Regolamento Assemblea Soci Veneto Banca

REGOLAMENTO DELL’ASSEMBLEA DEI SOCI
DI VENETO BANCA
(approvato dall’Assemblea dei soci del 26 febbraio 2010)
Capo I
DISPOSIZIONI PRELIMINARI
Art. 1
Ambito di applicazione
1. Il presente Regolamento, approvato ai sensi dell’art. 24 dello statuto sociale, disciplina lo svolgimento delle
Assemblee ordinaria e straordinaria dei soci di Veneto Banca, Società Cooperativa per azioni, con sede in Montebelluna,
Piazza G.B. Dall'Armi, 1 (per il seguito anche “Banca” o “Società”).
2. Per quanto non espressamente statuito, si intendono qui richiamate le norme di legge e statutarie
riguardanti l'Assemblea delle Società.
Capo II
COSTITUZIONE
Art. 2
Intervento, partecipazione e assistenza in assemblea
1. Hanno diritto di partecipare all'assemblea i Soci legittimati ai sensi di legge e dello Statuto Sociale, nonché i
componenti gli organi amministrativi e di controllo e la direzione generale.
2. Fermo quanto disposto dalla legge e dallo statuto sociale in materia di rappresentanza dei Soci in
Assemblea, possono altresì partecipare in rappresentanza di Soci coloro che ne hanno la rappresentanza legale
ancorché personalmente non Soci. Tali rappresentanti non sono, tuttavia, eleggibili alle cariche sociali.
3. Gli Amministratori, i Sindaci e i dipendenti della Società possono rappresentare solo i minori e gli incapaci
per i quali esercitano la potestà o la tutela.
4. Possono partecipare all'assemblea, su invito del Presidente, dipendenti della Società o esperti esterni,
nonché esponenti aziendali e dipendenti delle società del gruppo e altri soggetti non Soci la cui partecipazione sia
ritenuta utile in relazione agli argomenti da trattare o per lo svolgimento dei lavori.
5. Possono assistere all'assemblea, con il consenso del Presidente, analisti finanziari, giornalisti accreditati,
rappresentanti della società di revisione, esponenti della comunità economico-finanziaria e altri soggetti, che abbiano
inoltrato richiesta in tal senso alla Società con congruo anticipo rispetto alla data fissata per l'assemblea. Essi,
previamente identificati, potranno accedere ai locali dell'assemblea muniti di apposito tesserino e dovranno prendere
posto in un apposito spazio riservato.
6. Il Presidente, prima dell'illustrazione degli argomenti all'ordine del giorno, dà notizia all'assemblea della
partecipazione e dell'assistenza alla riunione dei soggetti indicati nei commi 4° e 5° del presente articolo.
Art. 3
Verifica della legittimazione all'intervento in assemblea, accesso ai locali della riunione ed uscita dagli
stessi
1. La verifica della legittimazione all'intervento in assemblea ha inizio nel luogo di svolgimento della riunione,
almeno un’ora prima di quella fissata per l'inizio dell'assemblea, salvo diverso termine stabilito nell'avviso di
convocazione.
2. Coloro che hanno diritto di intervenire in assemblea ai sensi di legge e di statuto sociale devono presentarsi
alle apposite postazioni di rilevamento poste all’ingresso dei locali assembleari in cui si svolge la riunione ed esibire al
personale incaricato dalla Società, un valido documento di identificazione personale e il proprio invito di partecipazione.
Qualora sprovvisto, il Socio avente diritto ad intervenire, una volta identificato, ha diritto di ottenere un duplicato
dell’invito di partecipazione.
3. Al socio così identificato sarà consegnato un biglietto di ammissione, unitamente alle eventuali schede di
votazione per poter esercitare il diritto di voto. Il biglietto di ammissione dovrà essere conservato per tutta la durata
dei lavori assembleari.
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4. Ogni socio può rappresentare fino a un massimo di 3 (tre) soci, salvo i casi di rappresentanza legale.
5. La delega non può essere rilasciata col nome del rappresentante in bianco e non può essere rilasciata ai
membri degli organi amministrativi o di controllo o ai dipendenti della Società, alle società da essa controllate o ai
membri degli organi amministrativi o di controllo o ai dipendenti di queste.
6. Perché la delega sia valida, la firma del delegante dovrà essere autenticata da un Notaio o, presso le Sedi e
le Filiali della Banca, da un dipendente della Banca o delle banche del Gruppo specificamente individuato con delibera
del Consiglio di Amministrazione.
7. In ogni caso di contestazione sul diritto di partecipare all'Assemblea decide inappellabilmente il Presidente
dell’assemblea.
8. Salvo diversa decisione del Presidente dell'assemblea, nei locali in cui si svolge la riunione non possono
essere utilizzati apparecchi fotografici o video e similari, nonché strumenti di registrazione di qualsiasi genere e
apparecchi di telefonia mobile. Il Presidente, qualora autorizzi l'uso di dette apparecchiature, ne determina condizioni e
limiti.
9. I Soci che per qualsiasi ragione si allontanano dai locali in cui si svolge l'assemblea sono tenuti a far
registrare la propria uscita attraverso il transito dalle apposite postazioni di rilevamento poste all’ingresso dei locali
assembleari e consegnare al personale autorizzato le eventuali schede di votazione non utilizzate.
10. I soci che vorranno essere riammessi ai locali in cui si svolge l’assemblea sono tenuti ad esibire al
personale addetto alle postazioni di rilevamento il biglietto di ammissione consegnato al primo ingresso. Nel caso in cui
nella contromatrice di controllo del biglietto di ammissione non sia stato apposto il timbro di votazione avvenuta, il
Socio avrà diritto di riavere le schede di votazione fino ad allora non utilizzate.
Art. 4
Costituzione dell'assemblea e apertura dei lavori
1. All'ora fissata nell'avviso di convocazione assume la presidenza dell'assemblea la persona indicata dallo
Statuto Sociale.
2. Il Presidente, per il servizio d'ordine, si avvale di personale ausiliario appositamente incaricato, munito di
specifici segni di riconoscimento.
3. Il Presidente si avvale della collaborazione di nominativi di propria fiducia per verificare che i presenti siano
in possesso dei requisiti necessari per la partecipazione all'Assemblea e risolve eventuali contestazioni.
4. In base agli elenchi di iscrizione ed agli inviti di partecipazione ritirati all'ingresso dagli incaricati, il
Presidente constata il numero complessivo dei soci presenti aventi diritto a intervenire ed il numero dei voti cui essi
hanno diritto. Il Presidente comunica il numero dei Soci presenti, specificando il numero di quelli con diritto di voto, di
quelli intervenuti per rappresentanza legale e di quelli intervenuti per delega.
7. Il Presidente, accertato che l'assemblea è regolarmente costituita, dichiara aperti i lavori assembleari; in
caso contrario, trascorsa un'ora da quella fissata per l'inizio dell'Assemblea, dichiara deserta l'Assemblea stessa e la
rinvia ad altra convocazione, se prevista.
8. Il Presidente, anche su segnalazione del personale incaricato, risolve le eventuali contestazioni relative alla
legittimazione all'intervento in Assemblea.
9. Il Presidente, accertato che l'assemblea è validamente costituita e data lettura dell'ordine del giorno,
propone la nomina del Segretario per la redazione del processo verbale. Ai sensi di legge o per decisione del
Presidente, l'incombenza può essere affidata ad un Notaio designato dal Presidente medesimo.
10. Il Presidente dell'assemblea è assistito da un segretario o da notaio nominato ai sensi dello statuto sociale.
Il segretario e il notaio possono farsi assistere da personale di propria fiducia e avvalersi di apparecchi di registrazione
solo per loro personale ausilio nella predisposizione del verbale.
11. Ai sensi dello statuto sociale, l’assemblea, su proposta del Presidente, sceglie tra i soci gli scrutatori, che
hanno il compito di coadiuvare il Presidente nel verificare l’esito delle votazioni e nel verificare ed identificare i Soci che
intendano intervenire nella discussione.
12. Il Presidente può farsi assistere dai soggetti autorizzati a partecipare all'assemblea, incaricandoli altresì di
illustrare gli argomenti all'ordine del giorno e di rispondere alle domande poste in relazione a specifici argomenti. Il
Presidente può farsi assistere anche da esperti esterni appositamente invitati.
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Capo III
DISCUSSIONE
Art. 5
Informativa preventiva e illustrazione dell’Ordine del giorno
1. Il Presidente o, su suo invito, coloro che lo assistono ai sensi dell'art. 4, comma 12, del presente
regolamento, illustrano gli argomenti all'ordine del giorno e le proposte sottoposte all'approvazione dell'assemblea. A
tal fine il Consiglio si adopera per assicurare ai soci una adeguata informativa circa gli elementi necessari per
assumere, con cognizione di causa, le decisioni di competenza. Nel porre in discussione detti argomenti e proposte, il
Presidente può seguire un ordine diverso da quello risultante dall'avviso di convocazione e può disporre che tutti o
alcuni degli argomenti posti all'ordine del giorno siano discussi in un'unica soluzione.
2. Qualora l’assemblea sia chiamata ad eleggere i consiglieri di amministrazione e/o i sindaci e/o i probiviri, il
Consiglio di Amministrazione rende noto l’elenco dei candidati almeno 5 (cinque) giorni prima di quello fissato per la
votazione, tramite deposito dell’elenco presso la sede sociale e pubblicazione nel sito internet della Società.
3. Il Consiglio di Amministrazione mette altresì a disposizione dei soci presso la sede sociale e con
pubblicazione nel sito internet della Società, almeno 8 (otto) giorni prima di quello fissato per la votazione, - fatti salvi
i maggiori termini previsti dalla legge per specifici argomenti - la documentazione sottoposta all’approvazione dei soci.
Art. 6
Interventi e repliche
1. Il Presidente dell'assemblea regola la discussione dando la parola agli amministratori, ai sindaci ed ai Soci
che l'abbiano richiesta.
2. Gli aventi diritto possono intervenire su ciascuno degli argomenti posti in discussione una sola volta,
facendo osservazioni, chiedendo informazioni, formulando eventuali proposte e in ogni caso mantenendo l’oggetto
dell’intervento circoscritto a materie strettamente attinenti agli argomenti all'ordine del giorno. La richiesta può essere
avanzata fino a quando il Presidente non abbia dichiarato chiusa la discussione sull'argomento oggetto della stessa.
Coloro che intervengono hanno altresì diritto di replica.
3. Il Presidente stabilisce le modalità di richiesta di intervento e l'ordine degli interventi.
4. Il Presidente o, su suo invito, coloro che lo assistono ai sensi dell'art. 4, comma 12 del presente
regolamento, rispondono a coloro che hanno preso la parola al termine di tutti gli interventi sugli argomenti posti in
discussione, ovvero dopo ciascun intervento.
5. Tenuto conto del numero complessivo dei Soci della Banca, della rilevanza dei singoli argomenti posti in
discussione, nonché del numero dei richiedenti, il Presidente, avendo presente l'esigenza di consentire il maggior
numero di interventi possibile, garantendo nel contempo l'ordinato svolgimento dei lavori assembleari e la conclusione
degli stessi in un'unica riunione, fissa la durata degli interventi in un periodo comunque non superiore a 5 minuti,
mentre quella delle eventuali repliche in un periodo comunque non superiore a 3 minuti. È comunque in facoltà del
Presidente accordare, tenuto conto delle circostanze, termini maggiori. Approssimandosi la scadenza del termine
dell'intervento o della replica, il Presidente invita l'oratore a concludere, anche avvalendosi di specifici segnalatori visivi
e/o acustici.
6. Esauriti gli interventi, le risposte e le eventuali repliche, il Presidente dichiara chiusa la discussione.
7. Dopo la chiusura della discussione su ciascun argomento all'ordine del giorno, nessun socio, anche se
precedentemente iscritto, potrà prendere la parola, salvo che non intenda far valere specifiche violazioni dello Statuto
o del Regolamento, connesse alla pregressa trattazione dell'argomento discusso.
8. Gli interventi vengono, solo su specifica richiesta del Socio, verbalizzati per riassunto, a norma dell'art.
2375 codice civile, salvo che lo stesso Socio faccia richiesta della integrale trascrizione del suo intervento e il testo di
questo venga depositato per iscritto dal Socio medesimo al termine dell’intervento o ne sia stata disposta la
registrazione.
Art. 7
Sospensione dei lavori e poteri del Presidente
1. Nel corso della riunione il Presidente, ove ne ravvisi l'opportunità, può sospendere i lavori per un breve
periodo, motivando la decisione.
2. Al fine di garantire un corretto svolgimento dei lavori e l'esercizio dei diritti da parte degli intervenuti, il
Presidente può togliere la parola:
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qualora l'intervenuto parli senza averne la facoltà o continui a parlare trascorso il tempo massimo di intervento
predeterminato dal Presidente;
- previo richiamo, nel caso di manifesta non pertinenza dell'intervento all'argomento posto in discussione;
- in tutti i casi in cui l'intervenuto pronunci frasi o assuma comportamenti sconvenienti o ingiuriosi, oppure in caso di
minaccia o di incitamento alla violenza e al disordine.
3. Qualora uno o più intervenuti impediscano ad altri la discussione oppure provochino con il loro
comportamento una situazione di chiaro ostacolo al regolare svolgimento dell'assemblea, il Presidente li richiama
all'ordine e all'osservanza del regolamento. Ove tale richiamo risulti vano, il Presidente può disporre l'allontanamento
dalla sala della riunione per tutta la fase della discussione delle persone precedentemente ammonite.
CAPO IV
VOTAZIONE
Art. 8
Operazioni preliminari
1. Prima di dare inizio alle operazioni di voto, il Presidente riammette all'assemblea i soci che fossero stati
esclusi a norma dell'art. 7 del presente regolamento.
2. Il Presidente può disporre che la votazione su ogni singolo argomento intervenga dopo la chiusura della
discussione su ciascuno di essi, oppure al termine della discussione di tutti o alcuni degli argomenti all'ordine del
giorno.
Art. 9
Votazione a scrutinio palese
1. Le votazioni dell'assemblea vengono effettuate per scrutinio palese, salvo per la nomina delle cariche
sociali.
2. Per lo scrutinio palese, il Presidente può adottare alternativamente uno dei seguenti metodi:
- per alzata di mano, con prova e controprova. Coloro che votano contro o si astengono devono inderogabilmente
fornire il proprio nominativo al Segretario dell'Assemblea od al Notaio per la verbalizzazione;
- per appello nominale: in questo caso ciascun avente diritto risponde affermativamente o negativamente all'appello o
dichiara la propria astensione e la risposta affermativa o negativa o la dichiarazione di astensione viene
contemporaneamente annotata.
3. Nelle operazioni di scrutinio il Presidente è coadiuvato dagli scrutatori e dal segretario o dal Notaio. Al
termine delle verifiche, il Presidente proclama i risultati delle votazioni.
Art. 10
Votazione a scrutinio segreto
1. In base a quanto previsto dallo Statuto Sociale le votazioni per la nomina alle cariche sociali avvengono a
scrutinio segreto.
2. Per la nomina del consiglio di amministrazione e del collegio sindacale si procede sulla base di liste secondo
quanto disposto dallo statuto sociale rispettivamente agli artt. .31 e 42, fatto salvo per il caso di integrazione
dell’organo, nel qual caso la nomina avviene con votazione dei candidati a maggioranza relativa secondo quanto
previsto dagli artt. 32 e 42 dello statuto. Per la nomina dei Probiviri si procede con votazione segreta a maggioranza
relativa secondo quanto disposto dall’art. 47 dello statuto. Le candidature devono essere depositate presso la sede
sociale entro le ore 17.00 del decimo giorno antecedente la data fissata per l’assemblea di prima convocazione, se
lavorativo ovvero entro le ore 17.00 del primo giorno lavorativo successivo.
3. Prima di dare inizio alle votazioni per le nomine, il Presidente dà lettura dell'elenco completo delle liste di
candidati presentate o, in mancanza di queste, dei candidati presentati dal Consiglio di Amministrazione e/o dai soci ai
sensi degli artt. 31, ultimo comma, e 41, comma 13, dello statuto sociale.
4. Ai soci verranno consegnate per l’esercizio del voto apposite schede prestampate predisposte dalla Società
secondo un modello uniforme, timbrate e vidimate da dipendenti della società, indicanti, in modo separato le liste dei
candidati consiglieri e sindaci e le candidature a probiviri, con evidenza delle proposte formulate dal Consiglio di
Amministrazione e dai soci.
5. I soci potranno esprimere le loro preferenze apponendo un segno sulla casella indicante la lista dei
consiglieri o dei sindaci o, in caso di nomina dei probiviri e di integrazione del consiglio di amministrazione o del
collegio sindacale sulla casella indicante il singolo candidato.
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6. I voti espressi su schede non conformi sono nulli.
7. Qualsiasi annotazione o segno atto all'identificazione del votante rende nulla la scheda.
8. Per esercitare il diritto di voto, il socio può utilizzare le cabine appositamente predisposte. Deve presentarsi
personalmente al seggio consegnando la contromatrice di controllo, che viene ritirata dallo scrutatore, e depositando
nell'urna la scheda votata. Ad avvenuto deposito nell’urna delle schede, il personale addetto apporrà sul biglietto di
ammissione un apposito timbro attestante l’avvenuta votazione.
9. Le schede, raccolte in apposite urne, verranno scrutinate ad opera degli scrutatori appositamente nominati
dall’assemblea, eventualmente coadiuvati da dipendenti della società nominati dal Presidente.
10. Nelle votazioni a mezzo schede il Presidente fissa il termine di tempo massimo entro il quale può essere
espresso il voto dagli iscritti.
11. Al termine delle votazioni viene effettuato lo scrutinio, esaurito il quale il Presidente, anche avvalendosi
del segretario o del notaio, dichiara all'assemblea i risultati delle votazioni.
12. Qualora all’esito delle votazioni non si possa procedere alla nomina di tutti i consiglieri, sindaci o probiviri
per la parità dei voti/quozienti si procederà come segue. In caso di parità dei voti raccolti dalle liste di minoranza che
concorrono alla nomina dei consiglieri e sindaci, il Presidente dichiara sospesa la deliberazione sul punto all’ordine del
giorno e provvede a convocare, entro 30 giorni, una assemblea dei soci avente ad oggetto la votazione di ballottaggio
tra le liste stesse, in esito alla quale procederà a proclamare l’elenco degli eletti. In caso invece di parità dei quozienti
assegnati ai candidati consiglieri o sindaci delle liste di minoranza o di parità delle preferenze assegnate ai candidati
probiviri verrà dichiarato eletto il più giovane di età.
13. Qualora l’Assemblea abbia a variare il numero dei componenti il consiglio di amministrazione, così
determinando l’esigenza di stabilire per alcuni dei nominati una scadenza inferiore al triennio, questi verranno tratti
esclusivamente dalla lista di maggioranza assegnando all’ultimo dei nominati della lista stessa il mandato più breve e
così via via risalendo l’ordine della lista medesima.
CAPO V
CHIUSURA
Art. 11
Chiusura dei lavori
1. Esaurita la trattazione degli argomenti all'ordine del giorno, la relativa votazione e la proclamazione dei
risultati il Presidente dichiara chiusa la riunione.
CAPO VI
DISPOSIZIONI FINALI
Art. 12
1. Oltre a quanto previsto nel presente regolamento, il Presidente può adottare ogni provvedimento ritenuto
opportuno per garantire un corretto svolgimento dei lavori assembleari e l'esercizio dei diritti da parte degli intervenuti.