Comune di Pisa
Direzione Sistema Informativo
UO Automazione Flusso Documentale
Il punto di partenza
Nel Piano Esecutivo di Gestione 2000 particolare del Servizio Sistema Informativo erano
allegate le “Linee guida per il Progetto per il progetto di riorganizzazione e razionalizzazione
della gestione del flusso documentale dal protocollo generale all'archivio storico, coordinata
con la gestione dei procedimenti amministrativi, in attuazione del D.P.R. 428/98”.
Da allora una serie atti amministrativi hanno successivamente definito gli aspetti organizzativi
e di risorse legati al progetto.
Gli obiettivi
MACRO
Rendere maggiormente efficiente l’Amministrazione Comunale
l’eliminazione dei registri cartacei e la razionalizzazione dei flussi documentali
attraverso
Migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa consentendo ai cittadini e
alle imprese di avere accesso allo stato di avanzamento delle proprie pratiche ed ai relativi
documenti
MICRO
Progettazione e acquisizione di un sistema informatico per la gestione del flusso
documentale dal protocollo generale all'archivio storico, coordinata con la gestione
dei procedimenti amministrativi che consenta:
il collegamento in rete delle unità organizzative della struttura
l’eliminazione della frammentazione dei numeri di protocollo
l'individuazione del legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo e il
procedimento cui esso è associato
il rapido recupero delle informazioni memorizzate, attraverso particolari forme di
selezione
l’accesso ai documenti ed ai fascicoli informatici attraverso criteri di abilitazione specifici
per gli uffici dell'Amministrazione nel rispetto delle regole di sicurezza e riservatezza
adottati dall’Amminstrazione comunale
lo scambio di informazioni con i sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre
Amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi
(interoperabilità di protocollo)
Le azioni
Anno 2001 – Progetto per la riorganizzazione e razionalizzazione della gestione del
flusso documentale
Anno 2001 – Avvio della gestione automatizzata dell’iter atti amministrativi
Anno 2001 – Progetto per la ridefinizione del titolario di classificazione con la
collaborazione di tutta la struttura
Anno 2001 – Avvio gestione iter atti amministrativi (tutta la struttura coinvolta)
Anno 2002 – Progetto per l’implementazione della firma digitale
Anno 2002 – Progetto Turms – Ricognizione della struttura organizzativa dell’Ente,
assegnazione e-mail istituzionali a tutti gli uffici comunali, definizione di un
modello lettera tipo. Progetto realizzato dal Gruppo “Facilitatori della
formazione e della comunicazione”
Anno 2003 dicembre – Avvio del protocollo informatico
Anno 2003 – Adesione al progetto di e-Government B2 della Regione Toscana
“Interoperabilità di protocollo”
Anno 2004 – Assegnazione dei certificati di Firma digitale ai Funzionari e Dirigenti della
struttura (circa 120)
Anno 2004 - Progetto per l’archiviazione ottica per la conservazione sostitutiva delle
pratiche edilizie
Anno 2005 - Avvio della sottoscrizione con firma digitale degli atti amministrativi
Anno 2005 – Aggiudicazione gara per l’archiviazione ottica delle pratiche edilizie
Organizzazione, sviluppo e formazione professionale
La gestione dei flussi documentali è strettamente legata all’organizzazione della struttura e
dei processi amministrativi, pertanto richiede un’analisi dettagliata dei flussi di lavoro al
fine della razionalizzazione e della stabilità degli iter documentali.
Per questo nella fase iniziale del progetto è stata necessaria una diffusa sensibilizzazione
dei dirigenti e quadri dell’Amministrazione relativamente al cambiamento culturale legato
all’introduzione del documento informatico.
E’ stata successivamente effettuata un’intensa attività di formazione del personale
operativo della struttura sia per l’utilizzo dei software applicativi che per assicurare l’utilizzo
degli scanner per l’acquisizione digitale dei documenti cartacei.
Sono stati, poi, costituiti dei gruppi di lavoro, trasversali alla struttura e coordinati dal
Responsabile della Direzione Sistemi Informativi - UO Automazione flusso documentale che
hanno seguito e pianificato la fase sperimentale del progetto intervenendo con
suggerimenti correttivi ed innovativi.
SESSIONI FORMATIVE
Anno 2001 – Formazione al personale per la gestione dell’iter atti amministrativi
n. 130 dipendenti
Struttura modulo
Argomento
Gestione automatizzata iter atti amministrativi
Durata
Docente
6 ore
Geri Patrizio
Anno 2003 - Formazione al personale sul protocollo informatico
n. 220 dipendenti
n. 20 moduli di 8 ore ciascuno con gruppi di 10-12 persone
Struttura modulo
Argomento
Durata
Docente
Protocollo: Regolamento, gestione amministrativa,
titolario di classificazione
3 ore
Gazzarrini
M./Ferrari F.
Gestione documentale : Documenti informatici ed
acquisizione digitale dei
documenti cartacei
3 ore
Geri Patrizio
Flusso documentale
2 ore
Geri Patrizio
Anno 2004 – Formazione Funzionari e Dirigenti sull’uso della firma digitale
n. 3 moduli con gruppi di 40 persone
Struttura modulo
Argomento
Durata
Docente
Firma digitale : Aspetti normativi
1 ore
Paoli Luigi
Gestione software applicativo di firma
2 ore
Società Getronics
Lo stato dell’arte
ATTI AMMINISTRATIVI
Gli atti amministrativi (Delibere di Giunta, Delibere di Consiglio, Interrogazioni,
Interpellanze, Mozioni, ODG, Determinazioni, Provvedimenti e ordinanze dirigenziali, Atti
del Sindaco) sono completamente automatizzati sia a livello di testo dell’atto che di iter
procedurale.
Gli atti vengono pubblicati, in modo automatico, sulla rete civica comunale
http://www.comune.pisa.it/doc/ser-inter.htm nella sezione ‘Banche dati on line’ ‘Atti’
Nel mese di maggio 2005 si avvierà la fase di firma digitale sperimentale su alcune
tipologie di atti.
SCHEMA ITER DETERMINAZIONE DIRIGENZIALE
PROTOCOLLO INFORMATICO
Documento in arrivo
⌦Front-Office (URP)
1.
2.
3.
4.
5.
protocolla i documenti (registrazione e segnatura)
rilascia la ricevuta di presentazione al cittadino
stampa l’etichetta con il codice a barre da apporre al documento
assegna il documento protocollato alla Direzione competente
tramite procedura batch, acquisisce digitalmente i documenti cartacei con scanner
massivo Kodak 1500 D (lettura del codice a barre e associazione al numero di
protocollo)
⌦Back-Office (ufficio protocollo generale)
1.
2.
3.
4.
protocolla i documenti (registrazione e segnatura)
stampa l’etichetta con il codice a barre da apporre al documento
assegna il documento protocollato alla Direzione competente
tramite procedura batch, acquisisce digitalmente i documenti cartacei con scanner
massivo Kodak 1500 D (lettura del codice a barre e associazione al numero di
protocollo)
⌦Ufficio generico (segreteria direzione)
1. protocolla i documenti presentati dal cittadino direttamente alla Direzione
competente (registrazione e segnatura)
2. rilascia la ricevuta di presentazione
3. acquisisce digitalmente il documento cartaceo con scanner di bassa-media qualità
4. assegna il documento protocollato al Responsabile del procedimento competente
⌦Responsabile del procedimento
(ha la responsabilità dell’archivio corrente per i documenti/fascicoli di sua competenza)
1. classifica il documento (titolario di classificazione)
2. fascicola il documento (gestisce il fascicolo sia cartaceo che virtuale)
Documento in partenza
⌦Responsabile procedimento/ufficio generico
1.
2.
3.
4.
protocolla il documento (registrazione e segnatura)
classifica il documento (titolario di classificazione)
fascicola il documento (gestisce il fascicolo sia cartaceo che virtuale)
Allega il file formato digitale
⌦Ufficio protocollo generale
1. operazioni di affrancatura ed inoltro alle Poste
ARCHIVIAZIONE OTTICA PER LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Nell’anno 2004 è stata avviata la pianificazione del progetto per l’archiviazione ottica delle
pratiche edilizie ed è stata avviata la gara con la procedura del pubblico incanto.
Nell’anno 2005 è stata aggiudicata la gara alla ditta Eurosistemi di Rende (CS).
La ditta Eurosistemi garantisce l’ottemperanza di quanto previsto dagli artt. 2,4,5 Delib.
CNIPA n.11/2004. come pure soddisfa gli obblighi di esibizione, art. 6 Delib. CNIPA
n.11/2004, con accesso alle pratiche/documenti.
FASI ESECUTIVE
1. Prelievo pratiche
2. Scansione e archiviazione elettronica
Cartellinatura (codifica documenti, generazione chiavi di ricerca)
Acquisizione digitale (scanner, fotocamera digitale)
Controllo qualità
Ricomposizione e stoccaggio documenti
Indicizzazione dei documenti (in base al titolario di classificazione)
Riproduzione su supporto ottico (DVD-R)
Procedura di legalizzazione (firma digitale + apposizione marca temporale)
3. Collaudo
Verifica corrispondenza tra pratica cartacea e dati riversati su supporto ottico
Verifica della conformità del supporto ottico
Produzione di copie di sicurezza
Verifica della fruibilità delle informazioni memorizzate (profili d’accesso)
I punti di forza
Il progetto fa parte degli obiettivi strategici dell’Amministrazione comunale
Il progetto è stato fortemente sponsorizzato dalla Direttrice Generale
Il gruppo trasversale alla struttura che porta avanti il progetto possiede delle valide
conoscenze informatiche e si sente fortemente motivato.
Le prossime iniziative
Estensione della firma digitale a tutti gli atti amministrativi
Scambio documenti informatici con altre amministrazioni nell’ambito del progetto B2
“Interoperabilità di protocollo” di e-government della Regione Toscana.
SCHEMA DI COLLEGAMENTO PROGETTO B2
Architettura del sistema
Tutti gli uffici sono collegati alla rete comunale(tramite fibra ottica o tramite ADSL)
Componenti hardware:
Web Server IIS
Server DBMS
File/Document Server
Gli utenti interni accedono alle informazioni in base al proprio profilo utente configurato nel
sistema.
I cittadini possono consultare i documenti collegandosi ad internet sul sito della Rete civica
di Pisa e tramite il portale CiTel, nel rispetto dei principi di sicurezza e riservatezza.
