I. ORGANIZZARE E GESTIRE PROGETTI: ASPETTI INTRODUTTIVI
1. Lavorare per progetti
La parola progetto, oltre ad avere il significato del lessico comune, significa anche approccio
manageriale, soprattutto da quando si sono abbandonati modelli organizzativi basati sulla
specializzazione del singolo che riferiva in modo gerarchico ad un capo.
L’ organizzazione per progetti, nelle impostazioni aziendali tradizionali, era tipica di aziende
che lavoravano per commesse, dalle quali si è imparato molto, fino a formalizzare le teorie del
project management.
Che cosa ha portato l’azienda a riflettere sulla necessità di migliorare l’approccio al
lavoro?
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§
§
§
La corrosione dei modelli di azienda monolitica, caratterizzata da elevati volumi
produttivi, strutture di produzione molto grandi e personale molto numeroso.
La poca propensione all’assunzione del rischio da parte del personale, se non imposta
dal ruolo o dal mansionario.
La progressiva inefficacia dei metodi tradizionali di pianificazione, controllo e gestione
de lle persone.
La crescente domanda di mercato per prodotti personalizzati anche per quelle aziende
(es.:Tim/Vodafone, Smart (1998), Nike ID (2002)) che sono caratterizzate da
produzione di massa indifferenziata.
Le aziende hanno adottato varie soluzioni:
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§
§
Process Management
BPR (business process reengineering)
Learning organization
TQM
Tra tutte le strade percorse, l’organizzazione per progetti sembra essere una delle migliori.
DEFINIZIONE : Il Project Management è un sistema gestionale orientato ai risultati.
Il Project Management è una filosofia manageriale, ma prima di tutto “ è un modo di
vivere, una propensione personale ad affrontare i problemi con un proprio metodo”.
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Schema esemplificativo del flusso di un progetto
Processi Decisionali:
L’organizzazione per progetti consente di ottenere:
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§
§
Forte motivazione delle persone al raggiungimento di obiettivi; anche in condizioni di stress
elevato.
Possibilità di anticipare gli eventi, di controllarli ed avviare azioni correttive.
Diffusione della logica dell’innovazione e dell’apprendimento continuo. Requisiti
fondamentali in contesti fortemente competitivi e basati su elevati tassi di turnover di
prodotto e di personalizzazione.
L’opportunità di svincolare culturalmente le persone dalla logica della dipendenza
gerarchica per guidarle verso la logica del protagonismo personale e di gruppo e di
spostare il fine del lavoro dall’efficienza all’efficacia, intesa come capacità di fornire
risposte ai problemi..
In base alle considerazioni fatte fino a questo punto è possibile affermare che:
“Il lavoro per progetti costituisce, e costituirà, l’asse portante del lavoro nel futuro !”
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2. Il concetto di progetto : elementi definitori
Non esiste una definizione di progetto puntuale, che sia universalm ente riconosciuta sia nella
letteratura sia nella prassi.
Volendo citare le definizioni più diffuse , tratte dalla letteratura cha ha fatto la storia del
project management, emergono le seguenti:
§
Il progetto è “uno sforzo complesso, di regola di durata inferiore a tre anni,
comportante compiti interrelati eseguiti da varie organizzazioni, con obiettivi,
schedulazioni e budget ben definiti” (Archibald, 1994). In questa definizione si
sottolineano la durata del progetto, la varietà di attori e organizzazioni interessati
alla sua esecuzione e il contesto di certezza in cui si opera, indicato dal definire
esattamente il risultato atteso e le modalità per raggiungerlo;
§
Il progetto è “un insieme di sforzi coordinati nel tempo (molto più breve che nei
programmi)” (Kerzner, 1995). Kerzner pone l’enfasi sulla differenza tra progetto e
programma: un programma è una iniziativa a lungo termine, e di più ampio respiro,
che normalmente prevede l’esecuzione di più progetti. Questa visione deriva
dall’ambiente militare, contesto in cui si sono sviluppate le principali metodologie del
project management, nel quale vi è l’abitudine a interpretare programmi con risultati
che vengono raggiunti nel tempo, attraverso il perfezionamento di micro-obiettivi;
§
Il progetto è “un insieme di persone e di altre risorse temporaneamente riunite per
raggiungere uno specifico obiettivo, di solito con un budget predeterminato ed entro un
periodo stabilito” (Graham, 1990). Graham pone l’accento, in particolare, sulla
temporaneità dell’utilizzo delle risorse e sulla definizione del momento in cui deve
essere espresso il risultato.
Una ricerca empirica condotta dalla Scuola di Direzione Aziendale dell’Università L. Bocconi di Milano sul
project management, riguardo a ciò che le aziende intendono per progetto ha evidenziato che:
§
§
Le aziende che operano per commessa identificano il progetto con il contenuto del loro lavoro,
ossia la commessa stessa;
Le aziende che operarno per commessa hanno un’idea abbastanza simile di progetto: un insieme
di attività tra loro correlate e interdipendenti, volte al raggiungimento di un obiettivo preciso, con
un limite di tempo determinato, un budget di riosrse stabilite, che vengono avviate alla ricerca di
un aumento di valore per l’azienda o per il soddisfacimento delle esigenze del cliente (Sda
Bocconi – Divisione Ricerche, 1999).
DEFINIZIONE : Il PROGETTO è un’attività non ripetitiva, finalizzata al raggiungimento
di un obiettivo in un certo periodo di tempo, svolta utilizzando lo sforzo congiunto di
un pool di risorse.
Quando si parla di un progetto, occorre ricordare che:“ogni progetto è un caso a sé....esistono
progetti simili, ma mai uguali!”
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Entrando nel merito della definizione di project management possiamo analizzare i singoli punti
nodali:
OBIETTIVO:
§
§
§
§
§
Non è sempre certo, esplicito e condiviso.
Quanto più è chiaro e condiviso tanto più sarà raggiungibile.
Di fronte a obiettivi precisi e condivisi le persone, cardine del lavoro di progetto, si
sentono ben predisposte, motivate e operano al fine di raggiungere l’obiettivo.
Ogni progetto, in media, ha un obiettivo primario e più obiettivi secondari.
Ogni obiettivo secondario rappresenta un filone di lavoro che deve essere attentamente
pianificato.
TEMPO:
§
Ogni progetto ha un momento di inizio e deve avere un termine temporale. L’essenza
dell’organizzazione per progetti è tutta qui!
-
§
Darsi un obiettivo.
Stabilire quando è plausibile che venga raggiunto (talvolta il vincolo è imposto).
Pianificare le modalità di ottenimento del risultato.
Controllare, procedendo con il lavoro, che questo termine venga rispettato.
Il tempo è da considerarsi una delle risorse che fanno parte del pool di progetto.
RISORSE:
§
§
§
§
§
Le persone, il team di progetto e tutti coloro che hanno a che fare con lo stesso.
Le risorse tecniche, strumenti e mezzi a disposizione.
Le risorse economiche.
Il tempo. Normalmente è interpretato come un ostacolo: “Se avessimo più tempo...!”.
Ma è una risorsa come le altre.
La sfortuna : capitolo enorme!! Non calcolabile, ma da mettere in conto!
Le Risorse devono collaborare tra loro per il raggiungimento di un comune obiettivo.
Le Risorse NON umane NON possono collaborare
Quindi
Le persone devono collaborare. L’elemento umano costituisce la chiave vincente
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3. Tipologie di Progetti : elementi distintivi
Tutte le aziende affrontano progetti in modo più o meno conscio.
TIPOLOGIE
:
1. Progetti interni o progetti rivolti all’esterno, su commessa di un Cliente. E’
importante ricordare che i progetti, sia interni, sia esterni, hanno lo scopo di creare ricavi
per l’azienda.
PROGETTI INTERNI:
miglioramento di un processo di customer care
Soddisfazione cliente
Fidelizzazione
€
PROGETTI ESTERNI:
commessa per Cliente
€
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2. Progetti monodisciplinari e pluridisciplinari.
Un’altra classificazione dei progetti viene fatta in base all’oggetto intorno al quale si sviluppano
e, in particolar modo, alle aree funzionali coinvolte nell’analisi e nell’elaborazione del piano di
progetto.
PROGETTI MONODISCIPLINARI: presentano difficoltà di tipo esclusivamente tecnico, in
quanto i partecipanti ricoprono una stessa area funzionale.
PLURIDISCIPLINARI:
affrontano difficoltà tecniche, ma presentano soprattutto difficoltà
relazionali, imputabili alla percezione e all’approccio delle diverse aree funzionali dell’impresa
alla materia oggetto del progetto stesso.
3. Progetti monoaziendali o pluriaziendali.
Le problematiche de i progetti PLURIDISCIPLINARI sono portate alla massima rappresentazione
nei progetti PLURIAZIENDALI.
Un esempio di progetto pluriaziendale è rappresentato dalla commessa affidata ad un pool di
aziende con una capofila oppure affidata più aziende in partnership (paritetiche).
4. Progetti come progetti e progetti nei processi.
Il progetto nei processi è una tipologia di progetto molto specifica, che coinvolge risorse
normalmente impegnate seguire un processo. Alle stesse risorse viene chiesto di partecipare
alla realizzazione di un progetto inerente al processo al quale si dedicano abitualmente
(fenomeno studiato dai responsabili HR).
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4. Quadro sinottico delle differenti tipologie di progetto.
Tipi di
progetto
Progetti su
commessa
esterna
Progetti interni
Progetti
pluridisciplinari
Progetti
monodisciplinari
Progetti
pluriaziendali
Progetti nei
processi
Finalità del
progetto
Incremento del
valore fatturabile
Ricerca e
sviluppo,rinnovo,
miglioramento di
processo, nuovi
sistemi di
management
Integrazione
fra parti
interne
dell’azienda
Miglioramento
nel
funzionamento
di una singola
funzione
aziendale
Integrazione
con
l’ambiente
esterno per
aumentare il
valore
dell’azienda
Miglioramento
nell’esecuzione
dei processi in
essere
Tasso di
innovazione
Prevalenza della
ripetitività
Molto elevato
Molto elevato
Elevato
Molto
elevato se
investimento
Basso
Definibilità
obiettivi
Elevata,
contratto con il
cliente
Complessa
Complessa
Elevata
Complessa
Elevata
Ampiezza
temporale
Variabile
Variabile
Variabile
Ridotta
Variabile
Molto breve
Grado di
coinvolgimento
del personale
interno
Elevato
Elevato
Elevato
Ridotto
Dipende
dalla natura
del progetto
Elevato per chi
opera nel
processo
Necessità di
progettare
criteri di
gestione dei
confini di
progetto
Ridotte.
L’azienda è
naturalmente
strutturata per
presidiare i
confini
Elevate. I criteri
devono essere
definiti per ogni
progetto
Elevate. I
criteri devono
essere definiti
per ogni
progetto
Ridotte. Il
progetto è
interno a
confini
funzionali
precisi
Elevate. I
criteri
devono
essere
definiti per
ogni
progetto
Quasi
inesistenti.
Norme e regole
del processo
guidano la
gestione
Tipo di priorità
Hanno priorità
su ogni altro
progetto
Possono essere
ad elevata
priorità se di tipo
interdisciplinare
Una volta
avviati,
coinvolgendo
l’intera
azienda,devono
avere priorità
elevata
Sono spesso
indipendenti
dagli altri
progetti
aziendali
Dipende
dalla natura
del progetto
Seguono
l’andamento dei
processi.In ogni
caso di norma
sono a bassa
priorità
Complessità
Dipende dalla
natura del
progetto. Se
ripetitivi sono a
media
complessità
Elevata se
prevalgono gli
aspetti di natura
politica e
relazionale
Elevata se
prevalgono gli
aspetti di
natura politica
e relazionale
Eventuale
complessità di
natura tecnica
Elevata se
prevalgono
gli aspetti di
natura
politica e
relazionale
Bassa,una volta
diffusa
l’abitudine a
lavorare in
logica di
progetto
Variabili
Differenzianti
Tabella 1.1 – Caratteristiche principali delle differenti tipologie di progetti
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I passi fondamentali del Project Management sono:
§ Definire un obiettivo da raggiungere.
§ Definire le risorse necessarie e/o disponibili per raggiungere il risultato.
§ Pianificare il modo con cui ottenere il risultato.
§ Definire i criteri di valutazione del risultato.
§ Controllare periodicamente il lavoro, correggendo eventuali difformità
§
rispetto a quanto
pianificato.
Valutare il risultato.
Le azioni da compiere, quindi, si possono schematizzare nel seguente modo:
FOCALIZZARE (descrizione scritta del problema) :
§ Creare un elenco di problemi
§ Selezionare il problema
§ Verificare e definire il problema
§ Decidere cosa è necessario sapere
----> valori di riferimento
ANALIZZARE :
§ Raccogliere i dati di riferimento ----> elenco dei fattori critici
§ Determinare i fattori rilevanti
§ Generare soluzioni alternative ----> scelta della soluzione del problema
RISOLVERE :
§ Selezionare una soluzione ----> piano di attuazione
§ Sviluppare un piano di attuazione
§ Impegnarsi per il risultato aspettato ----> impegno organizzativo
ESEGUIRE :
§ Eseguire il piano ----> piano eseguito
§ Monitorare l’impatto durante l’implementazione
----> valutazione dei risultati
La cosa fondamentale è CREDERCI, non lasciarsi prendere dal : “...non serve a nulla
pianificare...
“ La vita è tutto ciò che accade mentre stiamo facendo dei piani”
(John Lennon)
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