Le telefonate e la posta elettronica dei dipendenti

ER 36 / novembre 2005
Legislazione del lavoro
Le telefonate e la posta elettronica
dei dipendenti
Fino a che punto il datore di lavoro è legittimato
a monitorarle?
Non è una questione di poco conto quella che si pone l’imprenditore quando
intende capire se ha il diritto di poter controllare le telefonate o i messaggi di posta
elettronica che i suoi dipendenti intrattengono o trasmettono durante l’orario di
lavoro. Il fine è chiaramente quello di monitorare che il personale da esso retribuito
svolga il proprio lavoro con diligenza e senza sprechi di mezzi e tempo (di terzi)
a favore di attività extralavorative. Ma fino a che punto può farlo? Cosa prevede
a tal proposito la normativa ceca? Pone dei limiti chiari al controllo?
Savino & Partners s.r.o.
È bene premettere fin da subito che la legislazione ceca
In linea generale, il codice del lavoro ammette lo sforzo
in materia non è esauriente, sia rispetto agli interessi del
del datore di lavoro di tutelare il proprio patrimonio
datore di lavoro che intende tutelare il proprio patrimonio
ovvero di controllare lo svolgimento del lavoro del
e monitorare la normale attività lavorativa dei dipendenti,
dipendente. Dall’altra parte, esso prevede anche che il
sia rispetto al diritto del dipendente di godere di una certa
datore di lavoro è tenuto a garantire ai propri dipendenti
privacy anche sul posto di lavoro.
condizioni di lavoro adeguate affinchè essi possano
Negli ultimi tempi si è rilevato
svolgere regolarmente il proprio
che non sono sporadici ed
lavoro senza veder minacciata la
occasionali i casi in cui il datore di
salute e il patrimonio. In un’altra
Non troveremo nel
lavoro installi telecamere o altri
disposizione riporta ancora che il
strumenti tecnici (strumenti di
datore di lavoro è tenuto a
codice del lavoro
intercettazione delle telefonate,
controllare sistematicamente che
disposizioni che
particolari applicazioni software per
i dipendenti adempiano ai propri
consentano al datore di
il controllo della corrispondenza
compiti lavorativi senza causare dei
lavoro di installare
email dei dipendenti, ecc.) al fine di
danni. Il controllo sistematico
camere, intercettare
limitare o monitorare le
dell’osservanza delle norme e delle
comunicazioni telefoniche o
direttive atte a garantire la sicurezza
telefonate dei dipendenti
elettroniche dei dipendenti.
e la tutela della salute sul lavoro
o altra corrispondenza
È chiaro che il dipendente si
è necessario per esimersi dalla
trova presso un’azienda o una
responsabilità che può sorgere da
società per un unico motivo:
un danno causato da un dipendente
svolgere il proprio lavoro. E’ questo l’unico fine per cui
in caso di infortunio sul lavoro o di malattia professionale.
egli è autorizzato ad utilizzare gli strumenti e i mezzi (ad
Così il codice del lavoro permette al datore di lavoro,
es. telefono, email) che il datore di lavoro gli mette a
al fine di tutelare il patrimonio, di eseguire un controllo
disposizione. Quali siano questi mezzi è noto a tutti: in
delle cose che i dipendenti portano sul posto di lavoro
particolare il telefono e la posta elettronica, ma anche il
e portano via, incluso perquisire i dipendenti (art. 170,
fax, la fotocopiatrice ed altri apparecchi diventano spesso
comma 3, CdL). Il dipendente è altrettanto obbligato,
strumento utilizzato a fini personali (inviare il proprio
su istruzioni del dipendente dirigente stabilito
curriculum via fax a potenziali nuovi datori è una prassi
nell’ordinamento del lavoro, a sottoporsi a verifica se è
non inusuale). Il datore di lavoro è quindi il più delle volte
sotto l’influsso dell’alcool o di altre sostanze stupefacenti
anche proprietario dei telefoni e delle caselle postali che il
(art. 135, comma 4, lett. g), CdL). Non troveremo però nel
dipendente utilizza per lavoro.
codice del lavoro disposizioni che consentano al datore di
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lavoro di installare camere, intercettare telefonate dei
ne sia consapevole, allo scopo di ottenere accesso alle
dipendenti o altra corrispondenza. Il datore di lavoro, se
informazioni, di proteggere informazioni segrete o di
vuole adottare questo tipo di provvedimenti deve far
monitorare l’attività del dipendente. Questo tipo di
riferimento alla normativa giuridica generale, in part.
strumentazioni viola la privacy del dipendente, per questo
all’art. 11 e sgg. del codice civile.
non si consiglia il loro utilizzo considerata l’insufficiente
Ma cosa dobbiamo intendere per diritto alla
regolamentazione giuridica attuale. Se il datore di lavoro
privacy del dipendente?
volesse utilizzare questi strumenti, dovrebbe prima di tutto
Della definizione del termine
prevedere nell’ordinamento del
privacy si sono occupati sia il
lavoro una descrizione più
Tribunale europeo per i diritti umani
dettagliata dei provvedimenti
che la Corte costituzionale ceca. Alla
Esercitare il controllo di un adottati.
luce di questa giurisprudenza il
Alla luce di quanto sopra esposto,
determinato gruppo di
termine privacy dovrebbe includere
vediamo come si dovrebbe
persone a loro insaputa
sia la vita privata del soggetto (la
comportare il datore di lavoro
rappresenta
chiaramente
sfera personale del singolo, quindi ad
qualora intendesse installare delle
una intromissione nella
es. i dati relativi all’identificazione del
telecamere. Si tratta prima di tutto
sesso, nome, orientamento sessuale e
di stabilire lo scopo per il quale il
privacy di queste persone
vita sessuale), sia il diritto di ogni
sistema viene installato, ovvero se
individuo di creare e sviluppare
serve a tutelare il proprio patrimonio
rapporti con altri soggetti (di natura
nei confronti di terzi ovvero a
professionale e privata, qualsiasi forma di interazione del
verificare l’attività lavorativa dei dipendenti. Quest’ultimo
dipendente con i singoli individui).
caso esclude chiaramente che le telecamere possano essere
Partendo dal presupposto che il dipendente non può
posizionate nei luoghi ove il dipendente non si reca per
rinunciare mai alla propria privacy, il diritto di una persona
lavorare, quindi negli spogliatoi, nei servizi o nelle mense,
fisica alla privacy però non è e non può essere un diritto
ed ovviamente esclude anche che il dipendente venga
illimitato, ha i suoi confini, e questo ad esempio proprio
ripreso quando non è tenuto a svolgere il proprio lavoro
nell’ambito del diritto del datore di lavoro di dover
(ad esempio durante le pause o al termine dell’orario di
proteggere il proprio patrimonio da danni, distruzioni o
lavoro). Gli spazi ripresi dalla telecamere non devono
abusi. Il dipendente può decidere della propria privacy
essere luoghi dove possano avere luogo manifestazioni di
personale considerando, ad esempio, in che entità e in che
natura privata (ove il dipendente si sveste per cambiarsi,
modo i fatti che appartengono alla sua sfera privata
scoprendo parti del proprio corpo, ecc.) anzi, per tali atti il
possano essere resi accessibili ad altri soggetti. Non
dipendente dovrebbe essere indirizzato verso luoghi non
trascuriamo inoltre l’aspetto che quando un dipendente
ripresi dalle telecamere. È permesso tuttavia installare
entra in contatto con un’altra persona ecco che entra in
telecamere negli spazi comuni dello stabile del datore di
gioco anche il diritto alla privacy di quest’altra persona.
lavoro (ad es. scale, corridoi, ecc) se la finalità è quella di
Il Tribunale europeo dei diritti umani a proposito di
monitorare le presenze di estranei o terzi. Non si deve
sfera personale o privacy parla di „legittima o adeguata
trattare, però, di una registrazione sistematica e
aspettativa alla privacy“ o di „presunzione“ del dipendente
permanente. Sia che si tratti del luogo di lavoro del
che il proprio comportamento ha una natura privata.
dipendente o dello spogliatoio comune, si verifica una
Ne deriva, quindi, che il datore di lavoro non dovrebbe
violazione della sfera privata se una qualsiasi registrazione
esercitare un controllo occulto sui dipendenti.
ha carattere sistematico o permanente. Si applica in questo
Esercitare il controllo di un determinato gruppo di
caso l’art. 11 del codice civile, secondo il quale
persone a loro insaputa rappresenta chiaramente una
l’introduzione di telecamere sul posto di lavoro dei singoli
intromissione nella privacy di queste persone. Il datore di
dipendenti, che pertanto verrebbero sottoposti ad un
lavoro dovrebbe esprimere la propria intenzione di
monitoraggio permanente, è possibile solo con il consenso
controllare il dipendente al rappresentante dei dipendenti,
del dipendente. Senza questo consenso, le telecamere non
renderla nota nei regolamenti interni, in particolare
si possono installare. Preme aggiungere che questo
nell’ordinamento lavorativo (cfr. art. 82, comma 4, codice
consenso è revocabile in qualsiasi momento, sebbene il
del lavoro), e soprattutto informarne tutte le persone che
dipendente abbia inizialmente rinunciato alla facoltà di una
ne verranno coinvolte. Rispettando questa procedura, il
futura revoca del proprio consenso.
datore di lavoro può eliminare possibili osservazioni da
Anche in caso di registrazione sistematica e permanente
parte dei dipendenti rispetto ad una determinata
di altri spazi dove si arrivi o si possa arrivare ad una
aspettativa di privacy sul lavoro.
manifestazione di carattere personale, il datore di lavoro
Questo vale, ad esempio, nel caso dell’utilizzo del c.d.
dovrebbe ricevere il consenso, almeno concludente, dalle
software di spionaggio (spyware), delle cimici web (web
persone che frequentano questi spazi. Se non è possibile,
bugs), degli identificatori segreti e di altri strumenti simili,
allora il datore di lavoro deve agire con molta prudenza, in
che possono penetrare nell’impianto finale dell’utente
particolare evitare riprese di manifestazioni di carattere
(cioè stazione di lavoro del dipendente) senza che costui
personale. Su questo punto, è chiara la necessità di una
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dettagliata e completa regolamentazione all’interno
consenso del soggetto coinvolto, nonchè delle persone
dell’ordinamento lavorativo aziendale.
con le quali costui intrattiene una comunicazione (art. 11,
Si ribadisce comunque che in generale il primo passo da comma 1, cod. civile).
compiere prima di installare sistemi di monitoraggio è
Il dipendente può comunque essere ripreso solo
quello di avvertire per iscritto i rappresentanti dei
per telefonate o email in uscita. Nei casi in cui un’altra
dipendenti, o i dipendenti stessi, sul provvedimento che
persona telefoni ad un dipendente o gli indirizzi una email
verrà adottato in azienda. Tale comunicazione dovrebbe
per una questione personale, non si può attribuire al
essere pubblicata nel Regolamento interno o
dipendente la violazione della norma, ma si può anche in
nell’Ordinamento interno del lavoro. Il datore di lavoro
questo caso vietargli di darne risposta. Al fine di
dovrebbe inoltre informare queste persone sul motivo di
controllare l’osservanza del divieto, il datore di lavoro è
tale provvedimento, sul fatto se le registrazioni vengono
autorizzato a prendere i provvedimenti tecnici necessari.
archiviate e per quale periodo, chi ha
Questo vale soprattutto per le
accesso alle registrazioni, a quali
conversazioni telefoniche, anche qui
condizioni la registrazione di
però il datore di lavoro può solo
immagini (suoni) possono essere
monitorare, chi, a chi, e quanto
Il primo passo da
nuovamente utilizzate, come
tempo telefona.
compiere prima di
vengono salvaguardate dall’abuso,
Il primo passo da compiere in
installare sistemi di
dopo quanto tempo vengono
questi casi dovrebbe essere quello di
monitoraggio, in ogni
scartate, ecc.
fare espresso divieto, nelle
caso, è quello di avvertire
Come agire invece quando il
disposizioni interne
controllo è indirizzato a telefonate o
(nell’ordinamento del lavoro), di
per iscritto i
messaggi di posta elettronica?
usare telefoni e caselle postali diverse
rappresentanti dei
Sia la giurisprudenza del
da quelle di servizio. Queste norme
dipendenti, o i dipendenti
Tribunale europeo che quella della
dovrebbero contenere una
stessi, sul provvedimento
Corte costituzionale della RC
regolamentazione dettagliata, come
che verrà adottato in
dichiarano che le conversazioni
nel caso dell’installazione del sistema
telefoniche effettuate dal luogo di
delle telecamere, in particolare però
azienda
lavoro rientrano nell’ambito della
dovrebbe contenere anche
vita privata. Una conversazione
definizioni più specifiche su che cosa
telefonica non perde il proprio
si intende per conversazione o email
carattere privato, che il suo contenuto sia di interesse
di servizio o di altro tipo (quello che per una persona può
pubblico (di servizio) o meno. Lo stesso vale anche per la
essere una comunicazione privata, per un altro può
posta elettronica. La segretezza dei messaggi trasferiti per
rappresentare svolgimento di un lavoro).
telefono o email (segretezza epistolare) è tutelata dall’art.
In conclusione, allo stato attuale il datore di lavoro
239 del codice penale e il datore di lavoro non può violare
è autorizzato e obbligato ad intervenire nella tutela
la confidenzialità di queste informazioni senza un chiaro
del proprio patrimonio, deve però agire in modo
supporto legislativo.
adeguato considerando che il dipendente ha diritto
La questione sta nel fatto però che, nella
alla propria privacy, quindi può agire limitando il
stragrande maggioranza dei casi, i dipendenti non
dipendente non oltre quanto non sia strettamente
utilizzano i propri apparecchi telefonici, nè le proprie
necessario. Molto spesso l’utilizzo dei beni a fini
caselle postali o computer per le comunicazioni
personali viene tollerato e dipende dal datore di lavoro
personali. Il proprietario, ovvero l’autorizzato, è il datore
valutare la misura di una reciproca tolleranza (il
di lavoro che, per questo motivo, ha il diritto di adottare
dipendente utilizza il proprio telefono per lavoro, non è
adeguati provvedimenti per tutelare il proprio diritto di
retribuito per gli straordinari, ecc.), senza chiaramente
proprietà o altro.
superare un determinato limite. Per questo, come già detto,
Un messaggio di posta elettronica consegnato ad un
dal punto di vista pratico è opportuno stabilire con un
dipendente tramite una rete di comunicazione elettronica,
decreto interno l’entità delle possibilità e i limiti di
anche dopo la consegna rimane un messaggio privato, e
applicazione per entrambe le parti.
quindi, nemmeno dopo la sua consegna nel computer del
La regolamentazione giuridica è insufficiente, nei
destinatario (dipendente) queste informazioni possono
rapporti giuslavoristici non è sufficiente la disposizione art.
essere dettagliatamente controllate nel loro contenuto dal
11 e sgg. del codice civile. Poichè il diritto alla tutela della
datore di lavoro o da altri dipendenti. Poichè tuttavia si
privacy si può regolamentare solo sulla base della legge,
tratta di una casella postale del datore di lavoro, non si può come prevede l’art. 4, comma 2 degli Atti dei diritti e
nemmeno impedire al datore stesso di occuparsi di questa
libertà fondamentali e come confermato dall’art. 8 della
casella, quindi di monitorare almeno in modo generico
Convenzione europea per la salvaguardia dei diritti
(cioè, chi, a chi, oggetto del messaggio) la posta in entrata
dell’uomo del Tribunale europeo, è chiara l’urgenza di un
e in uscita. Per accedere al contenuto delle email o
intervento legislativo che miri a regolamentare più
conversazioni telefoniche, il datore dovrebbe avere il
dettagliatamente questa sensibile problematica.
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