BUSINESS
TRAVEL
SCHOOL
PERCORSO FORMATIVO PER
TRAVEL MANAGER / DIRETTORI ACQUISTI / BUYER
RESPONSABILI SERVIZI GENERALI / DIRETTORI
DEL PERSONALE / DIRETTORI AMMINISTRATIVI /
MEETING PLANNER
PROGRAMMA 2009
A sei anni di distanza dalla fondazione della Business Travel School, Newsteca - società editrice
della rivista Mission, leader di mercato nel settore dei viaggi d’affari, - rinnova il suo piano di corsi
di formazione stringendo una partnership strategica con Confindustria Assotravel.
L’esperienza maturata in questi anni, fatta da corsi monotematici giornalieri di successo, avrebbe
consigliato una ripetizione dei programmi, ma la voglia di novità e l'opportunità che gli argomenti da
trattare danno di creare cluster omogenei ci hanno suggerito il raggruppamento dei contenuti in due
grandi aree (approvvigionamenti - management) che verranno svolte in eventi di due giornate.
I corsi sono indirizzati a direttori acquisti e buyer di grandi e medie aziende e, in generale, a quelle figure professionali coinvolte nella gestione delle spese di business
travel.
INFORMAZIONI UTILI
DURATA E SEDE DEI CORSI
I corsi iniziano alle 9.30 e terminano alle 17.30. Si svolgono a Milano.
La sede verrà comunicata di volta in volta.
QUOTA DI PARTECIPAZIONE
La quota di partecipazione ad ogni corso di due giornate è pari a euro 1000,00 (più Iva 20%) e comprende il materiale
didattico, due colazioni di lavoro e due coffee break.
Per più partecipanti di una stessa azienda è previsto uno sconto del 10%.
ISCRIZIONI
L’iscrizione può essere effettuata online, collegandosi al sito di Newsteca:
www.missionline.it alla voce “Formazione” e compilando il modulo relativo al corso selezionato.
Il pagamento può essere effettuato direttamente online con carta di credito oppure tramite bonifico bancario a favore di
Newsteca Srl presso Banca Popolare di Sondrio - Agenzia 13 Milano - IBAN: IT78 X056 9601 6120 0000 5445 X70
Per informazioni: Newsteca Srl - Ufficio Eventi - Claudia Castillo - Via Carlo Poerio, 43 - 20129 Milano
tel. 02 20241122 - cell. 335/1228512 - fax 02 20241096 - email: [email protected]
IN PARTNERSHIP CON
BUSINESS TRAVEL
SCHOOL
PERCORSO FORMATIVO PER
TRAVEL MANAGER / DIRETTORI ACQUISTI / BUYER / RESPONSABILI SERVIZI GENERALI /
DIRETTORI DEL PERSONALE / DIRETTORI AMMINISTRATIVI / MEETING PLANNER
Milano, 18 e 19 marzo
AREA “APPROVVIGIONAMENTI”
Controllare i costi diretti
Un nuovo approccio per gestire gli acquisti
dei servizi di viaggio
La focalizzazione delle due giornate è mirata al mondo dei supplier per fornire strumenti
utili alla valorizzazione del potere d’acquisto della propria azienda non solo dal punto di vista
tariffario. La tendenza delle aziende a livello internazionale è quella di un sempre più frequente coinvolgimento
della Direzione Acquisti nella gestione delle spese legate alle trasferte o all’organizzazione di eventi. Tuttavia il mondo del business travel è tutt’altro che semplice e richiede competenze e profili
molto mirati: soltanto una conoscenza approfondita delle logiche di questo mercato e delle necessità della
propria azienda consentono l’ottimizzazione degli acquisti dei servizi di viaggio.
LE LEVE DEL TRAVEL MANAGER
Leve fondamentali per acquistare i servizi di viaggio sono il monitoraggio del mercato e l’attenta valutazione delle
nuove opportunità, il consolidamento e l’analisi dei dati di spesa, il ricorso ad adeguate modalità di scouting e negoziazione
dei fornitori.
• Modalità di raccolta dati - segmentazione e priorità d’intervento - determinazione delle esigenze e degli obiettivi aziendali - analisi dell’offerta di mercato - modalità d’acquisto - modalità contrattuali - misurazione dei risultati
I BUDGET DI BIGLIETTERIA AEREA
La biglietteria aerea rappresenta la principale voce di spesa arrivando a incidere anche fino al 60% sul budget totale di business
travel. Si tratta pertanto di un’area privilegiata per conseguire risparmi anche consistenti.
• Classi tariffarie e yield management - parametri per misurare il saving (full fare e lowest fare) - vettori tradizionali, low cost e
low fare - i report dell’agenzia - modelli contrattuali
I BUDGET DI SPESE ALBERGHIERE
Le spese alberghiere rappresentano ancora un’area di “non-governo” all’interno delle aziende. Quali procedure adottare per
“disciplinare” le prenotazioni all’interno della propria azienda? E, ancora, quali parametri per selezionare le strutture
alberghiere e come misurare l’applicazione degli accordi?
• Peculiarità del mercato alberghiero in Italia - diverse forme di aggregazione - tariffe alberghiere e principi di yield management
- la negoziazione e il problema della disponibilità delle tariffe - reporting - monitoraggio dei contratti e misurazione dei saving
AGENZIA DI VIAGGIO
Come impostare in modo corretto una gara d’appalto per la selezione di un’agenzia di viaggio? Qual è la formula contrattuale più
vantaggiosa per la propria azienda? E come misurare le performance dell’agenzia?
• Definire il profilo dell’agenzia adatta alle esigenze della propria azienda - determinare i criteri di valutazione di
un’offerta - impostare una richiesta di quotazione (Rfq) - impostare una gara (Rfp) - metodi di comparazione delle offerte - formule
contrattuali applicabili - realizzare un Service level agreement (Sla)
EVENTI E PROCUREMENT
La crisi dell’economia ha indotto le imprese a esercitare un sempre più serrato controllo dei costi legati all’organizzazione di eventi
(congressi, convention, incentive ecc.) attraverso il perfezionamento delle tecniche di acquisto, il consolidamento dei
rapporti con i supplier, l’analisi delle spese, l’adozione di sistemi informatici ad hoc.
• Diverse tipologie di eventi - modelli organizzativi aziendali - la preparazione del budget - pco (professional congress organizer) e agenzie di viaggio - la selezione dei fornitori - quale accordo contrattuale con l’agenzia - le sinergie con il business travel
IN PARTNERSHIP CON
BUSINESS TRAVEL
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PERCORSO FORMATIVO PER
TRAVEL MANAGER / DIRETTORI ACQUISTI / BUYER / RESPONSABILI SERVIZI GENERALI /
DIRETTORI DEL PERSONALE / DIRETTORI AMMINISTRATIVI / MEETING PLANNER
Milano, 6 e 7 maggio
AREA “MANAGEMENT”
Controllare i costi di processo
Il ruolo del travel manager nella pianificazione
e gestione delle spese di viaggio
Il focus dell'evento riguarda i requisiti necessari per essere in grado di gestire professionalmente il “mestiere” del travel manager all'interno di un'azienda, quali strumenti adottare, che
regole implementare, come rendere visibili e tenere sotto controllo i processi operativi e strategici.
LA PROFESSIONE DEL TRAVEL MANAGER
L'esigenza aziendale di governo della spesa e servizio verso i collaboratori richiede una specifica preparazione da parte del personale addetto. Molto spesso l'azienda non ha questa consapevolezza e chi si deve occupare di questi argomenti viene semplicemente insignito di un titolo senza avere gli strumenti professionali per poter svolgere con cognizione
di causa la professione.
• Le competenze tecniche ed attitudinali necessarie alla professione, i metodi per verificarne il possesso, i sistemi di monitoraggio e valutazione, l'autoanalisi e gli strumenti di apprendimento e auto apprendimento.
TRAVEL POLICY E CONTROLLO DELLE SPESE
La necessità del contenimento dei costi, in contrapposizione con le esigenze di confort e sicurezza del viaggiatore sono
la principale causa del “non governo” delle spese di viaggio. Impostare un’efficace procedura viaggi consente una razionalizzazione delle spese e nel contempo costituisce un valido supporto a disposizione del viaggiatore.
• Finalità e ambito di applicazione di una travel policy - elementi da inserire in una travel policy - strumenti di controllo per verificare l’effettiva applicazione - il ruolo dell’agenzia nel controllo della travel policy - frequenza di aggiornamento di una travel
policy - come scoprire eventuali elusioni ed evasioni alla travel policy
L’AUTOMAZIONE DEI PROCESSI
Per un’efficiente gestione e per un controllo delle spese di viaggio aziendali è importante agire non solo sui costi
diretti, ma anche sui cosiddetti costi indiretti o di processo. Da questo punto di vista risulta strategica l’adozione di strumenti tecnologici, che evitano inutili duplicazioni di attività e rendono più fluido e snello il workflow delle trasferte.
• Il ciclo del viaggio: un processo trasversale che coinvolge più funzioni in azienda - travel e self booking tool: i parametri da
adottare nella scelta - il consolidamento dei dati: i Management information system - i sistemi automatici per la compilazione
delle note spese - sistemi di pagamento: i vantaggi delle carte di credito
LA GESTIONE AMMINISTRATIVA DELLE TRASFERTE
Quali sistemi di pagamento adottare per una semplificazione amministrativa delle spese? Quali i vincoli di carattere fiscale per
la deducibilità? E come vanno compilate le note spese? Quando conviene affidarsi a un outsourcer per il controllo?
• I sistemi di pagamento - la normativa fiscale - il rimborso a pie’ di lista, forfetario e misto - il rimborso per i collaboratori - i giustificativi di spesa: come presentarli e conservarli - il valore dell’estratto conto della carta di credito - le spese di rappresentanza
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