Informatizzazione del registro delle imprese
e semplificazione
NOTE E STUDI N. 53
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NOTE E STUDI N.53
1. Premessa
La recente direttiva comunitaria 2003/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del
15 luglio 2003, che modifica la direttiva 68/151/CEE per quanto riguarda i requisiti di
pubblicità di taluni tipi di società, prevede che entro il 2007 tutti gli Stati membri debbano
consentire l’adempimento degli obblighi di pubblicità commerciale in via informatica. La
direttiva consente inoltre espressamente agli Stati membri di rendere l’adempimento in via
elettronica un obbligo, eliminando la facoltà di procedere tramite l’invio di materiale cartaceo.
Il legislatore italiano ha proceduto a informatizzare il sistema di pubblicità commerciale
in anticipo rispetto alle previsioni della direttiva comunitaria. La completa informatizzazione
del registro delle imprese, in base alle disposizioni contenute nell’articolo 31 della legge 24
novembre 2000, n. 340 andrà definitivamente a regime nelle prossime settimane, dopo una
lunga e complessa fase transitoria.
Nel nostro ordinamento è stata scelta la strada più rigida tra quelle previste dalla
direttiva comunitaria: infatti, ai sensi dell’articolo 31 della legge n. 340/2000, l’adempimento
degli obblighi di pubblicità commerciale secondo modalità informatiche è una via obbligata, e
non una mera facoltà.
L’informatizzazione dei rapporti tra imprese e pubblica amministrazione, se coniugata
con i principi della semplificazione, costituisce un’importante occasione di aumento di
efficienza e di modernizzazione. Tenuto conto dell’obbligatorietà degli adempimenti in via
informatica, occorre una particolare attenzione per garantire che il sistema, a regime, sia
strutturato in modo da eliminare gli oneri per gli utenti che non siano giustificati da esigenze
di interesse generale.
Tre sono gli ambiti in cui sono percepite esigenze di interventi volti a migliorare, a
regime, il funzionamento del registro delle imprese informatico: il primo riguarda i tempi dei
procedimenti di iscrizione; il secondo riguarda le difformità interpretative tra le diverse
Camere di Commercio; il terzo, infine, riguarda le modalità con cui l’impresa può organizzare
le interazioni con l’Ufficio del registro.
2. Tempi dei procedimenti
I procedimenti di pubblicità commerciale sono spesso connessi a emissioni di titoli di
rischio o di debito, per le quali la tempestività è un elemento fondamentale per il successo
dell’operazione.
La riforma del diritto societario recata dal decreto legislativo 17 gennaio 2003, n. 6,
contiene inoltre un’importante precisazione relativa alla disciplina degli effetti del
procedimento di pubblicità commerciale. Il nuovo articolo 2436, comma 5, del codice civile
prevede infatti che la delibera di modifica dell’atto costitutivo non produce effetti se non dopo
l’iscrizione. L’efficacia della delibera modificativa è quindi subordinata alla conclusione del
procedimento pubblicitario.
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Infine, la tempistica della conclusione dei procedimenti in materia di pubblicità
commerciale rileva anche al fine di dirimere conflitti tra soggetti. L’articolo 2470 del codice
civile (come novellato dal citato decreto legislativo n. 6/2003) stabilisce al riguardo che se la
quota è alienata, con successivi contratti, a più persone, è preferita quella che ha effettuato
per prima l’iscrizione nel registro delle imprese.
L’informatizzazione del registro delle imprese dovrebbe essere funzionale a una
maggiore efficienza della pubblica amministrazione. Nella prassi, tuttavia, è stato di recente
constatato un significativo allungamento dei tempi di protocollo e di iscrizione degli atti.
Appare quindi necessario un intervento normativo volto a assicurare tempi rapidi e certi per
lo svolgimento del procedimento.
3. Uniformità nell’applicazione della disciplina
Nell’applicazione della disciplina relativa al registro delle imprese, permangono
significative difformità di comportamento da parte delle diverse Camere di Commercio. Ciò
determina incertezze e inefficienze, in particolare per quelle imprese che, in ragione della
loro attività, interagiscono con una pluralità di uffici del registro. Per risolvere il problema,
occorre integrare le iniziative volte a promuovere un’armonizzazione dei comportamenti su
base volontaria con atti di natura vincolante, tali da garantire una maggiore certezza circa
l’uniforme applicazione della normativa.
4. Modalità con cui l’impresa può organizzare le interazioni con l’ufficio del registro
L’informatizzazione del registro delle imprese può fornire l’occasione per costruire un
moderno sistema di pubblicità commerciale che consenta, nell’interesse degli utenti e senza
pregiudicare le esigenze di certezza proprie di un registro pubblico, una pluralità di modalità
alternative di adempimento degli obblighi pubblicitari. Non soltanto occorrono soluzioni per i
casi eccezionali (ad esempio, qualora il soggetto che ha sottoscritto con firma autografa un
documento in formato cartaceo sia impossibilitato ad apporre la firma digitale per l’invio al
registro). Soprattutto, appare opportuno consentire all’impresa di scegliere come organizzare
nel modo più consono l’interazione con l’ufficio del registro, ossia se interagire direttamente,
eventualmente attraverso strutture interne dedicate, ovvero avvalendosi di professionalità
esterne.
A questo fine, è necessario che la domanda di iscrizione o deposito possa essere
presentata, oltre che dai soggetti obbligati in base alla legge, anche da terzi delegati
attraverso apposita procura. Questa soluzione appare legittima già sulla base della
normativa vigente.
Per quanto riguarda le formalità richieste per gli atti soggetti a iscrizione o a deposito, la
normativa in materia di registro delle imprese prevede che gli atti soggetti a iscrizione non
depositati presso un notaio siano depositati in originale con sottoscrizione autenticata.
Nell’ambiente informatico, date le caratteristiche di sicurezza e di inalterabilità dei documenti
sottoscritti con firma digitale, quest’ultima dovrebbe essere ritenuta sufficiente a soddisfare le
formalità connesse agli obblighi pubblicitari presso il registro delle imprese, senza necessità
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di autentiche. Sul tema, appare indispensabile un chiarimento da parte delle autorità
competenti.
Il documento da iscrivere o depositare è validamente inviato se sottoscritto in forma
digitale dai soggetti che, nel precedente regime, dovevano sottoscrivere l’originale cartaceo.
Nel caso (ancora frequente) in cui un documento nasca in formato cartaceo, nel nuovo
regime deve essere inviata al registro delle imprese una copia informatica del documento. Si
pone in questo caso il problema se, e secondo quali modalità, il documento informatico
conforme all’originale cartaceo possa essere validamente sottoscritto con firma digitale da un
soggetto diverso da quello che ha sottoscritto l’originale cartaceo. Il problema si pone, in
particolare, per gli atti soggetti a iscrizione non depositati presso un notaio e per gli atti
soggetti a deposito.
Nella fase sperimentale di invio telematico dei bilanci, con il decreto 20 marzo 2003 del
Ministro delle attività produttive è stato consentito a uno qualsiasi degli amministratori di
apporre alla copia informatica del documento una dichiarazione di conformità all’originale
cartaceo, accompagnata dalla sottoscrizione con la propria firma digitale.
In base a questa soluzione, la firma digitale è funzionale non all’imputazione della
paternità del documento, bensì a garantire la conformità della copia informatica all’originale,
nonché la sua inalterabilità. Le esigenze di certezza proprie di un regime di pubblicità
commerciale vengono così soddisfatte; al contempo, è evitata la soluzione
ingiustificatamente rigida di richiedere, per l’invio al registro delle imprese di documenti che
nascono come cartacei, la sottoscrizione digitale da parte di tutti gli autori.
Tenuto conto di queste considerazioni, è opportuno un intervento normativo che
riproponga nel sistema a regime, generalizzandola, la soluzione già sperimentata per l’invio
dei bilanci. Dovrebbe in sintesi essere consentito, a un soggetto a conoscenza dei fatti,
legittimato dove necessario attraverso apposita procura ad adempiere agli obblighi di
pubblicità commerciale, di dichiarare la conformità all’originale cartaceo del documento
informatico da iscrivere o depositare e di apporvi la propria firma digitale. La dichiarazione di
conformità all’originale è già consentita, dal nostro ordinamento, per la copia dei documenti
fiscali che devono essere conservati dai privati (articolo 19 del Testo unico sulla
documentazione amministrativa, in tema di modalità alternative all’autenticazione di copie).
Per conseguire gli obiettivi di semplificazione qui auspicati, sarebbe sufficiente estendere
tale previsione anche alle copie degli atti da depositare o iscrivere presso il registro delle
imprese.
Nel documento tecnico allegato sono approfondite, sotto il profilo giuridico, le modalità
informatiche di adempimento degli obblighi presso il registro delle imprese, distinguendo tra
le soluzioni già adottabili nell’attuale quadro normativo e quelle che richiedono invece un
intervento de iure condendo.
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Allegato*
IL REGISTRO DELLE IMPRESE INFORMATICO
1. Le modalità informatiche di adempimento degli obblighi presso il registro delle
imprese
L’articolo 31 della legge n. 340/2000 prevede che le domande, le denunce e gli atti che
le accompagnano da depositare presso il registro delle imprese devono essere inviate in via
telematica ovvero attraverso supporto informatico.
Le fonti che regolano questi obblighi sono costituite dal codice civile, dal regolamento di
attuazione del registro delle imprese (d. P. R. 7 dicembre 1995, n. 581), dal regolamento di
semplificazione della disciplina in materia di registro delle imprese (d. P. R. 14 dicembre
1999, n. 558), dal Testo unico in materia di documentazione amministrativa (d. P. R. 28
dicembre 2000, n. 445).
L’obbligo di presentare in via telematica o su supporto informatico la domanda di
iscrizione/deposito nonché i documenti annessi non implica l’abrogazione delle norme del
codice civile e del regolamento di attuazione del registro delle imprese che individuano i
requisiti formali per l’iscrizione /deposito. Di conseguenza il sistema normativo che regge le
formalità pubblicitarie presso il registro delle imprese deve essere ricostruito attraverso una
applicazione delle predette norme che tenga conto del nuovo ambiente informatico e dei
principi giuridici che lo connotano.
Il procedimento pubblicitario prende avvio con la proposizione da parte dell’interessato
di una domanda volta a chiedere l’iscrizione di un certo atto o fatto o il deposito di un atto, il
quale viene a essere allegato alla domanda stessa. La novità del nuovo regime è che tanto
la domanda quanto l’atto devono essere presentati sotto forma di documento non cartaceo
ma informatico.
2. La domanda di iscrizione/deposito
2.1. Forma della sottoscrizione
Secondo l’articolo 2189 del codice civile, le iscrizioni nel registro sono eseguite su
domanda sottoscritta dall’interessato. Prima di procedere all’iscrizione, l’ufficio del registro
deve accertare l’autenticità della sottoscrizione. Il regolamento n. 581/1995 stabilisce, agli
articoli 11 e 14, che per l’attuazione della pubblicità il richiedente presenta all’ufficio una
domanda recante la data e la sottoscrizione.
Con riferimento all’ambiente informatico, l’articolo 38, comma 2, del Testo unico
stabilisce che le istanze inviate alla pubblica amministrazione sono valide: a) se sottoscritte
con firma digitale, basata su di un certificato qualificato, rilasciato da un certificatore
* a cura di Leonardo Benvenuto e Annalisa Oresta
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accreditato, e generata mediante un dispositivo per la firma sicura; b) ovvero quando
l’autore è identificato dal sistema informatico con l’uso della carta d’identità elettronica o della
carta nazionale dei servizi.
Tale disposizione, se pure dettata per l’invio in via telematica, ben può ritenersi
applicabile in via analogica anche alla presentazione su supporto informatico. In entrambi i
casi quindi la domanda può considerarsi “sottoscritta” se accompagnata da firma digitale.
L’articolo 38, comma 2, sembra diretto ad attribuire alla firma digitale la qualità di unico
tipo di firma elettronica valida ai fini della corretta presentazione di istanze alla Pubblica
Amministrazione. Se così fosse non sarebbe legittimo sottoscrivere con altro tipo di firma
elettronica la domanda di iscrizione/deposito.
Potrebbe però anche ipotizzarsi che tale disposizione affermi una presunzione assoluta
di validità della firma digitale, senza però necessariamente escludere la possibile validità di
altri tipi di firme elettroniche. In tal senso, le autorità competenti potrebbero indicare anche
altri sistemi di firma elettronica da esse reputati validi per la presentazione delle istanze1.
L’articolo 2189 del codice civile prevede che l’ufficio accerti l’autenticità della
sottoscrizione della domanda. Questa prescrizione viene ripresa anche dall’articolo 11,
comma 6, lett.a, del regolamento n. 581/1995. La Relazione al citato regolamento illustra tale
previsione affermando che l’ufficio accerta l’autenticità della sottoscrizione nei modi previsti
dall’articolo 20 della legge 4 gennaio 1968, n. 15. La legge n. 15 del 1968 è stata abrogata
dal Testo unico il quale stabilisce al contempo (articolo 21) che l’autenticità della
sottoscrizione di qualsiasi istanza da produrre alla pubblica amministrazione è garantita con
le modalità di cui all’articolo 38, commi 2 e 3, dello stesso Testo unico.
Il comma 2, già citato, prevede la sottoscrizione mediante firma digitale o
l’identificazione dell’autore da parte del sistema informatico con l’uso della carta d’identità
elettronica o della carta nazionale dei servizi. Il comma 3 prevede che le istanze e le
dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi della pubblica
amministrazione sono sottoscritte dall’interessato in presenza del dipendente addetto,
ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un
documento di identità del sottoscrittore. Le istanze e la copia fotostatica del documento di
identità possono essere inviate per via telematica.
Tale richiamo alle disposizioni dell’articolo 38 può essere suscettibile di una duplice
lettura. La prima è che l’autenticità della sottoscrizione è garantita dall’applicazione
congiunta delle disposizioni. In tal caso l’autenticità della sottoscrizione della domanda
1
Nello stesso ordinamento comunitario, nel quale vanno inquadrate le disposizioni nazionali in
materia di firma elettronica, si ritrovano esempi di utilizzo estremamente flessibile dei sistemi di
comunicazione con mezzi elettronici in rapporti tra soggetti privati e organismi pubblici analoghi a
quelli in esame. Ad esempio, nella recente disciplina comunitaria in materia di disegno o modello
comunitario, quando le domande di registrazione dei disegni o modelli da presentare all’Ufficio per
l’armonizzazione del mercato interno sono trasmesse con mezzi elettronici, è ritenuta sufficiente la
digitazione, nella domanda, del nome del mittente (articolo 67 del Regolamento comunitario n.
2245/2002 del 21 ottobre 2002).
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sarebbe garantita dall’apposizione, all’istanza, della sottoscrizione con firma digitale
accompagnata dalla copia semplice del documento d’identità.
La seconda lettura è quella che vede i commi 2 e 3 dell’articolo 38 come modalità
alternative di garanzia dell’autenticità della sottoscrizione. Le istanze sottoscritte con firma
digitale, in base al comma 2, sarebbero valide anche sotto il profilo dell’autenticità della
sottoscrizione. La possibilità di inviare l’istanza e la copia fotostatica del documento
d’identità, di cui al comma 3, farebbe riferimento al caso in cui la sottoscrizione non avvenga
con firma digitale.
A conforto di quest’ultima interpretazione, è da sottolineare che l’articolo 24 del Testo
unico, nel disciplinare la firma digitale autenticata, afferma che ai fini e per gli effetti della
presentazione di istanze agli organi della pubblica amministrazione deve considerarsi
apposta in presenza del dipendente addetto la firma digitale inserita nel documento
informatico presentato o depositato presso la pubblica amministrazione (e quindi come forma
sostitutiva dell’autenticazione che avviene attraverso l’identificazione da parte del funzionario
pubblico della persona che appone la firma).
Si ritiene quindi che l’istanza presentata in via telematica o su supporto informatico con
firma digitale non solo debba considerarsi validamente sottoscritta, ma soddisfi anche il
requisito dell’accertamento dell’autenticità.
2.2. Novero dei soggetti deputati a sottoscrivere l’istanza
Non vi è una norma che individui il soggetto legittimato in generale a richiedere gli
adempimenti pubblicitari presso il registro delle imprese, e cioè a sottoscrivere l’istanza di
iscrizione/deposito. L’articolo 2189 del codice civile, al primo comma, prevede che la
domanda di iscrizione debba essere presentata su domanda dell’interessato. Il d.p.r. n. 581
del 1995 dispone, all’articolo 11, che: “Per l’attuazione della pubblicità del registro delle
imprese il richiedente presenta all’ufficio della camera di commercio della provincia nella
quale l’imprenditore ha la sede una domanda recante la sottoscrizione, redatta secondo il
modello approvato con decreto del Ministro dell’industria”.
In linea di principio, è legittimato a richiedere l’iscrizione chi ha un interesse specifico
derivante da una previsione normativa che impone a un certo soggetto l’obbligo di
provvedere all’iscrizione ovvero lo autorizza a provvedere all’iscrizione in sostituzione del
soggetto in capo al quale l’obbligo è posto.
Nella maggior parte dei casi, peraltro, le disposizioni che prevedono specifici obblighi
pubblicitari indicano anche quali siano i soggetti legittimati a presentare le istanze per gli
adempimenti pubblicitari presso il registro delle imprese.
Soggetti obbligati in via principale
Nelle società di capitali l’interesse personale e diretto di regola spetta agli amministratori
sui quali grava in via principale l’obbligo di richiedere l’iscrizione.
In alcune disposizioni (atti costitutivi in forma di atto pubblico, delibere di emissione di
obbligazioni, modifiche dell’atto costitutivo, delibere di trasformazione, fusione e scissione,
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atto di fusione e di scissione) accanto all’obbligo dell’amministratore il codice civile prevede
anche l’obbligo in via principale del notaio come pubblico ufficiale rogante (articolo 2436).
Vi sono anche norme le quali stabiliscono, in alcune specifiche ipotesi, l’obbligo
principale soltanto in capo a soggetti diversi dagli amministratori, ovvero il collegio sindacale
(art.2385, ultimo comma), i liquidatori (art.2309), il notaio (art. 2479), l’erede e il legatario del
socio, il rappresentante comune degli obbligazionisti e degli azionisti di risparmio.
In alcuni casi le disposizioni prevedono l’obbligo pubblicitario senza indicare il soggetto
tenuto all’adempimento. Il legittimato dovrà essere individuato caso per caso sulla base della
ratio della disposizione. Si pensi a titolo d’esempio al deposito del progetto di fusione presso
il registro delle imprese. Legittimati al deposito devono essere considerati nel caso di specie
gli amministratori.
Soggetti obbligati in via sussidiaria
La legge riconosce poi ad alcuni soggetti, quali i soci (e i membri del GEIE), la facoltà di
richiedere l’iscrizione, in via sussidiaria, sostituendosi ai soggetti che non hanno adempiuto
agli obblighi a loro carico. In particolare bisogna evidenziare che il collegio sindacale ha un
obbligo generale di carattere sussidiario posto dall’articolo 2406 del codice civile (così come
modificato dal decreto legislativo n.6/2003) il quale prevede che in caso di omissione o di
ingiustificato ritardo da parte degli amministratori il collegio sindacale deve convocare
l’assemblea ed eseguire le pubblicazioni prescritte dalla legge.
Institori
Gli articoli 2203 e seguenti del codice civile prevedono una disciplina specifica della
rappresentanza degli “ausiliari” dell’imprenditore. L’institore - colui che è preposto dal titolare
all’esercizio di un’impresa commerciale, di una sua sede secondaria o di un suo ramo
particolare - in ragione dell’atto di preposizione, può compiere tutti gli atti pertinenti
all’esercizio dell’impresa a cui è preposto salve le limitazioni previste dalla procura. In
generale l’institore ha nell’ambito dell’impresa poteri di iniziativa e autonomia analoghi a
quelli dell’imprenditore, salvo il potere di alienare o ipotecare i beni immobili del preponente e
salve ovviamente le attribuzioni non delegabili di cui all’articolo 2381 del codice civile.
La giurisprudenza è costante nell’affermare che il potere di gestione e rappresentanza
per tutti gli atti che si riferiscono all’impresa (o alla sede secondaria o al ramo particolare)
sono attribuiti all’institore per il fatto stesso della preposizione, senza che sia necessario uno
specifico atto di conferimento della procura. Tale affermazione conferma perciò la
sostanziale natura legale della rappresentanza institoria essendo la procura solo eventuale e
prevista per porre dei limiti ai poteri di rappresentanza generale riconosciuti dalla legge.
Ne discende che la posizione di institore può essere provata non solo tramite la procura,
ma anche attraverso altri documenti idonei.
L’articolo 2205 prevede che l’institore, per le imprese o le sedi secondarie alle quali è
preposto, è tenuto insieme con l’imprenditore all’osservanza delle disposizioni riguardanti
l’iscrizione nel registro delle imprese e la tenuta delle scritture contabili. Tale norma pone
perciò in capo all’institore l’obbligo in via principale ad assolvere gli adempimenti pubblicitari.
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Di conseguenza l’institore può sottoscrivere l’istanza presso il registro delle imprese senza
che sia necessario allegare la procura potendo il suo potere essere dimostrato anche da altri
documenti.
Pubblici ufficiali roganti o autenticanti
Il decreto legge 25 ottobre 2002, n. 236, convertito con la legge 27 dicembre 2002, 284,
ha aggiunto all’articolo 31 della legge n. 340/2000 un nuovo comma 2-ter secondo cui i
pubblici ufficiali che rogano o autenticano gli atti da iscrivere o depositare possono in ogni
caso richiederne direttamente l’esecuzione al registro delle imprese.
Con tale disposizione il pubblico ufficiale che roga o autentica l’atto acquista una
legittimazione generale a richiedere l’iscrizione o il deposito presso il registro delle imprese,
potendo quindi sottoscrivere l’istanza.
Come evidenziato dalla circolare 1° agosto 2003 n. 3563/C del Ministero delle Attività
produttive la legittimazione del pubblico ufficiale deriva direttamente dalla legge e non
occorre quindi un previo mandato al fine di sottoscrivere l’istanza.
2.3 Delega a terzi
Legittimità della delega a terzi ad adempiere gli obblighi pubblicitari
E’ da verificare se gli amministratori possano delegare a un soggetto terzo gli
adempimenti pubblicitari derivanti dagli obblighi normativi e cioè possano attribuirgli,
mediante una procura, il potere di formulare l’istanza. Questo potere può essere generale,
nel caso in cui si conferisca al rappresentante il potere di compiere tutti gli atti relativi al
registro delle imprese, ovvero speciale, nel caso in cui si conferisca al rappresentante il
potere di formulare l’istanza per specifici atti da depositare o iscrivere.
Tale problema non riguarda il caso in cui il soggetto sia chiamato solo a trasmettere
materialmente l’atto di volontà dell’amministratore. In questo caso siamo di fronte a un
nuncius il cui compito si esaurisce nel comunicare una dichiarazione già emessa prima della
sua trasmissione. Si pensi per i depositi cartacei al soggetto che materialmente depositava
l’atto presso l’ufficio del registro delle imprese.
La questione deve essere considerata sotto un duplice profilo, privatistico e
pubblicistico. L’istanza, ossia la domanda con cui il soggetto richiede l’iscrizione o il deposito,
presenta infatti sia natura di atto giuridico dichiarativo (di qui la valenza privatistica), sia
natura di atto di iniziativa diretto ad avviare il procedimento di iscrizione/deposito presso la
pubblica amministrazione (di qui, la valenza pubblicistica).
Gli amministratori titolari del potere rappresentativo possono conferire procure per il
compimento di atti anche non negoziali2 a terzi estranei all’organo amministrativo, legati o
meno da un rapporto di lavoro subordinato con la società.
2
Tra cui atti dichiarativi come notificazioni, pagamenti, diffide.
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Limiti a questa facoltà possono derivare, oltre che dal già menzionato articolo 2381 del
codice civile, anche da specifici divieti posti dall’atto costitutivo o dallo statuto della società.
Un problema distinto riguarda la possibilità per gli amministratori di attribuire le c. d.
procure generali ad negotia. Con riferimento a tale ipotesi, una parte della giurisprudenza
ritiene che la clausola statutaria che consente all’organo amministrativo di nominare
procuratori generali sia illegittima poiché comporta la creazione di un organo dell’ente fornito
di un potere generale di rappresentanza verso i terzi, laddove la struttura delle società di
capitali e gli organi attraverso i quali queste operano all’esterno sono previsti e disciplinati in
modo tipico e tassativo dal legislatore (in tale senso i procuratori generali, pur svolgendo
attività proprie dell’amministratore, non soggiacciono alle norme che disciplinano la nomina,
l’attività e la responsabilità di chi è investito della funzione amministrativa) 3.
Un’altra parte della giurisprudenza afferma, al contrario, che la nomina di procuratori
generali autorizzati a compiere qualsiasi atto giuridico in nome e per conto della società è
legittima nella misura in cui il conferimento dell’incarico non si traduca in “abdicazione” del
consiglio4. In altri termini, premesso che rientra nei poteri degli amministratori quello di
conferire a dipendenti o a terzi procure anche generali, dovrebbe però escludersi che gli
amministratori siano autorizzati ad affidare a terzi la completa direzione dell’attività sociale
con un totale svuotamento dei loro poteri e una sostanziale abdicazione delle loro funzioni
gestorie5.
Va peraltro osservato che il problema affrontato dalla giurisprudenza è sostanzialmente
diverso da quello qui in esame. E’ infatti evidente che l’attribuzione del potere di adempiere
gli obblighi pubblicitari non implica di per sé la sussistenza di una procura diretta ad attribuire
un potere generale di rappresentanza. Pertanto, sotto il profilo privatistico non sembrano
sussistere ostacoli all’attribuzione a un terzo del potere di adempiere gli obblighi pubblicitari
presso il registro delle imprese.
Venendo agli aspetti di carattere pubblicistico, l’istanza amministrativa è definita come la
dichiarazione che il soggetto privato rivolge a un’autorità amministrativa, al fine di ottenere
da questa un’attività che può essere materiale o di tipo intellettuale, come l’emanazione di un
provvedimento o di una dichiarazione di scienza6.
La dottrina qualifica l’atto di iniziativa del privato come atto di natura negoziale ovvero
come atto di volontà7. Ad esso trovano applicazione le norme generali di diritto privato che
3
Tribunale Milano, 6 maggio 1982 in Rivista del notariato, 1982, p. 927.
Sul punto vedi P. ABBADESSA, La gestione dell’impresa nella società per azioni, 1975, Milano, p. 77.
5
Cfr. Cassazione, 9 novembre 1982, n.5877, in Giustizia civile, 1983, Parte I, p. 2699. Vedi anche Tribunale
Milano 9 marzo 1989 in Le società, 1989, p. 926.
6
Sul punto vedi G. PALEOLOGO, Istanza amministrativa, in Enc. giur., vol. XVII. Nel caso qui analizzato, il
procedimento amministrativo a cui dà inizio l’istanza è un procedimento dichiarativo e in particolare un
procedimento di registrazione, consistente nell’attività di annotazione o di inserzione in appositi registri (pubblici
registri) di atti giuridici o di notizie relativi a fatti accertati dall’autorità (S. LARICCIA, Diritto amministrativo, 2000,
Padova, p. 461).
7
Sul punto confronta P. VIRGA, Diritto Amministrativo, 1997, Milano, Atti e ricorsi, vol.2, pag.72 e G. PALEOLOGO,
cit., p. 3 .
4
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disciplinano il regime della capacità o dei vizi di volontà dell’istante8. Ciò dovrebbe indurre a
ritenere che trovino applicazione anche i principi di diritto privato in materia di
rappresentanza. In tal senso si è espressa l’unica giurisprudenza nota, secondo cui la
domanda di partecipazione a una gara d’appalto può essere presentata da un soggetto
diverso dal legale rappresentante della società interessata, purché questi abbia ricevuto una
procura speciale dal legale rappresentante9.
L’atto di conferimento della delega
Nel caso di delega a terzi per l’adempimento degli obblighi pubblicitari, sarà necessario
dimostrare all’ufficio del registro l’attribuzione del potere rappresentativo attraverso la
procura. La procura con cui si conferisce ad un terzo il potere di adempiere gli obblighi di
pubblicità commerciale è disciplinata dai principi generali in materia di rappresentanza (artt.
1387-1400 del codice civile) nonché, nel caso in cui si tratti di ausiliari a cui vengono
richieste prestazioni di carattere continuativo, dai principi speciali in materia di
rappresentanza commerciale (artt. 2203-2213 del codice civile).
Va notato che la procura è semplicemente un negozio con cui si conferisce a un
soggetto un potere rappresentativo nei confronti di terzi. Per disciplinare il rapporto interno
tra rappresentante e rappresentato al fine di garantire l’adempimento degli obblighi in
questione sarà necessario accompagnare la procura con un ulteriore negozio, quale ad
esempio il contratto di mandato.
Soggetto legittimato al conferimento della procura
Il negozio attraverso cui un soggetto conferisce ad un altro il potere di rappresentarlo
non può che essere sottoscritto dall’organo sociale legittimato ad impegnare la società nei
confronti dei terzi. Sono quindi legittimati a sottoscrivere la procura gli amministratori che
risultano titolari del potere di rappresentanza.
Ciò vale anche in quei casi in cui all’amministratore con potere di rappresentanza non
venga conferito dal consiglio il potere di decidere sul conferimento di procure (si pensi, ad
esempio, all’ipotesi in cui il potere di gestione spetti esclusivamente al consiglio). Come
infatti sostenuto dalla migliore dottrina, il procedimento deliberativo consiliare è irrilevante nei
confronti dell’esterno, con la sola eccezione dell’ipotesi prevista dall’articolo 239110. Ne
8
In tal senso si è espresso il Consiglio di Stato (Cons. St., sez. IV, 9 maggio 1951, n.319 e 4 aprile
1951, n.203, in Consiglio di Stato, 1951, I, rispettivamente 512 e 324).
9
Va osservato, per completezza, che la Guida all’invio telematico delle pratiche al Registro imprese redatta da
Unioncamere già prevede che, qualora l’obbligato “non sia in possesso di firma digitale o, se pure munito, sia
impossibilitato a provvedere, potrà presentare le istanze e le denunce al Registro delle imprese tramite un
procuratore che ne sia provvisto”. In questo contesto, la Guida prevede due casi: “procura permanente” e
“procura speciale”. In quest’ultimo caso viene previsto che il procuratore apponga firma autografa sul modello
“procura speciale, domiciliazione e dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà”. Il modello viene poi acquisito
attraverso scanner assieme alla copia dei documenti di identità di coloro che sottoscrivono con firma autografa e
firmato digitalmente dal procuratore.
10
Cfr. V. Calandra Buonaura, Potere di gestione e potere di rappresentanza degli amministratori, in Trattato delle
società per azioni, diretto da Colombo e Portale, 1991, Torino, vol IV, pag.165 ss.. In senso conforme anche la
recente giurisprudenza di legittimità (Cassazione, 7 febbraio 2000, n. 1325), secondo cui non è opponibile ai terzi
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discende che non può essere richiesta alla società per giustificare il conferimento della
procura una apposita delibera del consiglio di amministrazione, essendo sufficiente un atto
sottoscritto dai titolari del potere di rappresentanza.
Forma della procura
Per quanto riguarda la forma della procura, occorre fare riferimento alle disposizioni che
regolano l’istituto della rappresentanza in generale, alle disposizioni in materia di
rappresentanza commerciale nonché alle disposizioni del Testo unico che disciplinano i
requisiti di validità degli atti presentati alla pubblica amministrazione.
E’ da ritenere che il documento informatico attraverso cui si conferisce la procura debba
essere sottoscritto con firma digitale. Infatti, l’articolo 1392 del codice civile prevede che la
procura deve essere rilasciata con le forme prescritte per il contratto che il rappresentante
deve concludere. Tale principio dovrebbe ritenersi applicabile tanto nel caso in cui il
rappresentante sia chiamato a concludere negozi quanto nel caso in cui sia chiamato a
compiere atti giuridici, ivi compresi l’istanza di deposito/iscrizione. Per le istanze inviate per
via telematica, il Testo unico pone come requisito formale la sottoscrizione con firma digitale
(basata su un certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato, e generata
mediante un dispositivo per la firma sicura) ovvero l’identificazione dell’autore da parte del
sistema informatico con l’uso della carta d’identità elettronica o della carta nazionale dei
servizi. Inoltre, il Testo unico prevede che il deposito di un documento per via telematica o su
supporto informatico presso una pubblica amministrazione è valido se vi sono apposte la
firma digitale e la validazione temporale.
Le disposizioni del Testo unico inducono a ritenere che il rilascio della procura sia valido
se questa è sottoscritta con firma digitale11.
Un distinto problema è se la procura conferita dagli amministratori debba anche essere
autenticata dal notaio. Il problema si pone nei casi in cui, ai sensi dell’articolo 2206 del
codice civile, “la procura con sottoscrizione del preponente autenticata” deve essere
depositata per l’iscrizione presso l’ufficio del registro delle imprese. In questi casi, la procura
conferita dagli amministratori e autenticata con firma digitale dal notaio deve essere
considerata senz’altro valida. E’ anche ipotizzabile che la firma digitale dell’amministratore
possa essere ritenuta sufficiente a soddisfare le esigenze sottostanti la richiesta di
autenticazione, che era stata introdotta in un contesto di documentazione cartacea (cfr. infra
in buona fede che hanno concluso atti con il rappresentante della società “la denunziata inesistenza della
preventiva delibera del consiglio di amministrazione”.
11
Secondo una linea interpretativa, la firma digitale sarebbe un requisito di forma richiesto ad
regularitatem e quindi, non essendo un requisito ad substantiam, sarebbe estraneo alla previsione
dell’articolo 1392. Tuttavia, va osservato che la forma integrativa ad regularitatem si caratterizza
rispetto alla forma richiesta ad substantiam per il fatto che l’atto o il negozio cui si connette esiste già
indipendentemente dalla forma e questa è funzionale solo a un particolare effetto, che nel caso di
specie sarebbe il fatto di assicurare la regolarità del procedimento amministrativo. Nel caso in
questione l’istanza, se non sottoscritta con firma digitale, non ha rilievo giuridico in quanto la stessa ha
l’unica funzione di aprire un procedimento amministrativo; ciò porta a ritenere che la sottoscrizione
con firma digitale possa essere considerata un requisito di forma ad substantiam.
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le considerazioni sulla ratio della autenticazione in un contesto di firma digitale, nel paragrafo
relativo agli atti soggetti a iscrizione non depositati presso un notaio).
Soggetto legittimato a ricevere la procura: in particolare le società
La legittimazione a sottoscrivere l’istanza può essere conferita a persone fisiche che
intrattengono con l’imprenditore un rapporto di lavoro subordinato ovvero un rapporto di
lavoro autonomo. Resta da approfondire se sia possibile conferire la procura a sottoscrivere
l’istanza anche a persone giuridiche e in particolare a società, anche quale incarico di
carattere continuativo.
Anche se una società non può essere qualificata come institore o procuratore secondo
gli articoli 2203 e seguenti del codice civile, non sembrano sussistere ostacoli giuridici di
principio alla possibilità di attribuire ad essa una legittimazione a sottoscrivere istanze per
conto e in nome del preponente. La società a sua volta ben potrebbe incaricare un terzo
dell’assolvimento di tali compiti; del resto l’articolo 1717 del codice civile contempla
espressamente la possibilità che il mandatario sostituisca altri a se stesso nell’esercizio del
mandato. Qualora si intenda avvalersi di questa possibilità, appare però necessario
prevedere espressamente la possibilità di subdelega nella procura primaria, così da
superare eventuali obiezioni legate all’opinione che nega la possibilità di cedere il potere
rappresentativo12.
Contenuto dell’atto di conferimento della procura
La procura è, come detto, solo l’atto unilaterale con cui l’impresa conferisce al terzo il
potere di rappresentarla. La stessa può assumere quindi tanto una formulazione specifica
quanto una formulazione ampia e generica di atto di autorizzazione all’assolvimento in nome
e per conto del rappresentato degli obblighi afferenti la disciplina in materia di pubblicità
commerciale. Il rapporto tra rappresentante e rappresentato potrà essere invece regolato in
un separato contratto che disciplina gli obblighi e i diritti delle parti.
3. Documenti che accompagnano l’istanza di iscrizione o deposito
Per affrontare il problema relativo alle formalità connesse ai documenti che
accompagnano l’istanza di iscrizione/deposito presso il registro delle imprese, occorre
anzitutto osservare che vi è un’ampia varietà di eventi interessati: oggetto di pubblicità
possono essere atti sociali (atto costitutivo e delibere di modifica dell’atto), fatti sociali (la
nomina o la cessazione degli amministratori), atti giudiziari (decreto del tribunale di riduzione
del capitale per perdite), atti dei soci (atti di trasferimento di quote di società a responsabilità
limitata).
Sono varie, inoltre, le condizioni formali richieste per effettuare la pubblicità. Si noti che i
requisiti formali in questione non riguardano la validità dell’atto ma attengono alla possibilità
12
Così C. M. Bianca, Il contratto, 2000, Milano, pag. 182, secondo il quale il rappresentante può “cedere o
subdelegare il proprio potere quando ciò sia previsto dal titolo”. La giurisprudenza (Cass. 23 aprile 1980, n. 2663)
ha precisato che il principio delegatus delegare non potest può trovare rigorose applicazioni solo nel campo del
diritto pubblico, mentre non opera nel campo del diritto privato.
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di attuare la pubblicità; in questo caso, quindi, si può propriamente parlare di requisiti formali
ad regularitatem.
3.1. Le formalità degli atti soggetti ad iscrizione/deposito
In materia di pubblicità legale attuata con il registro delle imprese, il regolamento n.
581/1995 distingue gli atti soggetti a iscrizione da quelli soggetti a deposito.
Per gli atti soggetti a iscrizione, l’articolo 11, comma 4, stabilisce che l’atto da iscrivere,
se trattasi di scrittura privata non depositata presso un notaio, è depositato in originale con
sottoscrizione autenticata13; negli altri casi l’atto è depositato in copia autentica; l’estratto è
depositato in forma autentica ai sensi dell’articolo 2718 cod. civ., riguardante le riproduzioni
per estratto rilasciate da pubblici ufficiali.
Per gli atti soggetti a deposito l’articolo 14 del regolamento n. 581/1995 non prevede
invece requisiti formali14.
Atti soggetti a iscrizione depositati presso un notaio
Nel caso di atto soggetto ad iscrizione depositato presso un notaio, è richiesto il
deposito della riproduzione integrale dell’atto con l’attestazione notarile di conformità
all’originale. Per i documenti formati in origine su supporto cartaceo, valgono le regole fissate
dall’articolo 20, comma 3, del Testo unico che disciplina l’autenticazione delle copie su
supporto informatico di documenti cartacei15.
Atti soggetti a iscrizione non depositati presso un notaio
Per gli atti non depositati presso un notaio l’articolo 11 prevede il deposito in originale
con sottoscrizione autenticata.
Nella prassi del sistema previgente, l’adempimento era soddisfatto depositando i
documenti con sottoscrizione autografa accompagnata dalla fotocopia del documento di
identità. Occorre evitare che, con il passaggio all’informatizzazione, vi sia un ingiustificato
appesantimento degli adempimenti.
13
Anche la disciplina in materia di pubblicità dei registri immobiliari - artt. 2657 e 2674 del codice civile
- e in materia di iscrizione ipotecaria - art. 2835 del codice civile – prevede che gli atti giuridici da
trascrivere nei pubblici registri a fini di pubblicità legale, nel caso in cui non nascano come atti pubblici,
devono essere atti con sottoscrizione autenticata.
14
Il codice civile contempla i requisiti formali che alcuni atti devono possedere per l’adempimento degli obblighi di
pubblicità commerciale. A titolo di esempio ricordiamo che: l’articolo 2206 prevede, in materia di pubblicità
institoria, che la procura deve essere depositata per l’iscrizione con sottoscrizione del preponente autenticata;
l’articolo 2479 afferma che l’atto di trasferimento delle quote di società a responsabilità limitata deve essere
depositato per l’iscrizione con sottoscrizione autenticata; l’articolo 2435 stabilisce che deve essere depositata
presso il registro delle imprese una copia del bilancio.
15
L’articolo 20 prevede, al comma 3, che le copie su supporto informatico di documenti, formati in origine su
supporto cartaceo o comunque non informatico, sostituiscono gli originali se la loro conformità all’originale è
autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione allegata al documento.
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La soluzione più ragionevole, in ambiente informatico, sembra quella di ritenere
soddisfatto il requisito di cui all’articolo 11, comma 4, con la semplice apposizione della firma
digitale del soggetto. Infatti, nell’ambiente informatico, le formalità connesse al rilascio del
certificato qualificato con cui è possibile sottoscrivere digitalmente i documenti garantiscono
un elevato grado di sicurezza circa la provenienza della sottoscrizione (oltre che sulla non
alterabilità del documento in seguito alla sottoscrizione)16. Non sembra necessario, per le
esigenze di carattere pubblicistico del registro delle imprese, richiedere un’ulteriore verifica
dell’identità del sottoscrittore attraverso l’intervento di un pubblico ufficiale17.
Risulta invece incoerente con le esigenze di efficienza e semplificazione alla base della
trasformazione in senso informatico dei rapporti con il registro delle imprese l’ipotesi
alternativa, di ritenere necessaria una autentica notarile della firma digitale del soggetto (che
potrebbe essere sostenuta facendo riferimento alle disposizioni in materia di autentica della
firma digitale contenute nei commi 1 e 2 dell’articolo 24 del Testo unico).
Del resto, vi sono già esempi nell’ordinamento di situazioni per le quali originariamente
era previsto il requisito dell’autenticazione da parte di un pubblico ufficiale e in un secondo
tempo è stata riconosciuta la legittimità di modalità alternative di identificazione del soggetto
interessato. Un esempio è fornito dalle istanze alla pubblica amministrazione: ai sensi
dell’articolo 3, comma 11, della legge 15 maggio 1997, n. 127 (ora trasfuso nell’articolo 38,
comma 3, del Testo unico) non è necessaria l’autenticazione se la sottoscrizione delle
istanze è apposta in presenza del dipendente addetto ovvero se l’istanza è presentata
unitamente a copia fotostatica non autenticata del documento d’identità.
Sul tema, appare indispensabile un chiarimento da parte delle autorità competenti.
Questi profili dovranno essere tenuti in considerazione anche in sede di revisione del
regolamento sul registro delle imprese; in particolare, appare auspicabile che nel nuovo
contesto dell’informatizzazione l’articolo 11, comma 4, venga modificato eliminando il
requisito dell’autenticazione della sottoscrizione.
Fatti soggetti a iscrizione
L’articolo 11 nel disciplinare le formalità degli atti soggetti ad iscrizione non si occupa del
caso in cui oggetto di pubblicità sia un fatto. Per tale evenienza, è da ritenere che se il fatto è
dichiarato nell’istanza, esso non abbia una separata evidenza in quanto autonomo
documento informatico. Se invece il fatto è dichiarato in un autonomo documento, questo
dovrebbe in linea di principio essere sottoscritto con la firma digitale da parte del soggetto
che sottoscrive anche l’istanza. Occorrerà in quest’ultimo caso applicare l’articolo 24, comma
6, relativo ai requisiti di validità degli atti depositati presso una pubblica amministrazione
(apposizione della firma digitale e della validazione temporale).
16
Cfr. gli obblighi cui è sottoposto il certificatore nel rilascio del certificato qualificato ai sensi dell’articolo 29-bis
del Testo unico.
17
Le considerazioni appena svolte possono essere estense anche alle formalità per l’iscrizione nel
registro delle imprese della procura, ai sensi dell’articolo 2206 del codice civile.
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Atti soggetti a mero deposito
Per gli atti soggetti a mero deposito, il regolamento n. 581/95 non prevede una
particolare forma dell’atto né in particolare l’autentica della sottoscrizione18. Come detto,
però, l’articolo 24, comma 6, del Testo unico prevede che il deposito di un documento per via
telematica o su supporto informatico a una pubblica amministrazione è valido a tutti gli effetti
di legge se vi sono apposte la firma digitale e la validazione temporale.
3. 2. Il soggetto legittimato a sottoscrivere l’atto oggetto dell’iscrizione o del deposito
Il documento da allegare all’istanza è validamente inviato se sottoscritto in forma digitale
dai soggetti che, nel precedente regime, dovevano sottoscrivere l’originale cartaceo.
Nel caso in cui un documento nasca in formato cartaceo, nel nuovo regime deve essere
inviata al registro delle imprese una copia informatica dello stesso. Si pone in questo caso il
problema se il documento informatico conforme all’originale cartaceo possa essere
validamente sottoscritto con firma digitale da un soggetto diverso dall’autore (inteso come il
soggetto che ha sottoscritto l’originale cartaceo). E’ centrale a questo proposito individuare la
funzione della firma digitale da apporre, ai sensi dell’articolo 24, comma 6, del Testo unico, ai
documenti presentati alla pubblica amministrazione. Se infatti la firma digitale deve essere
apposta quale elemento di identificazione del soggetto cui l’atto è ideologicamente
imputabile, la stessa deve essere apposta dall’autore. Se invece la firma digitale ha la
funzione di requisito di regolarità per il deposito dell’atto, è ipotizzabile che possa essere
apposta da un terzo, che attesta la conformità del documento all’originale cartaceo.
Questa soluzione è già utilizzata per gli atti soggetti ad iscrizione depositati presso il
notaio: infatti, la sottoscrizione digitale del documento formato in origine su supporto
cartaceo è apposta dal notaio, ai sensi dell’articolo 20, comma 3 del Testo unico.
Per gli atti soggetti a iscrizione non depositati presso un notaio e per gli atti soggetti a
deposito, invece, il problema è aperto.
Un primo orientamento favorevole si è avuto nella fase di invio sperimentale del bilancio
con mezzi informatici. Con il decreto 20 marzo 2003 del Ministro delle Attività produttive, è
stato consentito di adempiere l’obbligo pubblicitario attraverso le seguenti formalità:
18
Una dottrina (E. BOCCHINI, Manuale del registro delle imprese, 1999, Padova, p. 280) afferma che se pure
l’articolo 14 del regolamento di attuazione del registro delle imprese non richiama le disposizioni in materia di
iscrizione un’interpretazione sistematica indurrebbe a ritenere che l’atto soggetto a deposito deve essere
presentato in originale con sottoscrizione autenticata, se trattasi di scrittura privata non depositata presso un
notaio, in copia autentica negli altri casi. Tale soluzione non appare del tutto convincente. E’ infatti da dimostrare
che la differente formulazione dell’articolo 14 rispetto all’articolo 11 è frutto di lacuna da colmare con il ricorso
all’analogia e non invece il frutto di una precisa scelta. Al riguardo è da ricordare, sotto un profilo formale, che
l’articolo 14 si preoccupa di effettuare un rimando ai principi contenuti nell’articolo 11 per i profili che lo stesso non
disciplina omettendo il riferimento proprio al comma 4 e, sotto un profilo sostanziale, che differenti formalità in
ordine ai documenti oggetto di deposito rispetto a quelli oggetto di iscrizione potrebbero trovare giustificazione nel
diverso effetto legale connesso ai due regimi (mentre infatti all’iscrizione consegue un’efficacia dichiarativa o
costitutiva, al deposito conseguono effetti di pubblicità notizia).
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la produzione di un documento digitale conforme con un procedimento tecnico che dia
garanzia di riproduzione fedele e duratura del contenuto dei documenti digitali (ad esempio,
memorizzazione digitale dell’immagine del documento analogico o riproduzione su file, in
formato PDF o TIF, del contenuto trascritto nei documenti originali);
una dichiarazione di conformità, scritta in calce o aggiunta, accompagnata dalla
sottoscrizione con firma digitale da parte di uno qualsiasi degli amministratori della società.
Il decreto ministeriale, quindi, nel prevedere la possibilità di una dichiarazione sostitutiva
di atto di notorietà resa ai sensi degli artt. 21, 38, 47 e 76, con cui uno qualsiasi degli
amministratori affermasse la conformità del documento informatico depositato all’originale,
sottoscrivendola con firma digitale, si è mosso nel senso di ammettere che il documento
informatico venga sottoscritto con firma digitale da un soggetto diverso dall’autore. Nel caso
di specie infatti la firma digitale è apposta non dall’autore/autori dell’atto (si pensi agli allegati
al bilancio posti in essere da organi diversi dal consiglio di amministrazione quale la
relazione del collegio sindacale) ma da uno degli amministratori in qualità di soggetto che
rende una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà per fatti di cui ha diretta conoscenza
(la corrispondenza del documento informatico all’originale).
In base a questa soluzione, la firma digitale non è funzionale all’imputazione della
paternità del documento, bensì a garantire la conformità all’originale da parte di una persona
a conoscenza dei fatti, nonché ad assicurare la non alterabilità del documento stesso. La
copia informatica sottoscritta con firma digitale – garantendo l’inalterabilità del documento –
ben sembra garantire le stesse caratteristiche di affidabilità degli atti in forma cartacea finora
depositati. Le esigenze di certezza del registro vengono così soddisfatte; al tempo stesso,
non è richiesto necessariamente l’intervento attraverso la firma digitale di tutti i soggetti a cui
l’atto originario è imputabile.
La strada della dichiarazione di conformità delineata nella fase di invio sperimentale dei
bilanci appare la più idonea a soddisfare le esigenze di flessibilità anche nel sistema a
regime, fino a quando i documenti non nasceranno tutti in forma digitale.
La soluzione sperimentata nella fase transitoria potrebbe quindi utilmente essere
riproposta, generalizzandola a tutti gli atti soggetti a deposito o a iscrizione presso il registro
delle imprese.
Una volta accettato il principio della sottoscrizione con firma digitale quale strumento
volto a garantire la conformità all’originale cartaceo, non vi è motivo per limitare l’ambito dei
soggetti legittimati ad apporre la firma ai soli amministratori dell’impresa, ben potendo la
stessa essere apposta anche da altri soggetti che siano a conoscenza dei fatti, ossia siano in
grado di attestare la conformità del documento informatico all’originale cartaceo.
In tal modo, il sistema consentirebbe all’impresa di utilizzare lo strumento della procura
a terzi per l’adempimento degli obblighi di pubblicità commerciale non solo per presentare le
istanze ma anche, laddove necessario, per dichiarare la conformità agli originali cartacei dei
documenti da iscrivere o depositare. Se la procura fosse limitata solo alla presentazione
dell’istanza, l’utilità sarebbe del tutto marginale.
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Se quello qui delineato è l’obiettivo da perseguire per un efficiente funzionamento del
sistema, occorre chiedersi quali interventi normativi siano necessari per conseguire il
risultato.
Al riguardo, occorre fare riferimento al Testo unico delle norme sulla documentazione
amministrativa. Nel capo II, relativo alla “documentazione amministrativa”, è disciplinata la
possibilità di presentare copie autentiche di atti in luogo dell’originale. Per quanto riguarda le
copie su supporto informatico di originali cartacei, queste possono sostituire ad ogni effetto di
legge gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale è autenticata da un
notaio o da un altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al
documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche di cui all’articolo 8, comma 2
(articolo 20, comma 3).
Lo stesso Testo unico, tuttavia, nel capo III dedicato alla “Semplificazione della
documentazione amministrativa”, introduce una serie di principi in materia di dichiarazione
sostitutiva dell’atto di notorietà. In particolare, l’articolo 47 stabilisce che “l’atto di notorietà
concernente stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell’interessato è
sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo con la osservanza delle modalità
di cui all’articolo 38. La dichiarazione resa nell’interesse proprio del dichiarante può
riguardare anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta
conoscenza. Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei rapporti con la
pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità
personali e i fatti non espressamente indicati nell’articolo 46 sono comprovati dall’interessato
mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà”. La dichiarazione può riguardare,
quindi, anche fatti relativi ad altri soggetti di cui il dichiarante abbia diretta conoscenza.
Proprio sull’articolo 47 si è già fatto leva per semplificare la presentazione di copie di
documenti alla pubblica amministrazione. L’articolo 19 del Testo unico, in tema di modalità
alternative all’autenticazione di copie, elenca infatti una serie di atti o documenti per i quali è
ammessa una dichiarazione di conformità all’originale, sostitutiva dell’atto di notorietà di cui
all’articolo 47: si tratta, tra l’altro, della dichiarazione di conformità all’originale della copia di
documenti fiscali che l’impresa deve conservare.
In base alla stessa ratio che ha giustificato la possibilità di dichiarare la conformità
all’originale della copia dei documenti fiscali dell’impresa, ben si potrebbe prevedere una
modifica dell’articolo 19 del Testo unico che estendesse l’ambito di applicazione della
disposizione alle copie dei documenti da depositare o iscrivere presso il registro delle
imprese.
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