I Meccanismi Operativi

SERVIZIO PER LE
PROFESSIONI SANITARIE
Dirigente Responsabile
Dr. Achille Di Falco
10 GENNAIO 2013
1
A. Di Falco
2013
Analisi organizzativa
Uno strumento di gestione e
miglioramento dei processi produttivi
Obiettivi
Fornire delle indicazioni per un
efficace
visione organizzativa e consentire
l adozione di utili strumenti e metodi di
lavoro coerenti tra fattori in ingresso e in
uscita
A. Di Falco
2013
Visione sistemica
dell organizzazione
È un metodo cognitivo che si propone di conoscere i
meccanismi che regolano il funzionamento di una
organizzazione e di comprendere le relazioni e le
interconnessioni esistenti tra fenomeni politicoeconomici, professionali, etici, sociali
A. Di Falco
2013
Uno strumento di management
Uno strumento di lettura delle organizzazioni
complesse finalizzato a rendere più razionali gli
interventi.
L’analisi organizzativa:
• 
• 
• 
A. Di Falco
Uno strumento che processa tutti i fattori in gioco e
permette di evidenziare i rapporti causa/effetto fra di essi
Uno strumento diagnostico per rintracciare carenze e
incongruenze e per indirizzare la riprogettazione
Uno strumento di registrazione delle situazioni org.
2013
L’analisi sistemica dell’organizzazione
Approccio analitico: esamina gli elementi/fattori che
costituiscono un sistema
Approccio sistemico: centra l attenzione sui rapporti
e le reciproche influenze che legano fra loro i diversi
elementi
I due approcci NON sono in antitesi, anzi sono
complementari fra loro
A. Di Falco
2013
Adozione analisi sistemica nelle realtà
organizzative
Contesto
Esterno
(input)
Sistema
organizzativo
Contesto
Esterno
(output)
Il sistema è dinamico”, con un grado di apertura
rispetto al contesto esterno che si manifesta
attraverso due flussi:
Uno di entrata o fattori d’ingresso (input)
Uno di uscita o beni/servizi in uscita (output)
A. Di Falco
2013
COMUNITA
Bisogni
di salute
Domanda
Processi
input
A. Di Falco
Risorse
sistema
Prodotti
finali
output
Risultati
attesi in
salute
outcome
2013
Modello di lettura sistemico
PROCESSI
OUTPUT
INPUT
leggi e regolamenti
risorse umane
risorse tecnologie
tipologia di utenza
dati epidemiologici
risorse economiche
contesto socio-politico
valori sociali
SISTEMA
ORGANIZZATIVO
Processo di elaborazione
finalizzato e frutto di
interdipendenze dinamiche
struttura di base
prodotti
beni e servizi
ricavi
immagine
informazione
formazione
ecc.
O
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meccanismi operativi
processi sociali
Fattori che costituiscono
A. Di Falco
il sistema organizzativo
2013
GLI
OUTCOMES
Gli outcomes rappresentano i RISULTATI in
termini di SALUTE; in pratica sono il valore aggiunto
dei prodotti sanitari
Sono soluzioni che tendono a migliorare la salute
del paziente, la disabilità, la qualità della vita
Rappresentano la risposta attesa
miglioramento della salute
A. Di Falco
in termini di
2013
Modello di ANALISI SISTEMATICA
NON ESISTE una “RICETTA
organizzativa
ESISTE un’area della DIAGNOSI e conseguente
“PROGETTAZIONE ORGANIZZATIVA
LA VISIONE SISTEMATICA dell’organizzazione,
suggerisce un modello di analisi organizzativa
GENERALIZZABILE ED UTILE ad una
coerente progettazione organizzativa.
A. Di Falco
2013
Approfondimento su alcuni elementi
L’organigramma
(posizioni in line e di staff)
Tipi di relazione fra diversi operatori nella struttura
di base:
Gerachiche
Tale suddivisione ci consente
di determinare la natura dei
problemi durante l analisi in
modo da facilitare
L’individuazione dei rapporti
causa/effetto e le
responsabilità gestionali
( definito da un rapporto di responsabilità )
• 
• 
di contenuto organizzativo-gestionale
di contenuto specialistico e assistenziale
Funzionali
( collaborazione finalizzata al
risultato comune )
A. Di Falco
L analisi di quelle funzionali
consente di individuare le
attività che necessitano di
più operatori
e/o U.O. (es…prestazioni di
altri servizi…)
2013
Approfondimento su alcuni elementi
I Meccanismi Operativi
( regole di governo )
La struttura di base definisce un quadro statico dell’organizzazione :
dove
chi
cosa
Ma non definisce le regole di dinamica organizzativa:
come
quando
Questi aspetti sono dettati dai meccanismi
operativi, che rappresentano le regole ufficiali
Dell’organizzazione
A. Di Falco
2013
Approfondimento su alcuni elementi
I Meccanismi Operativi
( regole di governo )
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
Logiche informative
Modelli di presa di decisione
Sistemi di valutazione e controllo dei risultati
Protocolli di lavoro o specifiche di produzione
Procedure di controllo delle risorse
Sistema di selezione, formazione e gestione personale
Criteri e regole di sviluppo
Procedure premio/sanzione
A. Di Falco
2013
Le regole del gioco servono a :
• 
A garantire omogeneità e
a processi ritenuti importanti
• 
Ad evidenziare ed orientare l attività
organizzativa (creazione reticolo di modello
organizzativo)
• 
Ad indirizzare e limitare la discrezionalità e/o
l’arbitrio dei membri di un’organizzazione
visibilità
rispetto
ufficialità
impersonalità
A. Di Falco
2013
I Processi Sociali
Sono definibili come comportamenti
personali e collettivi che gli individui, appartenenti
ad una determinata organizzazione, mettono in atto
rispetto ad essa.
Sottocategorie:
• 
• 
• 
A. Di Falco
Comportamenti di accettazione
Comportamenti di rifiuto
Comportamenti di compensazione
2013
Processo sociale di accettazione
Tutti quei comportamenti sociali ed individuali che
dimostrano il consenso degli appartenenti ad
un organizzazione, rispetto a tutte o ad alcune
prescrizioni della struttura di base e dei
meccanismi operativi messi in atto
Gli attori si
A. Di Falco
identificano
con l’organizzazione
2013
Processo sociale di rifiuto
Tutti quei comportamenti sociali ed individuali che
dimostrano il dissenso degli appartenenti ad
un’organizzazione, rispetto a tutte o ad alcune
prescrizioni della struttura di base e dei
meccanismi operativi messi in atto
Gli attori non si
l’organizzazione
A. Di Falco
identificano
con
2013
Processo sociale di compensazione
Tutti quei comportamenti arbitrari e/o discrezionali che,
in assenza di indicazione da parte della Struttura di Base o
dei Meccanismi Operativi (o in presenza di indicazioni
contraddittorie) costituiscono una sorta di supplenza
organizzativa , tesa a raggiungere intuitivamente gli
scopi presunti dell’organizzazione
Sintomo di carenza di progetto organizzativo o sua
incongruenza
Natura contraddittoria
A. Di Falco
2013
Processi sociali congruenti con
gli input e gli output
I processi sociali consolidati e ritualizzati vanno a formare nel tempo
la cultura diffusa in una organizzazione.
Il problema del cambiamento rappresenta un punto cruciale della
progettazione organizzativa.
Per mantenere i processi sociali in congruenza con gli obiettivi le
organizzazioni si avvalgono di:
• 
• 
• 
• 
A. Di Falco
Meccanismi operativi di selezione
Meccanismi operativi premianti
Attività di formazione
Stili di leadership
2013
La diagnosi organizzativa
Il modello di analisi sistemica può diventare
un utile strumento di diagnosi
di un
contesto organizzato, in modo da:
A. Di Falco
• 
Rintracciare le
incongruenze
• 
Orientare gli interventi di riprogettazione
carenze e le
di un organizzazione
2013
Macrocategorie stimolo all’analisi sistemica di sistemi sanitari
Tempo
Risorse economiche
Risorse umane
Ambienti fisici
Tecnologia
Professionalità
Stili di comportamento
Bisogni della popolazione
Contesto economico
Domande popolazione
……
A. Di Falco
Struttura di base
Divisione gerarchica
Divisione funzioni,mansioni,compiti
Divisione spazi fisici
Divisione organico
Divisione risorse economiche
Divisione risorse tecnologiche
Meccanismi operativi
Criteri espliciti di decisione
Criteri espliciti di valutazione e di
controllo (persone e/o prestazioni)
Sistema informativo ufficiale
Metodi di lavoro ufficiali
Criteri esplicativi di utilizzo della risorse
economiche
Criteri esplicativi di utilizzo delle risorse
tecnologiche
Processi sociali
Accettazioni
Rifiuti
Compensazioni
Stili di comando
Prevenzione
Educazione socio
sanitaria
Diagnosi (mappatura)
Terapia (bonifica)
Riabilitazione
Custodia lungodegenza
Sviluppo organizzativo
Sviluppo professionale
……..
O
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s
2013
Relazione Tipologia organizzative
e profilo sistemico
Sistema chiuso
Paternalistico
STRUTTURA DI BASE: è rigida e
definita; rappresenta l impianto
più determinante;
Meccanismi operativi: massimo
grado di rigidità e ritualità;
Processi sociali: codificati per
tutta la scala gerarchica, ma i
controlli della devianza sono
applicati solo ai bassi livelli della
gerarchia
Struttura di base: presente in
modo sfumato;
Meccanismi operativi: sono
genericamente definiti e, comunque
i vertici possono derogare rispetto
alle norme ;
PROCESSI SOCIALI: il vertice
tende a controllare in termini
adattivi tutti i processi
A. Di Falco
2013
Relazione Tipologia organizzative
e profilo sistemico
Burocratico
Struttura di base: meno rigida e
meno definita rispetto ai sistemi
chiusi;
MECCANISMI OPERATIVI: sono
rigidi e burocratici (procedure di
controllo sono ritualizzate);
Processi sociali: tutti i processi
vengono proceduralizzati in termini
adattivi
A. Di Falco
Tecnocratico/efficientista
Struttura di base: più elstica
all organizzazione e definisce le
funzioni e gli obiettivi;
Meccanismi operativi: numerosi,
complessi, in rete;
Processi sociali: di notevole
importanza e rilevanza
2013
Relazione Tipologia organizzative
e profilo sistemico
Sistema socio culturale
Struttura di base: poca rilevanza
Meccanismi operativi: in minima parte;
Processi sociali: grossa forza d incidenza nei momenti
vincenti dei valori professati e praticati, ma degrado nei
momenti in cui i valori guida non tengono insieme il sistema
A. Di Falco
2013
Fattori in ingresso
Leggi e regolamenti relativi a:
• 
• 
• 
Utente
Istituzione
Operatore
(vanno presi in considerazione solo quelli rilevanti e critici per
l’unità operativa)
A. Di Falco
2013
Fattori in ingresso
Utenti
Numero utenti e posti letto presenti
Tipologia di utenti
Livello di dipendenza funzionale con media indice di
barthel
Patologie prevalenti trattate
Bacino di utenza
Caratteristiche epidemiologiche
A. Di Falco
2013
Fattori in ingresso
Operatori presenti
Numero
Qualifica
Caratteristiche demografiche
Turnover
…
A. Di Falco
2013
Fattori in ingresso
Ambienti fisici
• 
• 
• 
• 
• 
Distribuzione degli spazi
Tipologia di ambienti
Servizi comuni
Planimetria
Numero di sezioni
Accessibilità ai servizi
• 
• 
A. Di Falco
Servizi collegati all’Unità operativa
Presenza di facilities (collegamenti funzionali rapidi)
2013
Fattori in ingresso
Beni di consumo
Risorse ad alta e bassa tecnologia
Prestazioni di altri servizi
A. Di Falco
2013
Sistema organizzativo/operativo
Struttura di base
A. Di Falco
• 
Divisione gerarchica (chi comanda chi)
• 
Organigramma
• 
Divisione funzionale dell’area assistenziale e tecnica
in relazione ai profili professionali (chi fa che cosa)
• 
Piano delle attività nelle 24 dei professionisti
coinvolti
• 
Divisione spazi fisici
2013
Sistema organizzativo/operativo
• 
• 
• 
• 
A. Di Falco
Meccanismi operativi
Regole formali e ufficiali che l organizzazione si è
data per annullare discrezionalità individuali
Metodi ufficiali di lavoro (organizzazione turnistica,
schema guardie, piani delle attività giornaliero, modello
organizzativo presente, modalità di accesso dell’utenza
Strumenti informativi (documentazione clinico
assistenziale in uso)
Strumenti operativi di integrazione (assistenziali e
operativi come istruzioni operative, procedure, linee
guida, percorsi clinico assistenziali
2013
Sistema organizzativo/operativo
Processi sociali:
• 
• 
• 
• 
A. Di Falco
Clima di lavoro
Rifiuto
Compensazione
accettazione
2013
Fattori in uscita
Prestazioni di diagnosi e cura fornite
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
A. Di Falco
Tipologia e volumi
5 -10 DRG per frequenza
Degenza media
Attività ambulatoriale
Ricoveri ordinari
DH
………
2013
Fattori in uscita
Prestazioni di assistenza fornite (in base agli
interventi assistenziali mediamente eseguiti)
• 
• 
Di compensazione (riferimento al livello di autonomia
ADL)
Educative (livello di autocura auspicato e raggiunto)
Prestazioni alberghiere fornite
• 
livello di qualità e confort alberghiero)
Prestazioni di ricerca / didattica fornite
• 
• 
• 
A. Di Falco
Studi
Ricerche
Protocolli di ricerca
2013
Fattori in uscita
Formazione operatore (intesa come sviluppo
professionale presente)
• 
• 
• 
A. Di Falco
Piano dei corsi di formazione e di aggiornamento
Progettualità seguite e/o lavori di gruppo interni e/o
trasversali a livello aziendale
Percorsi di inserimento e affiancamento neoassunti e/o
percorsi tutorato a stage tirocinio.
2013
DAGLI ELABORATI EMERGE….
L APPLICAZIONE DELL APPROCCIO
ORGANIZZATIVO CLASSICO IN SANITÀ
Tendenza alla specializzazione spinta dei compiti
Modelli organizzativi orientati a massimizzare l efficienza
Definizione top-down dei modelli organizzativi
Modello del pubblico impiego nell entrata e nei meccanismi di carriera
Modello di incentivazione secondo un criterio quantitativo delle prestazioni
Enfasi sulla natura dei rapporti interpersonali: lo spirito di équipe, le
condizioni demotivanti, i conflitti, il potere reale e non quello forma, lo stile
di direzione
A. Di Falco
2013
ANALISI ORGANIZZATIVA
ELEMENTI CRITICI EMERSI DAGLI ELABORATI SULL ANALISI
ORGANIZZATIVA DEL PROPRIO CONTESTO LAVORATIVO
-  Assenza titolo completo dell u.o. oggetto di analisi nell’intestazione:
-  nome identificativo, sede, azienda osped. o sanitaria di
riferimento, presidio ospedalierio, città…
-  Mancanza della numerazione progressiva delle pagine…
-  Utile una breve premessa che contestualizzi l u.o. (mission…)
-  Leggi e regolamenti: assenza di date pubbl., riferimenti,
titoli…qualche esagerazione, comuni omissioni (CCNL…)
-  Acronimi mai descritti per esteso (obbligatorio la prima volta che si
citano)
-  Uso della prima persona , giudizi di valore non sempre oggettivi e
documentabili….
-  Tecnologie e beni di consumo: ………………..
A. Di Falco
2013