I.P.
Iopunto
su...
l’automazione
editoriale
el 1995, un grande farmacista milanese famoso per le sue doti
di pioniere in molti campi della professione ebbe una grande intuizione:
perché non togliere tutto il farmaco dall’area espositiva, spostarlo
in magazzino e sfruttare lo spazio così liberato per attività legate alla vendita
di prodotti? Parliamo di Riccardo Legnani, recentemente scomparso,
un uomo di grande sensibilità e intelligenza, capace di prevenire i tempi
e sperimentare con coraggio nuovi modi di essere farmacista.
N
Così, nella sua farmacia sempre affollata da pazienti interessati ai nuovi prodotti
esposti, Legnani decise di far sparire le cassettiere e di obbligare i 7-8
collaboratori al banco a richiedere ogni farmaco necessario, via computer,
ai tre (!) magazzinieri operativi nello scantinato: i nomi dei prodotti “uscivano”
su una stampantina nel magazzino, le scatole, prelevate dagli scaffali, erano inviate al piano
di vendita da un piccolo e veloce montacarichi. Sembra incredibile, ma questo consentì
alla farmacia di aumentare le linee di prodotto esposte e il numero di clienti, e di dedicare a questi
più tempo e attenzione. Proprio in quel periodo, sulla spinta di altri colleghi che in tutta Europa
manifestavano le stesse esigenze, si sperimentavano i primi robot per farmacia.
sommario
EDITORIALE
2
Perché automatizzare la farmacia
Robot per tutte le esigenze
Il robot e lo spazio
Che cosa cambia per il magazziniere?
Che cosa cambia per il banco?
8
A tu per tu con il robot
Facciamo due conti
Case history
1
2
4
6
8
10
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14
15
Era - quasi ovviamente - la Germania la culla di questi primi sistemi, derivati dall’automazione
industriale. Si trattava di macchinari in grado di fare, in modo più veloce ma sostanzialmente
identico, quello che nella farmacia di Milano già era stato messo in pratica, risparmiando però
molte braccia. Da allora, la velocità sempre maggiore di questi impianti ne ha consentito
una efficacissima diffusione anche in farmacie che vendono prevalentemente farmaci, e che
proprio per questo, grazie al robot, possono oggi liberare enormi risorse su altri fronti di vendita.
Mach4 Pharma Systems è un’azienda leader di questo settore. Nata a Bochum, nel cuore
della Germania industriale, ha saputo cogliere meglio di altri le richieste delle farmacie europee
e in pochi anni ha superato i 1.000 robot installati e ha sviluppato progetti di alta tecnologia in tutta
l’area del trattamento logistico del farmaco, di cui i sistemi Unidose per la preparazione di blister
personalizzati per i pazienti sono una recente ulteriore conquista. Come spiegheremo nel seguito,
la scelta di sistemi di automazione richiede a ogni farmacia un attento studio sugli obiettivi
e sul progetto. È per questo che Mach4 Italia, la filiale italiana, mette a disposizione dei farmacisti
un team di ingegneri e architetti capaci di affiancare i clienti nell’analisi dei loro bisogni
e nelle scelte relative agli spazi da sfruttare e al dimensionamento degli impianti.
L’automazione di magazzino - di cui questo opuscolo cerca di dare un panorama completo
e un po’ di utili “istruzioni per l’uso” - è così diventata oggi uno degli strumenti più efficaci
per garantire un percorso di crescita a ogni farmacia che sappia trarre vantaggio da una maggiore
superficie espositiva e da una migliore organizzazione del lavoro. Sono ormai quasi cinquecento
i sistemi installati in Italia. Ma sono migliaia le farmacie che potrebbero sfruttare questa opportunità
e uscire da un periodo di difficoltà economica con un importante vantaggio competitivo.
Proviamo a spiegarvi come.
Gianfranco Pieretti
amministratore delegato MACH4 Pharma Systems Italia - [email protected]
12
Stampa: Modulimpianti S.n.c. - Capriate S.G. (Bg)
1
perché automatizzare la farmacia
di NICOLA POSA
senior partner Shackleton Consulting
e GIANLUCA RIZZATO
responsabile divisione Shackleton Pharma
Un consiglio in più
Da questi vantaggi logistici e di layout
è fondamentale trarre il giusto input per
trasferire correttamente ai clienti che
ogni giorno entrano in farmacia questo
strumento che porterà benefici non
solo alla farmacia, ma anche a loro.
Qual è, infatti, il primo impatto sul
cliente/paziente dell’automazione in
farmacia? Innanzitutto, un maggior
tempo di interazione. Operativamente, per il farmacista, questo si
traduce in una maggior disponibilità
di tempo da dedicare al consiglio.
È quindi fondamentale spiegare
l’automazione ai clienti che entrano
in farmacia:
• comunicate il fatto che vi siete
dotati di un nuovo strumento;
• raccontate come funziona e quali
saranno i vantaggi e i benefici;
• scrivete quante referenze sarete
in grado di gestire grazie a esso.
Crescita del fatturato a metro
quadro, semplificazione
della gestione dell’alloggiamento
dei prodotti, appiattimento
dei costi di gestione, maggior
disponibilità di tempo
da dedicare al cliente.
Sono solo alcuni dei vantaggi
di un efficiente sviluppo
della meccanizzazione
merge sempre più, da parte
delle farmacie, l’esigenza di
recuperare redditività: la necessità di far crescere i fatturati si riflette necessariamente sullo sviluppo
degli spazi e sull’organizzazione
stessa del lavoro.
Spesso l’inadeguatezza degli spazi
orizzontali attigui porta i titolari a
orientarsi verso uno sviluppo verticale, per compattare in uno spazio
sempre minore una notevole mole di
referenze.
L’automazione rappresenta in questo senso unʼottima occasione
per rivedere lʼintero flusso delle
merci e mettersi in gioco per riorganizzarlo al meglio (a partire dalla
“spunta” all’arrivo in magazzino,
fino alla distribuzione logistica).
L’impulso di crescita di una farmacia
porta a scegliere l’automazione come
soluzione ottimale, ma non va dimenticato che questa impatta sul layout
di tutto il punto vendita. Ecco perché
le due cose devono necessariamente
essere integrabili o integrate.
Innanzitutto, se prima le postazioni
erano vincolate alla vicinanza dell’operatore alla cassettiera o ai magazzini compattabili, con l’automazione non è più così. La meccanizzazio-
E
2
ne del magazzino può, infatti, bypassare quest’aspetto, in modo che non
sia più l’operatore ad andare verso il
prodotto ma il prodotto verso l’operatore. Ciò impatta naturalmente in
maniera importante sui flussi, rendendoli estremamente più congrui alle
esigenze di macro-mondi aggregati.
Uno dei vantaggi fondamentali dell’automazione, inoltre, è rappresentato
dalla possibilità di controllare diversamente il fatturato per ogni metro
quadrato di stock: attraverso un efficiente sviluppo della meccanizzazione, va a crescere il fatturato a metro
quadro dedicato allo stoccaggio, e
questo permette alla farmacia di donare nuovi spazi al self o al servizio
organizzato. C’è poi un ulteriore vantaggio, che va verso la semplificazione della gestione dell’alloggiamento
dei prodotti: il sistema in automatico
è in grado di dedicare più spazio
qualitativo e quantitativo in funzione
della rotazione, aiutando a valorizzare
meglio le scorte medie.
L’automazione ha un impatto rilevante anche sull’indice di rotazione
della merce: c’è meno ed è meglio
gestito. Se cresce l’indice di rotazione, i costi di gestione, a regime (ossia quando il personale è formato e
Inoltre, ai titolari che hanno deciso di
investire per migliorare l’efficienza e
la gestione degli spazi, vogliamo
dare un consiglio: siate coerenti.
Questo significa innanzitutto lavorare
con la squadra per farla consigliare
di più e meglio, puntando a un piccolo obiettivo che si può trasformare
in una grande opportunità: un consiglio in più per ciascuna attesa a
banco.
Il consiglio dovrà essere strettamente
collegato al codice deontologico. Per
esempio, tutti dovranno impegnarsi
a dire qualche parola in più sulla posologia, o sulle caratteristiche del
prodotto, o sulle interazioni con altri
farmaci. Quando la squadra comincerà a lavorare tutta insieme nella
stessa direzione, si vedranno i primi
risultati e per la farmacia significherà
davvero che l’investimento in automazione è stato corretto.
l’organizzazione è pronta), si appiattiscono diventando costanti. È così
possibile ottenere un’ottimizzazione
dei costi gestionali dati dal raggiungimento di un elevato turnover
di merce in relazione a costi di
struttura costanti.
Automazione, inoltre, è sinonimo di
garanzia: in primis, per la maggiore
affidabilità nella distribuzione del farmaco; in secondo luogo, nei tempi
di erogazione; rappresenta una garanzia per l’immagine tecnologica
della farmacia e per la maggiore organizzazione che determina (è la
macchina che guida i tempi).
3
robot per tutte le esigenze
di ALESSANDRO STEA
direttore commerciale MACH4 Pharma Systems Italia - [email protected]
tale autonomia, ma molto più lentamente; passando per una soluzione
semiautomatica costituita da una
“p o r ta d i c a ri co ”, dove il magazziniere dispone velocemente i prodotti
sui ripiani, ed è poi libero di fare altro
mentre questi sono riconosciuti e portati a destinazione. Più sistemi di carico possono funzionare in parallelo.
Passiamo in rassegna
le principali tipologie
di automazione oggi disponibili
sul mercato, legandole
al processo logico che tutti
dovrebbero compiere
avvicinandosi a questo
tipo d’investimento:
individuare gli obiettivi
uando si parla di automazione del magazzino si utilizza
volentieri la parola “robot”,
termine sintetico ed evocativo che fa
pensare a un vero e proprio sostituto
dell’operatore manuale, se non addirittura a una macchina dotata di
una propria intelligenza.
Ma come sono fatti questi dispositivi?
Si tratta di scaffalature capaci di
sfruttare al meglio lo spazio disponibile (dotate di fitte colonne di ripiani
orizzontali oppure di centinaia di canali inclinati) e di interagire con sistemi di movimentazione. Questi possono ancora prevedere un consistente
lavoro umano o, al contrario, essere
quasi del tutto automatici, grazie a
pinze robotizzate in grado di manipolare le scatole, riconoscere i prodotti e portarli a destinazione.
Per essere un po’ più pratici, passiamo allora in rassegna le principali tipologie di automazione oggi in uso,
e i diversi obiettivi che consentono
di raggiungere.
Sistemi modulari
Un’interessante evoluzione del sistema descritto è costituita da robot capaci d’integrare scaffali e canali all’interno della stessa macchina. Il robot, valutando l’andamento di vendita, può decidere se lasciare il prodotto sullo scaffale (bassa rotazione) oppure se assegnargli un canale (alta
rotazione).
In fase di vendita, il prodotto è prelevato dal canale, gr azi e a u n se c o nd o o a dd iri ttu ra u n ter zo b rac cio, che operano - indipendentemente dal primo - sul lato esterno del magazzino. Se ben dimensionata, una
macchina di questo tipo abbina una
velocità di estrazione elevatissima
dai canali, alla possibilità di carico
contemporaneo dall’interno e presenta un’affidabilità più che raddoppiata, poiché viene impiegato un
sistema di estrema semplicità proprio
nel settore dove si svolge l’80 per
cento delle vendite.
Q
Integrare le cassettiere
Un obiettivo molto sentito è quello di
risolvere il problema di cassettiere
sature, insufficienti per accogliere i
generici e i nuovi farmaci, ed evitare
al magazziniere un’attività incessante
di rifornimento e spostamento, che
intralcia il lavoro di chi vende.
In questo caso l’automazione può
4
gestire solo i farmaci di media e alta
rotazione, mentre le cassettiere possono essere dedicate ai prodotti con
bassa rotazione. Il magazzino automatico è costituito da centinaia di
canali paralleli e inclinati, ognuno
dedicato a una referenza: deve
ospitare quel 20 per cento dei prodotti che genera l’80 per cento
delle vendite.
Questi dispositivi sono, di solito, caricati manualmente. Il magazziniere
opera senza intralciare chi vende,
legge il bar code della confezione
da caricare e viene guidato da una
luce che si accende in corrispondenza del canale da riempire. L’altro
lato del canale è interessato dalle
operazioni di vendita che presentano due diverse possibilità di dispensazione: il prelievo manuale, se
il robot è a ridosso del banco, con
piccoli led colorati (come è il caso
di Stocklight) che si accendono in
corrispondenza di ogni canale da
utilizzare; oppure un sistema di trasporto che utilizza nastri traslatori o
posta pneumatica. Il prelievo automatico dai canali, in particolare dei
multipli, è molto efficiente; i tempi di
consegna sono legati al percorso di
trasferimento al banco.
Eliminare le cassettiere
L’obiettivo forse più stimolante è
però quello di eliminare del tutto le
cassettiere, nell’ambito di un’operazione più complessa di ristrutturazione dei locali, che dilata l’area espositiva. A parte quei 20 o 30 prodotti
di altissima rotazione, e qualche
prodotto voluminoso e pesante, tutto
il resto finisce nella pancia del robot.
Abbandonata la struttura a canali, il
magazzino è fatto ora da fitti scaffali
con centinaia di ripiani orizzontali,
dove un braccio intelligente - ecco
il vero e proprio robot - è in grado di
collocare le scatole ovunque ci sia
spazio, dopo averle misurate con
grande precisione.
Quando il prodotto
viene richiesto per
la vendita, il robot
va a riprenderlo, e lo
Stocklight
invia in qualsiasi
punto della farmacia,
grazie ai sistemi a
nastro o pneumatici già visti. Sfruttando molto bene l’altezza fino a oltre 3 metri, si riescono a immagazzinare oltre 20.000 scatole in 6-7
metri di lunghezza, per arrivare a
40.000 in 12-13 metri.
Sono in uso diverse mo d ali tà d i c arico che influenzano molto l’efficienza
e il costo: da quella sostanzialmente
manuale, ma un po’ più veloce, in cui
il magazziniere è impegnato per
tutta la durata del carico, scatola per
scatola, presso una stazione di scansione all’ingresso della macchina,
fino a quella costosa “a tramog gia”,
dove i prodotti sono rovesciati dalla
cesta del grossista e poi trattati in to-
MAGGIORE ORGANIZZAZIONE E INCREMENTO DELLE VENDITE
TUTTO
IL FARMACO
SOLO ALTA
ROTAZIONE
Sono state eliminate le cassettiere
89%
50%
Meno impegno per personale magazzino
78%
25%
Il robot ha portato vantaggi organizzativi
100%
100%
La dimensione del robot è sufficiente?
78%
50%
Incremento delle vendite (pz.) di etico/Otc/Sop
4,7%
1,4%
Incremento delle vendite (pz.) di parafarmaco
7,5%
2,2%
AUTOMAZIONE PER
A distanza di 12 mesi dall’installazione
Dati New Line su un campione di 14 farmacie con robot
5
il robot e lo spazio
di GIUSEPPE COLOMBO
architetto STAFF3 - [email protected]
Fare un buon progetto
significa mettersi
in discussione avendo cura
di ogni dettaglio, sempre
Automazione
senza sistema
di trasporto
(Bruno Munari)
1 Stocklight: 1A carico - 1B prelievo
2 Postazioni operative
3 Cassettiere
Per questa farmacia, ubicata in un locale stretto e lungo, è stata scelta un’automazione
semplice, dedicata a contenere circa 700 referenze di alta rotazione, con una densità superiore a quella delle tradizionali
cassettiere. La sua collocazione, oltre a recuperare area di vendita, riduce gli spostamenti dei farmacisti
al banco e prevede un’ampia zona di smistamento, nel retro.
on l’avvento del magazzino
automatizzato, la tradizionale
suddivisione dello spazio in
farmacia, dettata dall’indissolubile binomio banco-cassettiere, non è più
un vincolo. Scelte di progetto fino a
ora impraticabili diventano non solo
possibili, ma assolutamente necessarie per ridisegnare la farmacia a
misura di un mercato che cambia.
L’attenzione, nella prima fase progettuale, si concentra sullo “spazio vitale” che ospita la macchina e sui
percorsi verso le postazioni operative, senza trascurare la necessità di
un magazzino “scorte” al servizio del
robot. È inoltre importante aver ben
presente che il magazzino automatico non è un elemento immutabile:
a distanza di qualche anno sarà
sempre possibile aggiungere nuovi
elementi, come un’ulteriore porta di
C
6
carico o aumentare la capacità con
altri scaffali, oppure convogliare i prodotti verso nuovi punti vendita.
Locali e spazi ritenuti fino a oggi logisticamente inappropriati (pensiamo ai
magazzini seminterrati o ai locali posti
direttamente sopra lo spazio farmacia)
diventano, invece, i luoghi ideali in cui
collocare un robot, liberando metri lineari espositivi e aree dedicate a nuove attività e servizi.
I sistemi più flessibili e innovativi non
si limitano a uno sviluppo rettilineo, ma
possono seguire le pareti disponibili
(due o anche tre) con una pianta a “L”
o addirittura a “U”, con la possibilità
di sfruttare l’altezza fino a 3,5 metri.
I banchi vendita, grazie ai sistemi di
trasporto legati agli automatismi, possono essere dislocati in ogni punto
della farmacia; lo spazio è ridistribuito,
suggerendo nuovi percorsi che ren-
dono commercialmente attive aree
un tempo troppo remote.
I sistemi di trasporto diventano stimolo
di progetto, in equilibrio tra funzione
ed estetica: i nastri di trasporto da nascondere nel controsoffitto obbligano
a giocare con nuovi volumi; i condotti
della posta pneumatica possono
creare nuovi elementi scenografici e
di richiamo; i lift di consegna, integrati
nel banco, a volte si trasformano in
elementi espositivi per la vendita
d’impulso oppure contribuiscono alla
separazione delle postazioni operative sul lato di accesso al pubblico.
Non bisogna pensare che un robot si
possa installare solo avendo nuovi
spazi a disposizione; il suo inserimento in uno spazio preesistente è spesso
possibile e può portare importanti miglioramenti funzionali come descritto
nei due casi illustrati a lato.
Automazione
con sistema
di trasporto
1 Robot
2 Postazioni operative
3 Sistema di trasporto
Grazie all’inserimento del robot, il progettista
ha potuto sfruttare al massimo l’area di vendita,
disponendo i banchi dell’etico in modo
molto efficace, una volta eliminate le cassettiere.
I 3 punti di consegna dei prodotti, dotati di scivoli
a chiocciola, permettono la dispensazione
del farmaco anche verso una postazione isolata, dedicata alla cosmetica.
7
che cosa cambia per il magazziniere?
l’80 per cento delle vendite. Il numero
di canali necessari, e quindi la dimensione del robot, si legano alla frequenza con cui il magazziniere dovrà occuparsi di caricare i canali svuotati dalle vendite. Questo sistema è inoltre
meno flessibile del precedente: quando ho finito i canali disponibili, se un
nuovo prodotto richiede uno spazio
per sé, un altro deve essere per forza
rimesso nelle cassettiere.
Prima di tutto
non deve più cercare
prodotti in giro
per la farmacia,
perché è il robot
a sapere dove sono.
Anche l’inventario fisico
diventa inutile: il robot
sa sempre perfettamente
quello che ha dentro
e da quanto tempo
baglia chi crede che il motivo
principale per cui si diffonde
l’automazione del magazzino
sia quella di sostituire con una macchina la figura del magazziniere. Anche perché tutti sanno quanto sia importante un bravo magazziniere in
molte attività di “retro” che non sono
certo limitate a movimentare le scatole. Possiamo piuttosto ribaltare il discorso e affermare che molte farmacie che hanno introdotto un robot
hanno rilevato un incremento di attività e, grazie al robot, hanno potuto
sostenere questo sviluppo anche
senza bisogno di ulteriore forza lavoro in magazzino.
Ma perché questo succeda è importante valutare bene, insieme al fornitore, le dimensioni e le prestazioni
del proprio magazzino automatico.
S
Cosa voglio mettere dentro un
magazzino automatico? Questa è
la prima domanda da porsi.
Per molti la risposta è semplice e
quasi ovvia: tutto il farmaco… e, se
8
possibile, anche di più. All’altra
estremità ci sono quelli che invece
non vogliono o non possono fare una
scelta così radicale e preferiscono
limitarsi alla gestione dei farmaci di
alta rotazione. Per tutti vale la regola
che dovremo lasciare fuori dal robot
quei prodotti ingombranti (granulati)
o di peso specifico elevato (sciroppi)
che potrebbero costituire un problema per il sistema di trasporto.
Per chi vuole “tutto” nel robot, le dimensioni del sistema saranno limitate soprattutto dallo spazio dispo-
I tempi di carico,
lʼaspetto chiave
nibile nei locali a questo destinabili
(retro, cantina, box, piano superiore),
anche perché, dal punto di vista
economico, ogni metro aggiuntivo di
questo tipo di macchinario costa relativamente poco. È dunque preferibile progettare un impianto capace
di contenere davvero tutto quello
che vorremmo, e con un margine
sufficiente a supportare la crescita
che, come detto, per una farmacia
che fa questo tipo di scelta, è quasi
sempre una ulteriore, gradevole
sorpresa. Semplificando moltissimo,
tanto per avere un ordine di grandezza, la capacità richiesta non
sarà molto lontana dalla giacenza attuale dei farmaci trattati dalla farmacia, cui vanno tolte le scorte molto
alte di alcuni prodotti (che non è logico mettere nel robot); a questo primo risultato sarà bene aggiungere
una percentuale di capacità in più,
in relazione alla crescita attesa.
Per chi sceglie invece i sistemi dedicati solo all’alta rotazione, si tratta di
individuare i prodotti che creano circa
Quante confezioni devo caricare
ogni giorno? E quale sistema di carico devo adottare? Ecco le domande da porsi subito dopo aver scelto
la dimensione e la capacità della
macchina. Spesso l’attenzione di
chi guarda con interesse al robot si
concentra sulla velocità di consegna
al banco. Ma chi lo utilizza sa bene
che sono i tempi di carico l’aspetto
chiave del progetto. Da questi dipendono i ritmi e la produttività del magazziniere. Qui le scelte sbagliate si
pagano salate.
Se scelgo sistemi in cui il magazziniere è impegnato a caricare ogni
singolo pezzo, posso contare su
tempi di carico che possono arrivare
a 400 pezzi/ora, ma tengo impegnato
il magazziniere per 30-40 minuti per
un carico da grossista di 200 pezzi.
Se utilizzo una porta di carico semiautomatica, lo stesso carico impegnerà il magazziniere solo per 6-7 minuti e il robot per 40-60 minuti. Se decido di utilizzare una “tramoggia di
carico” posso pensare di rovesciare
la cesta del grossista (se tutto va nel
robot) sul nastro di carico, liberare
subito il magazziniere e impegnare
il robot per circa 60 minuti (se la tramoggia non è in grado di contenere
tutta la cesta, dovrò però intervenire
più volte per concludere l’operazione). Nei sistemi di carico automatici
i tempi scendono in modo rilevante
quando si caricano tanti pezzi uguali,
come nel caso di ordine diretto al
produttore.
Il magazziniere carica nel robot
solo ciò che arriva dai fornitori?
No. Bisogna tener conto anche di ciò
che è già in farmacia e deve essere
inserito nella macchina: sostituisce
il “vecchio” lavoro di riempimento
delle cassettiere, che ora si annulla,
per tutti i prodotti presenti nel robot.
Al suo posto resta il lavoro di alimentare il robot stesso con le “scorte” del
magazzino. Si può trattare di un’attività totalmente manuale o molto più
automatica, in funzione dei sistemi di
carico descritti. Sarebbe un errore
non tenerne conto e va ben valutata
in termini di numero, capacità e dimensione dei sistemi di carico.
Quali sono i maggiori vantaggi, per
il magazziniere, una volta che i
prodotti sono nel robot? Prima di
tutto non deve più cercare prodotti in
giro per la farmacia, perché è il
robot a sapere dove sono; e il robot
sa anche dove sta il più vecchio in
ordine di carico. Quindi, se il magazziniere lo chiede, il robot può addirittura estrarre i prodotti che sono entrati, per esempio, più di quattro mesi
prima, per controllarne le scadenze.
Se invece all’atto del carico le scadenze sono state caricate, il robot
vende naturalmente sempre il più vicino a scadere. Anche l’inventario fisico diventa inutile: il robot sa sempre
perfettamente quello che ha dentro;
l’inventario fisico sarà necessario
solo per quello che è rimasto fuori.
ACCEDI
AL VIDEO
www.mach4.it/vd/robomat.html
9
che cosa cambia per il banco?
Non più chilometri verso le cassettiere o zone ancora più lontane
della farmacia, non più dubbi su dove si sia cacciato quel prodotto
che secondo il gestionale è in casa, non più errori di consegna legati alla fretta.
Il farmacista può davvero dedicare più tempo al cliente
bambini spesso restano incantati
davanti a quei tubi azzurrognoli, in
attesa di veder passare ancora un
piccolo convoglio di scatolette. È
l’aspetto scenografico della posta
pneumatica che utilizza i tubi trasparenti per portare a destinazione i farmaci che escono dal robot. Alcune
farmacie mettono volutamente in
bella mostra i tubi o le grandi spirali
colorate che fanno scivolare i prodotti
dall’alto: un po’ per gioco, un po’ per
sottolineare alla clientela lo spirito in-
I
10
novativo e tecnologico di chi ha
scelto il robot come strumento di
miglioramento del proprio lavoro. Altri preferiscono sistemi più discreti che
consentono di far comparire da un
momento all’altro le scatole sul banco
di vendita, senza che il farmacista si
sia mosso di un passo.
Già abbiamo elencato alcuni dei
cambiamenti che si vivono a banco,
di cui il più rilevante è senza dubbio
il nuovo modo di impiegare il tempo
della vendita: non più spostamenti
verso le cassettiere o zone ancora più
lontane della farmacia; non più dubbi
su dove si sia cacciato quel prodotto
che secondo il gestionale ho in casa;
non più errori di consegna legati alla
fretta. Il farmacista può davvero “dedicare al cliente” quel minuto che può
trascorrere prima che i prodotti arrivino
alla sua postazione. Nel caso di sistemi senza il trasporto, il farmacista si
deve recare presso i canali di uscita
del magazzino automatizzato, ma
avrà comunque un risparmio di tempo
rispetto alle cassettiere e la certezza
di prelevare il prodotto corretto e la
scatola più vecchia presente in farmacia (i canali sono caricati dal retro e le
scatole più vecchie stanno sempre sul
fronte di prelievo di ogni canale).
Una parte della crescita di fatturato
delle farmacie che hanno adottato un
robot viene proprio dall’utilizzo diverso
del tempo che il cliente passa di fronte
al banco: prima il cliente restava da
solo, aspettando il ritorno del farmacista con le scatolette richieste; ora ha
sempre di fronte il “suo dottore” che
può fornire risposte e consigli, stimolare la vendita di prodotti complementari, uscire dal banco e seguirlo verso
l’esposizione, il tutto mentre i farmaci
arrivano dal robot. La vendita basata
sulla semplice evasione delle ricette
può così lasciare spazio a un vero investimento nel tempo passato con il
cliente, che dovrebbe essere il primo
obiettivo di ogni farmacia.
Raddoppiare la velocità
Ma con il robot si fa più in fretta a servire un cliente? La risposta dipende
dal tipo di robot, dal tipo di trasporto
e da come il singolo operatore organizza il suo lavoro. Di sicuro un cliente
che presenta molte ricette noterà un
miglioramento dei tempi, mentre uno
che ha bisogno di un solo farmaco
starà probabilmente qualche secondo
in più ma, come abbiamo detto, tutto
il tempo di attesa non deve essere
perso e sarà dedicato ad attività utili
a una maggiore fidelizzazione.
In ogni caso la ricerca della massima velocità di estrazione e trasporto è uno degli obiettivi di ogni
progetto di automazione. In buona
parte questo dipende da come ho deciso di trattare quel 20 per cento di
prodotti che fanno l’80 per cento
delle vendite (alta rotazione); i robot
dotati di spazi e operatività differenziata per alta e bassa rotazione sono
quelli che ottengono le migliori prestazioni: si parla per esempio di tempi di
estrazione medi di 4 secondi a pezzo
dai canali di alta rotazione e di 12 secondi dagli scaffali riservati alla rotazione più bassa; la consegna di 2+2
prodotti dai due comparti descritti potrà richiedere circa 30 secondi, più il
tempo di trasporto. Un ulteriore van-
taggio può essere introdotto dalle tecnologie multipicking già descritte,
mentre la presenza contemporanea
di due sistemi prelievo consente addirittura di raddoppiare la velocità o di
rispondere a più commesse accodate, evitando che la seconda debba attendere il completamento di quella
che è arrivata magari un attimo prima.
E appena la prima commessa viene
affidata al sistema di trasporto, il
robot si può subito dedicare a una terza commessa.
Quali sono dunque le operazioni da
fare al banco? Questa è la domanda
più ricorrente, perché il magazzino automatico può portarmi un prodotto
solo se questo è identificato. Molti gestionali, nel programma di vendita, hanno la possibilità di effettuare la ricerca
alfabetica “ristretta ai soli prodotti presenti nel robot”. Provare per credere:
se usate questo sistema è sufficiente
battere le prime tre lettere della descrizione per avere subito a video un
elenco che comprende il prodotto
cercato e la quantità presente a robot.
Se la vendita è costituita da un lungo
elenco di prodotti, la richiesta di estrazione verrà inviata al robot per piccoli
gruppi: così, mentre ancora si richiedono gli ultimi, saranno già arrivati i primi prodotti e sarà possibile, senza alcuna attesa, completare la registrazione delle ricette. Se la giacenza del gestionale non fosse corretta, il robot comunica immediatamente di non avere
il prodotto richiesto ed evita perdite di
tempo e inutili ricerche.
E per sognare un poʼ… pensate che
avendo un magazzino automatico e un
sistema di trasporto, non appena sarà
ammesso, come è già in altri Paesi nel
mondo, potrete attivare casse self-service, interne o esterne alla farmacia.
Tramite ricette elettroniche o sistemi di
scelta del prodotto, il cliente potrebbe
servirsi da solo, ricevere i prodotti dal
robot e pagare con carta di credito. Il
tutto sotto il controllo remoto via telecamera di un farmacista, di giorno e di
notte. È il futuro. Forse non così lontano. Potreste essere già pronti.
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a tu per tu con il robot
di GIANFRANCO PIERETTI
amministratore delegato MACH4 Pharma Systems Italia - [email protected]
Quella dell’automazione
è una scelta totalizzante,
una vera svolta
per la farmacia.
Può dare risultati
incredibili e un vantaggio
competitivo enorme
ome per tutti gli strumenti
tecnologici dotati di una certa
autonomia e intelligenza, si
pone il problema se il robot si metta
docilmente al vostro servizio, oppure
se, dopo un po’, come nei migliori film
di fantascienza, non sia lui a prendere
in mano la vostra farmacia.
Al di là della battuta, quella del
robot è una scelta totalizzante, una
vera svolta per la farmacia; può
dare risultati incredibili e un vantaggio competitivo enorme; può avere
l’impatto organizzativo di una task force giapponese e il rigore di una istitutrice tedesca, aggiungendo ordine
e certezze dove i vostri collaboratori
sanno mettere la loro ottima professionalità e simpatia. Ma …
Ma è necessario dedicargli inizialmente tutto il tempo che serve per
inserirlo nel flusso operativo della
farmacia come “voi” volete. È uno
strumento plasmabile e va configurato sui “vostri” bisogni; che cambieranno più in fretta di quello che po-
C
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tete pensare. Già dal primo giorno lavora senza esitazioni (con qualche
messa a punto del sistema di trasporto, magari), ma non illudetevi che tutto
finisca lì, perché all’inizio cercherete
di far funzionare la farmacia come prima e nonostante il robot.
Poi incominceranno a venirvi idee
nuove, sul carico merce, sul controllo
scadenze, sulla possibilità di ordinare
in modo diverso, per esempio approfittando con più libertà delle campagne
o inserendo senza preoccupazioni
nuovi generici, senza badare allo
spazio… perché ci pensa lui.
Probabilmente incomincerete ad
accorgervi che state vendendo di
più, saranno di più i clienti con ricetta,
attirati dalla curiosità del robot e da
un’immagine così professionale, e
ogni cliente avrà modo di acquistare
prodotti meglio esposti o meglio consigliati dal personale, che ha più
tempo per farlo. E questo chiederà alla
farmacia di crescere e cambiare. In
meglio. Il robot in questo scenario idil-
lico ha un unico ruolo: quello di farsi notare il meno possibile.
Per qualunque attività produttiva la crescita è un momento critico, una potenzialità che può sconvolgere i modelli
organizzativi. Ma il robot è uno strumento che introduce regole precise,
scandisce i tempi del lavoro, e rappresenta, di fatto, la struttura ideale per sostenere la crescita della farmacia.
Indietro non si torna
Perché questo accada è necessario
che il progetto sia ben dimensionato,
anche e soprattutto in funzione di questa crescita, e che l’utilizzo che tutto
il personale fa del robot, in modo diretto o tramite il dialogo con il software
gestionale, sia favorito da una buona
attività di formazione.
Il fornitore di automazione deve dunque
fornire un servizio eccellente in fase
progettuale e consigliare il cliente
con lungimiranza, ma deve poi seguire
con estrema cura la fase di avviamento e lʼattività di formazione, in cui
si dovrà affiancare agli esperti del
software gestionale per ottenere i migliori risultati dal dialogo dei due sistemi. Vi sono poi ovvie preoccupazioni. E se si rompe? E se manca la
corrente? Come tutti i più sofisticati
mezzi tecnologici da cui siamo dipendenti, un blocco di funzionamento
UN PRECURSORE
DEI TEMPI
può essere davvero un problema:
pensate a internet e a tutto quello che
si ferma per un guasto di linea. Qui,
semplicemente, “non deve succedere” ed è possibile ridurre quasi a zero
questa possibilità. In funzione del singolo grado di predisposizione al rischio, possiamo dotare il sistema di
corposi gruppi di continuità per evitare blocchi da mancanza di corrente, scegliere robot con due o più sistemi di prelievo, scegliere prodotti
dotati di canali per l’alta rotazione, da
cui si può prelevare il prodotto anche
a mano in caso di blocco.
Di sicuro l’affidabilità di questi dispositivi è ormai elevatissima. Le aziende
leader del settore possono garantire
più di dieci anni di esperienza e progetti sempre più finalizzati allʼobiettivo di non fermarsi mai. Certamente
la manutenzione preventiva è regola
d’oro per evitare sorprese ed è un servizio presente in tutti i contratti di assistenza. I servizi di hot line sono altrettanto decisivi; utilizzano in genere
una telecamera montata sul braccio
di prelievo del robot, per osservarlo
Sì, avete visto bene. Questa bellissima
vignetta di Alarico Gattia (nella foto)
è datata 1987, ben 24 anni fa.
Parliamo quindi di un magico indovino,
capace di anticipare, con una ricchezza
di particolari sorprendente,
ciò che ieri era inimmaginabile:
l’avvento dei magazzini automatici
in farmacia. Questo splendido giovanotto,
che compirà 84 anni proprio questo mese,
è un mito, una vera leggenda nel mondo
dei fumetti e dei libri illustrati.
Artista pluripremiato, riceve ancora oggi
visite di fan appassionati, spesso ragazzini,
attratti dalla sua maestria nel disegnare
personaggi come Tex Willer, Diabolik
o il Conte di Montecristo.
Ancora più suggestivo, il fatto che
questa vignetta sia stata regalata
dall’autore, tanti anni fa, al suo farmacista
di fiducia: il dottor Cerini, dell’omonima
farmacia di Milano, per la sua
“quotidiana e squisita cortesia”.
dall’interno in ogni dettaglio, controllare
la posizione delle scatole e risolvere
la maggior parte dei problemi senza
intervenire sul posto.
Per concludere questa panoramica
sulla automazione di magazzino, sappiate che chi ha utilizzato il robot difficilmente accetterebbe di tornare indietro. Se non siamo riusciti a convincervi noi… chiedete a loro.
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facciamo due conti
case history
A cura di ANDREA FANTOLI
Punto Effe
È facile immaginare
che un robot da 100.000
euro sia più interessante
per una farmacia
con fatturato da 1,5 milioni
di euro piuttosto che
per una da 600.000.
Vediamo come
si può calcolare la propria
soglia di convenienza
investimento in automazione di
magazzino può essere, per
alcuni, una spesa da fare “comunque”, come unico modo per risolvere un problema di spazio. In generale dovremo però valutare attentamente i costi e i benefici che si possono trarre dall’operazione: i costi di
ammortamento e di gestione della
macchina devono essere comparati
con gli effetti positivi, costituiti da
maggiori vendite, da una diminuzione
di costi del personale e di gestione,
dal mancato costo di nuove cassettiere eccetera. È facile immaginare
che un robot da 100.000 euro sia più
interessante per una farmacia con fatturato da 1,5 milioni di euro piuttosto
che per una da 600.000; ma dove sta
il limite? Qui cerchiamo di capire
come si possa calcolare la propria soglia di convenienza.
Come valutare i costi dellʼinvestimento? Negli esempi riportati abbiamo ipotizzato che l’investimento sia
realizzato con la forma più diffusa di
acquisto e pagamento: il leasing. Per
semplicità, immaginiamo la sua durata pari a 6 anni, con un costo finanziario complessivo del 12 per cento.
A questo costo aggiungiamo il 6-8
per cento annuo in termini di costi di
gestione (elettricità eccetera) e ma-
L’
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nutenzione (valore che può ridursi
fino al 3 per cento nel caso dei sistemi più semplici). Tali costi sono inseriti nella voce “costi di gestione”
della tabella.
Come valutare i vantaggi economici? In relazione al tipo di robot adottato,
si ipotizza una eliminazione parziale o
totale di cassettiere, con aumento
dell’area espositiva e incremento dei
ricavi. Altri tipi di benefici considerati
sono l’eventuale diminuzione di personale e il miglioramento del margine di
acquisto, legato alla possibilità di dedicare più tempo agli ordini da parte
dei magazzinieri o del titolare e di sfruttare le campagne d’acquisto, se sappiamo dove mettere i prodotti.
La tabella riporta l’esempio di due farmacie A e B che scelgono differenti tipi
di automazione.
espositivo, con un robot che contenga
tutto il farmaco. Vediamo il loro conto
economico prima e dopo. Per entrambe abbiamo immaginato un costo medio per dipendente della farmacia di
38.000 euro all’anno e costi di gestione
iniziali pari all’8 per cento.
Dall’esame dei margini ante imposte
risulta evidente che l’acquisto di un robot per la gestione completa del farmaco è un investimento che può
contribuire facilmente a migliorare il risultato economico della farmacia B,
mentre per la farmacia A risulta più
adeguato un tipo di automazione più
semplice. Provate a effettuare altre simulazioni per scoprire qual è la spesa
in automazione ideale per voi, accedendo liberamente al sito riportato nel
box in questa pagina (anche tramite
Matrix Code).
ANALISI COSTI/BENEFICI ECONOMICI
CONTO
ECONOMICO (€)
Dipendenti (n°)
Ricavi
Costo del venduto
Costo del Personale
Costi di Gestione
MARGINE ANTE IMPOSTE
MARGINE %
(A1) 1 modulo Stocklight
Costo 20.000 euro
(A2) piccolo robot
Costo 100.000 euro
(B1) robot per tutto
Costo 140.000 euro
FARMACIA
A
(A1)
(A2)
2
650.000
461.500
76.000
52.000
60.500
9,3%
2
689.000
485.745
76.000
57.600
69.655
10,1%
2
702.000
494.910
76.000
85.000
46.090
6,6%
FARMACIA
B
(B1)
5,5
5
1.850.000 2.035.000
1.313.500 1.424.500
209.000 190.000
148.000 194.200
179.500 226.300
9,7%
11,1%
Eliminate alcune cassettiere, vantaggi per l’operatività
Leasing+gestione = 5.600, ricavi +6%, margine acquisti +0,5%
Eliminate tutte le cassettiere; discreto aumento di spazio espositivo
Leasing+gestione = 33.800, ricavi +8%, margine acquisti +0,5%
Eliminate tutte le cassettiere; ottimo aumento di spazio espositivo
Leasing+gestione = 46.200, ricavi +10%, margine acquisti +1,0%,
si può risparmiare anche un part time
La farmacia A ha due dipendenti, ha
ormai esaurito lo spazio nelle cassettiere, ipotizza di inserire un modulo a
canali e prelievo manuale (A1), oppure
un robot di piccole dimensioni (A2),
con recupero di più spazio espositivo.
La farmacia B ha cinque dipendenti
più uno part time, vuole eliminare le
cassettiere e recuperare molto spazio
ACCEDI ALLA SIMULAZIONE
www.mach4.it/vd/calcola.html
Emanuela Bossi
Farmacia Bossi, Busto Arsizio (Varese)
Quali sono le motivazioni che
lʼhanno spinta a installare un robot in farmacia?
Dopo quattordici anni da titolare, ho
avvertito l’esigenza di cambiare
perché erano cambiate le esigenze
dei miei clienti, oggi più informati e
disposti a spostarsi pur di trovare il
prodotto desiderato, il giusto consiglio o semplicemente un’offerta più
ampia. Dovevamo cogliere questa
metamorfosi, basata su una necessità crescente di benessere e
prevenzione più che di salute.
Volevo un rinnovo totale della farmacia, sia nel layout arredativo sia
nell’organizzazione del back-office.
Il robot mi è sembrata la giusta soluzione, avevo lo spazio per collocarlo e, pur non essendo “un’amante” della tecnologia ero e rimango
convinta che una vera trasformazione debba avvalersi degli strumenti
più innovativi.
Quali sono stati i criteri di scelta?
Mio padre mi ha insegnato che
nell’esercitare la professione di farmacista c’è una ben precisa priorità
etica: essere a disposizione delle
persone. Uomo da sempre molto
avanti con le idee è rimasto galvanizzato dal progetto, insistendo su
un’unica cosa: è la tecnologia che
è al servizio dell’uomo, non il contrario. Cercavamo quindi un sistema
intuitivo, che si interfacciasse facilmente con il nostro gestionale, che
potesse contenere oltre il 90 per
cento dei farmaci abitualmente gestiti e sfruttare appieno lo spazio a
disposizione al piano superiore,
con una forma a “L” lungo il perimetro di due pareti.
Altre caratteristiche imprescindibili
dovevano essere la velocità di ca-
rico, di dispensazione e, ovviamente, un servizio di assistenza duraturo
e affidabile. Prima di scegliere
siamo andati a visitare molte istallazioni, di diverse aziende leader di
mercato, per “ toccare con mano” e
avere dai colleghi un riscontro della
loro esperienza nell’utilizzo dell’automazione.
Avete incontrato difficoltà?
Sarò sincera, i primi tre mesi sono
stati difficili. Ci vuole capacità di
adattamento, carattere ed elasticità
mentale per affrontare l’impegno
di un cambiamento così radicale.
Ora è tutto fantastico, non cambierei
niente nelle scelte fatte, sono state
scelte di successo. Vedere mio padre che, a 82 anni, allinea con naturalezza i farmaci sui ripiani della
porta di carico del robot, è una grande soddisfazione.
Quali risultati ha riscontrato in termini di produttività e fatturato?
La ristrutturazione ha portato un
notevole miglioramento d’immagine
e di servizio, che da un lato implica
una maggiore soddisfazione del
cliente, dall’altro una bella gratificazione per il farmacista.
Il sistema automatico è sicuramente
un efficace assistente che velocizza
il lavoro. Ha garantito un miglioramento della produttività del team,
meno errori, una significativa ottimizzazione della gestione dei farmaci,
la diminuzione delle scorte e lo
smaltimento periodico di prodotti invenduti a rischio di scadenza.
Grazie alla delocalizzazione del sistema, la superficie di vendita è stata ampliata, con un uso efficace e
redditizio di ogni metro della superficie dei locali.
Lavoriamo con meno stress e, personalmente, ho potuto diminuire il
tempo dedicato che, da dodici ore
al giorno, è sceso a un massimo di
dieci. Nonostante la crescita. Sicuramente un bel risultato.
E per quanto riguarda lʼorganizzazione del lavoro?
Abbiamo dato un nome al nostro robot, chiamandolo Otto, visto che è
nato in Germania. Questo è significativo, perché stiamo parlando di un
vero e proprio collaboratore che si
è aggiunto a un team già affiatato,
abituato a ragionare per obiettivi.
15
case history
L’organizzazione della farmacia è
più snella, e delegare è più facile:
ogni collaboratore ha un settore di
cui è responsabile in base alle sue
predisposizioni e potenzialità. Con
l’automazione abbiamo più tempo a
disposizione (non dovendoci allon-
tanare dal banco per cercare i farmaci) e possiamo dedicarci al cliente, dargli spiegazioni dettagliate
sul farmaco ed eventuali prodotti
complementari.
Supportiamo il cliente mettendo in
atto tutti quei piccoli gesti che crea-
scheda farmacia
• Dimensioni locale vendita: 115 metri quadrati
• Numero di persone che vi lavorano: 6 laureati e 1 magazziniere
• Collocazione robot: piano superiore
• Stoccaggio: 15.000 pezzi
• Postazioni operative servite: 3
• Dimensioni robot: 2 moduli a “L”,
rispettivamente di mt 6.5x1.3x2.9 h. e mt 5.5x1.8x2.9 h.
1 modulo per l’alta rotazione Speed Box con 700 canali
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no fidelizzazione, come scrivere la
posologia sulla scatola o preparare
veri e propri schemi per l’assunzione
giornaliera. È un dato di fatto: la tecnologia ci ha riportato alle origini
della nostra professione: essere al
servizio delle persone.
