La gestione allegati
di SAM
Database Link
SAM
La rivoluzione non è cambiare il software!
Una corretta organizzazione dei documenti è alla base di un funzionamento più efficace e veloce
dell’azienda.
Database Link consente l’integrazione nativa dei dati gestionali di SAM con qualsiasi tipologia di
documento e/o file, direttamente sui campi attivi.
Con Database Link è possibile allegare documenti, immagini, disegni e qualsiasi estensione di
file, così come è possibile generare nuovi documenti, utilizzare modelli aziendali, gestire i diversi
livelli di revisione per ogni singolo documento e autorizzare la lettura o la modifica degli allegati a
utenti del sistema.
Nella fase di generazione di nuovi
documenti è inoltre possibile fondere
in un unico modello Word dati
prelevati direttamente dal DB2/400
tramite diverse fonti dati, che
includono istruzioni SQL.
Database Link semplifica e ottimizza il
processo
di
organizzazione
dei
documenti, consentendone la gestione
per tipologia, per business unit, ecc., e
dando la possibilità di associarne la
creazione e la visualizzazione solo a
specifiche funzioni aziendali o a gruppi
di utenti.
L’identificazione delle tipologie dei documenti e le loro caratteristiche sono completamente
configurabili dall’utente. E’ inoltre possibile associare ad ogni classificazione documentale un
percorso di salvataggio/archiviazione specifico, per facilitarne la ricerca e per garantire una
corretta politica di backup management.
Database Link
Revisione documenti multilivello
L’aggiornamento dei documenti aziendali, che spesso avviene quotidianamente e per mano di più
figure aziendali, ne rende la gestione un’attività complessa. Non con Database Link: i documenti
allegati ai campi attivi di SAM, infatti, possono essere gestiti per livello di revisione; inoltre, tutte le
versioni rettificate e modificate nel tempo vengono archiviate insieme a informazioni quali la data,
l’ora e l’utente che ha effettuato la revisione, rendendone semplice e immediato il recupero. E’ anche
possibile personalizzare per singolo utente la visualizzazione (totale o solo dell’ultima revisione) dei
documenti archiviati.
Modelli aziendali
Nella fase di generazione di un nuovo documento, Database Link consente di impostare uno o più
modelli aziendali, per una corretta politica di immagine aziendale, sia verso l’interno che verso
l’esterno. I modelli aziendali possono inoltre essere abbinati al tipo di classe documentale, in modo da
garantire uniformità di stile. Perfettamente integrato con office, Database Link consente di impostare
modelli per Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice, soluzioni Lotus, ecc.
Processo di autorizzazione documenti
Database Link prevede la possibilità di creare livelli diversi di utenti e associarvi o meno
l’autorizzazione alla visualizzazione e/o alla modifica e cancellazione dei documenti allegati. In fase di
accesso a SAM sarà pertanto possibile assegnare agli utenti il ruolo di autorizzatore/autorizzato alla
visualizzazione e/o alla modifica/cancellazione.
Archiviazione da fonti esterne
Nella gestione documentale è possibile archiviare:
nuovi documenti generati;
documenti provenienti da scanner (standard Twain);
stampe prodotte dal gestionale (archiviate in formato pdf);
qualsiasi file presente in rete o sul computer.
Database Link
Invio documenti a mezzo posta elettronica
I documenti archiviati con Database
Link possono essere spediti con le
applicazioni di posta elettronica.
L’invio può essere effettuato per
singolo documento tramite un’apposita
funzione che consente l’utilizzo della
rubrica aziendale e/o di una lista di
spedizione, generando automaticamente il relativo log di spedizione che
viene archiviato e che è consultabile in
qualsiasi momento, creando così uno
storico delle spedizioni effettuate.
Ricerca documenti
La ricerca dei documenti allegati ai singoli campi attivi è facilitata grazie a una funzione “verifica
allegati” presente in ogni griglia video e fruibile tramite il tasto destro del mouse. Una graffetta
posizionata nell’angolo sinistro della griglia e il colore rosso rendono immediata l’identificazione dei
documenti trovati, agevolando l’attività quotidiana degli utenti.
Formato Acrobat Reader
La disponibilità di un server Acrobat nell’ambiente SAM consente la conversione automatica in formato
.pdf dei documenti allegati, rendendoli non modificabili da terzi e facilmente inviabili tramite posta
elettronica.
Database Link
Gestione documenti attivi
Database Link garantisce tutti i vantaggi di un potente editore: consente infatti di ottenere
un’impaginazione gradevole pur mantenendo tutta la qualità formale dei contenuti estratti dal
database.
Con Database Link si possono generare documenti di testo nei quali integrare informazioni prelevate da
più database, quali ad esempio:
ANAGRAFICO CLIENTI, per i dati dell’indirizzo;
TESTATE DOCUMENTI OFFERTE, per le condizioni commerciali;
DETTAGLIO DOCUMENTI OFFERTE, per i codici articoli, le descrizioni, le quantità, i prezzi e le
percentuali di sconto.
I componenti per la creazione di un documento attivo
I componenti utilizzati per la realizzazione di un documento attivo con SAM sono:
FONTE DATI (SQL) di tipo Normale (1 record estratto)
(esempio: Ragione sociale/Indirizzo/CAP/Località).
FONTE DATI (SQL) di tipo Tabellare (nn record estratti)
(esempio: Righe di dettaglio documento offerta).
MODELLO WORD relativo al documento da generare e contenente i riferimenti alle fonti dati e
le parti fisse di testo e impaginazione (da indicare come modello rappresentate nei dati
identificativi della classe di documentazione).
MODELLO WORD relativo alla base dati tabellare (da indicare nell’apposito campo “Percorso
…..” della fonte dati).
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