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PRINCE2™- Documentazione dell’inizio
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© Crown copyright 2009.
PRINCE2™ is a Trade Mark of the Office of Government Commerce
Traduzione di © 2012 E-quality Italia S.r.l.
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Documentazione dell’inizio del progetto
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Panoramica
Scopo
L’obiettivo della Documentazione dell’Inizio del Progetto è definire il progetto al
fine di costituire la base per la sua gestione e la valutazione del suo successo
globale. La Documentazione dell’Inizio del Progetto fornisce la direzione e
l’ambito del progetto e (insieme al Piano della Fase) costituisce il “contratto” tra
il Project Manager e il Comitato di Progetto.
La documentazione dell’inizio del progetto svolge essenzialmente tre funzioni:
 Assicura che il progetto abbia una solida base prima di chiedere al comitato
di progetto di fornire un contributo significativo al progetto
 Funge da documento base rispetto al quale il comitato di progetto e il
Project Manager possono valutare lo stato di avanzamento, le questioni e i
problemi relativi alla fattibilità continua
 Fornisce una fonte univoca di riferimento riguardo al progetto, in modo che
le persone che entrano a far parte dell’“organizzazione provvisoria” possano
apprendere in modo semplice e rapido di cosa tratta il progetto e come è
gestito
La Documentazione dell’Inizio del Progetto è
un prodotto dinamico in quanto
deve sempre rispecchiare lo stato, i piani e i controlli correnti del progetto. Al
termine di ciascuna fase si dovranno aggiornare i prodotti che la compongono
e, se necessario, creare nuove versioni baseline, in modo da rispecchiare lo
stato attuale delle parti che la costituiscono.
La versione della Documentazione dell’Inizio del Progetto utilizzata per ottenere
l’autorizzazione del progetto deve essere conservata come base rispetto alla
quale si dovrà successivamente valutare la prestazione al momento della
chiusura del progetto.
Contenuti
La documentazione di inizio del progetto dovrebbe riguardare i seguenti
argomenti:
.
Definizione del progetto ........................................... Error! Bookmark not defined.
Approccio al progetto ............................................... Error! Bookmark not defined.
Business Case ......................................................................................................... 5
Struttura del team di gestione del progetto ............ Error! Bookmark not defined.
Descrizione dei ruoli ................................................. Error! Bookmark not defined.
Strategia di gestione della qualità ......................... Error! Bookmark not defined.
Strategia di gestione della configurazione ........... Error! Bookmark not defined.
Strategia della gestione del rischio ........................ Error! Bookmark not defined.
Strategia di gestione della comunicazione ............ Error! Bookmark not defined.
Piano di progetto ...................................................... Error! Bookmark not defined.
Controlli del progetto ............................................... Error! Bookmark not defined.
Adattamento di PRINCE2 ....................................................................................... 6
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Documentazione dell’inizio del progetto
Consigli
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La documentazione di inizio del progetto è preparata a partire da:project
brief; colloqui con le parti interessate (utente, azienda e fornitore) per
conoscere la loro opinione in merito ai metodi, agli standard e ai controlli.
.
La documentazione di inizio del progetto può assumere diversi format tra cui:
un documento singolo
; un indice che rimanda a una raccolta di documenti; un
documento con riferimenti incrociati a un certo numero di altri documenti; una
raccolta di dati in uno strumento di gestione del progetto.
La documentazione di inizio del progetto dovrebbe rispettare le seguenti regole:








Rappresentare correttamente il progetto
Mostrare un progetto fattibile e realizzabile in linea con la strategia
aziendale o le esigenze globali del programma
Contenere la struttura del team di gestione del progetto completa, con
nomi e funzioni. Tutti i ruoli sono stati presi in considerazione e sono
supportati dalle descrizioni di ruolo accettate. I rapporti e le linee di
autorità sono chiari. Se necessario, la struttura del team di gestione del
progetto indica da chi dipende gerarchicamente il Comitato di Progetto
Mostrare chiaramente un regime di controllo, reporting e direzione
implementabile
e appropriato alla scala, al rischio e all’importanza del
progetto per la direzione aziendale o del programma
Prevedere controlli comprendono le esigenze del Comitato di Progetto,
del Project Manager e dei Team Manager e soddisfano tutti i requisiti di
garanzia delegati
Esprimere chiaramente chi gestirà ciascun controllo
Assicurare che gli obiettivi del progetto, l’approccio e le strategie sono
compatibili con la direttiva di responsabilità sociale aziendale
dell’organizzazione e i controlli del progetto sono adeguati ad
assicurare la conformità ininterrotta del progetto a tale direttiva
Accertare che si è preso in considerazione il formato della
documentazione dell’inizio del progetto;
per i progetti piccoli è
appropriato un unico documento, mentre per quelli grandi è più indicata
una raccolta di documenti a sé stanti. Si deve utilizzare la volatilità di
ciascun elemento della documentazione dell’inizio del progetto per
valutare se debba essere a sé stante; per esempio, è meglio tenere
separati gli elementi che presumibilmente cambieranno con frequenza.
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Definizione del progetto
(spiega ciò che il progetto deve ottenere)
L’antefatto
Obiettivi del progetto
(compresi gli obiettivi di prestazione in termini di tempistica, costi, qualità,
ambito, rischi e benefici)
I risultati finali desiderati
L’ambito del progetto e le esclusioni
I vincoli e le supposizioni
Le tolleranze di progetto
Gli utenti ed eventuali altre parti interessate
Le interfacce
Approccio al progetto
(definisce la soluzione prescelta che sarà usata nel corso del
progetto per realizzare
l’opzione commerciale selezionata nel Business Case, tenendo in considerazione l’ambiente
operativo a cui deve necessariamente adattarsi la soluzione)
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Business Case
(vedere la sezione A.2): descrive la giustificazione del progetto basata sui costi, sui
rischi e sui benefici stimati)
Struttura del team di gestione del progetto
(grafico che mostra chi prenderà parte al progetto)
Descrizione dei ruoli
(relative al team di gestione del progetto e a qualsiasi altra risorsa essenziale individuata al
momento)
Strategia di gestione della qualità
(vedere la sezione A.26): definisce le tecniche e gli standard di qualità da applicare, nonché
le responsabilità relative al raggiungimento dei livelli di qualità desiderati)
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Strategia di gestione della configurazione
((vedere la sezione A.25): descrive la modalità
di controllo e di protezione dei prodotti del
progetto, nonché l’individuo responsabile di tali attività)
Strategia di gestione del rischio
((vedere la sezione A.23): descrive le tecniche e gli standard specifici di gestione del rischio
da applicare e le responsabilità relative alla realizzazione di una procedura di gestione del
rischio efficace)
Strategia di gestione della comunicazione
(vedere la sezione A.24): definisce le parti interessate al progetto e i mezzi e la frequenza di
comunicazione tra le stesse e il progetto)
Piano di progetto
((vedere la sezione A.8): descrive come e quando si devono realizzare gli obiettivi del
progetto indicando le risorse, le attività e i prodotti principali richiesti per il progetto. Fornisce
una baseline rispetto alla quale monitorare lo stato di avanzamento del progetto fase per
fase)
Controlli del progetto
(riepilogo dei controlli a livello del progetto, come limiti di fase, tolleranze concordate,
monitoraggio e reporting)
Adattamento di PRINCE2
(sommario della modalità di adattamento al progetto del metodo PRINCE2)
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