1 Mario Rossi PREMESSA1 AL FINE DI FORNIRE UN’ADEGUATA ANALISI DEL SISTEMA CONTABILE DI MAGAZZINO DELLA SOCIETÀ, SI È PROCEDUTO, IN PRIMO LUOGO, ALLA VERIFICA DELLA COMPLETEZZA ED ACCURATEZZA DELLE INFORMAZIONI ESTRATTE DAL SISTEMA. Successivamente, sono state analizzate e descritte nel dettaglio le procedure di svalutazione operate su prodotti in giacenza. Ove possibile è stata verificata la correttezza delle rielaborazioni effettuate dal personale della Società mediante la ripetizione delle procedure adottate ed il confronto tra i dati forniti ed i risultati ottenuti. Infine, sono state effettuate analisi volte a verificare la congruità, rispetto ai valori consuntivi, del costo pieno industriale standard di prodotto, al quale vengono valutati tutti gli prodotti di magazzino. Dall’annalisi svolta è emersa una sostanziale correttezza dei dati presenti a sistema e delle rielaborazioni operate extra-sistema mediante l’utilizzo di fogli di calcolo. Il sistema è, però, risultato alquanto complesso e non sistematico, caratterizzato da un numero eccessivo di procedure extra – contabili volte alla determinazione del valore delle rimanenze da inserire in bilancio, che aumenta il rischio di errori ed incoerenze di valorizzazione degli prodotti presenti. A riprova di ciò, in alcuni casi, è stata rilevata una certa difficoltà anche da parte dello stesso personale della Società nel ripercorrere ed illustrare tutti i passaggi definiti all’interno di una procedura. In particolare, si fa riferimento alla svalutazione del cosiddetto “slow moving”, di seguito descritta, che prevede una serie di rielaborazioni (determinazione delle classi di consumo) che nulla hanno a che vedere con la valorizzazione delle rimanenze ma hanno rilevanza esclusivamente a fini gestionali e che complicano notevolmente il calcolo. 1 [email protected] CLEA 2 Mario Rossi Il fatto, poi, che tali procedure vengano gestite esclusivamente tramite fogli Excel alimentati mediante query da sistema o tramite immissioni manuali rappresenta un ulteriore rischio, legato a possibili errori di calcolo, anche in considerazione del fatto che le celle contenenti le formule non risultano protette da eventuali sovrascritture. Infine, è stato possibile notare come siano presenti differenti copie dei medesimi file utilizzati per le rielaborazioni e come sia difficoltoso comprendere quale di essi contenga le informazioni aggiornate. Le maggiori difficoltà riscontrate sono legate, da un lato, all’iniziale fornitura di dati non aggiornati, che ha comportato la necessità di effettuare più volte l’intera attività di importazione dati (peraltro molto onerosa vista la mole di informazioni estratte), dall’altro, alle scarse informazioni fornite dal personale in merito alle peculiarità della gestione del magazzino ed alle modalità di svalutazione delle rimanenze. In particolare, per quanto riguarda l’ultimo aspetto considerato, è stato possibile notare un sottodimensionamento dell’area controllo di gestione in rapporto alla mole di lavoro di cui essa è gravata. VERIFICA DI INTEGRITÀ DEI DATI ESTRATTI È stata verificata la coerenza dei dati relativi alle giacenze iniziali e finali con quanto riportato nell’estrazione delle movimentazioni di magazzino, per quanto riguarda sia la fabbrica, sia i negozi.. Più precisamente, i dati a disposizione sono: estrazione delle rimanenze al 31/12/2004 per articolo (caratterizzato dalla combinazione modello – parte – colore) – d’ora in avanti “rimanenze iniziali”; estrazione delle rimanenze al 31/12/2005 per articolo – d’ora in avanti “rimanenze finali”; estrazione delle movimentazioni di magazzino rilevate dall’1/1 al 31/12. CLEA 3 Mario Rossi L’analisi effettuata mira ad accertare la quadratura della variazione delle rimanenze con il saldo delle movimentazioni (carichi – scarichi). In particolare, per quanto attiene alle giacenze di fabbrica, il primo passo è stato quello di escludere dal calcolo tutti gli prodotti che non sono oggetto di valorizzazione all’interno dei vari magazzini: tale mancata valorizzazione, infatti, implica che l’articolo non sia riportato nell’estrazione delle rimanenze, in quanto a queste ultime è sempre associato un valore, mentre risulta presente nelle movimentazioni, per le quali viene rilevato esclusivamente l’ammontare a quantità. La medesima analisi è stata effettuata anche per le giacenze dei magazzini dei negozi: anche in questo caso è stata verificata la quadratura tra le giacenze finali e la somma delle giacenze iniziali più il saldo dei movimenti di magazzino. È stato necessario, però escludere gli prodotti appartenenti alle classi materiale vario (cod. 91), cancelleria (cod. 93), imballi (IM), packaging (PK) in quanto non valorizzate e, di conseguenza, non gestiti a giacenza per i motivi precedentemente descritti. - prova a) - prova b) - prova c) LA MEDESIMA ANALISI È STATA EFFETTUATA ANCHE PER LE GIACENZE DEI MAGAZZINI DEI NEGOZI: ANCHE IN QUESTO CASO È STATA VERIFICATA LA QUADRATURA TRA LE GIACENZE FINALI E LA SOMMA DELLE GIACENZE INIZIALI PIÙ IL SALDO DEI MOVIMENTI DI MAGAZZINO. È STATO NECESSARIO, PERÒ ESCLUDERE GLI PRODOTTI APPARTENENTI ALLE CLASSI MATERIALE VARIO 91), CANCELLERIA (COD. 93), IMBALLI (IM), PACKAGING (PK) (COD. IN QUANTO NON VALORIZZATE E, DI CONSEGUENZA, NON GESTITI A GIACENZA PER I MOTIVI PRECEDENTEMENTE DESCRITTI. CLEA