database link - Sirio informatica e sistemi
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Sistema di sviluppo che rende le applicazioni RPG Windows e Internet native su piattaforma IBM Power System DATABASE LINK Database Link consente l’integrazione nativa tra i dati del sistema informativo e qualsiasi tipologia di documento e file, direttamente sui campi attivi delle applicazioni gestionali. Con Database Link di Webgate400 è possibile allegare documenti, immagini, disegni e qualsiasi estensione di file, così come è possibile generare nuovi documenti, utilizzare modelli aziendali, gestire i diversi livelli di revisione per ogni singolo documento e autorizzare la lettura o la modifica degli allegati a utenti del sistema. Nella fase di generazione di nuovi documenti è inoltre possibile fondere in un unico modello Word dati prelevati direttamente dal DB2/400 tramite diverse fonti dati, che includono istruzioni SQL. LA GESTIONE DOCUMENTALE DI WEBGATE400 Una corretta organizzazione dei documenti è alla base di un funzionamento più efficace e veloce dell’azienda. Database Link semplifica e ottimizza questo processo, consentendo la gestione dei documenti aziendali per tipologia, per business unit, ecc., e dando la possibilità di associarne la creazione e la visualizzazione solo a specifiche funzioni aziendali o a gruppi di utenti. L’identificazione delle tipologie e le loro caratteristiche sono completamente configurabili dall’utente. E’ inoltre possibile associare ad ogni classificazione documentale un percorso di salvataggio/ archiviazione specifico, per facilitarne la ricerca e per garantire una corretta politica di backup management. Cruscotto Database Link Organizzazione classi documentali REVISIONE DOCUMENTI MULTILIVELLO L’aggiornamento dei documenti aziendali, che spesso avviene quotidianamente e per mano di più figure aziendali, ne rende la gestione un’attività complessa. Non con Database Link: i documenti allegati ai campi attivi di Webgate400, infatti, possono essere gestiti per livello di revisione; inoltre, tutte le versioni rettificate e modificate nel tempo vengono archiviate insieme a informazioni quali la data, l’ora e l’utente che ha effettuato la revisione, rendendone semplice e immediato il recupero. E’ anche possibile personalizzare per singolo utente la visualizzazione (totale o solo dell’ultima revisione) dei documenti archiviati. Cruscotto Database Link Livelli di revisione e autorizzazione dei documenti MODELLI AZIENDALI Nella fase di generazione di un nuovo documento, Database Link consente di impostare uno o più modelli aziendali, per una corretta politica di immagine aziendale, sia verso l’interno che verso l’esterno. I modelli aziendali possono inoltre essere abbinati al tipo di classe documentale, in modo da garantire uniformità di stile. Perfettamente integrato con office, Database Link consente di impostare modelli per Word, Excel, PowerPoint, OpenOffice, soluzioni Lotus, ecc. Operazioni del pannello di acquisizione documentale DATABASE LINK PROCESSO DI AUTORIZZAZIONE DOCUMENTI Database Link prevede la possibilità di creare livelli diversi di utenti e associarvi o meno l’autorizzazione alla visualizzazione e/o alla modifica e cancellazione dei documenti allegati. In fase di accesso a Webgate400 sarà pertanto possibile assegnare agli utenti il ruolo di autorizzatore/autorizzato alla visualizzazione e/o alla modifica/ cancellazione. ARCHIVIAZIONE DA FONTI ESTERNE Nella gestione documentale è possibile archiviare: • direttamente da scanner (standard Twain); • stampe prodotte dal gestionale (archiviate in formato pdf); • qualsiasi file presente in rete o sul computer. INVIO DOCUMENTI A MEZZO POSTA ELETTRONICA I documenti archiviati con Database Link possono essere spediti con le applicazioni di posta elettronica. L’invio può essere effettuato per singolo documento tramite un’apposita funzione che consente l’utilizzo della rubrica aziendale e/o di una lista di spedizione, generando automaticamente il relativo log di spedizione che viene archiviato e che è consultabile in qualsiasi momento, creando così uno storico delle spedizioni effettuate. I componenti per la creazione di un DOCUMENTO ATTIVO I componenti utilizzati per la realizzazione di un documento attivo con Webgate400 sono: • FONTE DATI (SQL) di tipo Normale (1 record estratto) (esempio: Ragione sociale/Indirizzo/CAP/Località). • FONTE DATI (SQL) di tipo Tabellare (nn record estratti) (esempio: Righe di dettaglio documento offerta). • MODELLO WORD relativo al documento da generare e contenente i riferimenti alle fonti dati e le parti fisse di testo e impaginazione (da indicare come modello rappresentate nei dati identificativi della classe di documentazione). • MODELLO WORD relativo alla base dati tabellare (da indicare nell’apposito campo “Percorso...” della fonte dati). RICERCA DOCUMENTI La ricerca dei documenti allegati ai singoli campi attivi è facilitata grazie a una funzione “verifica allegati” presente in ogni griglia video e fruibile tramite il tasto destro del mouse. Una graffetta posizionata nell’angolo sinistro della griglia e il colore rosso rendono immediata l’identificazione dei documenti trovati, agevolando l’attività quotidiana degli utenti. FORMATO ACROBAT READER La disponibilità di un server Acrobat nell’ambiente Webgate400 consente la conversione automatica in formato .pdf dei documenti allegati, rendendoli non modificabili da terzi e facilmente inviabili tramite posta elettronica. GESTIONE DOCUMENTI ATTIVI Database Link garantisce tutti i vantaggi di un potente editore: consente infatti di ottenere un’impaginazione gradevole pur mantenendo tutta la qualità formale dei contenuti estratti dal database. Con Database Link si possono generare documenti di testo nei quali integrare informazioni prelevate da più database, quali ad esempio: • ANAGRAFICO CLIENTI, per i dati dell’indirizzo; • TESTATE DOCUMENTI OFFERTE, per le condizioni commerciali; • DETTAGLIO DOCUMENTI OFFERTE, per i codici articoli, le descrizioni, le quantità, i prezzi e le percentuali di sconto. Distribuito da: Sirio informatica e sistemi SpA Via Caduti di Marcinelle, 5 – 20134 Milano Tel. +39 02 36.58.351 – Fax +39 02 36.58.35.55 www.sirio-is.it - [email protected] Funzioni di ricerca facilitata dei documenti PREREQUISITI MINIMI WEBGATE400 Scanner che supportino lo standard Twain PERSONAL COMPUTER - CLIENT Windows 2000, XP, Vista - Internet Explorer 6.0 Processore Pentium IV 800 MHZ 512 MB RAM - 4GB di disco libero POWER SYSTEM IBM 0S V4R5 - CPW Batch 350 - 2 GB RAM
