Esercitazione svolta

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Mario Rossi
PREMESSA1
AL
FINE DI FORNIRE UN’ADEGUATA ANALISI DEL SISTEMA CONTABILE DI
MAGAZZINO DELLA SOCIETÀ, SI È PROCEDUTO, IN PRIMO LUOGO, ALLA VERIFICA
DELLA COMPLETEZZA ED ACCURATEZZA DELLE INFORMAZIONI ESTRATTE DAL
SISTEMA.
Successivamente, sono state analizzate e descritte nel dettaglio le
procedure di svalutazione operate su prodotti in giacenza. Ove possibile è
stata verificata la correttezza delle rielaborazioni effettuate dal personale
della Società mediante la ripetizione delle procedure adottate ed il
confronto tra i dati forniti ed i risultati ottenuti.
Infine, sono state effettuate analisi volte a verificare la congruità,
rispetto ai valori consuntivi, del costo pieno industriale standard di
prodotto, al quale vengono valutati tutti gli prodotti di magazzino.
Dall’annalisi svolta è emersa una sostanziale correttezza dei dati
presenti a sistema e delle rielaborazioni operate extra-sistema mediante
l’utilizzo di fogli di calcolo.
Il sistema è, però, risultato alquanto complesso e non sistematico,
caratterizzato da un numero eccessivo di procedure extra – contabili volte
alla determinazione del valore delle rimanenze da inserire in bilancio, che
aumenta il rischio di errori ed incoerenze di valorizzazione degli prodotti
presenti.
A riprova di ciò, in alcuni casi, è stata rilevata una certa difficoltà
anche da parte dello stesso personale della Società nel ripercorrere ed
illustrare tutti i passaggi definiti all’interno di una procedura.
In particolare, si fa riferimento alla svalutazione del cosiddetto “slow
moving”, di seguito descritta, che prevede una serie di rielaborazioni
(determinazione delle classi di consumo) che nulla hanno a che vedere
con la valorizzazione delle rimanenze ma hanno rilevanza esclusivamente
a fini gestionali e che complicano notevolmente il calcolo.
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Il fatto, poi, che tali procedure vengano gestite esclusivamente
tramite fogli Excel alimentati mediante query da sistema o tramite
immissioni manuali rappresenta un ulteriore rischio, legato a possibili
errori di calcolo, anche in considerazione del fatto che le celle contenenti
le formule non risultano protette da eventuali sovrascritture.
Infine, è stato possibile notare come siano presenti differenti copie
dei medesimi file utilizzati per le rielaborazioni e come sia difficoltoso
comprendere quale di essi contenga le informazioni aggiornate.
Le maggiori difficoltà riscontrate sono legate, da un lato, all’iniziale
fornitura di dati non aggiornati, che ha comportato la necessità di
effettuare più volte l’intera attività di importazione dati (peraltro molto
onerosa vista la mole di informazioni estratte), dall’altro, alle scarse
informazioni fornite dal personale in merito alle peculiarità della gestione
del magazzino ed alle modalità di svalutazione delle rimanenze. In
particolare, per quanto riguarda l’ultimo aspetto considerato, è stato
possibile notare un sottodimensionamento dell’area controllo di gestione in
rapporto alla mole di lavoro di cui essa è gravata.
VERIFICA DI INTEGRITÀ DEI DATI ESTRATTI
È stata verificata la coerenza dei dati relativi alle giacenze iniziali e
finali
con
quanto
riportato
nell’estrazione
delle
movimentazioni
di
magazzino, per quanto riguarda sia la fabbrica, sia i negozi..
Più precisamente, i dati a disposizione sono:
estrazione delle rimanenze al 31/12/2004 per articolo (caratterizzato
dalla combinazione modello – parte – colore) – d’ora in avanti “rimanenze
iniziali”;
estrazione delle rimanenze al 31/12/2005 per articolo – d’ora in
avanti “rimanenze finali”;
estrazione delle movimentazioni di magazzino rilevate dall’1/1 al
31/12.
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L’analisi effettuata mira ad accertare la quadratura della variazione
delle rimanenze con il saldo delle movimentazioni (carichi – scarichi).
In particolare, per quanto attiene alle giacenze di fabbrica, il primo
passo è stato quello di escludere dal calcolo tutti gli prodotti che non sono
oggetto di valorizzazione all’interno dei vari magazzini: tale mancata
valorizzazione,
infatti,
implica
che
l’articolo
non
sia
riportato
nell’estrazione delle rimanenze, in quanto a queste ultime è sempre
associato un valore, mentre risulta presente nelle movimentazioni, per le
quali viene rilevato esclusivamente l’ammontare a quantità.
La medesima analisi è stata effettuata anche per le giacenze dei
magazzini dei negozi: anche in questo caso è stata verificata la quadratura
tra le giacenze finali e la somma delle giacenze iniziali più il saldo dei
movimenti di magazzino. È stato necessario, però escludere gli prodotti
appartenenti alle classi materiale vario (cod. 91), cancelleria (cod. 93),
imballi (IM), packaging (PK) in quanto non valorizzate e, di conseguenza,
non gestiti a giacenza per i motivi precedentemente descritti.
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