UNIONE EUROPEA
Fondo Sociale Europeo
Regione Siciliana
Assessorato Beni Culturali,
Ambientali e P.I.
Università degli Studi di Messina
Facoltà di Economia
MASTER DI II LIVELLO IN
FOOD QUALITY AND ENVIRONMENTAL
OPERATIONS MANAGEMENT
FQEOM
Asse III Risorse Umane - Misura 3.07 - Azione C
P.O.R. Sicilia 2000/2006 - n. prog. 6/565 Codice progetto 199-9.IT.16.1.PO.011/3.07/9.2.14/0365
ANALISI DELLE PROCEDURE DEL SISTEMA DI
GESTIONE PER LA QUALITA’
Dott. Giuseppa De Gaetano
UNIONE EUROPEA
Fondo Sociale Europeo
Regione Siciliana
Assessorato Beni Culturali,
Ambientali e P.I.
Università degli Studi di Messina
Facoltà di Economia
Master universitario di II livello in
Food Quality and Environmental Operations Management - FQEOM
Asse III Risorse Umane- Misura 3.07 - Azione C
Soggetto Partner
DIPARTIMENTO DI STUDI SU RISORSE, IMPRESA,
AMBIENTE E METODOLOGIE QUANTITATIVE
Associazione Generale Cooperative Italiane – Sicilia
Soggetto Cofinanziatore
Università degli Studi di Messina
TITOLO DEL PROJECT-WORK: Analisi delle procedure del Sistema di Gestione
per la Qualità
DI: Giuseppa De Gaetano
DIRETTORE DEL MASTER: Prof. Luigi Ciraolo
COORDINATORE DEL MASTER: Prof. Salvatore Chiricosta
Prof. Luigi Ciraolo
COMITATO TECNICO SCIENTIFICO:
Prof. Antonino Accordino
Dott. Ing. Giuseppe Negro
Prof. Daniela Rupo
Prof. Giuseppe Saija
Prof. Roberta Salomone
Prof. Francesco Vermiglio
DURATA MASTER: 1500 ore (60 CFU)
ATTIVITÀ DIDATTICA: inizio 05/11/2007 – fine 23/06/2008
STAGE PRESSO: Azienda Agricola Fatta Maria Layla
TUTOR AZIENDALE: Alessandra Cuscinà
1
CAPITOLO 1……………………………………………………………………..3
1.1
PRESENTAZIONE AZIENDA ........................................................................ 3
1.2
LA POLITICA PER LA QUALITA’ DELL’AZIENDA
5ERRORE. IL SEGNALIBRO NON È
DEFINITO.
UNI EN ISO 9001:2000 E APPROCCIO PER PROCESSI ................................. 6
1.3
CAPITOLO 2……………………………………………………………………..9
2.1
INDIVIDUAZIONE DEI PROCESSI…………………………………..7
2.2
ANALISI DELLE PROCEDURE………………………………………..8
-
2.2.1
PROCEDURA 1 - GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE………..………………...8
-
2.2.2
PROCEDURA 2 - RIESAME DEL SISTEMA QUALITA' …………………………….10
-
2.2.3
PROCEDURA 3 - FORMAZIONE………………………………………….……….11
-
2.2.4
PROCEDURA 4 - PIANIFICAZIONE E MONITORAGGIO DEL MIGLIORAMENTO….12
-
2.2.5
PROCEDURA 5 - MISURAZIONE DELLA SODDISFAZIONE DEL CLIENTE
-
2.2.6
PROCEDURA 6 - VERIFICHE ISPETTIVE INTERNE……………………………….16
-
2.2.7
PROCEDURA 7 - GESTIONE DELLE NON CONFORMITA'………………….…..…18
-
2.2.8
PROCEDURA 8 - AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE………………….………20
-
2.2.9
PROCEDURA 9 - VALUTAZIONE DEI FORNITORI………………………..………21
-
2.2.10
PROCEDURA 10 - GESTIONE ACQUISTI………………………………..……… .24
-
2.2.11
PROCEDURA 11 - GESTIONE VENDITE, MARKETING E LOGISTICA..…..……… 27.
-
2.2.12
PROCEDURA 12 - GESTIONE DELLE INFRASTRUTTURE, DEI MACCHINARI E…….
-
2.3
.……….15
DEGLI STRUMENTI DI MISURA…………………………………………………29
2.2.13
PROCEDURA 13 - PIANO DI AUTOCONTROLLO HACCP……………………..….31
- 2.2.14
PROCEDURA 14 - PRODUZIONE……..………………………………………….39
CONSIDERAZIONI FINALI ...................................................................... 412
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................ 43
2
Capitolo 1
1.1 Presentazione azienda
L’azienda Agricola Fatta Maria Layla nasce per volontà della Famiglia Cuscinà nel 1971 ed
è situata
nell’Agro di Partinico, su una estensione di circa 100.000 mq, in contrada Bosco
Falconeria.
L’azienda, associata al distretto produttivo regionale per gli oli extravergini di oliva
VERDOROLIO, mira a:
1) ricavare dalla denocciolatura e dalla spremitura a freddo di olive appena raccolte a mano un
olio extravergine biologico di alta qualità che si distingua da quello prodotto con i tradizionali
metodi;
2) rispettare l’ecosistema.
L’Azienda ha conquistato l’attenzione degli intenditori producendo da cinque anni solo olio
denocciolato biologico e ricevendo riconoscimenti di altissimo livello fra i quali l’inserimento, nello
speciale DER FEINSCHMECKER "OLIVENÖL" 2007, tra i 200 oli migliori del mondo.
La coltivazione degli alberi di ulivo avviene con metodologie a ridottissimo impatto
ambientale e la produzione dell’olio viene realizzata con macchine moderne e tecnologicamente
avanzate. Ad esempio lo stoccaggio dell’olio nei silos prevede la sostituzione dell’aria all’interno
dei silos stessi con l’azoto al fine di interrompere i fenomeni di ossidazione.
Essa è certificata BIOLOGICA - cod AT IT ECS 00026PA0013 - da Ecosystem srl - organo
di controllo accreditato con d.m. M.R.A.A.F. n° 91736 del 18.07.2002 ed è autorizzata dall’ASL 6
di Palermo per l’attività di molitura olive, produzione, confezionamento e deposito olio con Aut.
Min. n. 40 del 05/06/06.
1.2 Politica per la qualità dell’azienda
L’Azienda Agricola Fatta Maria Layla, oltre agli obiettivi suddetti, si propone il
soddisfacimento delle aspettative dei clienti operando nel rispetto dei requisiti definiti dalle leggi,
dalle norme e dai regolamenti applicabili.
Tale impegno si è concretizzato con l’implementazione di un Sistema Qualità conforme alla
norma UNI EN ISO 9001:2000 e con l’avvio delle procedure per l’ottenimento della certificazione
3
di qualità rilasciata, peraltro, dalla SMC srl (Società Mediterranea Certificazioni srl) in data 12
giugno 2007.
In quest’ottica la direzione ha formalizzato come segue gli obiettivi generali che ispirano le
decisioni di tipo organizzativo, gestionale e di programmazione:
a) Il raggiungimento di una maggiore redditività grazie ad un migliore controllo dei costi e a
procedure di lavoro più efficienti;
b) Il soddisfacimento delle aspettative del cliente attraverso il miglioramento continuo della qualità
dei propri prodotti;
c) La creazione di un ambiente di lavoro che consenta ai dipendenti di contribuire con
soddisfazione al raggiungimento degli obiettivi aziendali;
d) L’adozione di metodi di lavoro adeguati e all’avanguardia attraverso una costante attività di
formazione e aggiornamento del personale che ricopre ruoli di responsabilità;
e) Il rispetto nel tempo della normativa vigente sulla sicurezza sui luoghi di lavoro e sull’ambiente.
f) Il miglioramento dell’immagine aziendale nel mercato italiano ed estero;
Con il raggiungimento di tali obiettivi l’azienda intende potenziare la capacità tecnicogestionale e orientare la propria organizzazione verso le richieste di un mercato sempre più esigente
ed in continua evoluzione.
L’Azienda Agricola Fatta Maria Layla, inoltre, al fine di rendere tali obiettivi verificabili e
misurabili, definisce degli indicatori sui quali pone traguardi concreti attraverso un piano di
miglioramento.
L’organizzazione si impegna a fornire le risorse necessarie, tecniche, economiche e
professionali, affinché gli obiettivi per la qualità vengano integralmente raggiunti e si adopera
affinché la politica per la qualità sia compresa, attuata e sostenuta a tutti i livelli
dell’organizzazione, mediante la sensibilizzazione e il coinvolgimento dei dipendenti che
contribuiscono, ciascuno relativamente alle proprie competenze, a renderla operativa.
Lo strumento aziendale per descrivere, far conoscere ed applicare il Sistema Qualità (per
verificarne, infine, l’efficacia) è la documentazione che comprende:
Manuale della Qualità (rappresenta il documento ufficiale in cui sono individuati
l’organizzazione, i principi e le regole aziendali per il raggiungimento, il mantenimento ed il
costante miglioramento della qualità)
Procedure (definiscono in dettaglio le responsabilità e le modalità di svolgimento, controllo e
registrazione dei processi aziendali)
Modelli (costituiscono degli standard per la registrazione dei dati relativi alle attività svolte
dall’azienda. Essi sono allegati alle procedure di cui costituiscono parte integrante)
4
Istruzioni operative (forniscono le modalità di esecuzione e di controllo di una specifica
attività, caratterizzata da un limitato campo di applicazione e/o dal coinvolgimento della
responsabilità di un’unica posizione organizzativa)
Piani della qualità (elencano in sequenza logica tutte le fasi del processo di realizzazione di
uno specifico servizio, identificando responsabilità e modalità di esecuzione)
Registrazioni della qualità (sono finalizzate a documentare l’effettivo svolgimento delle
attività, in relazione all’applicazione del Sistema Qualità o a fornire evidenza oggettiva di
risultati ottenuti).
1.3 La UNI EN ISO 9001:2000 e l’Approccio per Processi
La norma UNI EN ISO 9001:2000 (Sistemi di gestione per la qualità – Requisiti) specifica i
requisiti dei sistemi di gestione per la qualità che un’azienda/organizzazione deve soddisfare per
dimostrare la sua capacità di fornire prodotti che soddisfino i requisiti del cliente e di ambiti
regolamentati. Essa promuove l’adozione di un approccio per processi e, quindi, del ciclo di
Deming (PDCA) sottolineando l’importanza, per una organizzazione, di identificare, attuare, gestire
e migliorare con continuità l’efficacia dei processi necessari per il SGQ, e di gestire le interazioni
tra questi processi al fine di raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione (Processo = insieme di
attività correlate o interagenti che trasformano elementi in ingresso in elementi in uscita).
Figura 1 - Modello di un SGQ basato sui processi
5
Il ciclo PDCA è stato sviluppato inizialmente, negli anni Venti, da Walter Shewhart ed è
stato successivamente reso popolare da W. Edwards Deming. Per questo motivo è molto conosciuto
come "ciclo di Deming".
Il concetto PDCA è presente in tutte le aree della nostra vita personale o professionale e
viene utilizzato continuamente, formalmente o informalmente, coscientemente o non, in qualunque
cosa noi facciamo. Ogni attività, sia essa semplice o complessa, ricade sotto questo schema senza
fine.
Nell’ambito della ISO 9001:2000, l’approccio per processi comprende sia i processi
necessari per la realizzazione del prodotto e/o servizio, sia quelli necessari per l’efficace attuazione
del SGQ, quali, tra gli altri, il processo delle verifiche ispettive interne, il processo di riesame della
direzione, il processo di analisi dei dati, il processo di gestione delle risorse.
Tale approccio, come già detto, prevede l’applicazione, sia al singolo processo sia alle rete
dei processi, del ciclo PDCA:
Plan: stabilire gli obiettivi ed i processi necessari per fornire
risultati in accordo con i requisiti del cliente e con le politiche
dell’organizzazione;
Do: dare attuazione ai processi
Check: monitorare e misurare i processi ed i prodotti a fronte delle
politiche, degli obiettivi e dei requisiti relativi ai prodotti e
registrarne i risultati;
Act: adottare azioni per migliorare in modo continuo le prestazioni
dei processi.
E’ importante precisare che raramente i singoli processi restano isolati dagli altri. Gli output
di un processo costituiscono generalmente input per altri processi.
Fondamentali risultano, pertanto, l’individuazione dei processi che l’impresa decide di
regolamentare, lo studio delle interazioni tra gli stessi e l’analisi delle procedure poste in essere per
la loro regolamentazione.
6
Capitolo 2
2.1 Individuazione dei processi
I processi che hanno influenza sulla qualità del prodotto erogato dall’Azienda Agricola
Fatta Maria Layla sono i seguenti:
9 Gestione della documentazione
9 Riesame del Sistema di Gestione per la qualità
9 Formazione
9 Pianificazione del miglioramento
9 Monitoraggio dei processi
9 Rilevazione della soddisfazione del cliente
9 Gestione delle verifiche ispettive interne
9 Gestione delle non conformità
9 Gestione delle azioni correttive e preventive
9 Valutazione dei fornitori
9 Gestione degli acquisti
9 Gestione delle vendite, marketing e logistica
9 Gestione delle infrastrutture
9 Piano di autocontrollo HACCP
9 Produzione
Per la regolamentazione di tali processi l’azienda ha predisposto 14 procedure corredate da
43 documenti di registrazione finalizzati a documentare le proprie prestazioni in relazione agli
obiettivi prestabiliti e dimostrare la conformità ai requisiti posti dalle prescrizioni stabilite dalla
norma UNI EN ISO 9001:2000.
7
2.2 Analisi delle procedure
Tabella di raffronto tra le procedure documentate e i paragrafi della norma UNI EN ISO
9001:2000
CODICE
TITOLO PROCEDURA
ISO 9001/2000
PRO 01
Gestione della documentazione (documenti e registrazioni)
4.2
PRO 02
Riesame del sistema qualità
5.6
PRO 03
Formazione
6.2
PRO 04
Pianificazione e monitoraggio del miglioramento
5.4 - 8.2.3 - 8.4 - 8.5.1
PRO 05
Rilevazione della soddisfazione del cliente
7.2.3 - 8.2.1
PRO 06
Verifiche ispettive interne
8.2.2
PRO 07
Gestione delle non conformità
8.3
PRO 08
Azioni correttive e preventive
8.5.2 - 8.5.3
PRO 09
Valutazione dei fornitori
7.4.1
PRO 10
Gestione acquisti
7.4.2 - 7.4.3
PRO 11
Gestione delle vendite, Marketing e Logistica
7.2 - 5.5.3 – 7.2.3
PRO 12
Gestione delle infrastrutture e degli strumenti di misura
6.3 - 7.5.1 - 7.6
PRO 13
Piano di autocontrollo HACCP
8.2
PRO 14
Produzione
7.5.1 - 7.5.2 - 7.5.3 - 7.5.4 - 8.2.4
2.2.1 Procedura 1
Gestione della documentazione
Scopo: Individuazione della documentazione del sistema di gestione per la qualità e descrizione
delle responsabilità e delle modalità operative per l’identificazione, la redazione, la verifica,
l’approvazione, la distribuzione, l’archiviazione, la revisione, l’eliminazione dei documenti.
Campo di applicazione: Tutta la documentazione del Sistema Qualità
8
Contenuto procedurale:
in conformità a quanto sancito dal paragrafo 4.2 della norma UNI EN ISO 9001:2000,
nonché dalla sezione 04 del manuale della qualità dell’azienda, tale procedura prevede che il RQ:
a) predisponga un elenco (redatto secondo lo schema del mod. 01.01) dei documenti
relativi al sistema qualità. Tale documentazione comprende la documentazione di
definizione del sistema qualità (Manuale della qualità, Procedure, Modelli, Istruzioni
Operative, Piani della Qualità), la documentazione di registrazione della qualità
predisposta per fornire evidenza della conformità ai requisiti dichiarati e dell’efficace
funzionamento del sistema di gestione (Verbali di riesame del S.Q., Rapporti di
verifica ispettiva, Rapporti di N.C., rapporti di azioni correttive e/o preventive ecc…),
la documentazione di origine esterna (Norme, Leggi e Regolamenti, Manuali d’uso e
manutenzione di impianti e macchinari);
b) analizzi il contenuto dei documenti per accertarne l’idoneità e la congruenza con i dati
ed i requisiti di riferimento e con le finalità dei documenti stessi;
c) provveda ad annotare su un apposito modello (Mod. 01.02), nonché sull’intestazione
del documento, lo stato di revisione di ogni documento al fine di prevenire l’utilizzo
involontario dei documenti obsoleti. La revisione ha luogo a seguito del riesame del
sistema qualità, di carenze riscontrate a seguito di verifiche ispettive interne e/o
esterne, di richieste da parte del personale dipendente o di enti esterni, di
modificazioni organizzative o gestionali significative, di modifiche della normativa e
legislazione di riferimento;
d) distribuisca la documentazione al personale interessato e ne dia evidenza mediante una
lista di distribuzione al fine di rintracciare e localizzare i documenti stessi (mod.
01.03);
e) provveda all’archiviazione della documentazione nel raccoglitore “Sistema Qualità”,
garantendone la rintracciabilità e la preservazione nel tempo;
f) elimini la documentazione obsoleta per prevenire l’uso involontario di vecchi
documenti;
g) identifichi le registrazioni della qualità e predisponga un elenco secondo le indicazioni
del mod. 01.04;
h) rediga un elenco dei documenti di origine esterna.
La direzione deve provvedere all’approvazione dei documenti attestandone l’adeguatezza e
la validità per le specifiche utilizzazioni.
9
I responsabili della compilazione delle registrazioni debbono, invece, curare la leggibilità
delle stesse, la loro completezza, la loro identificabilità e riconducibilità all’attività, prodotto e
servizio cui si riferiscono in accordo con le relative procedure, modelli e istruzioni operative. Essi,
inoltre, hanno il compito di provvedere all’archiviazione e all’eliminazione dei documenti di
registrazione, quando sia decorso il periodo di conservazione stabilito da leggi, norme, regolamenti,
o definito dall’azienda.
I documenti di origine esterna sono gestiti dal Responsabile Tecnico (Leggi, Normative,
Cataloghi tecnici) e dal Responsabile Commerciale (Schede prodotto, Listino prezzi….). Tali
documenti vengono inseriti in appositi elenchi predisposti per garantirne la pronta rintracciabilità
(mod. 01.05).
2.2.2 Procedura 2
Riesame del Sistema Qualità
Scopo: definire le modalità di riesame del Sistema Qualità e del Sistema HACCP da parte della
direzione per valutarne l’efficacia e l’efficienza e per verificare la conformità alla politica e agli
obiettivi per la qualità stabiliti.
Campo di applicazione: La presente procedura si applica al Sistema Qualità e al Sistema HACCP
istituito dall’azienda.
Contenuto procedurale:
Secondo quanto previsto dal par. 5.6 della norma UNI EN ISO 9001:2000 nonché dalla sez.
05 del manuale, la procedura 02 stabilisce che la direzione tenga annualmente una riunione al fine
di condurre un riesame dello stato del sistema di gestione per la qualità. Durante il riesame la
direzione, valutando in modo approfondito i risultati delle verifiche ispettive interne ed esterne, il
grado di raggiungimento degli obiettivi prestabiliti, le richieste provenienti dalle parti interessate e
la documentazione riguardante il controllo e la valutazione dei prodotti forniti, decide eventuali
modifiche da apportare al sistema, al processo o al prodotto, e provvede a variare o ridefinire la
politica per la qualità e gli obiettivi aziendali di periodo. A tale riunione partecipano, normalmente,
tutti i responsabili di funzione.
Il responsabile qualità, in previsione del riesame, deve predisporre la seguente
documentazione di supporto:
•
Precedenti rapporti di riesame del Sistema;
10
•
Piano di miglioramento;
•
Rapporti di verifica ispettiva interna, di seconda parte ed esterna;
•
Rapporti di non conformità;
•
Rapporti di azioni correttive e/o preventive;
•
Elaborazioni statistiche in relazione ai dati raccolti per valutare l’adeguatezza e l’efficacia
del sistema di gestione;
•
Comunicazioni esterne e/o interne (reclami da parte dei clienti, osservazioni e segnalazioni
del personale dipendente, richieste di enti esterni, ecc.);
•
Leggi, norme e regolamenti che disciplinano le attività svolte;
•
Documenti di valutazione dei fornitori.
Alcune delle informazioni analizzate durante il riesame sono:
-
Le problematiche collegate alla qualità e a costi di non qualità
-
Le informazioni di ritorno da parte dei clienti (reclami in particolare)
-
L’idoneità delle risorse tecniche e professionali
-
Le esigenze di formazione del personale
-
Le opportunità di miglioramento
-
Le osservazioni e le non conformità rilevate dall’organizzazione di certificazione durante le
verifiche ispettive esterne.
Al termine della riunione il RQ redige il Verbale di Riesame del Sistema Qualità secondo le
indicazioni di un modello a tal fine predisposto (mod. 02.01) che riassume i documenti esaminati,
sintetizza le considerazioni sull’andamento del sistema qualità ed esplicita le azioni da
intraprendere. Tale verbale sarà distribuito ai responsabili di funzione interessati e archiviato per un
periodo di tre anni.
2.2.3 Procedura 3
Formazione
Scopo: Scopo della presente procedura è definire le responsabilità e le modalità individuate
dall’azienda per identificare le esigenze di competenza tecnica e capacità professionale di tutti i
dipendenti e, in particolare, del personale il cui lavoro possa influire sulla qualità dei servizi erogati,
e per pianificare, realizzare e documentare le attività di sensibilizzazione, informazione, istruzione e
addestramento.
11
Campo di applicazione: tutte le attività svolte dall’azienda
Contenuto procedurale:
in conformità a quanto previsto dal par. 6.2 della norma UNI EN ISO 9001:2000 e dalla sez.
06 del Manuale della Qualità, tale procedura stabilisce che il responsabile qualità:
a) individui il necessario livello di esperienza e competenza professionale richiesta
per lo svolgimento di attività aventi rilevanza per la qualità del prodotto erogato
dall’azienda in funzione di politiche, strategie e obiettivi aziendali in accordo al
modello a tal fine predisposto (mod. 03.01)
b) individui le esigenze di formazione relativamente alle attività cui il personale è
preposto (tenendo anche conto delle necessità manifestate dai singoli dipendenti)
mediante la redazione di un piano di formazione (mod. 03.02);
c) registri le attività di formazione compilando un verbale su un apposito modello
(mod. 03.03);
d) compili per ogni dipendente una scheda personale di formazione (mod. 03.04).
Tale scheda riporta l’esito della verifica dell’efficacia degli interventi di
formazione erogati e un numero che fa riferimento ad una numerazione assegnata
tramite l’Elenco Personale (mod. 03.05).
Le necessità di formazione vengono individuate in funzione di:
-
politica e piano per la qualità
-
Evoluzione tecnologica dei processi, macchinari e prodotti;
-
Aggiornamento sulle normative tecniche;
-
Necessità di addestramento o di qualifica del personale nel rispetto del
miglioramento.
Nel corso dell’anno possono emergere ulteriori esigenze formative in seguito all’assunzione
di nuovo personale, l’adozione di nuove tecnologie ecc…
2.2.4 Procedura 4
Pianificazione e monitoraggio del miglioramento
Scopo: definire le responsabilità e le modalità da seguire per misurare la “performance” dei processi
aziendali e, dunque, del Sistema di Gestione per la Qualità, al fine di individuare le aree in cui sono
richieste azioni correttive e/o preventive e di perseguire gli obiettivi di miglioramento continuo.
12
Campo di applicazione: La presente procedura si applica a tutti i processi aziendali regolamentati
dal Sistema di Gestione per la Qualità.
Contenuto procedurale:
in conformità a quanto previsto dai paragrafi 5.4 – 8.2.3 – 8.4 – 8.5.1 della norma UNI EN
ISO 9001:2000 e dalla sez. 08 del Manuale della Qualità, tale procedura prevede che la Direzione
aziendale, stabilita la politica per la qualità, provveda a tradurre gli obiettivi generali in essa
contenuti in obiettivi specifici, attraverso la redazione del Piano Annuale della Qualità (modello
04.01). L’azienda esprime tali obiettivi in modo quantitativo, sulla base di indicatori misurabili, o,
nel caso non sia possibile, in forma qualitativa, sulla base di affermazioni di impegno verificabili.
Per i fattori di qualità meno tangibili che non si prestano a essere tradotti in indicatori quantitativi
“oggettivi”, l’azienda ricorre a indicatori basati sulla soddisfazione del cliente, quindi a indicatori
pur sempre quantitativi ma “soggettivi”, la cui rilevazione richiede l’uso di opportune tecniche
statistiche di elaborazione dei dati ricavati dai reclami.
Per verificare il rispetto o meno degli impegni assunti e degli obiettivi stabiliti, l’azienda
utilizza diversi strumenti di verifica:
Riscontri e verifiche delle azioni previste;
Confronto tra i valori rilevati degli indicatori di monitoraggio e i traguardi stabiliti.
Ciascun Responsabile di Funzione ha la responsabilità della raccolta dei dati per le attività di
propria pertinenza. I dati così raccolti vengono assemblati ed elaborati, secondo le indicazioni del
mod. elaborazione dati (04.02), dal Responsabile Qualità, il quale provvede a sottoporre i risultati
alla Direzione, in occasione della riunione semestrale di riesame del Sistema di Gestione per la
Qualità affinché possa essere valutata l’efficacia e l’efficienza dell’organizzazione.
Nel caso in cui non vengano raggiunti i risultati attesi l’azienda provvede ad implementare
le necessarie azioni correttive e/o preventive in accordo alla Procedura 08 (Azioni correttive e
preventive).
Misurazione e monitoraggio dei processi
Nell’ambito dei processi gli indici di misurazione individuati sono i seguenti:
Gestione delle risorse
9
n° di ore di formazione totali
9
n° di ore di formazione per dipendente
9
n° di ore di formazione effettive rapportato al numero di ore preventivate
9
Budget di spesa per la formazione
9
Numero di non conformità relative alla gestione delle risorse
13
Gestione delle vendite
9
Rapporto (in %) tra il n° di contratti acquisiti ed il n° di richieste di fornitura
9
Incremento del fatturato (raffrontato agli obiettivi aziendali)
9
Tempo medio per l’emissione di una offerta (dalla data di arrivo della richiesta di offerta alla
data di spedizione dell’offerta)
9
Numero di offerte modificate rapportato al numero totale di offerte ricevute
9
Numero di non conformità relative al processo di vendita
Gestione degli acquisti
9
Numero di ordini/contratti modificati o annullati in rapporto al numero totale di ordini/contratti
effettuati
9
Numero di non conformità nell'evasione dell'ordine/contratto da parte del fornitore (non
corrispondenza tra l'ordine emesso e la merce ricevuta, ritardi, mancanza della prevista
documentazione a corredo, ecc.) in rapporto al totale consegne
9
Ripartizione percentuale delle non conformità relative al processo di approvvigionamento per
tipologia
Produzione
9
Numero di reclami dei clienti giustificati rapportati al numero di clienti
9
Numero di non conformità totali relative al processo di produzione
9
Ripartizione percentuale delle non conformità relative al processo di produzione
9
Numero di allarmi segnalati dall’impianto automatizzato di gestione delle serre
9
Ripartizione percentuale degli allarmi segnalati dall’impianto automatizzato di gestione delle
serre suddiviso per tipologia
9
Numero totale di situazioni di emergenza verificatesi nelle aree di produzione
9
Ripartizione percentuale delle situazioni di emergenza verificatesi nelle aree di produzione
suddiviso per tipologia
Gestione macchinari, infrastrutture e strumenti di misura
9
Numero di non conformità totali relative al processo di gestione delle infrastrutture e macchine
9
Ripartizione percentuale delle non conformità relative al processo di gestione delle infrastrutture
e macchine
Analisi dei dati
La procedura prevede che l’elaborazione dei dati venga effettuata mediante:
9
Confronto in % tra i valori rilevati e gli obiettivi stabiliti;
9
Rappresentazione grafica dei risultati acquisiti in relazione al tempo;
14
9
Eventuali tecniche statistiche (diagramma di Pareto, analisi di frequenza, diagramma causaeffetto, ecc.)
2.2.5 Procedura 5
Rilevazione della soddisfazione del cliente
Scopo: definire le modalità e le responsabilità per rilevare il livello di soddisfazione del cliente sia
in modo diretto, mediante indagini di customer satisfaction, che indiretto, attraverso i reclami
pervenuti, al fine di:
¾ Innescare azioni correttive idonee ad eliminare o ridurre le cause dei reclami ed i conseguenti
costi;
¾ Attivare azioni preventive per il continuo miglioramento del sistema, dei processi e dei prodotti.
Campo di applicazione: La presente procedura si applica alla gestione delle comunicazioni con il
cliente inerenti il livello di soddisfazione relativamente al prodotto/servizio erogato dall’azienda.
Contenuto procedurale:
nel rispetto di quanto previsto dai paragrafi 7.2.3 e 8.2.1 della UNI EN ISO 9001:2000,
nonché dalla sezione 08 del manuale della qualità, tale procedura stabilisce che chi riceve i reclami
sia in forma scritta (fax, lettera, e-mail) che verbale debba registrare, secondo le indicazioni di un
modello a tal fine predisposto (mod. 05.01):
• La data di ricezione;
• I dati identificativi del cliente;
• Il riferimento della commessa;
• La descrizione del reclamo;
• La proposta di soluzione da parte del cliente;
e sottoporre il rapporto al Responsabile Qualità.
Il Responsabile Qualità assegna al reclamo il numero d’ordine e lo registra in un apposito
elenco (Modello 05.02), accerta la veridicità del reclamo richiedendo eventualmente ulteriori
informazioni e determina le responsabilità all’origine del reclamo con la collaborazione delle figure
aziendali coinvolte.
Se il reclamo è veritiero ed è di competenza dall’azienda, il Responsabile Qualità, provvede,
ove possibile, al suo trattamento coinvolgendo i Responsabili di Funzione competenti e risponde al
cliente comunicando le soluzioni adottate o evidenziando le eventuali responsabilità esterne.
15
Il Responsabile Qualità verifica la risoluzione del reclamo, indicando la data di chiusura, e
decide sull’opportunità di intraprendere eventuali azioni correttive e/o preventive, in particolare
modo nei casi in cui l'impatto sul cliente della non conformità è particolarmente grave o si è trovato
solamente un rimedio provvisorio.
Semestralmente il Responsabile Qualità effettua, in accordo alla Procedura 04
(Pianificazione e monitoraggio del miglioramento), un’analisi di frequenza dei reclami pervenuti al
fine di individuare l'opportunità di eventuali azioni correttive e/o preventive in particolare modo per
quei reclami che si sono manifestati in maniera ripetitiva.
I risultati di tale analisi vengono inoltre discussi in sede di Riesame del Sistema Qualità in
accordo alla Procedura 02.
Il responsabile Qualità predispone un questionario di rilevazione che consente di
quantificare alcuni fattori di qualità del servizio poco tangibili e altrimenti non monitorabili
(Modello 05.03). Le risposte prevedono cinque alternative cui viene attribuito un punteggio
compreso tra 1 e 5. Annualmente, il Responsabile Qualità sintetizza i risultati tramite dei fogli di
raccolta dati (Modello 05.04).
2.2.6 Procedura 6
Verifiche ispettive interne
Scopo: stabilire le responsabilità e le modalità di pianificazione, preparazione, esecuzione e
documentazione delle Verifiche Ispettive Interne al fine di accertare se le attività che hanno
influenza sulla qualità sono condotte in accordo con quanto pianificato nella documentazione del
Sistema Qualità e in conformità alla norma di riferimento.
Campo di applicazione: tutte le attività e i processi regolamentati dal Sistema Qualità al fine di
verificare:
La conformità ai requisiti previsti dalla normativa di riferimento;
La comprensione da parte del personale e la corretta applicazione delle procedure e delle
istruzioni operative;
L’adeguatezza del Sistema Qualità rispetto alle esigenze dell’azienda.
Contenuto della procedura:
nel rispetto di quanto previsto dal par 8.2.2 della norma UNI EN ISO 9001:2000, della
norma 19011: 2003, nonché della sez 08 del manuale, tale procedura stabilisce che annualmente il
16
Responsabile Qualità rediga un Piano delle Verifiche Ispettive Interne (Modello 06.01) indicando i
processi oggetto della verifica e il periodo di svolgimento previsto.
Il Responsabile Qualità sottopone tale piano all’approvazione della Direzione e lo trasmette
per conoscenza a tutte le funzioni interessate.
La Direzione sceglie il gruppo di auditors, al limite composto da una sola persona, e ne
nomina il responsabile. Gli auditors devono avere adeguata conoscenza delle attività svolte
dall’azienda, dei requisiti del Sistema Qualità istituito e della legislazione/normativa di riferimento.
Essi inoltre devono essere liberi da preconcetti e da influenze che potrebbero riflettersi sulla loro
obiettività e, pertanto, non devono avere diretta responsabilità nelle aree da esaminare. Il
Responsabile Qualità notifica, a mezzo di apposita comunicazione interna, ai responsabili delle aree
da sottoporre a verifica, la data e l’oggetto dell’audit in modo tale che gli stessi mettano a
disposizione le risorse adeguate per il corretto svolgimento della verifica ispettiva.
In preparazione della verifica ispettiva, il responsabile del gruppo di audit, analizza i
documenti di riferimento (documenti di definizione del Sistema Qualità, liste di riscontro, rapporti
di precedenti verifiche ispettive, ecc.) e individua il programma delle attività da svolgere che
comprendono:
9 Controlli preliminari sulla documentazione del Sistema Qualità atti a rilevare la
disponibilità sul luogo di lavoro, l’accessibilità al personale e lo stato di aggiornamento e
conservazione;
9 Verifiche sull’attuazione delle azioni previste per eliminare le non conformità rilevate in
precedenti verifiche ispettive;
9 Verifiche dei requisiti previsti delle norme UNI EN ISO 9001/00 mediante la lista di
controllo appositamente predisposta (Modello 06.02).
Gli ispettori eseguono una breve riunione di apertura per illustrare alla Direzione, al
Responsabile Qualità e ai Responsabili di Funzione, i processi da sottoporre ad audit, la
motivazione della verifica ispettiva e il relativo programma. L’ispettore, con l’ausilio di liste di
riscontro, conduce l’analisi del settore o dei settori interessati attraverso interviste, esami di
documenti, controlli di attività e situazioni, annotando eventuali osservazioni o non conformità
rilevate, che provvederà successivamente a verbalizzare nel Rapporto di Audit. L’ispettore inoltre
pone particolare attenzione alla verifica dell’attuazione, secondo i tempi e le modalità prestabilite,
delle azioni correttive derivanti da precedenti verifiche ispettive e della loro efficacia.
Al termine della verifica, l’ispettore esamina i dati raccolti e si assicura che i rilievi che
comportano le non conformità siano documentati in modo chiaro e conciso e suffragati da evidenze
oggettive.
17
Al termine delle attività di verifica il responsabile del gruppo di audit conduce una riunione
al fine di sottoporre alla Direzione, al Responsabile Qualità ed ai Responsabili di Funzione tutte le
carenze riscontrate, per ottenerne la comprensione e la condivisione.
Infine il Responsabile del Gruppo di audit espone le conclusioni in merito all’efficacia del
Sistema Qualità istituito e indica possibili azioni correttive/preventive per il suo miglioramento,
riservando all’azienda il compito di stabilire l'estensione, il modo e i mezzi per attuarle. Redige il
rapporto di audit e lo consegna, unitamente alla documentazione di supporto, al Responsabile
Qualità.
Tale rapporto (Modello 06.03) riporta l’identificazione dei soggetti coinvolti e dei
documenti di riferimento (liste di riscontro, precedenti rapporti di audit, rapporti di non conformità
e di azioni correttive/preventive, ecc.), le osservazioni e le non conformità riscontrate, il giudizio
finale relativo al grado di conformità del Sistema Qualità ai requisiti della norma di riferimento e
alla sua efficacia ed efficienza.
Per le non conformità riscontrate, il Responsabile Qualità, in accordo alla Procedura 08,
stabilisce con la collaborazione dei responsabili competenti, l’azione correttiva e/o preventiva da
intraprendere, il responsabile dell’attuazione e i tempi di risoluzione previsti.
2.2.7 Procedura 7
Gestione delle non conformità
Scopo: definire le modalità e le responsabilità per la gestione delle non conformità di
prodotto/servizio, rilevate nel corso delle attività, al fine di garantire che esse siano prontamente
individuate, registrate e risolte in modo controllato per assicurare il soddisfacimento dei requisiti
specificati.
Campo di applicazione: La presente procedura si applica a tutte le non conformità riguardanti i
prodotti approvvigionati e i servizi realizzati dall’azienda.
Le non conformità riguardano il mancato soddisfacimento dei requisiti relativi ai
prodotti/servizi e si possono classificare in due categorie: critiche e marginali.
Le non conformità sono critiche quando:
9
Sono richiamate nei documenti contrattuali o nelle leggi cogenti;
9
Influiscono sulla qualità del servizio erogato percepibile dal cliente.
Il trattamento da adottare viene stabilito valutando le seguenti possibili alternative:
18
Adottare azioni per eliminare la non conformità rilevata;
Accettare la non conformità autorizzando l'utilizzazione, il rilascio o l'accettazione dei prodotti
con concessione da parte delle autorità aventi titolo e, quando applicabile, del cliente;
Declassare il prodotto per destinazioni d’uso alternative;
Adottare azioni per precludere l'utilizzazione o l'applicazione originariamente previste per il
prodotto.
Il provvedimento da adottare viene stabilito tenendo conto degli effetti, reali o potenziali, generati
dalla non conformità, in particolar modo, quando questa viene rilevata successivamente
all’utilizzazione o alla consegna di un prodotto/servizio non conforme.
Contenuto procedurale:
secondo quanto stabilito dal par. 8.3 della norma UNI EN ISO 9001:2000 e dalla sez 08 del
manuale, tale procedura prevede che il Responsabile di Funzione che rileva la non conformità
marginale:
Compili un rapporto di non conformità (Modello 07.01);
Provveda al trattamento della non conformità attenendosi a quanto stabilito nelle istruzioni
operative di propria competenza;
Invii copia del rapporto di non conformità al Responsabile Qualità che lo registra nel relativo
elenco (Modello 07.02).
Nel caso in cui si tratti di non conformità critica, la procedura prevede che il Responsabile di
Funzione che rileva la non conformità:
Compili un rapporto di non conformità (Modello 07.01);
Provveda a identificare chiaramente i prodotti non conformi con la dicitura “non conforme” per
evitare la loro involontaria utilizzazione o consegna e li segrega nelle aree opportunamente
dedicate;
Invii copia del rapporto di non conformità al Responsabile Qualità che lo registra nel relativo
elenco (Modello 07.02).
Il Responsabile Qualità:
Individua il Responsabile di Funzione competente e/o altri soggetti (clienti, fornitori, enti ed
organizzazioni esterne) da coinvolgere per la definizione delle azioni da intraprendere;
Stabilisce le misure da adottare necessarie per la risoluzione della non conformità;
Da disposizioni di personale, tempi e mezzi per l’attuazione della risoluzione della non
conformità.
19
Il personale incaricato è responsabile di attuare le disposizioni stabilite, notificate tramite copia del
rapporto di non conformità, secondo i tempi e le modalità previste.
Il Responsabile Qualità:
Controlla l’attuazione delle disposizioni;
Verifica l’efficacia della soluzione adottata;
Chiude la non conformità siglando per verifica il rapporto di non conformità e aggiornando
l’elenco relativo.
Il Responsabile Qualità esamina semestralmente i rapporti di non conformità e valuta
l'opportunità, con la collaborazione del Responsabile di Funzione competente, di richiedere
un’azione correttiva/preventiva secondo la Procedura 08.
2.2.8 Procedura 8
Azioni correttive e preventive
Scopo: definire le modalità e le responsabilità per individuare ed attuare le azioni correttive e
preventive da intraprendere al fine di eliminare le cause di non conformità, effettive o potenziali, di
prodotto o di processo in un’ottica di miglioramento continuo.
Campo di applicazione: questa procedura si applica alla gestione delle azioni correttive e
preventive e, in particolare, alle attività di:
Indagine sulle cause, reali o potenziali, di non conformità di prodotto e/o processo del Sistema
Qualità;
Individuazione delle azioni da intraprendere al fine di prevenire l’insorgere o il ripetersi di non
conformità attraverso l’eliminazione delle cause generatrici;
Verifica della corretta attuazione e dell’efficacia delle azioni intraprese.
Contenuto procedurale:
secondo quanto stabilito dai paragrafi. 8.5.2 – 8.5.3 della norma UNI EN ISO 9001:2000 e
dalla sez 08 del manuale, tale procedura prevede che il Responsabile Qualità riesamini
sistematicamente, con la collaborazione dei Responsabili di Funzione, i reclami da parte dei clienti,
i rapporti di verifica ispettiva, i rapporti di non conformità, i verbali di riesame del Sistema Qualità
e i risultati delle indagini statistiche effettuate sui dati disponibili, al fine di valutare le non
conformità effettive o potenziali.
20
Il Responsabile Qualità individua la necessità di intraprendere azioni correttive/preventive e
stabilisce le priorità di intervento in base agli effetti, reali o potenziali, delle non conformità. In
particolare il Responsabile Qualità focalizza la propria attenzione sulle non conformità che hanno, o
potrebbero avere, un considerevole peso economico e/o un impatto diretto sulla qualità del prodotto
percepibile dal cliente, e su quelle che si ripetono con maggiore frequenza (vedi Procedura 04). Le
azioni correttive/preventive così individuate vengono riportate, a cura del Responsabile Qualità, in
un apposito elenco (Modello 08.01).
Il Responsabile Qualità individua le cause delle non conformità al fine di risalire all’origine
dei problemi e di definire le possibili misure atte ad eliminare o a ridurre la probabilità di
ripetizione o di manifestazione degli eventi non conformi. Egli definisce, con la collaborazione dei
responsabili competenti, l’azione da intraprendere, il responsabile dell’attuazione e i tempi di
risoluzione previsti, e sottopone il rapporto (Modello 08.02) all’approvazione della Direzione.
Il Responsabile Qualità dà disposizioni per l’implementazione della soluzione scelta e ne
verifica successivamente l’attuazione e l’efficacia, riportando l’effettiva data di chiusura nel
rapporto ed aggiornando l’elenco delle azioni correttive/preventive.
Nell’eventualità in cui, alla scadenza dei tempi stabiliti, l’azione correttiva/preventiva non
abbia dato gli esiti previsti, si esegue una nuova indagine al fine di determinare una soluzione più
efficace.
I rapporti delle azioni correttive/preventive intraprese fanno parte della documentazione,
preparata a cura del Responsabile Qualità, da esaminare in sede di riesame del Sistema Qualità in
accordo alla Procedura 02.
Nel caso in cui le azioni correttive/preventive da intraprendere comportino delle variazioni
al Sistema Qualità istituito, il Responsabile Qualità provvede ad apportare le necessarie modifiche
alla documentazione di supporto in accordo alla Procedura 01.
2.2.9 Procedura 9
Valutazione dei fornitori
Scopo: la presente procedura mira a illustrare i criteri e le modalità di qualificazione e sorveglianza
dei fornitori adottati dall’azienda allo scopo di garantire la conformità dei prodotti/servizi acquisiti
ai requisiti specificati sia in termini di qualità dei prodotti che di affidabilità delle forniture, nonché
di verificare la loro capacità di mantenere e migliorare nel tempo il livello qualitativo delle
forniture.
21
Campo di applicazione: La presente procedura, si applica a tutti i fornitori di prodotti e/o servizi
che influiscono, direttamente o indirettamente, sulla qualità del prodotto/servizio erogato
dall’azienda.
La valutazione (qualificazione iniziale e sorveglianza nel corso del tempo) di un fornitore è
l'insieme delle azioni volte ad accertare l’affidabilità e la capacità dello stesso a fornire prodotti o
servizi conformi ai requisiti contrattuali richiesti.
La qualificazione di un fornitore è il riconoscimento ufficiale, da parte dell’azienda, che il
fornitore ha un sistema di gestione aziendale tale da garantire la fornitura di prodotti/servizi
conformi.
L’attività di sorveglianza di un fornitore è volta ad accertare l’affidabilità ossia la capacità di
mantenere nel tempo i requisiti richiesti.
Nel complesso delle attività dell’azienda esistono prodotti e servizi con influenza diretta
sulla qualità dei prodotti/servizi realizzati:
Sementi, piantine, ecc.
Prodotti ed attrezzature per l’agricoltura
Attrezzature ed impianti
Concimi
Impianti di irrigazione
Servizi di consulenza specialistica;
Carburanti e lubrificanti
Impianti tecnologici
Logistica
Ecc.
Per tali prodotti/servizi l’azienda ha stabilito dei criteri per la valutazione dei fornitori e per
la redazione dei documenti di acquisto.
L’azienda effettua una valutazione preventiva dei fornitori in base a:
Precedenti rapporti (esito di precedenti forniture);
Verifiche ispettive presso il fornitore;
Esperienza, competenza e professionalità;
Certificazione del Sistema Qualità secondo la normativa UNI EN ISO 9000 rilasciata da un
ente accreditato per il settore di riferimento nel quale il fornitore opera;
22
Capacità di fornire documenti di acquisto che includano risultanze di controlli effettuati sui
prodotti/servizi erogati (Certificazioni di prodotto, dichiarazioni di controllo di prodotto,
rapporti di taratura, ecc.);
Disponibilità e flessibilità alle richieste dell’organizzazione;
Rapporto qualità/prezzo;
Tempi di consegna;
Modalità di pagamento.
Contenuto procedurale:
In conformità a quanto previsto dal par. 7.4.1 della norma UNI EN ISO 9001:2000 e dalla
sezione 07 del manuale della qualità, la presente procedura prevede che ai nuovi fornitori il
Responsabile Qualità invii un questionario di valutazione (Modello 09.01) che consenta di acquisire
informazioni inerenti il sistema di gestione aziendale del fornitore e il prodotto/servizio fornito.
Il questionario controlla la rispondenza ai requisiti relativi al Sistema Qualità e richiede
informazioni inerenti al prodotto/servizio fornito.
Al ricevimento del questionario di valutazione il Responsabile Qualità attribuisce il
punteggio secondo criteri stabiliti nella procedura in questione.
Il Responsabile Qualità riporta tutti i fornitori qualificati in un apposito elenco (Modello
09.02) e lo mantiene costantemente aggiornato e registra i risultati della valutazione iniziale in una
scheda redatta per ogni fornitore (Modello 09.03).
Successivamente alla qualifica, l’azienda sorveglia i fornitori monitorando continuamente la
qualità del prodotto e del servizio fornito attraverso l'analisi delle non conformità riscontrate. Il
Responsabile Commerciale registra per ogni fornitore le forniture effettuate e le non conformità
riscontrate nella scheda fornitore al fine di controllare il mantenimento dei requisiti richiesti per le
diverse categorie di prodotti e di servizi acquistati. La sorveglianza dei fornitori avviene attraverso
la verifica della conformità delle forniture rispetto alle specifiche contrattuali e alle esigenze
dell’azienda.
In sede di riesame del Sistema Qualità (vedi Procedura 02) l’azienda decide se confermare,
in funzione degli esiti delle forniture, la qualifica dei fornitori in base alla tipologia e alla criticità
delle non conformità rilevate.
Se l’esito della valutazione è negativo il Responsabile Qualità può richiedere, se lo ritiene
opportuno, un’azione correttiva in accordo alla Procedura 08 o eliminare il fornitore dall’elenco dei
fornitori qualificati.
23
2.2.10 Procedura 10
Gestione acquisti
Scopo: definire le responsabilità e le modalità operative di emissione degli ordini di acquisto al fine
di assicurare che le informazioni, riguardanti i prodotti/servizi da approvvigionare, siano esaustive
in termini qualitativi e quantitativi e siano comprese ed accettate dal fornitore.
Campo di applicazione: La presente procedura si applica ai prodotti o servizi primari
approvvigionati dall’azienda.
Contenuto procedurale:
in conformità a quanto previsto dal par. 7.4.2 della norma UNI EN ISO 9001:2000 e dalla
sez 07 del manuale, l’azienda emette gli ordini di acquisto inviando al fornitore tutte le informazioni
e i documenti necessari a definire chiaramente, senza ambiguità o possibilità di erronee
interpretazioni, i requisiti dei prodotti che si intendono acquistare, comprese, se necessario, tutte le
informazioni relative alle condizioni di fornitura.
Il Responsabile Commerciale predispone l’ordine riportando su un apposito modello
allegato alla procedura (Mod. 10.01) o su un modello predisposto dal fornitore, le seguenti
informazioni:
Numero d’ordine e data di emissione
Dati identificativi del fornitore
Caratteristiche quantitative e qualitative del prodotto/servizio richiesto
Condizioni economiche
Modalità di pagamento
Tempi e modalità di consegna
Eventuale documentazione di supporto (manuali, certificazioni, dichiarazioni, eventuali prove,
ecc..)
Il Responsabile Commerciale riesamina l’ordine ed appone la propria firma per attestare
l’avvenuto riesame.
Nel caso in cui sia il fornitore ad emettere il documento contrattuale definitivo, il
Responsabile Commerciale verifica che nello stesso siano incluse tutte le informazioni che
definiscono chiaramente il prodotto ordinato come previsto nei documenti emessi dall’azienda, e, se
la verifica risulta positiva, appone data e firma per attestare l’avvenuto riesame. Se invece risulta
24
incompleto, il Responsabile Commerciale chiede la modifica al fornitore o compila un documento
aggiuntivo per adeguarlo a quanto previsto dalla presente procedura.
In riferimento ad incarichi di consulenza specialistica (agronomica, ingegneristica,
organizzativa, ecc.) il Responsabile Commerciale valuta, in accordo alle indicazioni contenute nella
Procedura 09, le competenze, le specializzazioni e le esperienze maturate dei soggetti a cui affidare
incarichi di consulenza.
Per l’acquisto di prodotti particolari il Responsabile Commerciale richiede contrattualmente,
a corredo della fornitura, le schede tecniche, di sicurezza ed ambientali dei prodotti stessi.
Per le consulenze specialistiche il Responsabile Commerciale sottopone alla/al società di
consulenza/consulente la lettera d’incarico relativa alla prestazione richiesta.
In relazione all’acquisto di sementi o piantine il Responsabile Commerciale richiede
contrattualmente, a corredo del prodotto, la fornitura della seguente documentazione:
Documento di commercializzazione
Passaporto
Dichiarazione di assenza di OGM (OGM free)
Certificati sanitari
Copie dei registri di vivaio dove si evincano i trattamenti effettuati sulle piantine
Nel caso in cui il vivaio gestisca le operazioni di trasporto, il Responsabile Commerciale
verifica che nei documenti contrattuali siano presenti delle clausole a garanzia dei seguenti aspetti:
corretta manutenzione ed igiene dei mezzi di trasporto
misure idonee per la prevenzione del rischio di contaminazione crociata
controllo delle temperature di trasporto (qualora applicabile)
In relazione all’acquisto di servizi di prove ed analisi fisiche e chimiche sui prodotti il
Responsabile Commerciale verifica preliminarmente che il laboratorio di prova sia accreditato
SINAL, mentre per l’acquisto di strumenti di misura (bilancie, termometri, ecc,) gli stessi devono
essere corredati di certificato di taratura rilasciato da un ente accreditato S.I.T.
L’ufficio Commerciale provvede a registrare l’ordine nel registro acquisti (Modello 10.02)
inserendo le seguenti informazioni:
Numero e data dell’ordine;
Ragione sociale del fornitore;
Descrizione;
Data prevista di consegna.
Il controllo del registro acquisti (Mod. 10.02) ha la finalità di monitorare lo stato di evasione
degli ordini di acquisto in base alle specifiche di fornitura stabilite.
25
L’ufficio Commerciale esamina lo stato degli ordini e provvede, qualora necessario, a
sollecitare i fornitori.
Se il fornitore non è in grado di evadere l’ordine secondo quanto in esso specificato, il
Responsabile Commerciale valuta l’impatto che ciò può provocare sugli ordini dei clienti e decide
se concordare una nuova data di spedizione o scegliere un fornitore alternativo.
Qualora si decida di annullare l’ordine si provvede alla scelta di un fornitore alternativo. In
tal caso l’ufficio Commerciale riporta la dicitura “Annullato” sulla copia dell’ordine” in suo
possesso e sul “Registro ordini di acquisto”.
Qualora sia necessario apportare delle modifiche a ordini precedentemente emessi, l’ufficio
Commerciale, avvisa telefonicamente il fornitore interessato e, successivamente, invia una variante
d’ordine, assicurandosi che sia accettata dal fornitore mediante conferma d’ordine. L’ufficio
Commerciale riporta la dicitura “Modificato” e gli estremi della variante sulla copia dell'ordine
precedente e sul “Registro ordini di acquisto”.
L’ufficio Commerciale effettua una verifica preliminare controllando:
La congruenza tra l’ordine e il documento di trasporto;
L’integrità dell’eventuale imballaggio;
La corrispondenza tra quanto ordinato e quanto ricevuto;
La presenza dell’eventuale documentazione di supporto (manuali, schede tecniche e di
sicurezza, registrazione della qualità del fornitore, ecc.).
In caso positivo l’ufficio Commerciale firma il documento di trasporto o la ricevuta di
consegna accettando in tal modo la fornitura.
Nel caso si manifestino scostamenti tra quanto richiesto e quanto ricevuto l’ufficio
Commerciale o il Responsabile Commerciale provvedono a redigere un rapporto di non conformità
(Modello 07.01) ed aggiornano la scheda del fornitore interessato (Modello 09.03). Il Responsabile
Commerciale provvederà a documentare contrattualmente la gestione delle verifiche per i
prodotti/servizi ritenuti critici nell’ambito della commessa da erogare.
Successivamente l’azienda verifica, ove possibile, la funzionalità e l’idoneità dei
prodotti/servizi acquistati, riservandosi la possibilità di rescindere dal contratto ove sia stato
preventivamente concordato tra le parti.
26
2.2.11 Procedura 11
Gestione delle vendite, marketing e logistica
Scopo: La gestione delle offerte ha lo scopo di garantire che prima di emettere un’offerta sia chiaro
l'oggetto della fornitura, le condizioni economiche e che l'azienda abbia la capacità di rispettare
tutte le clausole contrattuali in modo da poter garantire la corretta fornitura e, quindi, la
soddisfazione del cliente.
Campo di applicazione: La presente procedura si applica alle offerte emesse sulla base di richieste
di offerta da parte dei clienti.
Riferimenti normativi:
UNI EN ISO 9001/2000 Par. 7.2
Manuale della Qualità: Sez. 07
Le offerte vengono emesse dall’azienda dietro richiesta da parte di aziende. Le richieste di
offerta possono pervenire in forma scritta o verbale.
Il Responsabile Commerciale registra la richiesta di offerta, in ordine progressivo di
ricezione, nel “Registro dei documenti contrattuali” (Modello 11.01) riportando:
Il numero (progressivo in ordine di ricezione);
I dati identificativi del committente;
L’oggetto della fornitura;
L’eventuale accettazione dell’ordine, specificando n° d’ordine e data
Il Responsabile Commerciale, ricevuta la documentazione, valuta la completezza dei dati e,
qualora questi non siano sufficienti per la univoca determinazione dell'oggetto e dei termini della
fornitura, contatta il cliente e completa la richiesta con i dati mancanti.
Il Responsabile Commerciale analizza la “Richiesta di offerta” e gli eventuali documenti
allegati ed effettua l’analisi di fattibilità della fornitura accertando la capacità dell’azienda di
rispettare le specifiche richieste verificando:
La disponibilità dei prodotti;
La capacità di consegnare i prodotti nei tempi preventivati;
Eventuali riserve di fattibilità vengono riportate nelle note del registro dei documenti
contrattuali. Se scaturiscono delle modifiche da apportare, anche su richiesta del cliente, il
Responsabile Commerciale ne da comunicazione scritta al Cliente.
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Il Responsabile Commerciale, verificata la possibilità di effettuare la fornitura alle
condizioni richieste, appone la propria firma sul Registro dei documenti contrattuali per fornire
evidenza dell’avvenuto riesame.
Se il Responsabile Commerciale esprime un parere negativo in merito alla richiesta di
fornitura:
1. Provvede ad informare il cliente;
2. Registra la comunicazione motivando le cause della impossibilità a dare seguito alla fornitura.
Se il Responsabile Commerciale esprime un parere positivo:
1. Verifica che il Cliente abbia accettato l’accordo di fornitura (Modello 11.02) e che lo stesso sia
ancora valido;
2. Provvede ad informare il cliente concordando con quest’ultimo le specifiche di fornitura
3. Richiede una formalizzazione scritta al cliente delle specifiche di fornitura concordate in
accordo al Modello 11.03 (Modulo d’ordine)
Al fine di garantire la rintracciabilità del prodotto, ogni confezione di prodotto è identificata
da un N° di lotto costituito da un codice numerico coincidente con la data di confezionamento (es.
22 maggio 2007 = Lotto n° 220507).
Il Responsabile Commerciale provvede ad aggiornare:
il registro clienti (Modello 11.04) dove sono riportate le seguenti informazioni:
¾ N° (Codice cliente)
¾ Tipologia Cliente (Occasionale – Consolidato)
¾ Ragione sociale
¾ P. IVA
¾ Indirizzo
¾ Tel/Fax/Cell
¾ WEB
¾ e-mail
¾ Referente
E la scheda cliente (Modello 11.05) dove sono riportate le seguenti informazioni:
¾ Cod. Cliente
¾ N° Ordine
¾ Data Ordine
¾ Totale ordine
¾ Modalità trasporto
¾ N° lotto
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Nel caso in cui per attività promozionale vengano fatti omaggi o consegnati campioni il
Responsabile Commerciale registra i destinatari degli omaggi/campioni e le quantità consegnate in
un apposito modello (Modello 11.06).
In occasioni di fiere, manifestazioni promozionale ed eventi promozionali in genere, il
Responsabile Commerciale registra informazioni di interesse in merito ai costi sostenuti, ai nuovi
contatti acquisiti ed ai risultati raggiunti (Modello 11.07).
Le giacenze di prodotti finiti, semilavorati e materiale di confezionamento sono monitorate
dal Responsabile Commerciale attraverso il Modello 11.08 “Magazzino”.La gestione dei dati
avviene attraverso un file in exel.
2.2.12 Procedura 12
Gestione delle infrastrutture, dei macchinari e degli strumenti di misura
Scopo della presente procedura è definire le responsabilità e le modalità di esecuzione delle attività
di controllo e di manutenzione delle attrezzature, dei macchinari e dei mezzi di trasporto utilizzati in
fase di erogazione del servizio e dei dispositivi di monitoraggio e misurazione.
Campo di applicazione: La presente procedura si applica alle infrastrutture utilizzate dall’azienda.
Riferimenti normativi:
UNI EN ISO 9001/2000 Par. 6.3 - 7.5.1 - 7.6
Manuale della Qualità: SEZ 07
Tale procedura prevede che il Responsabile Manutenzione, al fine di mantenere efficienti le
attrezzature utilizzate per l’erogazione del servizio e per prevenirne eventuali guasti, provveda alla
manutenzione preventiva programmata secondo quanto previsto nel manuale d’uso e manutenzione
fornito dal costruttore.
Il Responsabile Manutenzione ha il compito di predisporre e di aggiornare ad ogni
cambiamento un inventario delle infrastrutture aziendali (magazzini, uffici, pozzi, impianti, ecc.). In
tale inventario (Modello 12.01) sono riportate:
Descrizione;
Documentazione di corredo (autorizzazioni, certificati, ecc.) e relativo archivio;
Operazioni di manutenzione ordinaria preventiva e relativa frequenza d’intervento.
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Per tutte le infrastrutture il Responsabile Manutenzione deve predisporre una scheda (Modello
12.02).
Il
Responsabile
Manutenzione
deve
provvedere,
internamente
o
esternamente,
all’esecuzione degli interventi di manutenzione preventiva quali le operazioni pianificate e di
manutenzione correttiva. Tutti gli interventi sono registrati dal Responsabile Manutenzione sul
diario attrezzatura.
Qualora l’azienda realizzi nuove infrastrutture, nel caso vengano apportate delle modifiche o
nel caso in cui vengano dimesse, il Responsabile Manutenzione provvederà all’aggiornamento o
alla eliminazione della relativa scheda.
Il Responsabile Manutenzione predispone un elenco dei software installati, nelle diverse
postazioni di lavoro, redatto secondo le indicazioni del Modello 12.01 e una scheda per ogni
software applicativo utilizzato in azienda, redatta secondo le indicazioni Modello 12.03.
Per ogni macchinario/attrezzatura/mezzo di trasporto, il Responsabile Manutenzione
compila un diario (Modello 12.04) in cui sono riportate le seguenti informazioni:
Codice (Numero di matricola/Targa);
Descrizione;
Modello;
Costruttore;
Anno di costruzione;
Fornitore;
Data d’acquisto;
Caratteristiche tecniche.
Il Responsabile Manutenzione elenca i dispositivi di misurazione e monitoraggio secondo le
indicazioni del Modello 12.01 e identifica visivamente le apparecchiature mediante un’etichetta
indicante:
Codice (Matricola);
Data di avvenuta/successiva taratura;
Firma.
Per ogni dispositivo il Responsabile Manutenzione predispone, in accordo al Modello 12.05,
un diario che contiene una breve descrizione delle caratteristiche tecniche di ogni strumento e le
indicazioni da seguire relativamente a:
Tipo di intervento da eseguire (controllo, taratura);
Frequenza di intervento;
Organismo di controllo (laboratorio interno o esterno).
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Il Responsabile Manutenzione, secondo una periodicità prestabilita in collaborazione con il
Responsabile Qualità, e in accordo alle raccomandazioni della casa costruttrice e dell’ente di
certificazione, provvede internamente o commissiona ad un ente esterno il controllo e/o la taratura
dei dispositivi di monitoraggio e misurazione, accertando che l’ente sia accreditato SIT (Società
Italiana di Taratura) per le prove di cui si necessita, e ne da evidenza aggiornando l’etichetta
identificativa dello strumento e la tabella cronologica degli interventi effettuati contenuta nel diario
dello strumento.
Il Responsabile Manutenzione verifica che il rapporto di taratura rilasciato contenga almeno
le informazioni seguenti:
Data e numero;
Descrizione e identificazione dello strumento da tarare;
Identificazione del metodo utilizzato e richiamo alle istruzioni operative di riferimento;
Condizioni in cui le tarature sono state eseguite, influenti sui risultati della misurazione;
Incertezza della misura;
Evidenza della riferibilità delle misure;
Risultati di taratura, con le unità di misura, quando appropriato;
Firma del responsabile dell’intervento di taratura.
In caso di non conformità, rilevate in seguito agli interventi di controllo e/o taratura
effettuati, il Responsabile Manutenzione rileva la non conformità in accordo alla Procedura 07 e
provvede alla manutenzione o alla sostituzione dell’apparecchiatura dandone evidenza nel diario
dello strumento.
Il Responsabile Manutenzione si assicura che le apparecchiature vengano utilizzate e
conservate in modo tale da evitare danneggiamenti.
2.2.13 Procedura 13
Piano di autocontrollo HACCP – Hazard Analysis and Critical Control Points
Scopo della procedura è descrivere le responsabilità e le modalità operative al fine di
svolgere le attività di produzione e commercializzazione dei prodotti ortofrutticoli in maniera
controllata e nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento CE n. 852/2004 del
Parlamento Europeo e del Consiglio del 29 aprile 2004 sull'igiene dei prodotti alimentari).
Alla luce del suddetto regolamento, tutte le aziende del settore alimentare sono tenute ad
identificare nella loro attività produttiva ogni fase che potrebbe rilevarsi critica per la sicurezza
31
degli alimenti e garantire che siano individuate, applicate, mantenute ed aggiornate le relative
procedure di sicurezza.
Quindi l’implementazione del sistema di autocontrollo dell’azienda in trattazione, ha lo
scopo di individuare i pericoli di natura biologica, chimica e fisica, i rischi connessi ed i mezzi per
prevenirli e/o minimizzarli.
L’azienda ha ritenuto di utilizzare il sistema H.A.C.C.P. quale strumento più idoneo per
l’elaborazione del suddetto piano di autocontrollo, in quanto consente, tra l’altro, di identificarne i
pericoli specifici, stimarne i rischi e stabilirne appropriate misure di controllo. La Direzione
aziendale provvede a nominare il Responsabile HACCP. La nomina della funzione di Responsabile
HACCP è formalizzata nel verbale di nomina delle funzioni aziendali.
L’applicazione del Regolamento (CE) n. 852/2004 impone alle aziende del settore di
identificare nella loro attività produttiva le fasi che potrebbero rivelarsi critiche per la sicurezza
igienica degli alimenti e garantirne, tramite la predisposizione e l’applicazione di procedure mirate,
la suddetta qualità igienica. Sono state sintetizzate, ai fini dei controlli dei punti critici (C.C.P.), le
seguenti fasi:
Trasporto piantine
Impianto/semina
Fertirrigazione (Acqua e sostanze nutritive)
Lavorazioni
Trattamenti
Raccolta
Spremitura
Imbottigliamento
Trasporto
Il sistema HACCP si fonda sui seguenti 7 principi di base:
1. Analisi dei pericoli
Identificazione dei potenziali pericoli associati alle diverse fasi del processo di produzione,
confezionamento e stoccaggio dei prodotti alimentari.
2. Identificazione dei punti critici di controllo (CCP)
E' un'operazione in cui si utilizzano criteri di scelta oggettivi e non soggettivi; è necessaria in
quanto non tutti i pericoli identificati, grazie all'applicazione del primo principio, sono dei punti
critici del processo.
32
Tutti i pericoli identificati per i quali esistono delle misure di controllo tali da ridurre il pericolo a
livelli accettabili, non sono dei CCP.
3. Definizione dei limiti di accettazione
Per limiti di accettazione si intendono i limiti espliciti legati ad una caratteristica di tipo fisico,
chimico o biologico oggetto di controllo. Sono rappresentati dai valori di parametri misurabili agli
estremi di un intervallo che consente la sicurezza del prodotto.
La definizione dei limiti di accettazione consente agli operatori addetti all'autocontrollo di stabilire
autonomamente quando un CCP è o non è sotto controllo.
4. Determinazione del sistema di monitoraggio dei CCP
Il monitoraggio dei punti critici è una sequenza pianificata di attività necessarie ad identificare
perdite di controllo dei CCP ed a mantenere sotto controllo il processo rilevando gli scostamenti dai
parametri prestabiliti. Le attività vengono definite attraverso le apposite procedure.
5. Definizione degli interventi in caso di non controllo dei CCP
Si identificano gli interventi da compiere in caso in cui il monitoraggio rilevi che un CCP non è
sotto controllo.
6. Definizione di procedure per verificare l'efficacia del sistema HACCP
E' un'attività finalizzata a raccogliere le evidenze oggettive per confermare o meno l'efficacia e
l'adeguatezza del sistema HACCP per la sicurezza e l'igiene dei prodotti alimentari.
7. Definizione della documentazione di pianificazione e registrazione e loro applicazione
Serve a dare evidenza dell'esecuzione delle attività di registrazione e di pianificazione.
Il responsabile HACCP, nominato dalla Direzione, sintetizza i risultati del sistema HACCP
secondo le indicazioni di un apposito modello (Modello 13.01), riportando per ogni fase:
Pericolo
Misure di controllo
Ccp
Limiti critici
Metodologia
Frequenza
Azioni correttive
Registrazioni
Come già detto in precedenza, il primo principio di base dell’applicazione dell’HACCP è
l’analisi dei pericoli igienici che possono insorgere durante tutta l’attività aziendale.
In generale i rischi possiamo suddividerli, in prima approssimazione in tre categorie:
• biologico (microrganismi, insetti, ecc.)
33
• chimico (pesticidi, residui ambientali, ecc.)
• fisico (dalle materie prime, dai materiali di confezionamento, dagli operatori, ecc.)
Controllo fornitori
L’Azienda si pone come obiettivo l'utilizzazione di fornitori la cui affidabilità sia tale da
permettere che le forniture possano essere sviluppate in regime di corretta prassi igienica. Per
quanto concerne le modalità e le specifiche relativamente alla qualifica dei fornitori, esse sono
definite nella Procedura 09.
Al fine della preventiva qualifica dei fornitori, è necessario che ogni fornitore di prodotti
alimentari, prima di effettuare le forniture, faccia pervenire all’Azienda una dichiarazione relativa
alla conformità dei prodotti forniti alle norme applicabili ed all’applicazione di un Piano di
Autocontrollo HACCP.
L’Azienda, per gli acquisti pressi i vivai, dovrà verificare che il vivaio effettui:
a) dei controlli sul campione di seme
b) delle analisi sul campione di piantine almeno 1/100.000 piantine
Potranno essere effettuati ordini ai fornitori di prodotti alimentari, solo dopo avere acquisito
copia della dichiarazione da parte dello stesso attestante il rispetto delle procedure di autoncontrollo
HACCP secondo il Regolamento (CE) n. 852/2004 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 29
aprile 2004 sull'igiene dei prodotti alimentari.
Allo stesso modo, nel rispetto del cliente, l’Azienda invierà apposita dichiarazione sostitutiva
di atto di notorietà relativa all'applicazione di un sistema di autocontrollo secondo il Regolamento
(CE) n. 852/2004 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 29 aprile 2004 sull'igiene dei prodotti
alimentari, redatta in accordo al Modello 13.03.
Controllo igienico dei prodotti acquistati
Il controllo igienico tramite esame documentale e visivo viene effettuato allo scopo di rilevare
eventuali contaminazioni superficiali (si riferisce alla presenza di corpi estranei di varia natura) ed
alterazione degli aspetti qualitativi (si riferisce alla presenza di residui chimici di varia natura) e di
alterazioni estetiche (si riferisce alla presenza di anomalie in relazione all’aspetto estetico della
pianta/seme).
Gli standard igienici prefissati sono garantiti dalla certificazione che il fornitore consegna
unitamente al prodotto.
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Il controllo visivo ufficiale (verifica di 1°grado) viene affidato al Responsabile HACCP
presso il vivaio dove si intende acquistare la pianta e non si ritiene opportuno effettuare alcuna
registrazione.
Il Responsabile HACCP deve comunque effettuare una verifica sul seme, una verifiche sulle
metodologie di semina del vivaio, ed una verifica sulle serre del vivaio.
In fase di acquisto il Responsabile HACCP ha l’obbligo di rifiutare tutti quei
prodotti/confezioni che non raggiungono gli standard igienici-qualitativi precedentemente fissati,
accettando solo quei prodotti ritenuti idonei e restituendo al fornitore quelli non ritenuti tali.
Ulteriore esame (verifica di 2° grado) è effettuato dal Responsabile HACCP al momento
successivo alla semina nel caso specifico di sementi.
Il Responsabile HACCP, qualora riscontrasse qualità igieniche del prodotto sotto gli standard
previsti, dovrà registrare un rapporto di non conformità (Allegato 07).
Particolare attenzione viene riservata alle operazioni di trasporto dal vivaio al sito aziendale.
Il Responsabile HACCP deve garantire che dette operazioni si svolgano in condizioni controllate.
Requisiti delle strutture e dei macchinari
Il Responsabile HACCP provvede quotidianamente a mantenere in condizioni igienicamente
controllate i locali aziendali destinati allo stoccaggio temporaneo dei prodotti ortofrutticoli, al
deposito attrezzi e macchinari, alla conservazione dei prodotti fitosanitari ed ai fitofarmaci, agli
operatori (spogliatoi, bagni, ecc.).
Il Responsabile HACCP provvede quotidianamente a mantenere in condizioni igienicamente
controllate i macchinari e le attrezzature utilizzate.
In particolare gli operatori provvedono alla disinfezione dei propri attrezzi di lavoro (forbici e
coltelli) a fine giornata lavorativa e in caso di spostamenti tra serre diverse al fine di evitare
eventuali contaminazioni.
Il Responsabile HACCP predispone un inventario delle macchine, delle attrezzature, degli
impianti e dei mezzi d trasporto aziendali e provvede alla loro conservazione in condizioni
igienicamente controllate ed alla loro manutenzione correttiva (a guasto) e preventiva, in accordo
alle indicazioni contenute nei manuali d’uso e manutenzione forniti dai produttori ed alla Procedura
12.
Il Responsabile HACCP verifica che i vani e/o contenitori dei mezzi, utilizzati per il
trasporto dei prodotti alimentari, siano puliti e provvede periodicamente alla loro detersione.
35
Gestione dei prodotti fitosanitari
I prodotti fitosanitari (o fitofarmaci) sono tutti quei prodotti, di sintesi o naturali, che
vengono utilizzati per combattere le principali fitopatie (le malattie delle piante).
Tra i fitofarmaci che possono essere utilizzati in agricoltura possiamo distinguere:
¾
anticrittogamici, utilizzati per contrastare avversità di origine fungina, ulteriormente
suddivisibili in antiperonosporici, antioidici e antibotritici;
¾
insetticidi, utilizzati per contrastare avversità provocate da insetti. Spesso, seppur
impropriamente, si fa ricadere in questo raggruppamento anche gli acaricidi;
¾
erbicidi, utilizzati per combattere le erbe infestanti tramite una pratica detta diserbo ed
ulteriormente suddivisibili in monocotiledonicidi, dicotiledonicidi ed avenicidi.
Il Responsabile HACCP, o un operatore aziendale, in possesso del patentino per l’utilizzo
dei prodotti fitosanitari, si accerta che i prodotti fitosanitari siano immagazzinati in un locale
appositamente dedicato o in alternativa, qualora vengano detenute modiche quantità, verifica che i
prodotti in questione siano conservati in un armadio fornito di lucchetto con chiave.
L’accesso a tali prodotti e l’utilizzo deve essere impedito attraverso idonei mezzi (serrature con
lucchetti, cartellonistica di segnalazione, ecc.) al personale non autorizzato.
È cura del Responsabile HACCP acquisire, all’atto dell’acquisto, le schede tecniche, di sicurezza ed
ambientali dei prodotti detenuti.
Rifornimento idrico
L’ acqua viene, attinta da pozzi e da bacini di raccolta all’interno del sito. In ogni caso, in
virtù dell'impiego relativo dell'acqua ai fini produttivi, l'azienda esegue con periodicità prefissata,
l’analisi chimico - fisica e batteriologica dell'acqua, in rispetto al Decreto Ministeriale 23 Marzo
2000 (Modello 13.03) “Approvazione dei metodi ufficiali di prova ed analisi delle acque destinate
ad uso agricolo”. I rapporti di prova, rilasciati dai laboratori, saranno conservati a cura del
Responsabile HACCP per un periodo almeno triennale.
Controllo delle temperature ambientali
I locali aziendali siano provviste di idonei impianti di riscaldamento e di sistemi di
rilevazione delle temperature in continuo attraverso sonde, gli operatori controllano giornalmente
che i valori rilevati siano corrispondenti a quelli impostati con una tolleranza di ± 1,5 °C.
Controllo dei prodotti commercializzati
36
Il Responsabile HACCP definisce nel Piano dei controlli (Modello 13.02) le analisi chimicofisiche da eseguire sui prodotti agroalimentari e le relative frequenze. I rapporti di prova, rilasciati
dai laboratori di prova, saranno conservati a cura del Responsabile HACCP.
Anche i clienti possono eseguire, se previsto contrattualmente, analisi chimico-fisiche (ad
esempio multiresiduali) sui prodotti alimentari, in questo caso il Responsabile HACC provvede ad
acquisire copia di dette analisi e a conservarla per un periodo almeno triennale.
Trasporto dei prodotti commercializzati
Particolare attenzione viene riservata alle operazioni di trasporto dal sito aziendale ai centri di
lavorazione e confezionamento.
Il Responsabile HACCP deve garantire che dette operazioni si svolgano in condizioni
controllate.
Controllo dei Terreni
Il Responsabile HACCP definisce nel Piano dei controlli (Modello 13.02) le analisi chimicofisiche da eseguire sui terreni e le relative frequenze. I rapporti di prova, rilasciati dai laboratori di
prova, saranno conservati a cura del Responsabile HACCP per un periodo almeno triennale.
Gestione dei rifiuti
Il Responsabile HACCP sovrintende le operazioni di produzione, raccolta e smaltimento dei
rifiuti prodotti dall’azienda. È sua cura individuare, all’interno del sito aziendale, delle isole
ecologiche dove predisporre dei contenitori ermeticamente chiusi, identificati visivamente
attraverso la codifica C.E.R. (Catalogo europeo dei rifiuti), all’interno dei quali conservare
temporaneamente i rifiuti prodotti.
Il Responsabile HACCP gestisce i documenti relativi alla gestione dei rifiuti in conformità
alla legislazione vigente; in particolare:
¾
Verifica la sottoscrizione di un contratto di fornitura con un ditta autorizzata allo smaltimento
dei rifiuti;
¾
Acquisisce copia della iscrizione di detta ditta all’albo nazionale degli smaltitori per la categoria
di rifiuti conferiti;
¾
Sovrintende alle operazione di compilazione del “Registro di carico e scarico dei rifiuti”;
¾
Verifica la compilazione del formulario rifiuti, redatto in quadruplice copia;
¾
Verifica che la quarta copia del formulario sia consegnata all’azienda entro il termine di 120
giorni.
¾
Verifica la annuale predisposizione del M.U.D. (Modello unico di dichiarazione).
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Tra le operazioni di pulizia ricordiamo in maniera particolare lo smaltimento della plastica per la
copertura delle serre che viene conferita ad un centro di raccolta autorizzato.
Igiene del personale
Il personale della Azienda all’atto dell’assunzione, oltre alla formazione sulle mansioni da
svolgere, riceve le dovute informazioni circa il comportamento che deve tenere all’interno
dell’azienda nonché le norme minime di igiene del personale.
La Direzione, a tal proposito, ha emesso delle note informative, a cui tutto il personale
operante deve attenersi.
Il Responsabile HACCP garantisce che nessuna persona affetta da malattia o portatrice di
malattia trasmissibile attraverso gli alimenti o che presenti, per esempio ferite infette, infezioni della
pelle, piaghe o soffra di dissenteria sia autorizzata a qualsiasi titolo a manipolare alimenti e ad
entrare in qualsiasi area di trattamento degli alimenti, qualora esista una possibilità di
contaminazione diretta o indiretta degli alimenti.
Addestramento
La Direzione provvede annualmente all’individuazione del personale da addestrare o da
riqualificare e dei temi su cui formare il personale che dovranno riguardare le modalità adottate
dall’azienda e definite nel presente documento ed in generale l’igiene degli alimenti.
Il Responsabile HACCP ha il compito di registrare ed archiviare l’addestramento del
personale interno tramite idonea modulistica (Procedura 03).
Il personale è addestrato tramite:
¾
affiancamento a personale esperto, interno alla Azienda, per assimilare le necessarie nozioni
tecnico/pratiche;
¾
formazione gestita dal personale interno;
¾
corsi tecnico-specialistici presso Enti/Istituti esterni;
Per ogni corso/addestramento, come anzidetto, gli operatori dei diversi reparti vengono formati a
cura della direzione, ovvero dai responsabili di reparto, ovvero dai consulenti esterni.
Tali riunioni vengono verbalizzate in appositi documenti al fine di fornire evidenza oggettiva
dell’attività svolta e dell’efficacia dell’attività formativa. I verbali di formazione devono contenere:
a) Luogo e data di svolgimento;
b) durata dell’intervento formativo;
c) nominativo dei partecipanti;
d) argomento trattato;
38
e) eventuale materiale didattico consegnato/utilizzato;
f) eventuali note.
Il suddetto verbale viene controfirmato dai partecipanti e dai docenti.
Non conformità e azioni correttive e preventive
In generale per “non conformità”, s'intende il “non soddisfacimento di un requisito
specificato”, cioè “lo scostamento o l’assenza di una o più caratteristiche relative alla qualità o di
elementi della prassi igienica stabilita”.
In particolare, definiamo “non conforme”:
¾
un prodotto sottoposto a controlli o collaudi finali, che non risponde ai requisiti di igienicosensoriali e/o di livello estetico minimi previsti;
¾
un'operazione/lavorazione che non soddisfa i requisiti specificati e prefissati;
¾
un materiale/prodotto che non soddisfa i requisiti specificati, con riferimento ai
materiali/prodotti acquistati dalla Azienda e necessari per il mantenimento igienico degli
ambienti e della produzione.
Le “non conformità” possono essere rilevate durante le seguenti fasi:
9 controlli in accettazione, sia nel caso di materiale sia delle sementi/piantine.
9 controlli durante le fasi (stoccaggio, trasporto, impianto, accrescimento, raccolta, trasporto,
ecc.);
9 controlli/collaudi durante le operazioni di lavorazione, di accrescimento e raccolta;
9 controlli/collaudi durante le operazioni finali;
9 reclami dei Clienti;
La gestione delle non conformità e delle azioni correttive/preventive è definita,
rispettivamente nelle Procedura 07 e 08.
2.2.14 Procedura 14
Produzione
Scopo: definire le responsabilità e le modalità di gestione della produzione.
Campo di applicazione: La presente procedura si applica alle attività svolte per la produzione di
olive ed olio.
Riferimenti normativi:
39
UNI EN ISO 9001/00 Par: 7.5.1 - 7.5.2 - 7.5.3 - 7.5.4 - 8.2.4
Manuale di Gestione Qualità: SEZ 07
Le colture dell’azienda sono principalmente rappresentate da alberi di ulivo. L’azienda ha
ottenuto la certificazione per la produzione di olio secondo il Reg. CE n° 2092/91. La pianificazione
della produzione è realizzata dal Responsabile Tecnico è realizzata in accordo al P.A.P (Piano
annuale di produzione). Tutte le lavorazioni che sono svolte in campo sono descritte nel quaderno di
campagna.
Le lavorazioni del terreno sono coordinate dal Responsabile Tecnico ed eseguite dagli
operatori secondo le seguenti modalità:
¾ Fresature del terreno (generalmente svolta a dicembre) con trattori e frese
¾ Potature (dopo la raccolta ottobre e novembre)
¾ Disinfezioni con lavaggi con prodotti biologici (nei mesi di febbraio e maggio)
¾ Concimazione (nel mese di gennaio/febbraio
¾ Trinciatura della ramaglia di risulta dalle potatura (successivamente alla potatura)
¾ Biotrituratura dei rami più piccoli per l’utilizzo in caldaia per riscaldamento
In azienda si attua la difesa integrata, che è un sistema di controllo degli organismi dannosi
che utilizza tecniche di lotta che rispettano le esigenze economiche (soglia di intervento), ambientali
(selettività) e tossicologiche (facile denaturazione), dando priorità ai fattori naturali di limitazione di
parassiti e predatori (insetti utili-lotta biologica), a cui le varie colture sono soggette. Si tratta
pertanto, di metodi di razionalizzazione dell’ uso delle risorse fitoiatriche, riassunti nel modello di
autoregolamentazione aziendale, per la difesa delle colture.
Il Responsabile Tecnico provvede alla pianificazione dei controlli in accordo alle istruzioni
di riferimento ed in funzione dell’esito dei controlli periodici. I controlli eseguito sono di due tipi:
Visivi (colore, uniformità del prodotto, ecc.)
Strumentali (analisi grado zuccherino, residui, pezzatura, ecc.)
Generalmente gli operatori sono incaricati di effettuare con cadenza settimanale dei controlli
visivi finalizzati a monitorare la crescita della pianta e la maturazione dei prodotti.
I limiti di accettazione dei controlli sopra descritti sono definiti nelle istruzioni operative di
riferimento.
Quando l’operatore rileva, a seguito dei controlli eseguiti, delle anomalie è tenuto alla
compilazione di un rapporto di non conformità in accordo al Modello 07.01. che provvederà a
consegnare presso gli uffici aziendali.
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Anche il cliente può effettuare dei controlli visivi e strumentali sui prodotti a lui destinati
presso l’azienda. Il tipo di controlli e le metodologie devono essere regolate contrattualmente
Il Responsabile Tecnico provvede alla pianificazione della raccolta dei prodotti, in funzione
dello stato di maturazione del frutto e attenendosi alle indicazioni di carattere igienico-sanitario
descritte nella Procedura 13 (“Piano di autocontrollo HACCP”).
Le attività per l’estrazione dell’olio e per l’imbottigliamento sono svolte con le seguenti
attrezzature:
¾ Linea completa di sollevamento e di lavaggio ed accumulo olive
¾ Seconda lavatrice olive
¾ Denocciolatore
¾ Gramole per il trattamento della pasta di olive
¾ Decanter per estrazione dell’olio
¾ N° 3 SILOS, di 3000, 3000, 2500 in accio inossidabile aisi 316,
¾ N° e SILOS 2500, in pvc,
¾ Macchina riempitrice a depressione
¾ Etichettatrice manuale
Allegati
Istruzione Operativa 14.01 “Norme di comportamento operatori”
Istruzione Operativa 14.02 “Gestione dei rifiuti”
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2.3 Considerazioni finali
Dall’analisi condotta durante il periodo di stage nell’Azienda Agricola Fatta Maria Layla è
emerso che il Sistema Gestione Qualità è stato messo in atto in ogni sua parte: tutte le indicazioni
contenute nelle procedure sono state seguite, le registrazioni sono state debitamente compilate e
conservate negli appositi archivi.
Tuttavia la portata del SGQ appare eccessiva se rapportata alla realtà aziendale nonché alle
sue dimensioni e, in effetti, nel corso dell’implementazione del SGQ, il Responsabile per la Qualità
ha riscontrato qualche difficoltà di applicazione per l’ampio numero di modelli da compilare, per
formalità da adempiere che non si addicono alle modalità operative adottate negli anni quali normali
criteri di conduzione dell’azienda.
Quindi, in seguito al tirocinio formativo svolto presso la suddetta azienda nonché alla visita
ispettiva interna recentemente condotta, appurato il notevole scostamento tra realtà operativa e
prescrizioni di documentazione del sistema gestione qualità si è valutata l’opportunità di
ridimensionare la portata di quest’ultimo e di snellire il contenuto di alcune procedure al fine di una
rappresentazione più adeguata dell’impresa e di una gestione più efficace ed efficiente dei processi.
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Bibliografia
Uni Milano 2000 - Norma UNI EN ISO 9001:2000
Uni Milano 2003 - Norma UNI EN ISO 19011:200
Manuale della Qualità dell’Azienda Agricola Fatta Maria Layla
www.unicei.it/vision2000/trans_isoN544R.shtml Ultimo accesso 14 giugno 2008
www.qualityi.it/Approccio_processi.htm Ultimo accesso 23 giugno 2008
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