE le aziende per la conduzione di
progetti come:
Cambio di sede
Installazione di un nuovo sistema informativo
Riorganizzazione
Progetti di miglioramento…..
Mercato che chiede capacità di
gestire progetti complessi in tempi
rapidi
• Pianificare costi e tempi – con margini
accettabili • Controllare l’avanzamento
• Reagire tempestivamente
• Gestire più progetti o gestire la
sovrapposizione
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METODO PER SUPERARE LE
CAUSE RICORRENTI DI
GESTIONE POCO EFFICACE
Obiettivi poco realistici ( ottimistici )
Pianificazione imprecisa
Risorse insufficienti
Responsabilità non individuate
Procedure poco chiare
Controllo carente
Conflitti tra i soggetti coinvolti
Obiettivi mutevoli
LO SFORZO DI PIANIFICAZIONE
Deve iniziare dalle primissime fasi del
progetto:
1. Le decisioni prese nelle prime fasi sono
quelle che hanno maggiore influenza
sullo svolgimento del progetto
2. L’accelerazione di un progetto in ritardo
comporta maggiori costi
3. I costi aumentano esponenzialmente
LE PRINCIPALI FASI
Si articola in 2 fasi fondamentali :
1. PIANIFICAZIONE
• Avviamento
• W.b.s. – struttura di scomposizione del
progetto
• Pianificazione dei costi, dei tempi, delle
prestazioni tecniche
• Pianificazione multi progetto
LE PRINCIPALI FASI
Si articola in 2 fasi fondamentali:
1. CONTROLLO
• Controllo dei tempi, dei costi, delle
finanze
• Valutazioni e decisioni al termine di ogni
fase, per approdare alla fase successiva
• Reporting
• Valutazione finale del progetto
FORME ORGANIZZATIVE PER IL
P.M.
• ORGANIZZAZIONE PER FUNZIONI:tipica
dei casi in cui i progetti sono poco
frequenti
• ORGANIZZAZIONE A MATRICE: in cui
alle funzioni si sovrappongono
responsabilità di progetto orizzontali; tipica
dei casi in cui sono frequenti
• PER PROGETTI: tipica dei casi in cui
l’attività è costituita unicamente da progetti
ORGANIZZAZIONE A MATRICE
• Interseca responsabilità “verticali” con
responsabilità “orizzontali”.
• È necessario equilibrare esigenze,
responsabilità e priorità tra obiettivi di funzione
con quelli di progetto
QUINDI
• Il Project Manager deve stabilire “cosa” e
“quando” e i Responsabili di funzione “chi” e
“come” , entro obiettivi di tempo e di costo,
utilizzando le risorse necessarie
REALTA’ COMPLESSE, RUOLI
MOLTEPLICI
• Direzione generale: stabilisce i progetti,
le risorse, valuta periodicamente
• Responsabili di funzione: mettono a
disposizione risorse umane, mediando tra
propri obj e obj del progetto
• Team di progetto : struttura temporanea
• Project manager: responsabile del
progetto
REQUISITI DEL PROJECT
MANAGER
• Esperienza nel settore e conoscenze
tecniche
• Capacità relazionali per la creazione del
team
• Capacità di persuadere e di imporsi
• Capacità di risolvere i conflitti
• Capacità di comunicare
• Capacità di costruire relazioni
REQUISITI DEL PROJECT
MANAGER
• Capacità di decidere considerando le
esigenze degli individui
• Capacità di capire e rispettare le persone
in funzione delle circostanze
• Capacità di usare il “potere” per premiare
o punire
• Capacità organizzative
• Conoscenza delle metodologie
• Flessibilità e spirito di adattamento
SITUAZIONI CONFLITTUALI
Possono essere ridotte o superate attraverso:
• Prevenzione basata su pianificazione e
controllo di avanzamento
• Chiara definizione di responsabilità
• Informazione tempestiva sull’avanzamento
• Collegialità nelle decisioni importanti
• Pronto intervento nelle situazioni di crisi
SCOMPOSIZIONE DEL
PROGETTO
• W.b.s.:aiuta a scomporre il progetto nei
diversi compiti necessari
• Si inizia con la costruzione di un “albero”
per descrivere il progetto
• Lo si scompone nelle fasi principali di
realizzazione
• si assegna la responsabilità per ciascun
compito
• Si aggiorna in caso di variazioni
Nuovo
Impianto
Progettazione
Lavorazioni di
officina
Rilievi
Impianto di
condizionamento
Taglio/piegatura canali
Gruppo refrigerante
Taglio/piegatura tubi
Montaggio tubi
Calcoli
Verniciatura tubi
Coibentazione tubi
Disegni
Spedizione
Montaggio canali
Progetto di massima
Riesame del progetto
Quadro elettr./cablaggi
Messa in funzione
Collaudo
Addestramento
DEFINIZIONE DEL BUDGET
Il budget stabilisce i costi previsti e
comprende:
1. Costi diretti, attribuibili ai singoli compiti (
progettazione, lavorazione, installazione,
trasporti etc )
2. Costi indiretti, attribuibili all’intero
progetto ( coordinamento, garanzie,
penalità,commissioni etc )
RISERVA OPERATIVA DEL BUDGET
PIANIFICAZIONE DEI TEMPI
È importante stabilire le tempistiche dei
diversi compiti per :
1. Allocare le risorse le risorse nei tempi in
cui sono richieste
2. Consentire al team di lavorare con
efficacia
3. Consentire il controllo continuo
dell’avanzamento
PREVEDERE UNA RISERVA OPERATIVA
DEFINIRE EVENTI CHIAVE
1.
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3.
4.
Gli eventi chiave identificano:
I momenti di completamento di parti
significative
I momenti in cui avvengono – eventuali –
passaggi di responsabilità
I principali traguardi
I punti intermedi di controllo
IL PIANO
• CHE COSA?Quali obiettivi? Con quali fasi
intermedie?
• QUANDO? IN QUANTO TEMPO?
• QUANTO COSTA?
• CHI? Numero ideale
• CHIUSURA?
PIANIFICAZIONE FINANZIARIA
• Il piano finanziario è basato sull’analisi dei
flussi di cassa, cioè dei costi da sostenere
e sulle entrate previste, secondo quanto
stabilito dal budget
• Evidenzia l’esposizione finanziaria nel
corso del progetto
• L’esposizione dovrebbe essere strutturata
posticipando le spese più consistenti
PIANIFICAZIONE DEI TEMPI
GANTT: primo strumento per razionalizzare: sviluppato
negli anni ’20
•
Definire la programmazione di un progetto
immettendo le azioni e le relative durate.
•
Impostare relazioni sequenziali fra le azioni , in
modo da controllare gli effetti della modifica della
durata di un'attività sulle date di inizio e fine di altre
attività e sulla data di fine del progetto.
Assegnare personale e altre risorse alle azioni.
•
Verificare lo stato di avanzamento dei lavori
confrontando le date programmate con le date
effettive di inizio e fine e controllando la percentuale
di completamento di ogni attività
Program Evaluation ReviewTechnique
• Nasce negli anni ’50 in ambito militare
• Tecnica di pianificazione che consiste
nella precisazione di un grafico i cui nodi
rappresentano attività da svolgere
• Rappresenta le relazioni tra le parti del
progetto
CONTROLLO
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Controllo di avanzamento
Riunioni di valutazione di avanzamento
Controllo dei tempi
Controllo dei costi
Controllo prestazioni tecniche
Azioni correttive
reporting
CHIUSURA DEL PROGETTO
• Completamento dei compiti
• Aggiornamento finale della
documentazione tecnica
• Consegna formale con collaudo e
accettazione formale
• Scioglimento del team
• Pagamento
IL P.M. HA LA RESPONSABILITA’ DELLA
CHIUSURA
