Business Intelligence per l`Albergo Vincente

TECNOLOGIE & ALBERGHI
®
Sysdat Turismo
Business Intelligence
per l’Albergo Vincente
La software house di Saronno vanta oltre 1500
installazioni e un fatturato nel 2008 che si è attestato
sui 7,5 milioni di euro con 109 dipendenti e un
patrimonio netto di 4,5 milioni di euro. L’approccio
di Business Intelligence mira a dotare l’albergo di
strumenti informatici facili da utilizzare quanto efficaci
nella loro applicazione e soprattutto nei loro risultati.
SysHotel On Line per le prenotazioni dell’albergo in
Internet e GisNet per l’accesso a Internet in albergo
oltre a Sys-Controller per il controllo di gestione
in tempo reale dell’hotel
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“L
a crisi economica mondiale che
stiamo attraversando ha
evidenziato,
anche nel settore alberghiero, i limiti di gestione di chi non utilizza
l’informatica come fonte di informazioni indispensabili per stabilire
comportamenti e strategie virtuose
in un ambiente assai più competitivo
rispetto ad alcuni anni fa” esordisce
Sergio Gandola presidente di Sysdat
Turismo spa.
“La nostra software house ha creato una
suite di programmi fi nalizzata proprio a
rendere più efficiente e strategica la gestione del singolo albergo come del cluster
alberghiero”.
Il Gruppo Informatico Siges, di cui Sysdat Turismo fa parte, vanta oltre 1500 installazioni
e un fatturato che nel 2008 ha raggiunto i 7,5
milioni di euro con uno staff di 109 dipendenti e un patrimonio netto di 4,5 milioni di euro. Il gruppo opera con tre sedi ubicate a Saronno, Roma e Torino.
Sys-Controller è il sistema di controllo di gestione progettato da Sysdat Turismo. È costituito dai moduli di Contabilità analitica, Analisi dei ricavi, Budget dei ricavi, Budget dei
costi, Analisi del break even, Analisi di scenario. Sys-Controller è il motore strategico dell’albergo. La contabilità analitica consente di
analizzare l’albergo suddividendolo per centri di ricavo e di costo, consente di analizzare i risultati aziendali e consolidati, consente
di analizzare i risultati mensili e annuali. Dal
punto di vista funzionale, ciò si traduce nella
proiezione dei risultati a fine anno, nell’analisi del reddito prodotto dai singoli reparti produttivi, nell’analisi del margine operativo lordo (G.O.P.), nelle riclassificazioni sintetiche e
dettagliate dei dati e nell’analisi degli indici di
performance. I ricavi possono essere analizzati per reparto giorno/mese/anno, tipo di clientela (nazionalità, fascia di età…), segmenti di
mercato, canali di vendita, ditte/agenzie, tipologia di camera…”
Quando si parla di sistema informativo in ambito alberghiero è necessario
pensare ai problemi che questo deve
risolvere.
“Se ci fermiamo alla pura necessità di emettere i conti e di passare i dati al commercialista
ci arrestiamo al secolo scorso. A questo scopo supplivano esaurientemente le saldaconti.
Quindi il sistema informativo deve da una parte essere a supporto delle esigenze tecnico/amministrative e dall’altra fornire maggiormente
al proprietario e/o al responsabile della gestione tutti gli elementi necessari per impostare,
costruire e controllare una strategia che permetta di realizzare gli obiettivi di profittabilità che l’azienda si attende.”
SysHotel Genius permette quindi di
vendere, gestire, controllare una struttura ricettiva al meglio. Contribuisce a
renderla profittevole e a farla crescere in modo adeguato alle richieste del
mercato.
“Sysdat Turismo fin dal 2002 ha varato un
piano strategico di investimenti, che continua
tuttora, per offrire al cliente (singolo albergo o
in essere. Nostro compito è quello di affiancare l’albergo proponendo una suite di prodotti che consenta al titolare, al direttore, al
revenue manager di predisporre la più efficace delle strategie di approccio al mercato turistico, sulla base di informazioni statistiche
assolutamente affidabili, e nello stesso tempo di poter modificare in tempo reale tattica e strategia secondo le risposte del mercato e della variazione dei flussi turistici, giorno per giorno.”
Iniziamo dal primo punto: come vendere le disponibilità dell’albergo ed i
suoi servizi.
“Internet è diventato il maggior motore di promozione e prenotazione nel settore alberghiero
ma è anche l’elemento più critico della gestione della visibilità alberghiera per albergatori poco adusi ad utilizzare Internet e che fanno fatica a comprenderne tutte le potenzialità.
Internet è diventato uno degli strumenti principali per portare clienti in albergo. Richiede
una precisa strategia commerciale e aziendale
e una serie di strumenti tecnologici per porla
Le Soluzioni Web proposte da Sysdat
Turismo sono contenute in un pacchetto
che si adatta a ogni tipo di esigenza.
“SysHotel on Line è un sistema integrato e
modulare per la gestione delle prenotazioni
alberghiere via Internet. Si compone di più
moduli attivabili singolarmente o globalmente. Consente di ricevere le prenotazioni in tempo reale attraverso il sito Internet dell’hotel;
comunicare velocemente con i clienti prezzi,
disponibilità, pagamenti; aggiornare in tempo
reale le disponibilità nel sistema gestionale del
ricevimento; ricevere i pagamenti con credit
card mediante l’interfacciamento alle banche.
SysHotel On Line facilita e ottimizza i rapporti dell’albergo con la clientela individuale, le
aziende, le agenzie di viaggi, i portali.”
Un’ulteriore declinazione delle funzioni di
SysHotel On Line è SysHotel B2B che permette ai partner dell’albergo (ditte/agenzie) di
gestire le proprie prenotazioni on line in modo autonomo. Attraverso un’apposita area potranno interagire con il sito web dell’albergo
per effettuare prenotazioni o modificare e verificare le prenotazioni già effettuate. Per l’albergo, SysHotel B2B ottimizza e semplifica
la vendita, elimina i rapporti telefonici e cartacei ridondanti, consente di agire sulla base
di un prezzo convenzionato e stabilito, con-
Sys-Controller
Il controllo di gestione dell’hotel.
Analisi e Budget
SysHotel On Line
Software per le prenotazioni
on line
Sergio Gandola, Presidente Sysdat Turismo spa
catena) un sistema completo e modulare che
potesse soddisfare le esigenze delle molteplici tipologie di strutture turistiche/alberghiere
(hotel, villaggi, motel, ristoranti, ecc.).
Le linee guida sono state modularietà, completezza, facilità d’uso e adozione di nuove tecnologie. Siamo stati supportati in questo sforzo
dai suggerimenti che ci arrivavano dai nostri
clienti, amici e consulenti che ci onorano della
loro stima e competenza professionale.”
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Sito Promo Bellagio,
www.bellagiolakecomo.com
sente di disporre di una rooming List immediata, garantisce l’immediata conferma della prenotazione. Per i clienti, SysHotel B2B
significa eliminazione dei tempi d’attesa, garanzia dell’applicazione del prezzo convenzionato, immediata conferma della prenotazione, autonomia nella gestione della prenotazione, eventuale quantità di camere sempre
a disposizione.”
La gestione dei prezzi e degli allotment
presenti nei portali in Internet è un elemento di grande problematicità per gli
alberghi…
“Non con noi. SysHotel IDS consente di creare un Sys Portal Manager che permette di aggiornare, con un solo click, i dati (prezzi, disponibilità) presenti in tutti i portali con i quali l’albergo ha sottoscritto un accordo di commercializzazione delle camere. È sufficiente
cambiare le disponibilità o il prezzo di una tipologia di camere all’interno di Sys Portal Manager e in modo automatico verranno aggiornati, con i nuovi dati, tutti i portali nei quali
è presente l’albergo. SysHotel on Line Switch
permette il collegamento dinamico con Ve-
nere, Bookings/Active Hotel, Itwg, Ghrs, Expredia/Hotels.com, HotelIDE, Mbe Travel,
Italyrooms, HotelWorld, Rates To Go, Hotel
Beds, HRS, TRUST ed altri ch continuano ad
aggiungersi. SysHotel GDS infine consente di
interfacciare l’albergo con i Global Distribution Systems (GDS), in particolare SysHotel
Genius rappresenta una potente interfaccia
bidirezionale tra il gestionale dell’albergo e i
GDS. In questo modo l’albergatore gestisce le
tariffe e la disponibilità da un’unica piattaforma. Lo stesso avviene nei confronti dei CRS (i
centri di prenotazioni di catene alberghiere,
centri prenotazione, call center) con SysHotel
CRS. Per completare il servizio agli albergatori siamo diventati progettisti di siti web. Andiamo dalla progettazione e studio grafico del
layout alla progettazione e studio dell’albero
di navigazione, all’attivazione CMS (Content
Management System) per le modifiche del sito in modo autonomo, all’attivazione delle statistiche per il monitoraggio del sito. La nostra
esperienza come software house garantisce la
massima efficacia anche dei nostri siti Web.
Referenze di prestigio sono il Consorzio alberghiero di Como e PromoBellagio, che ci han-
I moduli di gestione dei singoli reparti
Portineria e ricevimento
Easy Passport: scansione dei dati dai
documenti dei clienti (ne evita l’import
manuale garantendone la corretta
memorizzazione); invio automatico alla
Questura via web; adeguamento richiesto
dalla legge sulla privacy con la tavoletta
grafica.
Dm-View: analisi, grafici, reports con il
Data Mining.
Ristorazione
Easy Restaurant (a se stante o integrato
in SysHotel Genius): per la gestione del
servizio “in pensione”, degli “extras” o del
menu “à la carte” dei clienti. L’integrazione
con il sistema di Food & Beverage permette
la movimentazione automatica dei consumi
del magazzino.
Cerca Camerieri: sistema di chiamata
per i camerieri, evita la sosta al “pass” e
permette un maggior contatto con il cliente
Gestione Economato/Magazzino:
razionalizza le scorte e riduce i costi
Easy Palm nell’Economato: per l’inventario
e lo scarico della merce e degli ordini
Gestione Food & Beverage: consente una
serie di analisi per il controllo di gestione
del ristorante in base alle ricette inserite.
Meeting & congressi
Per gestire le sale e gli eventi congressuali.
Una mappa visualizza la disponibilità/
occupazione, il nome del cliente/azienda
occupante, lo status (confermata, in
opzione, ecc.) e se è previsto un impegno
temporale di allestimento/disallestimento.
Liste e tabulati forniscono la situazione
previsionale dell’impegno di sale e
servizi. Si ottengono informazioni
generali riguardanti: l’occupazione di una
particolare sala nel periodo desiderato;
la situazione e l’impegno dei servizi nel
periodo richiesto; la fatturazione e il
collegamento al modulo back-office.
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Può essere installato un sistema wi-fi con
carte prepagate o con addebito sul conto.
Beauty Farm
Per gestire beauty farm e SPA. È lo
strumento ideale per rendere efficiente
e profittevole l’impiego di salette e
operatori, ottimizzando gli appuntamenti
e facendosi carico di tutti gli adempimenti
amministrativi.
Sicurezza
Secure Credit: garantisce la solvibilità
delle carte di credito. Grazie a un accordo
con un’importante organizzazione
internazionale, quando l’ospite consegna
alla reception la sua carta di credito,
no affidato la progettazione e realizzazione dei
loro portali turistici oltre a numerosi siti di alberghi individuali in tutta Italia.”
COME GESTIRE L’ALBERGO
“A questo punto abbiamo venduto le disponibilità della struttura e i relativi servizi ora queste attività devono essere gestite. Con SysHotel
Genius ci siamo posti il problema:
• della semplicità (con la videata dinamica)
• della sicurezza (con il recepimento di
tutte le normative inerenti la privacy e
l’antiterrorismo)
• dell’integrazione dei servizi (ristorazione,
congressi, beauty farm, intelligent building,
internet, pay-tv, SysTema Digitale, paghe e stipendi, Sys-Controller, Dm-View)
• del controllo di gestione.”
Lei parla di Business Intelligence a
proposito della gestione informatica
dell’albergo.
“È vero. Le informazioni che si acquisiscono
con l’informatica consentono sia di predisporre
piani strategici realistici che di reagire in tempo reale ai mutamenti dell’ambiente competitil’ammontare complessivo della spesa
prevista viene “congelato” finché l’ospite
non parte. La cifra “congelata” varia
al variare in tempo reale della spesa
effettuata dal cliente.
Privacy: una serie di prodotti e servizi
sono finalizzati all’adempimento delle
normative sulla tutela della privacy:
• il modulo di Sys-Hotel “Password
Privacy”;
• l’adeguamento e la configurazione degli
accessi sul sistema operativo utilizzato;
• il sistema di protezione per la
navigazione in Internet;
• protezione dei dati e degli accessi a
SysHotel.
Trasponder: l’autenticazione e
l’identificazione degli incaricati al
trattamento dei dati personali viene
effettuato mediante un “lettore di
prossimità”, evitando quindi la ripetuta
digitazione della password.
SysTema Digitale: servizi di
archiviazione, consultazione,
distribuzione e conservazione dei
documenti tramite l’utilizzo di
tecnologie avanzate. Permette di
eliminare la stampa cartacea di diverse
vo. Controllare il budget dei costi e dei ricavi in
tempo pressoché reale per esempio è di fondamentale importanza. Il budget dei ricavi consente di effettuare previsioni di fatturato per
ogni centro di profitto e di definire gli obiettivi di produzione mese per mese per tener conto dei fenomeni di ciclicità che contraddistinguono l’attività alberghiera. Il modulo di budget dei costi si basa sui dati consuntivi e previsionali acquisiti dalla contabilità analitica e
dal modello di budget dei ricavi. L’integrazione
con il software di contabilità analitica consente la costruzione di report di confronto fra i dati previsti e consuntivi e di monitorare l’andatipologie di documenti (amministrativi,
contabili, paghe e stipendi,
dichiarazioni Iva, 730, ecc.).
Collegamenti speciali
L’integrazione con gli impianti tecnologici
dell’albergo si estrinseca con delle
interfacce di collegamento con: Centralini
telefonici integrati, Casse fiscali,
Controllo accessi-chiavi elettroniche,
Building automation.
Personale
Paghe e stipendi: per la gestione delle
informazioni che riguardano il personale
e i relativi adempimenti legislativi,
contabili e amministrativi.
Rilevazione presenze: nell’ambito di ogni
struttura alberghiera, controllo e verifica
delle presenze del personale.
Gestione turni: la procedura, attraverso
una serie di parametri di controllo (ferie,
riposi, ecc.) prevede mensilmente la
generazione dei turni che può avvenire sia
per singolo reparto che complessivamente
per tutti i reparti presenti, a cura del
responsabile ultimo della turnazione
(Ufficio del Personale, Direzione, ecc.).
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mento dell’attività rendendo possibili adeguati
provvedimenti nel corso della gestione. Il modulo di analisi del break-even invece permette di calcolare, per singolo mese o su base annua, il prezzo minimo da praticare, nell’ambito di ogni reparto, per ottenere un utile pari a
zero. Il modulo calcola, per ogni reparto, l’utile
o la perdita che si ottiene al variare del prezzo
praticato e delle altre grandezze che condizionano il risultato economico dell’albergo come
la percentuale di occupazione camere, le camere disponibili, la presenza media in camera… Ciò consente di arrivare a indici importanti come il Rev/Por (ricavo medio per camera occupata), il Rev/Par (ricavo medio per camera disponibile), il Trev/Par (ricavi totali per
camere disponibili), il Gop/Par (margine operativo per camera disponibile).”
Il tutto confluisce in una serie di
report…
“Un adeguato sistema di reporting è essenziale per un controllo di gestione efficace in
quanto costituisce il prodotto finale del processo di generazione e acquisizione dei dati
previsionali e consuntivi dei moduli che compongono il sistema. I report di Sys-Controller sono:
• Tempestivi perché le informazioni, registrate
giorno per giorno, sono fornite in tempo reale
con veloci elaborazioni.
• Intuitivi perché le informazioni sono selezionate e aggregate in modo da originare tabulati
e grafici sintetici di semplice interpretazione.
• Completi perché con questo sistema di reporting è possibile ottenere in un documento unico una visione generale dell’andamento dell’albergo.
• Incrementabili perché il sistema permette
di impostare nuove e diverse riclassificazioni
automatiche secondo le necessità”.
Come si può constatare anche visitando il nostro sito www.sysdat-turismo.it, gli argomenti
sono stati notevolmente approfonditi e coprono tutte le esigenze dell’albergo rendendo il
software un valido e completo supporto operativo e gestionale.”
Tel. +39 02 967181
Fax +39 02 96718426
www.sysdat-turismo.it
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