regolamento espositori

ALLEGATO A - REGOLAMENTO GENERALE ESPOSITORE
1) MANIFESTAZIONE:
Campionato del Mondo di Ginnastica Ritmica – XXXV Edizione
2) ORGANIZZATORE:
C.O.L. Turismo e Sport
3) LUOGO, DATA:
Pesaro, Adriatic Arena (Via Y. Gagarin, sn), dal 30 agosto al 3 settembre 2017. Gli orari esatti della manifestazione saranno resi
disponibili sul sito ufficiale dell’evento (http://www.rgwch2017.com) nella sezione “Competizione”.
4) CONSEGNA STAND, ALLESTIMENTO E ALLONTANAMENTO:
Gli stand saranno messi a disposizione degli espositori per l’allestimento a partire dalle ore 9:00 del 29/08/2017 e dovranno essere
completati entro le ore 20:00 del giorno stesso. Lo sgombero degli stand, a manifestazione conclusa, dovrà essere completato entro
le ore 12.00 del giorno 04/09/2017. In difetto vi sarà provveduto d’ufficio, considerando quanto rimasto nello stand come materiale
da avviare alle discariche pubbliche e l’Espositore sarà tenuto al rimborso di tutte le spese dirette e indirette sostenute per lo
sgombero (con un minimo di € 300,00 oltre iva di legge per ogni 16 mq di superficie). Durante i giorni di manifestazione, gli espositori
potranno accedere all’area espositiva 60 minuti prima dell’apertura delle porte al pubblico e potranno trattenersi fino a 30 minuti
dopo il termine giornaliero dell’evento.
Si ricorda agli espositori che è di fatto vietato lasciare lo stand prima dell’orario di chiusura della manifestazione.
5) ACCESSO ALL’AREA ESPOSITIVA:
L’accesso degli Espositori all’area (per il periodo di allestimento, evento e smontaggio) sarà autorizzato, previa esibizione di un
badge di riconoscimento che sarà fornito dall’Organizzatore. Quest’ultimo si impegna a fornire personale addetto al controllo accessi
in numero adeguato per garantire il corretto svolgimento delle operazioni di allestimento e smontaggio, senza il rischio di
interferenze. L’Organizzatore si impegna altresì a garantire un presidio notturno in vigore dall’orario di chiusura serale della
manifestazione fino all’orario di apertura al pubblico.
Eventuali fornitori/trasportatori che dovranno conferire materiale su incarico dell’Espositore, dovranno essere in possesso di apposito
“Documento di Trasporto” (DDT) recante i dati identificativi dell’ Espositore (ragione sociale) e saranno autorizzati allo scarico merci
solo la mattina del giorno 29/08/2017 (dalle 9:00 alle 14:00), fatto salvo diversi accordi, presi per iscritto, tra l’Organizzatore e
l’Espositore. Ai fornitori/corrieri che si presenteranno con DDT sprovvisto di tali dati, sarà negato lo scarico merci. L’Organizzatore
declina ogni responsabilità nei confronti di merce pervenuta in data e orario diverso da quello indicato o concordato.
L’Organizzatore provvederà a notificare via email agli espositori le indicazioni per l’accesso all’area di carico e scarico, all’area
parking a loro dedicata, unitamente a una pianta 2d dettagliata delle aree interessate dal villaggio commerciale, con almeno 15
giorni di anticipo rispetto all’inizio della manifestazione.
L’accesso degli automezzi da trasporto e di sollevamento nell’area espositiva è vietato: uniche eccezioni ammesse saranno i mezzi
esplicitamente autorizzati dal personale di controllo, su indicazione dell’Organizzatore. I veicoli degli Espositori dovranno essere
parcheggiati nelle zone riservate. Non sono, inoltre, consentiti lo scarico e la sosta di contenitori o parti staccabili di veicoli non
semoventi.
6) SPAZIO ESPOSITIVO E DOTAZIONI
A fronte del pagamento della quota di adesione (come indicata nel contratto di concessione in uso), l’Organizzatore garantisce
all’Espositore la seguente dotazione:
1 tendostruttura stile “Pagoda” delle dimensioni di 4 x 4 mt. (o multipli di 16mq) con le seguenti caratteristiche:
o altezza laterale 2,46 mt, centrale (colmo) 4,50 mt,
o struttura realizzata con alluminio anodizzato sez. 65x65
o copertura tetto con teli in pvc bianco oscurante anti u/v ignifugo Cl.2
o teli laterali (apribili) translucidi,
o pavimentazione in legno, da rivestire, trattata con vernice ignifugante secondo il D.M. 06/03/92
Impianto elettrico con quadretto (1 ogni due pagode), 1 ciabatta elettrica, 1 punto luce
1 tavolo (tipo birreria), 2 sedie
Non sono ammessi progetti che differiscano, visivamente, da quanto sopra indicato. E’ a discrezione dell’Espositore la scelta di
arredi accessori e/o complementi ornamentali, purché questi ultimi siano contenuti entro la superficie assegnata. Per motivi di
sicurezza, circuitazione del pubblico e di rispetto reciproco degli espositori, non saranno tollerati “sconfinamenti” dall’area assegnata
(ad esempio non è consentita la collocazione di banner, desk, stender, tavoli o ulteriori ingombri, di qualsivoglia dimensione
all’esterno dello stand). Eventuali trasgressioni a questa regola saranno sanzionate con la chiusura immediata dello stand e la
perdita della quota versata.
Per ragioni di sicurezza e decoro, eventuali aree di stoccaggio dei materiali (ad esempio magazzino) non potranno essere realizzate
al di fuori dell’area assegnata (ad esempio sul retro dello stand). E’ tuttavia possibile, previa autorizzazione dell’Organizzatore e solo
tramite allestitori autorizzati dall’Organizzatore, richiedere, a proprio carico, la realizzazione di una parete divisoria con eventuale
porta, nella pertinenza dello spazio assegnato, al fine di ricavare un’area magazzino.
7) SERVIZI GENERALI
L’Organizzatore è a disposizione degli espositori per fornire tutti i ragguagli tecnici sui servizi generali predisposti nell’ambito
dell’area espositiva. I servizi di seguito indicati potranno essere richiesti, in forma scritta ed in via esclusiva, solo all’Organizzatore
che ne fornirà un listino prezzi dettagliato:
Sorveglianza stand
Facchinaggio
Personale di accoglienza (hostess)
Impianti elettrici (oltre alla dotazione standard)
Pulizia stand
Noleggio piante e fiori
Allestimenti
All’Espositore verranno rilasciati, gratuitamente, badge identificativi e nominali con fototessera che consentiranno l’accesso alla
Manifestazione (e quindi all’area espositiva) al proprio personale addetto all’area commerciale, nelle quantità sotto indicate:
nr. 4 (quattro) badge.
All’Espositore verranno inoltre rilasciati nr. 2 (due) contrassegni per parcheggio auto, quale che sia la superficie dello stand, che
daranno diritto alla sosta in area riservata predisposta dall’Organizzatore, fino all’esaurimento dello spazio disponibile. L’Espositore è
responsabile del corretto uso di tali documenti e del comportamento di quanti li utilizzano.
Eventuali richieste per ristorazione e/o pernottamenti alberghieri, possono essere inoltrate in forma scritta all’ufficio booking
dell’Organizzatore per email ([email protected]). A tale proposito sarà disponibile una info line attiva dalle ore 9:00 alle
13:00 per informazioni e prenotazioni 0721.372449).
8) ESONERI, ASSUNZIONI E LIMITAZIONI DI RESPONSABILITA’
Durante l’orario di apertura al pubblico, l’Espositore è tenuto a vigilare il proprio stand direttamente o attraverso proprio personale
autorizzato. L’Organizzatore è esonerato da ogni responsabilità in ordine di furti e/o danni che dovessero verificarsi nei confronti
dell’Espositore.
L’Espositore sarà ritenuto responsabile verso l’Organizzatore di tutti i danni diretti e indiretti che per qualsiasi causa siano attribuiti a
lui o a personale per suo conto operante. L’Espositore si obbliga a stipulare le adeguate polizze assicurative come da contratto (cfr.
art. 7 del contratto di concessione in uso dell’area espositiva).
9) ATTIVITA’ VIETATE
E’ in genere vietato quanto possa arrecare pregiudizio, disturbo o danno al regolare svolgimento della manifestazione e dei suoi
scopi, in particolare sono tassativamente proibite:
La pubblicità al di fuori del proprio stand. La pubblicità nella Venue, compresa l’area espositiva, è gestita esclusivamente
dall’Organizzatore;
La distribuzione e/o consegna di materiale tecnico-divulgativo e pubblicitario non di stretta pertinenza dell’Espositore, il
quale peraltro potrà provvedere alla distribuzione o alla consegna di materiale pubblicitario purché di sua stretta pertinenza
soltanto all’interno del proprio stand;
L’introduzione di animali, anche di piccola taglia, con l’unica eccezione di quelli per l’accompagnamento di disabili;
Promuovere offerte, questue e oblazioni di qualsiasi genere, attività religiosa, politica o sindacale;
La permanenza negli stand e nelle aree di pertinenza della manifestazione durante le ore di chiusura.
In caso di inosservanza anche di uno solo dei divieti, l’Organizzatore si riserva il diritto di prendere i provvedimenti che riterrà più
adeguati, compresa la chiusura dello stand senza pregiudizio per i corrispettivi dovuti dall’Espositore oltre ad eventuali danni.
Per accettazione.
DATA ________________
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ESPOSITORE (timbro e firma)