come organizzare un concerto evento culturalex

V° SETTORE
Cultura, tempo libero e sport Attività culturali e di tempo libero
Comune di caivano
Organizzazione di eventi Culturali e Sportivi : Aspetti pratici e le autorizzazioni necessarie
Premessa
Questa scheda è rivolta a gruppi informali di giovani che vogliono organizzare un evento culturale ed è uno
strumento utile per orientarsi negli aspetti pratici dell’operazione. Le informazioni riportate si riferiscono,
in particolare, a spettacoli che si svolgono in spazi aperti (come concerti e rappresentazioni teatrali), la cui
organizzazione segue fasi simili.
Per eventi realizzati in luoghi chiusi le procedure sono più semplici e verranno descritte successivamente
nel paragrafo .
Licenza di pubblico spettacolo
La domanda per ottenere la Licenza di pubblico spettacolo deve essere indirizzata al Sindaco del comune
nel quale si svolgerà la manifestazione. In primo luogo, si dichiara di aver presentato, o che si
presenteranno, le istanze per le altre autorizzazioni necessarie (descritte di seguito). L’organizzatore
richiede poi la licenza per lo svolgimento dell’evento.
Patrocinio
Nel caso in cui l’evento che si organizza abbia un valore culturale e aggregativo, è possibile presentare
domanda di patrocinio, se possibile indirizzandola direttamente all’Assessore competente (Cultura,
Sport...). In caso di dubbio sull’Assessorato di riferimento, si può inoltrare la richiesta direttamente al
Sindaco.
Se il patrocinio viene accordato, gli organizzatori potranno apporre il logo della città sui loro volantini e
manifesti. Talvolta viene fornito agli organizzatori un contributo in servizi, quali ad esempio la concessione
di attrezzature e materiali in prestito d’uso (sedie, pedane per il palco, impianto di amplificazione). Le
modalità di utilizzo vengono concordate con gli uffici dell’Amministrazione.
Il patrocinio, inoltre, può consentire di ottenere alcune riduzioni, per esempio sul pagamento della tassa di
occupazione del suolo pubblico, oppure per l’affissione della pubblicità.
Per informazioni più specifiche contattare: V° Settore tramite Email [email protected] oppure
ai numeri 081/836 04 15 – 081/197 580 70 – 081/ 197 580 32
Occupazione del suolo pubblico
Se l’evento prevede l’utilizzo di strutture fisse (palchi, pedane), è necessario richiedere al Comune il
permesso di occupazione del suolo pubblico.
La domanda deve essere presentata almeno trenta giorni prima della manifestazione. Devono essere
specificati i dati del rappresentante del gruppo organizzatore, il luogo e la natura dell’occupazione, e
l’eventuale richiesta di chiusura del traffico.
Questa procedura non è necessaria per gli spettacoli di teatro di strada e per tutte le performance che non
necessitano dell’utilizzo di strutture fisse.
Comunicazioni alle autorità pubbliche
È importante segnalare preventivamente lo svolgersi dell’evento alle autorità pubbliche. In primo luogo è
necessario comunicare alla Polizia Municipale la data, il luogo e gli orari in cui la manifestazione avrà luogo.
Per informazioni:
POLIZIA MUNICIPALE Indirizzo: Corso Umberto, 401
081-8321245 081-8316930 Fax: 081-8316936 e-mail [email protected]
Sito Internet www.polizialocalecaivano.it
Deroga ai limiti del pubblico rumore
L’utilizzo di strumentazioni acustiche amplificate o impianti stereo nel corso della manifestazione è
soggetto all’autorizzazione rilasciata dal Settore Ambiente e Territorio. Tale autorizzazione deve essere
richiesta almeno venti giorni prima dell’inizio della manifestazione.
Dichiarazione di agibilità
Il luogo scelto per l’evento deve essere sicuro ed è fondamentale garantire l’incolumità di organizzatori,
artisti e spettatori.
Se l’area non è già attrezzata per spettacoli bisogna contattare la Commissione Provinciale di Vigilanza, che
svolge una funzione di controllo sui materiali utilizzati e dà istruzioni sulle modalità di impiego e
disposizione di transenne, sedie, estintori. La Commissione richiede all’organizzazione due tipi di collaudo: il
controllo statico delle strutture fisse, a opera di un ingegnere, e la messa a punto dell’impianto elettrico,
effettuato da un tecnico abilitato iscritto all’Albo.
Operare in luoghi e strutture già collaudate solleva l’organizzazione dal contattare la Commissione.
Se il palco è alto più di ottanta cm. l’intervento della Commissione di vigilanza è obbligatorio.
Permessi SIAE
La SIAE è una società che concede, dietro il pagamento di una tassa, l’autorizzazione a riprodurre canzoni,
opere teatrali, brani musicali protetti dal diritto d’autore.
Per questo, se si intendono utilizzare durante l’evento brani, musiche o testi non propri, è necessario
richiedere il permesso e pagare i diritti di utilizzo.
Viene richiesta una descrizione della natura dell’evento, l’ampiezza dell’area, il numero di spettatori
previsti, se l’ingresso è a pagamento o gratuito.
Nel primo caso, la SIAE provvede alla stampa dei biglietti trattenendo, in una fase successiva, una
percentuale sugli incassi.
L’esibizione di gruppi emergenti, che eseguono quindi il proprio repertorio, comporta l’esenzione del
pagamento dei diritti d’autore, previa dichiarazione scritta di non iscrizione alla SIAE. La società comunque
richiede una cauzione che verrà restituita dopo gli opportuni accertamenti e si riserva, inoltre, l’invio di
funzionari che controllino la veridicità di quanto dichiarato.
Per uno spettacolo di tipo teatrale la pratica SIAE è più complessa. Un gruppo amatoriale che intenda
rappresentare un’opera teatrale protetta deve rivolgersi all’ufficio SIAE competente, precisando gli
elementi necessari all’individuazione del testo: autore, titolo, eventuale traduttore. L’Ufficio rilascerà
l’autorizzazione definendo il compenso dovuto. Un’opera non tutelata invece può essere messa in scena
senza pagamento di alcuna somma, richiedendo l’autorizzazione preventiva.
Pubblicità
Per la riuscita di un evento è fondamentale mettere in piedi una buona campagna pubblicitaria. Occorre
quindi muoversi in anticipo contattando i principali organi di stampa, soprattutto locali, dove pubblicare
inserzioni e favorire la divulgazione di articoli tramite un buon lavoro di ufficio stampa (invio di comunicati
che descrivono l’evento, cura dei rapporti con i giornalisti). Risultano utili anche internet, la distribuzione di
volantini e l’affissione di manifesti. I passaggi su programmi radiofonici con spot e affitto di spazi hanno
grande diffusione ma sono a pagamento.
Si ricorda che l’affissione legale di manifesti è possibile dopo aver ottenuto l’autorizzazione comunale e
pagato la relativa tassa sulla pubblicità. Per prenotare un’affissione è necessario rivolgersi allo sportello
apposito, presso il Settore Servizi pubblicitari - Prenotazione Spazi Affissioni. I manifesti devono essere
inviati all’ufficio almeno cinque giorni prima della data di affissione prenotata.
Anche i volantini, per essere legali, devono essere vidimati dallo stesso ufficio.
Se la manifestazione non ha scopo di lucro, oppure gli organizzatori rientrano in una categoria particolare
(ONLUS, attività sociali, associazioni di volontariato, attività politica e così via), è possibile richiedere
l’esenzione o la riduzione della tassa sulla pubblicità.
Se durante la manifestazione è previsto l’utilizzo di bandiere, gonfaloni, striscioni o pannelli a scopo non
pubblicitario, ma estetico o coreografico, è comunque necessario rivolgersi all’ufficio di cui sopra per
ottenere l’autorizzazione.
Pulizia: è possibile richiedere preventivamente l’intervento delle Aziende o dei Consorzi di igiene
ambientale per la pulizia del luogo dopo l’evento. La richiesta comporta il pagamento di una cifra per
l’erogazione del servizio. In alternativa si può provvedere autonomamente o tramite una ditta di pulizie
privata.
SPORT – EVENTI SPORTIVI
Per gli eventi sportivi L’organizzatore deve assicurare le proprie spese, per i partecipanti alle competizioni , i
servizi di assistenza e di controllo medico e di primo soccorso. Previsti dai regolamenti delle federazioni
sportive nazionali ed internazionali.