ALLEGATO B - centro stampa - REV 1

Azienda Ospedaliera Sant'Andrea
Via di Grottarossa, 1035/1039 - 00189 Roma
Disciplinare Tecnico Allegato B
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Per l’affidamento del servizio di produzione, riproduzione e gestione, distribuzione
e comunicazione integrata dei documenti dell’Azienda Ospedaliera Sant’Andrea
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INDICE
Art 1 - Descrizione del servizio
Art 2 - Locali e apparecchiature
Art 3 - Caratteristiche tecniche
Art 4 - Svolgimento del servizio
Art.5 - Responsabilità del Servizio
Art.6 - Verifiche e Controlli
Art 7 - Monitoraggio dei consumi
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Art 1 Descrizione del servizio
Il servizio sarà erogato dalla Ditta aggiudicataria mediante proprie apparecchiature installate presso i locali
dell’Azienda Ospedaliera e con proprio personale, assorbendo sia la produzione dell’attuale centro stampa,
sia le forniture richieste a tipografie esterne.
Il servizio riguarderà
•
Stampa della documentazione acquisita in base al quantitativo richiesto
•
Allestimento dei documenti prodotti:
•
□
Con pieghe
□
Punti metallici
□
Rilegatura con spirale
□
Rilegatura a caldo
□
Plastificazione (fogli A4-A3)
Progettazione e/o realizzazione grafica della modulistica aziendale ( carta intestata, cartelline, buste
vario formato con l’intestazione del logo istituzionale, ricettari, giornali interni e quanto necessita
alle UU.OO. Aziendali)
•
Stampa di biglietti/inviti istituzionali secondo le indicazioni delle funzioni preposte
•
Servizio di consulenza grafica ed editing per i prodotti di comunicazione aziendale secondo le
indicazioni delle funzioni preposte
•
Attività di ricezione e archiviazione elettronica della documentazione bianco e nero e colori degli
originali forniti in formato elettronico (CD-penne USB-email ecc) o acquisiti mediante scanner
•
Realizzazione del materiale.
•
Distribuzione del materiale prodotto per l’Azienda, direttamente presso gli uffici/reparti richiedenti
con automezzi e risorse proprie.
•
Realizzazione non eleggibile direttamente presso il centro stampa ( stampe tecniche, plottaggi, etc..)
in base alle esigenze che si dovessero creare, da eseguire anche all’esterno dell’Azienda Ospedaliera
e comunque gestiti direttamente dalla ditta aggiudicataria senza costi aggiuntivi.
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Per quanto attiene le “migliorie “ si richiede alle Ditte partecipanti di voler fornire progetto per un percorso
di digitalizzazione degli atti aziendali al fini di rispettare la normativa vigente in materia di riduzione dei
costi relativi all’utilizzo della carta ( Art. 27 Legge 133/2008 )
Si fa presente che il fabbisogno di cui all’art. 4 del presente Disciplinare Tecnico è da considerarsi
puramente orientativo e non vincolate per l’Azienda Ospedaliera potendo variare in più o in meno nel corso
di validità del contratto
Art 2 Locali e apparecchiature
L’Azienda Ospedaliera , per lo svolgimento del servizio richiesto, affida per tutta la durata del contratto in
uso gratuito, due locali situati uno nella sede di via di Grottarossa e uno nella sede di via Brembate, conformi
a quanto richiesto dalle normative vigenti.
Sono a carico della Ditta le installazioni delle apparecchiature necessarie per le attività previste dal presente
capitolato e le relative disinstallazioni allo scadere del contratto.
Sono a carico della Azienda Ospedaliera le spese relative la manutenzione ordinaria e straordinaria dei locali
destinati al centro stampa e le spese sostenute per la fornitura di energia elettrica, telefono, condizionamento
locali e pulizia.
E’ fatto divieto l’uso del centro stampa in ogni caso per stampare o pubblicizzare materiale illegittimo ed
abusivo o che possa arrecare danno all’immagine dell’Azienda Ospedaliera . Tale divieto riguarda argomenti
di carattere politico, pornografico, pedofilo, pedopornografico ecc..
La ditta è inoltre responsabile della sicurezza e dell’incolumità del proprio personale sollevando l’Azienda
Ospedaliera da ogni responsabilità e conseguenza derivante da infortuni avvenuti durante lo svolgimento del
servizio in oggetto.
Manutenzione delle apparecchiature
Al fine di evitare disagi alle attività dell’Azienda Ospedaliera , la ditta aggiudicataria è tenuta a mantenere in
perfetto stato di funzionamento le apparecchiature provvedendo a fornire per ciascuna di esse l’assistenza
tecnica e ponendo in essere ogni attività necessaria per la risoluzione dei malfunzionamenti per tutta la
durata del contratto.
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La Ditta è obbligata a rimuovere i malfunzionamenti entro 4 ore lavorative successive alla richiesta da parte
del personale del centro stampa. Nel caso in cui l’entità dei lavori da eseguire non consenta di ripristinare
l’operatività dell’apparecchiatura entro 15 ore lavorative successive alla richiesta, la Ditta dovrà
provvedere alla sostituzione dell’apparecchiatura con una avente caratteristiche identiche o superiori (e in
ogni caso conforme a quanto previsto nel presente Disciplinare Tecnico), a quella in stato di fermo fino alla
rimessa in funzione di quest’ultima.
Non è consentito alla Ditta utilizzare pezzi di ricambio riciclati o ricondizionati se non in caso di eccezionale
urgenza e comunque in via temporanea fino alla disponibilità del pezzo nuovo.
Al fine di poter valutare l’efficienza del servizio di assistenza tecnica della Ditta, l’Azienda deve poter
verificare per ogni apparecchiatura installata: la data, l’ora ed il tipo di malfunzionamento presentato e la
data e l’ora dell’intervento tecnico e l’esito dell’intervento stesso.
Il servizio di assistenza della Ditta dovrà prevedere attività di manutenzione preventiva comprensiva delle
periodiche operazioni di pulizia, lubrificazione e sostituzione di materiali logori nel numero e con la
frequenza necessari ad assicurare il corretto funzionamento delle apparecchiature installate.
La Ditta deve presentare nella documentazione tecnica (art. 9.2. del Capitolato Speciale d’Oneri)le modalità
di funzionamento del servizio di manutenzione preventiva, correttiva, straordinaria delle apparecchiature
utilizzate
Art 3 Caratteristiche tecniche
Requisiti minimi delle apparecchiature
Le macchine fotocopiatrici multifunzioni e le stampanti di rete devono essere digitali, di elevata affidabilità e
nuove di fabbrica in ogni loro componente e quindi non rigenerate, possedere il marcio CE ai sensi della
normativa vigente, e la loro produzione non dovrà essere antecedente all’anno 2008. Tutte le macchine
devono essere corredate da manuale d’uso e documentazione tecnica. La Ditta deve garantire la conformità
delle apparecchiature alle vigenti norme legislative, regolamentari e tecniche disciplinanti i componenti e le
modalità di impiego ai fini della sicurezza degli utilizzatori.
Ogni sistema di stampa dovrà essere accompagnato da una scheda tecnica di sicurezza relativa:
□
emissione di ozono
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□
emissione di polveri
□
emissione di cadmio, cromo esavalente, mercurio e piombo
□
emissione di calore
□
livello di rumorosità
I sistemi multifunzione dovranno comprendere le funzioni di:
□
stampa da PC
□
alimentatore degli originali fronte/retro
□
scanner a colori
□
possibilità di scegliere il formato della carta in fase di invio copia o stampa dal PC
□
scansione ed archiviazione documenti mediante salvataggio su file o invio via e-mail
dovranno inoltre essere dotati di driver di funzionamento dei maggiori sistemi open source e non quali ad es.
Microsoft, Linux ecc e comunque compatibili con i sistemi in uso presso l’azienda.
Le macchine fotocopiatrici che la ditta intenderà installare devono garantire elevati standard qualitativi e in
grado di assorbire picchi produttivi.
La Ditta deve presentare nella documentazione tecnica (art. 9.2. del Capitolato Speciale d’Oneri) l’elenco
delle apparecchiature, con le relative schede tecniche riportanti le caratteristiche che verranno utilizzate per
lo svolgimento del servizio con attestazione che le apparecchiature proposte dovranno essere di nuova
fabbricazione e che la loro produzione non dovrà essere antecedente all’anno 2008.
Sistema di stampa per la riproduzione in bianco e nero (requisiti obbligatori)
•
Tecnologia di stampa digitale connesse in rete
•
Possibilità di acquisire cartaceo ed elettronico su unico file
•
Multitasking: possibilità di gestione contemporanea di più lavori e delle funzioni di creazione
documenti (capitoli, copertine, separatori con indici, ecc.).
•
Velocità di riproduzione delle copie: minimo 75 pagine/minuto nel formato A4 solo fronte.
•
Risoluzione di stampa 1200 dpi.
•
Risoluzione di scansione 600 dpi.
•
Stampa documenti su A4/A3 anche in fronte/retro.
•
Stampa di documenti formato A3 + grammatura sino a 216 g/m2
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•
Grammatura della carta compresa tra 52 e 216 grammi e possibilità di utilizzo di trasparenti ed
etichette.
•
Alimentazione simultanea di più supporti con possibilità di programmare formati personalizzati
di carta.
•
Piegatura e spillatura dei formati A3 in A4 e A4 in A5 fino a 20 fogli di grammatura compresa tra
64 g/m2 e 240 g/m2;
•
Possibilità di foratura fogli
•
Archiviazione dei file acquisiti sia cartacei che elettronici e possibilità di immagazzinamento
temporaneo dei lavori di stampa. Gestione della fascicolazione elettronica.
•
Ricerca dei file tramite indici di ricerca.
•
Numerazione automatica dei documenti, inserimento di timbri preimpostati.
•
Acquisizione di immagini da inserire sul documento.
Sistema di stampa per la riproduzione colore (requisiti obbligatori)
•
Stampe/copia minuto pari almeno a n. 38.
•
Gestione stampa dei formati dall’A4 fino a 305x1260mm.
•
Grammatura carta da 60 a 163 g/m2.
•
Scansione a raggio laser a 1200 dpi.
•
Tecnologia di stampa digitale in quadricromia con risoluzione 600 DPI;
•
Funzioni di pinzatura dei formati carta compresi tra B5 e A3, grammatura da 60 a 90 g/m2 fino a
30 fogli. Possibilità di perforazione.
Art 4 Svolgimento del servizio
La Ditta aggiudicataria per garantire un corretto avvio del servizio, dovrà entro 30 giorni dalla stipula del
contratto provvedere all’installazione dei sistemi multifunzione offerti in sede di gara e necessari al
fabbisogno delle varie unità operative e servizi dell’Azienda e relativa infrastruttura informatica.
Il Centro stampa dovrà rispettare i l seguente orario:
dal lunedì al venerdì dalle ore 8.30 alle ore 17.30 (esclusa la pausa pranzo il cui orario sarà comunicato dalla
ditta e non potrà essere superiore ad 1 ora) per 365 giorni l’anno con una riduzione dell’orario dalle ore 8.30
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alle ore 13.30 nel periodo estivo (dal 15 agosto fino al 31 dello stesso mese) ad esclusione del sabato e
festivi.
La ditta dovrà garantire il numero di personale idoneo allo svolgimento del servizio nella misura minima di 5
unità, così come descritto nell’art. 9.2. del Capitolato Speciale d’Oneri di Gara.
La Ditta deve presentare nella documentazione tecnica (art. 9.2. del Capitolato Speciale d’Oneri)le modalità
con cui intende gestire il servizio ( ferie, malattie, ecc. ) e l’elenco degli operatori e relativa qualifica che
verranno impiegati.
Le richieste al Centro Stampa dovranno essere trasmesse via fax utilizzando la modulistica in uso presso
l’azienda.
La Ditta dovrà:
•
garantire con proprio software e hardware la stampa della documentazione richiesta dalle UUOO
dell’Azienda;
•
garantire l’esecuzione delle prestazioni oggetto del servizio a perfetta regola d’arte e nel rispetto dei
modi e dei tempi concordati, nonché in conformità alle metodologie ed agli standard di qualità
definiti nel presente capitolato.
•
gestire il servizio con proprio personale, adeguatamente formato e/o garantire al medesimo
formazione – addestramento in numero di ore congrue alla conoscenza delle reali esigenze
Aziendali; dovrà possedere una esperienza lavorativa in qualità di addetto a servizio simile o analogo
di almeno 2 anni. E’ gradita la conoscenza della lingua inglese;
•
La Ditta potrà attivare il servizio di copiatura per l’utenza, attraverso la distribuzione di schede
prepagate, per la produzione di copie e stampe necessarie su almeno n° 1 sistema multifunzione, solo
previa autorizzazione rilasciata dall’Azienda Ospedaliera. Le copie potranno essere effettuate solo
dopo l’inserimento della scheda prepagata nell’apposito lettore, che decurterà il valore iniziale a
seconda delle copie effettuate, tale tipologia di servizio dovrà essere regolamentata in sede
contrattuale dove saranno stabiliti i tempi, i modi e i Responsabili del servizio su indicato, con la
definizione di una percentuale minima di introito per l’Azienda in base alla vendita delle schede
prepagate, tale introito sarà devoluto a compensazione delle spese che l’Azienda sosterrà per i
consumi delle utenze.
•
Le fotocopie gratuite per i pazienti (es. documenti d’identità, patente)
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Inoltre il personale della ditta appaltatrice, impiegato per lo svolgimento del servizio:
•
durante l’espletamento del servizio dovrà essere dotato di apposito cartellino identificativo e
qualsiasi altro mezzo idoneo al riconoscimento;
•
dovrà essere a conoscenza delle modalità di esecuzione del servizio stesso e consapevole degli
ambienti in cui è tenuto ad operare;
•
dovrà mantenere un contegno decoroso, riservato, corretto e disponibile alla collaborazione con altri
operatori ed in particolare con l’utenza;
•
dovrà mantenere il segreto d’ufficio su fatti e circostanze di cui sia venuto a conoscenza
nell’espletamento dei propri compiti in conformità alle leggi vigenti in materia nonché alle
disposizioni dell’azienda
E’ facoltà dell’Azienda chiedere la sostituzione del personale della ditta appaltatrice che durante lo
svolgimento del servizio abbiano generato motivi di lagnanza od abbiano adottato un comportamento non
consono all’ambiente di lavoro.
La ditta si obbliga ad ottemperare a tutti gli obblighi verso i propri dipendenti derivanti da disposizioni
legislative e regolamentari vigenti in materia di lavoro, ivi compresi quelli in tema di igiene e sicurezza
nonché previdenza e disciplina infortunistica, assumendo a proprio carico tutti i relativi oneri.
La ditta aggiudicataria in particolare sarà tenuta, per quanto di sua competenza, alla rigorosa osservanza delle
norme per la prevenzione degli infortuni sul lavoro e delle disposizioni del D.Lgs. 81/08 e s.m.i., norme che
s’intendono a tutti gli effetti parte integrante del presente capitolato e dello stipulato contratto.
Modalità e tempi di evasione delle richieste
Le modalità di evasione delle richieste, che dovranno essere comunicate via fax, previa compilazione della
modulistica aziendale, si suddividono nelle seguenti tipologie:
•
urgente : dal momento in cui vengono inviate le richieste dovranno essere evase entro 2 giorni
lavorativi;
•
media: dal momento in cui vengono inviate le richieste dovranno essere evase entro 4 giorni
lavorativi;
•
bassa: dal momento in cui vengono inviate le richieste dovranno essere evase entro 7 giorni
lavorativi;
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•
urgentissime, le richieste saranno indicate direttamente dalla Direzione Aziendale (DS-DG-DA) e/o
funzioni in staff (es. UO Programmazione IA, ecc.) dovranno essere evase entro un termine massimo
di 4 ore
La Ditta aggiudicataria dovrà garantire:
•
l’esecuzione dei lavori di stampa nei tempi e nei modi di cui al presente articolo;
•
numero copie annue indicative previste: 2.200.000 B/N, 1.800.000 colore (per modulistica e
comunicazione);
•
la riprogettazione grafica modulistica interna secondo le indicazioni delle funzioni preposte;
•
la realizzazione di lavorazioni non direttamente effettuabili presso il centro stampa interno. In ogni
caso dovranno essere garantiti gli stessi standard qualitativi concordati con l’Amministrazione, senza
gravare l’Azienda di ulteriori oneri e costi aggiuntivi;
•
un Servizio di collaborazione per la comunicazione aziendale integrata che, attraverso personale
qualificato, dovrà coinvolgere tutto il circuito territoriale attraverso strumenti informativi diretti a
carattere divulgativo:
•
Circolari e informative
•
Brochure ed opuscoli
•
Speciali norme e regolamenti
•
Statistiche, questionari
•
Materiale didattico per la formazione
•
Un servizio di distribuzione con mezzi e risorse proprie
Art. 5 Responsabilita’ del Servizio
La Ditta aggiudicataria nominerà un proprio responsabile
che sarà unico referente nei confronti
dell’Azienda, per tutte le attività e le eventuali problematiche attinenti al servizio. Il referente della Ditta
aggiudicataria curerà l’organizzazione e la conduzione del personale addetto al servizio in loco. Tale figura
professionale dovrà aver avuto esperienza pluriennale in servizi analoghi. Dovrà quindi avere competenza di
stampa e grafica oltre ad elevato senso di organizzazione. L’Azienda nominerà, parimenti, un proprio
responsabile che curerà i rapporti con il referente della Ditta.
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Art. 6 Verifiche e Controlli
L’U.O.C. Qualità ed Accreditamento ha il compito di controllare il regolare svolgimento del servizio e la
buona qualità degli articoli forniti. Il controllo sarà effettuato, nell’ambito delle proprie competenze e
secondo una procedura aziendale, condivisa con la ditta appaltatrice.
La Ditta dovrà indicare nella relazione tecnica il sistema qualità che adotterà per il controllo del servizio ed
i sistemi che metterà a disposizione dell’Azienda Ospedaliera per la verifica dello stesso.
Le attività di rilevazione, segnalazione e risoluzione delle non conformità saranno regolamentate da un
procedura aziendale.
Segnalazione di non conformità
Nell’erogazione del servizio la Ditta appaltatrice deve rispettare le procedure di controllo previste dal proprio
Sistema Qualità assicurandosi che sia conforme ai livelli qualitativi concordati con l’Azienda Ospedaliera e
a quelli fissati dagli standard normativi cogenti.
L’individuazione di una non conformità, sia essa a carico della Ditta Appaltatrice che della Azienda
Ospedaliera , sarà effettuata sul regolare svolgimento del servizio e sull’adeguatezza qualitativa e
quantitativa dei prodotti e servizi oppure durante le normali attività svolte presso l’Unità Operativa/servizio.
Rilevazione e segnalazione di una non conformita’
La rilevazione di una non conformità potrà avvenire in 2 modi:
Durante lo svolgimento delle attività quotidiane, la rilevazione della non conformità sulla qualità del
prodotto deve essere effettuata. In contraddittorio, dagli utenti di unità operativa/servizio e da parte del
Responsabile della ditta appaltatrice sulla base degli standard riportati nella tabella identificazione non
conformità di seguito riportata.
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TABELLA IDENTIFICAZIONE NON CONFORMITA'
Descrizione
Elementi
Richieste urgenti
Indicatori
Modulo di richiesta
entro 2 giorni lavorativi
Modulo di richiesta
entro 4 giorni lavorativi
Richieste basse
Modulo di richiesta
entro 7 giorni lavorativi
Richieste urgentissime
Modulo di richiesta
entro 4 ore lavorative
Ritardi o mancate Richieste medie
consegne
Riferimento
Prodotto non
rispondente alle
Tutte le tipologie di richiesta
caratteristiche
richieste
colore rispondente al documento originale
assemblamento corretto del documento:
-spillatura
-piegatura
-rilegatura
-plastificazione
Modulo di richiesta
quantità rispondente alla richiesta
Manutenzione correttiva (su
rapporto tecnico di intervento
guasto) apparecchiature
Manutenzione
apparecchiature Manutenzione
professionalità
entro 15 ore lavorative
presenza dei rapporti tecnici di intervento
presenza del piano di manutenzione
apparecchiature
Piano di manutenzione
preventiva/correttiva/straord
apparecchiature
inaria
Caratteristiche
del personale
entro 4 ore lavorative
educazione e cortesia
modalità di rapporto con gli
utenti
assenza di lamentele da parte degli utenti
riconoscimento
cartellino identificativo
presenza del cartellino identificativo
Durante lo svolgimento di controlli periodici, con le frequenze definite in accordo tra la ditta appaltatrice e
la Azienda Ospedaliera . L’Azienda Ospedaliera , al fine di controllare l’efficacia del servizio, effettua,
controlli periodici sulla qualità dei prodotti e sulla efficienza e puntualità del servizio fornito.
I controlli periodici riguardano la verifica di conformità sulla qualità e quantità del prodotto fornito e devono
essere svolti, nel rispetto del vincolo del contraddittorio tra le parti, alla presenza del responsabile di
commessa della Ditta appaltatrice.
Nel caso in cui la qualità del lavoro prodotto sia giudicata non conforme a quanto richiesto e/o insufficiente,
il richiedente potrà rifiutare il prodotto il quale dovrà essere riprodotto senza oneri aggiuntivi.
Eventi di non conformità
Per le non conformità, l’U.O.C. Qualità ed Accreditamento secondo le modalità previste dalla procedura
aziendale, e secondo quanto stabilito nel Capitolato Speciale d’Oneri agli artt. 21 e 22, provvederà ad inviare
la richiesta di controdeduzioni alla Ditta Appaltatrice che dovrà rispondere entro un termine massimo di 15
giorni lavorativi dalla data di invio della comunicazione di richiesta.
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Art 7 Monitoraggio dei consumi
La ditta è tenuta a fornire, ogni 3 mesi alla U.O.S. Gestione dei servizi economali e U.O.C. Qualità ed
accreditamento i seguenti report comprensivi del dettaglio dei costi in supporto informatizzato (CD) su files
tipo Excel, trasmettendolo con nota:
•
•
report riepilogativo delle tipologie di documenti richiesti che dovrà prevedere:
dettaglio della tipologia di documento
dettaglio tipologia di richiesta
valorizzazione economica.
report riepilogativo delle tipologie dei documenti richiesti suddivisi per centro di costo dovranno
prevedere la descrizione mensile dei consumi precisando
•
identificazione Unità operativa
dettaglio della tipologia di documento
dettaglio tipologia di richiesta
valorizzazione economica.
Report trimestrale delle schede prepagate distribuite all’utenza a seconda della tipologia di prezzo
delle medesime ( € 5,00/€10,00) e contestuale report delle copie effettuate dalla macchina
multifunzione predisposta all’uopo.
•
ogni altra tipologia di report, richiesto dall’Azienda, necessario a comprendere il funzionamento del
servizio.
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Stazione Appaltante
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