SERVIZIO PER LE PROFESSIONI SANITARIE Dirigente Responsabile Dr. Achille Di Falco 10 GENNAIO 2013 1 A. Di Falco 2013 Analisi organizzativa Uno strumento di gestione e miglioramento dei processi produttivi Obiettivi Fornire delle indicazioni per un efficace visione organizzativa e consentire l adozione di utili strumenti e metodi di lavoro coerenti tra fattori in ingresso e in uscita A. Di Falco 2013 Visione sistemica dell organizzazione È un metodo cognitivo che si propone di conoscere i meccanismi che regolano il funzionamento di una organizzazione e di comprendere le relazioni e le interconnessioni esistenti tra fenomeni politicoeconomici, professionali, etici, sociali A. Di Falco 2013 Uno strumento di management Uno strumento di lettura delle organizzazioni complesse finalizzato a rendere più razionali gli interventi. L’analisi organizzativa: • • • A. Di Falco Uno strumento che processa tutti i fattori in gioco e permette di evidenziare i rapporti causa/effetto fra di essi Uno strumento diagnostico per rintracciare carenze e incongruenze e per indirizzare la riprogettazione Uno strumento di registrazione delle situazioni org. 2013 L’analisi sistemica dell’organizzazione Approccio analitico: esamina gli elementi/fattori che costituiscono un sistema Approccio sistemico: centra l attenzione sui rapporti e le reciproche influenze che legano fra loro i diversi elementi I due approcci NON sono in antitesi, anzi sono complementari fra loro A. Di Falco 2013 Adozione analisi sistemica nelle realtà organizzative Contesto Esterno (input) Sistema organizzativo Contesto Esterno (output) Il sistema è dinamico”, con un grado di apertura rispetto al contesto esterno che si manifesta attraverso due flussi: Uno di entrata o fattori d’ingresso (input) Uno di uscita o beni/servizi in uscita (output) A. Di Falco 2013 COMUNITA Bisogni di salute Domanda Processi input A. Di Falco Risorse sistema Prodotti finali output Risultati attesi in salute outcome 2013 Modello di lettura sistemico PROCESSI OUTPUT INPUT leggi e regolamenti risorse umane risorse tecnologie tipologia di utenza dati epidemiologici risorse economiche contesto socio-politico valori sociali SISTEMA ORGANIZZATIVO Processo di elaborazione finalizzato e frutto di interdipendenze dinamiche struttura di base prodotti beni e servizi ricavi immagine informazione formazione ecc. O u t c o m e s meccanismi operativi processi sociali Fattori che costituiscono A. Di Falco il sistema organizzativo 2013 GLI OUTCOMES Gli outcomes rappresentano i RISULTATI in termini di SALUTE; in pratica sono il valore aggiunto dei prodotti sanitari Sono soluzioni che tendono a migliorare la salute del paziente, la disabilità, la qualità della vita Rappresentano la risposta attesa miglioramento della salute A. Di Falco in termini di 2013 Modello di ANALISI SISTEMATICA NON ESISTE una “RICETTA organizzativa ESISTE un’area della DIAGNOSI e conseguente “PROGETTAZIONE ORGANIZZATIVA LA VISIONE SISTEMATICA dell’organizzazione, suggerisce un modello di analisi organizzativa GENERALIZZABILE ED UTILE ad una coerente progettazione organizzativa. A. Di Falco 2013 Approfondimento su alcuni elementi L’organigramma (posizioni in line e di staff) Tipi di relazione fra diversi operatori nella struttura di base: Gerachiche Tale suddivisione ci consente di determinare la natura dei problemi durante l analisi in modo da facilitare L’individuazione dei rapporti causa/effetto e le responsabilità gestionali ( definito da un rapporto di responsabilità ) • • di contenuto organizzativo-gestionale di contenuto specialistico e assistenziale Funzionali ( collaborazione finalizzata al risultato comune ) A. Di Falco L analisi di quelle funzionali consente di individuare le attività che necessitano di più operatori e/o U.O. (es…prestazioni di altri servizi…) 2013 Approfondimento su alcuni elementi I Meccanismi Operativi ( regole di governo ) La struttura di base definisce un quadro statico dell’organizzazione : dove chi cosa Ma non definisce le regole di dinamica organizzativa: come quando Questi aspetti sono dettati dai meccanismi operativi, che rappresentano le regole ufficiali Dell’organizzazione A. Di Falco 2013 Approfondimento su alcuni elementi I Meccanismi Operativi ( regole di governo ) • • • • • • • • Logiche informative Modelli di presa di decisione Sistemi di valutazione e controllo dei risultati Protocolli di lavoro o specifiche di produzione Procedure di controllo delle risorse Sistema di selezione, formazione e gestione personale Criteri e regole di sviluppo Procedure premio/sanzione A. Di Falco 2013 Le regole del gioco servono a : • A garantire omogeneità e a processi ritenuti importanti • Ad evidenziare ed orientare l attività organizzativa (creazione reticolo di modello organizzativo) • Ad indirizzare e limitare la discrezionalità e/o l’arbitrio dei membri di un’organizzazione visibilità rispetto ufficialità impersonalità A. Di Falco 2013 I Processi Sociali Sono definibili come comportamenti personali e collettivi che gli individui, appartenenti ad una determinata organizzazione, mettono in atto rispetto ad essa. Sottocategorie: • • • A. Di Falco Comportamenti di accettazione Comportamenti di rifiuto Comportamenti di compensazione 2013 Processo sociale di accettazione Tutti quei comportamenti sociali ed individuali che dimostrano il consenso degli appartenenti ad un organizzazione, rispetto a tutte o ad alcune prescrizioni della struttura di base e dei meccanismi operativi messi in atto Gli attori si A. Di Falco identificano con l’organizzazione 2013 Processo sociale di rifiuto Tutti quei comportamenti sociali ed individuali che dimostrano il dissenso degli appartenenti ad un’organizzazione, rispetto a tutte o ad alcune prescrizioni della struttura di base e dei meccanismi operativi messi in atto Gli attori non si l’organizzazione A. Di Falco identificano con 2013 Processo sociale di compensazione Tutti quei comportamenti arbitrari e/o discrezionali che, in assenza di indicazione da parte della Struttura di Base o dei Meccanismi Operativi (o in presenza di indicazioni contraddittorie) costituiscono una sorta di supplenza organizzativa , tesa a raggiungere intuitivamente gli scopi presunti dell’organizzazione Sintomo di carenza di progetto organizzativo o sua incongruenza Natura contraddittoria A. Di Falco 2013 Processi sociali congruenti con gli input e gli output I processi sociali consolidati e ritualizzati vanno a formare nel tempo la cultura diffusa in una organizzazione. Il problema del cambiamento rappresenta un punto cruciale della progettazione organizzativa. Per mantenere i processi sociali in congruenza con gli obiettivi le organizzazioni si avvalgono di: • • • • A. Di Falco Meccanismi operativi di selezione Meccanismi operativi premianti Attività di formazione Stili di leadership 2013 La diagnosi organizzativa Il modello di analisi sistemica può diventare un utile strumento di diagnosi di un contesto organizzato, in modo da: A. Di Falco • Rintracciare le incongruenze • Orientare gli interventi di riprogettazione carenze e le di un organizzazione 2013 Macrocategorie stimolo all’analisi sistemica di sistemi sanitari Tempo Risorse economiche Risorse umane Ambienti fisici Tecnologia Professionalità Stili di comportamento Bisogni della popolazione Contesto economico Domande popolazione …… A. Di Falco Struttura di base Divisione gerarchica Divisione funzioni,mansioni,compiti Divisione spazi fisici Divisione organico Divisione risorse economiche Divisione risorse tecnologiche Meccanismi operativi Criteri espliciti di decisione Criteri espliciti di valutazione e di controllo (persone e/o prestazioni) Sistema informativo ufficiale Metodi di lavoro ufficiali Criteri esplicativi di utilizzo della risorse economiche Criteri esplicativi di utilizzo delle risorse tecnologiche Processi sociali Accettazioni Rifiuti Compensazioni Stili di comando Prevenzione Educazione socio sanitaria Diagnosi (mappatura) Terapia (bonifica) Riabilitazione Custodia lungodegenza Sviluppo organizzativo Sviluppo professionale …….. O u t c o m e s 2013 Relazione Tipologia organizzative e profilo sistemico Sistema chiuso Paternalistico STRUTTURA DI BASE: è rigida e definita; rappresenta l impianto più determinante; Meccanismi operativi: massimo grado di rigidità e ritualità; Processi sociali: codificati per tutta la scala gerarchica, ma i controlli della devianza sono applicati solo ai bassi livelli della gerarchia Struttura di base: presente in modo sfumato; Meccanismi operativi: sono genericamente definiti e, comunque i vertici possono derogare rispetto alle norme ; PROCESSI SOCIALI: il vertice tende a controllare in termini adattivi tutti i processi A. Di Falco 2013 Relazione Tipologia organizzative e profilo sistemico Burocratico Struttura di base: meno rigida e meno definita rispetto ai sistemi chiusi; MECCANISMI OPERATIVI: sono rigidi e burocratici (procedure di controllo sono ritualizzate); Processi sociali: tutti i processi vengono proceduralizzati in termini adattivi A. Di Falco Tecnocratico/efficientista Struttura di base: più elstica all organizzazione e definisce le funzioni e gli obiettivi; Meccanismi operativi: numerosi, complessi, in rete; Processi sociali: di notevole importanza e rilevanza 2013 Relazione Tipologia organizzative e profilo sistemico Sistema socio culturale Struttura di base: poca rilevanza Meccanismi operativi: in minima parte; Processi sociali: grossa forza d incidenza nei momenti vincenti dei valori professati e praticati, ma degrado nei momenti in cui i valori guida non tengono insieme il sistema A. Di Falco 2013 Fattori in ingresso Leggi e regolamenti relativi a: • • • Utente Istituzione Operatore (vanno presi in considerazione solo quelli rilevanti e critici per l’unità operativa) A. Di Falco 2013 Fattori in ingresso Utenti Numero utenti e posti letto presenti Tipologia di utenti Livello di dipendenza funzionale con media indice di barthel Patologie prevalenti trattate Bacino di utenza Caratteristiche epidemiologiche A. Di Falco 2013 Fattori in ingresso Operatori presenti Numero Qualifica Caratteristiche demografiche Turnover … A. Di Falco 2013 Fattori in ingresso Ambienti fisici • • • • • Distribuzione degli spazi Tipologia di ambienti Servizi comuni Planimetria Numero di sezioni Accessibilità ai servizi • • A. Di Falco Servizi collegati all’Unità operativa Presenza di facilities (collegamenti funzionali rapidi) 2013 Fattori in ingresso Beni di consumo Risorse ad alta e bassa tecnologia Prestazioni di altri servizi A. Di Falco 2013 Sistema organizzativo/operativo Struttura di base A. Di Falco • Divisione gerarchica (chi comanda chi) • Organigramma • Divisione funzionale dell’area assistenziale e tecnica in relazione ai profili professionali (chi fa che cosa) • Piano delle attività nelle 24 dei professionisti coinvolti • Divisione spazi fisici 2013 Sistema organizzativo/operativo • • • • A. Di Falco Meccanismi operativi Regole formali e ufficiali che l organizzazione si è data per annullare discrezionalità individuali Metodi ufficiali di lavoro (organizzazione turnistica, schema guardie, piani delle attività giornaliero, modello organizzativo presente, modalità di accesso dell’utenza Strumenti informativi (documentazione clinico assistenziale in uso) Strumenti operativi di integrazione (assistenziali e operativi come istruzioni operative, procedure, linee guida, percorsi clinico assistenziali 2013 Sistema organizzativo/operativo Processi sociali: • • • • A. Di Falco Clima di lavoro Rifiuto Compensazione accettazione 2013 Fattori in uscita Prestazioni di diagnosi e cura fornite • • • • • • • A. Di Falco Tipologia e volumi 5 -10 DRG per frequenza Degenza media Attività ambulatoriale Ricoveri ordinari DH ……… 2013 Fattori in uscita Prestazioni di assistenza fornite (in base agli interventi assistenziali mediamente eseguiti) • • Di compensazione (riferimento al livello di autonomia ADL) Educative (livello di autocura auspicato e raggiunto) Prestazioni alberghiere fornite • livello di qualità e confort alberghiero) Prestazioni di ricerca / didattica fornite • • • A. Di Falco Studi Ricerche Protocolli di ricerca 2013 Fattori in uscita Formazione operatore (intesa come sviluppo professionale presente) • • • A. Di Falco Piano dei corsi di formazione e di aggiornamento Progettualità seguite e/o lavori di gruppo interni e/o trasversali a livello aziendale Percorsi di inserimento e affiancamento neoassunti e/o percorsi tutorato a stage tirocinio. 2013 DAGLI ELABORATI EMERGE…. L APPLICAZIONE DELL APPROCCIO ORGANIZZATIVO CLASSICO IN SANITÀ Tendenza alla specializzazione spinta dei compiti Modelli organizzativi orientati a massimizzare l efficienza Definizione top-down dei modelli organizzativi Modello del pubblico impiego nell entrata e nei meccanismi di carriera Modello di incentivazione secondo un criterio quantitativo delle prestazioni Enfasi sulla natura dei rapporti interpersonali: lo spirito di équipe, le condizioni demotivanti, i conflitti, il potere reale e non quello forma, lo stile di direzione A. Di Falco 2013 ANALISI ORGANIZZATIVA ELEMENTI CRITICI EMERSI DAGLI ELABORATI SULL ANALISI ORGANIZZATIVA DEL PROPRIO CONTESTO LAVORATIVO - Assenza titolo completo dell u.o. oggetto di analisi nell’intestazione: - nome identificativo, sede, azienda osped. o sanitaria di riferimento, presidio ospedalierio, città… - Mancanza della numerazione progressiva delle pagine… - Utile una breve premessa che contestualizzi l u.o. (mission…) - Leggi e regolamenti: assenza di date pubbl., riferimenti, titoli…qualche esagerazione, comuni omissioni (CCNL…) - Acronimi mai descritti per esteso (obbligatorio la prima volta che si citano) - Uso della prima persona , giudizi di valore non sempre oggettivi e documentabili…. - Tecnologie e beni di consumo: ……………….. A. Di Falco 2013