Swot Analisys - Formez - Monitoraggio progetti

Progetto Tematico
Settoriale per lo sviluppo
delle competenze e lo
scambio delle esperienze
nell’ambito delle attività di
controllo di primo livello
SWOT Analysis
Formez Pa
Premessa.
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Nel corso del Progetto è stata realizzata una SWOT Analysis del Sistema di controllo di primo livello
dei Progetti della Regione Calabria finanziati attraverso il FESR. Tale analisi costituisce un utile
strumento di pianificazione strategica per valutare i punti di forza (Strengths), debolezza
(Weaknesses), le opportunità (Opportunities) e le minacce (Threats) dell'attuale sistema di
controllo di primo livello, in modo da potersi correttamente indirizzare alle attività di
efficientamento previste nel successivo Piano di Azione
Metodologia di Analisi.
Le informazioni necessarie all'analisi sono state reperite dal gruppo di lavoro in occasione dei
molteplici incontri con i referenti della Ragione Calabria, a seguito dell'analisi approfondita del
sistema di controllo di primo livello vigente e dal confronto con tecnici e addetti alle specifiche
attività ad esso correlate. I dati raccolti sono stati inseriti all'interno delle matrici "quadro di
analisi" e "piano di azione".
Il Quadro di Analisi
Analisi FDOM
Provenienza
dei fattori Favorevoli
Tipologia dei fattori
Sfavorevoli
Punti di forza
Punti di debolezza
Opportunità
Minacce
I
N
T
E
R
N
I
E
S
T
E
R
N
I
Figura 1 - matrice del quadro di analisi
Progetto Tematico Settoriale per lo sviluppo delle competenze e lo scambio delle esperienze nell’ambito
delle attività di controllo di primo livello
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La matrice del quadro di analisi distingue i fattori per provenienza e tipologia.
La provenienza dei fattori è interna ed esterna: un fattore è interno nel caso in cui l'organizzazione
abbia facoltà di incidere direttamente su di esso; al contrario, un fattore è esterno se
l'organizzazione può esercitare su di esso un condizionamento meramente indiretto.
Un fattore interno o esterno può essere favorevole o sfavorevole, assumendo rispettivamente il
carattere di punto di forza o punto di debolezza: i punti di forza rappresentano gli attributi
dell'organizzazione che risultano utili al conseguimento dell'obiettivo; i punti di debolezza
rappresentano invece gli attributi dell'organizzazione che pregiudicano il conseguimento
dell'obiettivo.
Al contrario, i fattori esterni favorevoli e sfavorevoli per l'organizzazione assumono la qualifica di
opportunità e minacce. Le opportunità descrivono le condizioni esterne utili al conseguimento
dell'obiettivo, mentre le minacce riassumono le circostanze esterne che pregiudicano il
conseguimento dell'obiettivo.
La funzione del quadro di analisi consiste dunque nel prospettare lo scenario di riferimento degli
aspetti favorevoli e sfavorevoli dell'organizzazione su cui è possibile agire direttamente (fattori
interni) o indirettamente (fattori esterni).
Il Piano di Azione
PIANO DI AZIONE
Punti di forza
Punti di debolezza
0
0
0
0
OPPORTUNITA'
Iniziative che facendo leva sui punti di forza
possono massimizzare le opportunità
Interventi per mitigare i punti di debolezza che
siano in grado di massimizzare le opportunità
MINACCE
Iniziative che facendo leva sui punti di forza
interni siano in grado di evitare le minacce
esterne
Iniziative per mitigare i punti di debolezza
interni che siano in grado di evitare le minacce
0
0
Figura 2 - matrice del piano di azione
I dati del quadro di analisi vengono incrociati in modo da individuare le azioni che facendo leva sui
punti di forza, ovvero nel correggere i punti di debolezza, siano in grado di massimizzare le
opportunità esterne. Inoltre, l'incrocio dei dati del quadro di analisi consente di individuare le
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delle attività di controllo di primo livello
azioni che facendo leva sui punti di forza, ovvero nel correggere i punti di debolezza, siano in grado
di scongiurare le minacce esterne.
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L'esito dell'analisi dei fattori interni
All'esito delle attività di analisi, consultazione ed elaborazione delle informazioni ottenute nel
corso delle varie visite tecniche presso gli Uffici preposti della Regione Calabria è stato possibile
individuare gli aspetti interni favorevoli e sfavorevoli al conseguimento dell'obiettivo di disporre di
un efficiente sistema di controllo di primo livello.
Analisi dei punti di forza.
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Il sistema di controllo di primo livello in esercizio ha mantenuto le medesime impostazioni
operative, nonostante gli aggiornamenti periodici cui è stato sottoposto. Il Know - how di
controllo di primo livello è consolidato e consente di ottenere buone performance dagli
operatori addetti.
Il sistema in esercizio è uno strumento di gestione e non di mera rendicontazione dei
progetti, consentendo dunque azioni correttive idonee a modificare i trend andamentali.
Il sistema in esercizio è direttamente collegato con il sistema contabile della Regione
Calabria, e pertanto in grado di offrire una diretta correlazione tra controllo di primo livello
tecnico e contabile dei vari progetti.
Il sistema in esercizio è stato sviluppato appositamente per la Regione Calabria, sulla base
delle relative caratteristiche organizzative. Sia la gestione attuale che le modalità di
aggiornamento del sistema, dunque, sono state elaborate in rapporto di stretta coerenza e
adeguatezza con il contesto operativo di riferimento.
Il Sistema Informativo (SIURP) è completo e ben articolato per quanto attiene alle attività di
controllo e trasmissione dati
Analisi dei punti di debolezza.
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dalle analisi svolte sono emerse criticità con riferimento alla disciplina dei flussi operativi e
l’organizzazione del lavoro. In particolare sono state riscontrate alcune criticità in merito
alla capacità di programmazione e gestione del lavoro interno agli uffici e tra i vari uffici;
si riscontrano criticità anche con riferimento alla qualità dei dati inseriti, poiché in alcuni
casi si riscontra la scarsa conoscenza degli strumenti di rilevazione, trattamento e
trasmissione dei dati, a scapito delle attività di controllo e di misurazione degli impatti
il sistema presenta criticità nella gestione quali-quantitativa delle relazioni di front office
con i beneficiari da parte delle strutture di controllo di primo livello
dalle analisi effettuate è risultato che la Regione non ha avuto accesso alla totalità del
finanziamento disponibile;
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delle attività di controllo di primo livello

con particolare riferimento all’analisi dei flussi e degli strumenti comunitativi interni agli
Uffici di controllo, è emerso come il Sistema Informativo (SIURP) non offra il quadro della
normativa, delle circolari e delle eventuali problematiche operative verificatesi nel corso
delle attività di controllo
L'esito dell'analisi dei fattori esterni
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Analisi delle Opportunità

la principale opportunità esterna correlata al conseguimento di un efficiente sistema di
controllo di primo livello consiste nel potenziale finanziario europeo disponibile per lo
sviluppo territoriale. La consapevolezza di tale potenziale finanziario costituisce infatti una
solida leva per catalizzare il processo di efficientamento della gestione dei progetti e del
relativo controllo di primo livello
Analisi delle minacce
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le minacce esterne al conseguimento dell'obiettivo di un efficiente sistema di controllo di
primo livello dipendono dalle possibili variazioni delle prescrizioni di accesso, gestione e
rendicontazione dei finanziamenti da parte dell'Unione Europea.
Dipendono, inoltre, dalla possibile richiesta di accesso/esibizione di documenti da parte
delle strutture di governo attuative del FSE e dal conseguente ulteriore incremento del
carico di lavoro che la struttura preposta al controllo di primo livello deve sostenere in
occasione della formulazione di ogni nuova richiesta.
Il Piano di Azione
In forza della relazione tra punti di forza, debolezza, opportunità e minacce è stato dunque
determinato il seguente Piano di Azione.
Azioni che facendo leva sui Punti di Forza siano in grado di massimizzare le Opportunità.
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Si ritiene opportuno garantire ai funzionari un orizzonte di accrescimento delle proprie
competenze e di scambio di buone pratiche, attraverso l’individuazione di specifici percorsi
di affiancamento e capacity bulding orientati al miglioramento dell’operatività degli uffici e
all’integrazione tra gli stessi.
Si ravvisa l’opportunità di individuare proposte operative e ipotesi di sviluppo futuro
orientate a supportare la struttura nel passaggio alla nuova programmazione 2014-2020
nonché volte ad accrescere la capacità di gestione dei fondi, sia in termini di impatto che di
utilizzo della spesa.
Si ritiene utile affiancare ai consueti strumenti di analisi e raccolta dei dati (piste di
controllo, check list) alcuni strumenti di riepilogo (modelli excell) finalizzati ad esplicitare
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delle attività di controllo di primo livello
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ulteriormente i contenuti delle check list, ove necessario, e a velocizzare la sistemazione dei
dati in attesa del caricamento nel Siurp. L’uso di questi strumenti, infatti, si è rilevato molto
utile negli uffici che ne hanno ravvisato la necessità.
Si ravvisa l'opportunità di approfondire i seguenti strumenti di apprendimento
organizzativo:
o aspetti relazionali e motivazionali orientati a facilitare ed armonizzare le relazioni
interne tra uffici e gruppi di lavoro, le relazioni tra struttura ed enti esterni
beneficiari degli interventi regionali, lo scambio di idee e buone pratiche tra
dirigenti e funzionari;;
o elementi specifici legati al tema della rendicontazione, raccolta e sistematizzazione
dati, utilizzo del SIURP, al fine di condividere criticità, soluzioni individuate e buone
prassi sperimentate;;
o condivisione degli aggiornamenti in corso dei manuali operativi per il monitoraggio
e il controllo.
Azioni che intervenendo sui Punti di Debolezza siano in grado di massimizzare le
opportunità:
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si ritiene opportuno garantire una più efficace gestione dei picchi di lavoro e delle
emergenze attraverso una programmazione delle attività ordinarie e il rispetto delle
tempistiche da parte di tutti gli uffici;
è altresì opportuno prevedere una organizzazione e temporizzazione del lavoro condivisa,
basata su: analisi e controllo dei processi; confronto costante con i referenti; ripartizione
delle attività sul medio periodo; condivisione dei risultati e dei metodi di soluzione delle
criticità;
occorrerebbe quindi omogeneizzare i metodi di lavoro tra i vari uffici e sviluppare strumenti
di gestione del lavoro in team, anche al fine di ridurre le possibili criticità di lavorazione
della pratica in tempi diversi e da soggetti diversi, a seconda del tipo di controllo necessario,
nonché per ridurre le possibili criticità derivanti dall’avvicendamento dei referenti e
responsabili di linea;
si ritiene opportuno sviluppare la conoscenza ed il trasferimento di strumenti che siano in
grado di facilitare la rilevazione, il trattamento e l’analisi dei dati e delle informazioni, in
modo da favorire l’attività di controllo e migliorare la capacità di misurazione degli impatti,
a vantaggio della struttura
occorrerebbe sviluppare ulteriormente l’attività di front office nei confronti dei beneficiari,
comprese le attività in loco. Dal lavoro sinora svolto si è rilevato infatti che il miglioramento
delle relazioni ed il contatto con i beneficiari stesse, può avere ripercussioni positive sulle
attività svolte e riduce i rischi di errore e ritardo nella lavorazione delle pratiche;
Si ritiene che dalla congiunta implementazione delle azioni suggerite sia possibile massimizzare le
performance della gestione del controllo di primo livello provvedendo contestualmente a
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delle attività di controllo di primo livello
massimizzare la considerazione degli attori coinvolti rispetto alle opportunità di massimo
conseguimento delle opportunità finanziarie europee.
Azioni che facendo leva sui Punti di Forza interni siano in grado di scongiurare le Minacce
esterne:
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
la relazione dei fattori suggerisce la revisione delle procedure tecniche dell’iter
istituzionale con particolare riferimento alla classificazione e catalogazione dei dati e delle
informazioni nel sistema informatizzato;
inoltre, si ritiene opportuna l'implementazione di attività di coaching finalizzate al
miglioramento della condivisione degli obiettivi e della capacity building;
occorrerebbe implementare la piattaforma di discussione FORUM per lo scambio di
esperienze e suggerimenti, in modo da catalizzare il processo di risoluzione delle questioni
sorte in corso di controllo senza dover necessariamente impegnare altre risorse per
condividere, discutere, tentando così la risoluzione del problema;
sarebbe inoltre opportuna l’implementazione dei servizi accessori al SIURP, con particolare
riferimento al sistema INTRANET per la raccolta dei dati normativi, delle circolari e degli
output delle discussioni dei Forum;
L'implementazione delle attività descritte dovrebbe infatti consentire l'efficiente gestione di
eventuali variazioni comportamentali dell'Unione Europea con riferimento a prescrizioni di
accesso, gestione e rendicontazione dei finanziamenti, ovvero possibili richieste di
accesso/esibizione di documenti da parte delle strutture di governo attuative del FSE e dal
conseguente ulteriore incremento del carico di lavoro che la struttura preposta.
Azioni di mitigazione dei punti di debolezza interni che siano in grado di evitare le
minacce esterne
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La relazione dei fattori suggerisce l'opportunità di sviluppare i flussi comunicativi ed il
lavoro di gruppo tra le varie strutture tecniche-amministrative dedicate al controllo di
primo livello;
inoltre, si ritiene opportuna l'implementazione di attività di affiancamento in team ( on
the job) su tematiche generali e specialistiche e comunque mirate all’informazione, con
particolare riferimento a quelle che presentano criticità di interpretazione da parte del
Dipartimento regionale e dei soggetti preposti all'attuazione del controllo di primo livello;
si suggerisce infine di implementare azioni di affiancamento (attivazione di tavoli tecnici e
laboratorio continuo) e supporto finalizzate al miglioramento delle attività collegate alla
gestione del programma e con specifica attenzione al set di informazioni da inoltrare ad
IGRUE, alle strutture direzionali del Dipartimento ed alla produzione dei documenti di
Attuazione (RAE, report…)
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delle attività di controllo di primo livello
Anche in tal caso, le azioni previste si ritengono utili alla creazione di un sistema di gestione capace
di supportare eventuali variazioni operative dell'unione europea con riferimento a prescrizioni di
gestione o richieste di accesso ai documenti
Conclusioni e allegati
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Le analisi svolte hanno consentito di individuare il quadro strategico per l'efficientamento del
sistema di controllo di primo livello dei progetti FESR della Regione Calabria. Conseguentemente,
la relazione dei vari fattori ha consentito di individuare il piano di azione ottimale per fare fronte
alle criticità interne, sfruttare i punti di forza, scongiurare le minacce esterne e massimizzare le
opportunità. Gli elementi descrittivi delle analisi svolte sono stati qui riportati ion forma estesa.
Per una visione completa degli strumenti e delle metodologie di analisi, pertanto, si riporta in
allegato la SWOT Analysis svolta dal gruppo di lavoro.
SWOT ANALYSIS CONTROLLI DI PRIMO LIVELLO/MATRICE SWOT CALABRIA.xlsx
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delle attività di controllo di primo livello