5. Gestione dei processi direzionali

Procedura gestionale 04
I.S.I. Marconi
Pagina
Gestione dei processi direzionali e amministrativi
Viareggio
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Revisione 00
Ed.2
07.01.2014
Procedura gestionale 04
Gestione dei processi direzionali e amministrativi
1.
2.
3.
4.
4.1
5.
5.1
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.2
5.2.1
5.2.2
5.3
6.
SCOPO ........................................................................................................................................... 2
CAMPO DI APPLICAZIONE ............................................................................................................. 2
DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI ................................................................................................... 2
RIFERIMENTI................................................................................................................................. 2
DOCUMENTI DEL SISTEMA QUALITÀ ....................................................................................................... 2
GESTIONE DEI PROCESSI DIREZIONALI ........................................................................................ 3
PROCESSO ANALISI DEI DATI ................................................................................................................ 3
RESPONSABILITÀ...................................................................................................................................3
RACCOLTA DATI ....................................................................................................................................3
ANALISI DEI DATI ..................................................................................................................................3
RIESAME DELLA DIREZIONE .................................................................................................................. 3
RESPONSABILITÀ...................................................................................................................................3
PROCESSO DI RIESAME ...........................................................................................................................4
PROCESSO AMMINISTRAZIONE ........................................................................................................ 4
MONITORAGGI E MISURAZIONE .................................................................................................... 5
Rev.
Descrizione
Redatto
Verificato
Approvato
Data
00
PRIMA EMISSIONE
RAQ
DS
DS
28.11.2005
00
REVISIONE
RAQ
DS
DS
ED.2
in
seguito
denominazione Istituto
a
variazione
07.01.2014
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Gestione dei processi direzionali
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1. SCOPO
Lo scopo della presente Procedura Gestionale è quello di individuare:
-
le modalità di raccolta ed analisi dei dati dei processi con l’obiettivo di ottenere una visione
di insieme dei risultati delle attività svolte ed uno strumento di indirizzo delle scelte del
IPSSTCPA “G. Marconi”.
-
le modalità di conduzione del riesame aziendale.
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
La presente procedura si applica ai processi interessati da monitoraggi e misurazioni.
3. DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI
Questa procedura fa riferimento alla Specifica dei Termini, delle Definizioni e delle
Abbreviazioni
DS
Dirigente scolastico
RAQ
Responsabile assicurazione qualità
DSGA Responsabile Amministrativo
4. RIFERIMENTI
4.1
DOCUMENTI DEL SISTEMA QUALITÀ
•
MdQ - Manuale della Qualità
•
PG01 – Procedura per la Gestione delle Registrazioni della Qualità
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5. GESTIONE DEI PROCESSI DIREZIONALI
5.1
PROCESSO ANALISI DEI DATI
5.1.1 Responsabilità
La responsabilità della analisi dei dati è di RAQ con la collaborazione delle funzioni obiettivo
per la raccolta degli stessi.
5.1.2 Raccolta dati
RAQ annualmente raccoglie i dati dei risultati dei monitoraggi e delle misurazioni dei processi.
In particolare raccoglie:

Risultati
delle
verifiche
ispettive
sullo
stato
di
gestione
dei
documenti:
aggiornamento delle leggi, stato della distribuzione dei documenti e stato della
conservazione delle registrazioni;

N° di progetti sviluppati ed ore dedicate per ciascun progetto;

relazione sullo stato del monitoraggio dei fornitori;

dati relativi al processo di promozione delle attività del IPSSTCPA “G. Marconi”;

relazione sull’andamento delle non conformità interne, degli eventuali reclami e
delle azioni correttive e preventive (chiuse e in corso);

dati relativi al processo di erogazione dei corsi formativi;

relazione sui risultati delle verifiche ispettive interne e sul rispetto del piano
previsto;
5.1.3

necessità di addestramento e formazione per il personale interno;

analisi degli obiettivi impostati nel precedente riesame.
Analisi dei dati
RAQ analizza i dati raccolti e definisce una relazione di sintesi da presentare in sede di
Riesame della Direzione e di Collegio Docenti.
5.2
RIESAME DELLA DIREZIONE
5.2.1 Responsabilità
La responsabilità della attuazione della presente attività è di DS. La responsabilità della
corretta applicazione della presente Procedura Gestionale è del RAQ per la predisposizione
della documentazione da sottoporre ad analisi e per la verbalizzazione dell’incontro.
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5.2.2 Processo di riesame
RAQ presenta i dati raccolti in fase di analisi dei dati, i risultati della tabella degli obiettivi
dell’anno precedente (Mod 04.01) ed il verbale di riesame precedente (Mod 04.02).
La direzione, dall’analisi dei dati presentati e sulla base delle strategie future, riesamina ed
eventualmente aggiorna la tabella degli obiettivi per l’anno successivo.
DS valuta gli obiettivi e le azioni relative al loro raggiungimento ed RAQ provvede a
formalizzare i risultati e consegna il riesame alle funzioni obiettivo coinvolte.
Nell’ambito del Riesame sono quindi decise e verificate eventuali azioni volte a:

Migliorare le prestazioni dei processi in termini di efficacia ed efficienza;

Migliorare le prestazioni dei prodotti in relazione ai requisiti dell’utente;

Controllare l’adeguatezza della struttura organizzativa e delle risorse;

Analizzare il miglioramento continuativo dell’efficacia del SQ.
Il riesame viene verbalizzato Mod 04.02 firmato da DS, distribuito ai partecipanti ed al Collegio
Dei Docenti e quindi archiviato a cura di RAQ senza limiti di tempo.
5.3
PROCESSO AMMINISTRAZIONE
La sua attività si applica in momenti diversi del percorso che porta dalla analisi dei fabbisogni
formativi alla chiusura di un corso di formazione. I momenti sono i seguenti:

Nella fase di impostazione della progettazione esecutiva, è compito del DSGA insieme
al progettista, valutare le spese da sostenere nel momento di attuazione del progetto.
Compilare quindi il piano finanziario in ogni sua parte, nel rispetto degli indici stabiliti
dall'Ente erogatore e dalla normativa di riferimento, allegandolo al progetto al
momento della sua presentazione; nei casi di corsi non finanziati è suo compito
coadiuvare il DS nella impostazione delle spese da sostenere per la erogazione del
servizio.

Nella fase di gestione delle risorse, il DSGA registra i preventivi e le fatture emesse dai
fornitori selezionati e in collaborazione con il Docente coordinatore del corso, ne
verifica la rispondenza alle lettere di incarico e ai contratti prima di procedere al saldo.
Il DSGA predispone insieme al docente la scheda per la rilevazione delle spese
realmente sostenute (secondo gli standard indicati dall’Ente erogatore), necessarie alla
valutazione in progress delle spese reali e gli scostamenti rispetto al piano finanziario
approvato dall'Ente erogatore. Per i corsi non finanziati il DSGA predispone e aggiorna
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per ogni corso una Scheda di riepilogo economico dove inserire costi e ricavi. E' inoltre
sua cura, qualora il progetto lo preveda, sottoscrivere l'assicurazione per i partecipanti
al corso ed effettuare una comunicazione all'INAIL per quello che riguarda sia la
copertura del rischio degli allievi durante il periodo d'aula che la copertura del rischio
per il periodo di stage, qualora previsto nel progetto.

Nella fase di monitoraggio, il DSGA effettua delle riunioni periodiche con il DS ed il
docente coordinatore del corso per essere messo al corrente di tutte le decisioni e le
spese affrontate durante il procedere del corso in modo da compilare la scheda per il
primo periodo con le spese realmente sostenute ed inserirle nella scheda di analisi
finanziaria. DSGA valuta inoltre il corretto stato di avanzamento del corso sia in
termini tecnici che economici. Mantiene quindi i rapporti con l'Ente erogatore per le
fatturazioni parziali e finale. Durante il monitoraggio economico, il RAM controlla le
spese sostenute e nel caso che il primo acconto sia stato speso, richiede all'Ente
erogatore il secondo acconto del finanziamento. In fase di chiusura e rendicontazione
finale del corso, il DSGA controlla che ogni spesa effettuata per il corso sia giustificata
da una ricevuta o fattura che attesti il reale pagamento. Compila quindi la scheda di
analisi finanziaria da presentare all'Ente erogatore per richiedere il saldo del
finanziamento.
6. MONITORAGGI E MISURAZIONE
RAQ annualmente analizza i piani degli obiettivi, i riesami e le azioni in essi definiti e valuta
con la Direzione l’efficacia del processo di gestione delle strategie del IPSSTCPA “G. Marconi” al
fine individuare raccomandazioni di miglioramento.
Inoltre RAQ durante le verifiche ispettive si assicura che il personale abbia compreso e
assimilata la politica per la qualità
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