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GESTIONE DELLE RISORSE
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SOMMARIO
1. OGGETTO E SCOPO ................................................................................................................... 2
2. CAMPO DI APPLICAZIONE ..................................................................................................... 2
3. DOCUMENTI COLLEGATI ALLA PRESENTE SEZIONE .................................................. 2
4. DEFINIZIONI ................................................................................................................................ 2
5. CONTENUTO ................................................................................................................................ 3
5.1 MESSA A DISPOSIZIONE DELLE RISORSE....................................................................................... 3
5.2 RISORSE UMANE ......................................................................................................................... 3
5.3 INFRASTRUTTURE ........................................................................................................................ 6
5.4 AMBIENTE DI LAVORO ................................................................................................................. 8
Data di approvazione:
16.11.04
Firma di approvazione: Dott. Maurizio Capelli
Data di applicazione: 23.11.04
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1. OGGETTO E SCOPO
La presente sezione descrive i processi attraverso i quali l’Azienda individua e rende disponibili le
risorse per l’attuazione delle strategie aziendali e il perseguimento degli obiettivi in essa declinati,
al fine di migliorare il sistema di gestione per la qualità ed accrescere la soddisfazione dei clienti e
delle parti interessate.
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
La presente sezione del Manuale si applica a:
 le RISORSE UMANE: tutto il personale dell’Azienda che interviene nei processi sanitari e di
supporto e le loro competenze
 le INFRASTRUTTURE: edifici, impianti, attrezzature, servizi di supporto, hardware e software,
necessari allo svolgimento dei processi sanitari e di supporto e il loro impatto sull’ambiente
 l’AMBIENTE DI LAVORO: gli spazi di lavoro e le loro caratteristiche legate alla conformità dei
prodotti e alla prevenzione dei rischi per i clienti e per il personale
3. DOCUMENTI COLLEGATI ALLA PRESENTE SEZIONE
L.R. n. 34 del 12/10/1998
Direttiva CEE 93/42
D. Lgs. n.46 del 24/02/97
D. Lgs. n.230 del 17.03.95 e successive modificazioni
Direttiva 24 marzo 2004 – Misure finalizzate al miglioramento del benessere organizzativo nelle
pubbliche amministrazioni
Guida CEI 3783R
Norme UNI 9910
DPR 14.01.97
D. Lgs. 626/94
PA04 Procedura aziendale di progettazione
PA06 Procedura aziendale di approvvigionamento e valutazione dei fornitori
PA11 Procedura aziendale di gestione delle apparecchiature
PA13 Procedura aziendale di gestione delle non conformità, reclami e suggerimenti del cliente
interno
PA18 Procedura aziendale di formazione
PA47 Procedura aziendale di gestione del budget
PA72 Procedura aziendale di gestione di rischi
PA78 Procedura aziendale di progettazione tecnica
4. DEFINIZIONI
DAT: Direzione Attività Tecniche
DMO: Direzione Medica Ospedaliera
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DSIT: Direzione del servizio Infermieristico e Tecnico
SIA: Direzione Tecnologie Informatiche e Servizio Informativo Aziendale
UO: Unità Operativa/e
PA: Procedura Aziendale
PI: Procedura interservizi
RDQ: Rappresentante della Direzione per la Qualità
5. CONTENUTO
5.1 Messa a disposizione delle risorse
Sulla base degli obiettivi di sviluppo e di mantenimento definiti a livello aziendale, di Dipartimento
e di Unità Operativa, le Direzioni e i Servizi preposti alla loro gestione pianificano in anticipo le
specifiche esigenze di risorse umane, strutturali, tecnologiche e ambientali necessarie ad attuare,
aggiornare e migliorare in modo continuo l’efficienza e l’efficacia dei processi e la soddisfazione
del cliente e delle parti interessate. Tale pianificazione trova riscontro nella formulazione del budget
dei diversi livelli organizzativi.
Le risorse necessarie all’erogazione dei servizi sanitari e allo svolgimento delle attività di supporto
sono il risultato dell’interazione e della sinergia di processi diversi, attuati ai diversi livelli
dell’organizzazione, che si possono sostanzialmente ricondurre ad elementi di: POLITICA E
SVILUPPO, GESTIONE (propriamente detta), e AMMINISTRAZIONE. Pur condividendo un comune
denominatore comune, ciascuno di questi termini assume, sulla base delle diverse tipologie di
risorse considerate, accezioni e significati diversi.
5.2 Risorse Umane
Il processo aziendale di DIREZIONE DEL PERSONALE è articolato in una serie di altri processi
integrati:
POLITICA E SVILUPPO delle risorse umane, intese come le persone coinvolte nell’attuazione dei
processi sanitari e di supporto, in particolare se eseguono attività che hanno influenza sulla qualità
dei servizi erogati. Tale processo comprende tutte le attività di programmazione che le Direzioni
preposte, DMO per l’area dei Dirigenti medici e sanitari, DSIT per il personale infermieristico e
tecnico, Direzione del Dipartimento Tecnico-Amministrativo per il personale con ruolo tecnico,
professionale e amministrativo, svolgono al fine di una ricognizione delle esigenze in termini
numerici, di qualifica e di specifiche competenze, tenendo conto degli obiettivi aziendali (verifica
del potenziale). Come conseguenza di tale ricognizione, l’Ufficio Sviluppo Risorse Umane
definisce, di concerto con le suddette Direzioni, le linee di valorizzazione delle risorse umane che
sviluppa attraverso la pianificazione e l’attuazione di opportuni sottoprocessi di FORMAZIONE e
VALUTAZIONE.
Gli esiti della formazione in termini di competenze acquisite, unitamente a quelli della valutazione,
in termini di mappa delle capacità professionali e relazionali, rappresentano un input per il processo
di GOVERNO in cui le Direzioni coinvolte pianificano l’utilizzo delle risorse nei processi aziendali,
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definiscono la loro più consona allocazione e delineano la necessità di eventuali nuove acquisizioni
o competenze.
Questo output rappresenta a sua volta elemento in ingresso del processo di AMMINISTRAZIONE delle
risorse umane, rappresentato dall’interazione di tutte le attività finalizzate al reclutamento e
gestione amministrativa del personale a garanzia del rispetto dell’applicazione degli istituti
contrattuali.
Le relazioni tra il Processo di Direzione del Personale e gli altri processi aziendali individuati sono
rappresentate di seguito:
POLITICA E
SVILUPPO
PIANIFICAZIONE
STRATEGICA
MIGLIORAMENTO
GOVERNO DEL
PERSONALE
AMMINISTRAZIONE
DEL PERSONALE
GESTIONE DEI
RAPPORTI CON LE
PARTI
INTERESSATE
PIANIFICAZIONE
DEI PROCESSI
PROGETTAZIONE
SANITARIA
CONTROLLO
DIREZIONALE
5.2.1 Progettazione della formazione
La progettazione di un nuovo corso di formazione per lo sviluppo di conoscenze e competenze si
configura o come componente dello sviluppo di progetti aziendali , oppure è collegata a nuove
esigenze espresse dalla Direzione Aziendale o dai Responsabili di UO e di Dipartimento,
assumendo in questo caso il significato prevalente di un processo di supporto ai processi sanitari
principali.
In ogni caso per la gestione di questa attività il Settore Formazione dell’Ufficio di Staff Sviluppo
Risorse Umane, fa riferimento ai criteri e agli strumenti definiti in una specifica procedura di
progettazione, in conformità ai requisiti previsti dal modello di riferimento.
Il processo complessivo di elaborazione della pianificazione della formazione è riportato nella
procedura aziendale di gestione del budget. Annualmente il Responsabile del Settore Formazione
aziendale predispone gli obiettivi strategici aziendali relativi alla formazione sulla base delle
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indicazioni del Direttore Generale, delle Direzioni Trasversali e degli Uffici di Staff e delle
esigenze che i Direttori di Dipartimento e di Unità Operativa ricavano dall’analisi dello stato di
formazione, e trasmettono tramite compilazione delle schede di rilevazione al Settore competente.
Dopo opportuna negoziazione si elabora il Piano annuale.
Sono di seguito descritti in sintesi i criteri, le responsabilità, le modalità e gli strumenti attraverso i
quali sono progettate, pianificate ed effettuate le attività d’inserimento, formazione e
aggiornamento, per assicurare che tutto il personale dell’Azienda acquisisca le competenze previste
a livello aziendale, di Dipartimento e di UO, in relazione alla funzione svolta (Responsabilità e
Autorità) e sia adeguatamente consapevole della rilevanza e dell’importanza delle proprie attività e
di come queste contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi ai vari livelli dell’organizzazione.
5.2.2 Ricognizione del fabbisogno formativo ed attuazione della formazione
In relazione al ruolo e alla rilevanza del processo di formazione a sostegno dei processi di sviluppo
e di cambiamento organizzativo, in ambito aziendale opera il gruppo multiprofessionale degli
Animatori di Formazione che rappresenta un articolato sistema di sensori aziendali in grado di
fornire una lettura sistematica e dinamica del fabbisogno di formazione e di verificare gli esiti delle
diverse iniziative.
Nell’ambito di questo modello organizzativo, l’Animatore di Formazione viene a collocarsi
all’interno di un percorso integrato fra strategia aziendale, esigenze organizzative di Dipartimento e
di Unità Operativa, e processi formativi destinati a singoli operatori o gruppi di lavoro.
La gestione delle attività di addestramento è descritta nella Procedura Aziendale di Formazione
PA18, che specifica le modalità di definizione, progettazione, pianificazione, attuazione e
registrazione dei seguenti processi formativi aziendali:
 accoglimento, inserimento, addestramento per il personale dipendente neo assunto o assegnato a
nuove mansioni
 attivazione di iniziative formative interne
 attivazione di iniziative formative interne trasversali / a supporto di progetti aziendali
 attivazione di iniziative formative esterne di aggiornamento obbligatorio
 attivazione di iniziative formative esterne di aggiornamento facoltativo.
La procedura definisce:
 la facilitazione dell’inserimento del personale di nuova acquisizione o assegnato a nuove
mansioni
 l’affiancamento a personale esperto al fine di ridurre i tempi necessari e rendere pienamente
operative le nuove risorse
 l’addestramento di tutto il personale interessato per abilitarlo a gestire apparecchiature e
attrezzature sia in uso che di nuova introduzione
 la formazione/aggiornamento secondo le necessità riconosciute di sviluppo individuale e del
servizio.
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L’identificazione delle necessità formative è eseguita dalla Direzione di ciascuna Unità Operativa.
Il Responsabile dell’Unità Operativa compila in collaborazione con i Responsabili delle singole
aree/settori e il RDQ/Animatore di Formazione il report “Stato di Formazione”, indicando quali
Professionisti, all’interno della Struttura, devono essere formati per svolgere le attività che la
caratterizzano. Sulla base di questo documento si identificano le necessità di addestramento (di
Dipartimento, di UO e Aziendali), volte a garantire la qualità delle prestazioni, l’intercambiabilità
degli operatori (preservando le competenze specifiche) e la possibilità di sostituzione in caso di
necessità.
All’interno dell’UO dall’analisi dello Stato di formazione si prepara la pianificazione per
l’esecuzione dell’addestramento interno e si registra sullo stato stesso l’avvenuta formazione del
personale.
L’accoglimento e l’addestramento del personale tecnico e infermieristico neoassunto avviene
secondo quanto definito nelle procedure interservizio elaborate per area (PI12PI14, PI16PI21,
PI23). L’esecuzione di tali attività, così come l’avvenuta formazione del personale destinato a
nuove mansioni, sono registrati sulla scheda personale che contiene, tra l’altro, il curriculum di
ciascun operatore.
5.3 Infrastrutture
L’Azienda ha individuato, predisposto e mantiene le infrastrutture necessarie per assicurare sia la
conformità del servizio erogato sia la rispondenza alle esigenze delle parti interessate e alla
normativa vigente sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, quali:
 edifici, spazi di lavoro e servizi di supporto
 attrezzature ed apparecchiature.
Le direzioni ed i servizi gestori delle infrastrutture identificate dall’Azienda e che sono responsabili
del processo della gestione delle risorse strutturali e tecnologiche sono: DIREZIONE ATTIVITÀ
TECNICHE, SERVIZIO TECNOLOGIE BIOMEDICHE, FISICA SANITARIA, DMO AREA IGIENE, SIA.
Tali competenze specifiche sono orientate alla gestione integrata delle attività dalla
programmazione ed acquisto fino alla dismissione della componente tecnologica e all’adeguamento
di tutti gli impianti e attrezzature in conformità alle normative vigenti. Inoltre l’interconnessione
con il Servizio Prevenzione e Protezione e la Medicina del Lavoro permette di considerare, sempre
nell’ottica della gestione integrata, gli aspetti della salute – sicurezza dei lavoratori e quelli legati
alla tutela del rischio da parte dei cittadini.
L’Azienda tramite la definizione delle responsabilità, l’individuazione di procedure, l’adozione di
strumenti per la registrazione dei dati significativi per la produzione di indicatori e la conseguente
analisi è in grado di valutare se la gestione sia stata ottimale.
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5.3.1 Attrezzature, apparecchiature di processo e tecnologie
Il processo di gestione relativo ad apparecchiature e tecnologie si esplica tramite una fase di
PROGRAMMAZIONE-PROPOSTA DI ACQUISTI che i servizi gestori aziendali effettuano sulla base di una
attività di VALUTAZIONE preliminare, che contempla obiettivi di budget, risorse disponibili e
adeguate, obsoletizzazione e fuori uso in accordo anche con gli esiti di verifiche di funzionalità e
salute - sicurezza effettuate dai Servizi/Direzioni preposti, ditte in appalto, o dal Servizio di
Prevenzione e protezione e Medicina del lavoro.
Collegato a tale processo rientra il PROGRAMMA DI ADEGUAMENTO E AMMODERNAMENTO dettato dal
DPR 14/01/97.
Il processo di MANUTENZIONE è pianificato per gestire e valorizzare il patrimonio tecnologico in
essere sia dal punto di vista tecnico, economico sia della sicurezza:
 manutenzione sia con tecnici interni sia con ditte terze produttrici/fornitrici
 controlli periodici
 controlli di sicurezza, funzionalità e qualità delle apparecchiature (ove previsti)
 gestione delle dismissioni
 formazione del personale addetto all’uso delle tecnologie.
5.3.2 Strutture ed Impianti
Il processo di ADEGUAMENTO e di MANUTENZIONE delle strutture edili e dell’impiantistica è
governato principalmente dalla DAT che si interconnette con altre Direzioni/Servizi nelle attività
di processo. L’adeguamento delle strutture, in coerenza con le normative vigenti e la pianificazione
strategica, può scaturire anche dallo stato delle strutture e impianti (manutenzione straordinaria), dal
processo di progettazione /pianificazione dei processi di erogazione delle prestazioni e dei servizi
sanitari e non, e da input derivanti dall’esito di verifiche salute-sicurezza effettuate dalle funzioni
aziendali preposte. Gli interventi di adeguamento avvengono tramite lo strumento di pianificazione
tecnica che evolve successivamente nella definizione dell’appalto ed esecuzione lavori.
Anche la manutenzione è presidiata dalla DAT tramite interventi programmati, eseguiti da tecnici
interni o esterni: gli esiti della manutenzione possono dare origine a proposte di adeguamento.
5.3.3 Processo di gestione delle risorse strutturali e tecnologiche
Nella rappresentazione che segue sono esplicitate le relazioni tra il processo di gestione delle risorse
strutturali e tecnologiche e gli altri processi individuati a livello aziendale.
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Definizione programma
Manutenzione delle
risorse tecnologiche
edilizia ed
strutture - impianti
tecnologie
Pianificazione
strategica
Controllo Direzionale
Manutenzione
Adeguamento
acquisto: attrezzature e
impianti
Gestione di prevenzione
e protezione
pianificazione dei processi di
erogazione delle prestazioni
e dei servizi sanitari
Progettazione sanitaria
Gestione di prevenzione
e protezione
Gestione della
comunicazione ed
informazione
5.4 Ambiente di lavoro
L’Azienda, in considerazione dell’importanza (in termini di sicurezza, ergonomia, metodologie) che
l’ambiente di lavoro può avere sull’erogazione delle prestazioni, assicura che esso influisca
positivamente sulla motivazione, soddisfazione e prestazione del proprio personale.
Vengono quindi presi in considerazione tutti gli elementi materiali e organizzativi in grado di agire
sulle condizioni di lavoro, quali il microclima, rumore, luminosità, pulizie, vibrazioni,
inquinamento, aspetti di ergonomia, attrezzature del personale, regolamentazioni e procedure per la
sicurezza del personale ecc. ecc.
Al fine di creare presupposti favorevoli e consapevole che l’ambiente di lavoro può influenzare,
anche in modo determinante, il benessere degli operatori e quindi la loro capacità di contribuire al
conseguimento degli obiettivi stabiliti, la Direzione Aziendale, avvalendosi delle direzioni
competenti (Servizio di Prevenzione e Protezione, Medicina del Lavoro) provvede a:
 “creare benessere” in termini di tutela della sicurezza dell’ambiente di lavoro per i lavoratori e
gli utenti, assicurando l’esecuzione di periodiche verifiche di sicurezza sugli ambienti e sullo
stato di salute del personale
 adottare un sistema di registrazione e monitoraggio degli infortuni/incidenti sul lavoro al fine di
identificare strategie per il controllo e la riduzione dei rischi
 creare “cultura” tra gli operatori, fornendo informazioni e mezzi atti alla prevenzione, ed
istituendo corsi di formazione specifici (es. gestione degli incendi)
 promuovere un clima aziendale favorevole al miglioramento (attraverso l’analisi periodica del
clima interno).