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Sistema di Gestione Processo Valutazione del Personale
Offerta tecnica economica
SISTEMA DI GESTIONE
PROCESSO VALUTAZIONE PERSONALE
Offerta tecnica - economica
Storia delle modifiche
1 / 04/07/2014
2 / 18/07/2014
3 / 09/09/2014
A.F.
A.F.
A.F.
Prima stesura
Aggiunta valutazione
Integrazione specifiche di dettaglio
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1 Obiettivo
Obiettivo del presente documento è la valutazione per la realizzazione di un sistema di gestione del
processo valutazione del personale in una pubblica amministrazione ( di seguito Cliente ).
2 Scenario
2.1
Introduzione
Si assume che il processo di valutazione del personale del Cliente sia basato su una procedura web
completamente scollegata dal sistema di gestione del personale.
Tale procedura non risponde completamente alle esigenze dell'Ufficio Organizzazione e Formazione e si
basa su un analisi iniziale incompleta e i cui requisiti sono cambiati rispetto alle ipotesi iniziali.
Esistono inoltre grosse limitazioni tecniche architetturali quali:
• non essere parametrizzabile e configurabile
• non prevedere un sistema di allineamento automatico dei dati presenti su altri sistemi ( es.GP4,... ).
• non prevedere la storicizzazione dei dati.
• non essere accessibile dai sistemi del cliente in quanto ospitata presso il server dell'attuale fornitore.
Risulta molto difficile poter colmare tali lacune con strumenti interni di reportistica o sincronizzazione.
2.2
Il processo di valutazione
Il processo di valutazione si articola in tre fasi successive
1. Autorilevazione: il dipendente nei tempi indicati dal Servizio Personale effettuerà online tramite la
procedura web l'autorilevazione delle Competenze tecniche assegnando un punteggio da 1 a 5 alle
voci relative al proprio profilo professionale.
2. Valutazione: i dirigenti effettueranno una valutazione completa in tutte le sue parti, sempre tramite
la procedura web.
3. Colloquio: al termine della fasi di auto-rilevazione e di valutazione è previsto un momento di
confronto tra il Valutato e il Valutatore per un'analisi dei risultati e per una prima diagnosi del profilo
emerso.
2.3
La scheda di valutazione
Il processo di valutazione è stato rivisto e concordato con le Organizzazioni Sindacali e inserito nel nuovo
contratto decentrato integrativo.
E' stato approvato il nuovo sistema dei profili Professionali per il quale, nell'ambito delle categorie
contrattuali (A,B,C,D), i ruoli organizzativi sono distribuiti in famiglie professionali che caratterizzano
conoscenze, capacità e stili cognitivi similari. Le famiglie professionali si articolano in profili che definiscono
il contenuto della prestazione lavorativa in termini di processi presidiati, autonomia gestionale, responsabilità
e competenze.
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2.3.1 Sezioni della scheda di valutazione
Per ogni Categoria Contrattuale, Famiglia Professionale e Profilo è stata creata la relativa scheda di
valutazione che si compone di 4 sezioni:
1. Processi
Ogni profilo professionale è costituito da un insieme di processi di riferimento. La scala di
valutazione varia da 0 a 5 e fa riferimento al livello di autonomia applicativa in situazioni di crescente
complessità.
2. Contributo di ruolo
Il Contributo di ruolo sintetizza l'apporto all'insieme dei processi caratteristici del profilo
professionale. La sua caratterizzazione varia in funzione della categoria di appartenenza del profilo,
ma non incide sul calcolo delle percentuali di copertura.
3. Competenze tecniche
Le competenze tecniche da valutare variano a seconda del Profilo professionale di appartenenza. La
gradazione di tutte le Competenze tecniche (da 0 a 5) fa riferimento al livello di autonomia
applicativa in situazioni di crescente complessità.
4. Competenze comportamentali
Le competenze comportamentali sono comuni ad ogni categoria di inquadramento (D,C,B,A). La
gradazione di tutte le Competenze tecniche (da 0 a 5) fa riferimento al livello di autonomia
applicativa in situazioni di crescente complessità.
La parte di competenze tecniche è l'unica completata sia dal dipendente (il Valutato) come autovalutazione,
sia dal suo dirigente/responsabile (Valutatore).
2.3.2 Il profilo atteso
La prima colonna della scheda di valutazione riporta la valutazione “attesa”, ovvero il livello di massimo
sviluppo professionale previsto per il profilo professionale e la categoria di inquadramento (ad esempio, per
un dipendente di categoria D2, in quella colonna è espressa la valutazione che il dipendente dovrebbe
raggiungere al livello massimo di progressione orizzontale D6).
2.3.3 Esito della valutazione
La valutazione del dipendente evidenzia 5 risultati, espressi attraverso altrettanti indici (medie percentuali):
1.
2.
3.
4.
5.
Indice di copertura dei processi
Indice di copertura delle competenze tecniche
Indice di copertura delle competenze comportamentali
Indice di copertura dell’insieme delle competenze
Indice di copertura complessivo del profilo (e' l'unico visibile sulla scheda sia da parte del dirigente
che del dipendente)
Tutti gli indici sono visibili (non sulla scheda ma in apposito menu) per dirigente e amministratore.
Gli indici sono calcolati in base al sistema di calcolo fornito dal Cliente, che si sintetizza in:
1. "Rapporto percentuale tra media ""Valutato"" e media ""Massimo teorico"" per ogni blocco
(Nel calcolo delle medie non si arrotonda. Mentre la percentuale non ha nessun numero decimale)"
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Calcolato come indice 1
Calcolato come indice 1
Media percentuale degli Indici delle Competenze tecniche e Competenze comportamentali.
Rapporto percentuale tra media di tutti i valori della colonna "Valutato" e media di tutti i valori della
colonna "Massimo teorico".
NB. Nel calcolo delle medie non si arrotonda. Mentre la percentuale dell'indice non ha nessun numero
decimale.
2.4
Attività dell'Ufficio Personale
In base al contratto decentrato e agli accordi sindacali, le schede sono uno degli strumenti del sistema di
valutazione per distribuire la produttività, definire le progressioni orizzontali (economiche) e altro.
Per questo all'interno della procedura web, gli operatori del Servizio Personale, accedendo come
amministratori del sistema, avranno la possibilità di svolgere diverse attività:
•
•
•
•
•
•
attività di inserimento, modifica nuovi valutati e valutatori, sblocco di schede già firmate
attività di gestione dei dipendenti cessati
pubblicazione delle schede
attività di consultazione sia dei dati storici, sia delle schede di valutazione.
attività di reportistica con generazione di stampe (online, pdf, xls) ed estrazione di dati.
attività gestionale: dopo l'inserimento di parametri quali ad esempio i coefficienti attesi per profili,
famiglie, ruoli, aree organizzative, il sistema realizza report con cui visualizzare in modo via via
sempre più dettagliato, partendo dalla struttura organizzativa dell'ente fino all'ultimo dipendente, gli
scostamenti delle valutazioni effettuate rispetto a quelle attese e in base a queste stilare graduatorie.
Attualmente non tutte queste attività sono presenti o funzionanti o efficienti ai loro fini.
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3 Funzionalità
La nuova applicazione, oltre alle funzionalità presenti nell'attuale applicazione, presenterà le funzionalità
aggiuntive descritte nei paragrafi successivi.
Dal punto di vista del layout, la scheda di valutazione manterrà l'attuale layout per evitare di modificare la user
experience e conseguentemente rifare corsi e manuali di formazione, mentre il layout della sezione di
amministrazione sarà modificato e presenterà la modalità di interazione utente di default di jBrick2.
3.1
Allineamento dati Struttura Organizzativa con Procedura Stipendi
Sarà realizzata una procedura di allineamento dei dati della Struttura Organizzativa con i dati presenti sulla
Procedura Stipendi.
In particolare la procedura di allineamento farà riferimento ai dati presenti sulla Procedura Stipendi riferiti al
primo luglio dell'anno precedente alla valutazione.
I dati che dovranno essere allineati sono:
• nuove assunzioni
• cessazioni
• trasferimenti temporanei e definitivi
• cambio profilo professionale
• cambio categoria o profilo
• mobilità in ingresso
• assenze e relative causali
• comandi e distacchi
• ex fondo C (si/no)
3.2
Autenticazione mediante Active Directory
L'autenticazione avverrà mediante collegamento ad Active Directory del Cliente mediante login diretta.
Attraverso la profilatura di autenticazione su Active Directory saranno dedotti i ruoli applicativi dell'utente
autenticato.
I ruoli applicativi saranno:
•
•
•
•
Amministratore: Ufficio Personale
Dirigente (Valutatore): accede e valuta le schede di tutti gli addetti al suo servizio.
UOC o Coordinatore (Sottovalutatore): accede e valuta le schede di tutti gli addetti della sua unità
organizzativa o gruppo di lavoro (definizione del gruppo di lavoro in procedura)
Dipendente: accede alla propria scheda di valutazione, compila e visualizza l'autovalutazione,
consulta le schede pregresse
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3.3
Gestione della storicizzazione
Sarà gestita la storicizzazione di:
•
•
•
•
•
•
•
•
3.4
Anagrafica
Valutazioni
Autovalutazioni
Indennità
Produttività
Categorie economica e giuridica
Anno di ultima progressione economica
Valori attesi
Gestione degli indici
A differenza di quanto avviene attualmente, i valori degli indici saranno resi persistenti su database, in modo
da potere consentire la produzione di reportistica al di fuori dell'applicazione.
Inoltre durante la compilazione saranno calcolati in tempo reale e resi visibili al valutatore.
3.5
Gestione degli stati delle schede
Per i seguenti stati delle schede sarà memorizzata la data associata allo stato:
•
Autovalutazione
◦ non compilata
◦ compilata
◦ firmata (non piu' modificabile e diventa visibile dal dirigente)
•
Valutazione
◦ non compilata
◦ precompilata da anno precedente / compilata
◦ firmata
◦ colloquio effettuato
◦ pubblicata (operazione a cura dell’Amministratore, con una sola operazione su tutte le schede)
3.6
Visualizzazione del diritto alla progressione
Nella procedura, lato amministrazione, sarà evidenziato se il dipendente, sulla base di:
•
•
•
ultimo anno di progressione,
anni di permanenza nella categoria
valutazione positiva
ha i requisiti per la progressione.
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3.7
Duplicazione opzionale delle schede del servizio da parte del valutatore
Attualmente le schede valutazione sono duplicate da un anno al successivo.
Il comportamento sarà reso opzionale e l'amministratore potra' duplicare per tutti i valutati la scheda
dell'anno precedente.
Il dirigente ha a disposizione un pulsante sulla scheda che consente di svuotare i campi di precompilazione.
Se il dipendente ha avuto, rispetto all'anno precedente, un cambio di profilo o categoria, la scheda non deve
essere riproposta precompilata (le domande sono diverse sia per contenuto che per numero).
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4 Importazione storico anno precedente
Nell'ottica di renderli disponibili per il primo anno di valutazione con la nuova versione dell'applicazione,
saranno recuperati i dati storici delle schede di valutazione dell'ultimo anno.
Dal momento che nella versione precedente dell'applicazione i valori degli indici non erano resi persistenti su
database, durante l'importazione dei dati storici tali indici saranno calcolati e resi persistenti sul database della
nuova applicazione.
L'attività di importazione dei dati sarà effettuata mediante Kettle, strumento di ETL open source
appartenente alla piattaforma di BI Pentaho.
5 Architettura
Il sistema sarà realizzato come applicazione web in tecnologia Java Enterprise (JEE) e la base dati sarà
Oracle 11g. L'applicazione sarà rilasciata su Application Server JBOSS.
L'applicazione sarà realizzata mediante il framework jbrick2.
Le applicazioni jbrick2 sono realizzate utilizzando componenti JEE standard (Servlets, JSP, JSTL) arricchiti
dalle più diffuse librerie open source, come Apache Commons.
Di seguito l'architettura:
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5.1
Front End
Le applicazioni jbrick2 sono realizzate nel rispetto del pattern MVC (Model View Controller) che prevede una
netta separazione tra i componenti responsabili della visualizzazione dei dati, i componenti responsabili della
loro rappresentazione e i componenti di controllo.
Lo strato di Controller è realizzato mediante Servlet e Filters. In particolare mediante i Filters sono gestiti i
controlli comuni ad ogni richiesta http, come ad esempio la verifica dell’autenticazione dell’utente e i suoi
permessi o la gestione degli errori. Le Servlet invece si occupano di gestire le richieste legate alle specifiche
funzionalità dell’applicazione.
Lo strato di View è realizzato mediante JSP e JSTL.
Al fine di realizzare una applicazione RIA (Rich Internet Application), un'applicazione dotata cioè di un
elevato livello di usabilità e interattività, si utilizza la tecnologia AJAX. Questa tecnologia consente di ridurre
allo stretto necessario lo scambio dati tra il browser e il server, aumentando sensibilmente il tempo di
reazione dell’applicazione e rendendo l’esperienza utente fluida, analogamente a quanto avviene per
un’applicazione desktop.
Al fine di sfruttare al meglio la tecnologia AJAX e gestire i comportamenti dinamici sulle pagine HTML, sono
utilizzate le librerie javascript open source JQuery e JQuery UI. Queste librerie garantiscono la compatibilità
tra browser diversi e consentono una gestione standard degli oggetti messi a disposizione dall'interprete
javascript del browser.
5.2
Back End
La gestione della persistenza dei dati sul database è realizzata utilizzando la tecnologia JDBC, nel rispetto
del pattern DAO (Data Access Object), che prevede il disaccoppiamento tra la logica di business dalla logica
di accesso ai dati.
In particolare, per ogni tabella esiste una classe manager che ne gestisce gli accessi, sia in lettura, sia in
scrittura.
Esiste poi un manager di DB, responsabile della gestione della connessione e delle transazioni.
5.3
Reportistica e logging
Nella realizzazione della reportistica sono utilizzate le librerie open source JasperReports e Apache POI,
rispettivamente per la produzione di report in formato PDF e Excel.
Il sistema di logging è realizzato mediante la libreria open source Log4j.
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6 Requisiti hardware e software
I requisiti minimi e ottimali sono:
Requisiti minimi:
 RAM: 2GB
Requisiti ottimali:
 RAM: 4GB
Browser supportati: Internet Explorer versione 8 e successive, Firefox, Chrome.
Per il corretto funzionamento delle applicazione è necessario che sia abilitato l'utilizzo di javascript sul
browser.
7 Limiti e assunzioni
La presente fornitura è soggetta ai seguenti vincoli e assunzioni:
•
•
•
•
•
•
Tutte le funzionalità non presenti nell'attuale applicazione e non esplicitamente indicate nel
paragrafo 3 del documento sono da considerarsi escluse.
La scheda di valutazione manterrà l'attuale layout per evitare di modificare la user experience e
conseguentemente rifare corsi e manuali di formazione.
Il layout della sezione di amministrazione sarà modificato e presenterà la modalità di interazione utente
di default di jBrick2.
Non sono comprese attività di formazione per gli sviluppatori del Cliente, relativamente al codice
dell'applicazione.
Non sono comprese attività di installazione dell'application server JBoss e del database Oracle.
Non sono comprese attività di recupero dati storici su database dell'applicazione attualmente in uso.
8 Valutazione tecnica ed economica
La realizzazione del sistema è valutata in 23 giornate/uomo complessive cosi distribuite:
•
•
18 giornate di sviluppo da remoto per un totale di euro 5.400,00 + iva
3 giornate di formazione on site per un totale di euro 1.500,00 iva esente
L'importo complessivo è di euro 6.900,00 ( seimilanovecento/00 ) + l'IVA calcolata sulle sole attività di
sviluppo.
Qualora siano necessarie ulteriori attività aggiuntive al pacchetto di offerta indicato al punto precedente le
stesse potranno essere fornite alle seguenti condizioni:
•
•
•
•
giornata attività di sviluppo da remoto euro 390,00 + iva
giornata attività di sviluppo on site euro 500,00 + iva
giornata di formazione on site euro 550,00 iva esente
giornata di formazione da remoto euro 440,00 + iva
Le tariffe on site sono calcolate per una trasferta nel raggio di 120Km a/r dalla sede di Make IT, per distanze
superiori sarà appllicato una tariffa proporzionale al chilometraggio aggiuntivo.
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