Benchmarking sulle comunicazioni obbligatorie in

Progetto Supporti Documentali e Informativi per la Governance e la Qualificazione dei Sistemi
Scheda di Benchmarking
Le comunicazioni obbligatorie in Europa
GERMANIA
Le comunicazioni obbligatorie in Europa. Scheda Germania
1
Indice
CARATTERISTICHE DEL SISTEMA E OBBLIGHI .......................................................... 3
I SOGGETTI OBBLIGATI ........................................................................................ 6
I TEMPI DELLA COMUNICAZIONE ........................................................................... 6
I DESTINATARI DELLE COMUNICAZIONI .................................................................. 8
TIPOLOGIA DI RAPPORTI DI LAVORO ...................................................................... 8
CONTENUTI, MODELLI, MECCANISMI (STANDARD) DELLA COMUNICAZIONE ................ 9
TRATTAMENTO DEI DATI AMMINISTRATIVI ............................................................ 13
Le comunicazioni obbligatorie in Europa. Scheda Germania
2
1. CARATTERISTICHE DEL SISTEMA E OBBLIGHI
In Germania esiste un sistema consolidato di comunicazioni obbligatorie per tutti i settori.
Devono essere comunicate l’assunzione, la sospensione, la trasformazione e la cessazione del
rapporto di lavoro. Inoltre devono essere comunicati tutti i cambiamenti rilevanti al fine del
versamento dei contributi, come il cambio della Cassa Mutua, cambio di status, cambio di
cognome in seguito al matrimonio, cambio di sede di lavoro. Occorre poi una comunicazione
nel caso di pagamenti una tantum (p.e. tredicesima) e per il riassunto annuale (simile al CUD
italiano). Dal 2006, tutte le CO devono avvenire in forma elettronica tramite un software
certificato e criptato.
E' importante notare che in Germania il perno dell'amministrazione delle CO è rappresentato
dalle Casse Mutue, che sono circa 160 e si dividono in 5 diverse categorie secondo la loro
origine. Possono essere territoriali, di categoria o aziendali. Non esiste quindi un ricevente
unico, ma esistono standard e modalità uniformi. E' quindi possibile che un'azienda debba
inviare le CO a destinatari multipli a seconda della cassa presso cui ogni lavoratore è
assicurato.
Il primo passo per le imprese consiste nella richiesta di un numero di identificazione aziendale
presso l’Ufficio di Assegnazione (BNS), un reparto dell’Agenzia Federale del Lavoro (BA) con
sede a Saarbrücken. L’ID aziendale serve come riferimento per il versamento dei contributi
sociali da parte dei datori di lavoro alla Cassa Mutua competente. La richiesta può avvenire
telefonicamente o in forma scritta (Email, fax, posta). Sul sito della BA è disponibile il modulo
di richiesta in formato PDF da inviare via fax o posta e un modulo compilabile direttamente
online. Nel caso di richiesta scritta l’assegnazione del numero di identificazione aziendale
avviene entro due giorni lavorativi, mentre è immediata via telefono.
Il numero di identificazione permette ai datori di lavoro di partecipare al sistema automatico di
comunicazione partendo dal versamento dei contributi alla Cassa Mutua competente la quale a
sua volta gira i singoli contributi agli altri enti previdenziali coinvolti. Ricordiamo che si versano
contributi relativi alla pensione, la disoccupazione, la sanità, l’assistenza, l’infortunio.
Il numero di identificazione chiamato BBNR viene anche utilizzato per le statistiche sul mercato
del lavoro. Per questo motivo include delle cifre che indicano la regione e il settore industriale
specifico.
Se un’impresa ha più sedi distribuite in più comuni, il BNS assegna un BBNR diverso per ogni
sede. Lo stesso vale se un’impresa ha più sedi nello stesso comune che appartengono a diversi
settori industriali. Se cambia la sede è necessario comunicarlo al BNS per il cambio del BBNR.
Nel caso che si tratti di un datore di lavoro privato che impiega una persona per lavori
domestici sotto il regime del Mini-Job, la registrazione del contratto, le comunicazioni
obbligatorie e il versamento di contributi sociali avvengono invece presso la cosiddetta MinijobZentrale.
La norma che regola le CO si chiama DEÜV ed è un decreto legge che esiste nell’attuale
versione dal 2006 (l’ultimo aggiornamento risale al 2010). La DEÜV stabilisce le regole della
raccolta e della comunicazione dei dati relativi al rapporto di lavoro. Nel 2008 l’ordinamento è
stato integrato dalla legge UVMG (= Legge sulla Modernizzazione dell’Assicurazione contro
l’Infortunio). Nella legge vengono definiti tutte gli oggetti di comunicazione (inizio/fine
rapporto, sospensione, CO riassuntiva annuale, eventi straordinari), le scadenze, gli attori
coinvolti, e il fatto che la trasmissione dei dati avviene in forma elettronica.
La competenza dell’amministrazione dei dati è determinata dal tomo IV del pacchetto di leggi
sociali (§ 28h SGB IV) il quale stabilisce che a ricevere l’ammontare complessivo dei contributi
sociali siano le Casse Mutue presso le quali è assicurato il singolo lavoratore dipendente.
La DEÜV è stata integrata nel 2009 dalla legge UVMG.
(Unfallversicherungsmoderinisierungsgesetz), la quale inserisce nelle CO a scopo semplificativo
la comunicazione dell’assicurazione obbligatoria contro l’infortunio. Tutte le norme citate
Le comunicazioni obbligatorie in Europa. Scheda Germania
3
riguardano le CO relative allo stato del rapporto di lavoro e il versamento dei contributi sociali
che ne derivano. A parte questo atto amministrativo, le imprese devono anche trattenere le
tasse sul reddito dei loro dipendenti e versarle all’agenzia delle entrate territorialmente
competente utilizzando il nuovo numero identificativo fiscale introdotto nel 2008 e assegnato a
ogni lavoratore. Altre istituzioni e organizzazioni che si scambiano dei dati con le agenzie delle
entrate sono:


Le banche (per la tassa sulle rendite dei capitali investiti dai loro clienti);
L’Ente Previdenziale (per segnalare l’erogazione delle pensioni ai singoli contribuenti) – Gli
enti sociali (per comunicare l’erogazione di indennità in casi di disoccupazione, maternità,
malattia ecc.)
Tutti i rapporti di lavoro dipendente e alcuni di lavoro autonomo sono sottoposti alla procedura
della CO. In casi ambigui l’Ente Previdenziale su richiesta o del lavoratore o del suo
cliente/datore di lavoro fa una valutazione nel merito secondo i seguenti criteri:



Libertà decisionale e imprenditoriale del lavoratore autonomo;
Presenza di un rischio imprenditoriale da parte del lavoratore;
Presenza di autopromozione per migliorare le opportunità di lavoro (inclusi carta intestata,
annunci a scopo promozionale, ecc.).
Un altro criterio tipico consiste nell’erogazione di fatture nel proprio nome per il servizio
effettuato oltre alla decisione autonoma su prezzi e tariffe applicate, l’impiego di capitale e
attrezzatura propria. Infine, se un lavoratore autonomo impiega altre persone diventa autoevidente che si tratta di un lavoratore autonomo. Dall’altra parte è verosimile che si tratti di
lavoro subordinato (e quindi soggetto alle CO) se il lavoratore non ha uno studio di lavoro
dedicato né carta intestata o biglietti di visita, se si presenta al lavoro negli abbigliamenti
professionali (uniforme) del suo datore. Altri indicatori sono l’inserimento nella struttura
organizzativa dell’impresa e la quota di lavoro effettuata per un singolo datore di lavoro (5
sesti del reddito) o il fatto che il lavoratore abbia precedentemente lavorato per lo stesso
datore di lavoro in un rapporto di lavoro dipendente. Nessuno dei singoli criteri è sufficiente
per decidere in un modo o nell’altro. L’Ente Previdenziale guarderà sempre l’insieme della
singola situazione.
Paradossalmente è possibile che l’agenzia delle entrate decida in modo opposto rispetto
all’Ente Previdenziale, il che ha un impatto sui dati trasmessi con le CO: ci sono lavoratori
subordinati per i quali un datore di lavoro versa contributi previdenziali e sanitari ma non le
tasse sul reddito, il quale compito spetta al singolo lavoratore. Vi sono differenze e quali nelle
seguenti comunicazioni:
a. Comunicazione di assunzione (vi è uno specifico servizio competente per la registrazione del
rapporto di lavoro?);
b. Comunicazione di cessazione (vi è un servizio competente nel caso di risoluzione del
rapporto di lavoro);
c. Comunicazione di trasformazione e proroga (vi è un servizio competente nel caso di
variazione del rapporto di lavoro)
Come descritto in precedenza, tutte le CO avvengono presso la stessa Cassa Mutua che funge
da punto centrale di comunicazione. La differenza sta semplicemente nell’indicazione della
causale della comunicazione, dato che esiste un codice di riferimento per ognuna di loro. Le
comunicazioni vengono ricevute dal Centro di raccolta dati delle singole Casse Mutue, che
effettua un controllo tecnico formale. Il controllo dettagliato del contenuto dei dati avviene
negli uffici territoriali delle Casse Mutue. La Cassa Mutua comunica l’avvio di un nuovo rapporto
Le comunicazioni obbligatorie in Europa. Scheda Germania
4
di lavoro, la sua sospensione e la sua cessazione all’Ente Previdenziale entro 5 giorni, girando
in seguito i contributi mensili che spettano ai singoli enti. Se l’avvio del rapporto di lavoro
riguarda un lavoratore al primo impiego e per questo motivo ancora senza matricola per la
previdenza pensionistica, la Cassa Mutua richiede questo numero di identificazione
(Rentenversicherungsnummer) presso l’Ente Previdenziale. In questo caso cambia la scadenza
della comunicazione: i dati ricevuti dal centro di raccolta dati vengono girati soltanto dopo aver
ricevuto il numero di identificazione del lavoratore assicurato. L’Ente Previdenziale raccoglie e
archivia tutti i dati ricevuti, in particolare quelli sui contributi versati presso un conto
pensionistico del singolo lavoratore. Inoltre gira le CO ricevute immediatamente all’Agenzia
Federale del Lavoro (BA).
La BA usa i dati per l’elaborazione delle statistiche mensili, trimestrali e annuali sul mercato del
lavoro. Inoltre stabilisce secondo i contributi versati il diritto all’indennità di disoccupazione del
singolo lavoratore nel caso che questo perda il lavoro.
I dati amministrativi devono essere raccolti ed amministrati, come prima menzionato, in forma
elettronica. A questo scopo esistono una serie di software amministrativi utilizzati dal reparto
contabile delle singole imprese o organizzazioni. Lo stesso vale per il software usato per la
trasmissione dati, che deve essere certificato. Prima del primo utilizzo l’impresa è tenuta a far
controllare e confermare il corretto funzionamento del software da parte del dipartimento
incaricato dalle Casse Mutue.
La procedura elettronica comporta una certa semplificazione ma anche un costo considerando
che occorrono l’attrezzatura hardware e il software specializzati e il personale qualificato per
amministrare elettronicamente i dati e la contabilità.
Per questo motivo numerose PMI, soprattutto (ma non solo) nei settori commercio, edilizia,
libere professioni e artigianato delegano il compito delle CO e della contabilità connessa o ai
loro commercialisti o a servizi amministrativi e contabili specializzati. Fra le imprese che
producono il software contabile alcune offrono direttamente i servizi di contabilità che fanno
parte delle CO. Anche la Pubblica Amministrazione a livello comunale, da anni sotto pressione
finanziaria, sembra avere cominciato a rivolgersi a gestori esterni per la contabilità mensile.
Una facilitazione per le PMI messa a disposizione per esempio dalla KBS, gestore di
assicurazione sanitaria e previdenziale che opera anche come centrale per il lavoro occasionale
consiste nel software sv.net, un’applicazione che permette di inserire i dati direttamente online
sul portale della KBS.
Il servizio è trasparente in quanto si basa su poche leggi e decreti legge che ne determinano lo
svolgimento e in quanto è facilmente accessibile: le CO possono essere effettuate dall’ufficio o
da casa senza doversi recare a uno o più sportelli. Gli attori coinvolti come l’Ente Previdenziale,
le Casse Mutue, l’Agenzia del Lavoro, i gestori assicurativi, le Camere professionali mettono
online molte delle informazioni necessarie per la procedura corretta. Inoltre offrono una
consulenza telefonica e di persona per chi ne ha bisogno.
Mentre le CO sull’avvio e sulla cessazione del rapporto di lavoro sono abbastanza semplici, le
CO mensili con il calcolo dei singoli contributi richiedono un processo abbastanza complesso,
soprattutto per aziende che impiegano più persone e con diverse tipologie di contratto o di
attività lavorativa per cui valgono diversi contratti di categoria. Per questo motivo molte delle
PMI che non possono permettersi un reparto amministrativo interno delegano questo compito
ad esperti esterni.
Per i datori di lavoro domestici la procedura è invece molto semplice e lineare perché
indipendentemente da dove si trovano, per loro è sempre competente la Centrale del Lavoro
Occasionale (Minijob-Zentrale) presso la KBS. Ci sono soltanto due tipologie di comunicazione,
la segnalazione sull’avvio di un rapporto di lavoro e quella sulla sua cessazione. Per quanto
riguarda il calcolo dei contributi da versare, se ne occupa interamente l’ente sopra citato il
quale provvede anche al prelievo dei contributi dal conto corrente del datore di lavoro e al
versamento in favore dei diversi enti coinvolti. La procedura inziale consiste nella compilazione
di un modulo chiamato “Haushaltsscheck” il quale può essere richiesto telefonicamente,
Le comunicazioni obbligatorie in Europa. Scheda Germania
5
scaricato in formato PDF dal portale della Centrale o compilato e firmato direttamente online.
Nel modulo sono richiesti i dati rilevanti sia del datore di lavoro sia del lavoratore occasionale e
l’ammontare del compenso. Con la firma del modulo il datore di lavoro autorizza l’Ente al
prelievo dei contributi e delle tasse da versare dal proprio conto corrente. Il prelievo avviene
due volte l’anno: il 15 Luglio per il periodo Gennaio-Giugno e il 15 Gennaio dell’anno
successivo per il periodo Luglio-Dicembre.
2. I SOGGETTI OBBLIGATI
La legge prevede le CO per tutti i lavoratori dipendenti, inclusi gli apprendisti. Le CO
riguardano anche i lavoratori occasionali che guadagnano fino a 400 € mensili. In questo caso
le CO avvengono però presso un ente diverso, la Centrale del lavoro occasionale (MinijobZentrale) della Bundesknappschaft. Questo tipo di impiego è molto diffuso nel settore del
lavoro domestico.
I lavoratori autonomi di alcuni settori quando sono attivi in realtà come parasubordinati sono
sottoposti a discipline speciali. Un esempio è il settore dello spettacolo, dove si distingue fra
diverse tipologie di impiego: un attore impegnato presso un teatro, la TV o il cinema è
considerato un lavoratore dipendente a tempo determinato ed è sottoposto al versamento di
tutti i contributi sociali, incluso quello per la disoccupazione. Perciò si applica la stessa
procedura dei dipendenti di altri settori, con le CO di inizio/fine rapporto e quelle
mensili/annuali.
Quando lo stesso attore lavora come doppiatore, ossia in una forma più discontinua, i diversi
datori di lavoro effettuano le CO soltanto per le giornate effettivamente lavorate versando i
contributi sanitari e previdenziali, ma non quella per la disoccupazione, a meno che il
lavoratore in questione non superi una soglia massima di giornate lavorate per lo stesso datore
di lavoro. In questo caso è sottoposto allo stesso trattamento di un lavoratore dipendente.
La legge societaria tedesca considera i soci di una cooperativa (Genossenschaft /eG) lavoratori
dipendenti. Quindi si applica la medesima disciplina. Sia le PES che le agenzie del lavoro
private sono datori di lavoro ed effettuano le CO per i loro dipendenti. Lo stesso vale per le
agenzie interinali.
3. I TEMPI DELLA COMUNICAZIONE
Le CO avvengono in via telematica. Sul mercato ci sono una serie di aziende informatiche che
offrono software di calcolo e di trasmissione dati. Anche alcune Casse Mutue offrono delle
piattaforme che permettono la trasmissione dei dati (p.e. le BKK che sono le Casse Mutue
aziendali). Per ogni comunicazione il mittente deve assegnare un numero di documento
procedendo in ordine cronologico. La Cassa destinataria conferma il corretto ricevimento dei
dati con un numero di protocollo che il datore di lavoro deve archiviare per riferimento futuro.
Se la Cassa destinataria non accetta la comunicazione perché non rispetta gli standard, il
mittente non può inviare un'latra comunicazione prima di aver corretto quella precedente.
Questo per non creare confusione nell’ordine cronologico dell’invio delle diverse CO.
Per quanto riguarda le scadenze, la legge non distingue fra casi ordinari o di urgenza. In tutti i
tre casi le comunicazioni devono avvenire entro sei settimane dall’inizio dell’attività lavorativa
e in ogni caso nel momento della consegna della prima busta paga. Dal 1° Gennaio 2009 è
inoltre obbligatoria una CO immediata all’Ente Previdenziale per le imprese di alcuni settori. La
decisione finale sulla necessità di questa segnalazione spetta alla Cassa Mutua competente, o
nei casi dell’impiego occasionale, la Centrale del Lavoro occasionale (Minijob-Zentrale). I
settori interessati sono edilizia, gastronomia e alberghi, trasporti, spedizione e logistica,
silvicoltura, giostrai, imprese di pulizia, imprese fieristiche e imprese della lavorazione carni.
Le comunicazioni obbligatorie in Europa. Scheda Germania
6
Se la Cassa Mutua decide che non occorre una CO immediata all’Ente Previdenziale da parte
del datore di lavoro, è la Cassa stessa a inviare la CO all’ente menzionato il quale poi passa i
dati all’Agenzia Federale del Lavoro (BA).
In caso di cessazione del rapporto di lavoro si applicano le stesse procedure con le stesse
scadenze dell’inizio rapporto. La legge distingue soltanto tre momenti: l’inizio e fine rapporto e
la sospensione a causa di malattia (o assenza) prolungata. Per le prime sei settimane il datore
di lavoro continua a pagare regolarmente lo stipendio. Se la malattia perdura oltre questo arco
di tempo, il dipendente malato ha diritto all’indennità di malattia proveniente dalla sanità
pubblica. In questo caso la CO deve avvenire entro 2 settimane dall’inizio dell’interruzione
temporanea del rapporto di lavoro. La stessa scadenza vale in caso di maternità. Come
funzionano le comunicazioni - con quali tempi – per le Agenzie private di lavoro? Per le Agenzie
private intese come imprese interinali valgono le stesse procedure. Le agenzie private intese
come attori di collocamento non sono coinvolte nelle procedure delle CO.
Le istituzioni scolastiche sono al massimo, e non ovunque, datori di lavoro per il personale
tecnico e per questa parte sono sottoposte alle stesse procedure di tutti gli altri datori di
lavoro. Gli insegnanti sono dipendenti della PA territoriale. Anche qui vale il fatto che il datore
di lavoro competente è responsabile delle CO. Soltanto le università agiscono direttamente
come datori di lavoro dei docenti e seguono le medesime procedure.
Per
quanto
riguarda
invece
l’iscrizione
degli
alunni
presso
le
scuole,
la tabella di scadenze per le diverse tipologie delle scuole è decisa a livello regionale dato che
l’istruzione in Germania è di competenza dei Länder. Ma grosso modo avviene entro Novembre
dell’anno precedente all’anno scolastico in questione, che inizia fra Agosto e Settembre,
secondo la regione.
La competenza regionale vale anche per l’età minima per l’iscrizione presso la scuola
elementare che va da 5 anni e 8 mesi a Berlino fino a 6 anni e 2 mesi in Schleswig-Holstein e
Meclemburgo Pomerania Anteriore. Le scadenze di iscrizione sono pubblicate negli spazi
dedicati alla comunicazione amministrativa (affissi per strada e negli uffici comunali). Molti
comuni sulla base dei dati dell’anagrafe scrivono anche direttamente ai genitori dei ragazzi per
invitarli all’iscrizione scolastica.
Le iscrizioni sono la responsabilità dei genitori. Per la scuola elementare, dipende dalla legge
scolastica regionale se l’iscrizione avviene presso l’istituto più vicino o se i genitori hanno la
libera scelta. Per le scuole medie e superiori i genitori hanno in tutte le regioni diritto di scelta.
Per l’iscrizione presso la scuola elementare occorrono il certificato di nascita e un documento di
identità del figlio. Al momento dell’iscrizione l’amministrazione della scuola assegna anche un
appuntamento presso il medico incaricato per la visita preliminare. La visita serve a stabilire
non solo lo stato di salute e di maturità necessaria dei ragazzi, ma anche per accertare la
presenza di eventuali esigenze particolari causate da handicap o difficoltà di apprendimento.
Per la visita medica sono da portare il certificato delle vaccinazioni effettuate e il cosiddetto
libro di previdenza che segna le visite di controllo precedenti presso il medico di famiglia. I
risultati della visita vengono trasmessi alla scuola. Quali dati possono essere trasmessi a terzi
è stabilito nella singola legge scolastica regionale.
Per l’iscrizione presso la scuola media/superiore occorre oltre ai documenti elencanti sopra
l’ultima pagella e la raccomandazione da parte degli insegnanti della scuola elementare circa la
tipologia di scuola media/superiore idonea per il singolo studente. Le comunicazioni relative
alle
iscrizioni
scolastiche
avvenute
vanno
all’Ente
amministrativo
scolastico
(Schulverwaltungsamt) a livello comunale/provinciale. I dati trasmessi servono fra le altre
cosa per la pianificazione e programmazione degli interventi finanziari necessari per offrire un
servizio scolastico sufficiente per ogni Comune. Altre statistiche circa il numero di studenti
iscritti vengono elaborati a livello regionale (Ente Statistico Regionale, Ministero dell’Istruzione)
e a livello nazionale (Ente Statistico Federale, KMK: la Conferenza Stabile dei Ministeri
Regionali dell’Istruzione).
Le comunicazioni obbligatorie in Europa. Scheda Germania
7
4. I DESTINATARI DELLE COMUNICAZIONI
Il destinatario di primo livello è la cassa mutua di riferimento del lavoratore, in seguito sono
destinatari l'Ente Previdenziale e altri enti sociali e la BA. All'interno della BA, i dati vengono
resi disponibili agli operatori delle singole agenzie territoriali. Punto di riferimento per il
lavoratore è sempre l’agenzia del lavoro più vicina al proprio domicilio. Infatti i lavoratori
registrati con la BA devono comunicare ogni loro trasferimento.
Le CO vengono sempre inviate al centro raccolta dati della Cassa Mutua competente. Per
quanto riguarda il lavoro autonomo, le comunicazioni avvengono soltanto nei casi nei quali si
tratta di lavoro parasubordinato e non include le comunicazioni all’Agenzia del Lavoro. Se il
lavoratore autonomo lavora per almeno 15 ore alla settimana può richiedere l’inserimento nel
sistema della previdenza contro la disoccupazione entro 3 mesi dall’inizio dell’attività di
lavoratore autonomo. Questa opzione è soltanto percorribile se il lavoratore in questione ha
lavorato come dipendente per almeno 12 mesi negli ultimi 24 mesi.
Per la categoria della gente di mare è competente la Knappschaft-Bahn-See (KBS), un gestore
di previdenza pensionistica e cassa mutua, oltre ad essere anche l’ente di riferimento per il
lavoro occasionale. Questo vuol dire che è la KBS a ricevere le CO da parte dei datori di lavoro
nel settore marittimo e a girare i diversi contributi agli altri enti.
Anche per l’agricoltura esistono nove Casse Mutue di settore, le LKK che sono organizzate
sotto l’ombrello della LSV (Landwirtschaftliche Sozialversicherung), l’ente previdenziale del
settore agrario presso il quale sono assicurati attualmente circa 785.000 persone. Le LKK
rappresentano il perno delle CO in questo settore. Va però ricordato che in Germania esiste dal
1996 la libertà di scelta della Cassa Mutua. Quindi non tutti i lavoratori sono necessariamente
assicurati presso la Cassa Mutua di categoria. È compito delle Casse Mutue inviare le CO
elettronicamente all’Ente previdenziale. La legge in materia parla di un passaggio "immediato"
dei dati, senza specificare le scadenze.
5. TIPOLOGIA DI RAPPORTI DI LAVORO
L’obbligo di comunicazione è previsto per le seguenti tipologie di contratto:
a.
b.
Lavoro subordinato
Lavoro autonomo
Le CO occorrono per tutti i rapporti di lavoro dipendente e per diverse categorie di lavoro
autonomo, quando si tratta in realtà di lavoro subordinato, in particolare:



Artisti (musicisti, danzatori, attori);
Creativi (fotografi, designer);
Giornalisti, autori, pubblicisti.
Non sono previste per imprenditori e liberi professionisti come avvocati, medici, commercialisti
ecc. in particolare quando questi impiegano a loro volta dei dipendenti oggetti all’obbligo
assicurativo. I rapporti di apprendistato invece rappresentano rapporti di lavoro dipendente a
tutti gli effetti e sono per questo sottoposti alle medesime procedure di CO. Anche i tirocini
senza remunerazione sono sottoposti alle stesse procedure a causa dell’obbligo assicurativo
per gli stagisti.
Le comunicazioni obbligatorie in Europa. Scheda Germania
8
6. CONTENUTI, MODELLI, MECCANISMI (STANDARD) DELLA COMUNICAZIONE
Tutte le CO riportano il codice che indica la causale della comunicazione, per esempio:
10 - Inizio rapporto di lavoro;
11 - Cambiamento Cassa Mutua
(preceduta dalla CO 31 che segnala la fine del rapporto
assicurativo con la Cassa Mutua precedente);
13 - Trasformazione del rapporto di lavoro (p.e. impiego dopo fine apprendistato);
20 - Comunicazione immediata (per i settori interessati, da inviare all’Ente Previdenziale);
30 - Fine rapporto di lavoro;
40 - Comunicazione contemporanea di inizio/fine rapporto (lavoro occasionale);
50 - CO annuale (da inviare alla Cassa Mutua e da consegnare al lavoratore stesso entro il 15
Aprile dell’anno successivo);
51 - Sospensione per malattia;
52 - Congedo paternale.
Poi, è importante codificare i diversi attori che comunicano tra loro. Per questo motivo, le CO
contengono una serie di codici di identificazione. Oltre al codice di identificazione dell’impresa
mittente (BBNR AB), le CO riportano i seguenti numeri identificativi:





BBNR AS: numero identificativo del commercialista o dell’ufficio di contabilità che calcola la
busta paga per conto dell’impresa;
BBNR EP: numero identificativo del destinatario (o il centro di raccolta dati della Cassa
Mutua competente o la sede territorialmente competente della stessa);
BBNR KK: numero identificativo della singola sede territoriale della Cassa Mutua
competente;
BBNR VU: numero identificativo della sede aziendale dove si trova il posto di lavoro oggetto
della CO (in tanti casi BBNR VU e BBNR AB sono identici);
BBNR UV: numero identificativo del gestore assicurativo presso il quale il datore di lavoro
ha stipulato un contratto di assicurazione contro l’infortunio.
Oltre a quest’ultimo la CO deve anche riportare il cosiddetto MTNR, che rappresenta il numero
di iscrizione dell’impresa presso l’assicurazione contro l’infortunio. Mentre per la
categorizzazione del lavoratore oggetto della CO servono i seguenti dati:


Tätigkeitsschlüssel: Questo codice categorizza in modo dettagliato l’attività lavorativa del
dipendente per scopi statistici all’interno dell’Agenzia Federale del Lavoro (BA).
Per determinare il codice esatto, il datore di lavoro accede al portale della BA, alla pagina
Tätigkeitsschlüssel-Online la quale ospita un’applicazione che determina il codice secondo le
risposte ad una serie di domande.
Il nuovo codice di 9 cifre in vigore dal 1 Dicembre 2011 è così composto:
Cifre
Cifra
Cifra
Cifra
Cifra
6
7
8
9
1-5 Attività eseguita (un menu a tendina permette selezione specifica)
Istruzione scolastica
Formazione professionale
Rapporto di lavoro interinale (si/no)
Tipologia di contratto (tempo pieno/part time; determinato/indeterminato)
Esempio: nel caso di un contabile con diploma scolastico di livello medio, un diploma
professionale riconosciuto, un rapporto di lavoro diretto (e non attraverso un’agenzia
interinale) a tempo pieno e con un contratto a tempo determinato, il codice è 722133213.
Le comunicazioni obbligatorie in Europa. Scheda Germania
9
Questo codice è stampabile in formato PDF, sullo schermo vengono riportate tutte le risposte
fornite per un controllo finale sull’accuratezza delle informazioni inserite. Altri codici di
identificazione che riguardano il lavoratore oggetto della CO sono:
Personengruppenschlüssel: Il codice di categoria di gruppo che specifica la tipologia di impiego,
ad esempio:
101
102
103
104
105
106
107
109
110
112
113
114
119
140
141
200
Lavoratore dipendente senza particolarità
Apprendista
Lavoratore anziano (over55) in regime di part-time
Lavoratore che lavora presso il proprio domicilio
Stagista, anche senza remunerazione (parte integrante della
Studente universitario che lavora occasionalmente
Disabile presso un laboratorio per l’inserimento dei disabili certificato
Lavoratore occasionale (Minijob)
Lavoratore saltuario
Famigliare impiegato in azienda agricola
Coltivatori part-time
Lavoratori stagionali bel settore agrario
Pensionato esente dall’obbligo assicurativo
Marinaio
Apprendista del settore marittimo
Funzionario della PA (Beamte), giudice o soldato
formazione)
VSNR/Rentenversicherungsnummer: Il numero di iscrizione alla previdenza del singolo
dipendente, un numero identificativo di 12 cifre che viene assegnato ai cittadini nel momento
dell’avvio del loro primo rapporto di lavoro soggetto al versamento di contributi previdenziali.
KV-Mitgliedsnummer: Il numero di iscrizione pressa La Cassa Mutua prescelta
SV-Schlüssel/Beitragsgruppenschlüssel: il codice di identificazione che determina quali
contributi sono da versare, ad esempio:
0000
0100
1111
0110
caso il
3321
6500
Lavoratore saltuario
Studente universitario con lavoro occasionale
Lavoratore
dipendente
(pienamente
soggetto
a
versamento
contributi)
Lavoratore dipendente con assicurazione sanitaria (e di assistenza) privata (in questo
datore di lavoro contribuisce a metà al costo della polizza fino ad un tetto massimo)
Pensionato esente dai contributi previdenziali e di disoccupazione
Lavoratore occasionale
Siccome la CO al riguardo l’avvio del rapporto di lavoro avviene solitamente con l’erogazione
della prima busta paga, contiene i dati circa il salario lordo e i vari contributi da versare.
L’ammontare del salario soggetto ai contributi sociali è da indicare in cifre complete. Numeri
dopo il comma sopra il 49 sono da arrotondare in alto, quelli sotto il 50 verso il basso.
Inoltre deve essere indicato se il lavoratore nel corso del mese oggetto della CO ha esercitato
la sua attività presso più di un datore di lavoro. Infine, anche le diverse tipologie contributive
hanno la loro sigla identificativa:
AV
RV
KV
PV
UV
Contributi
Contributi
Contributi
Contributi
Contributi
per la disoccupazione
previdenziali
sanitari
assistenza
infortunio
Le comunicazioni obbligatorie in Europa. Scheda Germania
10
La CO mensile deve poi indicare la GTS, la classe di rischio assegnata dall’assicurazione contro
l’infortunio, e le ore effettivamente lavorate in azienda. La documentazione relativa ai
contributi in scadenza deve essere trasmessa 2 giornate lavorative prima della loro scadenza.
La scadenza cade nel terzultimo giorno lavorativo bancario del mese. Per il 2011 valgono le
seguenti scadenze: 27 Gennaio, 24 Febbraio, 29 Marzo, 27 Aprile, 27 Maggio, 28 Giugno, 27
Luglio, 29 Agosto, 28 Settembre, 26/27 Ottobre, 28 Novembre, 28 Dicembre (la discrepanza di
scadenza per Ottobre dipende dalle diverse festività fra le regioni; mentre il 31 Ottobre è festa
in molte regioni a maggioranza protestante, il 1 Novembre lo è in 5 regioni a maggioranza
cattolica).
Come menzionato nell’introduzione, le CO sono interamente informatizzate e avvengono
attraverso sistemi di software certificati. Sul mercato tedesco esistono una serie di aziende
produttrici specializzate in software per l’elaborazione e la trasmissione dati delle CO.
Le CO vengono trasmesse in formato XML e i dati sono criptati. Lo schema seguente illustra la
procedura di comunicazione elettronica. Il datore di lavoro (AG) invia i dati al server del centro
raccolta dati della Cassa Mutua, il quale effettua due controlli: la prima riguarda la corretta
composizione della comunicazione, la seconda la trasmissione completa. In caso negativo invia
un messaggio di errore al mittente. Il server non effettua il controllo dei contenuti perché
questi rimangono criptati finché non arrivano alla sede territorialmente competente. Se la
trasmissione si è conclusa con successo, il server invia automaticamente al mittente una
ricevuta con un numero di protocollo.
(Fonte: Federazione delle Casse Mutue www.gkv-ag.de / documentazione tecnica)
Il datore di lavoro invia la CO al centro di raccolta dati della Cassa Mutua competente. Il centro
raccolta dati ha la funzione di un primo filtro: controlla se i dati trasmessi rispettano la
composizione prevista e invia una ricevuta al mittente con un numero di protocollo che deve
essere archiviato dal datore di lavoro. Se necessario, la Cassa Mutua informa il mittente delle
correzioni necessarie per la corretta elaborazione dei dati trasmessi. Se l’ente previdenziale
non ha ancora assegnato un numero di iscrizione alla previdenza al lavoratore oggetto della
CO, il datore richiede questo numero contemporaneamente alla comunicazione di inizio
Le comunicazioni obbligatorie in Europa. Scheda Germania
11
rapporto
fornendo i seguenti dati del dipendente rilevanti per la composizione del codice a
12 cifre: nome/cognome, data di nascita, luogo di nascita, paese di nascita, genere, indirizzo
domicilio. Nel caso che si tratti di uno straniero, serve anche il codice di identificazione
previdenziale del paese di origine se esistente.
Il controllo dei dati nel merito, cioè la correttezza e completezza dei dati inviati avviene alla
cosiddetta DAV, la sede della Cassa Mutua territorialmente competente. Dopo il controllo dei
dati, la Cassa Mutua invia la CO entro 5 giorni all’Ente previdenziale, la quale la gira dopo un
controllo immediatamente all’Agenzia Federale del Lavoro.
Per quanto riguarda il versamento dei contributi, la Cassa Mutua competente riceve dagli altri
enti coinvolti un forfait amministrativo che viene scalato mensilmente dai contributi distribuiti.
La Cassa Mutua è anche l’ente che decide in caso di dubbio o contenzioso circa l’obbligo
assicurativo, la tariffa applicabile e l’ammontare dei contributi da versare emettendo dopo un
controllo e la necessaria valutazione, una delibera al datore di lavoro che ha carattere
obbligatorio per tutti gli altri enti coinvolti. Il vantaggio di questa procedura per il datore di
lavoro consiste nella certezza di diritto: dopo la decisione della Cassa Mutua, l’ente
previdenziale per esempio non può contestarla esigendo un contributo diverso da quello
accertato dalla Cassa Mutua.
Per quanto riguarda l’obbligo assicurativo di un socio aziendale che è allo stesso tempo AD
della stessa o famigliari attivi nell’impresa famigliare è invece l’ufficio di “Clearing” del DRV
Bund (Ente Previdenziale) tramite una procedura di accertamento dello status lavorativo a
stabilire la presenza dell’obbligo assicurativo. Inoltre l’Ente previdenziale effettua
periodicamente dei controlli aziendali riguardo il pagamento dei contributi. In caso di
irregolarità, emette una delibera ed informa la Cassa Mutua competente sul risultato del
controllo.
La legge non prevede procedure alternative in caso di malfunzionamento. Per prevenire però
eventuali problemi tecnici, ogni nuova impresa che partecipa per la prima volta al sistema
elettronico di trasmissione dei dati è tenuta a testare il corretto funzionamento del software
impiegato. A questo scopo il datore di lavoro si deve rivolgere al reparto informatico (ITSystemfragen/Telematik) della Federazione delle Casse Mutue (GKV-Spitzenverband).
Un annullamento e/o una rettifica della comunicazione sono immediatamente obbligati quando
non erano da effettuare, quando sono avvenute presso la Cassa Mutua sbagliata o quando i
dati trasmessi non erano corretti per quanto riguarda la durata dell’impiego, il salario, la
causale della CO, la tariffa assicurativa, il codice di attività del lavoratore, il gruppo tariffario, il
codice di categoria di gruppo, il codice di attività lavorativa o il numero di identificazione
aziendale. Lo stesso vale se i dati riguardo la quota di contributo per l’assicurazione contro
l’infortunio, il numero di iscrizione aziendale presso l’assicurazione contro l’infortunio, il BBNR
del gestore assicurativo o la tariffa di rischio applicabile erano scorretti. La procedure consiste
nello storno elettronico della CO errata e nell’invio della nuova CO corretta. Lo storno ha un
codice di causale specifico il quale va inserito nella comunicazione dello storno.
I datori privati e istituzionali seguono le stesse procedure. La procedura per i datori di lavoro
privati è semplificata per ovvie ragioni e avviene presso la Centrale per il lavoro occasionale
(Minijob-Zentrale).
In Germania non esiste un archivio unico che gestisce tutti i dati raccolti tramite le CO in
funzione della programmazione delle politiche del lavoro. La BA gestisce ed elabora i dati
relativi all’impiego e pubblica statistiche mensili, trimestrali ed annuali che creano la base per
la programmazione delle politiche del lavoro, però non si occupa dei dati relativi alla
previdenza o alla sanità. Gli altri enti gestiscono ed elaborano i dati che sono di loro
competenza, ma non entrano nella materia delle politiche del lavoro.
Il governo per la programmazione finanziaria si appoggia ai dati forniti dai singoli enti
competenti, mentre l’Ente Federale Statistico raccoglie molti dati senza svolgere un ruolo nella
programmazione delle politiche attive del lavoro. Gli standard relativi ai contenuti sono stabiliti
per legge (DEÜV, SGB, UVMG). La comunicazione è responsabilità delle Casse Mutue e dei
Le comunicazioni obbligatorie in Europa. Scheda Germania
12
produttori dei software impiegati per le CO. Entrambi gli attori mettono molta informazione a
disposizione sui loro siti. Diffondono anche del materiale informativo cartaceo e offrono delle
consulenze individuali.
I software impiegati devono rispettare le norme tecniche vigenti (DIN) emanati dal Ministero
Federale degli Interni nelle linee guida sulla trasmissione dati (gazzetta ufficiale N.179b del 24
Settembre 1997). Le norme DIN sono archiviate ed pubblicamente accessibili presso l’Archivio
Federale (Bundesarchiv) a Coblenza.
Un ruolo importante nella creazione e nell’ammodernamento degli standard di trasmissione dei
dati relativi alle CO è rappresentato sia dal reparto informatico (IT-Systemfragen /Telematik)
della Federazione delle Casse Mutue che dall’ITSG, una società di servizi informatici fondata nel
1996 ed impegnata per conto delle Casse Mutue nello sviluppo di standard e linee guida per la
trasmissione dati. Le linee guida regolano la comunicazione fra le Casse Mutue, i lavoratori, le
imprese e le istituzioni, come i Ministeri interessati, il Servizio Medico, l’Ente Previdenziale,
l’Agenzia Federale del Lavoro, gli enti federali e regionali e la Federazione dei gestori
dell’assicurazione contro l’infortunio. Sul portale dell’ITSG si trovano informazioni importanti
circa i standard attuali per la trasmissione dati fra i datori di lavoro e gli enti sociali. L’ultimo
aggiornamento risale a Settembre 2011. In più è disponibile un elenco dei produttori di
software specializzata e dei loro prodotti già certificati per la trasmissione dati.
Come menzionato in precedenza, il sistema tedesco delle CO raccoglie enti con compiti e
competenze diversi fra di loro. Per questo motivo ogni attore elabora le statistiche che
riguardano la propria area di competenza. Le Casse Mutue e i gestori dell’assicurazione di
assistenza elaborano statistiche sulla propria base di clienti (assicurati), l’Ente Previdenziale
archivia i conti pensionistici individuali ed elabora rapporti sull’andamento della spesa
pensionistica e previsioni sulla sostenibilità del sistema previdenziale sul medio-lungo termine.
L’Agenzia del Lavoro infine compone statistiche sull’andamento del mercato del lavoro,
analizzando l’evoluzione complessiva come anche quella settoriale e geografica pubblicando
statistiche e grafici mensili, trimestrali e annuali.
Alcune Casse Mutue (p.e. la BKK, la KBS) e aziende produttrici del software di trasmissione
(p.e. datev, lohnfix) mettono a disposizione dei glossari che spiegano in modo dettagliato i
singoli componenti dei dati da trasmettere e le relative terminologie.
Come descritto nel punto 10, la base degli standard tecnici è formata dalle norme DIN
emanate dal Ministero Federale degli Interni (BMI). Le linee guida per la trasmissione dei dati
fra le imprese e i vari enti previdenziali sono elaborate dall’ITSG e dal reparto informatico
interno della Federazione della Casse Mutue. Anche la certificazione del software impiegato
dalle imprese è responsabilità dell’ITSG e del reparto informatico interno della Federazione
sopra menzionata. I due servizi erogano un certificato cartaceo della durata di tre anni.
7. TRATTAMENTO DEI DATI AMMINISTRATIVI
Si deve tener conto del fatto che non esiste un punto centralizzato di raccolta delle CO, che
vengono inviate alle diverse casse mutue. Successivamente i dati delle CO vengono trasmessi
anche all'Ente Previdenziale e alla BA. L'Ente Previdenziale mantiene un conto pensionistico per
ogni assicurato, e costituisce per questo la banca dati più completa. Va però ricordato che
questa banca dati non copre tutta la popolazione attiva. Una parte dei dipendenti pubblici,
coloro i quali hanno lo status di “Beamter” non ricadono sotto l’ombrello dell’Ente Previdenziale
perché hanno un regime separato di trattamento di anzianità.
Lo stesso vale per i liberi professionisti e imprenditori che impiegano del personale soggetto
all’obbligo assicurativo. Loro stessi sono esentati dall’obbligo assicurativo pensionistico e hanno
libera scelta nel creare una previdenza per la vecchiaia individuale. Inoltre i dati statistici
sull’istruzione scolastica e sulla formazione professionale sono gestiti separatamente e non
passano attraverso le CO, a meno che non si tratti di apprendistato, che vi è soggetto in
Le comunicazioni obbligatorie in Europa. Scheda Germania
13
quanto paragonato a un rapporto di lavoro. Periodicamente, ci sono istituti di ricerca che
attingono alle diverse fonti statistiche per elaborare degli studi sull’evoluzione della formazione
e del mercato del lavoro ma non sono loro stessi gestori dei dati archiviati.
Il reparto statistico dell'Agenzia del Lavoro (BA) raccoglie ed elabora dati sull’occupazione,
sulla disoccupazione, sulle misure di politiche attive del lavoro, sulla spesa di queste misure
pubblicando statistiche mensili, trimestrali e annuali. Molti di questi dati confluiscono anche nei
rapporti trimestrali e in quello annuale della BA elaborato per il Ministero Federale del Lavoro
(BMAS) e pubblicato successivamente sul portale della BA.
Come menzionato in precedenza, i dati amministrativi raccolti nel rapporto trimestrale e
annuale creano la piattaforma sulla quale si discute delle misure necessarie per favorire
l’occupazione complessiva e quella di gruppi target (come donne, giovani, anziani).
Nei rapporti annuali si fa anche riferimento all’andamento di singoli settori industriali ma le
politiche che possono incidere in questo campo si collocano più a livello regionale, dove esiste
la possibilità di favorire ad esempio i poli di eccellenza o i distretti industriali attraverso
politiche di incentivazione o politiche fiscali. Riportiamo a quanto detto nei punti 2 e 3: le
statistiche raccolte dalla BA e confluite nel loro rapporto per il BMAS formano la base per la
programmazione delle politiche del lavoro.
Le comunicazioni obbligatorie in Europa. Scheda Germania
14