Capitolo - Mondadori Informatica

04-Cap01Ac13.qxd:Access 2013
18-03-2013
10:16
1
Pagina 3
Nozioni di base
Che cos’è un database?
Avviare Access e aprire un database
Interfaccia di Access
Riquadro spostamento
Database desktop o App Access
Creare un database
Chiudere un database
Aprire un database
04-Cap01Ac13.qxd:Access 2013
18-03-2013
10:16
Pagina 4
Microsoft Access 2013
Al giorno d’oggi le basi di dati sono talmente diffuse che è difficile trascorrere
una giornata senza aver, anche inavvertitamente, interagito con una di esse. Prelevare contanti da un Bancomat, acquistare un libro, prenotare un volo, fare
shopping online e persino fare la spesa, sono tutte operazioni che probabilmente coinvolgono un operatore o un programma informatico che interagisce con
una base di dati.
Prima di entrare nei meandri del funzionamento di Access 2013, cerchiamo di
capire che cos’è un database, quali sono i componenti di cui è costituito e come
funziona da un punto di vista non solo fisico, ma anche logico.
■
Che cos’è un database?
Le definizioni più di sovente adottate per questo tipo di oggetto sono:
“Un insieme di dati contenuti in una tabella”
“Collezione organizzata di informazioni correlate”
Ebbene, direi proprio di sì, tali definizioni sono appropriate, ma vediamo di andare un pochino nei dettagli.
Un database è costituito fondamentalmente da campi, record, tabelle.
Per capire meglio questi concetti esamina l’elenco telefonico della tua città. Lo
puoi considerare banalmente come un semplice database costituito da una tabella, con quattro campi e innumerevoli record.
■
L’insieme delle informazioni relative a un particolare abbonato rappresenta il
record (nome+cognome+indirizzo+numero di telefono).
■
Una particolare informazione di un abbonato (il nome, il cognome, l’indirizzo o il numero di telefono) rappresenta un campo.
■
L’intero elenco telefonico costituisce la tabella del database, ovvero l’insieme
di record che contengono gli stessi campi.
Certo, lo scopo di un database non si limita alla semplice archiviazione elettronica di dati, pertanto le tabelle non rappresentano l’unico tipo di oggetto che
possiamo trovare all’interno del database.
Se tu volessi una particolare informazione contenuta in qualche tabella del database? Tenendo presente che le tabelle possono essere visualizzate in due modi:
■
come Foglio dati, e in tal caso mostrano le informazioni al loro interno contenute;
■
come Struttura, con cui verranno mostrati i campi di cui sono costituite;
direi apri la tabella in visualizzazione Foglio dati e cerca l’informazione desiderata.
E se tale tabella contenesse migliaia di record? Non puoi certo consultarle tutte per
individuare l’informazione giusta! E allora? Chiedila direttamente al database.
4
04-Cap01Ac13.qxd:Access 2013
18-03-2013
10:16
Pagina 5
1: Nozioni di base
Il compito di richiedere un’informazione e quindi fornire la risposta è svolto da un
oggetto che prende il nome di query.
Per rendere più agevole l’inserimento delle informazioni all’interno dei campi
delle tabelle puoi invece avvalerti delle maschere, le quali si presentano come fogli da compilare.
Se invece desideri fornire delle stampe che mostrano i dati contenuti in una o più
tabelle del database, l’oggetto al quale devi ricorrere è il report.
E considerando lo sviluppo di Internet non potevano mancare oggetti che consentono la visualizzazione e la manipolazione dei dati per mezzo di Internet Explorer. Tali oggetti prendono il nome di App Access.
Infine, in un database puoi avvalerti anche di macro e moduli, oggetti che consentono di eseguire operazioni specifiche per automatizzare determinate elaborazioni o estendere le funzioni. Questi ultimi non verranno trattati nel libro, in
quanto riguardano utenti che hanno già una certa esperienza.
Ora che ti sei fatto un’idea generale dello scenario all’interno del quale dovrai lavorare, possiamo procedere allo studio di Access 2013.
■
Avviare Access e aprire un database
Per cominciare a lavorare con Access non ti resta che avviarlo.
Per lanciare il programma, premi il pulsante destro del mouse sulla schermata
iniziale di Windows 8. Sulla barra inferiore che compare scegli Tutte le App: viene visualizzato un elenco di tutti i programmi e di tutte le App che risultano installate sul tuo computer. Sotto la categoria Microsoft Office 2013, trovi Microsoft Access. Se lavori con versioni precedenti di Windows trovi tale comando nel
menu Start.
All’avvio di Access ti viene proposta una schermata (vedi figura 1.1) a partire
dalla quale, come vedremo in maniera dettagliata nel corso di questo libro, puoi
scegliere di aprire o creare un nuovo database. Per “entrare” nell’applicazione e
iniziare così a scoprirne un po’ l’interfaccia, fai clic sul modello proposto Database desktop vuoto. Digita il nome che desideri assegnargli nella finestra che
compare, quindi premi il pulsante Crea.
Ecco apparire il tuo primo database, contenente un’unica tabella vuota alla quale viene assegnato il nome Tabella 1 e nella quale dovrai creare i campi e tutti gli
elementi che faranno parte del database. La creazione di ciascun elemento verrà
affrontata in maniera dettagliata nei successivi capitoli di questo libro ma, dal
momento che per riuscire a lavorare su un database è necessario conoscere prima di tutto gli strumenti che Access ti mette a disposizione, ora li presento parlando dell’interfaccia.
5
04-Cap01Ac13.qxd:Access 2013
18-03-2013
10:16
Pagina 6
Microsoft Access 2013
Figura 1.1 Come si presenta la finestra di Access all’avvio.
■
Interfaccia di Access
La finestra che si presenta quando apri un database di Access è divisa in zone,
ciascuna adibita a funzioni diverse.
■
La barra del titolo, nella parte superiore della finestra, riportante il titolo del
database sul quale stai lavorando (vedi figura 1.2).
■
La barra multifunzione (corrispondente al termine inglese Ribbon) tramite
cui Microsoft Access 2013 semplifica l’accesso ai comandi. Questa è un’area
che sostituisce i vecchi menu e le vecchie barre degli strumenti. La “filosofia”
con cui lavora la barra multifunzione è quella di tenere sempre in mostra,
mentre stai lavorando, i comandi di cui disponi, piuttosto che tenerli nascosti sotto menu o su barre di strumenti non visualizzate. La barra multifunzione è costituita da due tipi di schede:
■
schede di comando (vedi figura 1.2): Home, Crea, Dati esterni, Strumenti database, i cui nomi appaiono in automatico, sotto la barra del titolo,
non appena lanci l’applicazione di Access. Non appena fai clic sul nome
di una scheda, appare il gruppo con i comandi proposti. Per avere la barra multifunzione sempre ben in vista, anche mentre lavori, fai clic sul pulsante Aggiungi barra multifunzione che trovi all’estrema destra della barra stessa. Su tale pulsante è rappresentata una puntina che si trasforma in
una freccia verso l’alto quando attivi la visualizzazione. Facendo clic su tale freccia, la barra verrà nuovamente nascosta e resa visibile solo quando
fai clic sul nome di una delle schede;
6
04-Cap01Ac13.qxd:Access 2013
18-03-2013
10:16
Pagina 7
1: Nozioni di base
schede contestuali (vedi figura 1.2): si aggiungono a quelle predefinite nel
momento in cui esegui attività più specifiche, quali la creazione di una
maschera o di un report, offrendo comandi relativi solo a quella particolare attività.
In tali schede, i vari comandi che Access mette a disposizione sono organizzati in riquadri, detti Gruppi. Tale organizzazione tiene conto degli elementi
sui quali i comandi agiscono. Per esempio nella scheda Home trovi il gruppo Formattazione testo contenente tutti i comandi che intervengono sul carattere (appunto) che costituisce il testo. Tali comandi riguardano il grassetto, il corsivo, il sottolineato, la dimensione e il tipo di carattere, il colore ecc.;
il gruppo Ordina e filtra mostra, invece, i comandi disponibili per ordinare e
filtrare i dati contenuti in una colonna.
■
Figura 1.2 Come si presenta l’interfaccia di Access.
Il nome di ciascun gruppo, riportato nella parte inferiore, è molto spesso affiancato da un piccolo pulsante riportante una freccia obliqua (vedi figura
1.3). Tale pulsante, se premuto, apre una finestra di dialogo oppure un riquadro Attività, attraverso cui puoi intervenire su ulteriori opzioni relative all’elemento a cui il gruppo fa riferimento.
Figura 1.3 Pulsante per richiamare una finestra di dialogo o un riquadro Attività relativo all’elemento a cui
il gruppo fa riferimento.
■
Il pulsante File, localizzato nell’angolo in alto a sinistra della finestra del programma (fai sempre riferimento alla figura 1.2), apre quello che viene indicato da Microsoft con il termine backstage (vedi figura 1.4). Offre un elenco
di comandi necessari ad aprire, stampare, condividere e gestire documenti. Il
backstage è essenzialmente un punto di riferimento unico per le informazioni sui database e per le attività più comuni che si possono eseguire. Oltre al-
7
04-Cap01Ac13.qxd:Access 2013
18-03-2013
10:16
Pagina 8
Microsoft Access 2013
le voci per l’apertura, la chiusura e il salvataggio dispone di alcune sezioni che
raccolgono diversi comandi e sottomenu dedicati a una precisa funzionalità.
Le sezioni di cui dispone Access sono Informazioni, Nuovo, Apri, Salva e Salva
con nome, Stampa, Account e Opzioni.
Figura 1.4 Backstage di Access.
La barra di accesso rapido: è una piccola barra degli strumenti che sovrasta
il pulsante File nella parte superiore della finestra (vedi figura 1.5), preposta
a contenere i pulsanti a cui si ricorre più spesso con lo scopo di renderli subito accessibili. Per impostazione predefinita contiene i pulsanti:
■
Salva, per procedere al salvataggio del file sul quale stai lavorando;
■
Annulla, per annullare l’ultima operazione eseguita;
■
Ripeti: per ripristinare l’ultima operazione annullata;
■
Personalizza: per personalizzare la barra stessa.
■
Figura 1.5 Barra di accesso rapido.
La barra di accesso rapido può essere spostata. A tal fine premi il pulsante
Personalizza e scegli dal menu la voce Mostra sotto (o sopra) la barra multifunzione, in base alla posizione in cui vuoi collocarla.
8
04-Cap01Ac13.qxd:Access 2013
18-03-2013
10:16
Pagina 9
1: Nozioni di base
Per aggiungere un comando alla barra, sempre dal menu Personalizza scegli
il nome del pulsante che desideri aggiungere. Qualora non comparisse in
questo menu, scegli la voce Altri comandi. Si apre la finestra di dialogo mostrata nella figura 1.6 nella quale, dal menu Scegli comandi da, occorre selezionare la scheda cui appartiene il comando che vuoi aggiungere alla barra di
accesso rapido. Seleziona il comando nell’area sottostante, quindi premi il
pulsante Aggiungi. Tale comando compare ora nel riquadro destro, insieme
ai pulsanti predefiniti. Ripeti questa procedura per ogni pulsante che desideri aggiungere. Al termine premi OK per confermare e chiudere la finestra.
Figura 1.6 Finestra di dialogo per personalizzare la barra di accesso rapido.
Infine, per rimuovere un pulsante dalla barra, fai clic su di esso con il pulsante destro del mouse. Dal menu così richiamato scegli Rimuovi dalla barra di accesso rapido.
■
Riquadro spostamento
Particolarità di Access è il riquadro spostamento (vedi figura 1.7) nel quale vengono visualizzati tutti gli oggetti che fanno parte del tuo database organizzati in
base al tipo, alla data di creazione, alla data di modifica, alla tabella correlata (secondo le dipendenze degli oggetti) oppure ai gruppi personalizzati.
9
04-Cap01Ac13.qxd:Access 2013
18-03-2013
10:16
Pagina 10
Microsoft Access 2013
Per richiedere la visualizzazione di un tipo di oggetto piuttosto che un altro, apri
il menu che si trova nella parte superiore del riquadro spostamento, nell’area
Passa a categoria, e seleziona una categoria. Riapri lo stesso menu e scegli, nell’area Filtro per gruppo, un’eventuale voce per filtrare ulteriormente gli elementi appartenenti alla categoria scelta al passaggio precedente. Tali voci dipendono
dalla categoria selezionata. Una volta scelta la categoria (ed eventualmente il filtro) il riquadro mostra l’elenco degli elementi richiesti.
Se desideri disporre di maggior spazio per la progettazione di un database puoi
comprimere il riquadro spostamento in modo che occupi meno spazio pur rimanendo disponibile. A tal fine premi il pulsante di apertura/chiusura situato
nell’angolo in alto a destra dello stesso riquadro (quello riportante due frecce rivolte verso sinistra). Puoi riaprirlo in qualunque momento facendo clic sul pulsante che riporta 2 frecce rivolte verso destra.
Figura 1.7 Riquadro spostamento.
Infine la finestra di Access presenta la barra di stato (vedi figura 1.8) la quale, oltre a riportare la modalità di visualizzazione nella quale stiamo lavorando, con-
10
04-Cap01Ac13.qxd:Access 2013
18-03-2013
10:16
Pagina 11
1: Nozioni di base
tiene i pulsanti per facilitare il passaggio da una visualizzazione all’altra, come
avremo modo di verificare più avanti.
Figura 1.8 La barra di stato.
■
Database desktop o App Access
Per prepararsi alla creazione di un database di Access è necessario valutare i seguenti aspetti e decidere conseguentemente quali sono gli elementi necessari:
■
lo scopo del database e il tipo di utenti da cui verrà utilizzato;
■
le tabelle, ovvero i dati che includerà il database;
■
le query e i report di cui hanno bisogno gli utenti del database;
■
le maschere necessarie per la consultazione o l’immissione dei dati.
Una corretta valutazione di questi aspetti consentirà di progettare un database
con una struttura appropriata, nonché utile e utilizzabile.
Inoltre, nell’era del “cloud” in cui ci troviamo, dovrai anche decidere se sviluppare un database desktop, ovvero un tradizionale database utilizzato su computer desktop, oppure un’App Access, che costituisce un nuovo sistema per il recupero di dati online.
Un’Access Web App è un nuovo tipo di database creato in Access che puoi utilizzare e condividere con altri utenti tramite un browser Web. Per creare un’App
è sufficiente selezionare il tipo di dati che desideri monitorare (contatti, attività,
progetti ecc.). Access crea la struttura del database, completa di viste per aggiungere e modificare i dati. I comandi di base e i comandi per gli spostamenti sono
incorporati, quindi potrai iniziare a usare l’App immediatamente. Utilizzando come host il server SharePoint o il sito Office 365, potrai creare un’App per database di alto livello da usare con il browser. Le App Access utilizzano SQL Server
per offrire le migliori prestazioni e salvaguardare l’integrità dei dati.
Nel corso del libro ci occuperemo principalmente di creare un database desktop; solo nell’ultimo capitolo vedremo come sviluppare in modo rapido un’App
Access.
■
Creare un database
Ora che abbiamo chiarito la differenza tra database desktop e App Access, possiamo procedere nella creazione di un database. Per facilitarti il compito, Access
mette a disposizione dei modelli con cui potrai risparmiare tempo. Con un modello non sarà necessario partire dal nulla, ma ovviamente dovrai trovare il mo-
11
04-Cap01Ac13.qxd:Access 2013
18-03-2013
10:16
Pagina 12
Microsoft Access 2013
dello di database che più si avvicina a quello che desideri realizzare, al fine di ridurre gli interventi per renderlo adatto alle tue esigenze.
Per creare un nuovo database, oltre che dalla schermata di avvio di Access, puoi
procedere nella maniera che segue:
■
attiva il backstage premendo il pulsante File;
■
scegli il comando Nuovo;
■
l’area centrale mostra un elenco di modelli tra cui puoi scegliere, oltre a presentare la voce Database desktop vuoto.
Se desideri scegliere un database contenente tabelle, maschere e report, procedi
come segue:
■
nell’area centrale fai clic sul modello che pensi possa soddisfare le tue esigenze. Tieni presente nella tua scelta che i modelli contrassegnati da un’icona a forma di globo consentono di creare App Access, quelli con la parola
“desktop” nel titolo creano database desktop tradizionali;
■
si apre una finestra che mostra l’anteprima e la descrizione del modello scelto;
■
nella casella Nome file digita il nome che desideri assegnare ai database;
■
premi il pulsante Selezionare il percorso per il database che affianca la casella Nome per procedere alla selezione della cartella nella quale vuoi memorizzarlo;
■
quindi premi il pulsante Crea per confermare la creazione.
Questa volta ti si presenta un database contenente già un certo numero di tabelle, ciascuna dotata di campi, secondo appunto il modello scelto. Puoi procedere
alla personalizzazione del database intervenendo su qualsiasi elemento secondo
le procedure che apprenderai nel corso di questo libro.
Qualora, invece, nessuno dei modelli proposti ti soddisfacesse e desiderassi accedere a ulteriori modelli presenti sul sito Microsoft, utilizza la casella di ricerca
Cerca modelli online che trovi nella parte superiore. Digita il termine che pensi
rappresenti al meglio il file che vuoi creare (vendite, progetto, risorse), quindi
conferma premendo Invio. In poco tempo l’area centrale mostrerà altri modelli
tra cui potrai scegliere. Ovviamente, perché tu riesca a visualizzarli, è necessario
che il tuo computer sia collegato a Internet.
Dal momento in cui crei un database, se non hai necessità di cambiare locazione al file, non devi più salvarlo, perché ogni record è salvato immediatamente
ogni volta che apporti delle modifiche.
Gli eventuali lavori prodotti sulla struttura di tabelle, maschere, report vengono
invece salvati al momento della chiusura della singola finestra.
Pertanto puoi chiudere il database alla fine del lavoro senza doverti preoccupare di salvare le operazioni svolte.
12
04-Cap01Ac13.qxd:Access 2013
18-03-2013
10:16
Pagina 13
1: Nozioni di base
■
Chiudere un database
Dal momento che per ogni database di Access che apri viene creata una finestra
indipendente, la chiusura di un database equivale a chiuderne la finestra. Pertanto, per chiudere un database, seleziona Chiudi dal backstage cui accedi premendo il pulsante File, oppure fai clic sul pulsante Chiudi finestra (vedi figura 1.9).
Figura 1.9 Chiudere un database.
La chiusura di un database avviene anche creando un nuovo database o aprendone un altro per mezzo della funzione Apri.
Se desideri aprire più database contemporaneamente, devi procedere a partire
da Gestione risorse. A tal fine premi il pulsante destro del mouse sull’angolo in
basso a destra e scegli Esplora file per accedere a Gestione risorse. Nel caso tu
stia utilizzando Windows 7, accedi a Gestione risorse facendo clic con il pulsante destro del mouse sul pulsante Start. Sfoglia le cartelle per individuare il file di Access che desideri aprire, quindi fai doppio clic su di esso per procedere
alla sua apertura.
Quando lavori con più database di Access, per passare da uno all’altro procedi
in uno dei seguenti modi:
■
fai clic sul pulsante relativo ad Access, posto sulla barra delle attività. Vengono visualizzate delle finestre in miniatura (una per ogni database che risul-
13
04-Cap01Ac13.qxd:Access 2013
18-03-2013
10:16
Pagina 14
Microsoft Access 2013
■
■
ta aperto in quel momento). Fai clic su quella che rappresenta il database che
desideri attivare;
oppure tieni premuto il tasto Alt, quindi premi Tab: appare una piccola finestra che presenta una serie di icone, una per ogni finestra aperta. Tenendo
sempre premuto Alt, fai clic su Tab per spostarti da un’icona all’altra; nella
casella sottostante le icone, viene riportato il titolo del documento, nonché il
nome dell’applicazione con cui è stato creato. Una volta individuata l’icona
che rappresenta il database sul quale desideri lavorare, rilascia sia il tasto Alt
sia il tasto Tab.
Aprire un database
Se invece di creare un nuovo database vuoi lavorare su uno già esistente, devi innanzitutto aprirlo.
Per aprire un database di Access procedi nel modo seguente:
■
premi il pulsante File per accedere al backstage;
■
scegli il comando Apri per accedere a una schermata che presenta un riquadro centrale con quattro scelte:
■
Recenti: visualizza un elenco di file di Access sui quali hai lavorato di recente. Nella migliore delle ipotesi trovi già il nome del file nell’elenco dei
documenti recenti, in tal caso basta un clic su di esso per aprirlo;
■
SkyDrive: è un servizio Microsoft gratuito che consente di archiviare online i propri file, proteggendoli con una password;
■
Computer: include tutte le cartelle presenti nel computer;
■
Aggiungi una posizione: consente di aggiungere una posizione online in
cui salvare il database.
Consideriamo il caso in cui il database si trovi sul computer. Scegli la voce Computer: l’area destra della schermata mostra un elenco di cartelle sulle quali hai lavorato di recente. Se in tale area è presente il nome della cartella nella quale si trova il database che desideri aprire, fai clic su di essa per aprirla. Qualora invece
non fosse presente, premi il pulsante Sfoglia. In entrambi i casi si apre la finestra
di dialogo Apri attraverso cui devi procedere a individuare il database da aprire.
Mentre nel primo caso sei già posizionato sulla cartella contenente il database
(nella casella Indirizzo compare il nome della posizione corrente in cui ti trovi;
vedi figura 1.10), nel secondo caso dovrai procedere a individuarla. Per questo
scopo puoi accedere alle cartelle locali del tuo computer premendo l’icona Computer che si trova nell’area laterale di questa finestra (perché sia visibile scorri
verso il basso utilizzando la barra di scorrimento). Selezionando, invece, l’icona
Rete accedi a tutti i dischi della rete.
14
04-Cap01Ac13.qxd:Access 2013
18-03-2013
10:16
Pagina 15
1: Nozioni di base
La casella Indirizzo della finestra di dialogo Apri visualizza il percorso usando
un metodo chiamato “breadcrumbing” (tradotto letteralmente “a briciole di pane”: il nome si riferisce a Hansel e Gretel che lasciarono una traccia di briciole
di pane per trovare il percorso per tornare a casa). Il nome sull’estrema destra
rappresenta il nome della cartella aperta. I nomi che lo precedono sulla sinistra
sono quelli delle cartelle “genitori”.
Questa visualizzazione “a briciole di pane” non solo ti indica dove sei, ma è anche interattiva. Per andare in una delle cartelle genitori fai clic sul suo nome presente sulla barra indirizzo. La barra indirizzo può anche dirti le sottocartelle che
una cartella contiene e permetterti di navigare nelle sottocartelle semplicemente
con un doppio clic.
Infatti, se fai clic sulla freccia rivolta verso destra situata a fianco del nome di ciascuna cartella presente sulla barra Indirizzo (vedi figura 1.10), compare un menu a discesa che elenca tutte le sottocartelle contenute in quella cartella. In tale
menu il nome della sottocartella riportato in grassetto indica la sottocartella
aperta in quel momento. Fai clic sul nome della sottocartella su cui desideri spostarti. Una volta localizzato il database, fai doppio clic sul suo nome, oppure selezionalo e premi il pulsante Apri. Il tuo database viene quindi aperto nella finestra di Access.
Figura 1.10 Finestra di dialogo Apri.
Sin dalla versione 2003, l’utente ha la possibilità di creare facilmente copie di
backup dei suoi file direttamente da Access. In questa versione ciò è possibile
usando il comando Backup database, accessibile dal backstage.
15
04-Cap01Ac13.qxd:Access 2013
18-03-2013
10:16
Pagina 16
Microsoft Access 2013
■
■
■
■
■
■
16
Attiva il backstage premendo il pulsante File;
scegli il comando Salva con nome;
nell’area centrale seleziona il comando Backup database;
Access visualizza la finestra di dialogo Salva con nome e assegna al database
il nome dell’originale seguito dalla data corrente, in modo che copie future
di backup non sovrascrivano quelle precedenti;
è possibile salvare le copie di backup in una posizione specifica sul sistema
locale oppure sulla rete. Nel primo caso scegli l’icona Computer nella finestra Salva con nome, nel secondo caso scegli Rete, quindi procedi a selezionare la cartella nella quale desideri memorizzarlo;
una volta individuata la cartella premi il pulsante Salva per procedere all’operazione.