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Business Manager Business Manager è un pacchetto integrato di metodi e strumenti per il controllo di gestione, progettato per soddisfare le specifiche esigenze di controllo della media impresa italiana. 4. FINANCE MANAGER Frutto di oltre 15 anni di esperienza in azienda, propone soluzioni innovative finalizzate allo sviluppo delle performance aziendali, oggi più che mai minacciate dalla competitività del mercato e dalla crescente complessità della gestione. 3. COST MANAGER Business Manager assicura una misurazione corretta e tempestiva dei risultati, un supporto costante alle decisioni e alle scelte aziendali ed un miglioramento continuo delle conoscenze e delle competenze interne. 1. PROCESS MANAGER 2. MARKET MANAGER Caratteristiche principali INNOVAZIONE Business Manager si basa sulle più moderne metodologie di controllo direzionale, già applicate con successo in imprese di diverse dimensioni e settori di attività. FOCALIZZAZIONE SULLA MEDIA IMPRESA Business Manager sintetizza ed adatta le metodologie internazionali alle specifiche esigenze di controllo della media impresa italiana. FLESSIBILITA’ Business Manager consente di impostare modelli di controllo personalizzati, report ed oggetti di controllo legati alla realtà operativa specifica dei singoli settori di mercato. COPERTURA DELLE PRINCIPALI AREE DI RISULTATO Business Manager presidia in modo integrato tutte le aree fondamentali della gestione, con particolare riguardo ai processi, alle vendite, al conto economico e alla struttura finanziaria. FACILITA' DI UTILIZZO Business Manager dispone di strumenti software di facile utilizzo e di elevata semplicità operativa, legata a maschere di dialogo molto funzionali ed immediate e ad una documentazione operativa molto ricca. L’utilizzo del software non richiede competenze informatiche specifiche. RAPIDITA' DI OTTENIMENTO DEI RISULTATI Business Manager dispone di una metodologia innovativa e di manuali applicativi che guidano l’azienda passo dopo passo nell’impostazione e nell’utilizzo del sistema, consentendo una riduzione significativa dei tempi di avviamento e di ottenimento dei risultati. MODULARITA’ Business Manager è un prodotto modulare, dotato di strumenti che possono essere attivati gradualmente in funzione delle specifiche esigenze aziendali. SICUREZZA Business Manager utilizza un moderno database relazionale sul quale risiedono, univoci ed integrati, tutti i dati gestiti dal sistema. L’accesso alle informazioni è consentito solo a fronte di specifiche autorizzazioni. INTEGRAZIONE CON ALTRI SISTEMI Business Manager può essere agevolmente integrato con gli altri sistemi informatici presenti in azienda per l’acquisizione automatica dei dati. L’importazione avviene sulla base di tracciati standard predefiniti e di apposite griglie di controllo, che assicurano affidabilità e congruenza alle informazioni. CONVENIENZA Business Manager viene proposto ad un costo onnicomprensivo, definito in modo certo ad inizio progetto, in base alle effettive esigenze dell’impresa. 1 Moduli Principali PROCESS MANAGER Process Manager favorisce lo sviluppo della competitività, attraverso un controllo puntuale dei processi aziendali ed una maggiore efficacia organizzativa, con i seguenti obiettivi: § § § § § § ridurre i tempi di sviluppo dei nuovi prodotti migliorare la qualità dei prodotti ridurre i tempi di evasione degli ordini migliorare la qualità e l’accuratezza delle consegne sviluppare la tempestività e la qualità del servizio ridurre i tempi di risposta Oggetti di controllo § § § MARKET MANAGER processi prodotti servizi Market Manager favorisce lo sviluppo dei ricavi e della redditività delle vendite, attraverso una migliore definizione delle strategie commerciali, una maggiore competitività dei prezzi di vendita ed una maggiore efficacia dell’azione commerciale, con i seguenti obiettivi: § § § § § § § migliorare il posizionamento strategico dell’azienda sul mercato, attraverso l’evidenziazione dei segmenti meno redditizi e dei segmenti più redditizi migliorare l’efficacia delle politiche commerciali, attraverso la definizione di prezzi di vendita più mirati e competitivi migliorare la correttezza e l’efficacia delle offerte e dei preventivi agevolare la definizione e il controllo dei target e dei budget commerciali per segmento di mercato e per responsabile di vendita agevolare la determinazione ed il conteggio dei premi monitorare in modo continuo i ricavi di vendita per segmento di mercato, migliorando la copertura e la penetrazione sul mercato migliorare la redditività delle vendite per unità di business Oggetti di controllo § § § § § § § 2 prodotti, linee di prodotto marchi clienti, tipologie cliente canali di vendita paesi, mercati commesse ecc... COST MANAGER Cost Manager favorisce lo sviluppo della redditività aziendale, attraverso una gestione attenta dei costi ed un maggiore controllo delle risorse impiegate, con i seguenti obiettivi: § ridurre il costo dei prodotti e dei servizi attraverso la rilevazione e l’analisi per prodotto, commessa, servizio § ridurre i costi di struttura attraverso la rilevazione e l’analisi per centro di costo § migliorare l’efficienza e la produttività di uffici e reparti § migliorare la redditività aziendale attraverso la determinazione e l’analisi della marginalità complessiva per unità di business § anticipare la determinazione delle imposte sul reddito § migliorare la saturazione delle risorse impiegate § definire specifici obiettivi economici attraverso il budget Oggetti di controllo § § § § § § § FINANCE MANAGER prodotti, linee di prodotto servizi clienti, tipologie cliente centri di costo responsabili di spesa commesse ecc... Finance Manager favorisce lo sviluppo della liquidità aziendale, attraverso la riduzione del capitale investito ed una gestione attenta della struttura e dei flussi finanziari, con i seguenti obiettivi: § monitorare la situazione patrimoniale infrannuale riclassificata § ridurre il capitale investito, con particolare riguardo ai crediti e al magazzino § proiettare i flussi di cassa e finanziari, evidenziando fabbisogni e surplus finanziari § ottimizzare la struttura finanziaria, favorendo l’autofinanziamento § ridurre l’indebitamento § definire specifici obiettivi patrimoniali e finanziari attraverso il budget Oggetti di controllo § § § § § 3 gestione caratteristica gestione immobiliare gestione finanziaria gestione extracaratteristica gestione fiscale Il modello di controllo La metodologia Business Manager prevede la definizione di un modello di controllo su cui basare tutte le attività di rilevazione, elaborazione e presentazione delle informazioni. Business Manager consente di definire un modello di controllo personalizzato, disegnato in funzione delle peculiarità del settore di mercato in cui l’azienda opera e delle specifiche esigenze di controllo della singola impresa. REPORT La prima fase della metodologia Business Manager prevede la definizione dei report che verranno utilizzati dai diversi responsabili per il controllo delle performance aziendali. Il disegno dei report presuppone la definizione dei seguenti fattori: § § § § § § § ESERCIZI E PERIODI DI COMPETENZA processi e i servizi aziendali da controllare (vendite, approvvigionamenti, produzione, distribuzione, ecc...) centri di responsabilità per cui elaborare i report (unità di business, reparti, processi, servizi, ecc…) destinatari dei report gli indicatori di performance da utilizzare per il controllo dei diversi processi e servizi (copertura del mercato, redditività, costi, efficienza, saturazione, produttività, ecc…) misure da utilizzare per la rilevazione e la valutazione delle performance (valori standard, budget, dati storici, consuntivi, preconsuntivi, ecc...) dati elementari per l’elaborazione degli indicatori (ricavi, costi, quantità, ecc…) cadenza di controllo relativa ai diversi processi e servizi (mensile, trimestrale, semestrale, ecc…). L’imputazione dei dati avviene per esercizio e per periodo di competenza. I periodi di competenza, espressi in uno o più mesi, possono essere liberi o predefiniti nell’ambito delle tipologie standard previste: mesi, trimestri, quadrimestri, ecc… L’utilizzo di periodi di competenza codificati consente di scegliere direttamente il periodo sui movimenti, rendendo più rapida e sicura l’imputazione ai mesi. Business Manager consente inoltre di definire dei modelli, da associare alle singole voci, nei quali impostare un tipo di competenza fisso predefinito. L’utilizzo dei modelli permette di limitare la scelta del periodo fra quelli codificati a fronte del solo tipo di competenza ammesso, assicurando la massima coerenza a tutte le imputazioni della voce nell’esercizio ed evitando facili errori e laboriose attività manuali di rettifica a posteriori. Il modello consente inoltre di associare automaticamente la competenza a tutti i movimenti contabili, selezionando il periodo fra quelli ammessi in funzione della data di competenza del documento. 4 CENTRI ED OGGETTI DI CONTROLLO Tutti i dati elementari acquisiti dal sistema vengono imputati ad uno specifico centro di controllo. Attraverso il centro di controllo, è possibile imputare i movimenti a una o più destinazioni contemporanee: gli oggetti di controllo. Ogni centro è caratterizzato infatti da uno o più oggetti di controllo che devono essere definiti in funzione delle specifiche esigenze aziendali e raggruppati in tipi oggetto: linee di prodotto, famiglie di prodotto, marchi, canali di vendita, agenti, mercati, paesi, commesse, ecc… Al fine di rendere le imputazioni più agevoli e controllate, i centri vengono inoltre raggruppati in tipi centro, a fronte dei quali vengono indicati i tipi oggetto ammessi: reparto/dipendente, canale/paese, prodotto/cliente, ecc… Il tipo centro consente di proporre in automatico uno specifico percorso di imputazione riducendo i tempi di ricerca dei centri ed evitando errori. L’assegnazione del centro ai movimenti avviene attraverso una apposita funzione di ricerca che consente di identificare il centro desiderato in modo diretto o in modo indiretto attraverso l’indicazione degli oggetti che lo caratterizzano. Una volta definite le mappe dei tipi centro e degli oggetti di controllo, tale funzione consente inoltre di creare i centri in automatico al momento dell’effettivo utilizzo, evitando di creare a priori combinazioni di oggetti laboriose e difficili da identificare e non necessariamente utilizzate. Gli oggetti possono essere fra loro relazionati grazie ad una struttura di classificazione libera su più livelli che consente di ottenere, a livello di reporting, aggregazioni e totalizzazioni automatiche dei dati. VOCI DI CONTROLLO Tutti i dati elementari acquisiti dal sistema vengono classificati per natura attraverso le voci di controllo, che sono di cinque tipi: ricavi, costi, coefficenti, patrimoniali, quantità. Business Manager prevede un piano delle voci di controllo separato dal piano dei conti di contabilità generale. I due piani sono fra loro collegati attraverso apposite tabelle che consentono di definire le voci ammesse per ogni conto contabile. La metodologia Business Manager guida l’impresa nella definizione delle voci di controllo e nell’identificazione dei criteri di raggruppamento delle voci da utilizzare in sede di reporting. In particolare, il sistema consente di definire strutture multiple su più livelli per la classificazione delle voci: per natura (costi di vendita, costi di produzione), per comportamento (costi variabili, costi fissi), per destinazione (costi diretti, costi indiretti), per origine (ricavi di vendita, ricavi diversi), ecc… CRITERI DI GESTIONE L’ultima fase d’impostazione del modello prevede la definizione dei criteri di gestione. Attraverso opportune abilitazioni, Business Manager consente infatti di: § definire, ove necessario, le tipologie di centri ed eventualmente i centri abilitati per ogni voce. Ciò consente di rendere più agevole e controllata l’imputazione, evitando facili errori e rettifiche manuali a posteriori, e di automatizzare l’imputazione per centro nei casi in cui questo venga definito in modo univoco. § definire le voci utilizzabili per i consuntivi e le corrispondenti voci di budget, consentendo in tal modo di operare in modo analitico a livello consuntivo ed in modo aggregato a livello budget ed assicurando la rilevazione degli scostamenti per voce di budget. 5 Gli strumenti di rilevazione Business Manager dispone di strumenti di rilevazione dei dati che consentono, in modo rapido ed efficace, di determinare specifici obiettivi economico-finanziari d’esercizio, di rilevare a fronte degli obiettivi i risultati effettivi conseguiti e di elaborare ed allocare i dati ai diversi centri di responsabilità sulla base dei criteri di destinazione e di competenza definiti nel modello di controllo. BUDGET Business Manager consente di tradurre le strategie aziendali in piani d’azione definendo obiettivi economico-finanziari collegati per centro di responsabilità. Il modulo budget consente in particolare di definire i seguenti budget settoriali: § vendite e costi di vendita per unità di business § costi di produzione per reparto e per prodotto § costi fissi diretti (di mercato e di prodotto) per unità di business § costi fissi indiretti (servizi e costi di struttura) § budget finanziario § budget di cassa § budget degli investimenti I budget settoriali così definiti, vengono automaticamente aggregati a livello aziendale e consolidati nel budget dell’esercizio attraverso la simulazione di diversi scenari ed ipotesi alternative di risultato. Il sistema gestisce due distinte tipologie di budget: il budget originario, che può essere congelato una volta approvato, e il budget aggiornato, che accoglie le revisioni fatte al budget originario nel corso dell’esercizio. CONSUNTIVI CONTABILI I consuntivi contabili vengono acquisiti automaticamente attraverso un’apposita procedura, che importa: § i movimenti di contabilità generale § i movimenti collegati di contabilità analitica che, se presenti, accolgono le imputazioni per voce, per centro e per periodo di competenza. Una volta importati, i movimenti di analitica vengono controllati automaticamente attraverso le griglie definite nel modello di controllo e processati in caso di esito positivo. In presenza di imputazioni errate, i movimenti vengono accantonati in attesa di revisione, da svolgersi grazie ad una funzione apposita guidata dal modello di controllo. Qualora non siano gestiti all’interno del sistema contabile, i movimenti di analitica possono essere generati dall’apposita funzione di Business Manager che, sulla base del modello di controllo e di apposite tabelle di collegamento, consente imputazioni guidate e, ove possibile, automatiche. L’interrogazione e l’analisi dei movimenti contabili sono agevolate da potenti funzioni di ricerca e da stampe apposite. Il sistema assicura una quadratura sistematica con i dati di contabilità generale. 6 CONSUNTIVI EXTRACONTABILI I dati elementari di origine non contabile, definiti nel modello di controllo a seguito del disegno dei report, vengono acquisiti da Business Manager in base a due distinte modalità, una manuale, molto utile in caso di volumi di dati limitati e facilmente controllabili, ed una automatica. In modalità manuale, attraverso una maschera apposita, vengono tipicamente acquisiti dati utilizzati a fini gestionali per il completamento o la rettifica dei dati contabili: § § § § ammortamenti gestionali oneri figurativi rettifiche di leasing ecc… In modalità automatica, attraverso opportune interfacce con i diversi sistemi informativi aziendali, possono essere invece importati: § § § § § § ordini clienti bolle in attesa di fattura fatture clienti movimenti di magazzino dati di produzione ecc… L’acquisizione dei dati avviene in modo normalizzato attraverso tracciati standard predefiniti che prevedono, per ogni documento, la possibilità d’importare più valori contemporanei (quantità, importi, ore, ecc…) associati a destinazioni multiple espresse in termini di oggetti di controllo. La congruenza del sistema viene assicurata attraverso un controllo accurato degli oggetti di controllo utilizzati a fronte del modello di controllo e all’associazione di ogni valore ad una specifica voce di controllo. PRECONSUNTIVI Il metodo Business Manager prevede, sia a livello di periodo che a livello di esercizio, il controllo del budget attraverso il confronto con dati effettivi completi, rilevati per competenza. Perché il confronto col budget sia significativo, i consuntivi (contabili ed extracontabili) devono infatti essere integrati con opportuni valori preconsuntivi, che consentano di proiettare i risultati effettivi anticipando valori di competenza non ancora maturati ma di sicura o probabile manifestazione. E’ possibile ad esempio stanziare valori preconsuntivi a fronte di: § § § § § § previsioni di vendita contratti già stipulati interessi passivi periodici eventi previsti (fiere, manifestazioni, ecc…) manutenzioni programmate ecc… Lo stanziamento dei preconsuntivi può avvenire manualmente, grazie ad una maschera apposita, oppure attraverso una potente funzione automatica (vedi sezione successiva). 7 Gli strumenti di elaborazione I dati acquisiti dal sistema attraverso gli strumenti di rilevazione, vengono elaborati per creare e completare la base dati utilizzata dal sistema di reporting. Business Manager dispone di un set di strumenti di elaborazione molto potenti ed integrati che consentono, in modo rapido ed efficace, di mensilizzare i valori contenuti sui movimenti, di elaborare proiezioni, di effettuare ribaltamenti di costi, di elaborare ipotesi di costo alternative, di effettuare addebiti automatici e di fare simulazioni. DRIVER I driver sono lo strumento principale utilizzato da tutte le funzioni di elaborazione. Essi consentono infatti di definire i criteri da utilizzare per la mensilizzazione dei valori, per l’elaborazione dei preconsuntivi e dei ribaltamenti automatici e per il calcolo dei costi standard. La prima tipologia di driver fa riferimento a voci di tipo statico e consente quindi di utilizzare per l’elaborazione coefficienti quali: § § § § § § n° mesi significativi giorni lavorativi % di stagionalizzazione superfici quote fisse ecc… La seconda tipologia fa invece riferimento a voci di tipo dinamico e consente l’utilizzo di valori quali: § § § § § § ore lavorate quantità vendute kilowattore consumate fatturato costo dei materiali ecc… I driver possono essere creati in funzione delle specifiche esigenze. Ad ogni driver, una volta codificato, vengono associate le voci di controllo attraverso le quali risalire ai valori di riferimento. Ogni driver può essere associato ad una o più voci di riferimento che possono essere fra loro sommate o sottratte. MENSILIZZAZIONE Al fine di assicurare immediatezza e flessibilità all’elaborazione dei report, tutti i dati acquisiti dal sistema vengono ricondotti ad un formato standard per mese /anno. Business Manager dispone di una funzione automatica che elabora tutti i movimenti (consuntivi, preconsuntivi e budget) e suddivide in quote mensili i valori eventualmente imputati, per competenza, su più mesi. La mensilizzazione avviene in base ad opportuni driver, definiti in fase d’impostazione, che consentono una ripartizione basata su diversi criteri: § § § § § quote costanti giorni lavorativi % di mensilizzazione predefinite fatturato ecc… Essendo completamente parametrici, i driver utilizzati possono essere modificati o sostituiti liberamente nel corso dell’esercizio in base alle esigenze. PROIEZIONI L’integrazione dei consuntivi con i preconsuntivi, finalizzata ad una più efficace azione di controllo in corso d’esercizio, avviene manualmente, grazie alla funzione apposita già illustrata, per le voci disciplinate da contratti o caratterizzate da periodicità non mensile (prestazioni occasionali, eventi, interessi passivi, ecc…). 8 Per quanto concerne invece le voci con periodicità mensile (stipendi, materiali indiretti, servizi correnti, ecc…) è possibile ricorrere ad una potente funzione automatica, che consente di elaborare i preconsuntivi in base a criteri matematici. Sono disponibili tre distinti criteri di elaborazione dei preconsuntivi automatici: § § § delta su budget: applica al budget dei mesi residui lo scostamento sul budget rilevato al mese corrente proiezione consuntivi: proietta i consuntivi al mese corrente sui mesi residui in funzione di opportuni driver (fatturato, gg. lavorativi, mesi, ecc…). budget residuo: applica ai mesi residui il budget residuo. Le proiezioni, intese come somma dei valori consuntivi e preconsuntivi, consentono: § § § RIBALTAMENTI la determinazione di risultati infrannuali reali, per competenza un controllo più efficace del budget, attraverso dati effettivi completi un’anticipazione dei risultati dell’esercizio finalizzata alla pianificazione fiscale Business Manager consente di utilizzare diverse metodologie di costing. L’allocazione dei costi per centro, in particolare, può avvenire a costi diretti (direct costing), attraverso l’analisi dei soli costi direttamente imputabili, oppure, a costi pieni (full costing), attraverso l’attribuzione ai centri anche dei costi indiretti di competenza. L’allocazione dei costi indiretti viene gestita da una funzione apposita, i ribaltamenti, che consente di attribuire automaticamente quote di costo ai centri utilizzatori: § costi ausiliari (manodopera, forza motrice, riscaldamento, manutenzioni, ecc…) sui centri utilizzatori attraverso opportuni driver (ore lavorate, kilowattore, superfici, ecc…), per rilevare il costo pieno di reparto. § costi indiretti (costi comuni, spese generali, costi di s truttura, ecc…) sulle unità di business attraverso opportuni driver (fatturato, quote fisse, ecc…), per determinare i listini di vendita e la redditività piena per unità di business. I ribaltamenti avvengono attraverso strutture e criteri parametrici, che consentono di definire i driver più opportuni, eventualmente differenziati per voce, di elaborare quote di ribaltamento sintetiche o analitiche e di operare a costi effettivi o a costi standard. COSTI STANDARD Al fine di agevolare la misurazione e l’interpretazione dei risultati infrannuali, Business Manager dispone di una funzione apposita per la gestione dei costi standard. Particolarmente utile per completare i risultati di periodo in assenza di dati effettivi significativi e per isolare distinte responsabilità di gestione, la funzione costi standard consente di supportare, in modo completamente automatizzato, esigenze quali: § § § tariffe unitarie standard (costo/ora manodopera, costo/ora manutenzione, costo kilowatt, ecc…), utilizzate per l’addebito automatico di risorse comuni in base ai consumi effettivi ai fini del calcolo dei costi di reparto; % standard (trasporti, assicurazione crediti, provvigioni, ecc…), utilizzate per addebitare costi variabili provvisori alle unità di business in assenza di dati consuntivi attendibili; costi unitari standard (costi di ricerca, costi del venduto, costi di spedizione, ecc…), utilizzati per flessibilizzare i costi per unità di business in base alle quantità vendute o alle quantità prodotte e per isolare ad esempio le responsabilità commerciali da quelle di produzione. La funzione di elaborazione dei costi standard è completamente parametrica e consente il calcolo automatico periodico, a scadenze predefinite, delle varianze rispetto ai costi effettivi. SIMULAZIONI Al fine di assicurare un supporto adeguato alle decisioni aziendali, Business Manager consente di effettuare simulazioni finalizzate ad elaborare ipotesi di risultato alternative. A tale scopo, tutti i dati acquisiti dal sistema possono essere replicati automaticamente all’interno di apposite viste di controllo, all’interno delle quali è possibile aggregare ed analizzare i dati a piacere, effettuando valutazioni comparate a fronte di diverse alternative gestionali. 9 Gli strumenti di reporting Il valore aggiunto di un sistema di controllo direzionale è strettamente legato alla qualità e alla tempestività dei report che portano i risultati aziendali all’attenzione della Direzione e ne consentono la valutazione. La generazione e la distribuzione delle informazioni di controllo ai diversi destinatari avviene grazie ad un potente modulo di reporting che consente di: § § § § disegnare report personalizzati definire i destinatari in modo parametrico definire strutture di report personalizzate schedulare e distribuire i report in modo rapido ed efficace, sia in formato dati che in formato grafico, attraverso la creazione automatica di book di report per destinatario che possono essere stampati o trasmessi via posta elettronica. GENERATORE DI REPORT I report possono essere selezionati fra quelli disponibili nelle librerie standard di Business Manager oppure liberamente disegnati attraverso l’apposito generatore di report, in funzione delle esigenze definite nel modello di controllo e dei percorsi di lettura dei diversi destinatari. Il disegno dei report avviene attraverso semplici maschere che, senza alcuna necessità di conoscenze informatiche, consentono di codificare il report, di assegnargli un titolo e di strutturarlo per colonne e per righe, per ciascuna delle quali possono essere liberamente specificati i contenuti indicando: § § § § § § esercizi e periodi di riferimento tipologie di dati (consuntivi, budget, preconsuntivi, ecc…) formule arrotondamenti ordinamento e disposizione di stampa totali e subtotali Ogni report può essere suddiviso in sezioni di formati differenti e può essere associato ad uno o più grafici, liberamente definibili nel formato e nei contenuti. I singoli report possono essere modificati ed adattati nel tempo a seguito di nuove esigenze di controllo. DESTINATARI Ogni report viene disegnato in funzione delle esigenze dei destinatari che lo dovranno utilizzare. I destinatari di ogni report vengono desunti dall’apposita tabella destinatari definita in fase d’impostazione. Il modulo reporting prevede la possibilità di definire due distinte griglie di destinatari: § § destinatari per report, definiti al momento della schedulazione, indicando per ogni report i destinatari interessati destinatari per pagina, definiti in modo parametrico nell’apposita tabella, che consente di associare i destinatari interessati ai diversi oggetti di controllo. In fase di elaborazione, il sistema associa automaticamente i destinatari del report ad ogni pagina, confrontando i destinatari del report ed i destinatari degli oggetti di controllo richiesti fra i parametri di elaborazione. 10 STRUTTURE DI REPORTING La schedulazione dei report può avvenire manualmente indicando, al momento della stampa, i report da stampare, i destinatari e i parametri di elaborazione. Tale metodo, molto utile per il lancio di report occasionali, risulta particolarmente non agevole per il lancio di report periodici, normalmente più numerosi ed associati a diversi destinatari e parametri di stampa. La gestione dei report periodici (report settimanali, mensili, trimestrali, ecc…) viene dunque supportata da apposite strutture di reporting, che consentono di creare tabelle parametriche nelle quali indicare, a fronte di ogni struttura: § report standard da lanciare § destinatari standard per ogni report § parametri di elaborazione standard (oggetti di controllo e voci di controllo) per ogni report Al momento della schedulazione, indicando il codice della struttura, il sistema riconosce automaticamente tutti i parametri memorizzati e li ripropone per eventuali modifiche od integrazioni, rendendo la fase di lancio molto rapida e sicura. DISTRIBUZIONE DEI REPORT Gli strumenti illustrati consentono la creazione automatica di un book di report per destinatario. I report vengono infatti stampati in ordine di destinatario, facilitando enormemente le operazioni di fascicolazione e smistamento della carta. Ogni book, completo di tutti i report di interesse specifico per il destinatario, in forma dati ed in forma grafica, può essere distribuito in formato cartaceo oppure in formato elettronico, attraverso la rete aziendale interna od esterna. La trasmissione automatica dei book riduce drasticamente i consumi di carta e permette una notevole flessibilità, consentendo al destinatario di visualizzare tutti i report ricevuti e di scegliere quali stampare. 11 La soluzione Business Manager Business Manager è una soluzione “chiavi in mano” per il controllo di gestione della media impresa. Come tale, dispone di strumenti software evoluti, ma anche di metodi che ne agevolano l’impostazione e l’utilizzo e di servizi di formazione ed assistenza che assicurano una piena integrazione con le procedure aziendali ed una crescita del patrimonio culturale dell’impresa. Le difficoltà connesse con l’avviamento di un sistema di controllo direzionale richiedono un’integrazione totale dei metodi e degli strumenti proposti, che consente di ridurre i tempi di ottenimento dei risultati e migliorarne in modo rilevante la qualità. Business Manager è: METODOLOGIA APPLICATIVA Business Manager consente di generare risultati in tempi brevi, grazie ai modelli predefiniti e alla guida pratica fornita dal manuale applicativo. Specificamente progettato per guidare l’impresa,passo dopo passo, nell’impostazione e nell’utilizzo del sistema, il manuale riporta ed illustrale diverse attività necessarie alla definizione del modello di controllo, alla rilevazione, all’elaborazione e all’utilizzo delle informazioni e contiene i diversi fogli di lavoro che devono essere predisposti per l’impostazione del sistema. Di taglio pratico ed operativo, viene periodicamente aggiornato a seguito dello sviluppo della metodologia. SOFTWARE Business Manager è un pacchetto software dotato delle più ampie funzionalità e tuttavia molto facile da utilizzare, grazie ad un’interfaccia utente molto curata e ad una struttura molto semplice ed intuitiva. Realizzato con le più moderne tecnologie di sviluppo software consente di presidiare agevolmente le diverse aree di risultato, attraverso strumenti interattivi molto potenti e funzionali e ad un unico database integrato di tipo relazionale. Business Manager opera su PC in ambiente ClientServer Windows e richiede, come unico requisito tecnico, una versione NT (2000 o successive). METODOLOGIA OPERATIVA L’utilizzo del software è accuratamente documentato nel manuale operativo, che contiene tutte le istruzioni ed i consigli pratici sul come impostare il sistema da un punto di vista informatico e su come utilizzare al meglio i vari strumenti disponibili. Così come per il manuale applicativo, con il quale è perfettamente integrato, anche il manuale operativo viene periodicamente aggiornato a seguito dello sviluppo della metodologia e del software. Concreto e di taglio pratico, costituisce un punto di riferimento costante in tutte le fasi operative del progetto, assicurando chiarezza e facilità di utilizzo. FORMAZIONE Business Manager viene introdotto in azienda a seguito di un programma strutturato di formazione che assicura efficacia ai progetti, attraverso un utilizzo ottimale del sistema ed una crescita significativa delle competenze interne. Il programma, relativo sia alla parte applicativa che alla parte informatica, viene erogato in parte in modo interattivo, attraverso sessioni apposite di taglio molto concreto ed operativo, ed in parte attraverso momenti di verifica programmati. La formazione è basata sui manuali Business Manager ed è quindi perfettamente congruente con la metodologia di base del sistema. I principali moduli formativi sono i seguenti: - comprensione e messa a punto del modello - impostazione del sistema - utilizzo del software - utilizzo dei report per le decisioni. ASSISTENZA I progetti Business Manager vengono supportati da un apposito centro di assistenza, vicino alle aziende e formato da personale altamente qualificato, che assicura un supporto continuo alle imprese in tutte le fasi operative del progetto, attraverso una hot line telefonica ed un aggiornamento continuo del software. Le imprese possono inoltre accedere a servizi di consulenza personalizzati, in fase di impostazione ed in fase di utilizzo del sistema. 12
