EVOLUZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI AZIENDALI
(Mattia Bertolini)
Con il termine sistema informativo aziendale si vuole intendere l’insieme degli
elementi che determinano la struttura e il contenuto dei flussi informativi di un’impresa,
da non confondere con il sistema informatico che è la parte automatizzata del sistema
informativo.
Con l’andare degli anni si stanno” meccanizzando” molte funzionalità che una
volta erano parte del sistema informativo; con l’evoluzione di entrambi i sistemi, quello
informatico sta prevalendo su quello informativo comportando a essere l’unico strumento
di gestione del sistema informativo.
L’evoluzione in questo campo comporta un innovamento in due settori principali:
nel settore tecnico e quello gestionale. Nel primo esso permette uno sviluppo negli
strumenti utilizzati per gestire tale sistema, nel secondo settore riguarda invece la
funzione di questi sistemi nella gestione dell’azienda. Da questo si può dedurre che un
miglioramento in campo tecnico ne implica uno gestionale. Quindi l’evoluzione della
tecnologia informatica avanza simultaneamente con i sistemi di controllo di gestione. Un
nuovo sistema informativo nasce da una situazione di bisogno di una collettività di
persone. Infatti questa è la prima fase della vita di un sistema informativo; il passo
successivo è quello di effettuare uno studio di fattibilità per analizzare i costi e i benefici
che comporta l’evoluzione di tale sistema; le fasi che seguono sono: la raccolta dei requisiti
che consiste in una interazione con l’utente per venire a conoscenza delle funzionalità e
proprietà che il sistema informativo deve avere, la progettazione che si divide in
progettazione dei dati, progettazione delle applicazioni e progettazione dell'architettura
tecnica di sistema, lo sviluppo per la realizzazione del sistema secondo le regole progettate
precedentemente, il collaudo utile per accertare la qualità e le corrette funzionalità del
sistema, l’avviamento che comporta l’applicazione del sistema nella realtà, il
funzionamento, fase in cui viene utilizzato il sistema proprio per I bisogni per cui si è
creato, e la manutenzione, quella correttiva che si limita a mantenere le funzionalità dei
sistema e quella evolutiva che accresce la qualità e le funzionalità del sistema. Al termine
di queste fasi il sistema informativo è pronto per essere utilizzato non solo per gli scopi
per cui è stato creato, ma anche per:
raccogliere i dati
conservare i dati raccolti, archiviandoli
elaborare i dati, trasformandoli in informazioni
distribuire informazioni a chi ne ha necessità nel momento e nel luogo adatto
dell’azienda.
Per rendere possibile questo, lo scambio di dati e informazioni all’interno
dell’azienda deve disporre di:
procedure che raccolgano i dati per trasformarli in informazioni
persone che applicano tali procedure
strumenti utili per il trattamento, trasferimento, archiviazione di dati e informazioni
principi generali e valori che caratterizzano il sistema
La piramide di Robert Anthony è
una rappresentazione
dell’organizzazione tipica di una
azienda a livello gestionale. Essa
individua nella attività strategica quella
attività che ha come obbiettivo di
scegliere lo scopo aziendale e le risorse
per il suo conseguimento e si occupa di
assegnare dei compiti alla parte tattica
della piramide.
L’attività tattica organizza i
compiti ricevuti dall’attività strategica,
programma le risorse disponibili per un
utilizzo efficiente e efficace, effettua
controllo sul conseguimento degli
obbiettivi programmati nella parte più
alta della piramide. Dopo aver eseguito le proprie funzioni l’attività tattica trasmette tutto
all’attività operativa che si occupa della conduzione a regime delle attività aziendali,
quindi la distribuzione di prodotti e rapporti con clienti e fornitori.
Questa raffigurazione è utile per capire quali sistemi informativi sono nati a
supporto dei rispettivi settori aziendali approfonditi nel paragrafo successivo.
Storia
I sistemi informativi aziendali hanno sempre avuto un ruolo importante nella
gestione dei dati e delle informazioni all’interno dell’azienda sin dagli anni ’50. Proprio
nella fine di questi anni le attività impiegatizie sono state automatizzate grazie all’utilizzo
delle prime tecnologie informatiche. Le prime aziende ad assumere queste metodologie
sono soprattutto quelle americane che automatizzarono le attività principali come la
fatturazione, emissioni documenti di trasporto, il calcolo delle retribuzioni, il magazzino e
la contabilità dei clienti.
Questa tecnologia che forniva i processi appena elencati era l’EDP (Electronic Data
Processing, in italiano trattamento automatico dei dati); l’EDP era a supporto dell’attività
operativa che gestiva una grande mole di dati. Tutti questi dati sono conservati nei grandi
computer aziendali i cosiddetti mainframe, i quali regolano l’accesso e l’elaborazione di
tutti i dati aziendali.
Negli anni ’60 la tecnologia si innova con l’introduzione delle basi di dati. Queste
saranno necessarie per produrre un software per analizzare le informazioni
sull’andamento dell’azienda e per il settore dei management per il controllo della gestione.
Nascono così i sistemi MIS (Management Information System, in italiano)
indispensabili per la contabilità generale e per determinare saltuariamente eccezioni e
andamenti atipici. Essi aiutano il lavoro delle attività tattiche (i responsabili di divisione) le
quali devono tenere osservato l’andamento delle variabili economiche e contabili delle
attività operative di cui sono responsabili.
Gli anni ’60 sono caratterizzati inoltre dal sopraggiungere dei minicomputer che
rendono possibile controllare l’elaborazione di un progetto di un gruppo di utenti in
comune. In parole povere si può dire che una associata dell’azienda poteva risolvere gli
eventuali problemi di elaborazione con l’utilizzo dei propri programmatori senza
attendere che MIS rilasciasse la nuova applicazione.
Negli anni ’70 l’arrivo dei personal computer che ha reso possibile lavorare
autonomamente per risolvere i propri problemi tramite dei programmi semplici da usare.
Queste innovazioni hanno rivoluzionato le dinamiche di gestione dei dati e delle
informazioni e hanno responsabilizzato l’utente finale invece del centro EDP, si parla
quindi di informatica distribuita.
In questo periodo vengono inventati i sistemi informatici a supporto dell’attività
strategica dell’azienda per risolvere problemi non standardizzati o non strutturati
regolarmente. Si tratta dei sistemi informatici DSS (Decision support system) inventati da
Gorry e Scott Morton nel 1971, che devono essere integrati con un giudizio umano per
completare il ciclo operazionale e risolvere i problemi. Essi permettono di sostenere le
attività delle alte direzioni dell’azienda. Complesse analisi multidimensionali possono
essere risolte tramite DSS utilizzando modelli statistici, finanziari, di ottimizzazione e di
simulazione. I dati gestiti dai DSS sono informazioni riguardo serie storiche (ad esempio
confronto dei risultati economici degli ultimi 10 anni), ma anche informazioni non
strutturate.
Inoltre sono stati sistemi specializzati dei DSS molto più semplici da utilizzare.
Si parla dei sistemi informatici EIS (Executive Information System); gli EIS si basano
su interfacce semplici per l’utente e nelle visualizzazione grafiche.
Negli anni ’90 il cliente ha avuto un ruolo principale d’importanza nell’azienda
grazie alla nascita degli ERP (Enterprise resource Planning, in italiano Pianificazione delle
risorse per la gestione dell’impresa) e degli MRP (Manufactoring resource planning, in italiano
Pianificazione delle risorse per la produzione). Questi sistemi sono nati dalla necessità delle
imprese di doversi adattare alle esigenze del cliente. Queste, dovendo essere soddisfatte
nel minor tempo possibile, hanno obbligato le aziende a distribuire i poteri decisionali in
una maniera più uniforme con l’obiettivo di rendere la struttura più flessibile.
Questa suddivisione dei poteri ha dato inizio a un flusso di dati elevato che doveva
essere gestito da laboriosi sistemi (MRP, ERP) che organizzavano la produzione e i
processi di vendita e l’impresa in generale. Lo scopo principale di questi sistemi
informativi aziendali è allora quello di ridurre o abbattere le distanze tra i diversi luoghi e
tempi di generazione e di impiego delle informazioni per raggiungere la massima
efficienza ed efficacia.
Gli MRP sono sistemi che richiedono come input i lead time (la condizione delle
scorte e domanda di mercato) e produce un output ordini di produzione, di conto
lavorazione e di acquisto.
Gli ERP invece sono un’estensione dei sistemi MRP che oltre a effettuare le
operazioni di questi gestiscono anche i processi si vendita e processi di contabilità e
gestione del personale.
Prima degli ERP era necessario creare nuovi sistemi per poter condividere dati e
informazioni non collegati tra loro, poi però con il loro avvento l’integrazione diventa
nativa. Ciò significa che il sistema è già integrato sia sotto l’aspetto della progettazione
logica che sotto l’aspetto dell’architettura informatica. Gli elementi che permettono la
condivisione dei dati e delle informazioni negli ERP sono:
la presenza degli archivi unici
lo stretto rapporto tra le procedure
la gestione degli aggiornamenti degli archivi in modo unitario e centralizzato
Presente
Per quanto riguarda il presente si può parlare di Business Intelligence, nonché la
capacità dell’impresa di elaborare e analizzare informazioni a supporto delle scelte dei
manager aziendali, perché proprio chi svolge queste funzioni direzionali ha la necessità di
organizzare il flusso di dati.
I programmi che garantiscono la Business Intelligence sono:
Data warehouse;
Data mart;
OLAP;
Data mining.
Tutte questi sistemi informativi sono un’integrazione dei prodotti accennati poco
prima, i DSS e EIS.
Infatti, il Data warehouse è un insieme di dati che riguardano l’attività operativa,
ma vengono convertiti per poterli utilizzare a supporto del settore decisionale; in pratica i
dati derivanti dai sistemi delle attività operative vengono trasformati per essere
interpretati da quelli delle attività strategiche, quindi DSS e EIS. Il Data Warehouse può
essere visto come un server perché è un insieme dei vari database aziendali in cui i dati
vengono visualizzati per soggetti, quindi clienti, prodotti, fornitori, ecc. Questi server
hanno però un difetto, sono di grandi dimensioni è proprio per questo che sono stati
introdotti i Data Mart.
Questi ultimi hanno la stessa funzione dei precedenti ma la loro grandezza è
inferiore e quindi è disponibile pure per le aziende di medie dimensioni. La differenza
sostanziale consiste nella creazione: il data mart viene creato per una specifica esigenza di
cui si è già a conoscenza, mentre il data warehouse viene creato per una generalità di
occorrenze che poi di caso in caso si specifica.
Un sistema informativo molto vicino alle richieste dei manager è l’OLAP (On-Line
Analytical Processing) che gestisce i dati e le informazioni con modelli multidimensionale.
Infatti il database relazionale consente di avere tabelle monodimensionali, ma per l’analisi
di più dati è necessaria una struttura multidimensionale. Ad esempio per raffigurare una
struttura tridimensionale si può utilizzare il cubo, da questa dimensione in poi è
necessaria la rappresentazione tramite l’ipercubo: nel centro dello schema solitamente si
trova la figura che illustra i fatti degli elementi richiesti, mentre intorno a questa si trovano
le tabelle che descrivono le dimensioni, questo schema è chiamato “a stella”.
Il Data Mining è un algoritmo che permette di utilizzare le relazioni nascoste tra le
informazioni riuscendo a estrarre dati da una grande quantità di elementi. Le associazioni
nascoste che vengono individuate da questa procedura sono chiamate “patters” che non
sono altro che un modello sintetico dei dati. Il data mining nelle aziende è considerato una
parte del processo della creazione del data warehouse. Il data mining è inoltre utile per
ottenere segmentazioni della clientela per distinguere dei gruppi omogenei in base alle
loro caratteristiche. Le analisi delle associazioni, dette Basket Analysis, sono informazioni
frutto del data mining che permettono di capire i prodotti che vengono acquistati
contemporaneamente per poter migliorare le proposte della azienda e soprattutto
aumentare le vendite di certi prodotti presentando offerte sui prodotti a esse correlati.
Extranet
Il termine extranet è l’unione dei termini Expanded Intranet, da questo si può
dedurre già il significato di extranet: espansione della rete interna aziendale (intranet).
Detto in altre parole l’extranet è una rete ad accesso privato che collega l’azienda con gli
altri soggetti a essa collegati (clienti, fornitori, distributori, ecc).
Questa innovazione ha trasformato radicalmente la gestione dei rapporti con clienti
e fornitori; grazie a questa invenzione infatti si sono abbattuti i costi riguardanti la stampa.
Altri vantaggi dell’extranet sono: l’aggiornamento dei dati è in tempo reale, la
trasmissione di moduli d’ordine, richieste di preventivo, di documentazione e di intervnti.
La comunicazione tramite extranet avviene mediante delle form on line, questo tipo di
operazione consente ai dati immessi di archiviarli nel Database aziendale senza errori di
trascrizione. L’extranet consente inoltre l’assistenza tecnica online 24 ore su 24 potendo
consultare la FAQ (Frequently Asked Questions, le domande frequentemente fatte)
oppure utilizzando il Troubleshooting system, un sistema che consente all’utente di risolvere
il proprio problema esaminando la soluzione di casi analoghi. Se una di queste operazione
non ha avuto buon fine si può sempre inviare una mail con l’utilizzo di una form, in
questo modo l’azienda può fornire una soluzione ad hoc del problema riscontrato dal
cliente ma è anche un occasione per arricchire il database aziendale con le soluzioni.
Con questa tecnologia è possibile implementare altri sistemi come: l’SCM (Supply
Chain Management, in italiano la gestione della catena di fornitura) e i CMR (Customer
Relationship Management, in italiano la gestione della relazione con i clienti). I primi
riguardano una sorta di estensione della struttura della logistica, in altre parole come
vengono organizzati i processi che legano la propria azienda con le altre. Questo sistema
consente di ottimizzare la consegna di prodotti, servizi e informazioni dal fornitore al
cliente. I secondi sistemi riguardano invece la strategia mirata a fidelizzare il cliente,
quindi il loro compito è quello di esaminare le esigenze dei clienti. Al centro del sistema
sta il costumer database, cioè i dati che riguardano il cliente.
Il Knowledge Worker
Queste evoluzioni precedentemente descritte necessitano di una figura che
organizzi e gestisca i sistemi informativi rappresentati, si tratta del knowledge worker
(lavoratore della conoscenza). Questa persona si occupa di utilizzare la conoscenza sul
posto di lavoro e quindi lavora principalmente con le informazioni riguardanti l’azienda
che influiscono sul futuro andamento; il KW si occupa quotidianamente di trovare dati che
sono pertinenti al problema da affrontare. Esso deve inoltre comunicare l’informazione in
modo adeguato a coloro che la devono utilizzare per prendere decisioni e sviluppare
strategie. Il compito del KW consiste anche nel produrre dei dati e informazioni astratti
come servizi, innovazioni e integrazioni.
