Gestione dei documenti del personale

Sage 200 ERP Extra
Sage 200 ERP Extra
Aumentare il valore aggiunto
Sage 200 ERP Extra
Foto di copertina: Edith Sutter, Werner Koch, Jesus Herguedas
Le foto contenute in questo opuscolo ritraggono
collaboratrici e collaboratori di Sage Svizzera SA.
Sommario
Introduzione
Semplicemente sicuri incontro al futuro
Gestire i requisiti del futuro
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7
Ordini
Stabilire correttamente le priorità, vendere meglio 8
Vendita10
Acquisti e gestione merci
13
Customer Relationship Management
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Sage 200
Finanza
La soluzione per la gestione finanziaria e il controlling nelle PMI svizzere
Contabilità finanziaria
Contabilità debitori e creditori
Contabilità cespiti
Conto del flusso di fondi
Contabilità analitica e controlling dei costi
E-banking e fattura elettronica
16
18
21
22
25
26
28
Personale
La soluzione per la gestione del personale e la
contabilità salariale nelle PMI svizzere
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Contabilità salariale e amministrazione
32
Sistema di informazione del personale (PIS)
34
Gestione dei documenti del personale e gestione delle assenze
37
E-Services in Personale
38
Gestione dei processi 40
Business Intelligence
43
Capacità d’integrazione 44
Sage punta su partner forti 47
L’introduzione48
L’esercizio operativo 51
Sage 200 ERP Extra
Franz Hugener
Semplicemente sicuri
incontro al futuro
Sage 200 ERP Extra:
Aumentare il valore aggiunto
Sage 200 ERP Extra è sviluppato
appositamente per il mercato delle PMI
svizzere, al fine di soddisfare i crescenti
requisiti di una gestione aziendale sicura
con un valore aggiunto e una produttività stabile. Dalla gestione ordini efficiente
a una gestione finanziaria e del cliente
professionale fino alla gestione trasparente del personale: con la soluzione
completa Sage 200 ERP Extra è possibile integrare tutti i processi aziendali in un
unico software.
Modulare, integrabile e scalabile
I moduli sono funzionalmente scalabili in
estensione e profondità a seconda delle
esigenze. L’architettura di Sage 200 ERP
Extra è stata appositamente concepita
in maniera neutrale e multimandante, in
modo da poter integrare i moduli in tutta
semplicità nei sistemi esistenti
dell’infrastruttura IT.
Il modulo centrale «Connect» assicura
un collegamento a bassa incidenza sui
costi e soprattutto sicuro con le piattaforme esistenti. Grazie a questa integrazione i processi possono essere
riprodotti correntemente ed elaborati nel
software senza interruzioni e in base ai
livelli.
Processi correnti di gestione aziendale
in tutti i settori dell’impresa fino ai livelli
più profondi della gestione ordini,
finanziaria e del personale creano le basi
decisive per il successo a lungo termine.
Le basi decisionali sono disponibili
premendo un semplice tasto. Le analisi,
ad es. della situazione patrimoniale o dei
costi, si basano sulle cifre più attuali. Le
chiusure sono sbrigate in un battibaleno.
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Grazie alla completa integrità dei dati, al
Business Intelligence Tool integrato e al
Customer Relationship Management
(CRM), le aziende possono avvalersi di
un software che permette di eseguire un
controlling adeguato alle esigenze e di
curare le relazioni clienti in maniera
proficua.
Provato, moderno e intuitivo
Tutte le applicazioni di Sage 200 ERP
Extra sono strutturate in modo uniforme.
I clienti si orientano rapidamente e in
modo intuitivo nella soluzione conforme
ai prodotti Microsoft Office. Grazie
all’allestimento corrente ad es.
nell’ambito della gestione ordini, della
contabilità finanziaria, dei registri
secondari o dell’utilizzo dei dati anagrafici finanziari nella contabilità salariale, il
cliente ottiene un’efficienza lavorativa
superiore alla media.
60 000 PMI svizzere si affidano a
Sage
Sage dà alle PMI svizzere la libertà e la
sicurezza necessaria per potersi
concentrare sulla loro attività principale.
Con circa 200 collaboratori, Sage è una
tradizionale PMI svizzera, come anche
molti dei suoi 60 000 clienti. Per loro
Sage sviluppa da 30 anni soluzioni
software innovative e servizi di qualità,
orientati alle particolarità del mercato
svizzero. Una rete di oltre 600 partner
Sage su scala nazionale assicura
vicinanza ai propri clienti e un’assistenza
informatica globale.
«Sage dà alle PMI svizzere la libertà e la sicurezza necessaria per potersi
concentrare sulla loro attività
principale.»
Sandra Kurmann, Lukas Amrein
Sage 200 ERP Extra
Gestire i requisiti
del futuro
Il web e la concorrenza pongono
continuamente le imprese dinanzi a
nuove sfide. Con i suoi affermati moduli
di oggi, Sage 200 ERP Extra è studiato
su misura per le esigenze di domani.
Il progresso tecnologico schiude nuove
possibilità per sfruttare le opportunità di
mercato e ampliare la propria attività
principale con idee commerciali innovative. Ma anche i concorrenti agiscono
più rapidamente, intraprendono collaborazioni o cambiano addirittura le regole
del gioco con nuovi modelli di business.
Ciò richiede un’agile soluzione software
per la gestione aziendale che:
• possa essere adattata ai mutevoli
requisiti di mercato in tempo reale e
senza incidenza sui costi,
• consenta modelli aziendali alternativi,
• permetta una maggiore mobilità,
• crei processi aziendali correnti,
• si colleghi senza complicazioni con i
sistemi di terzi e
• possa essere utilizzata in maniera
intuitiva.
Più mobilità
Tenere conto già oggi dei requisiti di
domani, tra cui quello di lavorare in
qualunque luogo, a qualunque ora e con
qualunque dispositivo. Sage 200 ERP
Extra si basa sull’ultima tecnologia e
offre numerose App che danno la libertà
di lavorare in modo mobile.
Adatto alla strategia IT
Il software di ultima generazione di Sage
è compatibile con tutti i modelli aziendali
desiderati. Che si tratti di utilizzarlo sul
posto nell’impresa, nel cloud privato, nel
cloud pubblico oppure in forma ibrida.
Grazie ai servizi web è inoltre possibile
collegare altre applicazioni direttamente
con Sage 200 ERP Extra.
Processi correnti
Non importa se siete in viaggio, presso il
cliente, nel magazzino merci o a una
riunione: le informazioni sono registrate
nel momento stesso in cui vengono
generate e possono essere ulteriormente elaborate come dati senza interruzioni
e perdite di tempo. Il management e i
collaboratori si concentrano
sull’essenziale: l’attività principale.
Vengono meno le dispendiose registrazioni a posteriori e le fonti di errore sono
ridotte al minimo. Il risultato: guadagno
in termini di tempo e di qualità.
Elevata capacità d’integrazione
Per le imprese è fondamentale poter
allestire correntemente i casi in tutti i
processi e i sistemi rilevanti. L’efficiente
soluzione IT Sage 200 ERP Extra si
contraddistingue per un assortimento di
interfacce aperto ed economicamente
vantaggioso che offre una vasta scelta
per il collegamento efficiente ai sistemi
rilevanti di terzi. Invece delle realizzazioni tecniche, le imprese possono investire
da subito il loro capitale nella progettazione dei processi decisivi. Inoltre Sage
permette ai produttori di prodotti terzi di
collegare direttamente le loro soluzioni,
come ad es. un web shop o una
soluzione di gestione del tempo o dei
documenti.
Adattamento software efficiente
La tecnologia rende possibile il business
e non viceversa. Dev’essere possibile
implementare in pochissimo tempo
maschere di immissione, processi,
valutazioni e nuove interfacce. Il
framework di Sage 200 ERP Extra
consente una personalizzazione intuitiva
e assicura che le specifiche esigenze dei
clienti possano essere implementate in
tempo reale. Grazie all’architettura a tre
livelli la logica degli applicativi è localizzata sul server e permette dunque
l’integrazione con svariati terminali come
smart clients, tablets, smartphones e
browser web. In aggiunta tramite i
Webservices viene semplificata e resa
più sicura la connessione a eventuali
sistemi terzi. Smart client su PC o
notebook consentono la distribuzione
software che si ritrova nei sistemi
moderni. Determinate logiche, necessarie ad esempio per effettuare le registrazioni, sono state appositamente
integrate nel nuovo smart client, cosa
che permette di lavorare in modo più
veloce e di ridurre così la sollecitazione
della rete.
Funzionamento intuitivo
Con l’impiego di tablet e smartphone
cambiano anche le abitudini, i modelli e
gli elementi di utilizzo. Sage 200 ERP
Extra tiene conto delle attuali pretese
degli utenti moderni, permettendo per
esempio di registrare le giacenze in tutta
semplicità con l’applicazione
d’inventario. Il funzionamento è chiaro,
intuitivo e conforme alle attuali applicazioni di Office. La formazione dei
collaboratori può essere totalmente
incentrata sulle procedure aziendali e
sulle peculiarità della rispettiva impresa.
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Sage 200 ERP Extra
Ordini
Sage 200 ERP Extra Ordini
Stabilire correttamente le priorità, vendere meglio
Eseguire gli ordini in modo efficiente, semplice e proficuo. Sage 200 ERP Extra
Ordini supporta le aziende garantendo loro rapido afflusso e deflusso delle merci,
bassi costi di magazzinaggio, vendite funzionanti ed estrema trasparenza
nell’assistenza alla clientela in mercati sempre più competitivi.
Approvvigionamento ottimizzato,
magazzino trasparente, clienti
soddisfatti
Il fulcro della soluzione è rappresentato
dai moduli Vendita, Acquisto, Gestione
delle merci e Customer Relationship Management (CRM). Le imprese possono
gestire l’intero processo di approvvigionamento, magazzinaggio e vendita in
maniera altamente automatizzata in
un’unica soluzione. Gli spostamenti delle
merci e l’approvvigionamento sono
gestiti in modo centralizzato, così come
sono centralizzati anche il controllo
dell’inventario e la minuziosa gestione
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delle giacenze di magazzino. Il flusso di
giustificativi è chiaro in tutte le fasi
dell’ordine. Un sistema di prezzi e di
sconti regolabile fin nei minimi dettagli
assicura tra l’altro una fissazione dei
prezzi conforme al mercato. Grazie al
modulo CRM perfettamente integrato, è
possibile curare e sviluppare le relazioni
clienti in maniera mirata.
Ideale per le imprese commerciali
La soluzione è pensata per le aziende di
vari settori con un numero di collaboratori da 30 a 500: da quelle più piccole
con semplici esigenze di fatturazione,
alle aziende con un complesso assortimento e necessità di gestire i numeri di
serie per arrivare alle grandi associazioni, Sage 200 ERP Extra Ordini è basato
su funzioni standard e facilmente
scalabile.
Inoltre, Sage 200 ERP Extra è stato
ulteriormente sviluppato per settori commerciali specifici come il commercio al
dettaglio, dei generi alimentari e delle
bevande (commercio all’ingrosso di vino
e alcolici).
I processi rilevanti per il successo e
per i costi sotto controllo
In Sage 200 ERP Extra tutti i dati relativi
ad un ordine sono gestiti in ogni loro
parte e sono sempre aggiornati. Le
procedure ricorrenti sono rese automatiche in un workflow orientato al processo
che permette di evitare fonti di errore,
incrementando notevolmente efficienza
e produttività. Tutti i processi di acquisto, magazzino e vendita con tutti i dati di
clienti e fornitori, le giacenze di magazzino, i giustificativi, le condizioni d’ordine e
di consegne sono gestiti centralmente e
sempre allineati con la contabilità
finanziaria e aziendale di Sage 200 ERP
Extra. Grazie alla completa integrazione
per es. nella contabilità finanziaria e
debitori, è possibile accedere in qualsiasi momento a informazioni dei clienti,
quali i limiti di credito, la morale di
pagamento o le poste aperte.
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Sage 200 ERP Extra
Ordini
Vendita
Organizzata in modo proficuo
Più successo grazie a vendite funzionanti: oltre al modello dei prezzi conforme al
mercato e a un’assistenza clienti mirata, Sage 200 ERP Extra Ordini permette
tempi di esecuzione rapidi con un flusso trasparente dei giustificativi e documenti
di vendita professionali – tutti fattori determinanti per un’organizzazione di
vendita efficiente e proficua.
Prezzi e sconti conformi al mercato
Il modulo di vendita consente alle
aziende di creare e gestire un sistema di
prezzi e sconti complesso e personalizzabile. Grazie ad esso prezzi e sconti
possono essere standardizzati per unità,
è possibile definire prezzi scalati, per
servizi e speciali per clienti e gruppi, ma
anche realizzare offerte valide per un
determinato periodo di tempo. Già in
sede di registrazione dell’ordine il
sistema è in grado di proporre ai clienti
che operano con Sage 200 ERP Extra
Finanza la contabilizzazione corrispondente. In tal modo tutti giustificativi
possono essere interamente controllati
fino alla contabilità debitori ed è
possibile accedere in qualsiasi momento
a informazioni dei clienti, quali il limite di
credito, la morale di pagamento e le
posizioni in sospeso.
Assistere i clienti in modo
personalizzato e adeguato alle
singole esigenze
La registrazione di tutti i movimenti offre
l’opportunità di disporre di una cronologia dettagliata dell’ordine di un cliente e
consente ai collaboratori della divisione
Vendite di prepararsi in modo ottimale
ad un colloquio con il cliente. Il modulo è
concepito in modo che ciascun profilo
cliente può essere gestito individualmente. Ciò permette ad esempio anche
di soddisfare le esigenze individuali
come l’invio di campioni, la spedizione in
conto deposito, la sottoscrizione e
l’esportazione, gestendo questi ordini in
modo efficiente. Il collegamento del
modulo Vendita con i moduli Acquisto e
Gestione delle merci offre all’utente un
ulteriore elemento di comfort, permet-
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tendo ad esempio che una consegna
ulteriore possa essere visualizzata e
subito autorizzata.
Elaborare i documenti di vendita in
modo professionale ed efficiente
Tutti i documenti rilevanti per la gestione
ordini sono già predisposti nel modulo di
vendita. Offerte, conferme d’ordine,
bolle di accompagnamento, fatture e
altri giustificativi possono essere
registrati rapidamente attraverso la
maschera di immissione ed essere
quindi controllati in anteprima, prima di
essere stampati. È possibile assegnare
ad un ordine diversi indirizzi e referenti
per quanto attiene consegna, trasporto,
ordinazione e fatturazione. Le condizioni
di fornitura, ivi comprese le tariffe per
pacchi postali e nolo di trasporto,
possono essere registrate in diverse
valute, mentre la conversione avviene
automaticamente nella valuta principale.
Le condizioni di pagamento sono gestite
a più livelli, anche se la corrispondente
aliquota IVA viene sempre proposta
automaticamente. Inoltre è possibile
richiamare in qualsiasi momento i dati
base di un cliente (articoli già acquistati,
assortimento del cliente etc.). I giustificativi già allestiti possono essere copiati
convertendoli in modello, cosicché non
sarà più necessario inserire più volte le
informazioni che restano costanti.
semplice è possibile calcolare importi
intermedi, sconti e supplementi,
stampandoli poi in modo ordinato. La
personalizzazione delle modalità di
registrazione, la possibilità di visualizzare il flusso dei giustificativi e di modificare indirizzi e condizioni sull’intestazione
dei giustificativi stessi sono elementi in
grado di garantire il comfort più elevato
e un considerevole risparmio di tempo
in tutte le fasi di registrazione degli
ordini.
Grazie all’integrazione delle applicazioni
MS Office, su richiesta tutti i giustificativi possono essere esportati direttamente sui modelli di documento allestiti, da
dove è possibile procedere alla stampa.
Viceversa, i dati base, i prezzi e i giustificativi possono essere modificati in
Excel e Word e quindi importati nel
modulo di vendita. In questo contesto è
possibile anche eseguire elaborazioni di
massa come l’allestimento entro i
termini stabiliti di contratti quadro e
giustificativi standard. Tutti i giustificativi
quali offerte e conferme d’ordine
possono essere spediti direttamente
anche via e-mail. Il modulo integra
altresì un sistema di pagamento
elettronico (EBPP, Electronic Bill
Presentment and Payment), consentendo in tal modo la fatturazione elettronica
dei conteggi.
Realizzare fatturati online
Al giorno d’oggi sono sempre più le aziende che
incrementano il proprio fatturato grazie ad Internet.
Con Sage 200 ERP Extra, questo è possibile senza
problemi grazie all’integrazione della soluzione
webshop leader di PhPepperShop.
Tracciamento delle spedizioni – il processo di
spedizione ottimizzato
Con la funzione di tracciamento delle spedizioni, i
codici a barre per pacchi, spedizioni VinoLog ed
espresso possono essere creati direttamente da
Sage 200 ERP Extra, collegando così i dati delle
spedizioni a quelli degli ordini.
L’etichetta dell’indirizzo con codice a barre integrato può essere stampata direttamente con o senza
indirizzo del destinatario o essere integrata nella
bolla di consegna.
Scaricando un codice a barre dalla Posta tramite
Sage 200 ERP Extra, è possibile inviarlo automaticamente o manualmente al cliente via e-mail.
L’e-mail contiene anche il link alla spedizione, in
modo che il cliente possa accedere direttamente ai
dati corrispondenti e informarsi circa lo stato della
spedizione.
I vantaggi in sintesi
• Panoramica di tutte le fasi relative
ad ogni singolo ordine grazie alla
rappresentazione del flusso dei
giustificativi
• Registrazione dei giustificativi produttiva e priva di errori
• Sistemi precisi per prezzi e sconti
• Corretta esecuzione delle ordinazioni grazie ad una completa automatizzazione
• Le funzionalità e-Business (il sistema di pagamento elettronico EEBP,
l’integrazione dello shop online)
consentono un’elevata efficienza in
sede di gestione degli ordini
Oltre a ciò il modulo offre la possibilità di
disporre di righe personalizzabili che è
possibile archiviare immettendo dati
supplementari, per poterle poi richiamare e integrare in seguito come testi
standard nei documenti e stamparle
unitamente ad essi. In modo altrettanto
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Michaela Bucher
Sage 200 ERP Extra
Ordini
Acquisti e gestione merci
L’approvvigionamento sotto controllo
Con Sage 200 ERP Extra si possono acquistare le risorse necessarie in tempo
reale, gestire in modo chiaro i movimenti delle merci e ridurre al minimo i costi
di magazzino – in maniera altamente automatizzata. Grazie all’applicazione
d’inventario è possibile tenere gli inventari elettronicamente via tablet,
collegandoli direttamente con il sistema SAP.
Coordinare gli acquisti in tempo reale
Brevi tempi di fornitura consentono di
mantenere bassi i costi di magazzinaggio e rappresentano l’obiettivo di
qualsiasi riuscita politica di approvvigionamento. Il modulo di acquisto di Sage
200 ERP Extra offre i migliori requisiti in
materia. La disponibilità della merce è
gestita grazie al collegamento dei dati di
acquisto e di vendita, mentre le scorte di
magazzino sono ottimizzate secondo le
necessità. Le proposte di ordinazione
sono quindi già integrate nella registrazione dell’ordine e possono essere
personalizzate. Ciò consente di gestire
gli acquisti in maniera mirata e tenendo
conto di fattori di produzione come ad
esempio quantità minime, momento
dell’ordinazione e quantità massime. La
possibilità di seguire l’iter dei giustificativi permette all’addetto agli acquisti di
ottenere una rapida visione d’insieme di
tutti gli ordini presso un fornitore. I dati
dei fornitori sono ripresi direttamente nel
modulo e integrati con tutti i dati rilevanti
per l’acquisto. Ciò comprende la
gestione e il calcolo dei prezzi franco
consegna e dei costi di fornitura (inclusi
costi doganali e altre tasse) ed anche
l’opportunità di importare direttamente
via Connect i cataloghi dei prezzi e i dati
degli articoli dei fornitori e di aggiornarli.
Inoltre gli ordini in entrata sono gestiti
centralmente ed assegnati al relativo
magazzino. La costituzione e la cessione di rimanenze può essere facilmente
verificata e le forniture in sospeso
possono essere gestite con un semplice
clic. Il controllo dei movimenti e la registrazione preliminare e l’autorizzazione
delle forniture possono essere verificati
direttamente nel modulo di acquisto. In
combinazione con la contabilità creditori
di Sage 200 ERP Extra Finanza è
possibile monitorare e approvare fatture,
pagamenti e registrazioni.
Gestire i movimenti di merce in
maniera ottimale
Il modulo Gestione delle merci è il traite
d’union tra Vendita e Acquisto e gestisce
in modo centralizzato tutti i dati relativi
ad articoli, clienti e fornitori. La gestione
dei dati base è configurata in modo
chiaro ed è in grado di fornire in qualsiasi momento informazioni relative a
movimenti e modifiche delle merci. Le
informazioni relative a giacenze di
magazzino, posti disponibili per
l’immagazzinamento e unità di prodotto
possono essere richiamate in tempo
reale – quantità, prezzi, sconti ecc.
possono essere valutati a seconda delle
necessità. In questo modulo tutti gli
spostamenti delle merci sono gestiti in
modo centralizzato, così come sono
centralizzati anche il controllo
dell’inventario e la minuziosa gestione
delle giacenze di magazzino. In questo
modo è possibile ad esempio che gli
stessi articoli siano assegnati a differenti
magazzini, trasportati presso diversi
magazzini di consegna e archiviati con
diversi numeri di serie e numeri del lotto
con la relativa cronologia (ritiri, riparazioni, consegne ecc.). È possibile altresì
generare in modo altrettanto semplice
set di prodotti per vendite o acquisti
come pure unità di quantità e unità di
prodotto per singolo articolo. Inoltre i
giustificativi di vendita e di acquisto
possono essere allestiti direttamente
dalla base articoli, dalla quale poi
possono essere avviate ordinazioni.
Gestire elettronicamente gli inventari
– con l’applicazione d’inventario
Gli inventari possono essere gestiti sul
posto in magazzino sia online sia offline
tramite tablet. La sincronizzazione in
tempo reale con Sage 200 ERP Extra
Ordini assicura in ogni momento cifre
attuali e attendibili nella gestione ordini.
Viene meno tutta l’onerosa documentazione cartacea.
I vantaggi in sintesi
• Disponibilità ottimale della
merce grazie al collegamento
di dati di vendita e di acquisto
• Approvvigionamento della
merce in tempo reale, per
una minimizzazione dei
costi di magazzinaggio
• Vendita ottimizzata grazie
alla possibilità di disporre
di una panoramica circa
le condizioni riservate ai
fornitori
• Maggiore competenza nelle
vendite grazie alla possibilità di avere una panoramica
delle giacenze di magazzino,
rimanenze, prenotazioni
ecc.
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Sage 200 ERP Extra
Ordini
Andrea Crameri
Customer Relationship Management
Sviluppare le relazioni clienti in modo mirato
Un cliente occasionale deve trasformarsi in un cliente fedele che intende
affidarsi ai nostri servizi. Questo orientamento a lungo termine presuppone
una gestione sistematica della relazione con il cliente. Sage 200 ERP Extra offre
un CRM integrato che permette di pianificare e realizzare contatti con i clienti e
misure di marketing in modo mirato.
Agire sul mercato con ancor più
successo
La soluzione CRM include i settori
gestione dei contatti, marketing e
distribuzione, che lavorano sulla base di
dati di Sage 200 ERP Extra. I dati
aggiornati relativi a clienti, appuntamenti, incarichi, attività di marketing e
informazioni finanziarie sono memorizzati centralmente ed è possibile richiamarli in qualsiasi momento, anche
attraverso più mandanti. Le misure
pubblicitarie e di supporto alle vendite
quali gli annunci relativi ai prodotti, le
iniziative riguardanti i prezzi, gli inviti agli
eventi riservati ai clienti e molto altro,
grazie alla registrazione sistematica dei
dati, possono essere programmati in
modo migliore e realizzati a seconda dei
gruppi target. La struttura del cliente
può essere riprodotta geograficamente
in termini di fatturato e settori d’attività.
In tal modo è possibile gestire campagne a livello regionale e riconoscere
rapidamente nuovi potenziali clienti. Le
aziende hanno la possibilità di realizzare
iniziative di marketing telefonico anche
con i propri collaboratori del settore
Vendite.
Grazie alla completa integrazione, i
clienti sono assistiti in ogni momento da
interlocutori competenti e ben informati,
sia nelle vendite che nel servizio clienti.
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Il CRM offre inoltre un collegamento
diretto a diversi servizi di indirizzi e
mappe nonché a Internet Explorer e
Outlook. Ciò permette di integrare
direttamente in Sage CRM importanti
dati e informazioni in caso di nuovi
contatti con i clienti. Le attività di
marketing realizzate possono essere
registrate centralmente ed è anche
possibile valutare i risultati delle campagne da più punti di vista.
I vantaggi in sintesi
• Maggiore lealtà della clientela grazie ad un’assistenza
clienti professionale
• Collaboratori ben informati
forniscono una maggiore
competenza
• Marketing altamente efficace sulla base di misure
più mirate
• Valutazioni intelligenti
migliorano la pianificazione
delle vendite
Sage 200 ERP Extra
Finanza
La soluzione per la gestione finanziaria
e il controlling nelle PMI svizzere.
Sage 200 ERP Extra Finanza è la
soluzione di efficacia comprovata per
la gestione finanziaria e il controlling
nelle PMI svizzere e nelle succursali
svizzere dei gruppi internazionali. Può
essere utilizzato in qualsiasi settore e
oltre alla contabilità finanziaria, dei
debitori e dei creditori è in grado di
offrire la completa integrazione del
conto del flusso di fondi e della
contabilità analitica, come anche della
contabilità cespiti e di una soluzione
certificata di Business Intelligence.
Questa combinazione garantisce un
prezioso strumento gestionale in
grado di soddisfare i molteplici ed
elevati requisiti in materia di gestione
aziendale e controlling.
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Il software è stato sviluppato in stretta
collaborazione con specialisti finanziari di provata esperienza e adeguato
ai principi giuridici svizzeri e viene
continuamente potenziato.
Un elevato grado di standardizzazione
e un’automazione equilibrata permettono ai reparti Finanze in tutta la
Svizzera di approfittare delle evolute
funzionalità in lingua tedesca, francese, italiana e inglese.
I clienti che decidono di affidarsi a
Sage 200 ERP Extra Finanza possono
contare su responsabili di progetto
Sage di provata esperienza, Consultant e un’ampia rete di partner Sage in
grado di soddisfare in modo efficiente
ed efficace la loro esigenza di una
gestione finanziaria moderna – e
naturalmente anche di mettersi a
disposizione in qualità di interlocutori
competenti nell’esercizio operativo.
Parte di una gestione aziendale
di successo
Da tempo ormai, tenere una contabilità
finanziaria ordinata non è più sufficiente
per ritrarre l’aspetto finanziario di
un’azienda. Piuttosto i responsabili
finanziari hanno l’obbligo di tenere
costantemente sotto controllo, elaborare all’occorrenza e fornire in tempo
utile le informazioni per una gestione
aziendale prudente e lungimirante.
I requisiti necessari per poter disporre
di una gestione finanziaria moderna
sono dunque notevoli: oltre a una
contabilità debitori, creditori e cespiti
stabile e completamente automatizzata, è necessario poter avere sempre
una panoramica di costi, uscite e
investimenti. L’esperienza insegna
tuttavia che la gran parte dei reparti
Finanze delle PMI è sempre più
sollecitata dal punto di vista amministrativo per poter fornire un supporto
sufficiente alle attività di controlling e
pianificazione del management.
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Sage 200 ERP Extra
Finanza
Daniela Bessling
Contabilità finanziaria
Non solo registrare
Nella contabilità finanziaria sono tenute, consolidate e iscritte a
bilancio le diverse scritture contabili di un’azienda. Sia che si tratti
di lavori di chiusura, di allestimento del bilancio o di valutazioni,
qui si manovrano i fili dell’impresa.
Grazie all’integrazione dei registri secondari nella contabilità finanziaria,
l’allestimento di bilancio, conto economico, conto del flusso di fondi e conto
della liquidità è altamente automatizzato.
In tal modo il reparto Finanze avrà più
tempo per lavori come l’iscrizione a
bilancio e il controlling.
Nel libro mastro sono contabilizzati oltre
ai movimenti principali anche i movimenti
di conti personali e conti investimenti
presenti nel caso di conti collettivi, per cui
anche nel caso delle chiusure vengono a
decadere lunghi e dispendiosi cicli
contabili.
Con Sage 200 ERP Extra Finanza è
possibile eseguire parallelamente chiusure
secondo le seguenti direttive in materia di
allestimento del bilancio, integrandole
direttamente nella rendicontazione o
certificandole a parte quale attestazione
di delimitazione:
• Swiss GAAP RPC (raccomandazioni
di contabilità svizzera)
• IFRS (International Financial Reporting
Standards)
• US GAAP (United States Generally
Accepted Accounting Principles)
La struttura dei conti salvata nello
standard è costituita dai piani contabili
consueti in Svizzera come PMI o Käfer; è
naturalmente possibile configurare anche
quelli di altri paesi o allestire un piano
contabile secondo le proprie necessità
rappresentandolo graficamente secondo
la propria gerarchia ad albero.
Il bilancio con un semplice clic
I documenti richiesti per legge quali
bilancio, conto economico e conto del
flusso di fondi possono essere libera-
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mente allestiti e redatti praticamente con
un semplice clic. È possibile effettuare
la tenuta dei conti, il che semplifica
ulteriormente le operazioni di contabilizzazione e chiusura. Ciò include:
• conti per la contabilizzazione di utili e
perdite di corso da rivalutazioni,
• tipi di conto transitori con storno
automatico,
• conti ausiliari come segnaposto per
utili non ancora contabilizzati in
bilancio e conto economico.
Il conto del flusso di fondi supporta
naturalmente il metodo diretto e indiretto
del flusso di cassa e consente, ad
esempio per la gestione delle liquidità,
di riunire i conti fondi a seconda delle
necessità.
Conteggio IVA
Ogni impresa investe di norma molto
tempo nell’allestimento del conteggio
IVA. Anche tale conteggio è disponibile
in Sage 200 ERP Extra con un semplice
clic, direttamente come stampa sul
formulario originale dell’imposta svizzera
sul valore aggiunto. È altresì possibile
calcolare elettronicamente l’imposta sul
valore aggiunto con l’ufficio federale
tedesco delle finanze attraverso ELSTER. La verifica dell’imposta sul valore
aggiunto è un ulteriore elemento di
comfort e fornisce un’attestazione dei
movimenti calcolati sulla base
dell’aliquota o dei movimenti di conto.
Elaborazione del bilancio
L’iscrizione a bilancio puramente statica è
ritenuta insufficiente da molte imprese.
Sage 200 ERP Extra Finanza consente di
effettuare un allestimento decentralizzato
e a rotazione. La prima opzione significa
che i responsabili di servizio possono
allestire i propri bilanci offline direttamente nell’applicazione con l’ausilio di
strumenti Excel o del chiaro browser di
dati: i dati vengono quindi ripresi nel
bilancio complessivo. Per l’allestimento a
rotazione il modulo offre ai responsabili
finanziari e di servizio la possibilità di
iscrivere a bilancio movimenti, costi ecc.
sui tre assi Situazione teorica, Situazione
reale e Forecast, a seconda dello
scenario. È possibile allestire quanti più
bilanci si desideri, e i bilanci redatti
possono essere copiati o bloccati in
qualsiasi momento ed è inoltre possibile
assegnare loro un codice di elaborazione.
I vantaggi in sintesi
• Automazioni evolute e registri secondari totalmente
integrati fanno risparmiare
un’enorme quantità di tempo nelle attività giornaliere
• Bilanci decentralizzati e a
rotazione consentono di
agire proattivamente
Sanja Arsenovic
Sage 200 ERP Extra
Finanza
Contabilità debitori e creditori
Garantire la liquidità
Da una parte un’efficiente gestione dei solleciti, dall’altra
una tempestiva compensazione degli impegni: due virtù che
valgono oro nella contabilità.
Debitori: l’efficienza nella gestione
dei solleciti
Conoscere la solvibilità dei clienti e
garantire la liquidità. Questi requisiti
costituiscono il fulcro della contabilità
debitori. Sage 200 ERP Extra è in grado
di garantire un’efficace gestione dei
solleciti completamente automatizzata. I
crediti da sollecitare sono rappresentati
sotto forma di una tabella, per un
sollecito semplice e per specifici gruppi
di clienti.
Affinché non rimangano crediti in
sospeso, è possibile:
• compensare automaticamente le
spese di sollecito e di mora,
• stabilire qualsiasi gruppo e livello di
sollecito,
• definire blocchi di sollecito con data di
scadenza riguardo ai singoli crediti o
su un conto debitori,
• stampare liste di solleciti e allestire
diversi modelli di sollecito.
Ciascuna procedura di sollecito viene
archiviata e con l’allestimento del
sollecito viene creato un PDF che può
essere inviato via e-mail o per posta.
Grazie a Webstamp è possibile affrancare automaticamente le lettere di
sollecito. Se necessario è possibile
generare e allegare PVR con il corrispondente importo del sollecito.
Creditori: adempiere agli obblighi
secondo le scadenze
Con la contabilità creditori altamente
automatizzata, gli obblighi sono saldati
puntualmente e nel momento più
opportuno. Grazie alla gestione delle
registrazioni è possibile registrare
velocemente le fatture, disporre accrediti singoli e di massa in modo rapido e
sicuro, con sospensione anticipata e
retroattiva degli sconti per tutti i creditori, le valute e i centri di pagamento.
Come opzione è anche possibile
compensare vicendevolmente crediti e
averi di una relazione commerciale. A tal
fine i singoli debitori e creditori sono
inclusi in un conto corrente per le
posizioni in sospeso, dopodiché, in
corrispondenza del giorno di riferimento,
viene calcolato il saldo.
Nel capitolo E-Services si trovano
maggiori informazioni su estensioni quali
l’e-banking e la fattura elettronica.
Gestione dei documenti: non solo
archiviare
Grazie all’impiego di un sistema integrato di gestione dei documenti (DMS) si
raggiunge un’elevata trasparenza in
ambito finanziario e contabile. Il DMS
organizza infatti i processi di verifica
interni in maniera sicura e in tempo
reale.
I tempi di trattamento, trasporto e
giacenza dei giustificativi si riducono o
vengono completamente meno. È
possibile lavorare in contemporanea e
in modo decentrato. La trasmissione di
informazioni attuali a tutti i responsabili
è garantita perché è possibile cercare
subito qualunque giustificativo. I
controlli necessari (per es. vistare le
fatture) possono essere eseguiti dal
workflow e senza interruzioni. I locali di
archivio diventano superflui e si può
preparare molto più rapidamente una
revisione aziendale
I vantaggi in sintesi
• Più tempo a disposizione
per la gestione finanziaria
grazie a processi di contabilizzazione automatizzati
e contabilizzazioni di massa
• Efficiente gestione dei
solleciti sulla base di una
procedura di sollecito di
tipo automatizzato
• Ottimizzazione della morale di pagamento grazie alla
sospensione degli sconti
• Una soluzione e-banking
completamente integrata
consente un notevole risparmio di tempo
21
Sage 200 ERP Extra
Finanza
Thomas Oberlin, Sarah Rohrer
Contabilità cespiti
Amministrare attivamente i valori patrimoniali
La contabilità cespiti è integrata in Sage 200 ERP Extra Finanza come una
vera e propria contabilità accessoria e fornisce in qualsiasi momento
informazioni circa i valori patrimoniali nell’azienda.
Mit dieser Erweiterung erhalten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Anlagen aktiv zu
bewirtschaften. Das bedeutet, neben der
Erfassung der Stamm­daten auch ent­sprechende direkte oder indirekte
Abschreibungen zu tätigen und diese
Daten ohne zusätzliche Schnittstelle in die
Finanzbuchhaltung zu übertragen.
Diverse Auswertungen ermöglichen
weiter, Investitionen besser zu planen und
generell die Übersicht zu wahren.
Integrazione nei registri principali e
secondari
Grazie all’integrazione nei registri
principali e secondari, in caso di
contabilizzazione su un conto definito
come attivo per gli investimenti sul piano
dei conti, l’investimento corrispondente
viene visualizzato automaticamente.
Così non solo è semplice registrare
entrate e uscite, ma anche i valori
d’investimento sono facilmente analizzabili e valutabili nel contesto della
contabilità. Nello spettro degli investimenti sono riportate tutte le consistenze
iniziali e finali, le entrate, le uscite, gli
ammortamenti e trasferimenti al giorno
di riferimento. La base investimenti può
essere allestita in modo flessibile e
suddivisa secondo diversi criteri. Inoltre i
valori patrimoniali possono essere
valutati secondo diversi criteri di
selezione e assortimento fino a livello
delle singole registrazioni.
Processi di ammortamento secondo
gli standard svizzeri e internazionali
Il software offre una notevole comodità
per quanto riguarda gli ammortamenti,
che vengono eseguiti automaticamente
in un ciclo di ammortamento in corrispondenza di una qualsiasi data di
riferimento. Allo scopo sono disponibili
quattro cicli valutativi con diversi
procedimenti di ammortamento per
22
investimento: il ciclo di bilancio, il ciclo
calcolatorio, il ciclo fiscale e il ciclo
individuale. L’ammortamento di bilancio
e quello calcolatorio seguono i principi
della contabilità finanziaria, mentre
quello individuale e quello fiscale
consentono di eseguire le delimitazioni
valutate automaticamente nel contesto
di ulteriori cicli contabili. La contabilità
secondo gli Swiss GAAP RPC, gli IFRS
o gli US GAAP è interamente supportata. Gli ammortamenti possono essere
contabilizzati direttamente o indirettamente; i metodi disponibili sono quello
lineare e quello degressivo. È però
possibile allestire anche piani di ammortamento individuali: allo scopo è disponibile un editor di formule integrato.
Inoltre il software per ciascun investimento offre la possibilità di gestire sottoinvestimenti con dati base e definizioni di
ammortamento propri. In sede di
valutazione della contabilità cespiti è
possibile visualizzarli separatamente o
nel totale dell’investimento principale.
Più professionalità ed efficienza
nell’impresa
Soprattutto nelle PMI, per la contabilità
cespiti si utilizza spesso un foglio di calcolo
che supporta la registrazione dei cespiti,
ma non la loro gestione attiva. Anche solo
l’inventariazione e l’aggiornamento dei dati
anagrafici in perenne mutamento rappresentano un onere e un dispendio in
termini di tempo. Inoltre i cespiti devono
essere registrati nella contabilità finanziaria,
ammortizzati e iscritti in bilancio. Anche se
un foglio di calcolo consente una registrazione basilare dei dati, nei compiti tecnicofinanziari esso mostra rapidamente i propri
limiti e la propria facilità di errore e fornisce
risultati inadeguati specialmente in
rapporto alla sicurezza dei dati e alla
compliance.
I vantaggi in sintesi
• Gli ammortamenti confluiscono direttamente nella
contabilità finanziaria
• Nessuna interfaccia,
nessuna doppia registrazione e conservazione dei dati
• Nessuna interruzione e
nessuna conseguente fonte
di errore
• Gli utenti utilizzano
l’interfaccia utente nota
e gli oneri di formazione
calano
• Panoramica immediata di
tutti i cespiti, del loro grado
di ammortamento ecc. e
corrispondenti possibilità
di analisi
• Elenco dei cespiti in un dato
momento e nel corso degli
anni
• Risparmio di tempo: rapido rilevamento dei costi
pertinenti (ammortamenti,
interessi)
• Necessario per analisi di
gestione aziendale
Remo Tschupp
Sage 200 ERP Extra
Finanza
Conto del flusso di fondi
Valutare correttamente i flussi di fondi
Il conto del flusso di fondi permette alla direzione di prendere decisioni fondate
e di riconoscere i rischi per tempo. Premendo un semplice tasto, i responsabili finanziari ricevono informazioni importanti sull’andamento della liquidità
e sulle procedure di investimento e di finanziamento nell’impresa.
Il conto del flusso di fondi viene anche
designato come terzo conto annuale.
Mentre lo stato patrimoniale rileva le
consistenze di patrimonio e capitale
disponibili in un giorno di riferimento e il
conto economico riproduce tutte le
operazioni di un periodo che influiscono
sul risultato, il conto del flusso di fondi
mostra i movimenti finanziari per tale
intervallo di tempo.
Sulla base dei dati esistenti, bastano un
paio di clic per rappresentare e analizzare tutti i flussi di fondi di un’impresa.
Sono supportati sia il metodo diretto sia il
metodo indiretto, entrambi conformi alla
legislazione e alle direttive di Basilea II.
Scelta flessibile del fondo di liquidità
Nel conto del flusso di fondi viene
sempre posto al centro dell’osservazione
un determinato insieme di fondi, il
cosiddetto fondo (per esempio il capitale
circolante netto o i mezzi liquidi). La
variazione in tale fondo può essere
analizzata con il conto del flusso di fondi.
L’attribuzione dei conti al fondo può
essere liberamente definita. Grazie a
diverse varianti è così possibile analizzare parallelamente più fondi di liquidità.
Organizzazione per righe
personalizzata
Come noto dallo stato patrimoniale e dal
conto economico, anche la struttura del
conto del flusso di fondi (organizzazione
per righe) nella contabilità finanziaria può
essere liberamente personalizzata
tramite varianti strutturali.
Rilevamento diretto e indiretto del
cashflow dalle attività commerciali
Il rilevamento del cashflow dalle attività
commerciali può essere definito in modo
variabile in rapporto alla variante
strutturale (diretto o indiretto). Per ogni
esercizio sono quindi possibili più
varianti del conto del flusso di fondi
con fondi diversi e con diverse procedure di rilevamento del cashflow.
Libera organizzazione per colonne
in Microsoft Excel
L’emissione del conto del flusso di
fondi avviene direttamente in Microsoft
Excel. I periodi da considerare possono essere definiti a discrezione per
ogni colonna. In tal modo si possono
allestire anche budget e calcoli di
scenari con le funzioni Excel note. I valori effettivi possono essere
analizzati tra l’altro anche separatamente in base agli incrementi o
decrementi nel fondo.
I vantaggi in sintesi
• Rilevamento del cashflow
direttamente, indirettamente e con fondi diversi
• Creazione integrata di importanti basi decisionali per
la pianificazione finanziaria
• Amministrazione dei valori
pianificati e organizzazione flessibile delle singole
analisi
Ulteriori possibilità di selezione e
organizzazione completano la gamma
di funzioni del conto del flusso di fondi:
• Rappresentazione della gerarchia
dei gruppi con una struttura ad
albero
• Possibilità di condensazione
• Varie impostazioni di organizzazione
ISistema di controllo interno (SCI)
Processi economici e funzionanti,
informazioni interne sicure e il rispetto
trasparente di regole e direttive sono
gli obiettivi centrali di ogni impresa.
Grazie al cockpit, la direzione e il
management hanno a disposizione
valutazioni e analisi evolute, che li
sostengono nel processo decisionale.
Maggiori informazioni nel capitolo
Business-Intelligence-Tools
25
Sage 200 ERP Extra
Finanza
Contabilità analitica e controlling dei costi
Accrescere la trasparenza
Oggi conoscere i costi e pianificarli con attenzione è più importante che mai.
La contabilità analitica adatta a tutti i settori e completamente integrata di
Sage 200 ERP Extra Finanza garantisce la necessaria trasparenza ed efficienza.
L’estensione della contabilità analitica permette alle
imprese di rilevare l’andamento di tutti i costi e
reagire di conseguenza. È possibile esporre
chiaramente i costi e i ricavi per singoli reparti,
progetti, prodotti e ordini. La contabilità analitica si
basa su un sistema a doppio circuito con costi
primari e secondari e tiene conto del principio di
causalità. Con i Drill-Down Report è possibile
analizzare le cifre fin nei minimi dettagli.
La contabilità analitica estende la contabilità
finanziaria con delimitazioni concrete, fornendo
così le basi decisionali per la gestione aziendale. La
prospettiva è quella dei tipi di costo e degli oggetti
di costo.
Contabilità dei tipi di costo
La contabilità dei tipi di costo costituisce la base
dell’assegnazione e della valutazione dei costi, con
una distinzione tra costi primari e secondari. I costi
primari vengono contabilizzati sui centri di costo
come costi esterni (costi indiretti) e/o sugli oggetti
di costo che sopportano le spese o sui progetti
(costi diretti). Tra i tipi di costi secondari rientrano il
calcolo interno delle prestazioni (ILV) e la ripartizione dei costi sostenuti, facendo ricorso a logiche di
contabilizzazione e di calcolo. I tipi di costo
possono essere strutturati a piacimento, mentre i
contributi di copertura possono essere calcolati su
più livelli.
Contabilità per centri di costo e oggetti di costo
Questo modulo esegue la contabilità per centri di
costo e oggetti di costo (CCo/OCo) nel rispetto di
norme di addebito, scarico e imputazione di costi
prestabilite. Sulla base di diverse varianti di
pianificazione è possibile individuare diversi criteri
di ripartizione e valutazione, come ad esempio i
calcoli settoriali e dei centri di profitto.
Project management
Quali costi sono previsti per un progetto? Al
contrario del calcolo relativo ai centri di costo e agli
oggetti di costo, il calcolo relativo a progetti e
incarichi può essere effettuato per più anni, ad
esempio nel caso di progetti di costruzione, eventi,
incarichi dei clienti ecc. Su richiesta i costi di
progetto possono essere contabilizzati contemporaneamente anche nella contabilità dei tipi di costo
e in CCo/OCo.
Ripartizioni e calcolo interno delle prestazioni
Il comprovato sistema di ripartizione di Sage 200
ERP Extra Finanza offre un sostegno di tipo
matematico (manuale, percentuale, rilevante sotto il
profilo dei prelievi ecc.) e consente un semplice calcolo delle ripartizioni multilivello (ad es. intero
centro di costo). Sono altrettanto possibili assegnazioni di costi maggiormente differenziate, come ad
esempio il raggruppamento di tipi di costo in
blocchi di costo.
Chiare norme di contabilizzazione in funzione della
tipologia dei costi garantiscono un’assoluta
sicurezza dal punto di vista contabile, poiché le
contabilizzazioni possono essere effettuate solo
per le unità dimensionali collegate.
Contabilità analitica pluridimensionale, analisi
professionali e reporting
Sulla base della tenuta del conto pluridimensionale
è possibile allestire, gestire e analizzare diversi
sistemi di calcolo dei costi (contabilità analitica
completa, parziale e di processo).
Rilevamento dei costi
I vantaggi in sintesi
• Strumento gestionale per responsabili di progetto e dei centri di costo
• Riconoscimento tempestivo degli
sviluppi scorretti
• Creazione di trasparenza come base
per un’elevata consapevolezza dei
costi all’interno dell’azienda
• Elevata flessibilità grazie a calcoli
multilivello dei contributi di copertura
• Piena integrazione di tutte le
posizioni rilevanti per quanto
concerne i costi
• L’accento sul controlling aumenta la
trasparenza per decisioni fondate
Imputazione dei costi
Costi indiretti
Costi diretti
Contabilità per
tipi di costo
Quali costi sono
insorti?
Centri di costo ausiliari
Prodotti interni
Centri di costo principali
Prodotti esterni
Contabilità
per centri di costo
Dove sono insorti
i costi?
Contabilità per
oggetti di costo
Per cosa sono insorti
i costi?
Trasparenza grazie alla contabilità analitica
26
27
Sage 200 ERP Extra
Finanza
Patrick Ottiger
E-banking e fattura elettronica
Senza carta, in rapidità e sicurezza
Sage offre una serie di E-Services pratici. Il modulo Finanza può
essere facilmente integrato con le funzioni per l’e-banking e la
fattura elettronica. Comunicazione elettronica, rapida e sicura con il proprio istituto di pagamento e traffico di pagamento automatizzato.
E-banking
L’estensione e-banking offre un collegamento online praticamente a tutti gli
istituti bancari e finanziari e consente
pertanto di gestire elettronicamente le
transazioni bancarie direttamente dal
programma. I dati di pagamento sono
allestiti automaticamente, i calcoli
scaglionati sono eseguiti attraverso
diverse coordinate di pagamento e il
traffico dei pagamenti può essere
gestito tramite DTA/EZAG, LSV+/DD e
PVR. Durante la procedura di importazione dei file PVR, i problemi di assegnazione sono visualizzati immediatamente
e le modifiche possono essere riprese
automaticamente in Sage 200 ERP Extra
Finanza. La soluzione e-banking offre
anche un grande supporto nella registrazione di estratti conto elettronici
(formato MT94X). In tale ambito gli
accrediti e gli addebiti non riguardanti
un registro secondario (tutte le spese
prima corrisposte tramite EC) sono
riconosciuti automaticamente e contabilizzati correttamente, il che risparmia
un’enorme quantità di tempo.
28
Fattura elettronica
In seguito, la procedura completamente
elettronica potrà essere effettuata con
PayNet e yellowbill di PostFinance. Con
l’ausilio della fattura elettronica, il Billing
Center allestisce le fatture in formato
elettronico. Una volta che queste sono
autorizzate, possono essere riprese con
un semplice clic in contabilità creditori,
e il creditore è salvato nei dati base. Non
sarà più necessario registrare manualmente le fatture: la procedura di
pagamento risulterà notevolmente più
rapida. Inoltre il programma offre un
sistema di archiviazione integrato gestito
da processi.
«L’offerta di nuovi E-Services integrativi
viene costantemente ampliata.»
Sage 200 ERP Extra
Personale
La soluzione per la gestione del
personale e la contabilità salariale
nelle PMI svizzere
Sage 200 ERP Extra Personale crea spazio di manovra per la
gestione del personale e include tutti i processi di una moderna
gestione del personale
I reparti HR prestano un contributo
importante alla catena di creazione di
valore di un’impresa, ponendo al centro
l’uomo e il suo sviluppo.
Sage 200 ERP Extra Personale si basa
su Sage 200 Personale, che viene
utilizzato con successo da oltre un
migliaio di PMI svizzere. Il software è
stato sviluppato in stretta collaborazione
con specialisti HR di provata esperienza
e adeguato ai principi giuridici svizzeri e
viene continuamente potenziato.
Un elevato grado di standardizzazione e
un’automazione equilibrata permettono
ai reparti HR in tutta la Svizzera di
approfittare delle evolute funzionalità in
lingua tedesca, francese, italiana e inglese in qualsiasi settore.
30
I clienti che decidono di affidarsi a Sage
200 ERP Extra Personale possono
contare su responsabili di progetto Sage
di provata esperienza, Consultant e
un’ampia rete di partner Sage in grado
di soddisfare in modo efficiente ed
efficace l’esigenza di una gestione del
personale moderna – e naturalmente
anche di mettersi a disposizione in
qualità di interlocutori competenti
nell’esercizio operativo.
I collaboratori al centro di tutto
Reclutamento, retribuzione, promozione,
qualifica e anniversario – dietro a tutti
questi eventi si cela una considerevole
spesa amministrativa. Mentre pochi anni
fa era sufficiente gestire i dati del
personale e garantire il pagamento del
salario, oggi al centro di tutto vi è il
collaboratore con le proprie competenze
e qualifiche. È necessario supportarlo e
assisterlo nella sua attività. In particolare
in Svizzera, dove è la qualità a fare la
differenza rispetto alla concorrenza
internazionale, il personale specializzato
costituisce una risorsa importante.
In tale contesto è stato sviluppato Sage
200 ERP Extra Personale. La soluzione
multimandante è primariamente
pensata per le aziende con un numero
di collaboratori da 50 a 3000. Con un
semplice clic essa è in grado di fornire
tutte le informazioni rilevanti al fine
di disporre di una moderna gestione del
personale: tutti i dati relativi a personale
e salari sono registrati una sola volta,
gestiti in modo chiaro e quindi sempre
aggiornati. La soluzione è strutturata
in maniera modulare e può essere
adeguata alle esigenze della singola
azienda.
Tutti i dati possono essere semplicemente riportati in qualsiasi momento nei
modelli dei programmi Microsoft Office
(Word, Excel ecc.). Le procedure
ricorrenti sono rese automatiche in un
workflow orientato al processo. In tal
modo è possibile evitare fonti di errore e
doppie registrazioni, incrementando
notevolmente efficienza e produttività.
Inoltre i dati registrati possono essere
valutati con un clic grazie alle liste e alle
statistiche allestite.
salario, qualifica, sviluppo e uscita.
Partendo da questa concezione il
programma è stato costituito sui quattro
moduli reciprocamente bilanciati:
Amministrazione del personale e
salario, Sistema di informazione del
personale PIS, Gestione dei documenti
del personale PDM e Controlling del
personale.
Il «percorso» dei collaboratori può
essere riprodotto nel software. Ciò
comprende: reclutamento, entrata,
31
Sage 200 ERP Extra
Personale
Contabilità salariale e amministrazione
Automatizzazione e flessibilità
Un reparto HR efficiente è snello nell’amministrazione, previdente
nella pianificazione e dispone di una contabilità salariale altamente
automatizzata? Benvenuti in Sage 200 ERP Extra Personale.
Gestione del personale
Nel modulo Gestione del personale tutti i
dati relativi ai singoli collaboratori sono
registrati e modificati con un occhio
rivolto ai processi e le modifiche sono
rappresentate e fissate su un asse
temporale. Le informazioni visualizzate
sono le più varie: dalle entrate alle uscite
e alle indicazioni relative agli stipendi,
passando per le spese e per le nuove
aliquote percentuali delle assicurazioni.
Al fine di semplificare gli adempimenti
amministrativi, è possibile inserire le
procedure ricorrenti in un workflow
rendendole automatiche. Ad esempio si
può gestire l’entrata di un collaboratore
sotto forma di processo e seguirne
passo dopo passo l’evoluzione.
In questo il programma consente di
includere anche fasi operative di centri
esterni, di allestire liste delle pendenze e
di regolare le supplenze. Inoltre sono
disponibili campi liberi da configurare e
valutare individualmente. Grazie al
collegamento con Microsoft Office, i dati
desiderati sono automaticamente esportati nei corrispondenti programmi Office.
32
Manager eventi
Il Manager eventi è in grado di fornire in
qualsiasi momento una panoramica di
tutti gli eventi rilevanti per il personale
come compleanni, anniversari, entrate e
uscite, inizio e scadenza di assegni di
formazione e assegni familiari ecc. I
singoli eventi sono visualizzati il giorno
stesso oppure è possibile pianificare gli
eventi in previsione assieme ad altri
eventi nel contesto di una lista panoramica riassuntiva. Ciascuno di tali eventi
relativi ai collaboratori è direttamente
collegato ad una finestra di dialogo,
grazie alla quale si può ad esempio
disporre immediatamente una proroga
dell’erogazione degli assegni di formazione.
Contabilità salariale
Il modulo salariale rientra tra i programmi salariali di più ampia diffusione
presso le PMI svizzere ed è utilizzato
anche da altri produttori in soluzioni
settoriali come modulo standard. La
soluzione è concepita appositamente
per le esigenze e i requisiti di legge del
mercato svizzero (incluso il Principato
del Liechtenstein). Contabilizzare,
valutare, pagare o gestire gli stipendi:
la soluzione è in grado di soddisfare tutti
i requisiti di un moderno software
di contabilità salariale. La base salari
è agile e chiara e permette di integrare
semplicemente nel programma anche
basi di tipi salariali predefinite. Grazie a
un elevato grado di automazione del
modulo salariale:
• viene garantita la ripartizione su
diversi quadri dirigenti, oggetti di
costo e progetti;
• vengono riconosciute e calcolate
automaticamente entrate e uscite,
nonché il pagamento degli arretrati e
gli accrediti pro rata;
• viene consentita la ripartizione di un
importo in quanti centri di costo si
desideri.
Il livello di automazione è superiore
alla media anche per quanto riguarda
supplementi e trattenute salariali a
norma di legge, già predefiniti e facilmente parametrizzabili. Tra queste
figurano LAW / AVS / LAINF2 / CP / IGM
nonché gli assegni familiari e le tariffe
dell’imposta alla fonte di tutti i Cantoni.
Come il modulo Gestione del personale,
anche il modulo salariale consente di
gestire i dati su un asse temporale e di
registrare importanti informazioni. Inoltre
una speciale modalità di registrazione
rapida permette di modificare le date di
movimento con un semplice clic.
Elaborazione elettronica
La contabilità salariale di Sage 200 ERP
Extra è certificata con la Quality Label
swissdec, e la procedura unitaria di
notifica salariale (ELM) è completamente
integrata nella soluzione. In questo
modo è possibile trasmettere con un clic
alle istituzioni di competenza i conteggi
di fine anno per AVS, LAINF, IGM e LPP
ed è possibile allestire elettronicamente
la rilevazione della struttura salariale
dell’UfS. Grazie all’ELM i contributi per la
Cassa pensione sono completamente
caricati e compensati. La soluzione
esprime la propria modernità anche sotto
il profilo della comunicazione: inviare i
conteggi salariali per e-mail è quindi cosa
ovvia tanto quanto il collegamento
all’e-banking. Inoltre il programma offre
interfacce standardizzate per altre
applicazioni di terzi come sistemi di
rilevazione delle presenze, contabilità
finanziaria, Casse pensioni e per lo
scambio di dati salariali e relativi al
personale.
I vantaggi in sintesi
• Riproduzione completa
del «percorso» di un collaboratore
• Risparmio di tempo grazie
a un elevato grado di automazione
• Invio elettronico, rapido e
sicuro dei rendiconti annuali grazie a una procedura
unitaria di notifica salariale
(ELM)
• La piena integrazione in
Sage 200 ERP Extra Finanza
garantisce la facilità dello
scambio di dati
• Accessi sicuri grazie a profili
utenti individuali
• Rapido accesso al programma grazie alla facilità di
utilizzo
• Diverse interfacce standardizzate e integrazioni in
sistemi di terzi e soluzioni
settoriali
33
Sage 200 ERP Extra
Personale
Ivan Maric
Sistema di informazione del personale (PIS)
Condurre e promuovere in maniera duratura
Collaboratori soddisfatti e ben gestiti rappresentano il capitale più prezioso di
un’azienda di successo. A questo fine, il sistema di informazione del personale (PIS)
è in grado di fornire un valido contributo.
Il sistema di informazione del personale
(PIS) promuove la gestione e il supporto
individuale dei collaboratori accompagnandoli nel loro percorso all’interno
dell’azienda.
Sono inclusi i settori:
• Gestione dei posti
• Reclutamento
• Crescita e formazione
• Valutazione e qualifica
Al centro di tutto ciò vi sono una
registrazione e una gestione dei dati
chiara, integrata e coerentemente
archiviata. Grazie a questo allestimento
sistematico delle informazioni, i responsabili della gestione possono contare su
solide basi in sede di decisione per
quanto riguarda il personale.
Gestire i posti e sviluppare
l’organizzazione
Nel PIS, ciascun posto all’interno di
un’azienda è memorizzato e integrato
con le corrispondenti informazioni come
requisiti, competenze, percentuale di
occupazione ecc. Allo stesso tempo il
sistema funge da strumento di pianificazione consentendo l’iscrizione a bilancio,
il confronto tra la situazione teorica e
quella reale e il controllo delle spese dal
punto di vista complessivo dell’azienda o
dei singoli reparti. I posti vacanti possono
essere in questa sede registrati dai
responsabili di linea, venendo integrati
con il messaggio di ricerca del personale.
Tutti i posti sono rappresentati all’interno
di un modello funzionale e di competenze, grazie al quale è possibile creare in
modo semplice descrizioni dei posti
vacanti precise e personalizzate. Su
questa base è possibile raffigurare in
34
modo efficiente e sostenibile i successivi
processi del personale.
Gestire il processo di candidatura
online
Impegnativi cicli di reclutamento sono
nella maggior parte collegati a un’elevata
spesa amministrativa. Sage 200 ERP
Extra Personale accompagna gli specialisti delle risorse umane in un processo di
reclutamento professionale ed efficiente.
Le candidature sono registrate in modo
centralizzato, le candidature multiple
possono essere identificate e le candidature spontanee possono essere acquisite
all’interno di un Pool generale di candidature. Ciascuna candidatura può essere
qualificata mediante la valutazione di
dossier, qualifiche, impressione personale eccetera. Basta premere un tasto per
allestire lettere in serie, ad es. per risposte
negative. Vengono inoltre registrate tutte
le fasi di candidatura. I responsabili di
linea possono visionare in ogni momento
tutte le informazioni già allestite.
Supportare i collaboratori in
modo mirato
Il supporto individuale contribuisce alla
soddisfazione dei collaboratori. Grazie a
questo strumento di lavoro strutturato in
modo semplice è possibile registrare la
carriera e il fabbisogno di formazione di
ciascun individuo, programmandoli nel
tempo e secondo i costi, verificando gli
accordi target e gli obblighi connessi.
La qualità dell’aggiornamento professionale è garantita, i costi sono trasparenti
e pianificabili.
Documentare e onorare le valutazioni
Oggi i collaboratori desiderano conoscere
la loro posizione. Vogliono essere valutati
e desiderano che il loro impegno sia
evidente. Perché questo sia possibile ai
responsabili di linea e del personale, e
affinché le valutazioni siano chiare anche
in caso di cambio dirigenziale, è necessario disporre di uno strumento adeguato.
In Sage 200 ERP Extra Personale, gli
obiettivi concordati possono essere
registrati e valutati per ciascun singolo
collaboratore. La procedura uniforme
consente di formulare valutazioni efficienti e
coerenti e rende la qualifica un importante
strumento della gestione strategica del
personale. Le valutazioni sono completamente documentate. I provvedimenti da
esse derivanti sono motivati e fissati. Il tool
però è anche in grado di fornire un prezioso
servizio per una gestione delle qualifiche
collegata ad un sistema di bonus. In questo
modo le valutazioni rilevanti ai fini dei bonus
possono essere direttamente collegate con
la contabilità salari.
I vantaggi in sintesi
• Chiari processi del personale grazie ad un modello funzionale e delle competenze
• Elevata professionalità
grazie a processi valutativi
gestiti da programma
• Gestione attiva dei posti di
lavoro e processo di reclutamento accelerato
• Qualità più elevata e migliori
controlli dei costi nella formazione e nel perfezionamento
• Semplice «consegna» in
caso di cambio dirigenziale
• Qualità e continuità nella
valutazione dei collaboratori
Rita Suter
Sage 200 ERP Extra
Personale
Gestione dei documenti del personale
e gestione delle assenze
Migliorare la visione d’insieme e il controllo
Mentre con il sistema di gestione dei documenti del personale (PDM)
è possibile evitare un flusso di documenti superfluo, il software con
il sistema di gestione delle assenze offre un modulo integrato e mobile
per il controllo e l’archiviazione delle assenze dei collaboratori.
Gestione dei documenti del
personale (PDM)
A ciascuno il suo dossier elettronico:
grazie a PDM è possibile archiviare in
formato elettronico i documenti propri
del personale. Per ciascun collaboratore possono essere archiviati documenti
e formulari – la capacità di archiviazione dei documenti non ha limiti. Quando
bisogna richiamare un documento,
basta un clic del mouse per aprirlo ed
elaborarlo nell’ambiente familiare.
Ma non è tutto: modelli definiti richiamano i dati memorizzati generando
automaticamente il formulario desiderato, mentre il documento compilato può
essere modificato anche manualmente.
Se si desidera è inoltre possibile
allestire lettere in serie per alcuni
collaboratori di propria scelta. Grazie
alla regolamentazione individuale degli
accessi è possibile garantire la necessaria confidenzialità dei dati personali.
Inoltre la registrazione elettronica
consente l’invio di formulari e documenti via e-mail.
Tutti i modelli di formulario standardizzati sono già integrati all’interno del
programma:
Gestione delle assenze
Fiducia grazie alla chiarezza: la gestione
delle assenze consente di gestire e
archiviare tutte le assenze effettuate presso un’azienda in modo trasparente. Che si
tratti di vacanza, malattia, infortunio o
giornate formative, le assenze sono
registrate con tutte le informazioni
necessarie. Tutto ciò comprende anche la
possibilità di collegare documenti come
un certificato medico alla singola
assenza. Tenendo conto del grado di
occupazione e delle festività cantonali, il
modulo calcola automaticamente i giorni
di assenza. Inoltre è possibile accedere
all’applicazione di gestione delle assenze
direttamente dal modulo salariale, il che
permette di calcolare automaticamente i
giorni di malattia e di infortunio. Grazie a
un’applicazione web, le assenze possono
essere registrate e verificate in ogni
momento in modo mobile. Collaboratori,
superiori e responsabili HR ricevono una
panoramica in tempo reale dei giorni di
vacanza e di libero approvati o respinti.
Vengono meno le lungaggini dei processi
cartacei e di allineamento.
Richiesta di vacanze
Approvazione
Riceve un riscontro
Attivazione / Rifiuto
Trasmissione all’HR
Autorizzazione
• formulari assicurativi
• formulari relativi ai lavoratori
• certificazione per l’assicurazione
contro la disoccupazione
• modelli interni come contratti di
lavoro e distinte dei costi
È inoltre possibile includere nel
programma formulari specifici della
singola azienda salvandoli come
modelli in formato Word o PDF.
Collaboratori
Direzione del team
Reparto HR
37
Sage 200 ERP Extra
Personale
E-Services in Personale
Maggiore efficienza elettronica
Sage offre una serie di E-Services pratici. Il modulo Personale può essere facilmente
integrato con le funzioni per l’invio elettronico di fatture e documenti salariali,
la procedura unitaria di notifica salariale (ELM), l’E-Recruiting o il Manager certificati. L’offerta di nuovi E-Services integrativi viene costantemente ampliata.
Invio del conteggio di salario tramite e-mail
La funzione per l’invio elettronico è integrata
direttamente nell’ambiente abituale di Sage 200
ERP Extra Personale. Basta un clic nel pagamento
dei salari mensili per stabilire quali collaboratori
dovranno ricevere in futuro il conteggio di salario
per via elettronica – comodamente senza carta e
senza oneri di formazione per i collaboratori HR. Un
semplice clic dà il via libera all’elaborazione. Nel
processo vero e proprio non cambia nulla. La
differenza principale: vengono meno il lavoro e i
costi per stampare, imbustare e spedire.
All’occorrenza si può utilizzare il servizio IncaMail
della Posta Svizzera per l’invio criptato di conteggi
e di altri documenti come contratti, estratti conto o
polizze. Grazie alla soluzione integrata è possibile
trasmettere i documenti importanti in forma criptata
e quindi con la stessa sicurezza di una lettera
raccomandata.
Impresa
Procedura unitaria di notifica salariale (ELM)
Ogni anno le PMI dedicano mediamente più di 300
ore ai conteggi per le assicurazioni sociali, alle
dichiarazioni d’imposta e alle statistiche. Le
direttive di legge da rispettare e le formattazioni di
cui tenere conto diventano via via più numerose.
Grazie a ELM si possono elaborare e trasmettere
alle autorità i dati salariali attraverso il canale
elettronico.
Anziché compilare diversi formulari cartacei e
spedirli individualmente a casse di compensazione
AVS, SUVA, compagnie di assicurazione, uffici
delle imposte e all’Ufficio federale di statistica,
adesso potete semplicemente effettuare una
notifica salariale unitaria via Internet. Le imprese e i
destinatari utilizzano a tal fine una struttura di dati
analoga e meccanismi di sicurezza uniformi. Come
requisiti servono soltanto una contabilità salariale
certificata swissdec e una connessione Internet.
Secondo swissdec, l’acquisto di una simile
Distributore
Destinatari dei
dati salariali
assicurazione
LAINF, LAI
Sage 200
ERP Extra
Personale
annuale
mensile
AVS
Uffici
imposta
alla fonte
Ufficio delle
imposte
casse di
compensazione
UST
soluzione conviene già a partire
dalle imprese più piccole con soli tre
collaboratori.
Le ricertificazioni del software da parte di
swissdec assicurano non solo un costante
aggiornamento tecnico ma anche la
massima sicurezza e riservatezza dei dati.
swissdec stessa viene certificata da SQS,
affinché la protezione dei dati sia confermata tramite sigillo di qualità.
Poiché tutte le fasi si succedono in
maniera automatizzata senza interruzioni, le spese amministrative vengono
ridotte in misura considerevole. Anche la
qualità dei dati aumenta, in quanto i
programmi certificati verificano se i dati
sono completi e plausibili.
Vengono meno le lungaggini legate a
correzioni e domande di accertamento.
In funzione delle dimensioni
dell’impresa, le operazioni di fine anno si
riducono di 10-50 ore.
Come PMI, con ELM risparmiate non
solo in termini di dispendio, ma anche di
costi. Avete infatti la possibilità di
chiedere alle istituzioni tassi ridotti per
l’amministrazione.
Manager certificati
Il Manager certificati basato sul web per
la Svizzera permette di allestire in
maniera efficiente certificati di lavoro
e intermedi professionali e conformi ai
requisiti di legge per tutti i livelli prestazionali in un’impresa. Per ogni passaggio
sono disponibili blocchi di testo predefiniti. È per esempio possibile selezionare
il tipo di certificato o il motivo della
disdetta. Questi blocchi di testo possono essere personalizzati in qualsiasi
momento. Grazie a un workflow gestito
dal sistema è possibile coinvolgere in
modo semplice e rapido
i superiori gerarchici nel processo di
creazione del certificato.
E-Recruiting
Gestire in maniera efficiente le candidature online, via e-mail e cartacee,
automatizzare la corrispondenza,
coordinare i processi di candidatura
online: con l’E-Recruiting di Sage 200
ERP Extra non c’è problema. Le
candidature via e-mail possono essere
importate con un semplice clic. I
superiori gerarchici sono coinvolti online
nel processo di candidatura, cosa che
permette uno svolgimento più rapido.
Personale
Superiore
Personale
Direzione del
personale
Superiore
Personale
Avvio
valutazione
Valutazione
collaboratore
Creazione
certificato
Verifica
certificato
Firma
certificato
Consegna
certificato
Processo di creazione certificati gestito da programma
Link di autorizzazione
allineamento/correzione
elaborare/confermare
Funzionamento della procedura unitaria di notifica salariale (ELM) swissdec 4.0
38
39
Sage 200 ERP Extra
Gestione dei processi
Senza interruzioni, per una maggiore efficienzaz
Il metodo di lavoro in azienda si contraddistingue per una varietà di processi standardizzati. Con la gestione dei processi in Sage 200 ERP Extra, è possibile riprodurre integralmente questi processi, disporli nella giusta sequenza e coinvolgere
per tempo i dirigenti.
Entrate di personale, chiusure annuali o
inventario: diversi processi aziendali
hanno una propria connotazione in ogni
impresa, ma si svolgono ovunque in
modo estremamente standardizzato e
«sempre uguale». In ognuno di questi
processi sono inoltre coinvolte diverse
persone (organizzazioni) che si fanno
carico dei compiti, dei passaggi di
consegne e delle autorizzazioni corrispondenti.
Riprodurre, scadenzare e monitorare
i processi
La sfida amministrativa consiste nel
realizzare il rispettivo processo in modo
completo e nella giusta sequenza. Se la
procedura si arena, il reparto HR deve
poter intervenire per tempo. Grazie alla
gestione dei processi, Sage 200 ERP
Extra Personale è in grado di soddisfare
tali esigenze.
La gestione dei processi si basa su
singoli workflow (procedure) che
possono essere definiti in maniera
indipendente dal punto di vista grafico
e testuale. In tal modo si possono
riprodurre, scadenzare e monitorare i
processi aziendali. È possibile rappresentare i processi già esistenti e
consolidati di un’impresa e trasmetterli ai
collaboratori e ai superiori interessati con
un clic del mouse.
Utile suddivisione in sottoprocessi
Un workflow è composto da diversi
sottoprocessi che possono produrre
ulteriori azioni di vario tipo. Tra questi si
annoverano per esempio:
• Richieste di autorizzazione per la
continuazione
• Richiamo di finestre di dialogo
• Analisi
• Richiami di programmi esterni
• E-mail
Questi sottoprocessi possono essere
ulteriormente personalizzati, per
esempio mediante l’inserimento di
ramificazioni e nodi.
Chiara documentazione dei processi
A ogni processo può essere collegato
qualsiasi file, che viene quindi richiamato con un semplice clic. Si può così
richiamare, per esempio, una descrizione dettagliata del processo e dei suoi
sottoprocessi. Questo è un efficace
elemento della garanzia di qualità, che
assicura il mantenimento del know-how
in caso di cambio nell’HR nonché una
supplenza priva di conflitti durante le
vacanze.
Controlling efficiente grazie a
scadenze vincolanti
L’esecuzione di un workflow può essere
associata a una scadenza. Per i singoli
passaggi si possono stabilire degli
intervalli precisi. Per le procedure che si
ripetono periodicamente è possibile
predisporre delle serie di scadenze. Ogni
workflow iniziato può essere richiamato
e continuato in qualsiasi momento. Ciò
permette a colpo d’occhio un controlling
efficiente sullo stato dei relativi processi.
Si può così garantire per tempo la
continuazione del processo. L’onere
amministrativo per il controlling dei vari
processi che si svolgono in parallelo (ad
es. diverse entrate) ne risulta ridotto e le
potenziali fonti di errore calano sensibilmente.
Nessuna interruzione o lacuna
di informazioni
Nei workflow è possibile predisporre fasi
di processo nelle quali un determinato
utente deve autorizzare la continuazione.
Si possono anche definire utenti che
controllano soltanto lo stato per determinati workflow, senza tuttavia eseguire
ulteriori passaggi. Questi controlli dello
stato e autorizzazioni permettono uno
svolgimento controllato senza inutili
interruzioni e trasmissioni di informazioni.
I vantaggi in sintesi
• Riprodurre, scadenzare e
monitorare i processi presenti nel sistema
• Chiara suddivisione dei
processi e dei sottoprocessi
e definizione delle responsabilità
• Riduzione dell’onere amministrativo, in particolare nei
processi che si svolgono in
parallelo
• Controlling efficiente
• Garanzia di qualità
1. Avvio
2. Registrare i dati
personali
3. Comunicazione
a IT
4. Stampare il foglio
anagrafico
5. Stampare
l’elenco?
No
7. Consegna
delle chiavi
Si
6. Stampa dell’elenco
dei compleanni
99. Obiettivo
Esempio di «workflow semplice»: entrata di una persona
40
41
Daniel Käser, Walter Kaufmann
Sage 200 ERP Extra
Gestione aziendale proattiva
attraverso analisi personalizzate
Volete analizzare le cifre determinanti al momento giusto per poter gestire
l’impresa in modo attivo? Sage 200 ERP Extra Business Intelligence (BI) vi offre
uno strumento basato su Excel® (cube) per l’analisi mirata dei dati aziendali che
consente di creare analisi preziose, valutare sistematicamente l’andamento
dell’attività aziendale e identificare le tendenze con tempestività.
I vostri dati come base di partenza
Analisi specifiche per reparto consentono ai responsabili dell’amministrazione
di formulare postulati da una base dati
attuale. Basta semplicemente premere
un tasto per creare, con il tool di
Business Intelligence, indicatori precalcolati sempre disponibili per l’analisi nei
cosiddetti «cube» partendo dai dati di
Finanza, Ordini e Personale di Sage 200
ERP Extra.
Rapida creazione di report complessi
I valori precalcolati nei Cube possono
essere ulteriormente elaborati in analisi
personalizzate. Tramite il collegamento
dei dati di tutte le aree aziendali, potrete
individuare ad esempio elevati tassi di
fluttuazione nei vostri reparti o creare
senza fatica calcoli complessi - come
situazioni e scenari di liquidità o conteggi per partner e provvigioni.
Creazione di interrelazioni
Grazie alla combinazione con dati terzi,
potrete ricavare stimoli importanti per le
attività aziendali. È possibile ad esempio
impostare i fatturati per regione in
relazione al numero di abitanti. Ovviamente sono disponibili anche gli
elementi grafici di Excel®, che ad
esempio con il sistema a semaforo vi
consentono di rappresentare le vostre
cifre con la massima facilità e in maniera
intuitiva.
ERP
Esportazione
Trasformazione
da
in Data Warehouse
Sage 200 ERP Extra
(DWH)
Corretta implementazione della
Business Intelligence (BI)
Adeguato sulle singole esigenze e
conforme alle indicazioni dei propri
specialisti in analisi dei dati, lo strumento Business Intelligence (BI) viene
predisposto e quindi reso disponibile
per tutta l’azienda. Sulla base di diritti
Elaborazione
in Cube: Ordini/
Finanza/Personale
Analisi
in Excel o
tool di reporting
d’accesso impostati, gli indicatori
aziendali possono essere aggiornati in
qualsiasi momento e con facilità dagli
utenti stessi, che possono quindi
avvalersi di basi solide per prendere le
opportune decisioni.
Osservazione
sistematica
Panoramica
Gestione
dell’attuazione
Dettaglio
Confronto
Riconoscimento di opportunità
di vendita straordinarie
Riconoscere e sfruttare le opportunità
43
Sage 200 ERP Extra
Lucia Weber
Capacità d’integrazione
Collegamento in tutta semplicità
Sage 200 ERP Extra Connect è l’affermata piattaforma d’interfaccia
che consente l’integrazione in tutta semplicità di sistemi di terzi
esistenti e futuri.
Il flessibile modulo Connect viene
utilizzato da un’ampia base di clienti ed
è disponibile in ogni applicazione di
Sage 200 ERP Extra.
Processi e organizzazioni vengono modificati con sempre crescente frequenza e
rapidità a causa dei mutevoli requisiti di
mercato. Ne consegue che anche i
sistemi e le infrastrutture IT sono
soggetti a un costante mutamento. Lo
scambio di dati da un sistema all’altro
gioca un ruolo centrale in tal senso.
Questo perché le informazioni si trovano
in sistemi sempre più diversi presso un
numero sempre più elevato di collaboratori. Con la crescente complessità e il
conseguente incremento del volume di
dati, per avere successo è fondamentale
una manipolazione adeguata dei dati in
funzione dei singoli casi.
Sage 200 ERP Extra Connect offre
tutte le possibilità di un’interfaccia
bidirezionale per elaborare singole
interrogazioni critiche dal punto di vista
temporale o per effettuare intere
elaborazioni di massa. L’importazione e
l’esportazione dei dati rivestono
un’importanza centrale in numerosi
casi. A tale proposito bisogna tenere
conto sia del fattore tempo, delle
validazioni e della plausibilizzazione sia
delle autorizzazioni. Non importa se si
elaborano grandi volumi di dati o
singoli record: al primo posto viene
sempre la coerenza dei dati, che
costituisce il presupposto per l’ulteriore
elaborazione. È altresì importante
disporre di una possibilità di controllo
standardizzato quando si tratta di temi
quali la sicurezza dei dati o la ricerca
degli errori.
Attraverso l’impiego di interfacce
elettroniche si evitano inoltre le registrazioni manuali e i relativi errori. E quale
gradito effetto collaterale si ottiene un
notevole risparmio di tempo nelle
procedure ricorrenti.
44
Nella pratica, Sage 200 ERP Extra
Connect viene impiegato per esempio
per i seguenti processi:
• Immissione di dati da una rilevazione
delle presenze
• Acquisizione di voci debitori aperte da
un altro sistema
• Importazione di registrazioni di cassa
da un sistema a monte
• Trasmissione di dati finanziari dalla
contabilità salariale a un altro sistema
• Immissione di dati Excel nel modulo
Finanza o Personale
I clienti di Sage approfittano inoltre di
un’offerta estesa e in crescita continua
di interfacce standard con i prodotti
software di altri produttori. Che si tratti
di una gestione di documenti, una
verifica della solvibilità, E-Services o di
un web shop: i collegamenti ad altri
sistemi sono resi possibili da API
(Application Programming Interface)
standardizzate e servizi web. Questi
garantiscono processi correnti senza
interruzioni, nonché un guadagno in
termini di tempo e sicurezza per l’utente.
Marc Wiederkehr
Sage 200 ERP Extra
Sage punta su partner forti
Ancora più vicini al cliente
I clienti di Sage possono scegliere se farsi assistere direttamente da Sage o da
uno dei suoi partner. Lo scopo è sempre lo stesso: sin dall’introduzione poter
fornire al cliente il meglio del software di gestione aziendale e della consulenza.
Grazie a partner qualificati, Sage è in grado di rispondere in modo mirato alle
esigenze individuali dei clienti.
Sage persegue partnership a lungo
termine che offrono valore a tutte le
parti coinvolte
La varietà di partner offre il vantaggio
fondamentale di far confluire nel
progetto, direttamente dal partner e in
qualsiasi momento, le conoscenze
settoriali sui processi chiave a valore
aggiunto. In tal modo viene garantita
un’assistenza ottimale, dalla pianificazione all’introduzione fino all’esercizio
operativo.
Partner di distribuzione Sage
I partner di distribuzione Sage si fanno
carico dell’intero processo di vendita e
d’implementazione, nonché della
successiva fase di manutenzione presso
il cliente. Grazie a una solida rete di
partner di distribuzione, Sage è ancora
più vicina al cliente e assicura
un’importante presenza regionale e
l’assistenza ottimale in tutte le parti del
paese.
Partner di soluzione e di
integrazione Sage
Le soluzioni software di Sage sono da
intendersi come elementi di un più
vasto sistema software modulare per
la gestione aziendale, composto da
applicazioni standard, soluzioni di
settore o software speciali personalizzati.
I partner di soluzione Sage integrano
la propria soluzione, specifica di settore
o quale servizio aggiuntivo, nei prodotti
Sage. I clienti di Sage approfittano così
di una maggiore libertà nell’integrazione
dei loro sistemi IT.
Assistenza ottimale prima, durante e
dopo l’introduzione
Gli efficienti moduli Finanza e Personale sono offerti da anni come
integrazioni degli affermati sistemi
ERP esistenti e delle soluzioni di
settore note. I moduli sono strettamente collegati e consentono
processi integrati in tutta semplicità.
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Sage 200 ERP Extra
Christoph Grob
L’introduzione
Accompagnati in modo sicuro
Ogni relazione d’affari inizia dalla fiducia. In particolare quando ci sono in gioco
processi aziendali centrali e informazioni confidenziali di carattere finanziario
e concernenti il personale. Oltre alle conoscenze specialistiche e alle competenze
metodologiche e sociali, per avere successo è fondamentale un’adeguata
gestione del progetto.
Grazie alla composizione di team di
progetto individuali e specifici per i
clienti, Sage assicura il massimo valore
aggiunto possibile per la clientela. In
questo scenario si inserisce non solo il
trasferimento di know-how ma anche la
realizzazione mirata del progetto.
Accompagnati in modo sicuro
I clienti di Sage possono contare già
nella fase di offerta del progetto sul
solido e pluriennale know-how di
specialisti di provata esperienza. Grazie
alle migliori prassi maturate con una
vasta base di clienti, questi dispongono
delle competenze operative necessarie
per offrire soluzioni vicine alla pratica
anche in situazioni complesse.
48
Competenze metodologiche e sociali
I Sage Consultant non vantano solo le
conoscenze tecniche, di gestione
aziendale e software che costituiscono il
presupposto per l’introduzione di una
soluzione ERP aziendale, ma hanno
anche la necessaria sensibilità nei
confronti dei processi di cambiamento
trasversali ai settori in seno all’azienda.
Queste competenze metodologiche e
sociali sono utili nell’intero svolgimento
del progetto, in quanto consentono,
grazie a una stretta intesa collettiva, di
eliminare le resistenze e realizzare
puntualmente l’introduzione.
Project management
Perché gli specialisti e il team del cliente
possano concentrarsi insieme sul
proprio lavoro, la disciplina del project
management viene praticata separatamente. L’organizzazione e orchestrazione garantisce da ultimo che budget,
contenuto, qualità e le elevate aspettative siano realmente soddisfatti. Pertanto
Sage definisce sin dall’inizio, insieme al
cliente, una chiara ripartizione dei ruoli.
Osman Julen
Sage 200 ERP Extra
L’esercizio operativo
Consulenza completa
L’unica cosa certa è che tutto cambia. Oltre a una varietà di partner, Sage offre
una serie di servizi che permettono al cliente di concentrarsi pienamente sulla
sua attività principale.
L’ampia conoscenza del mercato e dei
suoi vari settori e il vasto know-how
nello sviluppo software confluiscono nei
pacchetti di servizi di Sage, che offrono
la massima garanzia degli investimenti.
Manutenzione software
Le modifiche di legge, gli update annuali
con le estensioni funzionali e le eliminazioni degli errori sotto forma di service
pack nel corso dell’anno sono totalmente inclusi nella manutenzione software.
L’esercizio operativo è così garantito in
ogni momento.
Assistenza e supporto
Oltre alla manutenzione software, i
clienti approfittano del supporto tecnico
e di prodotto in caso di domande di
natura tecnica o legate alla gestione
aziendale. Specialisti di provata esperienza sono a disposizione in veste sia di
risolutori di problemi sia di sparring
partner. Queste conoscenze specialistiche offrono ai clienti di Sage un vantaggio determinante quando si tratta di
soluzioni orientate alla pratica.
Sage Academy
Sage offre ai propri clienti un vasto
assortimento di corsi tecnici e sui
prodotti. Che si tratti di nuovi collaboratori che devono apprendere da zero
il funzionamento di Sage 200 ERP Extra
o di collaboratori di lunga data che
desiderano approfondire le proprie
conoscenze: la Sage Academy offre il
corso giusto per neofiti e professionisti.
I corsi sono tenuti perlopiù da Consultant che, oltre ai contenuti veri e
propri del corso, forniscono ai partecipanti anche numerosi esempi pratici
utili nonché consigli e suggerimenti.
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Sage Svizzera SA
Via Vedeggio 4
6928 Manno
T +41 (0)58 944 21 21
F +41 (0)58 944 21 22
[email protected]
www.sagesvizzera.ch
Versione: Novembre 2015